PENELITIAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI :PENDEKATAN YANG LEBIH INTEGRATIF
RINA BR BUKIT, SE AK, M.Si Fakultas Ekonomi Program Studi Akuntansi Universitas Sumatera Utara Pendahuluan
Keberhasilan suatu implementasi SIA merupakan kegiatan yang saling berhubungan, kompleks, dan memerlukan partisipan yang memiliki keahlian manajerial dan teknis dalam menyelesaikan berbagai persoalan. Penelitian – penelitian sebelumnya dibidang sistem informasi, telah mengidentifikasi faktor – faktor yang berkaitan dengan keberhasilan atau kegagalan implementasi sistem informasi yang mencakup keterlibatan pemakai, dukungan manajemen puncak, pelatihan dan pendidikan pemakai, dan konteks kelompok sistem informasi, serta konteks organisasional lainnya seperti ukuran, karakteristik tugas dan lain – lain. Penelitian – penelitian seperti ini dikelompokkan sebagai penelitian faktor. Beberapa peneliti menyimpulkan bahwa pendekatan faktor terlalu sempit (Kwan dan Zmud, 1987).
Umumnya literatur dikelompokkan dalam dua arah penelitian yaitu penelitian faktor dan penelitian proses (Lucas 1981; Lucas, Ginzberg, dan Shultz, 1990; Swanson, 1988). Penelitian proses memfokuskan kepada pengembangan sebuah proyek, misalnya hubungan antara desainer dan pengguna dan dampak sistem pada organisasi. Penelitian proses juga hanya mencapai sukses yang terbatas.
Penelitian mengenai implementasi sistem informasi telah dilakukan pada dua dekade tapi tidak ada rerangka teoritis yang dapat diterima secara meluas (Alavi dan Joachimsthaler, 1992; Kwan dan Zmud, 1987). Sejumlah rerangka teoritis dan model implementasi yang berbeda telah diajukan, namun kebanyakan model hanya menyoroti aspek tertentu dari implementasi sistem informasi.
Ada suatu kasus yang berkaitan dengan kegagalan implementasi sistem informasi terjadi di New Zealand. Kasus ini berkaitan dengan gagalnya implementasi sistem penggajian yang disentralisasi di departemen pendidikan. Kasus ini begitu kompleks sehingga tidak cukup dipelajari dengan hanya memandang dari aspek – aspek tertentu saja. Myers (1994) menguji kasus ini dengan menggunakan Critical Hermeneutics Gadamer dan Ricoeur. Myers (1994) juga mengusulkan Critical Hermeneutics Gadamer dan Ricoeur sebagai fondasi konseptual untuk penelitian implementasi sistem informasi.
Selain kasus kegagalan, ada juga kasus keberhasilan implementasi sistem informasi yaitu kasus The French Videotex System Minitel yang diteliti oleh William L. (1994) banyak hal yang membuat implementasi teknologi ini sukses. William L. (1994) dalam penelitiannya berusaha menjelaskan keberhasilan proyek teknologi informasi ini dengan menganalisa lingkungan ekonomi dan politik negara tersebut.
Makalah ini akan membahas mengenai implementasi sistem informasi, penelitian di bidang implementasi sistem informasi yang menggunakan pendekatan yang lebih integratif, dan perkembangan penelitian dibidang implementasi sistem informasi.
Implementasi Sistem Informasi
Implementasi sistem adalah suatu proses untuk menempatkan sistem informasi baru ke dalam operasi. Ada 4 tahap implementasi sistem yaitu membuat dan menguji basis data dan jaringan, membuat dan menguji program, memasang dan menguji sistem baru, serta mengirim sistem baru ke dalam operasi (Whitten, Bentley dan Barlow, 1993).
Dalam banyak hal, penerapan sistem yang baru atau perbaikan sistem dibuat pada basis data dan jaringan yang telah ada. Jika penerapan sistem yang baru memerlukan basis data dan jaringan yang baru atau dimodifikasi maka sistem yang baru ini biasanya harus diimplementasikan sebelum pemasangan program komputer. Tahap kedua adalah membuat dan menguji program. Tahap ini merupakan tahap pertama untuk siklus pengembangan sistem yang spesifik bagi programer. Tahap kedua ini bertujuan untuk mengembangkan rencana yang lebih rinci dalam pengembangan dan pengujian program computer yang baru atau program perbaikan computer yang lama serta mengembangkan program computer yang secara akurat memenuhi kebutuhan pemrosesan bisnis. Pada tahap ketiga, software package dipasang dan diuji. Tahap ini dilakukan untuk menyakinkan bahwa kebutuhan integrasi system baru terpenuhi. Rencana konversi juga dikembangkan pada tahap ini agar pengiriman system baru kedalam operasi dapat berjalan dengan sukses. Tahap terakhir adalah mengirim system baru ke dalam operasi. Tujuan tahap ini adalah untuk mengubah secara perlahan – lahan system lama menjadi system baru sehingga perlu dilakukan pemasangan basis data yang akan digunakan pada system baru, menyediakan pelatihan dan dokumentasi untuk individu yang akan menggunakan system baru tersebut, dan evaluasi proyek dan system.
Sebagian besar tahapan ini mengkaji berbagai kegiatan mekanis yang terlibat dalam pengimplementasian system informasi dengan berhasil. Akan tetapi, kepentingan mekanis jauh kurang penting dari pada kepentingan manusia. Direktur utama sebuah perusahaan pabrikasi berteknologi tinggi memperkirakan bahwa “implementasi adalah 10% mekanis, 30% pendidikan (pelatihan), dan 60% penerimaan/orang” (infosystem, 1980).
Kepentingan mereka yang akan menggunakan dan mengoperasikan system informasi baru selama tahap implementasi harus tetap diingat. Kepentingan ini terutama terdiri dari ketidakpastian mengenai perubahan system informasi di masa yang akan dating dan ketakutan bahwa perubahan tersebut akan mengganggu pola kerja mereka yang sudah menyenangkan serta menyebabkan hilangnya status dan jaminan kerja mereka. Karyawan dan manajer yang terpengaruh cenderung akan menolak perubahan yang sedang diimplementasikan. Perlawanan mereka bias dilakukan dalam berbagai bentuk perilaku yang agresif dan evasive (karyawan mungkin secara sengaja memasukkan data yang tidak benar kedalam system). Penolakan signifikan akan berakibat fatal terhadap keberhasilan system informasi yang baru diimplementasikan.
Tindakan yang dapat dilakukan untuk mengatasi penolakan terhadap system informasi yang baru (yang dapat dilakukan sejak awal selama proses pengembangan system dan akan terus dilanjutkan melalui tahap implementasi) adalah :
1. memberi tahu manajer dan karyawan mengenai perubahan yang akan datang yaitu perubahan jenis apa dan mengapa.
2. meminta partisipasi aktif dari manajer dan karyawan. Manfaat yang bisa diperoleh dengan adanya partisipasi ini adalah : dapat membantu pemakai dalam memahami cara kerja system yang baru, mengingatkan pegawai
terhadap gagasan perubahan, dan membuat pemakai merasa memiliki system dan merasa aman.
3. menentramkan hati manajer dan karyawan bahwa system yang baru tersebut akan bermanfaat bagi mereka.
4. memberi bantuan kepada pemakai seperti : merancang system agar dapat dioperasikan karyawan semudah mungkin, menugaskan asisten untuk membantu manajer tingkat tinggi, menetapkan batas waktu implementasi yang layak, tetap mendidik semua karyawan melalui surat edaran dan seminar.
Penelitian Di Bidang Implementasi Sistem Informasi
Dalam penelitian organisasi ada dua pendekatan yang dilakukan yaitu positivist dan interpretive. Pendekatan positivist menggunakan metode natural science yaitu merumuskan dan menguji proposisi formal yang dengan jelas menggambarkan subjek dalam istilah variable independent, dependen, dan hubungan antara dua variable tersebut. Berbeda dengan penelitian yang interpretive yaitu mencakup fenomena pemahaman subjektif (Lee, 1994). Penelitian yang dilakukan oleh McKeen dan We’herbe (1994), menggunakan pendekatan positivist yaitu menguji hubungan antara partisipasi pemakai dan kepuasan pemakai dalam siklus pengembangan SIA. Choe (1996), menguji hubungan antara factor – factor yang mempengaruhi dan kinerja SIA dengan menggunakan tingkat evolusi sebagai variable moderating.
Studi yang dilakukan oleh Lee (1994) menggunakan pendekatan interpretive secara umum dan hermeneutics secara khusus. Penelitian ini memberi sebuah perkiraan tentang bagaimana richness (kekayaan) terjadi dalam komunikasi yang menggunakan electronic mail. Dalam penelitian ini Lee menemukan bahwa richness atau leanness bukan merupakan sifat bawaan (inherent) dari media electronic mail tapi merupakan sifat yang timbul dari interaksi media electronic mail dengan konteks organisasionalnya. Interaksi ini digambarkan dalam instilah distanciation (pemisahan dalam waktu dan jarak yang terjadi antara teks dan pengarangnya), autonomization (penerimaan atau pengambilan teks), social construction (kenyataan yang dibangun secara social), appropriation, enactment.
Penelitian ini menyimpulkan bahwa manajer yang menerima e-mail bukan penerima data yang pasif, tapi pembuat pemahaman yang aktif. Media komunikasi yang tepat tidak ditentukan melalui latihan pengambilan keputusan rasional seorang manajer tapi timbul karena lembur dan latihan interaksi medium dengan banyak pemakai.
Critical hermeneutics membangun basis teroritisnya dari hermeneutics. Critical Hermeneutics adalah sebuah rerangka teoritis integrative, kombinasi elemen kritis dan interpretive (Thompson, 1981). Critical hermeneutics merupakan salah satu teori proses konstitutif yang memberikan prinsip untuk mengarahkan proses interpretive.
Penelitian yang dilakukan oleh Myers (1994) menggunakan Critical hermeneutics untuk menguji sebuah kasus kegagalan implementasi system penggajian yang disentralisasi yang terjadi di departemen pendidikan New Zealand. Kasus ini begitu kompleks dan terjalin sekumpulan interaksi politik dan social, sehingga tidak ada satu factor pun yang dapat menjelaskan mengapa system ini tidak berhasil. Ada banyak alas an mengapa implementasi system ini penuh dengan
berbagai persoalan namun tidak ada satu alas an pun yang dapat menjelaskan apa yang terjadi.
System penggajian baru ini dikenalkan oleh pemerintah untuk menata kembali administrasi pendidikan di New Zealand. Sebelumnya pemrosesan penggajian dilakukan secara manual. System baru ini akan menghemat dana pemerintah sebesar jutaan dollar. Pada hari pertama pembayaran terdapat banyak kesalahan pembayaran. Ada banyak pihak yang mencoba menjelaskan penyebab kesalah ini, ada yang mengatakan bahwa kesalahan ini akan teratasi jika menggunakan system yang dilengkapi dengan terminal on line untuk semua unit gaji, perlunya pelatihan untuk karyawan dan lain – lain. System ini kemudian diperbaiki dan berjalan dengan baik tanpa adanya kesalahan, namun kurang dari 6 bulan kemudian system ini ditarik oleh pemerintah karena selalu ada aksi demonstrasi dari persatuan guru.
Kegagalan implementasi system informasi yang baru ini tidak dapat hanya dipandang dari aspek – aspek tertentu saja. Banyak pihak – pihak dan hal – hal yang terkait dengan kegagalan implementasi ini. Akhirnya kasus kegagalan ini hanya dapat dipahami dengan mempertimbangkan gambaran secara keseluruhan bahwa implementasi system penggajian yang disentaralisasi pada departemen pendidikan di New Zealand merupakan bagian konteks histories dan social yang lebih luas. Pendekatan Critical hermeneutics memungkinkan kita untuk menggambarkan kompleksitas riil organisasi sebagai system social, cultural, dan politis.
Penelitian yang dilakukan oleh William L. dan Jelassi T. (1994) di Prancis mengenai The French Videotex System Minitel merupakan suatu penelitian yang menggambarkan perkembangan suksesnya system videotext nasional di Negara tersebut. Peneliti ini berusaha menjelaskan mengapa system yang mereka jalankan ini berhasil dikala kebanyakan proyek videotext yang sama lainnya mengalami kegagalan. Peneliti ini menganalisa lingkungan ekonomis dan politis Negara tersebut. Ada 10 strategi yang dilakukan oleh pemerintah Prancis yang membuat proyek ini berhasil, diantaranya mengembangkan visi dan menjelaskan kepada masyarakat, membangun dan memlihara state of the art dari jaringan system, mengambil perpektif jangka panjang pada ROI, memberi masyarakat sarana untuk jaringan bebas beban, membuka arsitektur terbuka dan sekumpulan standar untuk memudahkan komunikasi, lain – lainnya.
Perkembangan Penelitian Di Bidang Implementasi Sistem Informasi
Diatas telah dijelaskan bahwa pendekatan factor terlalu sempit dan pendekatan proses juga hanya mencapai sukses yang terbatas. Lee (1994), Myer (1994), dan William L.(1994) melakukan penelitian meminjam dari teori organisasi yaitu Hermeneutics.
• Hermeneutics.
Hermeneutics.terutama berkaitan dengan pengertian sebuah text atau text analogue. Ide hermeneutics circle menunjukkan pada dialektis antara pemahaman text secara keseluruhan dan interpretasi bagian – bagiannya, yang mana deskripsi diarahkan dengan penjelasan yang dapat diantisipasi. Hermeneutics merupakan studi interpretasi terutama mengenai proses untuk memahami teks. Peneliti yang menggunakan Hermeneutics ini adalah Lee (1994).
Pendekatan Hermeneutics mempunyai banyak kelemahan inheren. Kelemahan dinyatakan oleh Orlikowski dan Baroudi (1991) sebagai berikut : (1)
perspektif ini lalai dalam menjelaskan konsekuensi tindakan yang tidak dimaksudkan (3) perspektif interpretive tidak menempatkan konflik struktural dalam masyarakat dan organisasi dan mengabaikan kontradiksi (4) perspektif interpretive ini lalai menjelaskan perubahan histories.
• Critical Hermeneutics
Critical hermeneutis membangun basis teoritisnya dari hermeneutics. Critical Hermeneutics adalah sebuah rerangka teoritis integratif, kombinasi elemen kritis dan interpretive (Thomson,1981). Critical hermeneutics merupakan salah satu teori proses konstitutif yang memberikan prinsip untuk mengarahkan proses interpretive.
Critical hermeneutics menekankan fakta bahwa realita sosial ditetapkan secara historis dan salah satu perbedaan kuncinya dengan pendekatan interpretive yaitu peneliti tidak semata-mata menerima pemahaman sendiri dari partisipan tapi aktif mencari untuk mengevaluasi secara kritis keseluruhan pemahaman dalam situasi tertentu. Myers (1994) menggunakan critical hermeneutics untuk menguji sebuah kasus kegagalan implementasi sistem penggajian yang disentralisasi yang terjadi di departemen pendidikan New Zealand.
• Pendekatan Integratif
Pendekatan integratif mengidentifikasi perbedaan dan hubungan antara tiga jenis pemahaman yaitu : subyektif, interpretive dan positivist. Pemahaman subyektif terutama adalah bagaimana subyek manusia yang diobservasi dapat memahami diri mereka sendiri dan dunia sekitar mereka. Pemahaman interpretive adalah bagaimana seorang peneliti memahami subyek manusia ini untuk memahami diri mereka sendiri dan dunia disekitar mereka. Peneliti ini dapat mengembangkan pemahaman interpretivenya dalam berbagai cara, misalnya : etnografi antropologis, studi observasi partisipan sosiologis dan interpretasi hermeneutics atas artifak dokumenter subyek. Pemahaman positivist mengarah pada proposisi formal peneliti, yang tidak hanya mengkhususkan pada variabel independen, dependen, dan hubungan antar variabel, tapi juga harus memenuhi aturan logika formal dan aturan pengujian empiris.
Dalam rerangka integratif, interpretivism bukan lebih baik atau lebih buruk dibandingkan dengan positivism. Interpretivism menawarkan jenis pengetahuan ilmiah yang secara kualitatif berbeda dengan yang ditawarkan oleh positivism. Kedua jenis pemahaman ini tidak dapat diperbandingkan secara langsung. Walaupun ada perbedaan antara positivism dan interpretivism, rerangka integratif memberi kemungkinan dan mendorong peneliti untuk mengkaitkan dua kenis pengetahuan ilmiah ini (Lee,1994).
Kesimpulan
Keberhasilan suatu implementasi SIA merupakan kegiatan yang saling berhubungan, kompleks dan memerlukan partisipan yang memiliki keahlian manajerial dan teknis dalam menyelesaikan berbagai persoalan. Literatur penelitian implementasi dikelompokkan dalam dua arah penelitian yaitu penelitian faktor dan penelitian proses. Beberapa peneliti menyimpulkan bahwa pendekatan faktor terlalu sempit. Penelitian proses juga hanya mencapai sukses yang terbatas. Sejumlah rerangka teoritis dan model implementasi yang berbeda telah diajukan, namun kebanyakan model hanya menyoroti aspek tertentu dari implementasi sistem informasi.
Akhir-akhir ini penelitian di bidang implementasi sistem informasi banyak yang menggunakan pendekatan hermeneutics. Diantaranya Studi yang dilakukan
oleh Lee (1994) menggunakan pendekatan interpretive secara umum dan hermeneutics secara khusus. Penelitian ini memberi sebuah perkiraan tentang bagaimana richness (kekayaan) terjadi dalam komunikasi yang menggunakan electronic mail. Myers (1994) menguji kasus kegagalan implementasi sistem informasi terjadi di New Zealand dengan menggunakan Critical Hermeneutics Gadamer dan Ricouer William L. (1994) meneliti kasus keberhasilan implementasi sistem informasi The French Videotex System Minitel dengan mengnalisa lingkungan ekonomi dan politik negara tersebut.
Dalam penelitian organisasi ada dua pendekatan yang dilakukan yaitu positivist dan interpretive. Penelitian faktor dalam implementasi sistem informasi dapat dikategorikan sebagai pendekatan positivist karena menguji preposisi formal yang menggambarkan subyek dalam istilah variabel independen, dependen, dan hubungan antara kedua variabel tersebut. Pendekatan hermeneutics hampir sama dengan pendekatan interpretive. Dalam pendekatan integratif, interpretivism bukan lebih baik atau lebih buruk dibandingkan dengan positivism. Walaupun ada perbedaan antara positivism dan interpretivisim, pendekatan intergratif memberi kemungkinan dan mendorong peneliti untuk mengkaitkan dua jenis pengetahuan ilmiah ini (Lee,1994).
REFERENSI
Choe, J.M. (1996) The Relationship Among Perfomance of Accounting Information System, Influence Factor, and Evolution Level of Information System. Journal of Management Information System (12:4) pp 215-239
Lee, A. S (1994) Electronic Mail as a Medium for Rich Communication: An Empirical Investigation Using Hermeneutics Interpretation. MIS Quartely (18:2) pp. 143-157
McKeen, J.D. Guaimares, T., dan Wetherbe, J.C. (1994). The Relationship Between User Participation and User Satisfaction: An Investigation of Four Contingency Factors. MIS Quartely (18:4). Pp 427-451
Myers, M.D. (1994) A Disaster For Everyone To See: an Interpretive Analysis of A Failed IS Project. Accounting, Management, and Information Technologies Journal : 4. Pp 185-201.
Wilkinson, JW dan Michael J.C (1997) Accounting Information System: Essential Concept and Applications: Canada: Willey and Sons Inc. Third Edition pp 902-914
Whitten, JL, Lonnie D.B dan Victor MB (1993) Systems Analysis an Design Method: Instructur’s Edition. Boston: Irwin. Third Edition. Pp 725-743
