1 Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Teknologi telah berkembang sangat pesat pada era ini. Hal ini dibuktikan dengan adanya campur tangan teknologi dalam banyak bidang kehidupan manusia, mulai dari pekerjaan, kesehatan, bahkan dalam kehidupan sehari-hari, manusia menggunakan berbagai macam teknologi. Teknologi-teknologi tersebut mendatangkan kemudahan bagi manusia untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan lebih efektif dan efisien.
Perusahaan-perusahaan juga mulai beralih menggunakan teknologi yang digabungkan dengan sistem informasi untuk membantu perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang lebih berkualitas. Hal serupa juga diungkapkan oleh Al-Mamary, Shamsuddin, dan Aziati(2014:1) bahwa “The system that used modern technologies can present information to users in an easy-to-understand format enabling them to use information systems effectively and improve the performance , high quality of the system leads to high quality of the information”. Selain itu, teknologi dan sistem informasi dapat menjadi keuntungan kompetitif bagi perusahaan untuk bersaing dengan para pesaing baru maupun lama. Hal ini diungkapkan oleh Lew, Ong, and Eze (2013:3) bahwa “The importance of IT applications for organizational competitive advantage was well recognized by many scholars over the years (Chang & Chuang, 2011; Lim, et al., 2012; Paul, 2008; Qi, Lan, & Guo, 2008; Wang, Klein, & Jiang, 2007). They were seeking to have better understanding on the impact of IT on organizational capability on organizational competitive advantage. Wang, Klein and Jiang (2007) found that IT support indirectly benefits manufacturing organizations. The link indicates organizations must carefully align the IT support to strategic needs. A study carried out by Paul (2008) further revealed the relationship of IT perspective on business process agility. Both managerial and technical IT capabilities are proven have positive impact on organizational competitive advantage. Consequently, an
empirical model was developed by Qi, Lan and Guo (2008) to test IT capability. The results showed positive impacts of IT capabilities on organizational competitive advantage.” Dao, Langella, dan Carbo (2011:64) juga mengungkapkan hal serupa, “This paper aims to broaden the contribution of IT to sustainability. Using the resource-based-view as the theoretical foundation, we accomplish such objectives by introducing an integrated theoretical model for sustainability that includes IT resources as a critical component in helping firms develop sustainability capabilities, defined as a firm’s capacities to effectively coordinate bundles of complex human and non-human resources to achieve sustainability goals, delivering sustainable values to its stakeholders and gaining sustained competitive advantage.”
Sistem informasi pun sekarang juga telah diterapkan kedalam akuntansi, yang disebut sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi merupakan akuntansi yang diterapkan pada sistem informasi. Hal tersebut juga diungkapkan oleh Etim, E.O (2011:26), “The concept of accounting information system combines the study and practice of accounting with design, implementation and monitoring of information systems. Such systems use modern information technology resources together with traditional accounting control and methods to provide users the financial information necessary to manage their organizations.” Sistem informasi akuntansi pada perusahaan menangkap, memproses data perusahaan yang berhubungan dengan aspek keuangan yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan, dan juga terkait dengan internal control. Hal ini diungkapkan oleh Mollanazari, Abdolkarimi (2012:443), “We believe that AIS plays a major role in providing decision makers with appropriate information concerning management, auditing, and control functionality”
Salah satu perusahaan yang sudah mengimplementasikan sistem informasi dan teknologi informasi adalah PT. Freshindo Marketama, yang bergerak dalam bidang distributor kamus elektronik Alfalink. Perusahaan ini berkantor pusat di Jakarta, dan memiliki beberapa kantor perwakilan di Bandung, Surabaya, dan Semarang. Pada saat ini, perusahaan telah mengimplementasikan sistem informasi dan teknologi pada kantor pusat,
tetapi pada kantor perwakilan belum memiliki sistem untuk kegiatan operasional dan untuk mengolah data. Kantor pewakilan tersebut masih menggunakan Microsoft Excel dalam hal pencatatan dan pelaporan.
Pada penulisan Skripsi ini, yang akan dibahas adalah analisis dan perancangan sistem informasi pada kantor perwakilan PT. Freshindo Marketama. Bagian yang akan difokuskan untuk perusahaan ini adalah siklus penjualan dan siklus persediaan untuk kantor perwakilan.
Masalah yang terkait dengan dengan siklus penjualan adalah pencatatan penjualan barang yang masi dilakukan secara manual. Kesalahan pencatatan atas detail barang yang dibeli pelanggan pun sering terjadi, sehingga dapat menghasilkan informasi yang tidak akurat. Ketidak akuratan data penjualan ini akan berakibat pada informasi persediaan barang. Tidak adanya data real-time tentang informasi persediaan barang menyebabkan kesulitan untuk mengetahui stok yang ada, sehingga kantor perwakilan menggunakan data penjualan atau melakukan perhitungan stok secara fisik di gudang. Jika data penjualan tidak akurat maka informasi persediaan barang pun menjadi tidak akurat juga dan dalam melakukan perhitungan fisik terdapat peluang terjadinya human error dalam perhitungan sehingga informasi yang dihasilkan tidak akurat juga.
Berdasarkan masalah-masalah tersebut, maka dibutuhkan pengembangan teknologi dan sistem informasi agar dapat menyelesaikan masalah yang timbul dari siklus penjualan dan persediaan. Oleh karena itu, topik ini diangkat menjadi bahan penyusunan skripsi ini.
1.2 Ruang Lingkup
Dalam penulisan skripsi ini, ruang lingkup yang terlibat adalah sebagai berikut:
• Siklus penjualan pada kantor perwakilan PT. Freshindo Marketama yang meliputi:
Sistem penjualan yang dilakukan oleh kantor perwakilan.
Dokumen yang digunakan kantor perwakilan yang berkaitan dengan siklus penjualan dan persediaan.
Tidak membahas tentang pajak pertambahan nilai (PPN).
Membahas tentang retur barang dan penarikan barang dari kantor pusat.
• Siklus persediaan pada kantor perwakilan PT. Freshindo Marketama yang meliputi:
Pemantauan stok barang secara real time
Proses penerimaan dan pencatatan persediaan yang dikirimkan dari kantor pusat ke kantor perwakilan
Stock opname yang dilakukan pada kantor perwakilan • Laporan yang dihasilkan yang meliputi:
Rekap laporan penjualan Rekap transfer tunai
Laporan stock opname perbulan
• Tidak membahas komponen sistem informasi akuntansi tentang management decision making.
• Tidak membahas komponen sistem informasi akuntansi tentang auditing principles.
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan skripsi adalah sebagai berikut: • Mengidentifikasi dan menganalisis masalah proses bisnis pada kantor
perwakilan PT. Freshindo Marketama khususnya pada siklus penjualan dan persediaan.
• Membangun aplikasi yang dapat digunakan untuk kegiatan operasional pada kantor perwakilan PT. Freshindo Marketama.
Manfaat yang ingin dicapai dari penulisan skripsi adalah sebagai berikut:
• Membantu memberikan rekomendasi sistem kepada perusahaan untuk meembantu mengatasi masalah yang terjadi pada siklus penjualan dan persediaan.
• Perusahaan dapat memiliki informasi yang lebih baik dengan adanya laporan yang reliable dengan meminimalisasikan human error.
• Perusahaan dapat memantau persediaan dengan lebih baik dan secara real-time.
1.4 Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam penulisan skripsi adalah: 1.4.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data dilakukan dengan cara: 1. Studi Pustaka
Dilakukan dengan mencari, mempelajari, merangkum, dan mengumpulkan informasi-informasi yang relevan dari berbagai jurnal online, buku, artikel-artikel dari internet, dan sumber lainnya yang dapat dijadikan panutan dalam menganalisis masalah yang ada dan dalam memberikan usulan untuk memperbaiki kelemahan tersebut.
2. Studi Lapangan
Studi lapangan dilakukan cara: • Wawancara
Dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung kepada karyawan yang terlibat dalam siklus penjualan dan persediaan seperti Manajer Teknologi Informasi, Manajer Pemasaran dan Promosi, Kepala Gudang, dan Manajer Akuntansi untuk mengetahui proses bisnis yang sedang berjalan dan masalah yang dihadapi.
• Dokumentasi
Dilakukan dengan menelusuri bukti-bukti dokumen yang digunakan perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional khususnya pada siklus penjualan dan persediaan, seperti: invoice penjualan, tanda terima barang, dll.
1.4.2 Metode Analisis
Metode analisis terhadap siklus penjualan dan persediaan dilakukan dengan cara:
Mengumpulkan data dan dokumen yang digunakan dalam proses bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan yang berkaitan dengan siklus penjualan dan persediaan.
2. Identifikasi masalah
Menganalisis proses bisnis yang berjalan dan merumuskan masalah yang muncul pada siklus penjualan dan persediaan. 3. Identifikasi kebutuhan informasi
Mengidentifikasi kebutuhan informasi yang dibutuhkan pada siklus penjualan dan persediaan.
4. Memberikan rekomendasi sistem
Memberikan rekomendasi sistem untuk siklus penjualan dan persediaan berdasarkan masalah yang telah diidentifikasikan. 1.4.3 Metode Perancangan
Metode perancangan yang digunakan adalah Object Oriented and Analysis Design dengan pendekatan Satzinger, Jackson, dan Burd (2005), dengan memperhatikan petunjuk-petunjuk pada PSAK 23 dengan tahapan-tahapan:
1. Gather detailed information
Mengumpulkan informasi tentang domain masalah, yaitu area pada bisnis yang membutuhkan solusi sistem informasi dengan cara melakukan observasi kegiatan user, melakukan wawancara, membaca dokumen dan prosedur yang ada, dan melakukan peninjauan terhadap otomatisasi sistem yang telah ada. Kemudian dilakukan analisis dan menstruktur informasi yang didapatkan untuk mendapat pengertian secara menyeluruh mengenai functional requirements sistem baru.
2. Define requirements
Menentukan kebutuhan fungsional dan non fungsional perusahaan berdasarkan dari informasi yang telah terkumpul pada tahap pertama.
3. Develop user interface dialogs
Kebutuhan fungsional untuk setiap use case sangat terintegrasi dengan kebutuhan interaksi antara user dengan komputer. Oleh
karena itu, sangat penting untuk memulai menentukan pendekatan yang akan digunakan untuk dialog user dengan komputer untuk setiap use case.
4. Design the support services architecture and deployment
enviroment
Sistem informasi moderen beroperasi dengan kumpulan perangkat keras, sistem perangkat lunak dan jaringan yang kompleks yang disebut dengan support services architecture dan deployment enviroment. Analyst harus merancang architecture yang dapat mendukung sistem yang diajukan dan dapat mengantisipasi sistem masa depan.
5. Design software architecture
Software architecture merujuk pada gambaran besar aspek struktural dari sistem informasi. Software architecture sangat dibatasi oleh support services architecture and deployment enviroment. Sebagai contoh, software architecture dari aplikasi berbasis web dengan database Oracle akan berbeda dengan aplikasi yang menggunakan Microsoft Windows dengan database SQL Server.
6. Design use case realization
Dalam menrancang use case realization, analyst berfokus pada interaksi antar kelas yang dibutuhkan utuk mendukung use case tertentu dan interaksi antar perangkat lunak, pengguna, dan sistem eksternal.
7. Design the database
Merancang database berdasarkan dari class diagram yang telah dibuat yang merupakan physical model dari database. Biasanya, physical model menggambarkan databse relasional yang terdiri dari lusinan atau bahkan ratusan tabel.
8. Design the user interface
Merancang interface agar sistem dapat berdialog dengan user, karena user melakukan kontak dengan sistem melalui user interface.
1.5 Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi tersusun atas lima bab, yaitu:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bagian pendahuluan akan membahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, dan sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Bagian landasan teori akan dibahas mengenai teori dan konsep yang akan mendasari dan digunakan dalam penulisan Skripsi BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
Bagian analisis sistem berjalan akan membahas tentang sejarah perusahaan, struktur organisasi, tata cara pelaksanaan sistem berjalan, masalah yang ada dalam sistem berjalan, dan usulan pemecahan masalah.
BAB 4 PEMBANGUNAN SISTEM
Bagian pembangunan sistem akan membahas tentang analisis sistem informasi dan perancangan sistem informasi yang diusulkan untuk perusahaan
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Bagian simpulan dan saran akan membahas tentang kesimpulan secara umum dari penulisan laporan dan juga kesimpulan atas hasil rancangan yang diusulkan. Bagian ini juga memuat saran, keterbatasan dan usulan untuk pengembangan selanjutnya.
