ANALISIS SISTEM AKUNTANSI
ANALISIS SISTEM AKUNTANSI
UTANG
UTANG
PERUSAHAAN PERORANGAN
PERUSAHAAN PERORANGAN
““PUTRA RIGEN
PUTRA RIGEN
””Dosen
Dosen Pembimbing Pembimbing : : Adi Adi Firman Firman Ramadhan Ramadhan SE,MAk,Ak SE,MAk,Ak
Disusun oleh : Disusun oleh : Rahajeng
Rahajeng Putri Putri Andini Andini (F3311101)(F3311101) Rahardiani
Rahardiani Vyatra Vyatra (F3311102)(F3311102) Vashti
Vashti Tiffana Tiffana Mirza Mirza (F3311122)(F3311122)
FAKULTAS EKONOMI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
SURAKARTA
2012
2012
KATA PENGANTAR
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat tuhan Allah SWT penulis panjatkan karena atas Puji dan syukur kehadirat tuhan Allah SWT penulis panjatkan karena atas berkat,rahmat
berkat,rahmat serta serta hidayah-Nya hidayah-Nya penulis penulis dapat dapat menyelesaikan menyelesaikan laporan laporan observasi observasi ini,denganini,dengan judul analisis system akuntansi utang pada perusahaan perorangan P
judul analisis system akuntansi utang pada perusahaan perorangan Putra Rigen.utra Rigen.
Dalam penulisan laporan observasi ini tentu penulis tidak lepas dari bantuan Dalam penulisan laporan observasi ini tentu penulis tidak lepas dari bantuan berbagai
berbagai pihak pihak yang terkaiyang terkait. t. Pada Pada kesempatan kesempatan ini ini penulis penulis berterima berterima kasih kasih kepada bapak kepada bapak AdiAdi Firman Ramadhan SE,MAk,Ak selaku dosen pengampu mata kuliah system informasi Firman Ramadhan SE,MAk,Ak selaku dosen pengampu mata kuliah system informasi akuntansi yang selalu memberikan pengarahan dan bimbingan,serta kepada para orangtua akuntansi yang selalu memberikan pengarahan dan bimbingan,serta kepada para orangtua kami yang selalu tiada henti memberikan dukungan dan doa yang tak pernah putus serta kami yang selalu tiada henti memberikan dukungan dan doa yang tak pernah putus serta seluruh pihak yang terkait yang telah membantu dalam penyusunan laporan observasi ini. seluruh pihak yang terkait yang telah membantu dalam penyusunan laporan observasi ini.
Tim penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam menyusun laporan Tim penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam menyusun laporan observasi ini,dan berharap laporan ini dapat membantu dan berguna,kritik dan saran tim observasi ini,dan berharap laporan ini dapat membantu dan berguna,kritik dan saran tim penulis harapkan demi sempurnanya laporan o
penulis harapkan demi sempurnanya laporan observasi ini.bservasi ini.
Surakarta,
Surakarta, Desember Desember 20122012
Penulis Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang B. Rumusan Masalah C. Tujuan BAB II PEMBAHASAN A. Landasan TeoriB. Gambaran umum perusahaan
C. Gambaran umum operasional pencatatan utang
D. Evaluasi system akuntansi utang pada perusahaan Putra Rigen BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan B. Saran
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
System informasi pada saat ini diperlukan untuk menunjang jalannya operasional sebuah perusahaan. Perkembangan zaman pada saat ini menuntut sebuah perusahaan untuk memiliki sebuah system yang cukup canggih. System informasi dibutuhkan untuk menghasilkan informasi yang falid dan akurat untuk perusahaan sehingga akan mempermudah dan menghasilkan keuntungan bagi sebuah perusahaan.
System informasi akuntansi dalam perusahaan sangat diperlukan dalam jalannya operasional sebuah perusahaan. System informasi akuntansi sekarang ini dibutuhkan oleh banyak bidang usaha guna membantu kelancaran bidang udasa itu sendiri tidak hanya sekedar membantu untuk otomatisasi proses system pada usaha tersebut,tetapi hingga pelaporan keuangan dan analisa pelaporanjuga dapat dilakukan,karena selain waktu yang lebih singkat yang dibutuhkan agar pelaporan yang diterbirkan,ketepatan serta keakuratan juga sangat diperlukan guna menunjang suatu laporan yang sangat baik. Sehingga system informasi akuntansi yang baik diperlukan oleh suatu perusahaan untuk menghasilkan informasi yang akurat dan falid.
Dalam operasional perusahaan system informasi akuntansi utang juga sangat diperlukan terkait berhubungan dengan system akuntansi pembelian,kedua system ini sangat erat terkait. Dalam sebuah perusahaan diperlukan system akuntansi utang yang baik guna melihat bagaimana prosedur penjalanan utang,retur pembelian,fungsi yang berjalan terkait system akuntansi utang. Akan tetapi pada kenyataannya seringkali terdapat masalah pada jalannya system informasi akuntansi karena belum optimalnya penerapan system akuntansi utang yang ada dalam sebuah perusahaan. Seringkali terjadi masalah yang disebabkan karena kurangnya pengoptimalan system akuntansi utang seperti kesulitan dalam menilai kinerja pemasok,kesulitan dalam memonitoring adanya retur pembelian dan lain-lain.
Oleh karena itu untuk lebih memahami tentang suatu system akuntansi utang maka diadakan observasi langsung pada sebuah perusahaan perorangan Putra Rigen di Karanganyar,Klego,Boyolali mengenai system akuntansi utang yang diterapakan pada perusahaan tersebut.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana gambaran umum perusahaan perorangan Putra Rigen?
2. Bagaimana gambaran umum system akuntansi utang perusahaan Putra Rigen? 3. Bagaimana evaluasi terkait system akuntansi utang yang dijalankan oleh
perusahaan perorangan Putra Rigen. C. Tujuan
1. Mengidentifikasi gambaran umum perusahaan perorangan Putra Ri gen.
2. Mengidentifikasi gambaran umum system akuntansi utang perusahaan perorangan Putra Rigen.
3. Mengidentifikasi evaluasi terkait system akuntansi utang yang dijalankan oleh perusahaan perorangan Putra Rigen.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Landasan Teori
I. System Akuntansi Utang
Prosedur pencatatan utang adalah prosedur sejak utang/kewajiban perusahaan timbul sampai dengan pencatatannya dalam perkiraan/rekening utang. Utang muncul karena adanya pembelian barang atau jasa secara kredit. Karena itu sistem akuntansi utang sangat terkait dengan prosedur pencatatan utang dan prosedur distribusi pembelian. Terdapat dua prosedur pencatatan utang:
a. Account Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedur adalah: 1) Faktur dari pemasok
2) Kwintasi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan pemberitahuan ( remittance advice) yang dikirim pemasok yang keterangan untuk pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure adalah: 1) Kartu utang,digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
2) Jurnal pembelian,digunakan untuk mencatat transaksi pembelian.
3) Jurnal pengeluaran kas,digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran utang dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai berikut:
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar: 1) Faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar.
2) Informasi dalam jurnal pembelian kemudian diposting kedalam kartu utang diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar: 1) Cek dalam jurnal pengeluaran kas.
2) Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.
b. Voucher Payable Procedures
Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedure adalah: 1. Bukti kas keluar.
Formulir ini mempunyai tiga fungsi:
1. Sebagai surat perintah kepada bagian kas untuk melakukan pengeluaran kas sesuai tercantum didalamnya.
2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditur mengenai tujuan pembayarannya(sebagai remittance advice).
3. Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah sebagai berikut :
1. Register bukti kas keluar(voucher register). 2. Register cek(check register).
Procedure pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi menjadi berikut:
a) One
–
Time Voucher ProceduresOne
–
Time Voucher Procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu: a. One time voucher procedures dengan dasar tunai ( cash basic)Dalam procedure ini,faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh
temponya.
b. One time voucher procedures dengan dasar waktu( accrual basis)
Dalam prosedur ini,pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang,yang kemudian atas dasar dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar( voucher register).
b) Build
–
Up Voucher proceduresDalam prosedur ini,satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur pasok. Dalam prosedur ini,arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang diselenggerakan atas dasar waktu(accrual basis).
II. System Retur Pembelian
Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Karena adanya ketidakcocokan dengan spesifikasi yang tercantm dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman yang dijanjikan oleh pamasok.
a. Fungsi terkait
Fungsi yang terkait dalam system retur pembelian adalah: 1. Fungsi gudang
2. Fungsi pembelian 3. Fungsi pengiriman 4. Fungsi akuntansi b. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam system retur pembelian adalah: 1. Memo Debit.
2. Laporan pengiriman barang.
c. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian 1. Jurnal retur pembelian atau penjualan umum.
2. Kartu persediaan. 3. Kartu uang.
d. Jaringan prosedur yang membentuk system retur pembelian 1. Prosedur perintah retur pembelian
Retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi pengiriman (dalam sistem akuntansi pembelian). Dokumen yang digunakan adalah memo debit.
2. Prosedur pengiriman barang
Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit.
3. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengarsipkan dokumen memo
debet sebagai pengurangan utang. e. Unsure pengendalian intern organisasi
1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi akuntansi yang lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut. System otorisasi dan prosedur pencatatan.
3. Memo debet untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian. 4. Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi
pengiriman barang.
5. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
6. Pencatatan kedalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi praktik yang sehat.
7. Memo debit untuk retur bernomor urut tercetak dan pemakainnya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
8. Laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman.
9. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
B. Gambaran Umum Perusahaan 1. Sejarah Singkat Perusahaan
Perusahaan perorangan Putra Rigen didirikan pada tahun 1990. Putra Rigen bergerak dibidang penjualan barang-barang material dan bangunan. Putra Rigen berlokasi di Raya Klego-Karanggede,kelurahan Karanganyar kecamatan Klego,Boyolali. Pada awal berdiri Putra rigen hanya merupakan cabang perusahaan perorangan Putri Rigen dimana pemiliki dari Putri Rigen adalah ayah dari pemilik Putra Rigen. Awal berdiri Putra rigen hanya menepati sebuah ruko kecil. Pada awal didirikan pelanggan masih sedikit,bahkan pelanggan yang berada di luar kecamatan belum ada. Akan tetapi sejak awal tahun 2000 Putra Rigen mengalami perkembangan yang sangat pesat. Ruko yang dimiliki pun semakinluas dan besar,stok barang dagangan pun semakin banyak dan beragam.
2. Struktur Organisasi
Stuktur organisasi dalam suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik lancar,efektif dan efisien bila terdapat pembagian tgas,pelimpahan wewenang dan tanggung jawab setiap bagian secara jelas yang digambarkan dalam struktur organisasi. Dengan adanya struktur organisasi,hubungan antara yang memimpin dan yang dipimpin berjalan menurut suatu system yang dianut oleh perusahaan,yaitu apakah pimpinan perusahaan langsung berhubungan dengan bawahannya.
Struktur organisasi dari Putra Rigen sebagai berikut :
3. Wewenang dan Tanggung Jawab
Wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada perusahaan Putra rigen adalah :
1) Direktur
a. Menetapkan pengambilan keputusan.
b. Mengawasi dan menerima laporan pertanggung jawaban dari setiap bagian.
c. Mengangkat dan memberhentikan karyawan. d. Menetapkan strategi dan kebijkan perusahaan. 2) Devisi Pembelian
a. Bagian Pemesanan
Melaksanakan pembelian persediaan.
Memilih para pemasok yang dapat dipercaya untuk kebutuhan persediaan barang. Harus diperhatikan segi kualitas dan harga barang
dari pemasok tersebut.
Bagian penyimpan Bagian penyediaan Bagian pemesana Direktur Divisi gudang Divisi pembelian Divisi penjualan Divisi administrati Bagian akuntansi Bagian pengeluaran Petty cash Bagian finance Jurnal Account payable Kasir Account recevaible
Mengatur pembelian dan bernegosiasi dengan pemasok. b. Bagian Penyediaan
Membuat anggaran persediaan barang yang disetujui direktur.
Menentukan jenis barang yang harus dibeli sesuai dengan persetujuan direktur.
3) Devisi gudang
a. Bagian penyimpanan
Membuat surat permohonan untuk pengadaan barang. Menangani dan mencatat persediaan barang.
Bertanggung jawab dalam memelihara kondisi fisik barang. Menerima persediaan barang dari pemasok.
Melakukan retur atas barang rusak kepada pemasok. b. Bagian pengeluaran
Mengirimkan barang kepada pembeli.
Mengirimkan kembali barang rusak yang akan diretur kepada pemasok.
Menjaga barang yang dikirim dengan kondisi baik dan tiba tepat waktu.
4) Devisi Penjualan
a. Melayani pelanggan yang melakukan order. b. Memproses order dari pelanggan lebih lanjut.
c. Menjalin dan membina hubungan yang baik dengan pelanggan.
d. Mengkonfirmasikan ke bagian gudang, apakah barang dapat dipenuhi. 5) Devisi Administrasi
a. Bagian Akuntansi
Account Payable
Mencatat utang perusahaan
Membuat laporan utang.
Account Receivable
Mencatat piutang perusahaan.
Membuat laporan piutang.
Jurnal
Membuat jurnal umum dan jurnal khusus atas setiap transaksi yang terjadi dalam perusahaan.
Menyiapkan laporan keuangan perusahaan. b. Bagian Finance
Kasir
Melaksanakan kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas.
Melakukan pembayaran gaji terhadap semua karyawan.
Melakukan pembayaran untuk pembelian persediaan.
Menerima pembayaran dari pelanggan.
Petty Cash
Melakukan pencatatan terhadap setiap penerimaan dan pengeluaran kas kecil yang terjadi dalam perusahaan.
Membuat anggaran atas penggunaan kas kecil. C. Gambaran Umum Operasional Pencatatan Utang
Dalam operasional pembelian Putra Rigen mereka menetapkan tingkat persediaan minimal untuk melakukan pemesanan kembali kepada pemasok pembelian dilakukan oleh bagian pembelian karena adanya permintaan dari bagian gudang,karena persediaan yang ada digudang tidak mencukupi order pemesanan dari konsumen.
Pembelian dilakukan paling banyak dengan cara kredit,dengan jangka waktu pembayaran 30 sampai dengan 60 hari. Apabila pembelian dilakukan dengan pemasok yang telah sering bertransaksi dengan perusahaan,biasanya perusahaan mendapat potongan pembelian dari pemasok. Apabila barang yang diterima perusahaan dalam kondisi rusak atau tidak sesuai dengan pesanan,maka perusahaan
dapat melakukan retur kepada pemasok yang bersangkutan. Retur pembelian dapat dilakukan langsung pada hari yang sama atau selambat-lambatnya tujuh hari setelah barang diterima dari pemasok.
1. Prosedur Pencatatan Utang
Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan dalam perusahaan saat melakukan kegiatan pencatatan utang :
1.) Bagian penyimpanan menerima kiriman barang yang dipesan dari pemasok disertai dengan surat pengantar yang dikeluarkan pemasok.
2.) Bagian penyimpanan membandingkan Surat Order Pembelian rangkap kedua dengan surat pengantar, kemudian memeriksa secara fisik kiriman barang yang diterimanya dengan yang tercantum di dalam surat pengantar.
3.) Jika surat pengantar dan barang dengan Surat Order Pembelian rangkap kedua tidak sesuai, maka akan dilakukan konfirmasi ulang kepada pemasok.
4.) Jika surat pengantar dan barang dengan Surat Order Pembelian rangkap kedua ternyata sesuai, kemudian bagian penyimpanan mencatatkan barang yang diterima ke dalam kartu gudang.
5.) Bagian penyimpanan juga membuat Laporan Penerimaan Barang berdasarkan barang yang diterima, yang dibuat dalam tiga rangkap, rangkap pertama diberikan kepada bagian jurnal, rangkap kedua diberikan kepada bagian utang dan rangkap ketiga disimpan sebagai arsip di bagian penyimpanan sendiri beserta Surat Order Pembelian rangkap kedua dan surat pengantar .
6.) Bagian pemesanan menerima faktur dari pemasok dan akan memeriksanya dengan Surat Order Pembelian rangkap ketiga.
7.) Jika faktur dengan Surat Order Pembelian rangkap ketiga tidak sesuai,akan dilakukan konfirmasi ulang kepada pemasok.
8.) Jika faktur dengan Surat Order Pembelian rangkap ketiga sesuai, maka Surat Order Pembelian rangkap ketiga akan diarsip, dan Faktur akan diserahkan ke bagian jurnal.
9.) Selanjutnya bagian jurnal akan membandingkan harga yang tertera pada faktur dari pemasok dan Laporan Penerimaan Barang rangkap pertama,apabila tidak sesuai, maka akan dilakukan konfirmasi ke bagian pemesanan. Apabila telah sesuai maka bagian jurnal akan mencatatnya dalam jurnal pembelian. Selanjutnya, faktur dari pemasok akan di serahkan ke bagian utang serta Laporan Penerimaan Barang rangkap pertama disimpan sebagai arsip.
10.) Selanjutnya bagian utang berdasarkan faktur dan Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua akan mencatat ke dalam buku utang. Faktur dari pemasok serta Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua disimpan sebagai arsip sampai pembayaran dilakukan.
Bagian Penyimpanan Bagian Pemesanan Mulai Surat Pengantar SOP 3 SOP 2 SOP
Membandingkan SOP & SP dan Memeriksa barang Konfirmasi ulang 1 N 3 1
Membandingkan SOP & faktur Konfirmasi ulang Faktur SOP 2 N 2 Tidak sesuai 3 2 Laporan 1 Penerimaan Barang Surat Pengantar SOP 3 SOP 2 SOP 1 S e s u a Kartu Gudang 2 Faktur SOP 3 Tidak sesuai Sesuai
Bagian Jurnal Bagian Utang
Faktur
Laporan 1 Penerimaan Barang
2
embandingkan Faktur dan LPB Faktur Laporan 1 Penerimaan Barang 3 N Jurnal Pembelian 3 Faktur Laporan 2 Penerimaan Barang 3 Mencatat Faktur Laporan 2 Penerimaan Barang N Buku Utang Konfirmasi ulang Tidak sesuai Sesuai
2. Prosedur Retur Pembelian
Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan di dalam perusahaan pada saat melakukan kegiatan retur pembelian:
1. Apabila terdapat barang yang rusak atau tidak sesuai dengan pesanan, maka berdasarkan Surat Order Pembelian rangkap kedua dan Laporan Penerimaan Barang rangkap ketiga, bagian penyimpanan akan membuat Surat Retur Barang sebanyak lima rangkap, rangkap pertama dan kedua untuk diberikan kepada bagian pengeluaran, rangkap ketiga untuk bagian jurnal, rangkap keempat untuk bagian utang, dan rangkap kelima digunakan untuk mengurangi stok dalam kartu gudang, kemudian disimpan sebagai arsip di bagian penyimpanan.
2. Selanjutnya Surat Retur Barang rangkap pertama beserta barang akan dikirim kembali kepada pemasok oleh bagian pengeluaran. Sedangkan Surat Retur Barang rangkap kedua akan dimintakan otorisasinya ke pemasok yang kemudian di arsip oleh bagian pengeluaran.
3. Selanjutnya bagian jurnal berdasarkan Surat Retur Barang rangkap kedua akan mencatat ke jurnal umum.
4. Selanjutnya bagian utang berdasarkan Surat Retur Barang rangkap ketiga, akan mencatat ke buku utang atas jumlah utang yang dikurangi.
Bagian Penyimpanan Bagian Pengeluaran
Mulai 4 3 2 Surat Retur 1 Barang SOP 2 Laporan 3 Penerimaan Barang Membuat Surat 2 1 3 N 2 Surat Retur 1 Barang 1 Meminta otorisasi ke pemasok 2 Surat Retur 1 Barang N
Bagian Jurnal Bagian Utang
3. Prosedur Pembayaran Utang dan Pengeluaran Kas
Berikut ini adalah prosedur yang dilakukan di dalam perusahaan pada saat melakukan kegiatan pembayaran utang dan pengeluaran kas:
1. Bagian utang pada saat utang jatuh tempo, berdasarkan faktur, Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua, dan Surat Retur Barang rangkap ke empat akan membuat Bukti Pengeluaran Kas sebanyak 3 rangkap.
2. Bukti Pengeluaran Kas rangkap pertama beserta faktur, Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua, dan Surat Retur Barang rangkap ke empat akan di serahkan ke kasir. Bukti Pengeluaran Kas rangkap kedua akan diserahkan ke bagian jurnal, sedangkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap ketiga akan
disimpan sebagai arsip.
3. Berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap pertama beserta faktur,Laporan Penerimaan Barang rangkap kedua, dan Surat Retur Barang rangkap ke empat, kasir akan menyiapkan cek dan meminta otorisasi ke direktur. Setelah itu cek dikirim ke pemasok. Bukti Pengeluaran Kas rangkap pertama di arsip. Faktur di cap lunas, lalu diserahkan ke bagian jurnal dan Laporan Penerimaan Barang
2 Surat Retur 3 Barang Jurnal Umum 3 Surat Retur 4 Barang Buku Utang Menghitung dan Mengurangi utang
rangkap kedua besertaSurat Retur Barang rangkap ke empat diserahkan kembali kepada bagian utang.
4. Bagian jurnal berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap kedua dan faktur yang telah di cap lunas akan mencatat ke jurnal pengeluaran kas.Bukti Pengeluaran Kas rangkap kedua kemudian diarsip. Faktur diserahkan kembali ke bagian utang.
5. Bagian jurnal berdasarkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap ketiga dan faktur yang telah di cap lunas, akan mencatatnya ke dalam buku utang. Kemudian mengarsipkan Bukti Pengeluaran Kas rangkap ketiga dan faktur.
Bagian Utang Kasir
Bukti Pengeluaran Kas 1 Surat Retur Barang Faktur Laporan 2 Penerimaan Barang 3 Surat Retur 4 Barang
Membuat Bukti Pengeluara Kas
3 2 Bukti Pengeluaran Kas
1 2
Surat Retur Barang Faktur Laporan 2 Penerimaan Barang 2 1 N
Surat Retur Barang 4 Laporan 2 Penerimaan Barang 3 N 1 Faktur Laporan 2 Penerimaan Barang
Menyiapkan cek dan Meminta otorisasi ke
direktur
Bukti Pengeluaran Kas 1 Surat Retur Barang
2
3
Laporan Penerimaan Barang 2
Faktur
Bagian Jurnal
D. Evaluasi Sistem Akuntansi Utang
Melalui analisa yang dilakukan dapat disimpulkan perusahaan perseorangan Putra Rigen terdapat beberapa masalah terkait system akuntansi utang yang diterapkan. Beberapa masalah tersebut diantaranya adalah :
1. Pemisahan fungsi antara bagian penerimaan barang dan penyimpanan barang tidak ada. Sehingga untuk proses penerimaan barang dan penyimpanannya dilakukan oleh satu fungsi hal ini dapat menyebabkan adanya penyimpangan berupa kolusi.
2. Tidak adanya surat order yang diterimaoleh bagian jurnal dan utang sehingga dapat menimbulkan peluang untuk berbuat curang antara bagian pemesanan dan pemasok. Karena surat order merupakan bagian penting untuk pembuatan jurnal pembeliaan.
3. Tidak adanya laporan dari bagian penerimaan barang kepada bagian pemesanan berupa laporan sehingga sulit untuk melakukan pencocokan faktur dengan barang
yang sudah diterima.
Surat Retur Barang 4 Laporan 2 Penerimaan Barang 2 N Buku Utang
4. Perusahaan seringkali kehilangan kesempatan untuk mendapatkan termin karena kurangnya informasi terhadap jangka waktu tempo pembayaran agar mendapatkan diskon,hal ini membuat perusahaan sering kali membayar utang melampaui tanggal dimana termin diberikan.
5. Karena tidak adanya surat order pembelian yang diberikan kepada bagian akuntansi dapat membuka peluang terjadinya pengeluaran kas yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena bisa saja bukti kas keluar dibuat berdasarkan faktur yang tidak sesuia dengan order.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Perusahaan Perorangan Putra Rigen melakukan usaha dibidang penjualan barang material dan bangunan yang system pembelian bahan material dan bangunannya dilakukan secara kredit.
2. Apabila barang rusak terdapat retur pembelian yang akan mengurangi saldo utang. 3. Terdapat beberapa maslah terkait system akuntansi utang yang terdapat di Putra
Rigen seperti diantaranya adalah tidak adanya surat order pembelian yang diserahkan dari bagian penyimpanan kepada bagian akuntansi. Sehingga sulit untuk dilakukan pencocokan.
4. Tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian penyimpanan dengan bagian penerimaan barang.
5. Bukti kas keluar tidak dibuat berdasrkan surat order pembelian akan tetapi hanya faktur sehingga dapat menimbulkan peluang pengeluaran kas yang tidak sesuai. 6. Kurangnya informasi terkait diskon untuk pembayaran utang sehingga perusahaan
sering kali kehilangan kesempatan untuk mendapatkan diskon. B. Saran
1. Hendaknya bagian jurnal dan utang menerima surat order pembelian agar terjadinya pengendalian internyang baik dan menghindari kerugian Ne gara.
2. Fungsi penyimpanan dan penerimaan barang hendaknya dipisahkan agar tidak memicu tidakan kong kalikong.
3. Hendaknya bagian utang mengarsipkan sendiri beberapa arsip terkait surat order pembelian,retur pembelian,dan lain-lain untuk mengatur agar bukti kas keluar
dibuat berdasarkan data yang valid.
4. Hendaknya terdapat sebuah system yang berfungsi untuk mengingatkan tanggal jatuh tempo pembayaran utang sehingga tidak terjadi kehilangan kesempatan
DAFTAR PUSTAKA
Edi, Pratono (2012). Sistem Akuntansi Utang . Dilihat pada tanggal 12 desember 2012. http://sistem-akuntansi1000.blogspot.com/2012/09/sistem-akuntansi-utang.html
Mulyadi (2008). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat
