PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU BERBASIS WEB PADA SMA NEGERI 1 DUKUN MAGELANG NASKAH PUBLIKASI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK

BARU BERBASIS WEB PADA SMA NEGERI 1 DUKUN MAGELANG

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Sasongko Widyatmaja

12.21.0684

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2014

ii

INFORMATION SYSTEM DESIGN OF WEB-BASED ADMISSION AT SMA NEGERI 1 DUKUN MAGELANG

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU BERBASIS WEB PADA SMA NEGERI 1 DUKUN MAGELANG

Sasongko Widyatmaja Dony Ariyus Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Generally, information system is made to change all manually-handled processes to more easily, effectively and efficiently handled processes. An information system is expected to be able to support people to overcome various problems possibly caused by manually-handled processes. The problems found in schools are related to the data filing and retrieving of students registration and schools administration. The possibility of human errors is high because the manually-written data are often not clear and erased.

School information system is a kind of web-based academic information system. This system is used to manage the data of new students registration. This information system is designed by using PHP framework, that is Codeigniter and data base of MySQL.

This school information system is expected to be able to minimize human errors. In this way, the filing and retrieving process of the schools’ administration data can be done more accurately.

1

1. Pendahuluan

Dengan perkembangan dunia pendidikan tentunya juga diperlukan peningkatan mutu dan mekanisme pelayanan di bidang pendidikan agar lebih berdaya guna dan berhasil guna, sehingga Sumber Daya Manusia (SDM) yang diciptakan dapat berpartisipasi dalam membangun dunia luar sesuai dengan kemampuannya. Salah satu hal yang dapat digunakan untuk meningkatkan mutu dan mekanisme pelayanan di bidang pendidikan tersebut adalah dengan membuat suatu sistem informasi berbasis web.

SMA Negeri 1 Dukun terletak di Jl. Musuk, Dukun, Magelang, Jawa Tengah; sekitar 10 kilometer dari puncak Merapi. Walaupun terletak di daerah rawan bencana Gunung Merapi, SMA Negeri 1 Dukun termasuk sekolah yang diminati terbukti dengan setiap tahunnya masih banyak masyarakat yang ingin mendaftar; baik masyarakat sekitar maupun masyarakat yang berada di luar kota. Tetapi sayangnya dalam mengelola proses penerimaan peserta didik baru SMA Negeri 1 Dukun masih menerapkan teknologi yang sederhana yang masih kurang efektif. Untuk itulah penulis memberikan solusi berupa sistem informasi penerimaan peserta didik baru berbasis web menggunakan framework CodeIgniter dalam pendesainan web yang diaplikasikan dengan database MySQL untuk membantu pendataan secara komputasi yang lebih efektif, efisien dan dapat diakses dari manapun.

2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinir sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output) berupa informasi guna mencapai sasaran.Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan atau building block (Jogiyanto, 2005). 1

2.2 Analisis Pieces

Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, control, efficiency, dan service) (Hanif Al Fatta, 2007). 2

1

Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi hal 89

2

2

2.2.1 Analisis Kinerja

Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu.

2.2.2 Analisis Informasi

Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis data, meneliti data yang tersimpan dalam sebuah sistem.

2.2.3 Analisis Ekonomi

Adapun yang perlu diperhatikan dalam analisis ekonomi adalah 1. Biaya

a. Biaya tidak diketahui.

b. Biaya tidak dapat dilacak ke sumber. c. Biaya terlalu tinggi.

2. Keuntungan

a. Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi. b. Pemasaran saat ini dapat diperbaiki. c. Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan. 2.2.4 Analisis Keamanan

Yang perlu diperhatikan pada analisis keamanan adalah 1. Keamanan atau kontrol yang lemah

a. Input data tidak diedit dengan cukup. b. Kejahatan terhadap data.

c. Pelanggaran etika pada data. d. Data tersimpan secara berlebihan.

e. Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data. f. Terjadi error saat pemrosesan.

g. Terjadi error saat membuat keputusan 2. Keamanan atau kontrol yang berlebihan

a. Prosedur birokratis memperlambat sistem.

b. Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau karyawan.

3

2.2.5 Analisis Efisiensi

Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem tidak efisien :

a. Banyak waktu yang terbuang pada aktifitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer.

b. Data diinput atau disalin secara berlebihan. c. Data diproses secara berlebihan.

d. Informasi dihasilkan secara berlebihan.

e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. 2.2.6 Analisis Layanan

Berikut adalah kriteria dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk :

a. Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat, konsisten dan tidak dapat dipercaya

b. Sistem tidak mudah dipelajari c. Sistem tidak mudah digunakan

d.

Sistem tidak fleksibel 2.3 Konsep Permodelan Sistem 2.3.1 Permodelan Proses

Permodelan proses adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi (Hanif Al Fatta, 2007).3 Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah di antara aktivitas-aktivitas itu. Ada banyak cara untuk mempresentasikan proses model. Cara yang populer adalah dengan menggunakan data flow diagram (DFD).

2.3.2 Permodelan Data

Konsep permodalan data biasanya digambarkan dengan ERD (Entity Relationship Diagram). Entity Relationship Diagram adalah suatu diagram untuk menggambarkan desain konseptual dari model konseptual suatu basis data relasional (Ema Utami, 2007).4 2.4 Basis Data

Basis data adalah kumpulan data yang berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek, orang dan lain – lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter atau simbol) (Kusrini, 2007).5

3

Ibid. Hal 105

4

Ema Utami, Sistem Basis Data menggunakan Microsoft SQL Server 2005 hal 18

5

4

2.5 Bahasa Pemrograman

Dalam pembuatan suatu sistem, tentu digunakan suatu bahasa pemrograman agar dapat menjadi sistem yang sempurna. Berikut adalah beberapa bahasa pemrograman yang dipakai dalam pembuatan sistem ini.

2.5.1 HTML

HTML, sebuah singkatan dari Hypertext Markup Language. HTML dapat dimengerti sebagai sebuah kumpulan perintah-perintah untuk web browser tentang bagaimana menampilkan isi ke user (Jeni, 2007).6

2.5.2 CSS

Cascading Style Sheets (CSS) merupakan bahasa scripting yang berfungsi mengontrol dan memisahkan informasi style secara fisik dari dokumen html. CSS mendeskripsikan bagaimana tampilan halaman html di layar. Pengaturan tampilan halaman html dapat dilakukan dengan dokumen CSS yang berfungsi template style dari dokumen html tersebut (Sunyoto, 2007).7

2.5.3 Java Script

Javascript merupakan bahasa pemrograman berbasis script. Javascript memiliki kemampuan untuk menciptakan halaman Web yang dinamis serta didukung oleh banyak Web Browser. Pada aplikasi client-side, Javascript berjalan didalam kode HTML (Irawan, 2008).8

2.5.4 JQuery

JQuery adalah pustaka Javascript yang memungkinkan kita untuk membuat program web pada suatu halaman web, tanpa harus secara eksplisit kita menambahkan event ataupun properti pada halaman web tersebut (Hakim, 2011).9

2.5.5 MySQL

MySQL adalah sebuah program database server yang mampu menerima dan mengirimkan data dengan sangat cepat, multi user serta menggunakan perintah standar SQL (Nugroho, 2005).10 MySQL dapat juga berperan sebagai klien sehingga sering disebut database client/server.

2.5.6 PHP

PHP adalah bahasa pemrograman yang sejatinya digunakan untuk merancang web dinamis. PHP berbeda dengan HTML. Bila halaman HTML standar ingin diperbaharui

6

Jeni, Web Programming hal 28

7

A. Sunyoto, Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronous JavaScript dan XML hal 23

8

Irawan, Javascript hal 16

9

L. Hakim, Trik Dahsyat Menguasai AJAX Dengan Jquery hal 9

10

5

maka seluruh isi halaman HTML tersebut harus diubah. Sedangkan PHP, hanya databasenya yang perlu diperbaharui.

2.5.7 Konsep MVC

MVC adalah sebuah pendekatan untuk memisahkan aplikasi menjadi tiga segmen: Model, View, dan Controller. MVC menyusun aplikasi dengan cara ini untuk mengenalkan penggunaan kembali kode program (Griffiths, 2010).11

2.5.8 CodeIgniter

Sebelum membahas framework codeigniter, tentu harus mengerti pengertian tentang framework. Framework secara sederhana dapat diartikan sebagai koleksi atau kumpulan potongan-potongan program yang disusun atau diorganisasikan sedemikian rupa sehingga dapat digunakan untuk membantu membuat aplikasi utuh tanpa harus membuat semua kodenya dari awal (Basuki, 2010).12

3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Identifikasi Masalah

Permasalahan yang timbul di SMA Negeri 1 Dukun dengan sistem penerimaan peserta didik baru yang sedang berjalan saat ini antara lain :

1. Proses pendaftaran dan pengumuman calon peserta didik baru yang hanya dapat dilakukan di sekolah kurang efektif, karena pendaftar harus berulang kali datang ke sekolah untuk melakukan proses pendaftaran maupun melihat pengumuman.

2. Berkas-berkas pendaftaran disimpan dalam lemari arsip yang berisi ratusan data sejenis, hal ini tentu saja merepotkan dan membutuhkan waktu yang lebih lama saat akan mencari suatu data pendaftaran tertentu.

3. Penggunaan formulir yang diisi secara manual dapat menyebabkan kesalahan dalam pencacatan data pendaftar yang mungkin disebabkan karena tulisan yang tidak jelas.

Dengan melihat kenyataan tersebut diperlukan sistem informasi yang cepat dan akurat yang tersedia setiap saat dan tanpa memandang ruang dan waktu ataupun jarak. Informasi dapat diperoleh kapan saja, dimana saja, agar efektif dan efisien serta memberi kemudahan bagi pengelola sekolah dan para calon peserta didik. Guna mendukung kegiatan tersebut diperlukan suatu sistem informasi yang dapat memanfaatkan fasilitas internet dan salah satunya yaitu dengan sistem informasi pendaftaran secara online.

11

A. Griffiths, CodeIgniter 1.7 Professional Development hal 33 12

6

3.2 Analisis PIECES

1. Analisis Kinerja

Pada sistem penerimaan peserta didik baru yang digunakan SMA Negeri 1 Dukun saat ini masih kurang efektif. Penggunaan formulir berupa kertas menyebabkan panitia harus menginputkan lagi data pendaftar ke komputer, hal ini membutuhkan waktu yang lama sehingga dapat menunda pekerjaan yang lain. 2. Analisis Informasi

Dimungkinkan terjadi kesalahan dalam pengambilan data calon peserta didik baru yang disebabkan oleh penyampaian informasi mengenai data calon peserta didik baru yang ditulis pada formulir tidak jelas. Selain itu, informasi mengenai kegiatan penerimaan peserta didik baru yang hanya ada di sekolah membuat jumlah pendaftar tidak maksimal.

3. Analisis Ekonomi

Masalah yang muncul dalam analisis ekonomi terkait dengan masalah biaya, proses kerja dan pengolahan data membutuhkan biaya yang cukup besar untuk pembelian alat tulis, kertas dan media penyimpanan seperti map atau binder setiap tahun. Masalah yang sering dihadapi adalah pembengkakan yang diakibatkan oleh pencetakan data yang akan diolah. Selain itu dalam media penyimpanan membutuhkan satu media khusus penyimpanan arsip.

Dengan Sistem baru yang diusulkan, akan memiliki nilai ekonomi dalam penyusunan data peserta didik baru sehingga dapat memberikan manfaat sesuai dengan biaya yang dikeluarkan dan meminimalisir dana yang dibutuhkan.

4. Analisis Keamanan

Tidak adanya penggunaan password dalam mengolah data calon peserta didik baru membuat data tersebut dapat diketahui oleh pihak-pihak yang tidak berwenang dan memungkinkan terjadinya kecurangan dalam proses penerimaan peserta didik baru.

5. Analisis Efisiensi

Proses pencetakan formulir, penginputan data calon peserta didik baru dan penyampaian informasi tentang kegiatan penerimaan peserta didik baru memerlukan sumber daya yang lebih, sehingga sistem menjadi tidak efisien. 6. Analisis Layanan

Proses pengambilan dan pengembalian formulir masih dilakukan dengan sistem manual, sehingga dimungkinkan terjadinya antrian. Selain itu terdapat keterbatasan waktu dan tempat pelayanan yang hanya dapat melayani di sekolah pada jam kerja.

7

3.3 Analisis Kebutuhan Sistem

1. Analisis Kebutuhan Fungsional

Berdasarkan analisis sistem yang telah di lakukan, dibutuhkan beberapa fungsi yang harus ada dalam sistem yang akan dibuat. Fungsi-fungsi itu antara lain:

a. Sistem menyediakan fitur untuk autentifikasi pengguna. b. Sistem memberikan layanan pendaftaran peserta didik baru.

c. Sistem menyediakan fasilitas untuk mencetak bukti pendaftaran calon peserta didik baru.

d. Sistem menyediakan layanan informasi mengenai gambaran umum sekolah dan tentang pendaftaran peserta didik baru yang sedang berlangsung. e. Sistem menyediakan fitur untuk pencarian data calon peserta didik. f. Sistem memberikan layanan untuk memvalidasi pendaftaran. 2. Analisis Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan non fungsional merupakan kebutuhan di luar kebutuhan fungsional sistem atau dengan kata lain kebutuhan pendukung sistem, yaitu meliputi

a. Pengguna berinteraksi dengan sistem menggunakan browser.

b. Pengguna yang berinteraksi dengan sistem yaitu pengunjung biasa, calon peserta didik yang ingin mendaftar, panitia penerimaan peserta didik baru dan admin.

c. Batasan hak setiap pengguna, masing – masing pengguna memiliki hak sesuai dengan statusnya di dalam sistem. Pengunjung dan calon peserta didik bisa menelusuri informasi mengenai sekolah dan melakukan pendaftaran. Panitia pendaftaran dapat melakukan pengelolaan data calon peserta didik sedangkan admin dapat melakukan pengolahan data user dan mengelola informasi yang ditampilkan di dalam web.

3.4 Diagram Aliran Data Level Konteks

Berdasarkan analisis kebutuhan yang sudah disebutkan, dapat diketahui bahwa terdapat tiga entitas luar atau aktor yang terkait dengan sistem informasi ini, yaitu:

1. Calon peserta didik

Aktor ini merupakan pengunjung yang telah mendaftar sebagai peserta didik baru SMA Negeri 1 Dukun.Aktor ini memiliki hak untuk melihat informasi seputar sekolah seperti berita, profil, sarana dll. Aktor ini juga dapat melakukan pencarian seputar pendaftar yang lain.

8

2. Panitia PPDB

Aktor ini bertugas mengelola data pendaftaran calon peserta didik, mulai dari data pendaftaran, validasi calon peserta didik, pengolahan nilai dan pengumuman hasil seleksi calon peserta didik baru.

3. Admin

Admin mempunyai wewenang untuk mengelola data user yang dapat masuk ke sistem dan mengelola informasi sekolah yang ditampilkan di dalam web.

Gambar 1 DAD Level Konteks 3.5 Perancangan Basis Data

Dalam Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru ini, perancangan basis data dibuat berdasarkan Entity Relationship Diagram (ERD) yang nantinya dapat digunakan dalam pembuatan tabel-tabel basis data. Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menggambarkan diagram yang berisi entitas maupun relasi yang ada pada basis data. Diagram ER pada sistem basis data ini menggambarkan hubungan antara entitas–entitas yang kemudian masing– masing entitas dapat dibuat menjadi tabel – tabel basis data.

9

Gambar 2 ERD Sistem Informasi PPDB 3.6 Perancangan Antarmuka

Perancangan antarmuka merupakan salah satu bagian dari tahap desain sistem dalam pembuatan aplikasi. Antarmuka inilah yang akan menghubungkan atau menjembatani interaksi antara sistem dengan pengguna. Rancangan antarmuka akan menunjukkan bagaimana komunikasi antara pengguna sistem dengan komputer. Komunikasi tersebut terdiri dari proses memasukan data ke sistem, menampilkan informasi ke pengguna atau keduanya.

1.

Rancangan Halaman Secara Global

Rancangan antarmuka secara global terdiri atas lima bagian yaitu: header, menu, galeri foto,judul halamandanisi halaman. Header berisi gambar banner, dan alamat sekolah. Sedangkan bagian menu berisi home, profil, kegiatan, peserta didik baru, info sekolah. Bagian galeri foto berisi foto kegiatan peserta didik-siswi di SMA Negeri 1 Dukun. Sedangkan bagian judul halaman merupakan informasi nama menu yang sedang dipilih, dan Isi halaman merupakan isi dari tiap submenu, isi tersebut dapat berupa form, tabel, dsb.

10

Gambar 3 Rancangan Halaman Secara Global

2.

Rancangan Formulir Pendaftaran Peserta Didik Baru

Halaman pendaftaran ini berisi formulir pendaftaran pengunjung yang ingin menjadi calon peserta didik SMA Negeri 1 Dukun.

11

3.

Rancangan Kartu Bukti Pendaftaran

Kartu ini merupakan bukti bahwa seseorang telah terdaftar sebagai calon peserta didik.

Gambar 5 Rancangan Kartu Bukti Pendaftaran

4.

Implementasi dan Pembahasan 4.1 Formulir Pendaftaran

Halaman ini berisi formulir yang dapat digunakan oleh seorang calon peserta didik baru yang ingin mendaftar di SMA Negeri 1 Dukun. Formulir ini berisi tentang data diri calon peserta didik baru disertai foto dan data nilai hasil Ujian Nasional calon peserta didik tersebut.

12

Semua field yang ada pada formulir tersebut harus diisi, jika ada field yang belum diisi maka aka nada suatu peringatan bahwa field tertentu belum diisi. Setelah semua field diisi dengan data yang benar, klik tombol simpan untuk menyimpan data tersebut ke dalam database.

4.2 Implementasi Kartu Bukti Pendaftaran

Setelah mengisi formulir dan mendapatkan notifikasi, calon peserta didik baru harus mendownload bukti pendaftaran yang berupa kartu dalam bentuk file pdf.

Gambar 7 Implementasi Bukti Pendaftaran

Bukti Pendaftaran tersebut berisi nomor pendaftaran dan beberapa data pendaftar yang akan digunakan dalam tahap seleksi.

5.

Kesimpulan

Pada akhir perancangan dan pembuatan sistem informasi penerimaan peserta didik baru di SMA Negeri 1 Dukun ini dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu:

1. Sistem informasi penerimaan peserta didik baru ini dapat digunakan untuk melakukan berbagai pengolahan data yang berkaitan dengan informasi sekolah dan pendaftaran siswa baru di SMA Negeri 1 Dukun.

2. Pada sistem ini dapat melakukan pendaftaran peserta didik baru secara online. 3. Selain dapat melakukan pendaftaran secara online, sistem ini juga dapat

memberikan bukti pendaftaran yang berupa kartu yang dapat disimpan dan digunakan untuk melakukan pendaftaran ulang jika lolos seleksi.

13

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta

Basuki, A.P. 2010. Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter. Lokomedia. Yogyakarta.

Griffith, A. 2010. CodeIgniter 1.7 Professional Development. Pack Publishing. Birmingham.

Hakim, L. 2011. Trik Dahsyat Menguasai AJAX Dengan Jquery. Lokomedia. Yogyakarta.

Irawan. 2008. Javascript. Maxikom. Palembang. Jeni. 2007. Web Programming. Depdiknas. Malang.

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset. Yogyakarta. Kadir, A. 1999. Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta. Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Andi Offset.

Yogyakarta.

Nugroho, B. 2005. Database Relational dengan MySQL. Andi. Yogyakarta.

Pressman, R. S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak (pendekatan praktisi). buku I. ANDI. Yogyakarta.

Sunyoto, A. 2007. Ajax Membangun Web dengan Teknologi Asynchronous JavaScript dan XML. Andi Offset. Yogyakarta.

Utami, Ema & Dwi Hartanto, Anggit. 2012. Sistem Basis Data Menggunakan Microsoft SQL Server 2005. Andi Offset. Yogyakarta

Waliyanto. 2000.Sistem Basis Data Analisis dan Pemodelan Data. J&J Learning. Yogyakarta.