PENGERTIAN Program Pemeliharaan fasilitas sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit sebagai suatu upaya untuk memelihara atau memperbaikinya dengan menggunakan suatu standar prosedur yang baik dan benar
TUJUAN Fasilitas sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit yang terawat dan terpelihara secara teratur akan mempunyai daya tahan yang lebih lama sehingga lebih ekonomis dan karyawan menjadi lebih produktif
KEBIJAKAN 1.
2. Visi dan Misi RSU Bhakti Rahayu TabananRenstra RSU Bhakti Rahayu Tabanan
PROSEDUR 1. Pengguna sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit membuat laporan secara tertulis pada form Berita Acara kerusakan barang apabila menemukan adanya kerusakan.
2. Staff GA yang menemukan adanya kerusakan segera memberitahukan pengguna sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit membuat laporan secara tertulis pada form Berita Acara kerusakan barang.
3. Pengguna menyerahkan form Berita Acara kerusakan barang kepada staff GA atau teknisi untuk mendapatkan tindak lanjut.
Salinan Form Berita Acara harus tetap dipegang oleh pengguna sebagai bukti adanya pelaporan kerusakan barang.
Catatan:
Pengguna wajib menindaklanjuti Laporan Kerusakan Barang yang belum ada tindak lanjut setelah 1 x 24 jam dengan melaporkan pada Koordinator Divisinya atau langsung kepada pimpinan Departemen.
4. Staff GA menindaklanjuti bersama dengan teknisi melakukan pemeriksaan dan memilah laporan kerusakan barang.
5. Laporan kerusakan barang yang perbaikannya dapat dilakukan tanpa melakukan penggantian atau tanpa
▸ Baca selengkapnya: contoh berita acara penghapusan barang sarana dan prasarana
(2)memerlukan biaya langsung diperbaiki oleh teknisi. 6. Teknisi membuat catatan atas pelaksanaan perbaikan
pada formulir catatan laporan pemeliharaan.
7. Staff GA atau koordinator teknisi melakukan pemeriksaan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh teknisi.
8. Sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit yang telah diperbaiki dan kembali berfungsi dengan baik langsung diserahterimakan kepada pengguna dengan berita acara serah terima barang.
9. Staff GA membuat laporan dengan tembusan ke Staff Logistik.
10
. Laporan kerusakan barang yang perbaikannyamembutuhkan penggantian atau memerlukan pembiayaan maka staff GA/Teknisi meminta pengguna untuk menandatangi formulir pengajuan pembelian sparepart.
11
. Staff GA membuat pengajuan pembelian sparepart keLogistik diketahui Manager HRD & GA dengan tembusan ke Manager F & A.
12
. Purchasing melakukan pembelian sparepart denganpersetujuan Manager F & A. Apabila pembelian sparepart harus dilakukan pembayaran secara tunai maka purchasing melakukan cash bond di general cashier (kasir umum).
13
. Sparepart yang telah dibeli oleh purchasing diserahkankepada staff GA atau teknisi dengan berita acara serah terima.
14
. Teknisi melakukan penggantian dan perbaikan 15
16
. Staff GA atau koordinator teknisi melakukanpemeriksaan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh teknisi.
17
. Sarana, prasarana dan peralatan rumah sakit yang telahdiperbaiki dan kembali berfungsi dengan baik langsung diserahterimakan kepada pengguna dengan berita acara serah terima barang.
18
. Staff GA membuat laporan dengan tembusan ke StaffLogistik 19
. Laporan kerusakan barang yang barang atauperalatannya sudah tidak dapat diperbaiki maka Staff GA atau teknisi menulis pada formulir Berita Acara kerusakan barang menyatakan bahwa sudah tidak dapat diperbaiki dengan disertai alasan yang detail dan bila ada disertai dengan rekam jejak peralatan tersebut. 20
. Pengguna membuat pengajuan penggantian(pembelian) barang atau peralatan yang sudah tidak dapat diperbaiki dengan melampirkan berita acara kerusakan barang yang menyatakan sudah tidak dapat diperbaiki. Pengajuan ditujukan ke Logistik dengan diketahui oleh Manager HRD & GA dan ditembuskan ke Manager F & A.
Barang atau peralatan yang rusak diserahkan oleh Teknisi ke bagian logistik untuk dilakukan pencatatan. 21
. Purchasing melakukan pembelian barang sesuai denganpengajuan setelah mendapatkan persetujuan dari Manager F & A.
22
. Barang atau peralatan yang telah dibeli diserahkankepada pengguna dengan berita acara serah terima yang mencantumkan kondisi dan keadaan barang tersebut. Apabila dalam serah terima barang diperlukan tenaga teknisi atau tenaga ahli yang lebih paham untuk memberitahukan cara penggunaannya, maka purchasing wajib memberitahukan kepada staff GA atau teknisi untuk mendampingi dalam serah terima barang. 23 Purchasing dan atau Staff GA menyerahkan berita acara
. serah terima barang kepada Logistik sebagai catatan inventaris.
24
. Bisa diperbaiki namun perbaikannya dilakukan olehpihak eksternal maka staff GA atau Teknisi menghubungi teknisi eksternal yang menjadi mitra kerja sama.
25
. Teknisi eksternal memperbaiki ditempat atau denganmembawa barang yang rusak ke tempat teknisi eksternal.
26
. Bila perbaikan dilakukan ditempat maka wajibdidampingi oleh teknisi. 27
. Perbaikan yang membutuhkan penggantian sparepartmaka pengajuan mengikuti mekanisme pembelian dari divisi purchasing.
28
. Bila perbaikan dilakukan di tempat teknisi eksternaltersebut maka staff GA atau teknisi wajib melakukan serah terima barang dan memastikan waktu selesainya perbaikan serta kisaran biaya untuk melakukan “cash bond” bila pembayaran harus dilakukan dengan tunai pada saat selesainya perbaikan.
Catatan:
Permintaan cash bond mengikuti mekanisme yang telah ditetapkan oleh Departemen F & A.
29
. Jika pembayaran perbaikan dapat dijadwalkan makastaff GA membuat surat permintaan (disposisi) yang menyatakan pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan setelah selesainya perbaikan.
30
. Barang yang telah selesai diperbaiki diserahterimakandari teknisi eksternal kepada staff GA atau teknisi. 31
. Staff GA atau teknisi memastikan bahwa barang yangdiperbaiki telah berfungsi dengan baik. Bila kondisi barang sudah dipastikan dalam kondisi dan berfungsi dengan baik maka Staff GA atau teknisi dapat menandatangani nota tagihan biaya perbaikan.
32
. Pembayaran atas nota tagihan dilakukan sesuai dengankesepakatan seperti yang ditentukan pada point 28 dan 29 mengikuti mekanisme yang ada di Departemen F & A.
33
. Teknisi membuat catatan atas pelaksanaan perbaikanpada formulir catatan laporan pemeliharaan. 34
. Staff GA membuat laporan dengan tembusan ke StaffLogistik. Catatan:
1 . 2 .
Staff GA dapat mengabaikan prosedur di atas dalam kondisi yang mendesak dengan tujuan menyelamatan pelayanan.
Tindakan tersebut diatas dapat dilayani dengan mendeskripsikan tempat dan waktu kejadian dalam berita acara, sehingga prosedur di atas dapat
dipertanggung jawabkan. Contoh :
Pada saat hari minggu pompa air mati sehingga memerlukan perbaikan / penggantian, maka GA dapat langsung mengambil keputusan untuk perbaikan/penggantian pompa tersebut. Kondisi seperti ini dapat dibenarkan dengan mengabaikan SOP, dengan tujuan penyelamatan pelayanan.
Departemen/Uni t Terkait 1.2.
3. 4. 5.
Departemen Pelayanan Medis Departemen Humas
Departemen Operasional Departemen HRD & GA
