PANDUAN
PENATALAKSANAAN
BERKAS REKAM MEDIS
TERKAIT-COVID 19
PENDAHULUAN
Tren kasus Covid-19 dari hari ke hari yang terus meningkat di setiap negara menarik perhatian dari berbagai bidang. Perhatian terhadap kondisi inilah yang kemudian melatarbelakangi upaya bank China untuk melakukan pembersihan pada uang - uang tunai menggunakan disinfektan. Pasalnya, perpindahan uang tunai dari tangan ke tangan dilakukan berkali kali setiap harinya.
Sementara itu, belum diketahui secara pasti berapa lama virus COVID 19 dapat bertahan di atas permukaan atau objek yang terkontaminasi dan berpotensi menginfeksi manusia. Beberapa peneliti menemukan petunjuk dengan mempelajari ciri ciri virus corona jenis lain.
Melansir CNN, virus corona merupakan sebuah kelompok besar virus yang umumnya ada diantara para hewan. Dalam kasus yang jarang virus ini disebut para ilmuwan sebagai zoonosis, yakni ketika virus dapat ditransmisikan dari hewan ke manusia. Sebelumnya, virus corona seperti SARS dan MERS telah ditemukan pada permukaan benda mati seperti logam, kaca atau plastik paling lama 9 (sembilan) hari, jika permukaan benda tersebut tidak segera diberi disinfektan. Keterangan tersebut diperoleh dari sebagian hasil penelitian dari yang dipublikasikan awal bulan Maret 2020 olehThe Journal of Hospital Infection
Virus corona tersebut dapat secara efisien menjadi tidak aktif dengan prosedur disinfeksi permukaan dengan 62 - 71 persen etanol, 0.5 persen hidrogen peroksida atau 0,1 persen natrium hipklorit maupun pemutih dalam satu menit.
Menurut Dr. Charles Chiu (Profesor Penyakit Menular di University of California) menyebutkan bahwa virus corona SARS, yang merupakan saudara terdekat dari virus corona baru ini, dengan 80% kesamaan susunan, diantara virus corona yang diuji. Pada SARS, jangka waktu bertahan dipermukaan benda mati adalah kurang dari lima menit hingga 9 ( sembilan ) hari
Sejalan dengan penelitian sebelumnya, Eika Steinman, penulis dari Leibniz University Hanover
menyebutkan bahwa hasil penelitian ilmuwan menunjukkan beberapa virus corona dapat hidup disebuah ruangan dengan suhu tertentu selama sembilan hari. Virus ini juga berhasil
bertahan
disejumlah barang mati, termasuk baju, aluminium, kertas, kayu, plastik, latek dan kaca. Suhu rendah dan kelembaban udara semakin meningkatkan umur virus (Prof Gunter Kampf, Institute of hygiene and Envirromental Medicine di Rumah Sakit University of Greifswald). Di rumah sakit, virus kemungkinan hidup di gagang pintu, di tombol untuk memanggil dokter atau perawat, dimeja samping tempat tidur, bingkai tempat tidur, dan benda benda lain disekitar pasien, yang sering terbuat dari logam atau plastik.Petugas Medis yang secara langsung
melakukan kontak dengan pasien sangat
beresiko
terinfeksi.
Sebagaimana
pada
penelitian telah disebutkan bahwa Covid-19
dapat bertahan di benda mati, secara tidak
langsung juga berpotensi menularkan kepada
seluruh karyawan RS termasuk diantaranya
petugas perekam medis. Baik yang bertugas di
bagian pendaftaran pasien maupun dibagian
pengelolaan berkas pasca pasien Covid-19
dirawat. Mengingat siklus hidup virus corona
bisa bertahan maksimal 9 (sembilan) hari pada
media kertas, kemudian mendasari penulis
membuat Pedoman Pengelolaan Berkas Rekam
Medis Terkait Covid-19.
RUANG LINGKUP
Adapun Ruang lingkup yang akan
dibahas pada Pedoman Pengelolaan
Berkas Rekam Medis Terkait Covid-19,
diantaranya :
A. Standar Operasional Prosedur (SOP)
dan
mekanisme
kerja
petugas
pendaftaran
dan
pengelolaan
berkas rekam medis Covid-19.
B. Alat Pelindung Diri (APD) yang
standar bagi petugas perekam
medis dalam mengelola dokumen
rekam medis pasien Covid-19.
Standar Operasional Prosedur (SOP)
dan alur kerja petugas Rekam Medis
Menurut UU no. 24 tahun 2007 Bencana merupakan peristiwa atau rangkaian peristiwa yang mengancam dan mengganggu kehidupan dan penghidupan masyarakat yang disebabkan, baik oleh faktor alam dan faktor non alam maupun faktor manusia sehingga mengakibatkan timbulnya korban jiwa manusia, kerusakan lingkungan, kerugian harta benda dan dampak psikologis.
Bencana alam adalah bencana yang diakibatkan oleh alam antara lain berupa gempa bumi, tsunami, gunung meletus, banjir, kekeringan, angin topan dan tanah longsor. Bencana non alam adalah bencana yang diakibatkan oleh peristiwa atau rangkaian peristiwa non alam yang antara lain berupa gagal teknologi, gagal modernisasi,epidemic, dan wabah penyakit.
Berkaitan dengan bencana, dalam hal ini Pandemi Covid-19, penanganan pada pasien Covid-19 harus terdokumentasi secara tepat dan akurat. Menurut Hatta (2008) pembeda utama antara pasien biasa dan pasien gawat darurat bencana terletak pada kejadian
‘bencana’ itu. Dalam hal ini penanganan dan pendokumentasian pasien ditentukan berdasarkan hasil
Data Rekam medis pasien Covid-19 sesuai
PMK No. 269 th 2008 antara lain :
•
Identitas pasien;
•
Tanggal dan waktu;
•
Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya
keluhan dan riwayat penyakit;
•
Hasil pemerisaan fisik dan penunjang medik;
•
Diagnosis:
•
Rencana penatalaksanaan;
•
Pengobatan dan/atau tindakan;
•
Persetujuan tindakan bila diperlukan;
•
Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan.
•
Ringkasan pulang
(discharge summary
);
•
Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau
tenaga kesehalan tertentu yang memberikan
pelayanan kesehatan;
•
Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga
kesehatan tertentu;
•
jenis bencana dan lokasi di mana pasien
ditemukan;
•
Kategori kegawatan dan nomor pasien bencana
masal
Langkah- langkah Kinerja Petugas Pendaftaran antara lain:
• Petugas melakukan identifikasi pasien dengan menggunakan identitas resmi berupa KTP, SIM, atau Kartu keluarga
• Petugas Pendaftaran harus tetap menjaga jarak 1 meter dengan keluarga pasien.
• Melakukan entri data ke simrs, dengan penambahan kode “B” bahwa pasien ini adalah pasien Bencana atau dikategorikan dalam pasien Pandemi Covid-19. Penambahan kode pada SIMRS bisa disesuaikan dengan kebutuhan rumah sakit yang dituangkan dalam kebijakan pimpinan.
• Menyiapkan form screening awal,
• Berikan tanda Kode Warna pada Sampul Rekam Medis, sesuai dengan hasil screening awal yang dilakukan pada saat Triase. Adapun kode Warna yang bisa digunakan, diantaranya :
Merah
Resiko penularan infeksi secara airborne, antara lain Tuberculosis, Campak
Kuning
Resiko penularan infeksi secara Droplet, antara lain Difteri, Pertusis, Meningococus, Covid-19
Hijau
Resiko penularan Infeksi kontak lain, seperti HIV, Hepatitis
Hitam
•
Jika pasien memerlukan penanganan rawat inap,
maka petugas registrasi menyiapkan dokumen rekam
medis untuk pasien rawat inap
•
Petugas registrasi agar selalu menggunakan Alat
pelindung diri yang sesuai standar tim Pencegahan
dan Pengendalian Infeksi di rumah sakit.
•
Lakukan upaya disinfektan di lingkungan kerja
Jika digambarkan dalam diagram alur, maka
prosedur identifikasi di pendaftaran sebagai
berikut :
Pasien Datang Registrasi oleh Petugas RM Screening oleh Petugas RM Triase oleh Petugas Medis Pemberian Simbol Warna oleh Petugas RM Berkas ke Ruang PerawatanPengelolaan Berkas Rekam Medis di Ruang
Perawatan Pasien terkait Covid-19.
Berkas rekam medis yang telah diberi kode pada
sampul rekam medis, dibawa ke
nurse station
di ruang
perawatan pasien. Untuk mencegah penularan virus,
dokumen rekam medis tidak dibawa masuk ke ruangan
perawatan pasien Covid-19. Dokter dan tenaga
kesehatan lainnya yang akan mengakses atau menulis di
rekam medis disediakan ruangan tertentu, terpisah dari
ruangan berkas lainnya. Dengan adanya penandaan
simbol pada MAP rekam medis, bisa membantu
perawat
dan
tenaga
kesehatan
lainnya
dalam
membedakan tempat penyimpanan di
nurse station.
Dokter dan tenaga kesehatan lainnya saat akan menulis
di formulir rekam medis, sebaiknya melepaskan
handscoon
terlebih dahulu dan mencuci tangan. Upaya
ini dilakukan untuk mengurangi perpindahan virus ke
media kertas.
Setelah rekam medis selesai digunakan, rekam medis
pasien Covid -19 dimasukkan ke dalam
safety
box/
keranjang tertutup, tujuannya untuk mengurangi
penyebaran virus pada saat mobilisasi dari ruang
perawatan ke ruang pengolahan rekam medis.
Pengelolaan Berkas Rekam Medis Pasien
Covid-19 Di Instalasi Rekam Medis
Setelah pasien terkait Covid-19 selesai perawatan, petugas rekam medis akan mengambil berkas rekam medis tersebut ke nurse station. Adapun langkah - langkah yang dilakukan, diantaranya :
• Perawat memasukan berkas rekam medis ke dalam
safety box/container.
• Petugas rekam medis yang mengelola berkas rekam medis pasien Covid - 19 menggunakan APD berupa Sarung Tangan Karet, Masker Bedah dan Kaca Mata google.
• Berkas rekam medis dikeluarkan dari safety box/container, dan dijemur dibawah sinar matahari selama 30 - 45 menit sebelum di proses. Proses penjemuran ini merupakan sebagian dari proses disinfektanisasi seperti yang dilakukan oleh Bank Sentral di China pada saat proses pemanasan uang kertas, sebelum kemudian diedarkan kembali.
• Setelah dijemur, sebaikya dilakukan disinfekan pada Sampul Rekam Medis yang bahannya berlapis plastik.
• Apabila kondisi tidak memungkinkan untuk melakukan penjemuran, maka berkas rekam medis bisa di diamkan dalam box container maksimal 9 (sembilan) hari
• Petugas yang mengelola rekam medis harus senantiasa mencuci tangan dengan menggunakan sabun atau hand sanitizer
• Lakukan proses disinfektan pada ruang pengolahan berkas rekam medis dan ruang penyimpanan.
Alat Pelindung Diri (APD) yang standar
bagi petugas dalam mengelola dokumen
rekam medis pasien Covid-19
Pada tanggal 19 Maret 2020, WHO mengeluarkan Jurnal yang berjudul Infection Prevention and Control During Health Care When Covid is Suspected, didalam jurnal tersebut dijelaskan bagaimana tentang prinsip - prinsip strategi IPC terkait perawatan kesehatan untuk yang dicurigai COVID-19. Untuk mencapai tingkat efektivitas tertinggi dalam respons untuk wabah COVID -19. Lebih lanjut djelaskan bahwa strategi IPC untuk mencegah atau membatasi penularan dalam perawatan kesehatan pengaturan meliputi:
• Memastikan triase, pengakuan awal, dan sumber control (mengisolasi pasien dengan dugaan COVID-19);
• Menerapkan tindakan pencegahan standar untuk semua pasien;
• Menerapkan tindakan pencegahan tambahan empiris (tetesan dan kontak dan, kapan pun berlaku kewaspadaan di udara) untuk kasus yang diduga COVID-19;
• Menerapkan kontrol administratif;
• Menggunakan kontrol lingkungan dan teknik.
• Memastikan triase, pengakuan awal, dan kontrol sumber.
