SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
ANGGARAN PENDAPATAN DAN
PENGELUARAN PROYEK PADA
CV. PUTRA PRIMA NUSANTARA
NETWORK
Irfan Yose, Anderes Gui, Holly Deviarti
Universitas Bina Nusantara, Jl. K. H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Palmerah Jakarta 11480 Indonesia Telp. (021) 5345830, [email protected]
Abstrak
The purpose of the research is to analyze requirements and design a system of accounting information relating to the budgeting process at CV. Putra Prima Nusantara Network. Then do the accounting information system design that is useful for supporting business processes that occur, especially in the Project Revenue and Expenditure on Organization. Information System Design method that used in this paper is the approach of Object Oriented Analysis and Design (OOAD) which refers to the modeling and discipline requirements and design discipline based on the theory of Satzinger. The design of system is using the Java programming language, MySQL for database , Jasper Report for report generation. Analysis conducted with regard to organizational structure and business processes that are running on the theory of accounting information systems and budgets. The expected result is the accounting information system that is able to support the company's business activities in the budgeting process to the realization and able to report accurate and reliable. The conclusions obtained are application-based desktop application that has been designed to help CV. Putra Prima Nusantara Network in improving systems and procedures that are running so that it can obtain the information needed in a timely and accurate. (IY)
Keywords: system, project budget, OOAD
Tujuan penelitian yang dilakukan adalah untuk menganalisis kebutuhan dan merancang sistem informasi akuntasi yang berkaitan dengan proses penganggaran pada CV. Putra Prima Nusantara Network. Kemudian melakukan perancangan sistem informasi akuntansi yang berguna untuk mendukung proses bisnis yang terjadi, dalam skripsi ini khususnya dalam Pendapatan dan Pengeluaran Proyek perusahaan. Metode perancangan sistem informasi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang mengacu pada modeling and requirement discipline serta design discipline berdasarkan teori Satzinger. Untuk perancangan sistem digunakan bahasa pemrograman Java dengan menggunakan database MySql dan Jasper Report untuk pembuatan laporan. Analisis yang dilakukan berkaitan dengan struktur organisasi dan proses bisnis yang sedang berjalan berdasarkan teori sistem informasi akuntansi dan anggaran. Hasil yang diharapkan adalah adanya sistem informasi akuntansi yang mampu mendukung kegiatan bisnis perusahaan dalam melakukan proses penganggaran hingga realisasi dan mampu memberikan laporan yang akurat dan handal. Simpulan yang didapat adalah penerapan aplikasi berbasis desktop yang telah dirancang untuk membantu CV. Putra Prima Nusantara Network dalam memperbaiki sistem dan prosedur yang sedang berjalan sehingga dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan tepat waktu dan akurat. (IY)
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi saat ini telah memasuki berbagai macam aspek dikehidupan, kecepatan serta kemudahan yang didapatkan dari penggunaan teknologi telah membuat banyak pihak memanfaatkannya untuk berbagai macam kepentingan, tidak terkecuali untuk kepentingan bisnis di perusahaan. Banyak perusahaan seperti perusahaan jasa, manufaktur serta dagang menerapakan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis mereka, mulai dari penjualan, pembelian barang serta pada saat penyusunan anggaran. Hal ini tentunya memberikan dampak pada setiap bagian diperusahaan, salah satunya pada proses akuntansi. Perkembangan teknologi informasi berdampak signifikan terhadap sistem informasi akuntansi pada perusahaan. Dampak yang dirasakan secara nyata adalah pemrosesan data yang lebih cepat dan akurat.
Sistem informasi mempunyai peran penting diperusahaan, untuk dapat menjalankan bisnisnya, perusahaan membutuhkan informasi yang akurat agar setiap kegiatan yang dilakukan dapat berjalan dengan semestinya. Dengan menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan informasi sehingga keakuratan dan ketersediaan informasi untuk mendukung bisnis akan lebih baik lagi.
Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sub-sistem yang membantu perusahaan dalam menyusun serta mengelola siklus akuntansi mereka, sistem ini tentunya diharapakan mampu menghasilkan laporan akuntansi yang handal. Dengan pengelolaan akuntansi yang baik perusahaan mampu untuk menghasilkan informasi akuntansi yang dapat membantu perusahaan baik dalam pengelolaan keuangan serta menyediakan informasi akuntansi untuk berbagai macam keperluan dan membantu perusahaan dalam proses pengembilan keputusan.
Anggaran merupakan perencanaan yang disusun, diolah dan dievaluasikan secara sistematis meliputi setiap kegiatan bisnis perusahaan dalam jangka waktu tertentu untuk kepentingan perusahaan saat ini dan dimasa mendatang. Pada dasarnya memang tidak semua perushaaan membutuhkan anggaran, namun kompleksitas serta intensitas bisnis membuat perusahaan mengalami kesulitan dalam mengoptimalkan efisiensi, efektivitas serta produktifitas mereka. Untuk itu perancagan anggaran harus dilakukan perusahaan agar dapat maju dan berkembang.
Penyusunan anggaran tidak luput dari kepentingan Manajemen perusahaan sebagai alat untuk mendukung pengambilan keputusan, karena dengan adanya anggaran maka manajemen akan memiliki informasi yang dapat membantu mereka dalam memutuskan hal-hal manajerial dan juga hal-hal yang berhubungan dengan masalah transaksional. Karen Shastri (2008:18) dalam jurnalnya memaparkan bahwa “Anggaran diaggap penting dalam perencanaan dan pengendalian, dan juga dapat berguna bagi tujuan lainnya seperti perencanaan strategis, dan menjadi bagian dari proses manajemen strategis dari suatu organisasi”. Dengan anggaran, manajemen dapat memutuskan untuk menerima atau menolak tawaran pekerjaan, tidak hanya satu pekerjaan bahakan perusahaan dapat mengelola sebanyak dua atau lebih pekerjaan sekaligus. Misalanya dengan membuat anggaran pendapatan serta pengeluaran pada setiap pekerjaan yang diterima, Manajemen akan mampu menganalisa kemampuan perusahaan dari segi likuiditas dana dan tenaga kerja untuk dapat mengerjakan beberapa proyek sekaligus, sehingga perusahaan tidak perlu takut untuk mengalami masalah over budget.
Menyikapi hal tersebut diatas, agar setiap penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan tepat, tentunya perusahaan harus memiliki sumber daya yang mampu menghasilkan informasi yang akurat. Untuk itu dukungan dari sistem informasi yang terkonsep dan jelas akan mampu memberikan perusahaan laporan serta kemapuan penyusunan anggaran yang handal. Untuk mewujudkan hal tersebut perusahaan harus mengimbangi antara kemampuan sistem informasi dengan sumber daya manusia yang dimiliki, hal ini tentunya agar setiap informasi yang dihasilkan dapat menjadi informasi yang handal dan teruji kebenarannya.
Objek penelitian dalam skripsi ini yaitu CV Putra Prima Nusantara Network yang bergerak di bidang
Mechanical Engineering dan Konstruksi. Perusahaan ini berlokasi di daerah Jakarta Selatan.
Perusahaan ini menjalankan bisnis dengan melakukan pengadaan serta instalasi Mechanical
Engineering serta konstruksi bangunan dan infrastruktur lainnya. Perusahaan ini telah beroperasi
selama 3 tahun, dikarenakan meningkatnya intensitas proyek yang diterima maka terdapat beberapa kesulitan bagi pengelola dalam melaksanakan kegiatan bisnis mereka misalnya, dalam menerima proyek konstruksi, perusahaan sering mengalami kesulitan dalam memperkirakan pengeluaran, pendapatan serta biaya – biaya lain pada setiap proyek tersebut. Oleh karena itu perusahaan membutuhkan perancangan sistem anggaran yang tepat, untuk dapat menghasilkan sistem yang terintegrasi agar dapat memberikan dukungan bagi perusahaan dalam membuat keputusan.
Tujuan Penelitian
1. Mengidentifikasi masalah yang muncul dalam pelaksanaan proyek pada CV Putra Prima Nusantara Network khusunya penyusunan anggaran operasional.
2. Mengidentifikasi sistem penyusunan anggaran yang berjalan pada CV Putra Prima Nusantara Network untuk menemukan kelemahan dan memberikan solusi untuk masalah tersebut.
3. Mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan oleh CV Putra Prima Nusantara Network dalam menyusun anggaran operasional.
4. Merancang sistem informasi anggaran yang mampu mengatasi masalah yang dialami CV Putra Prima Nusantara Network dalam menyusun anggaran operasional proyek.
METODE PENELITIAN
Dalam menetapkan data yang akan digunakan dalam penelitian skripsi ini digunakan metodologi yang meliputi :
1. Metode pengumpulan data
Pengumpulan data dilakukan melalui : a. Studi Kepustakaan
Dalam memperoleh bahan secara teoritis yang berkaitan dengan judul skripsi yang dipilih, penulis melakukan pengumpulan bahan dan mempelajari bahan tersebut serta mengambil kutipan yang berasal dari buku-buku referensi, jurnal dan sumber bacaan lainnya, baik yang terdapat di lingkungan perpustakaan Universitas Bina Nusantara maupun yang berasal dari luar lingkungan kampus, yang dapat membantu penulis dalam penyusunan skripsi ini.
b. Penelitian Lapangan
1. Pengumpulan Inforamsi dan Dokumen
Melakukan survei secara langsung ke CV Putra Prima Nusantara Network terhadap prosedur penyusunan anggaran serta melakukan pengumpulan dokumen-dokumen yang berhubungan melaui Staff Accounting CV Putra Prima Nusantara Network dimana nantinya dokumen ini akan dijadikan sebagai bahan pendukung dalam melakukan analisis sistem berjalan.
2. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan secara langsung untuk mengetahui kondisi perusahaan saat ini. Wawancara dilakukan bersama Direksi dan Bagian Keuanagan CV Putra Prima Nusantara Network dengan menagajukan pertanyaan seputar proses penganggaran pada perusahaan, proses realisasi anggaran pendapatan dan pengeluaran, proses bisnis perusahaan dan struktur organisasi.
2. Metode Analisa dan Perancangan
Metode analisa dan perancangan yang digunakan dalam skripsi ini adalah pendekatan
Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan megikuti metode Satzinger,
dimana tahapan-tahapannya dipresentasikan melalui notasi Unified Modeling Language (UML) yang dibagi keadalam beberapa pemodelan sebagai berikut :
1. Activity Diagram 2. Event Table 3. Class Diagram 4. Deployment Diagram 5. Use Case Diagram 6. Use Case Description 7. System Sequence Diagram 8. Design User Interface.
HASIL DAN BAHASAN
Dari analisis proses bisnis yang ada pada CV. Putra Prima Nusantara Network terhadap prosedur-prosedur proses bisnis dan evaluasi terhadap sistem berjalan, ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi dalam Sistem Informasi Akuntansi Anggaran Pendapatan dan Pengeluaran Proyek sebagai berikut :
Tabel 1 Analisis Masalah dan Resiko dalam Bisnis Berjalan
Proses Analisis Masalah Resiko
Penganggaran Sistem saat ini diperkirakan menjadi salah satu kendala yang berpengaruh pada kestabilan penganggaran proyek pada proyek CV. Putra Prima Nusantara Network.
Pengalokasian anggaran menjadi tidak tepat, boros, dan tidak sesuai dengan kebutuhan proyek. Penggunaan modal perusahaan untuk kegiatan operasi proyek. Pengendalian
Anggaran
Tidak adanya pengendalian pada Anggaran bahan baku material dengan realisasi biaya anggaran bahan baku material saat melakukan order pembelian bahan baku material kepada Supplier yang dilakukan oleh Bagian keuangan.
Realisasi biaya anggaran bahan baku material sering kali tidak sesuai atau bahkan melebihi anggaran bahan baku material yang sudah ditetapkan di awal sebagai perencanaan.
Dokumentasi Proyek Alur dokumentasi proyek kurang restruktur, pencatatan penerimaan hingga penyelesaian proyek tidak tercatat dengan baik.
Kesulitan dalam menecari data-data yang dibutuhkan, pengambilan keputusan yang tidak berdasarkan informasi yang akurat dan miskomunikasi diantara kepala bagian di perusahaan.
Laporan Proyek Pimpinan perusahaan mengalami hambatan dalam pengambilan keputusan, karena kesulitan mengetahui kondisi keuangan perusahaan saat proyek dilaksanakan.
Pimpinan perusahaan tidak bisa menilai likuiditas dana perusahaan, tidak ada data yang mampu menggambarkan keadaan proyek yang dilaksanakan.
Berikut merupakan usulan pemecahan masalah atas permasalahan yang teridentifikasi dalam proses bisnis yang berjalan, terutama pada proses penganggaran pada CV. Putra Prima Nusantara Network, sebagai berikut :
Tabel 2 Analisis Masalah dan Usulan Pemecahan Masalah
Proses Analisis Masalah Usulan Pemecahan Masalah
Penganggaran Sistem saat ini diperkirakan menjadi salah satu kendala yang berpengaruh pada kestabilan penganggaran proyek pada proyek CV. Putra Prima Nusantara Network.
Membuat sistem perencanaan penganggaran yang terkomputerisasi dan terintegrasi dalam database untuk perhitungan vendor, tenaga kerja, serta bahan material.
Pengendalian Anggaran
Tidak adanya pengendalian pada Anggaran bahan baku material dengan realisasi biaya anggaran bahan baku material saat melakukan order pembelian bahan baku material kepada Supplier yang dilakukan oleh Bagian keuangan.
Sebaiknya perusahaan menerapkan penggunaan sistem informasi akuntansi yang dapat mengendalikan realisasi biaya anggaran bahan baku material dengan anggaran bahan baku material
Dokumentasi Proyek Alur dokumentasi proyek kurang restruktur, pencatatan penerimaan hingga penyelesaian proyek tidak tercatat dengan baik.
Menerapkan Sistem informasi akuntansi penganggaran yang dapat mengawasi alur pengerjaan proyek sehingga setiap realisasi kegiatan dapat terdokumentasi dengan jelas dan akurat.
Laporan Proyek Pimpinan perusahaan mengalami hambatan dalam pengambilan keputusan, karena kesulitan mengetahui kondisi keuangan perusahaan saat proyek dilaksanakan.
Menerapkan sistem informasi akuntansi yang mampu menyediakan laporan terkini mengenai kondisi proyek dan kondisi keuangan perusahaan.
Berikut merupakan fitur aplikasi berdasarkan usulan pemecahan masalah atas permasalahan yang teridentifikasi dalam proses bisnis yang berjalan, terutama pada proses penganggaran di CV. Putra Prima Nusantara Network :
Tabel 3 Fitur Aplikasi dalam Usulan Pemecahan Masalah
Proses Usulan Pemecahan Masalah Fitur Aplikasi
Penganggaran Membuat sistem perencanaan penganggaran yang terkomputerisasi dan terintegrasi dalam database untuk perhitungan vendor, tenaga kerja, serta bahan material.
Penyimpanan data anggaran secara teratur dengan fitur analisa biaya untuk meningkatkan keakuratan data anggaran. Selai itu sistem memungkinkan usir untuk mengelola data vendor serta pusat data bahan material dan tenaga kerja.
Pengendalian Anggaran
Sebaiknya perusahaan menerapkan penggunaan sistem informasi akuntansi yang dapat mengendalikan realisasi biaya anggaran bahan baku material dengan anggaran bahan baku material
Penggunaan data anggaran sebagai referensi pembelian bahan baku, sehingga setiap material serta tenaga kerja yang dianggarkan akan dimunculkan pada pembelian dan pemesanan tenaga kerja.
Dokumentasi Proyek Menerapkan Sistem informasi akuntansi penganggaran yang dapat mengawasi alur pengerjaan proyek sehingga setiap realisasi kegiatan dapat terdokumentasi dengan jelas dan akurat.
Pengelolaan data proyek dari awal penerimaan proyek dengan menyimpan data proyek secara detail dan dapat dihubungkan dengan data-data seperti anggaran, pembelian, penjualan dan penagihan.
Laporan Proyek Menerapkan sistem informasi akuntansi yang mampu menyediakan laporan terkini mengenai kondisi proyek dan kondisi keuangan perusahaan.
Penyediaan laporan yang berhubungan dengan kondisi proyek yang dapat dilihat secara
real Time, dimana data penagihan
serta pembelian yang telah terjadi dapat ditampilkan pada laporan. Sehingga pemilik dapat melihat kondisi proyek secara langsung.
SIMPULAN DAN SARAN
KesimpulanBerdasarkan hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan dan permasalahan yang ada pada proses penganggaran di CV. Putra Prima Nusantara Network dalam pelaksanaan proyek, maka dapat disimpulkan beberapa hal antara lain sebagai berikut :
1.
Terkait dengan masalah yang sering muncul pada beberapa proyek yang dikerjakan oleh CV. Putra Prima Nusantara Network, sering kali disebabkan oleh tidak adanya sistem informasi yang dapat mendukung perusahaan dalam menyiapkan pelaksanaan proyek, yakni pada proses penganggaran. Penyusnan anggaran yang hanya tidak terdokumentasi dengan baik sering kali menyebabkan adanya ketidakcocokan anatara anggaran dan pelaksanaan. Untuk itu dibutuhkan sistem informasi akuntansi yang mampu mendukung proses pengaanggaran perusahaan hingga proses realisasi sehingga mampu mengendalikan beberapa bagian yang rawan yang sering terjadi kesalahan didalamnya, seperti proses pemesanan bahan baku kepada pemsaok untuk kepperluan proyek, dengan adanya sistem informasi akuntansi yang mampu memfasilitasi perusahaan untuk dapat membuat pemesanan sesaui dengan yang telah dianggarkan maka proses ini dapat dikendalikan dan diminimalisir resiko terjadinyaover budget.
2.
Untuk masalah pengendalian atau pengawasan proyek yang dilakukan oleh perusahaan yang masih mempunyai beberapa kekurangan sehingga Direksi tidak mampu menilai kondisi perusahaan serta proyek yang dilakukan hal ini disebabkan karena tidak adanya sistem informasi yang dapat membantu perusahaan dalam menyediakan data yang akurat terkait proses pelaksanaan proyek. Untuk itu dibutuhkan sistem informasi akuntansi yang mampu menyediakan infomrasi terkait proyek yang sedang dikerjakan, mulai dari informasi rincian proyek hingga informasi keuangan proyek, hal ini dibutuhkan perusahaan untuk melihat kondisi terkini perusahaan sehingga dapat dapat membantu perusahaan dalam menentukan atau mengembil keputusan terkait dengan pelaksanaan proyek baru atau hal lainnya yang membtuhkan penilaian kondisi keuangan perusahaan.Saran
Adapun beberapa saran yang diusulan terkait dengan sistem informasi akuntansi pada CV. Putra Prima Nusantara Network untuk membuat agar sistem menjadi lebih baik khususnya untuk mendukung proses pelaksanaan proyek yang antara lain sebagai berikut :
1.
Perusahaan dapat memberikan pelatihan khusus terkait pelaksanaan kegiatan bisnis menggunakan sistem informasi agar menambah pemahaman serta mendukung agar sistem mampu menghasilkan informasi sesaui dengan yang diharapakan perusahaan.2.
Perusahaan harus menyusun sebuah standar operasi prosedur dalam melaksanakan kegiatan khususnya pada proses pelaksanaan proyek agar sistem yang akan dibangun mampu memberikan hasil yang optimal.3.
Perusahaan diharapkan untuk melakukan evaluasi sistem informasi akuntansi secara berkala untuk memastikan bahwa sistem yang diimplementasi telah berjalan sesuai dengan prosedur yang telah dibuat. Sehingga apabila terdapat perubahan atau pengembangan proses bisnis, pengembangan sistem informasi akuntansi dapat dilakukan untuk menyesuaikannya dengan proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan saat itu.4.
Pemeliharaan sistem diharapkan dapat dilakukan secara berkala dan berkelanjutan sebagai upaya pencegahan terjadinya kesalahan atau pun hal lain yang tidak diinginkan, yang nantinya dapat merugikan perusahaan.5.
Perusahaan dapat melakukan proses maintenance infrastruktur dan backup data yang mendukung sistem untuk mencegah terjadinya kerusakan dan kehilangan sebagian atau keseluruhan data yang dapat mengganggu kinerja serta keakuratan sistem.REFERENSI
Banks, Alan & John Giliberty. (2008). Budgeting (3rd Edition). Australia : Mc GrawHill Australia Pty Limited.
Carter, William K., & Milton F. Usri. ( 2006 ). Cost Accounting ( 13th Editions ). Jakarta: Salemba
Empat.
Gellinas, U.J., Dull, R.B (2010). Accounting Information Systems, 8th Edition. Thomson Learning, Canada.
Hall, James. A (2008). Accounting Information System. 6th Edition. South Western Cengage Learning, USA
Jones, Frederick L., Dasaratha V.Rama (2006).Accounting Information Systems : A Business Process
Approach. South-Western College, Canada.
Jurnal Akuntansi Keuangan (2011). Jenis Pendapatan dan Biaya Konstruksi. Diakses 16 April 2015 dari http://jurnalakuntansikeuangan.com/2011/07/jenis-pendapatan-dan-biaya-kontrak-konstruksi/
Jurnal Akuntansi Keuangan (2011). Metode Pengakuan Pendaptan dan Biaya Konstruksi. Diakses 16 April 2015 dari http://jurnalakuntansikeuangan.com/2011/10/metode-pengakuan-pendapatan-dan-biaya-kontrak-konstruksi/
Manihuruk, Wiston, 2010. Pajak Pertambahan Nilai. Kharisma, Jakarta Nafarin. M (2007). Penganggaran Perusahaan. Salemba Empat, Jakarta.
Romney, Marshall B. & Steinbart, P.J. (2006). Accounting Information System . Tenth Edition. Prentice Hall. New Jersey.
Sasongko, Catur & Safrida R. Parulian (2010). Anggaran. Salemba Empat, Jakarta.
Satzinger, John W., Robert B. Jackson, Stephen D. Burd (2009). Systems Analysis and Design In A
Changing World. 5th Edition. Course Technology Cengage Learning, Boston.
Shastri, Karen, David E. Stout (2008). Budgeting : perspective from the real world : asurvey senior
accounting and finance managers examines the budgeting process at for-profit companies, including the usefulness and percivied value of the process, user satisfaction with it, and the impediments and challenges to budgeting. Management Accounting Quarterly Vol. 10.1
No 18. Oct 2008.
Stice, Skousen. (2010). Akuntansi Keuangan (Edisi 16). Salemba Empat, Jakarta Waluyo. ( 2009). Akuntansi Pajak (Edisi 2). Salemba Empat, Jakarta.
Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D. dan Kieso, Donald E. (2005). Accounting Principles. Seventh Edition, John Wiley and Sons, USA.
Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bentley (2007). Systems Analysis And Design Methods. 7th Edition. McGraw-Hill, New York.
RIAWAYAT HIDUP
Irfan Yose lahir di kota Bukittinggi - Sumatera Barat pada 17 Mei 1991. Penulis menematkan
pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ilmu Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2015. Saat ini penulis sedang tidak bekerja di perusahaan manapun.
