BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Saat ini, jabatan sekretaris tampaknya memiliki daya tarik yang luar biasa. Ratusan calon mahasiswa berkeinginan memasuki berbagai pendidikan sekretaris, baik tingkat kursus maupun tingkat akademi. Pada umumnya, para calon mahasiswa tersebut menggambarkan jabatan sekretaris sebagai jabatan yang terhormat, bergaji tinggi, dan memiliki wewenang luas di tempatnya bekerja.
Tugas sekretaris sangat kompleks dan beragam sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Untuk memahami tugas-tugas tersebut, diperlukan pedoman praktis yang mudah dipahami dan dikerjakan.
Dalam dunia bisnis, peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Pertemuan bisnis yang diselenggarakan oleh perusahaan dalam dialog bisnis dengan para relasinya merupakan salah satu peranan sekretaris yang sangat penting.
Dalam meniti karier sampai pada jenjang yang paling atas, disamping harus cekatan dan lincah, seorang sekretaris harus memiliki ilmu pengetahuan sekretaris yang mantap. Semakin tinggi persaingan profesionalisme di lapangan bisnis modern, semakin menuntut kepribadian sekretaris yang mantap disertai rasa percaya diri yang tinggi. Selain itu, dituntut juga kemampuan berinteraksi yang efektif dan berkomunikasi dengan baik.
Oleh karena itu, setiap sekretaris perlu menyadari dan memahami bahwa ia bertanggung jawab atas perkembangan pribadinya. Proses pengembangan pribadi ini meliputi proses penemuan diri, perwujudan diri, dan pengembangan perilaku agar mampu berperan serta secara aktif dalam masyarakat.
Seorang sekretaris sangat diperlukan oleh pimpinan dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang sekretaris bekerja tiap hari tanpa memerlukan perintah, perhatian, ataupun pengawasan khusus.
Tugas-tugas khusus meliputi membuka surat, menerima tamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun, dan membuat jadwal pimpinan. Tugas-tugas sekretaris diantaranya:
1) Tugas khusus, yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan agar diselesaikan secara khusus dengan disertai pendapat, pertimbangan, dan pengalamannya. Tugas khusus tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. 2) Tugas istimewa, yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. 3) Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat
pesan lewat telepon, menerima tamu, mencatat janji-janji untuk pimpinan, dan menyusun acara kerja pimpinan.
4) Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank dan menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari.
5) Tugas sosial, yaitu tugas yang berhubungan dengan kegiatan sosial. 6) Tugas business meeting, yaitu tugas seorang sekretaris dalam
mengorganisasikan suatu pertemuan.
Di dalam melaksanakan roda perusahaan seorang pimpinan melakukan banyak komunikasi baik itu melalui telepon, surat-menyurat, rapat, perjalanan dinas, dan lain-lain. Hal itulah yang membuat sekretaris banyak terlibat dalam tugas-tugas telepon dan korespondensi. Bahwa dalam menjalankan kepemimpinannya, seseorang direktur harus banyak berhubungan dengan kertas-kertas kerja yang membuat seseorang sekretaris wajib memiliki pemahaman atas pengeloaan dokumen kantor dan arsip.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas dapat dirumuskan masalah adalah bagaimana seorang sekretaris mampu untuk menangani segala macam tugas sekretaris atau job deskriptionnya? dan apakah tugas yang dikerjakan oleh sekretaris dapat mempengaruhi kinerja pimpinan?
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui kinerja sekretaris dalam melaksanakan tugas sehingga apa yang dikerjakan oleh sekretaris berpengaruh pada keefektifitasan pimpinan.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian merupakan dampak dari tercapainya tujuan. Kalau tujuan penelitian dapat tercapai, dan rumusan masalah dapat terjawab secara akurat. Manfaat dari dilakukannya penelitian ini adalah:
1. Membantu peneliti untuk mengetahui pengaruh dari pekerjaan sekretaris terhadap pimpinan maupun perusahaan.
2. Mengetahui pekerjaan-pekerjaan apakah sajakah yang paling menyita waktu sekretaris dan resiko menjalani profesi sekretaris.
1.5. Hipotesa Penelitian
Menurut (Sugiyono, 70, 2003) hipotesis adalah jawaban sementara terhadap rumusan masalah penelitian. Berdasarkan rumusan masalah yang telah diuraikan sebelumnya maka hipotesis penelitian yang diajukan adalah sebagai berikut :
1. H1 : Ada pengaruh yang signifikan antara Pelaksanaan Tugas Sekretaris Terhadap Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).
2. H0 : Tidak Ada pengaruh yang signifikan antara Pelaksanaan Tugas Sekretaris Terhadap Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).
1.6. Metode Penelitian
Metode penelitian disini dimaksudkan sebagai cara untuk melakukan penelitian dalam rangka memperoleh data dan informasi yang relevan untuk dijadikan dasar pengambilan keputusan. Metode yang digunakan dalam penelitian di sini adalah :
1.6.1. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan oleh adalah penelitian regresi linear yaitu penelitian yang meneliti tentang hubungan antara 2 variabel yang diteliti. Analisis linear pada dasarnya bertujuan untuk mengetahui seberapa besar
hubungan yang ada diantara dua variabel atau lebih, jika memang diantara variabel tersebut terdapat hubungan yang signifikan (Sigit Santoso, 349, 2005).
1.6.2. Populasi dan Sampel
Populasi adalah objek atau subjek yang mempunyai kuantitas dan karakteristik tertentu yang diterapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian ditarik kesimpulan. Sedangkan sampel adalah sebagian dari jumlah dan karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut.
Dibandingkan dengan metode yang lain, pengumpulan data dengan cara sampling membutuhkan dana yang jauh lebih sedikit, waktu yang lebih cepat, dan dapat menghasilkan cakupan data yang lebih luas serta terperinci. Hal ini berarti teknik pengambilan sampel penelitian yang gunakan adalah representasi dari jumlah karyawan pada PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).
1.6.3. Sumber Data
Sumber data yang digunakan untuk keperluan penelitian karyawan pada unit Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura 1 (PERSERO) antara lain:
1. Data primer merupakan data yang diperoleh peneliti untuk tujuan khusus dalam menjawab masalah penelitian.
2. Data Sekunder adalah berupa data mengenai Standard Operation Procedure Karyawan, Struktur Organisasi, tabel-tabel, buku acuan, dan lain-lain. 3. elakukan survey ke PT Angkasa Pura 1 (PERSERO).
1.6.4. Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang akan digunakan dalam an penelitian ini antara lain:
1. Penelitian Kepustakaan
Melakukan penelitian dan mempelajari berbagai bentuk bahan-bahan tertulis yang berupa buku-buku serta media lainnya yang berkaitan dengan pembahasan dan konsep yang ada kaitannya dengan motivasi dan kinerja peneliti.
2. Penelitian Lapangan a. Wawancara
Yaitu teknik pengumpulan data yang digunakan untuk memperkuat fakta atau meningkatkan kepercayaan atas data yang telah didapatkan. b. Dokumentasi
Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mencatat, memfotocopy atau menyalin dokumen-dokumen dalam perusahaan yang ada kaitannya dengan permasalahan yang diteliti.
c. Observasi
Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati langsung terhadap aktivitas yang diteliti.
d. Kuesioner
Kuesioner yang dibagikan secara langsung oleh kepada karyawan/populasi.
Adapun instrumen yang digunakan adalah daftar pertanyaan dengan menggunakan skala ordinal (ordinal scale) dengan 5 kategori untuk masing-masing pertanyaan dimana dapat diuraikan sebagai berikut:
Untuk pertanyaan variabel independen dalam hal ini Pelaksanaan Tugas Sekretaris, jawabannya adalah:
Tabel 1.1.
Skor jawaban untuk Variabel Pelaksanaan Tugas Sekretaris
Keterangan Skor
Sangat tidak baik 1
Tidak baik 2
Cukup 3
Baik 4
Sangat baik 5
Sedangkan uraian nomor item dari daftar pertanyaan pelaksanaan tugas sekretari dan kinerja pimpinan adalah sebagai berikut:
Tabel 1.2.
Uraian Nomor item pertanyaan dari Daftar Pertanyaan Pelaksanaan Tugas Sekretaris dan Aktivitas Pimpinan
Variabel Nomor Item Pertanyan Jumlah
Pelaksanaan Tugas
Sekretaris (X) 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10
10
Kinerja DDTP (Y) 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20 10
Sedangkan jawaban untuk variabel dependen tentang Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura I (PERSERO) sebagai berikut:
Tabel 1.3.
Skor Jawaban untuk variabel dependen Kinerja Deputi Direktur Teknik Perencanaan dan Spesifikasi Teknis PT Angkasa Pura I (PERSERO)
Keterangan Skor
Sangat tidak baik 1
Tidak baik 2
Cukup 3
Baik 4
Sangat baik 5
Sebagai pedoman interprestasi untuk melihat kuat atau lemahnya hubungan berdasarkan hasil koefisien korelasi (R) dapat ditampilkan dalam tabel 1.4.
Tabel 1.4.
Pedoman untuk Memberikan Interprestasi Koefisien Korelasi
Interval Koefisien Tingkat Hubungan
0.00 - 0.199 Sangat Rendah
0.20 - 0.399 Rendah
0.40 - 0.599 Sedang
0.60 - 0.799 Kuat
0.80 - 1.000 Sangat Kuat
1.6.5. Teknis Analisis Data
Analisis kuantitatif dengan mengolah data dari hasil yang telah dinyatakan dalam satuan angka untuk dianalisis dengan perhitungan statistik terhadap variabel obyek yang diteliti, antara lain menghitung persamaan regresi linear.
Adapun analisis regresi linear seperti di bawah ini:
1. Analisis Kuantitatif
Analisis kuantitatif dengan mengolah data dari hasil yang telah dinyatakan dalam satuan angka untuk dianalisis dengan perhitungan statistik terhadap variabel obyek yang diteliti, antara lain menghitung persamaan regresi linear, adapun analisis regresi linear bentuk persamaan umumnya adalah sebagai berikut:
dimana:
Y = Kinerja DDTP
a = Konstanta
b = Koefisien Regresi
X = Pelaksanaan Tugas Sekretaris
Pengujian hipotesis dengan menggunakan bentuk sebagai berikut:
Uji t dilakukan untuk melihat pengaruh dan untuk mengetahui apakah koefisien model regresi yang diperoleh dari hasil analisis mempunyai nilai yang signifikan. Koefisien regresi yang signifikan akan digunakan untuk menyusun persamaan regresi.
2. Alat Bantu Olah Data Regresi
Untuk memudahkan pengolah data dari rumus-rumus yang ada tersebut di atas maka digunakan alat bantu olah data menggunakan perangkat lunak aplikasi statistikdari SPSS 17yang paling familiar digunakan oleh .
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sekretaris
Menurut (John Robert Powers, 1, 2007) Arti sekretaris secara umum berasal dari kata “secret” yang berasal dari bahasa Latin “secretum”, yaitu rahasia. Sesuai dengan arti asalnya tersebut, maka sekretaris diartikan sebagai seseorang yang bisa dipercaya, seseorang yang dapat ‘menyimpan rahasia’ atau sebagai pegawai yang menangani hal-hal yang bersifat rahasia (confidential employee).
Beberapa definisi tentang sekretaris dan beberapa pendapat tentang pengertian sekretaris dari para ahli.
1. H.W. Fowler dan F.G. Fowler, “Secretary:
1. Person employed by another to assist him in correspondence, literary work, getting information and other confidential matters.
2. Official appointed by society or company or corporation, and deal in the first instance with business.
3. Minister in charge of Goverment Office Secretary of State of State-United State of America and Vatican.”
(Sekretaris:
1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu pekerjaan korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan masalah-masalah rahasia lainnya.
2. Pegawai yang ditunjuk masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat terutama yang berurusan dengan perusahaannya.
3. Menteri yang mengepalai Kantor Pemerintahan-Menteri di Amerika Serikat dan Vatikan)
2. Louis C. Nanassydan Willian Seldem,
“Secretary: an office employee who has responsible position than a stenographer and whose duties usually include taking and transcribing
dictation; dealing with the public by answering the telephone, meeting callers, and making appointments; and maintening or filling records, letters, etc. A secretary frequently acts as an administrative assistants or junor secretary.”
(Sekretaris: Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte; berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian; dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.)
3. Webster’s New Words Dictionary:
“Secretary:
1. A person employed to keep record, take care of correspondence and other writing task, etc., for an organization or individual.
2. A general official in ober all charge of such work. 3. An offcial in charge of department government.
4. A writing desk, especially one topped with a small bookcase.”
(Sekretaris:
1. Seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas lainnya, dan sebagainya, untuk organisasi atau perseorangan. 2. Pegawai umum yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan.
3. Seorang pegawai yang mengepalai suatu departemen. 4. Meja tulis, yang di atasnya terdapat rak buku kecil.)
Berdasarkan pengertian para ahli di atas, kita bisa menyebutkan bahwa sekretaris adalah seseorang yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam membantu memperlancar pekerjaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial pimpinan atau kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan.
Sekretaris masa kini dituntut tidak hanya piawai di bidang administrasi perkantoran, namun harus mampu memahami bidang-bidang yang lain mulai
kehumasan hingga marketing perusahaan. Layaknya seorang sutradara baik bagi atasan maupun perusahaan maka peran inilah yang harus dikuasai oleh seorang sekretaris.
Sutradara sebagai orang di belakang layar biasanya tidak tampak berarti namun kesuksesan seorang aktor atau keharmonisan keserasian skenario membuat orang luar mengetahui hasil kerja sang sutradara.
Kita telah memahami bahwa abad 21 ini semua arus akan mengalir dengan deras tanpa dapat dibatasi. Baik itu berupa arus informasi, arus sumber daya manusia, arus teknologi serta arus budaya dari negara-negara di luar Indonesia. Mengingat kecendrungan setiap perusahaan mengharapkan hasil yang optimal, maka tuntutan terhadap kinerja sumber daya yang ada juga harus optimal dan profesional.
Sekretaris sebagai sutradara, mengandung pengertian : 1. Ke dalam :
a. Menguasai filosofi perusahaan sehingga paham akan semua karakter personil yang terlibat di dalamnya.
b. Dapat menciptakan keserasian atau keharmonisan hubungan antar sesama personil melalui pembuatan laporan-laporan/report yang disajikan menarik dan transparan (memiliki pola pikir yang positif terhadap masing-masing individu). Sehingga atasan selaku pemain utama dapat memahami dengan jelas apa dan bagaimana langkah-langkah yang harus dilakukan.
2. Ke luar :
a. Semua peran dari pemain-pemainnya harus tampak apik. Seorang sekretaris harus mampu mengatur kapan, dimana, bagaimana, dan apa yang harus dilakukan atasan selaku pemain utama untuk menjadikan perusahan berhasil (memiliki perencanaan kerja dan memahami manajemen waktu).
Fungsi sekretaris dalam organisasi bisa dilihat dari tiga aspek, yaitu berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris, kedudukan sekretaris dalam organisasi, dan hubungan sekretaris dengan pimpinan.
1. Fungsi Primer
Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayan jasa administratif yang menunjang kegiatan operasional organisasi/perusahaan/unit organisasi melalui keterampilan, meliputi pengetikan, penanganan telepon, penanganan agenda, penggandaan, dan lain-lain.
Contoh tugas: Sekretaris mengetikkan laporan yang dibuat oleh atasan, menerima telepon, memproses surat masuk, menyimpan atau mengambil kembali arsip yang dibutuhkan atasan, dan mengatur agenda kerja atasan.
2. Fungsi Sekunder
Fungsi Sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan, perbankan, statistik dan keuangan, hubungan antar manusia, komunikasi, teknik persiapan rapat, dan lain-lain.
Contoh tugas: Sekretaris memberikan informasi tentang produk yang dihasilkan kepada seseorang yang membutuhkan informasi tersebut melalui telepon, membantu atasan untuk mengurus hal-hal tertentu yang berkaitan dengan bank, melakukan penyempurnaan format laporan petty cash yang dibuat setiap bulan agar lebih mudah dikaji, membina hubungan baik dengan rekan sepekerjaan, berkomunikasi secara luwes dengan relasi perusahaan sehingga tercermin citra positif perusahaan tempat ia bekerja, dan membuat persiapan rapat dengan baik dan cermat.
2.2. Efisiensi, Efektivitas, dan Produktivitas Kerja Sekretaris
2.2.1. Efisiensi Kerja SekretarisMenurut (Durotul Yatimah, 81, 2009) Sekretaris sebagai tangan kanan pimpinan dalam membantu kegiatan penyelenggaraan administrasi sehari-hari, harus mampu bekerja secara efektif dan efisien. Efisiensi mengandung arti bahwa dalam bekerja, seorang sekretaris harus memenuhi
persyaratan nilai guna, ketepatan waktu, ekonomis dalam tenaga dan biaya, serta praktis dan memuaskan semua pihak yang dibantunya.
Berikut ini beberapa hal yang harus diperhatikan sekretaris dalam bekerja untuk mendukung efisiensi kerja, antara lain:
1. Penggunaan alat-alat kantor, yang ditempatkan dengan tepat dan rapi di atas meja sehingga mudah dijangkau.
2. Penataan ruang kerja, mesin-mesin kantor dengan kesesuaian ruang gerak, frekuensi, dan jangkauan, serta menjaga kebersihan ruang kerjanya.
3. Penggunaan agenda kerja harian, yang dibuat sebagai alat bantu pengingat dan penentu prioritas kerja.
Selain hal-hal di atas, ada beberapa faktor penunjang yang akan mendorong sekretaris bekerja secara efisien, antara lain:
1. Bekerja secara penuh.
2. Setia kepada pimpinan dan perusahaan. 3. Itikad baik dan kemauan bekerja.
4. Tanggung jawab yang penuh dari sekretaris untuk melaksanakan tugas. 5. Saling percaya antar sesama pegawai.
6. Jujur dalam bekerja.
7. Mengakui bahwa atasannya (bosnya) adalah pimpinan yang harus dipatuhinya.
2.2.2. Efektivitas Kerja Sekretaris
Efektif berarti bahwa suatu pekerjaan yang dilakukan itu mempunyai nilai baik. Dalam hal ini, efektivitas kerja sekretaris mengandung arti bahwa setiap pekerjaan yang dilakukan oleh seorang sekretaris harus menunjukkan hasil kerja yang maksimal.
Untuk menghasilkan kinerja yang maksimal tersebut, berikut beberapa hal yang harus menjadi perhatian bagi seorang sekretaris, adalah :
1. Menghilangkan kegiatan yang tidak perlu, misalnya menerima telepon berlama-lama dengan teman.
2. Memanfaatkan dan mengendalikan waktu. Misalnya: jika tak ada instruksi, lakukan prioritas-prioritas untuk tugas rutin.
3. Membuat prioritas kerja sesuai dengan batas waktu yang sudah ditentukan. Misalnya: membuat urutan kerja sesuai batas waktu dan standar hasil. 4. Melakukan pendelegasian. Misalnya: melaksanakan pendistribusian surat
undangan rapat ke unit-unit lain.
5. Melaksanakan penyaringan atau seleksi terhadap tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
2.2.3. Produktivitas Kerja Sekretaris
Produktivitas kerja sekretaris mengandung arti bahwa setiap pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris harus berhasil mencapai tujuan dengan cara menghasilkan daya produksi. Berikut beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menghasilkan produktivitas kerja bagi sekretaris.
1. Adakah hubungan dengan tugas lain?
2. Apakah penundaan kerja akan merugikan biaya perusahaan? 3. Jika pekerjaan tertunda, apakah ada yang gawat?
4. Adakah pekerjaan lain yang sama pentingnya (jika ada, pilih yang paling mudah dan cepat)?
2.3. Peranan Sekretaris
(Hartiti Hendarto, 5, 2006) Sekretaris dibutuhkan oleh setiap organisasi untuk membantu dalam bidang organisasi dan kedinasan, atau dengan kata lain, melaksanakan fungsi perkantoran pimpinan agar pimpinan bisa berkonsentrasi dan melaksanakan tugas-tugas manajerial dengan baik. Manajer yang sibuk membutuhkan banyak kaki tangan dalam meringankan pelaksanaan tugasnya dan sekretaris merupakan posisi yang paling dekat dan sering kali menjadi orang pertama yang mengetahui rencana kebijakan yang dibuat pimpinan.
Dengan peranannya ini sering kali pekerjaan sekretaris menjadi serabutan. Ia mengerjakan apa saja yang diminta oleh pimpinan, dari hal-hal yang memang berhubungan perusahaan tempat ia bekerja, jabatan-jabatan lain yang mungkin dipegang oleh pimpinan di luar perusahaan sampai hal-hal yang bersifat pribadi/keluarga. Kelihatannya pekerjaan tersebut hanya kecil-kecil saja, tetapi bila ditilik lebih jauh, hal-hal tersebut sangat besar kontribusinya bagi kelancaran perusahaan karena dengan melakukan hal-hal tersebut,
pimpinan terbebas dari segala hal-ihwal pekerjaan administratif dan mampu berkonsentrasi pada tugas-tugasnya.
Dalam menyelesaikan persoalan-persoalan penting, biasanya disertai juga dengan penyelesaian hal-hal kecil seperti surat menyurat, mempersiapkan pertemuan, menelepon, dan lain-lain. Hal-hal yang sepele inilah yang justru menghambat tugas-tugas kepemimpinan pimpinan dan disinilah sekretaris berperan. Sekretaris mutlak diperlukan supaya pimpinan terbebas dari tugas-tugas yang menyangkut urusan informasi, penyimpanan arsip, dan korespondensi supaya konsentrasi pimpinan tidak kacau balau. Data dan informasi disaring dan diolah oleh sekretaris agar pimpinan sungguh-sungguh mendapatkan data yang akurat dan valid.
Bila dirangkum, akan terlihat bahwa sekretaris memainkan peranan-peranan seperti di bawah ini:
1. Penjaga/Beranda Perusahaan
Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa yang bisa dan tidak bisa bertemu dengan pimpinan, kapan waktunya supaya diatur jadwalnya dan tidak saling bertabrakan.
2. Filter dan Pengelola Informasi
Surat yang masuk dicatat, diatur, dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan mencari informasi-informasi yang diperlukan pimpinan. Boleh dikatakan bahwa sekretaris adalah orang yang paling tahu berbagai hal yang strategis dari sebuah perusahan.
3. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan
Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas-tugas sehari-hari bahkan untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.
4. Secret Keeper/Pemegang Rahasia
Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia memiliki informasi yang tidak boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.
5. Penasihat untuk dimintakan berbagai pendapat. 6. Penghubung atau Humas
Sekretaris berdiri di antara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun menjadi penyampai informasi dari luar.
7. Perawat/Pelindung
Walaupun bersifat pribadi, sekretaris harus memperhatikan keselamatan dan kesehatan pimpinan termasuk di dalamnya menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak menjadi cepat lelah.
2.4.
Jenis Jabatan Sekretaris
Menurut (Durotul Yatimah, 35, 2009) Dalam praktiknya, terdapat dua macam sekretaris, yaitu:
1. Sekretaris organisasi (executive secretary) 2. Sekretaris pribadi (private secretary)
Kedua macam sekretaris tersebut dibedakan berdasarkan luas ruang lingkup tanggung jawabnya, yaitu:
1. Sekretaris Organisasi (executive secretary)
Sekretaris organisasi adalah seorang yang memimpin suatu sekretariat dari suatu perusahaan atau sekretariat dari suatu instansi pemerintah tertentu, dengan fungsi utama yaitu mengoordinasikan seluruh pelayanan administrasi yang menunjang kegiatan operasional perusahaan. Seorang sekretaris organisasi, di samping bekerja atas instruksi, kadang-kadang juga bertuga dan mempunyai kedudukan sebagai pemimpin pelaksana yang memiliki wewenang untuk ikut membuat keputusan, pengarahan, melakukan koordinasi atas pelayanan admnistrasi, mengadakan pengawasan, serta melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja. Dengan demikian, sekretaris organisasi harus memahami tujuan organisasi, prinsip-prinsip, dan asas-asas manajemen atau organisasi dengan baik.
Sebutan lain dari sekretaris organisasi adalah sekretaris perusahaan, kepala sekretariat, corporate secretary, atau administrator manager. Contoh sekretaris organisasi, di antaranya sekretaris jenderal, sekretaris wilayah daerah, dan sekretaris perusahaan.
Berdasarkan uraian tersebut, sekretaris organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
a. Memimpin suatu unit kerja (sekretariat)/pimpinan sekretariat instansi/perusahaan.
b. Memiliki wewenang untuk ikut membuat kebijakan (policy).
c. Bertugas membantu melakukan fungsi manajemen (POAC), yaitu ikut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, membuat pengarahan, koordinator pelayanan administrasi, serta melakukan pengawasan dan penyempurnaan organisasi.
d. Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan puncak.
2. Sekretaris Pribadi (private secretary) dan sekretaris pimpinan
Sekretaris pribadi tidak berstatus sebagai manajer, walaupun dia harus menjalankan manajemen terhadap bawahannya. Dia merupakan pembantu pimpinan dengan tugas utama melaksanakan tugas-tugas dari pimpinan yang bersifat pribadi.
Ciri-ciri sekretaris pribadi, di antaranya:
a. Seorang pelaksana, bukan seseorang pimpinan.
b. Tidak memiliki wewenang menentukan kebijakan (policy).
c. Tugasnya terbatas pada penyelenggaraan administrasi dan kegiatan perkantoran.
d. Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan tertentu.
Sekretaris pribadi dalam pengertian ini bukan pegawai staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji oleh perseorangan. Contohnya sekretaris pribadi artis dan sekretaris pribadi presiden.
Adapun sekretaris pimpinan merupakan seorang pembantu pimpinan tertentu, dengan fungsi utama melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas perkantoran untuk kelancaran kegiatan manajerial pimpinan. Sekretaris pimpinan dalam pengertian ini diangkat dan digaji oleh organisasi yang bersangkutan.
Perbedaan prinsipil antara sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi adalah sekretaris organisasi, di samping bekerja atas perintah pimpinan,
memiliki pulawewenang untuk turut membuat rencana organisasi, membuat keputusan, melakukan pengarahan, melakukan pengoordinasian, menjalankan kontrol, dan melakukan penyempurnaan organisasi dan tata kerja, serta bekerja terutama untuk kepentingan organisasi membantu melakukan fungsi manajemen tertinggi yang meliputi perencanaan, pembuatan keputusan, pengarahan, pengoordinasian, pengontrolan, dan penyempurnaan. Adapun sekretaris pribadi pimpinan, hanya melaksanakan atas perintah pimpinan dan melakukan tugas yang sifatnya pribadi untuk kepentingan pimpinan. Dengan kata lain, sekretaris pribadi pimpinan tidak melakukan fungsi manajemen tertinggi. Di samping itu, tugas sekretaris pribadi pimpinan hanya melaksanakan kegiatan administrasi dan tugas perkantoran untuk kelancaran kegiatan manajerial pimpinan.
Dengan demikian, jelas bahwa wewenang sekretaris organisasi lebih luas daripada wewenang sekretaris pribadi dan sekretaris pimpinan.
Jenis jabatan sekretaris, selain dibedakan menurut luas ruang lingkup tanggung jawab dan tugasnya, juga dapat dibedakan berdasarkan:
1. Kemampuan dan Pengalaman Kerja
Dilihat dari kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris dibedakan menjadi dua :
a. Sekretaris Junior, yaitu sekretaris yang baru memulai karirnya sebagai seorang sekretaris dan belum memiliki banyak pengalaman kerja sebagai seorang sekretaris sehingga masih harus banyak belajar dan mendapatkan bimbingan dari sekretaris yang sudah berpengalaman atau sudah lebih dahulu ada. Selain itu, keberadaan mereka dalam bekerja pun tidak bisa dilepas secara mandiri, tetapi harus mendapatkan pengawasan dan perhatian secara seksama. Dengan kata lain, sekretaris junior biasanya dipersiapkan sebagai regenerasi jabatan sekretaris dalam organisasi.
b. Sekretaris Senior, yaitu sekretaris yang sudah memiliki kemampuan kerja dan memiliki banyak pengalaman kerja sebagai seorang sekretaris. dalam bekerja, ia tidak lagi harus
mendapatkan perhartian dan pengawasan yang seksama seperti sekretaris junior, karena dapat bekerja secara mandiri sesuai dengan tugas yang diberikan kepadanya.
2. Spesialisasi Bidang Keahlian
Jenis sekretaris bisa dilihat berdasarkan spesialisasi bidang keahlian yang dimilikinya. Oleh karena itu, sekretaris jenis ini selain harus memiliki kemampuan dan kererampilan kerja sebagai seorang sekretaris, dia juga harus terampil dan memiliki pengetahuan khusus sesuai dengan bidang keahlian yang dimilikinya. Contohnya sekretaris bidang hukum, sekretaris bidang farmasi, dan sebagainya.
2.5.
Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris
Menurut (Durotul Yatimah, 39, 2009) tugas sekretaris pada dasarnya mencakup dua hal. Pertama, tugas-tugas yang berhubungan dengan tugas kesekretarisannya. Kedua, yang sekaligus merupakan tugas utama dari seorang sekretaris, yaitu membantu pimpinan agar pimpinan dapat bekerja secara optimal, berhasil guna, berdaya guna, dan lebih profesional. Tugas tersebut dapat berupa tugas ketatausahaan yang meringankan pekerjaan pimpinan, memberikan pelayanan pada relasi, dan mengadakan hubungan kerja sama dengan pimpinan atau relasinya.
Begitu banyaknya tugas seorang sekretaris dalam melaksanakan fungsinya sebagai pembantu pimpinan (terutama dalam bidang administratif) sehingga tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi empat kelompok besar, yaitu tugas rutin, tugas instruktif, tugas kreatif, dan tugas koordinatif.
1. Menurut wewenangnya a. Tugas rutin
Merupakan tugas-tugas umum yang hampir tiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu harus dilaksanakan sesuai aturan yang diterapkan dalam uraian tugasnya. Biasanya dilakukan secara berskala atau rutin (setiap hari/Minggu/bulan) dan umumnya tercantum dalam uraian tugas (job descriptions). Contoh tugas rutin antara lain:
2. Korespondensi
3. Menangani dan menata arsip 4. Melayani tamu kantor
5. Menangani tamu dan bertamu 6. Menelpon dan menerima telepon 7. Mengatur jadwal kerja pimpinan
8. Melakukan pengetikan (surat, laporan proposal)
b. Tugas Intruksi.
Merupakan tugas yang tidak selalu tiap hari dilaksanakan oleh sekretaris, tetapi hanya dilaksanakan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan. Jadi tugas tersebut tidak rutin setiap hari/Minggu/bulan, bahkan tidak tercantum dalam uraian tugas. Berkaitan dengan kekhususan dari tugas tersebut, untuk kelancaran pekerjaan yang dibebankan kepadanya, seorang sekretaris harus memerhatikan hal-hal berikut: konsentrasi penuh, mendengarkan dengan sungguh-sungguh, bertanya untuk hal yang kurang jelas, mencatat hal-hal yang penting, dan meningkatkan wawasan.
Contoh tugas intruksi antara lain: 1. Mempersiapkan rapat
2. Membuat notulen rapat 3. Membuat konsep surat keluar 4. Mempersiapkan perjalanan dinas 5. Pengaturan Keuangan.
c. Tugas Kreatif
Merupakan tugas atau pekerjaan yang dilaksanakan atas inisiatif sekretaris sendiri. Dengan demikian, seorang sekretaris yang berdaya guna dan berhasil guna harus penuh inisiatif dan dinamis.
Tugas tersebut dilakukan guna meringankan beban pekerjaan atau menciptakan efisiensi dan efektivitas kerja. Tugas kreatif inipun tidak terdapat dalam uraian tugas. Contoh tugas kreatif antara lain:
1. Mempelajari pengetahuan penunjang pekerjaannya.
3. Mengusahakan pengembangan kepribadian. 4. Mengubah tata ruang kantor.
5. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio visual. 6. Pengembangan diri sekretaris.
d. Tugas Koordinatif
Merupakan tugas yang diartikan sebagai penyampaian kegiatan-kegiatan secara teratur untuk mewujudkan keseluruhan waktu dan arah yang tepat dalam pelaksanaan sehingga terdapat tindakan-tindakan yang seragam dan serasi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
Tujuan tugas koordinatif seorang sekretaris adalah melakukan koordinasi dengan orang lain agar tugasnya terlaksana dengan baik dan menjaga arus komunikasi dengan orang lain guna menumbuhkan hubungan baik. Biasanya, tugas koordinatif ini diwujudkan melalui kerja sana dengan unit atau bagian yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan dilaksanakannya.
Dalam melaksanakan tugas koordinasi, sekretaris perlu memerhatikan prinsip-prinsip tertentu agar pelaksanaan tugasnya dapat berjalan dengan baik. Prinsip-prinsip tersebut di antaranya adalah koordinasi harus dimulai dari tahap permulaan, koordinasi merupakan proses yang dilakukan terus menerus sepanjang memungkinkan, koordinasi harus dilakukan melalui berbagai pertemuan secara bersama-sama dan perbedaan dalam pandangan harus dikemukakan secara terbuka dan diselidiki secara menyeluruh untuk menjaga keharmonisan situasi organisasi.
Selain memerhatikan prinsip-prinsip di atas, pelaksanaan tugas koordinasi akan berjalan efektif apabila tiap-tiap pegawai, termasuk sekretaris sendiri, memiliki tugas yang jelas dan mengetahui mengapa tugas tersebut harus dilaksanakan. Kemampuan yang harus dimiliki seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas koordinasi ini (apalagi kalau sekretaris bertugas sebagai koordinator dalam suatu tim kerja sama) adalah kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini penting mengingat setiap individu mempunyai latar belakang, kemampuan
berpikir, emosi, dan sebagainya. Oleh karena itu, perlu dipahami cara-cara berkomunikasi, keterbukaan, dan sikap yang lugas dalam menanganinya.
2. Menurut Jenis tugasnya
a. Tugas administrasi/ perkantoran
b. Tugas yang berhubungan dengan tulis-menulis, dokumentasi, dan
pengetikan, antara lain: 1) Menangani surat 2) Pengetikan laporan 3) Filing c. Tugas resepsionis
Tugas yang berhubungan dengan pekerjaan komunikasi, antara lain: 1) Menerima telepon
2) Melayani tamu
3) Menyusun jadwal perjanjian pimpinan
d. Tugas keuangan
1) Menangani keuangan pimpinan 2) Menangani petty cash
e. Tugas sosial
1) Mengatur rumah tangga kantor (perlengkapan kantor, alat tulis) 2) Mengirim ucapan selamat kepada relasi
3) Mempersiapkan resepsi
f. Tugas Insidenti
1) Mempersiapkan rapat
2) Mempersiapkan pidato, presentasi
3) Mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
Selain empat kelompok tugas sekretaris di atas, (Durotul Yatimah, 42, 2009) dalam bukunya Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran, merinci tugas-tugas sekretaris sebagai berikut:
1. Tugas Sekretaris Pribadi
a. Memelihara sistem arsip
b. Menerima tamu dan (jika perlu) menolaknya dengan halus dan sopan. c. Mengatur pertemuan dengan mengadakan hubungan dengan sejumlah eksekutif atau sekretarisnya untuk memperoleh janji bersama yang menyenangkan.
d. Menerima dan memberikan pesan lisan atau telepon dengan memahami isi pesan tersebut.
e. Menyusun jawaban rutin terhadap surat dan memorandum.
f. Mengatur perlawatan bisnis, memesan tempat, mendapatkan tiket, dan mempersiapkan rencana perjalanan.
g. Memelihara janji sehari-hari, melihat apakah janji itu dipenuhi, atau apakah tindakan yang cocok telah dilaksanakan.
h. Membuat sistim peringatan untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan dilaksanakan pada waktunya.
2. Tugas Sekretaris Perusahan
Tanggung jawab pokok seorang sekretaris perusahaan, terutama berhubungan dengan anggaran dasar, anggaran rumah tangga, peraturan-peraturan, serta pemilik saham dan direktur.
Dari sudut administrasi, tugas sekretaris perusahaan adalah:
a. Memelihara arsip dan catatan, termasuk buku notula, buku catatan saham, kontrak, persetujuan izin, persetujuan kerja, paten, lisensi, cap dagang, dan catatan yang harus dipelihara.
b. Menetapkan kebijakan penyimpanan dan penghancuran warkat.
c. Bertanggung jawab terhadap hubungan dengan masyarakat keuangan, khusunya hubungan dengan ahli analisis sekuritas (surat-surat berharga).
d. Bertanggung jawab terhadap pengembangan dan pengadministrasian kebijakan perusahaan mengenai bantuan perusahaan.
e. Bertanggung jawab dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan pemilik saham dan memelihara hubungan baik dengan pemilik saham.
f. Mengadministrasi rencana pemilihan dan pembelian saham, pensiun, rencana pembagian laba, dan asuransi.
g. Mengurus persiapan dan distribusi laporan tahunan dan laporan lainnya kepada pemilik saham.
h. Bertindak sebagai konsultan umum dan kepala departemen hukum.
2.6.
Syarat-syarat Menjadi Sekretaris
Tidak semua orang yang melakukan profesi ini akan sukses. Seperti halnya tidak semua orang mau dan bisa menjadi sekretaris, banyak faktor yang menentukan kesuksesan seseorang sebagai sekretaris. Adapun syarat dasar yang harus dimiliki seorang sekretaris menurut (John Robert Powers, 3, 2007) adalah:
1. Mempunyai pengetahuan umum yang luas.
2. Memahami seluk beluk organisasi, misi, fungsi, dan tugas-tugas lain. 3. Mempunyai ilmu pengetahuan yang berhubungan dengan bidangnya. 4. Memiliki pengetahuan tentang kearsipan (filing).
5. Mempunyai pengetahuan yang baik tentang bahasa Indonesia dan bahasa asing, minimal bahasa Inggris.
6. Mampu menyusun laporan/notulen. 7. Mampu berkorespondensi.
8. Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa asing dengan baik. 9. Memiliki kepribadian yang menarik dan baik.
10. Loyalitas dan dedikasi yang tinggi.
11. Ketekunan, ketelitian, kerapihan, kejelian, kejujuran, keterbukaan, kesabaran, dan keramah-tamahan, efisien serta bertanggung jawab. 12. Mampu berkomunikasi dengan baik.
Selain syarat dasar tersebut, ada pula yang berpendapat bahwa syarat utama sekretaris adalah sebagai berikut:
1. Memiliki Integritas
Sekretaris merupakan orang kepercayaan pimpinan dalam organisasi, yang diharapkan dapat membantu memperlancar pekerjaan pimpinan yang begitu luas dan banyak. Kepercayaan yang diberikan oleh pimpinan tersebut harus dimaknai sebagai bentuk penghargaan dan pengakuan dari pimpinan atas kemampuan yang dimilikinya. Oleh karena itu, sekretaris harus mampu secara sinergis bekerja sesuai dengan keinginan dan harapan
pimpinan dalam mencapai tujuan organisasi. Sebagai orang kepercayaan pimpinan, sekretaris harus bekerja dengan jujur, tidak dapat dihasut, disuap, atau dibujuk untuk mengkhianati pimpinannya.
2. Dapat Menyimpan Rahasia
Sekretaris adalah pegawai yang berhubungan dengan pekerjaan yang bersifat rahasia (compidential employee), baik menyangkut rahasia perusahaan, pekerjaannya maupun rahasia pribadi pimpinannya. Sebagai tangan kanan pimpinan, ia dituntut untuk tidak memiliki sifat sok tahu, suka mengobrol, atau sembrono dengan hal-hal yang bersifat rahasia.
3. Tekun dan Setia Pada Tugasnya
Ruang lingkup tugas seorang pemimpin sangat luas sehingga keberadaan sekretaris diharapkan dapat membantu memperlancar tugas-tugas tersebut. Ketekunan dan kesetiaan, baik terhadap pimpinan khususnya maupun perusahaan umumnya, bisa dicerminkan dari rasa memiliki sehingga ia berpendapat bahwa menjaga nama baik pimpinan atau perusahaan sama pentingnya dengan menjaga nama baik dirinya.
4. Memiliki Kemampuan Sebagai Publik Internal
Salah satu seorang pemimpin adalah mengorganisasikan bawahannya sehingga seorang sekretaris harus terlibat dengan urusan yang berhubungan dengan bawahan. Sekretaris harus memiliki kemampuan berkomunikasi dan berhubungan antar sesama dengan baik karena sesekali ia akan menggantikan peran pemimpin apabila berhalangan atau menugaskannya untuk segera menyelesaikan persoalan-persoalan yang berhubungan dengan bawahan.
Adapula yang berpendapat bahwa secara umum, syarat untuk menjadi seorang sekretaris diantaranya sebagai berikut:
1. Syarat Pengetahuan
Syarat pengetahuan yang dimaksud adalah pengetahuan yang berhubungan dengan profesi sekretaris. Syarat ini dimaksudkan agar seorang sekretaris tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya. Syarat pengetahuan dewasa ini masih diukur oleh pendidikan dengan menunjukkan bukti ijazah. Bagaimanapun kemampuan seseorang dalam
mengerjakan suatu pekerjaan, ia tidak mendapat tempat di dunia kerja kalau tidak dapat menunjukkan selembar ijazah.
2. Syarat Keterampilan
Syarat keterampilan, yaitu keterampilan dalam melaksanakan tugas dan perkerjaan seorang sekretaris. Syarat ini menuntut sekretaris untuk melakukan pekerjaan dengan cermat, teliti, dan berhasil. Setidaknya, ada tujuh keterampilan yang dapat mendukung pekerjaan sekretaris sehingga berhasil dengan cermat dan teliti, di antaranya sebagai berikut:
a. Kemampuan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing
Salah satu tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam menjaga hubungan dengan perusahaan lain atau relasi dan antarsesama karyawan dalam perusahaan. Apalagi di era globalisasi sekarang ini, kemampuan berbahasa asing akan sangat menentukan efektivitas komunikasi yang dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi.
b. Penguasaan Teknologi
Seorang sekretaris harus menguasai teknologi yang sesuai dengan bidang usaha yang dibutuhkan oleh organisasi dalam upaya pengembangan usahanya. Syarat ini penting mengingat sekretaris adalah tangan kanan pimpinan, yang dalam berbagai kondisi harus selalu siap untuk membantu dan mendukung menyelesaikan pekerjaan pimpinan. Karena itu, sekretaris harus dapat mengimbangi kemampuan yang dimiliki pimpinannya.
c. Keterampilan Mengelola Sumber Daya Manusia (SDM)
Kompetensi pengelolaan SDM sangat membantu proses kerja sama antar karyawan. Tugas pengelolaan SDM tidak hanya milik bagian personalia (HRD), tetapi mutlak untuk setiap pemimpin, termasuk sekretaris. Ia harus dapat membantu pimpinannya dalam mengorganisasikan bawahannya sehingga jika pimpinannya tidak dapat atau berhalangan mengurusi masalah-masalah yang berhubungan dengan bawahan, sekretaris dapat menggantikannya.
Tugas utama seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam bidang pekerjaan yang bersifat administratif. Penguasaan komputer sangat membantu sekretaris dalam meningkatkan kecepatan dan akurasi hasil kerjanya sehingga pimpinan akan terbantu dalam menyelesaikan tugas-tugasnya secara optimal.
e. Teknik mengajar
Keterampilan ini harus dimiliki oleh seorang sekretaris, mengingat keberadaannya sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk membantu menjalankan program pengajaran yang direncanakan dalam mengantisipasi dan menyikapi tuntutan perubahan bagi perusahaan atau karyawan. Sekretaris harus tanggap merespons program-program baru yang direncanakan oleh pimpinannya, bahkan dia harus mampu mentransfernya kepada bawahan agar mereka memahami dan segera melaksanakannya dalam bentuk pekerjaan seperti yang diharapkan oleh pimpinannya.
f. Pengelolaan Keuangan
Keterampilan sekretaris dalam mengelola masalah keuangan berkaitan dengan kebutuhan perusahaan dalam perencanaan keuangan untuk meningkatkan efisiensi dan performance perusahaan. Pekerjaan yang dilakukan oleh sekretaris, terutama berhubungan dengan masalah keuangan yang akan digunakan untuk tugas operasional pimpinan dan tuganya sendiri, harus mengarah pada peningkatan efisiensi dan performance perusahaan. Dalam hal ini, sekretaris harus mampu merencanakan dan membuat skala prioritas terhadap pengeluaran anggaran yang akan dikeluarkannya. Jika perlu, anggaran yang sudah direncanakan untuk pos tertentu, tidak perlu dikeluarkan apabila penggunaan anggaran sebelumnya belum digunakan secara optimal.
g. Kemampuan Memecahkan Masalah
Setiap karyawan termasuk pimpinan dan sekretaris tentu akan berhadapan dengan permasalahan yang kompleksitasnya beragam. Pimpinan perusahaan akan berhadapan dengan masalah yang berhubungan dengan tugas kepemimpinannya. Sekretaris juga akan
berhadapan dengan masalah yang berhubungan dengan tugas kesekretarisannya. Sekretaris harus memiliki kemampuan dalam menyelesaikan masalah mengingat ruang lingkup tugasnya yang luas dan kompleks. Sekretaris tidak saja harus menyelesaikan persoalan kerjanya sendiri, tetapi harus membantu mencarikan solusi terhadap persoalan kerja pimpinannya. Pimpinan perusahaan tentu akan sangat berat jika sekretaris tidak mampu menyelesaikan masalahnya sendiri sehingga setiap masalah dari bawah harus diteruskan ke atas. Padahal, dari pimpinan perusahaan diharapkan muncul kebijakan dan keputusan strategis yang lebih menjangkau masa depan perusahaan. Oleh karena itu, kemampuan sekretaris dalam mengidentifikasi masalah, mencari akar permasalahan, dan menemukan solusinya akan sangat membantu pimpinan perusahaan untuk mengambil keputusan yang efektif.
3. Syarat Kepribadian
Kepribadian dapat diartikan pula sebagai pola menyeluruh semua kemampuan, perbuatan, dan kebiasaan seseorang, baik dari segi jasmani, mental, rohani maupun emosi, yang ditata dalam cara yang khas dengan mendapatkan pengaruh dari luar. Pola tersebut terwujud dalam tingkah laku usaha seseorang dalam merealisasikan diri sebagai manusia seutuhnya. Kepribadian sekretaris berarti seluruh perbuatan menyangkut kemampuan dan kebiasaan yang tercemin pada tingkah laku seorang sekretaris selama dia bekerja. Setiap orang mempunyai kepribadian dan satu sama lainnya memiliki kepribadian yang berbeda.
2.7.
Kepribadian Sekretaris
Kepribadian meliputi berbagai unsur, baik jasmani maupun rohani, yang tercermin dalam tingkah laku. Kepribadian sekretaris berarti seluruh perbuatan yang menyangkut kemampuan maupun kebiasaan yang tercermin pada tingkah laku seorang sekretaris selama dia bekerja
Kepribadian sekretaris seyogjanya memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:
Loyalitas merupakan perasaan yang berwujud kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaanya sehingga merasa memiliki, menjaga nama baik organisasi, dan jika perlu membela nama instansi atau organisasi
2. Ketekukan dan kerajinan
Seorang sekretaris harus tekun dan rajin dalam melaksanakan pekerjaanya karena biasanya pekerjaan kantor terbengkalai. Bila tidak tekun atau tidak rajin, penyelesaian tugas berikutnya akan terhambat akibatnya, dapat menimbulkan keruguan bagi organisasi.
3. Kesabaran
Tugas sekretaris banyak berhubungan dengan pelayanan terhadap pekerjaan operasional yang selalu membutuhkan bantuan informasi dan administrasi lainnya maka ia harus memiliki sifat sabar. Sifat sabar yang dimaksud mengandung arti ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan.
4. Kerapian
Setiap pekerjaan menuntut kerapian karena pekerjaan yang rapi menunjukkan bahwa pekerjaan tersebut ditata dengan baik. Selain kerapian dalam pekerjaan, kerapian penampilan sekretaris juga penting. Misalnya, dalam menggunakan pakaian, menata rambut, memakai make up, cara duduk, cara berjalan dan sebagainya.
5. Dapat menyimpan rahasia
Fungsi sekretaris, selain membantu pimpinan adalah menyimpan rahasia. Sebagai tangan kanan pimpinan, ia dituntut untuk menyimpan rahasia karena kalau terjadi kebocoran dapat menimbulkan kerugian bagi organisasi. Lebih-lebih kalau kebocoran itu sampai berada di tangan perusahaan atau organisasi yang menjadi saingan.
Adapula yang berpendapat bahwa kepribadian sekretaris tercemin pada hal-hal berikut:
1. Kebiasaan dan Tingkah Laku
Sikap sekretaris dalam menghadapi masalah-masalah di tempat kerja, tercermin dalam sikap yang konkret, misalnya teliti, memiliki kemampuan
berinisiatif, dan menyesuaikan diri atau bersosialisasi dalam arti yang positif.
2. Kemampuan Dalam Berbicara
Kemampuan dalam berbicara meliputi intonasi suara, ekspresi, dan perbendaharaan kata. Maksudnya, sekretaris harus memiliki kemampuan dalam hal mengemukakan ide kepada pihak lain dengan jelas. Keterampilan verbal dalam berbicara secara lisan merupakan kemampuan mengekpresikan bahan pembicaraan dalam kata-kata. Tidak ada aturan yang mengikat atau standarisasi penggunaanya, baik menyangkut panjang kata maupun rincian uraian yang akan disampaikan. Semua itu bergantung pada unsur tingkat pengalaman, panjang pembicaraan, materi pembicaraan (teknis, angka, atau narasi), dan waktu yang tersedia.
(Durotul Yatimah, 63, 2009) berpendapat bahwa kepribadian yang cocok untuk sekretaris adalah sebagai berikut:
1. Bersifat simpatik, menyenangkan bagi orang lain, tidak egois, bersifat terbuka, dan tenang.
2. Bersikap dewasa dalam berpikir maupun bertindak, artinya senantiasa belajar meningkatkan kemampuan dan kualitas dirinya. Orang yang kepribadiannya mantap tidak lagi ego sentries, tetapi sudah mencapai tahap interdependence, artinya mampu berhubungan secara harmonis dengan orang lain, namun tetap mandiri.
3. Senantiasa mengembangkan sikap-sikap positif yang dimiliki dan berupaya mengikis segi segi kekurangan dirinya.
4. Banyak membaca buku, tulisan, maupun mempelajari pengalaman orang lain yang sukses.
5. Luwes dalam pergaulan.
6. Sabar, bersemangat tinggi, bersedia bekerja keras, berinisiatif, dan kreatif, telaten, tekun, tidak cepat bosan, dan tidak mudah putus asa. 7. Pandai berbicara dengan jelas, volume suara pas, mimik wajah sesuai,
gaya bicara menarik, kaya perbendaraan kata, mempunyai selera humor, dan tidak gugup.
8. Kesehatan perlu dijaga dengan cara cukup beristirahat dan mendapatkan asupan gizi yang baik. Sebaiknya, setiap pagi selalu sarapan dengan gizi yang baik, seperti telur dan susu, agar aktivitas sepanjang hari berjalan dengan lancar. Seorang yang rutin sarapan pagi dengan menu yang baik, biasanya akan lebih berkonsentrasi sehingga dapat berpikir dengan jernih.
9. Senantiasa bersih dan rapi, baik dalam menata kantor maupun penampilan dirinya. Untuk itu, sebaiknya sekretaris memerhatikan:
a) Perawatan wajah: dengan berdandan sesuai dengan profesinya
b) Penataan rambut: jangan terurai terlalu panjang, cukup sebahu, tidak memakai bando, jangan menjepit rambut, jangan diikat atau disanggul.
c) Pakaian sesuai profesinya: sebaiknya memakai setelan blazer dengan rok yang sesuai. Jangan memakai rok mini dan pakaian yang terlau ketat. Kantor tertentu mengizinkan sekretaris memakai stelan blazer dengan celana panjang. Apabila demikian, pilihlah warna yang netral. Periksa apakah ada yang kurang sempurna, seperti jahitan yang lepas, kancing yang lepas, dan sebagainya.
d) Aksesoris yang sederhana: jangan memakai anting-anting yang besar. Bila ingin memakai kalung dapat dipandakan dengan liontin kecil yang sederhana.
e) Sepatu: sebaiknya gunakan sepatu tertutup dengan tumit yang tidak terlalu pendek, sebaiknya tinggi tumit 5 cm atau yang sesuai dengan postur tubuh. Jangan membiasakan memakai sepatu sandal ataupun sandal di kantor.
f) Sikap tubuh dapat mencerminkan watak seseorang. Biasakan berdiri tegak, duduk atau berjalan dengan sikap wajar, tidak membungkuk dan tidak kaku.
2.8.
Pengembangan Kepribadian Sekretaris
2.8.1. Usaha Mengembangkan Kepribadian SekretarisAda beberapa usaha yang dapat dilakukan untuk mengembangkan kepribadian sekretaris, yaitu:
1. Gunakan kesempatan yang dapat dilakukan untuk mempraktikkan atau melatih sikap-sikap positif yang perlu dimiliki.
2. Berusaha untuk selalu mengingat hal-hal utama dalam melakukan praktik. 3. Di samping perlu banyak membaca, sekretaris harus memperhatikan dan mencatat pengalaman orang-orang di sekelilingnya yang telah berhasil di bidang kesekretarisan, contohnya:
a. Memahami perasaan orang lain, tidak egois, dan mau menerima penilaian orang lain.
b. Menghindarkan diri dari sebab-sebab yang tercela dari orang lain, dan menghindari kebiasaan mencela.
c. Sanggup menahan emosi dalam segala keadaan.
2.8.2. Sikap Sekretaris Yang Menunjang Kelancaran Kerja
Ada beberapa sikap sekretaris yang dapat dikembangkan untuk menunjang tugas-tugasnya, yaitu sebagai berikut:
1. Kebersihan dan kerapihan pribadi, meliputi:
a. Rambut. Rambut yang terlihat rapi, bersih, dan tertata. Rambut diatur sedemikian rupa sehingga tidak menganggu ketika sedang bekerja.
b. Muka. Muka tampak terpelihara, berseri-seri, dan bersinar. Tidak merias muka berlebihan (wajar). Sesuai dengan jabatannya, wajah sekretaris harus selalu tampak terpelihara, bersih, dan berseri-seri. c. Pakaian. Cara berpakaian menunjukkan kepribadian dan
kewibawaan seseorang. Sekretaris harus dapat membedakan pakaian untuk bekerja, berpesta, dan berekreasi.
Hal-hal yang perlu diperhatikan mengenai pakaian diantaranya: 1) Serasi, baik warna, potongan, dan model pakaian sehingga tidak
menimbulkan pandangan kurang baik.
3) Sopan, untuk wanita tidak terlalu pendek, tidak terlalu ketat, serta sesuai dengan situasi
4) Periksalah kesempurnaan pakaian, seperti kancing baju, ikat pinggang, kerah baju, resleting tidak rusak, tidak ada yang sobek dan sebagainya.
d. Perhiasan. Sebaiknya memakai perhiasan secukupnya, tidak berlebihan.
e. Sepatu. Tidak memakai sepatu sandal. Tinggi sepatu disesuaikan dengan tinggi badan. Jangan melepas sepatu ketika bekerja, terutama ketika sedang menerima tamu.
2. Sikap badan, meliputi:
a. Sikap badan ketika berdiri: kaki berdiri sejajar
b. Sikap badan ketika duduk: tidak membungkuk atau miring, tetapi tegap dan sempurna.
c. Sikap badan ketika berjalan: tidak dibuat-buat, tidak tertunduk (tegap), tidak menyeret sepatu, dan tidak berjalan tergesa-gesa.
2.8.3. Sikap Sekretaris Selama Melaksanakan Pekerjaan
Dalam melaksanakan pekerjaannya, sekretaris sebaiknya mengembangkan sikap atau tindakan yang dapat menunjang kelancaran kerjanya. Beberapa sikap kerja yang sebaiknya dikembangkan oleh sekretaris adalah:
1. Ketelitian (Accuracy)
Sikap cermat dan hati-hati dalam melakukan pekerjaan, misalnya ketika berbicara, menghitung, mengoreksi hasil kerja, membetulkan kesalahan, mengetik, menulis dan lain-lain. Akibat sekretaris yang tidak teliti, pekerjaan tidak akan sempurna atau bahkan menyebabkan kegagalan. Ketelitian dalam bekerja dapat diperoleh dengan banyak berlatih atau membiasakan diri untuk selalu berkonsentrasi setiap menghadapi suatu pekerjaan.
2. Pertimbangan Sebelum Bertindak (Good judgement)
Langkah-langkah untuk melatih diri dalam melakukan pertimbangan yang tepat, antara lain memikirkan dengan baik pekerjaan yang sedang
dikerjakan, mengetahui waktu yang tepat untuk bertindak, meninjau keadaan untuk mengetahui tindakan yang perlu dilakukan, dan bertindak sesuai dengan kebutuhan.
3. Menyelesaikan Pekerjaan Dengan Sempurna (Follow through)
Pimpinan memberikan tugas dengan mengatakan hal-hal inti, selanjutnya sekretaris menyelesaikan dari awal sampai akhir dengan sempurna. Artinya, sekretaris harus mampu mengejakan semua bagian tugasnya, dari awal sampai akhir secara sempurna.
4. Banyak Akal (Resourcefulness)
Banyak akal maksudnya mencari akal dan daya upaya mengatasi masalah dan tidak mudah putus asa. Sekretaris diharapkan pandai mencari akal dan berupaya mengatasi masalah, serta tidak mudah putus asa bila menemui masalah yang sulit diselesaikan. Dalam melaksanakan tugasnya, sekretaris mempunyai kemampuan untuk mencoba berbagai cara sehingga dapat menyelesaikan pekerjaannya secara sempurna.
5. Inisiatif (Initiative)
Inisiatif adalah kemampuan utnuk mengetahui hal-hal yang dikerjakan dan cara mudah untuk mengerjakan tanpa diberitahu oleh orang lain. Inisiatif memerlukan beberapa tahap pelaksanaan, antara lain:
a. Mengetahui dan memahami masalah
b. Mempelajari faktor-faktor yang erat kaitannya dengan masalah dan menganalisisnya.
c. Membuat pertimbangan tentang perlu tidaknya suatu tindakan. d. Melakukan tindak lanjut sesuai perhitungan dan pertimbangan yang
ada.
Menurut (John Robert Powers, 4, 2007) Hal-hal lain yang perlu diketahui oleh seseorang sekretaris adalah :
1. Mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya, kebiasaan, hobi, kelebihan dan kelemahan pimpinan dan senantiasa berusaha membantu untuk melindungi dan mendapatkan hasil yang optimal baik untuk sekretaris, pimpinan dan perusahaan.
2. Mengetahui sedetail mungkin tentang tujuan (goal) pimpinan, gaya kerjanya (working style) dan tekanan-tekanan (pressure) yang dihadapi pimpinan.
3. Selalu mencari informasi dan bantuan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan.
4. Tidak selalu menunggu perintah atasan untuk bergerak. 5. Berikan feedback (umpan balik) kepada pimpinan.
6. Berinisiatif melakukan action (tindakan) tanpa harus diawasi/disupersivi.
2.8.4. Sikap Sekretaris Dalam Melakukan Kerja Sama
Beberapa sikap sekretaris dalam melakukan kerja sama yang sebaiknya dikembangkan adalah sebagai berikut:
1. ijaksana (discrection). Sikap hati-hati tidak membicarakan hal-hal lain yang diketahuinya kepada orang lain yang tidak berkepentingan (menahan diri dari yang bersifat rahasia).
2. Pertimbangan (consideration). Sikap bersedia dan rela mendahulukan kepentingan orang lain daripada kepentingan pribadinya dengan menggunakan pertimbangan yang rasional dan etis.
3. Taktis (tacticful). Untuk membentuk dan memelihara keramahtamahan dalam hubungan kerja, sekretaris harus mempunyai sikap taktis dan diplomatis untuk mencegah orang lain merasa malu atau tersinggung. Saran untuk mengembangkan sikap taktis ini adalah sebagai berikut:
a. Pilih kata-kata yang tepat dalam berbicara. b. Bertindak sesuatu bila perlu.
c. Tahan diri untuk berkata atau berkomentar yang kurang baik. d. Mengakui salah jika memang bersalah.
e. Dalam situasi tertentu, bersikap seolah tak melihat/tak mendengar 4. Kesetiaan (loyality). Setia , jujur, rasa memiliki, dan membela pimpinan
atau perusahaan. Sikap setia dan jujur, baik terhadap pimpinan khususnya maupun terhadap perusahaan umumnya, sehingga mempunyai perasaan memiliki dan selalu berusaha untuk menjaga nama baik perusahaan. Misalnya tidak berbuat curang/fitnah/khianat, selalu bersedia membantu
(baik dalam kesulitan maupun dalam kesibukan), menjaga nama baik pimpinan/perusahaan.
5. Objektif (objectivity). Memperhitungkan sesuatu tidak berdasarkan pertimbangan pribadi, tetapi berdasarkan hal-hal rasional yang sesuai dengan kenyataan.
2.9.
Tugas Pengembangan Sumber Daya Manusia
Sekretaris atau para pimpinan unit kerja harus mampu mengembangkan sumber daya manusia. Sekretaris pun perlu ikut andil dalam pengembangan sumber daya manusia (SDM).
Untuk itu, sekretaris seyogjanya memerhatikan beberapa hal yang berkaitan dengan pengembangan SDM organisasi, yaitu:
1. Ada uraian tugas (job descriptions) yang jelas untuk anak buah supaya tugas-tugas terlaksana sebaik mungkin.
2. Ada wewenang dan tanggung jawab yang jelas bagi anak buah dalam melaksanakan tugas sehingga antara wewenang dan tanggung jawab terdapat keseimbangan.
3. Ada aturan main yang harus ditaati, baik oleh pimpinan maupun anak buah, baik berupa peraturan tertulis, tidak tertulis, kebijaksanaan, perintah, atau instruksi. Tanpa disiplin atau ketaatan terhadap peraturan pimpinan yang telah disepakati bersama, organisasi tidak akan berjalan dengan baik.
4. Adanya garis komando yang jelas, yaitu siapa yang berhak memerintah dan siapa yang bertanggung jawab.
5. Adanya sasaran atau tujuan jelas organisasi yang harus diinformasikan oleh pimpinan kepada anak buah, bukan hanya pimpinan.
6. Balas jasa bagi bawahan/anak buah berdasarkan prestasi adil dan wajar.
7. Harus ada kesesuaian antara motivasi individu dan organisasi.
8. Wewenang yang dilimpahkan harus benar-benar didasarkan pada kemampuan anak buah.
9. Wewenang harus mengikat dari jenjang atas ke bawah karena wewenang berarti adanya hak untuk mengatur anak buah sesuai dengan jenjang organisasi.
10.Setiap anak buah harus merasa dibutuhkan dan dihargai oleh pimpinan.
11.Setiap anak buah harus merasa tenteram dan tenang dalam situasi serta lingkungan yang sehat.
12.Tercipta kegairahan kerja dan inisiatif untuk berkembang. 13.Perlu diciptakan semangat senasib sepenanggungan dalam
mengemban tugas dan menghindari konflik antara pimpinan dan anak buah.
14.Mengembangkan rasa tanggung jawab bersama dalam organisasi, prestasi, atau sukses usaha yang memungkinkan adanya kemajuan organisasi.
15.Ciptakan suasana kekeluargaan sehingga bawahan tidak hanya dinilai sebagai anak buah yang harus diperintah. Perlakukanlah anak buah sebagai mitra usaha sehingga ada rasa ikut memiliki
2.10.
Teori Kepemimpinan
Kata pimpin mengandung pengertian mengarahkan, membina atau mengatur, menuntun dan juga menunjukkan ataupun mempengaruhi. Pemimpin mempunyai tanggung jawab baik secara fisik maupun spiritual terhadap keberhasilan aktivitas kerja dari yang dipimpin, sehingga menjadi pemimpin itu tidak mudah dan tidak akan setiap orang mempunyai kesamaan di dalam menjalankan kepemimpinannya.
2.10.2. Atribut-atribut Pemimpin
Secara umum atribut personal atau karakter yang harus ada atau melekat pada diri seorang pemimpin adalah:
1. Mumpuni, artinya memiliki kapasitas dan kapabilitas yang lebih baik daripada orang-orang yang dipimpinnya,
2. Juara, artinya memiliki prestasi baik akademik maupun non akademik yang lebih baik dibanding orang-orang yang dipimpinnya,
3. Tangung jawab, artinya memiliki kemampuan dan kemauan bertanggung jawab yang lebih tinggi dibanding orang-orang yang dipimpinnya, 4. Aktif, artinya memiliki kemampuan dan kemauan berpartisipasi sosial dan
melakukan sosialisasi secara aktif lebih baik dibanding orang-orang yang dipimpinnya, dan
5. Walaupun tidak harus, sebaiknya memiliki status sosial ekonomi yang lebih tinggi dibanding orang-orang yang dipimpinnya.
Meskipun demikian, variasi atribut-atribut personal tersebut bisa berbeda-beda antara situasi organisasi satu dengan organisasi lainnya. Organisasi dengan situasi dan karakter tertentu menuntut pemimpin yang memiliki variasi atribut tertentu pula.
2.11. Pengertian Kinerja
Kinerja adalah sebuah kata dalam bahasa Indonesia dari kata dasar
"kerja" yang menterjemahkan kata dari bahasa asing prestasi. Bisa pula berarti hasil kerja.
Pengertian Kinerja dalam organisasi merupakan jawaban dari berhasil atau tidaknya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Para atasan atau pimpinan sering tidak memperhatikan kecuali sudah amat buruk atau segala sesuatu jadi serba salah. Terlalu sering pimpinan tidak mengetahui betapa buruknya kinerja telah merosot sehingga perusahaan / instansi menghadapi krisis yang serius. Kesan–kesan buruk organisasi yang mendalam berakibat dan mengabaikan tanda–tanda peringatan adanya kinerja yang merosot.
Kinerja menurut (Anwar Prabu Mangkunegara, 67, 2000) “Kinerja
(prestasi kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya”.
Kemudian menurut (Ambar Teguh Sulistiyani 223, 2003) “Kinerja seseorang merupakan kombinasi dari kemampuan, usaha dan kesempatan yang dapat dinilai dari hasil kerjanya”. (Maluyu S.P. Hasibuan, 34, 2001) mengemukakan “kinerja (prestasi kerja) adalah suatu hasil kerja yang dicapai seseorang dalam melaksanakan tugas tugas yang dibebankan kepadanya yang didasarkan atas kecakapan, pengalaman, dan kesungguhan serta waktu”.
Menurut (Barry Cushway, 98, 2002) “Kinerja adalah menilai bagaimana seseorang telah bekerja dibandingkan dengan target yang telah ditentukan”.
Menurut (Veizal Rivai, 309, 2004) mengemukakan kinerja
“merupakan perilaku yang nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan sesuai dengan perannya dalam perusahaan”.
Menurut (Robert L. Mathis dan John H. Jackson Terjamahaan Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira, 78, 2001), “menyatakan bahwa kinerja
pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan karyawan”.
Kinerja merupakan suatu kondisi yang harus diketahui dan dikonfirmasikan kepada pihak tertentu untuk mengetahui tingkat pencapaian hasil suatu instansi dihubungkan dengan visi yang diemban suatu organisasi atau perusahaan serta mengetahui dampak positif dan negative dari suatu kebijakan operasional.
(Mink,76, 2003) mengemukakan pendapatnya bahwa individu yang memiliki kinerja yang tinggi memiliki beberapa karakteristik, yaitu diantaranya:
1. Berorientasi pada prestasi, 2. Memiliki percaya diri, 3. Berpengendalian diri, 4. Berkompetensi.
2.11.2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kinerja
Menurut (Robert L. Mathis dan John H. Jackson, 82, 2001) faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja individu tenaga kerja, yaitu:
1. Kemampuan 2. Motivasi
3. Dukungan yang diterima
4. Keberadaan pekerjaan yang mereka lakukan 5. Hubungan mereka dengan organisasi.
Berdasarkan pengertian di atas, menarik kesimpulan bahwa kinerja merupakan kualitas dan kuantitas dari suatu hasil kerja (output) individu maupun kelompok dalam suatu aktivitas tertentu yang diakibatkan oleh kemampuan alami atau kemampuan yang diperoleh dari proses belajar serta keinginan untuk berprestasi.
Menurut (Mangkunegara, 2000) menyatakan bahwa faktor yang mempengaruhi kinerja antara lain :
1. Faktor kemampuan Secara psikologis kemampuan (ability)
pegawai terdiri dari kemampuan potensi (IQ) dan kemampuan realita (pendidikan). Oleh karena itu pegawai perlu ditempatkan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlihannya.
2. Faktor motivasi Motivasi terbentuk dari sikap (attiude) seorang pegawai dalam menghadapi situasi (situasion) kerja. Motivasi merupakan kondisi yang menggerakkan diri pegawai terarah untuk mencapai tujuan kerja. Sikap mental merupakan
