Aplikasi Informasi Kehadiran Dosen dan Penjadwalan
Di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama Surabaya
Mei Ardyani, [email protected] Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama
Surabaya
Abstrak
Di era globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan teknologi informasi berkembang dengan pesatnya di lingkungan perguruan tinggi yang semakin hari semakin meningkat. Di Indonesia sendiri, telah memiliki banyak sekali perguruan tinggi baik negeri maupun swasta. Sudah seharusnya kemajuan teknologi perguruan tinggi di bidang telekomunikasi dapat memanfaatkan peluang ini dengan jalan memberikan fasilitas dan pelayanan yang sebaik mungkin, sehingga mereka tetap dapat bersaing di hati para mahasiswanya.
Salah satu teknologi telekomunikasi yang sangat populer adalah SMS (Short Message Service). Sering kali ketika berada di tempat keramaian maupun di lingkungan tempat tinggal, dapat dijumpai orang yang tengah asyik memainkan jari pada handphone mereka, untuk menuliskan pesan singkat atau yang lebih dikenal dengan istilah SMS.
Begitu popularnya SMS, sudah selayaknya layanan tersebut dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk kepuasan mahasiswa. Salah satu alternatif pemanfaatan SMS adalah layanan informasi kehadiran dosen dan jadwal kuliah. Dengan adanya fasilitas tersebut, diharapkan nformasi kehadiran dosen dan jadwal kuliah dapat dilakukan secara mobile. Dibutuhkan suatu operator yang bertindak sebagai jembatan antara fakultas dan mahasiswa.
Teknologi yang dibutuhkan adalah SMS Gateway. Seperti arti katanya, gateway yang berarti pintu gerbang, sehingga dalam istilah ini SMS Gateway berarti pintu gerbang atau jembatan antara dua buah perangkat atau lebih. Umumnya SMS Gateway berupa sebuah komputer, yang telah terinstall aplikasi untuk menangani pengiriman SMS antar handphone.
Pendahuluan
Tugas-tugas yang dilakukan komputer sering disebut sebagai aplikasi. Istilah sistem juga sering digunakan untuk menggantikan
kata aplikasi. Aplikasi Monitoring
Kehadiran Dosen dan Pejadwalan via SMS (Short Message Service) bisa diartikan sebagai aplikasi yang dirancang dan dibuat untuk mengolah data-data yang berhubungan
dengan informasi akademik. Aplikasi
Monitoring Kehadiran Dosen dan
Pejadwalan via SMS (Short Message
Service) memenuhi kebutuhan pihak-pihak yang berhubungan dengan proses akademik di semua tingkat.
Pada jenjang pendidikan tinggi,
kebutuhan ini akan semakin kompleks. Aplikasi Monitoring Kehadiran Dosen dan
Pejadwalan via SMS (Short Message
Service) menangani dan mengolah data absensi kehadiran dosen dan data jadwal tiap semester. Aplikasi Monitoring Kehadiran
Dosen dan Pejadwalan via SMS (Short
Message Service) perlu memberikan tingkatan akses pengguna terhadap data-data tersebut, tidak semua pengguna dapat mengakses seluruh informasi dan melakukan perubahan terhadapnya. Dengan demikian setiap mahasiswa diwajibkan melakukan registrasi pembayaran sebagai bentuk dana deposit yang nantinya dapat mereka gunakan pada saat menggunakan . Pihak staff fakultas yang hanya yang akan melakukan update data kehadiran dosen dan menginputkan data master jadwal yang telah diberikan oleh BAAK.
Akses Aplikasi Monitoring Kehadiran
Dosen dan Pejadwalan via SMS (Short
Message Service) mampu meningkatkan aksesibilitas secara global. Mahasiswa tidak perlu datang ke kampus hanya untuk melihat jadwal perkuliahan yang akan mereka
tempuh dan informasi apakah dosen
pengajarnya hadir pada hari itu ataukah tidak, cukup dengan mengirimkan SMS ke nomer ponsel akses aplikasi dimanapun
berada. Kehadiran teknologi wireless
messaging pada ponsel melalui fasilitas
layanan pesan singkat (short message
service / SMS), tidak saja memudahkan dalam mendapatkan informasi, namun juga relatif lebih murah sesuai standart tarif sms.
Perguruan tinggi, sebagai suatu
lembaga, perlu mengetahui tingkat
produktivitas dan kemajuan serta aktivitas yang terjadi pada perguruan tinggi tersebut.
Oleh sebab itu dalam perguruan tinggi tersebut diperlukan sebuah sistem informasi
yang dapat mengolah data yang
berhubungan dengan kegiatan akademik.
Penerapan teknologi SMS dapat
menambah alternatif dan meningkatkan
layanan khususnya layanan ke luar
organisasi.
Perumusan Masalah
Masalah yang akan di bahas adalah bagaimana merancang dan membangun sistem informasi kehadiran dosen dan penjadwalan dengan menggunakan SMS
untuk meningkatkan kualitas layanan
pendidikan pada Universitas Narotama Fakultas Ilmu Komputer.
Ruang Lingkup
Agar permasalahan yang ada dan tidak menyimpang dari judul yang ada. Maka kami membatasi pembahasan dari sistem ini meliputi :
1. Informasi status kehadiran dosen yang
mengajar dengan asumsi dosen
memberikan info status khadirannya 1 hari sebelum mengajar.
2. Informasi penjadwalan.
Tujuan
Tujuan dari Sistem Informasi Akademik
berbasis SMS ini ditujukan untuk
melakukan kegiatan akademik yang
terstruktur dan informatif, sehingga dapat dihasilkan proses kerja yang lebih baik diantaranya :
1. Dapat merancang dan membangun
sebuah sistem monitoring kehadiran dosen dan penjadwalan via SMS.
2. Meningkatkan kualitas layanan
pendidikan dalam bidang akademik di lingkungan Universitas.
3. Mengurangi beban kerja administrasi
akademik karena mahasiswa dapat mengakses sendiri informasi kehadiran dosen.
4. Memasyarakatkan teknologi informasi
dan komunikasi dikalangan civitas akademik di Universitas.
5. Mahasiswa tidak harus datang ke
kampus untuk melihat jadwal
perkuliahan yang akan mereka tempuh ke bagian administrasi akademik.
Manfaat
Beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan penerapan Aplikasi Monitoring Kehadiran Dosen dan Penjadwalan via SMS adalah :
1. Mahasiswa dapat dengan mudah
mencari informasi data hadir dosen pengajar.
2. Kemudahan bagi mahasiswa untuk
memperoleh informasi tanpa harus melakukan interaksi langsung dengan bagian administrasi karena informasi
tersebut dapat diperoleh dengan
melakukan pencarian data melalui sms.
3. Kemudahan bagi bagian administrasi
dikarenakan berkurangnya interaksi
secara langsung dengan mahasiswa
yang membutuhkan informasi
akademik.
4. Mahasiswa dapat dengan cepat
mengetahui informasi data jadwal yang akan ditempuh.
5. Mahasiswa dapat mengetahui informasi
akademik yang real time selama masih mendapatkan jaringan GSM sesuai SIM Card.
6. Efektifitas waktu.
7. Hemat biaya.
Sistem Kerja
Aplikasi yang dirancang adalah salah satu tugas yang diberikan kepada penulis sejauh mana kemampuan penulis untuk memahami suatu masalah.
Masalah tersebut kemudian akan dianalisa dan diberikan solusi terbaik.
Penulis pada Tugas Akhir ini akan membahas bagaimana aplikasi monitoring kehadiran dosen dan penjadwalan di
Fakultas Ilmu Komputer Universitas
Narotama Surabaya, karena penulis
menganggap bahwa aplikasi ini adalah suatu sms gateway yang dititik beratkan untuk membantu mahasiswa bekerja sambil kuliah belum lagi kalau dihadapkan pada jam lembur yang tidak memungkinkan bagi mahasiswa untuk datang ke kampus, dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mengurangi keefektifan kedatangan mereka memperoleh informasi kedatangan dosen dan jadwal harian hanya dengan melalui ponselnya.
Mengirimkan sms ke nomor akses akademik pada fakultas, yang nantinya akan langsung mendapat balasan informasi. 2. Short Message Service
Short Message Service (SMS) merupakan aplikasi GSM (Gobal Service Mobile) yang menyediakan
layanan untuk mengirim dan
menerima pesan pendek berupa huruf dan angka. Aplikasi ini hanya terbatas pada pengiriman dan penerimaan data berupa teks dengan panjang pesan antara 120 – 160 huruf bahkan ada yang sampai 765 huruf. SMS point-to-point menyediakan mekanisme untuk mengirimkan pesan pendek ke dan dari piranti bergerak. Layanan ini menggunakan SMSC yang bertindak
sebagai sistem simpan dan
penyampaian pesan pendek. Jaringan
wireless akan menangani pegiriman pesan pendek antara SMSC dan piranti bergerak.
Gambar 1.1 Arsitektur Dasar Jaringan SMS
Dari gambar arsitektur dasar SMS, dapat dilihat SMSC memiliki interkonektivitas dengan SME (Short messaging entity) yang dapat berupa jaringan e-mail, Web dan voice. SMSC inilah yang dapat melakukan manajemen pesan SMS, baik untuk pengiriman, pengaturan antrian SMS, atau penerimaan SMS.
Subsistem yang mutlak ada pada layanan SMS adalah:
• SME(Short Message Entity),
merupakan tempat
penyimpanan dan pengiriman message yang akan dikirimkan ke MS tertentu. MSC SMC G/TW/MSC SMSC HLR VLR SS7 BSS SME SME SME SME
• SC(Service Centre), bertugas
untuk menerima message dari
SME dan melakukan
forwarding ke alamat MS yang dituju.
• SMS-GMSC (Short Message
Service – Gateway Mobile Switcing Center ), melakukan penerimaan message dari SC dan memeriksa parameter yang ada. Selain itu GMSC juga mencari alamat MS yang dituju dangan bantuan HLR, dan mengirimkannya kembali ke MSC yang dimaksud.
• SMS – IWMSC (Short Message Service – Interworking MSC ), berperan dalam SMSMessage Origiating, yaitu menerima pesan dari MSC
• HLR (Home Location Register)
merupakan sebuah database yang digunakan sebagai tempat penyimpanan permanen data. Bila diminta oleh SMSC, maka
HLR dapat memberikan
informasi status tujuan apakah aktif atau tidak.
• VLR (Visitor Location
Register) merupakan sebuah database tempat menyimpai informasi sementara berisi data pelanggan dari sebuah HLR yang sedang roaming pada HLR lain.
• MSC (Mobile Switcing Center
) merupakan sebuah sistem
yang melakukan fungsi
switching dan mengontrol
panggilan telepon dalam
sebuah jaringan komunikasi bergerak.
Base Station System
merupakan kesatuan system yang
bertanggung jawab mengatur
transmisi sinyal elektronik untuk
membawa data dari MSC ke
perangkat telepon bergerak. Base Station terdiri dari BSC (Base Station Controller) dan BTS (Base Tranceiver Station).
Format SMS
Format SMS yang nantinya akan digunakan untuk mengkases datanya adalah sebagai berikut :
1. Info Kehadiran Dosen
contoh : SIS 4 SENIN 14/04/2010 * SIS SI adalah nama prodi S adalah kelas Catatan :
‘S’ untuk kelas Sore ‘P’ untuk kelas Pagi ‘I’ untuk kelas Intensif * 4 adalah semester * SENIN adalah hari.
* 14/04/2010 adalah tanggal hadir
2. Info Penjadwalan
contoh : SIS 4 SENIN
* SIS SI adalah nama prodi
S adalah kelas Catatan :
‘S’ untuk kelas Sore ‘P’ untuk kelas Pagi ‘I’ untuk kelas Intensif * 4 adalah semester
* SENIN adalah hari.
• Proses Absensi
Pada proses ini dosen memberitahukan status kehadirannya kepada pihak admin sehari sebelum jadwal mengajar. Dengan demikian Admin akan mengupdate status kehadiran dosen tersebut mengajar, jam kosong, ataupun digantikan oleh dosen pengganti.
• Proses Penjadwalan
Pada proses ini pihak fakultas dari kampus memberikan data daftar jadwalnya kepada admin untuk di masukkan kedalam data master jadwal untuk di akses oleh
sistem sms gateway yang kemudian
nantinya akan di infomasikan kepada user teregistrasi.
• Proses Registrasi
Setiap user yang akan menggunakan fasilitas sms informasi kehadiran dosen dan
penjadwalan diwajibkan melakukan
registrasi kepada Petugas Fakultas untuk mendaftarkan nomer handphoneny dengan asumsi bahwa biaya tiap balasan sms
dikenakan kepada user sebesar Rp. 350/sms. Pada saat mendaftar, user juga akan melakukan pembayaran sebagai bentuk deposit. Jumlah deposit ini akan berkurang seiring dengan informasi sms yang diterima oleh user.
Bagi user yang telah terdaftar tetapi Sisa Deposit yang dimiliki telah habis wajib melakukan penambahan deposit lagi, agar sistem yang telah berjalan dapat berlanjut.
• Proses Pengiriman SMS
Untuk mendapatkan informasi
kehadiran dosen maupun jadwal kuliah mahasiswa mendaftarkan dahulu nomor handpone untuk diregistrasi. Kemudian mahasiswa dapat memperoleh informasi dengan mengirimkan sms request ke nomor GSM akses sms gateway fakultas, data request tersebut kemudian akan diolah oleh system dan kemudian akan dikirim sms balasan berupa sms balasan informasi request yang diminta.
SMS Gateway
SMS gateway adalah sebuah perangkat pesan SMS yang unik.
Fasilitasnya dilengkapi untuk
mendukung pesan dua arah melalui jaringan GSM ke/dari aplikasi melalui penggunaan DDE, OLE Automation,
SMTP, POP3, HTTP, XML,
Command Line Interface (CLI). SMS
Gateway dapat digunakan pada
system operasi Windows dan Linux. SMS Gateway dikoneksi pada sebuah PC dengan sebuah handset GSM (Mobile terminal/Handphone) mengunakan PCMCIA”Cellular Data Card”, kabel data khusus untuk dihubungkan ke COM (serial) Port, dan juga menggunakan Infra Red atau koneksi Wirelles Bluetooth. Melalui koneksi ini semua pesan (sms yang
diterima) yang tersimpan dalam
mobile terminal (HP) dapat diterima, mengirim pesan baru, dan pesan
terbaru yang diterima langsung
dikirim ke PC. SMS Gateway hadir dengan kemampuan interaktif fungsi pesan dua arah yang dinamakan SMS Messenger, ini merupakan unjuk kerja kemampuan dari SMS Gateway.
Fungsi ini dapat digunakan untuk pesan ad-hoc yang panjang dari sebuah perusahan SMS atau aplikasi
access database. Untuk
pengembangan, SMS Gateway
digunakan mengikuti Dynamic Data Exchange (DDE) dan spesifikasi
Object Linking and Embedding
Automation (OLE Automation) yang
memungkinkan pengiriman dan
penerimaan pesan SMS langsung dari aplikasi pendukung lainnya. Aplikasi pendukung DDE & OLE tersebut seperti; Delphi, Paradox , Foxpro, WordPerfect, Excell, Word, Access, Visual Basic, dan banyak lagi. SMS gateway juga mendukung pengiriman pesan ke perorangan atau group asal
langsung dari Command Line
Interface (CLI). Basis Data
Basis data, menurut Stephens dan Plew (2000), adalah mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data. Basis data juga dapat diartikan sebagai kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya yang diorganisirkan berdasarkan
sebuah skema atau struktur tertentu,
tersimpan pada hardware (komputer) dan
menggunakan software untuk melakukan
manipulasi sebagai penyedia infromasi bagi
pengguna (user). Dengan basisdata,
pengguna dapat menyimpan data secara
terorganisir. Sehingga informasi yang
terdapat dalam data tersebut dengan mudah dapat diambil.
Tabel – tabel yang dibutuhkan Tabel Dosen
Nama Field Type Data Ukur an Field Keteran gan Dosen_ID Integer 11 PK NIP Varchar 11 NIDN Varchar 11 GLR_Depan Varchar 20 Nama Varchar 50 GLR_BLK Varchar 20
Nama Field Type Data Ukur an Field Keteran gan Jenis_Kelamin Char 1 Tmp_Lahir Varchar 30 Tgl_Lahir Date 0 Gol_Darah Varchar 2 Alamat Varchar 100 Kota Varchar 30 Telp Varchar 20 HP Varchar 15 Email Varchar 50 Agama Varchar 10 Menikah Varchar 1 Status Varchar 8 Jabatan Varchar 30 Gol Varchar 10 Aktif Char 1 Tahun_Masuk Char 4 Asal Varchar 100 Tahun_Keluar Char 4 Alasan Text 0 Berat_Badan Varchar 20 Tinggi_Badan Varchar 20 Penyakit Varchar 100 Kelainan Varchar 100 Nama_Istri_Sua mi Varchar 50 Tmp_Lahir_Istr i_Suami Varchar 100 Tgl_Lahir_Istri _Suami Date 0 Tgl_Perkawinan Date 0 Foto Varchar 500 Lampiran Varchar 500 Tabel Dosen Nama Field Type
Data Ukura n Field Keteranga n Pengirim Char 20 Pesan Char 30 DateTime Varchar 50 TanggalPros es DateTim e 0 Status Integer 1 Tabel Jadwal Nama Field Type Data Ukuran Field Keterangan Hari Char 20 Waktu Char 20 KDMK Char 7 Semester Char 1 Nama Field Type Data Ukuran Field Keterangan Prodi Char 7 Dosen_ID Integer 11 Kelas Char 20 Tabel Kehadiran Nama Field Type Data Ukuran Field Keterangan ID Integer 1 PK Keterangan Char 30 Tabel Log_Error Nama Field Type Data Ukuran Field Keterangan Pengirim Char 20 Pesan Varchar 20 Waktu Varchar 60 Tanggal DateTime 0 Tabel Mata_Kuliah Nama Field Type
Data Ukuran Field Keterangan KDMK Text 0 PK Mata_Kuliah Text 0 SKS Integer 2 Tabel Member Nama Field Type
Data Ukura n Field Keteranga n No_HP Char 20 PK Nama Char 40 Jumlah_Depos it Intege r 11
Sisa Deposit Intege
r
11
Tabel Outbox Nama Field Type
Data Ukura n Field Keteranga n Tujuan Char 20 Pesan Char 120 TanggalKiri m DateTim e 0 Tabel Sent_Item Nama Field Type
Data Ukuran Field Keteranga n Tujuan Char 20 Pesan Char 120 TanggalKirim DateT ime 0
DESAIN TAMPILAN PROGRAM
Berisikan penjelasan dari program yang dibuat penulis mengenai masukan yang dibutuhkan dari desain tampilan program.
Dengan demikian diharapkan dapat
mempermudah dalam penggunaannya.
Beberapa pembahasan yang terdapat pada modul sistem ini adalah:
1. Modul Login
Modul ini keluar di awal program, yang mana mengkoneksikan antara database SMS di MySQL dengan Sistem Informasi Jadwal dan Kehadiran Dosen berbasis Short Message Service (SMS).
2. Modul Main Program
Modul ini adalah menu utama program yang memuat Koneksi antara modem dengan sistem informasi ini, serta monitoring Data Inbox, Data Outbox, Data Sent Item, dan Data Log_Error.
3. Modul Master Jadwal
Modul ini adalah menu untuk
memasukkan data Jadwal yang
dikeluarkan oleh fakultas. Sebagai batasan dikarenakan aplikasi ini tidak terhubung dengan database fakultas.
4. Modul Master Registrasi
Modul ini adalah menu untuk mendaftar serta mentop-up ulang dana
deposit yang dimiliki oleh user
pengguna sistem ini, sebagai upaya
mendapatkan informasi mengenai
Jadwal dan Info Kehadiran Dosen agar berjalan dengan lancar.
KEBUTUHAN SISTEM
Dalam aplikasi SMS Gateway, ada beberapa peralatan yang dibutuhkan untuk menunjang dalam menjalankan program, yaitu :
Kebutuhan perangkat keras (Hardware)
Hardware merupakan
komponen – komponen fisik peralatan yang membentuk suatu item komputer,
serta peralatan – peralatan yang
membentuk suatu item komputer, serta peralatan peralatan yang mendukung komputer untuk menjalankan tugasnya. Sifat yang umum dari hardware adalah
dapat dilihat dan dipegang bentuk fisiknya.
Adapun hardware yang
dibutuhkan:
1. Komputer minimum processor
Intel Pentium IV (1,3 Ghz).
2. Memori RAM 512 MB.
3. Keyboard.
4. Mouse.
5. Monitor 14” atau lebih.
6. Modem Sierra Wireless AT&T
USB Connect 881.
7. SIM Card GSM.
Kebutuhan perangkat lunak (Software) Software merupakan kebalikan dari hardware dimana sifatnya adalah bentuk fisik yang maya. Software merupakan program yang diperlukan untuk menjalankan hardware komputer.
Adapun software yang
dibutuhkan adalah:
1. Microsoft Windows 2000/XP sebagai
Operating System.
2. Microsoft Visual Basic VB.Net
sebagai bahasa pemrogramannya.
3. MySQL sebagai database yang akan
di akses.
4. XAMPP sebagai pengontrol start-up
database MySQL. PENERAPAN APLIKASI
Penerapan sistem informasi ini secara umum dapat dioperasikan dengan mudah apabila dalam setiap langkah dilakukan dengan lengkap dan benar. Dimulai dari awal penginputan data – data
master Jadwal dan Registrasi user
pengguna fasilitas sms gateway ini. Serta ketersediaan pulsa yang ada SIM Card GSM, kiriman kembali otomatis SMS dapat berjalan dengan baik.
Modul Login
Sebelum program
dijalankan maka akan tampil form login. Form Login ini sendiri digunakan untuk awal
mengkoneksikan aplikasi
dengan database SMS pada MySQL. Dengan memasukkan user dan password. Berikut bentuk formnya :
Menu Login Modul Main Program
Setelah proses login ke database berhasil dilakukan, maka aplikasi akan membuka form yang berfungsi untuk
menghubungkan modem
dengan aplikasi SMS Gateway. Dibawah ini adalah desain form main program tersebut :
Menu Main Program
Form tersebut juga berisi monitoring data yang ada di inbox, outbox, dan sent item. Apabila ada kiriman sms yang salah maka data tersebut akan di masukkan kedalam tabel Log_Error.
Modul Jadwal
Form ini berfungi
untuk menambah data jadwal tiap-tiap kelas diantaranya : regular pagi, regular sore, dan intensif.
Menu Jadwal Modul Registrasi
Menu ini sangat
penting untuk dilakukan,
karena dari sini user dapat
menggunakan fasilitas sms
informasi jadwal dan
kehadiran dosen dengan
melihat jumlah deposit yang dimiliki oleh tiap-tiap user.
Menu Registrasi
3. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan
Bedasarkan uraian yang telah
dikemukakan pada pembahasan masalah diatas, penulis melihat bahwa keuntungan yang diperoleh dari pemanfaatan sistem sms gateway ini dapat meningkatkan proses belajar mengajar bagi dosen dan mahasiwa.
Dengan demikian mahasiswa dapat meminimalisasikan waktunya tanpa harus datang ke kampus. Karena informasi yang ingin diperoleh hanya cukup dari sms ponsel yang dimilikinya.
Saran
Adapun saran yang dapat penulis sampaikan untuk aplikasi ini kedepan agar dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin.
Mengingat informasi yang didapat
mahasiswa hanya info kehadiran dosen dan jadwal kuliah, penulis berharap aplikasi ini
dapat dikembangkan lagi sehingga mahasiswa dapat memperoleh info data akademik.
Daftar Pustaka
1. Duncan Mackenzie & Kent Sharkey, Belajar Sendiri dalam 21 Hari Visual Basic.Net
2. http://blog.unsri.ac.id/userfiles/MySQL.pdf 3. http://id.wikipedia.org/wiki/MySQL 4. www.programmersheaven.com
