LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN. Persatuan Pelajar Indonesia Universiti Teknologi Malaysia (PPI-UTM) Periode

(1)

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Persatuan Pelajar Indonesia

Universiti Teknologi Malaysia

(PPI-UTM)

Periode 2012-2013

UNIVERSITI TEKNOLOGI MALAYSIA

2013

(2)

(3)

(4)

Laporan Pertanggung Jawaban Persatuan Pelajar Indonesia UTM 2012-2013

|

4

A. PENDAHULUAN

Alhamdulillah, dengan mengucap puji dan syukur kepada Allah Swt atas segala rahmat dan karunia-Nya, izinkankami Pengurus Persatuan Pelajar Indonesia Universiti Teknologi Malaysia (PPI-UTM) periode 2012-2013untuk menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban untuk kinerja kami dalam 1 tahun periode kepengurusan. LPJ ini merupakan bentuk pertanggungjawaban tertulis kami kepada warga PPI UTM atas amanah yang telah diberikan kepada kami pada MA sebelumnya.

Laporan ini buat selain berupa penyampaian kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan maupun yang tidak dilaksanakan, juga berisikan pandangan tentang kondisi internal dan eksternal PPI UTM, arah kebijakan dan prioritas yang dipilih, kinerja kepengurusan, evaluasi terhadap program yang sudah dilaksanakan, pembacaan terhadap efektifitas struktur organisasi saat ini, rekomendasi dan saran untuk kepengurusan kedepan, laporan kondisi keuangan, laporan inventaris barang, laporan surat-menyurat, dan dokumentasi kegiatan. Sehingga laporan ini dapat menggambarkan secara utuh perjalanan sebuah kepengurusan yang tentunya didalamnya penuh dengan suasana susah dan senang bergulir silih berganti mengikuti perubahan fungsi waktu. Semoga laporan ini juga dapat menjadi sumber rujukan yang berharga bagi kepengurusan berikutnya untuk membawa PPI-UTM ke masa depan yang semakin cerah.

Sebelum kami melanjutkan penyampaian LPJ ini, izinkan kami menyampaikan ucapan terima kasihyang setinggi-tingginya kepada seluruh warga PPI-UTM yang telah mengapresiasi kepemimpinan kami ini dengan sangat baik sertaberpartisipasi pada program-program yang sudah ditawarkan oleh Pengurus. Kemudian kami juga menyampaikan penghargaan yang setinggi-tingginya atas kerja keras seluruh Pengurus mulai dari Pengurus Inti, Koordinator-koordinator Bidang, Ketua-ketua Seksi, dan para anggota setiap seksinya atas kerja kerasnya bekerja takkenal lelah tanpa berharap pamrih untuk melaksanakan program-program yang telah direncanakan. Selain itu kami juga berterima kasih yang sebesar-besarnya kepada Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) Johor Bahru, Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) Kuala Lumpur, UTM International Student Center (ISC),unit-unit lain di UTM, para

(5)

|

5 Penasehat PPI-UTM, para Staf UTM asal Indonesia di UTM, International Student Society (ISS) Central UTM, Persatuan Pelajar Indonesia Malaysia (PPIM) dan lembaga-lembaga lain yang telah banyak mendukung berbagai kegiatan yang dilaksanakan oleh PPI-UTM pada periode ini.

Setiap kebijakan dan kegiatan yang sudah dilaksanakan selama ini oleh Pengurus PPI-UTM 2012-2013 adalah dengan harapan dapat memenuhi kebutuhan dan melayani segenap warga PPI-UTM. Sehingga dapat menjadikan PPI-UTM sebagai wadah yang sejuk dan damai untuk saling membantu dan berbagi, wadah proses belajar, media pengembangan kepribadian dan kemampuan diri, dan menumbuhkan rasa kebangsaan bagi setiap anak bangsa yang tengah menuntut ilmu di UTM.

(6)

|

6 B. ARAH KEBIJAKANDANFOKUS PROGRAM KERJA

Bidang I:

Pengembangan SDM (Akademik dan Kerohanian)

Fokus: Peningkatan SDM seluruh anggota PPI secara intelektual, emotional dan spiritual.

Akademik:

- Melanjutkan kegiatan – kegiatan yang telah dilakukan oleh PPI sebelumnya seperti workshop journal, penulisan proposal, success study dan PSM.

- Mempelopori kegiatan – kegiatan bersifat akademik seperti pendirian klub studi sesuai jurusan, minat dan bakat. Seperti Kelompok Studi Ilmu Komputer, Kelompok Study Linux, English Club, dll.

- Menyelenggarakan even – even berskala international (English Day yang di dalamnya ada Public speaking competition, English debate Competition, dll).

Kerohanian:

- Memfasilitasi kawan2 PPI UTM untuk dapat melaksanakan ibadah sesuai dengan agama dan kepercayaannya masing – masing. - Melakukan pengajian umum dwibulanan yang mengumpulkan

keluarga besar PPI UTM.

- Melakukan kelompok – kelompok pengajian yang berskala kecil di tempat – tempat konsentrasi mahasiswa PPI UTM.

- Mempelopori halaqoh ta’lim di mesjid UTM ba’da ashar senin dan kamis sore dilanjutkan buka puasa bersama.

- Mempelopori pendirian pusat studi keislaman bagi adik – adik S1. Bidang II:

Pengkaderan dan Organisasi:

Fokus: Melakukan kaderisasi anggota PPI dan Pengembangan organisasi PPI

Pengkaderan:

- Melakukan Outbound dan Leadership Training bagi pengurus PPI 2012 2013

ARAH KEBIJAKAN

(7)

|

7 - Melakukan Latihan Dasar Kepemimpinan Bagi Pelajar S1

Organisasi:

- Melakukan Pelatihan Manajemen Kegiatan (Pembuatan Proposal, Teknik Pencarian sponsor, Teknik Publikasi acara, pembuatan LPJ kegiatan, dll)

- Melakukan Pelatihan Manajemen Acara (Merancang susunan acara yang menarik)

- Melakukan Interaksi dengan Organisasi – Organisasi Pelajar yang ada di UTM

Bidang III Humas dan IT

Fokus: Memperluas dan mempererat simpul – simpul instansi dan organisasi yang berhubungan dengan kegiatan – kegiatan PPI serta mengemas kegiatan – kegiatan tersebut agar terinformasikan dengan baik melalui media PPI.

Humas:

- Membangun Komunikasi dengan KJRI - Membangun Komunikasi dengan ISC UTM - Membangun Komunikasi dengan ISS

- Membangun Komunikasi dengan PPI Malaysia

- Membangun Komunikasi dengan Organisasi – organisasi Pelajar di UTM

- Membangun Komunikasi dengan Instansi – instansi Pemerintah maupun swasta di Indonesia dan juga Malaysia untuk menjadi partner dalam kegiatan – kegiatan PPI UTM

IT:

- Menjadikan media – media komunikasi PPI sebagai sarana efektif untuk berbagi informasi antar anggota PPI.

- Menjadikan sarana website PPI sebagai media kegiatan PPI Bidang IV

Sosial Kemasyarakatan dan Kewirausahaan Sosial Kemasyarakatan:

- Melakukan kegiatan – kegiatan yang bersifat sosial yang dapat menyambung tali silaturrahim antara pelajar PPI dengan warga

(8)

|

8 Indonesia di JB, Malaysia dan Masyarakat International yang ada di UTM, seperti Kerja bakti, kunjungan social, penghijauan, dll. Kewirausahaan:

- Memanfaatkan potensi PPI sebagai wadah organisasi untuk memfasilitasi anggotanya agar dapat memberi masukan pada organisasi PPI (pembuatan simbol2 PPI seperti stiker, gantungan kunci, ballpoint, jaket, topi, kaus, dll.

- Memprakarsai perintisan usaha PPI seperti jasa travelling, ticketing, dll.

Bidang V

Olah raga, Seni & Budaya, dan Kekeluargaan Olah Raga:

- Membantu mahasiswa PPI UTM aktif dalam kegiatan olahraga (Sepak Bola, Futsal, Bola Basket, Bola Volley, Badminton, Tennis Lapangan, Tennis meja, Sepak Takraw, renang, dll)

- Memfasilitasi talenta – talenta terbaik PPI UTM untuk berprestasi dalam bidang olah raga (menyelenggarakan Pekan Olah raga PPI, Sparing partner dengan kampus2 lain di Malaysia dan Singapura, mendaftarkan pada event2 kejuaraan)

Seni & Budaya:

- Menjadikan kegiatan seni dan budaya sebagai sarana mengembangkan bakat – bakat anggota PPI dalam bidang tersebut (seni tari, seni suara, teater, dll)

- Memperkenalkan kebudayaan – kebudayaan bangsa Indonesia kepada masyarakat International yang ada di UTM.

Kekeluargaan:

Melakukan Kegiatan – kegiatan yang membangun keakraban antara seluruh anggota PPI UTM (Silaturrahim anggota PPI UTM dengan dosen – dosen Indonesia di UTM, Silaturrahim anggota PPI UTM dengan NC dan jajarannya, Family Day, Wisata akademik ke PT atau Sekolah atau Instansi yang ada di Malaysia atau Singapura, Wisata Keluarga ke obyek – obyek menarik di Malaysia, dll).

(9)

|

9

C. SUSUNAN PENGURUS

Pembina : Prof. Dr. Hadi Nur

Penasehat : 1.Dosen-Dosen Indonesia di UTM 2. Zulfatman

3. Ahmad Haya 4. Fitra Lestari Pengurus Harian:

Ketua Umum : Muzakkir

Ketua 1 : Hasbullah Said

Ketua 2 : Fernando Gustio Rhodes

Sekretaris Umum : Rino Ferdian Wakil Sekretaris : Nadia Prisca Bendahara : Sitti Hamsina Rais Wakil Bendahara : Dian Arini Puteri

Pengurus Inti di atas dibantu oleh 5 Koordinator Bidang yang membawahi 11 Seksi beserta anggotanya sebagaimana terdapat pada Bab berikutnya.

Suasana Rapat Kerja, Sabtu 3 November 2012

(10)

|

10 D. LAPORAN KEGIATAN

Bidang I: Akademik dan Kerohanian

Ketua Bidang : ARDA YUNIANTA

Seksi Akademik : Bernadeth Tongli, Fitriah Khoirunnisa,

Fadhil Noer Afif, Bakri Liwang, Susandi

Seksi Kerohanian : M Faisal Abduh, Nurul Huda

Bilhikmah. Program Kerja

Berdasarkan Rapat Pengurus PPI UTM periode 2012/2013 yang membahas Program Kerja pada tanggal03 Oktober 2012, Bidang Akademik dan Kerohanian diamanahi beberapa program kerja, yaitu sebagai berikut: Rincian Program Kerja Yang Terlaksana

1. Nama Kegiatan : Workshop Paper writing and publish journal Waktu & Tempat : 10 Desember 2012

Koordinator : Bernadeth Tongli

Tujuan Kegiatan : 1. Sebagai sarana untuk membantu kawan-kawan yang belum memiliki pengalaman

banyak dalam menulis paper dan

mempublish ke dalam jurnal.

2. Memberikan Tips dan Trik kepada peserta dalam mempermudah penulisan paper dan bagaimana caranya agar paper yang dibuat dapat di submit dan diterima pada jurnal yang dituju.

Dana : Pengeluaran :digabung dengan Pelatihan

Endnote

Pemasukan : SPS, digabung dengan Pelatihan Endnote

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai

Keterangan : Kendala utamanya waktu persiapan yang terbatas.

(11)

|

11 2. Nama Kegiatan : Pelatihan Endnote dan pelatihan mendeley

Waktu & Tempat : 12-13 Desember 2012, bertempat di bilik seminar C15 Fakulti pendidikan.

Koordinator : Fitria Khoirunnisa

Tujuan Kegiatan : 1. Sebagai tindak lanjut dari program workshop penulisan paper.

2. Memberikan pengetahuan lebih mendalam secara teknis pembuatan paper dengan focus kepada management referensi yang dibuat dalam proses pembuatan paper.

3. Membuat dan menindak lanjuti kelompok2 belajar yang nantinya akan menjadi studi club untuk menunjang keberhasilan setiap bidang ilmu dalam menyelesaiakan permasalahan yang ada pada masing-masing orang.

Dana : Pengeluaran : RM 1130

Sumber Dana : SPS: RM 1477.02

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai.

Keterangan : Peserta yang ikut mendapatkan 2 sertifikat endnote dan sertifikat international dari mendeley.

3. Nama Kegiatan : Technology, Education, Science International Conference (TESIC)

Waktu & Tempat : 20-21 November 2013 Koordinator : Arda Yunianta

Tujuan Kegiatan : 1. Mengharumkan nama PPI UTM di mata dunia. 2. Memfasilitasi rekan-rekan mahasiswa yang ada di seluruh dunia untuk mempublish hasil penelitiannya menjadi sebuah proceeding. 3. Memfasilitasi paper-paper yang sudah di

submit untuk dapat diteruskan ke beberapa jurnal yang sudah kerja sama.

(12)

|

12 Dana : Sumber Dana : Kas PPI, KBRI, KJRI (tidak dapat dinominalkan karena kegiatan belum berlangsung.

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini masih berproses sampai tiba tanggalnya nanti pelaksanaan event ini.

Kendala : Banyak anggota panitia yang timbul tenggelam disebabkan banyaknya anggota panitia yang lulus, menyelesaikan study ahirnya dan sebab-sebab lainnya.

4. Nama Kegiatan : Pembentukan studi club di masing2 fakulti Waktu & Tempat : -

Koordinator : -

Tujuan Kegiatan : 1. Membentuk kelompok-kelompok belajar kecil sesuai dengan bidangnya agar dapat bertukar pikiran dan saling memberikan solisu terhadap permasalahan yang dihadapi masing-masing anggotanya.

Dana : Sumber Dana :

Pengeluaran : Evaluasi Kegiatan : Belum Berjalan.

Kendala : Kurangnya keaktifan dari masing2 koordinator di setiap faculty untuk dapat mengkoordinir dan memberikan stimulus dalam melaksanakan program ini.

5. Nama Kegiatan : Pengajian Memperingati tahun baru islam

Waktu & Tempat : - , Dewan Merdeka KRP Koordinator : M Faisal Abduh

Tujuan Kegiatan : 1. Siraman rohani sekaligus halal bihalal dan silaturahmi antar keluarga muslim PPI.

Dana : Sumber Dana : Kas

Pengeluaran : RM 180

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini berlangsung lancar. Keterangan : Dihadiri sekitar 50 orang anggota PPI.

(13)

|

13 6. Nama Kegiatan : Pengajian Dwi Bulanan

Waktu & Tempat : Mei 2012, UTM Koordinator : M Faisal Abduh

Tujuan Kegiatan : Siraman rohani sekaligus halal bihalal dan silaturahmi antar keluarga muslim PPI.

Dana : Sumber Dana : Infak Ta’lim RM 115 Kas dan PPI

RM 685

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini berlangsung lancar dengan melibatkan 25 orang mahasiswa dan sebagian kecil dosen Indonesia di UTM.

Keterangan : -

7. Nama Kegiatan : Sholat idul adha

Waktu & Tempat : 2012, KJRI Koordinator : M Faisal Abduh

Tujuan Kegiatan : Solat Idul Adha di KJRI Johor Bahru.

Dana : Sumber Dana : -

Pengeluaran : - Evaluasi Kegiatan : Berlangsung lancar.

Keterangan : Memberangkatkan 2 bis teman-teman

mahasiswa.

8. Nama Kegiatan : Pengajian iman dan amal anak s1

Waktu & Tempat : Surau KRP UTM Koordinator : M Faisal Abduh

Tujuan Kegiatan : Siraman rohani sekaligus halal bihalal dan silaturahmi antar keluarga muslim PPI.

Dana : Sumber Dana :

Pengeluaran :

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan sudah lumayan baik, tapi perlu konsep acara yang lebih baik lagi.

Kendala : banyaknya teman-teman undergrade yang masih kurang berminat terhadap acara-acara seperti ini.

(14)

|

14 Bidang II: Kaderisasi dan Pengembangan Organisasi

Ketua Bidang : Mishbahul Jannah

Seksi Kaderisasi : Mufti Fathonah Muvariz, Bahran

Gafnie, Luthfi Hardimansyah, Andi Yauri, Nabila Pyrenina

Seksi Peng.Organisasi : Tasya Inanda, Andi Firmansyah, Hendra Saputra

Program Kerja

Berdasarkan Rapat Pengurus PPI UTM periode 2012/2013 yang membahas Program Kerja pada tanggal 3 November 2012, Bidang Kaderisasi & Pengembangan Organisasi diamanahi 11 program kerja, yaitu: (1) Upgrading Pengurus, (2) Penyusunan Alur Kaderisasi, (3) Latihan Dasar Kepemimpinan Mahasiswa (LDKM), 4) Pelatihan Public Speaking, (5) Motivasi (Trick and Tips), (6) Anak Muda untuk Indonesia (AMI), 7)

International Discussion, 8) Extra-Link, 9) Focus Group Discussion (FGD), 10) Database Pengurus, 11) Database Alumni.

Rincian Program Kerja Yang Terlaksana

1. Nama Kegiatan : Rapat Kerja dan Upgrading Pengurus Waktu & tempat : 3 – 4 November 2012

Koordinator : Mishbahul Jannah

Tujuan Kegiatan : Menumbuhkan motivasi diri dalam berorganisasi & menumbuhkan semangat kekeluargaan awal antar pengurus

Dana : Pengeluaran : RM 1507

Pemasukan : RM 1321 dari kas kerohanian PPI dan RM 186 dari kas PPI

Evaluasi Kegiatan : 1. 70% pengurus hadir dalam raker dan upgrading

2. Raker dan upgrading berjalan lancar, namun waktu memulai acara mundur 1 jam dari waktu yang telah ditetapkan

Keterangan : Kendala utama : pematangan penetapan petugas acara raker dan penanggungjawab upgrading

(15)

|

15 2. Nama Kegiatan : Motivasi (Trick and Tips)

Waktu & Tempat : 30 Desember 2012 Koordinator : Andi Firmansyah

Tujuan Kegiatan : Membangun semangat dalam menghadapi perkuliahan dan final exam, membangun pribadi pembelajar khususnya bagi pelajar S1

Dana : -

Keterangan : Kendala utama adalah waktu yang mundur dari jadwal yang ditetapkan.

3. Nama Kegiatan : Extra-Link

Kegiatan : Gathering & Sharing PPI UTM & ISS-Yaman Waktu & Tempat : 17 Desember 2012

Tujuan Kegiatan : Sharing program kerja dan membangun kerjasama dengan organisasi mahasiswa / sosial Indonesia maupun internasional

Dana : -

Evaluasi Kegiatan :Pertemuan dengan ISS-Yaman dilaksanakan didewan senat conseleri dengan format acara yang telah disetting oleh ISS-Yaman (PPI sebagai undangan) dan acara berjalan secara formal. Acara diisi dengan pengenalan pengurus masing-masing organisasi, sharing program kerja,dan kerjasama program kerja yang memungkinkan dilaksanakan.

Keterangan : Kendala pertemuan : kurang lengkapnya pengurus inti PPI UTM sehingga tidak semua bidang mempresentasikan program kerjanya. Kegiatan : Bedah buku “Semesta Cinta Untuk Gaza”

(kerjasama dengan FLP Johor Bahru)

Waktu & Tempat : 24 Januari 2013 / Masjid Jamek Taman Universiti, Skudai

Koordinator : Mishbahul Jannah (Panitia gabungan PPI UTM & FLP Johor)

(16)

|

16 Tujuan Kegiatan : Memberikan pengetahuan lebih jauh kepada

warga Indonesia yang berada di Johor Bahru, Malaysia tentang kondisi Palestina, sebagai momentum peringatan maulid Nabi Muhammad SAW, menyambung silaturrahim antara PPI UTM dan FLP Johor.

Dana : -

Evaluasi Kegiatan : acara dilaksanakan di masjid Jamek Taman

Universiti, Skudai dan dihadiri oleh TKI Indonesia, dan Mahasiswa Indonesia.

Keterangan : Kendala acara : karena tempat yang cukup jauh dan kurang familiar dikalangan mahasiswa UTM, maka peserta mahasiswa UTM kurang.

4. Nama Kegiatan : Focus Group Discussion (FGD) Kegiatan : FGD 1 (Hari Pahlawan)

Waktu & tempat : 24 November 2012 / Dewan Senat, Bangunan Conseleri UTM

Koordinator : Hendra Saputra

Tujuan : Peringatan hari Pahlawan

Dana : Pengeluaran : RM 435.10

Pemasukan : ISC RM 300 Kas PPI RM 135.10 Evaluasi Kegiatan : acara dilasakanakan secara formal, dihadiri oleh

delegasi KJRI Johor Bahru, Bapak Jujur

Hutagalung sebagai salah satu speaker inti, Prof. Hadi Nur dan Prof. Maman juga sebagai

pembicara inti.

Keterangan : Kendala utama acara ini yaitu diawal acara masih sedikit peserta yang datang sehingga acara pun mundur dari jadwal yang ditetapkan

Kegiatan : FGD 2 (Tenaga Kerja Indonesia/ Inspiratif) Waktu & Tempat : 3 Maret 2013 / KJRI Johor Bahru

Evaluasi Kegiatan : acara dilaksanakan secara formal, dihadiri oleh seluruh pejabat dan staf KJRI,perwakilan paguyuban masyarakat Indonesia, mahasiswa , dosen dan ormas-ormas indonesia

(17)

|

17

Dana : Ditanggung sepenuhnya oleh KJRI JB

Keterangan :Kendala utama acara ini yaitu tidak ditentukannya notulen acara, sehingga ditunjuklah secara mendadak notulen acara ditempat

Kegiatan : FGD 3 (Pendidikan Karakter di Indonesia : Stategi, Komitmen, dan implementasi untuk perbaikan jati diri / moral bangsa)

Waktu / Tempat : 27 April 2013 / KJRI Johor Bahru Koordinator : Husna Syadli

Dana : Ditanggung sepenuhnya oleh KJRI JB

Evaluasi Kegiatan : acara dilaksanakan secara formal dihadiri oleh seluruh pejabat dan staf KJRI,perwakilan paguyuban masyarakat Indonesia, mahasiswa , dosen dan ormas-ormas indonesia

Rincian Program Kerja Yang Tidak Terlaksana 1. Nama Kegiatan : Penyusunan Alur Kaderisasi

Koordinator : Mufti Fathonah M.

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini 50% tidak terlaksana

Keterangan : Kendalanya adalah tim yang telah dibentuk untuk membicarakan alur kaderisasi tidak terfollow up dengan baik

2. Nama Kegiatan : Latihan Dasar Kepemimpinan mahasiswa (LDKM)

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini tidak terlaksana

Keterangan : Walaupun format acara telah dibuat namun kendala acara adalah waktu tidak tepat dan tidak tersedianya fasilitator

3. Nama Kegiatan : Pelatihan Public Speaking Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini tidak terlaksana.

Keterangan : Kendala waktu pelaksanaan meski format acara dan fasilitator telah tersedia

4. Nama Kegiatan : International Discussion Evaluasi Kegiatan : Kegiatan tidak terlaksana

(18)

|

18 Keterangan : Kendalanya adalah berbagai kesibukan

masing-masing anggota dan koordinator 5. Nama Kegiatan : Evaluasi Kerja

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini tidak terlaksana 70%

Keterangan : Kegiatan ini sudah dibuatkan format form evaluasi melalui media online, namun tidak terfollow up dengan baik

6. Nama Kegiatan : Database Alumni Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini tidak terlaksana

Keterangan : kurangnya SDM yang bersedia menjalankan kegiatan tersebut

Evaluasi Umum Kegiatan Bidang II

Secara garis besar apa yang sudah dilakukan Bidang 2 masih belum memenuhi harapan. Dari 2 sub di Bidang 2 berupa pengembangan organisasi,dan kaderisasi. hanyabeberapa kegiatan saja yang terlaksana. Tidak terlaksananya kegiatan pengembangan organisasi dan pelatihan kaderisasi adalah sebuah kerugian besar organisasi pada periode ini. Karena keberadaan organisasi akan lebih baik jika pengembangan organisasinya berjalan baik, didukung oleh kolaborasi efektif antara sistem kaderisasi yang terorganisir secara baik. Pada dasarnya Kaderisasi dan Pengembangan organisasi menjadi titik sentral dari sebuah organisasi. Tugas utamanya yaitu menata sistem pengorganisasiannya dan menata manusia yang ada dalam sistem tersebut dalam satu paket sehingga terciptanya manusia-manusia didalam organisasi tersebut yang memiliki suara, visi dan misi keorganisasian yang sama dan jelas. Berkaitan dengan itu ke depan mungkin akan lebih baik jika SDM baik yang masih berada di UTM maupun yang telah menjadi alumni ikut memberikan kontribusinya dalam proses kaderisasi dan pengembangan organisasi PPI ini kedepannya. Berkaitan dengan Kaderisasi, seharusnya menjadi fokus PPI ke depannya adalah adanya jalur kaderisasi yang dimiliki oleh PPI UTM, sehingga data anggota dan alumni tersimpandengan baik.

Selain itu pengembangan organisasi yang berhubungan langsung dengan stake-holder dan organisasi eksternal PPI lainnya harus terus dilakukan untuk memperkenalkan organisasi atau membahas isu-isu tertentu yang berhubungan dengan organisasi dan kebutuhan anggotanya, misalnya

(19)

|

19 beasiswa, peluang kolaborasi riset, praktek kerja, dan lain sebagainya. Juga pada organisasi eksternal yang akan membahas tentang langkah kerjasama baik dari segi program kerja, diskusi lintas negara, dan sebagainya yang akan semakin membuka cakrawala pengetahuan seluruh anggota PPI UTM pada khususnya.

(20)

|

20 Bidang III: Humas dan Sistem Informasi

Ketua Bidang : Mahfud Rahmany

Seksi Humas : Alham Syahruna, Hendrikus Kadang,

Tiurmai Shanty Hatajulu, Hurri A Hasan, Dwiky Pobri Cesarian

Seksi IT dan Web : Rilamawan Amsir, Mohammad

Virandry, Firas Ghazi. Program Kerja

Berdasarkan Rapat Pengurus PPI UTM periode 2012/2013 yang membahas Program Kerja pada tanggal15 November 2012, Bidang Humas & Sistem Informasi diamanahi 6 program kerja, yaitu: (1) Penguatan Komunikasi Internal PPI, (2) Pembinaan Hubungan Eksternal PPI, (3) Pembuatan Web dan Database Alumni PPI UTM, (4)Pelatihan Website PPI, (5) Membentuk Tim Publikasi dan Dokumentasi. (6) Memperpanjang Domain PPI UTM (ppi-utm.org).

Rincian Program Kerja Yang Terlaksana

1. Nama Kegiatan : Penguatan Komunikasi Internal PPI melalui Website, FB dan Milis

Koordinator : Rilmawan Amsir dan Mohammad Virandry Tujuan Kegiatan : Meningkatkan komunikasi internal anggota PPI

UTM melalui teknologi informasi agar dapat memberikan informasi dengan lebih cepat, up-to-date dan memiliki jangkauan yang luas. Evaluasi Kegiatan : 1. Facebook dan milis telah dimanfaatkan

dengan baik sebagai sarana komunikasi bagi anggota PPI UTM.

2. Website telah dimanfaatkan dengan baik, namun pengelolaan masih belum sepenuhnya dilaksanakan oleh Bid. III dikarenakan terkendala dalam masalah pelatihan tenaga admin dan jurnalis.

Keterangan : Terkendala waktu pelaksanaan pelatihan bagi tenaga admin dan jurnalis.

(21)

|

21 2. Nama Kegiatan : Pembinaan Hubungan Eksternal PPI ke KJRI dalam Bentuk Ramah Tamah pada Hari-hari Besar Nasional.

Waktu & Tempat : 17 Agustus, Hari Sumpah Pemuda, dan Hari Pendidikan Nasional di KJRI

Koordinator : Hendrikus Kadang

Tujuan Kegiatan : Mempererat silaturrahmi dan memupuk rasa nasionalisme sebagai warga negara Indonesia di luar negeri.

Dana : -

Keterangan : Kendala utama adalah jadwal dan perwakilan dari anggota PPI yang terbatas.

3. Nama Kegiatan : Pembinaan Hubungan Eksternal PPI dalam Bentuk Pertemuan Dengan ISC, RMC dan PPIM. Waktu & Tempat : -

Koordinator : Hendrikus Kadang.

Tujuan Kegiatan : Menjalin komunikasi intensif dengan pihak ISC, RMC dan PPIM

Dana : -

Evaluasi Kegiatan : Pertemuan dengan ISC dan PPIM dilaksanakan sejalan dengan kegiatan-kegiatan yang sudah terprogram oleh ISC dan PPIM. Kegiatan pertemuan dengan RMC belum terlaksana secara formal

Keterangan : Kendala pertemuan dengan RMC, belum

terdapat format yang dapat dijadikan rujukan,

dikarenakan sedalam ini RMC hanya

berkomunikasi dengan fakulti dan kelompok research saja.

4. Nama Kegiatan : Memperpanjang Domain PPI UTM (ppi-utm.org)

Tujuan Kegiatan : Agar website PPI UTM tetap bisa digunakan dan dikembangkan.

(22)

|

22

Dana : RM 150.70 (Kas PPI UTM)

Evaluasi Kegiatan : Keberadaan Website in sangat berguna bagi PPI UTM.

Keterangan : Tidak ada kendala berarti, Cuma website tersebut harus lebih dikembangkan.

5. Nama Kegiatan : Pelatihan Website PPI

Koordinator : Mohammad Virandry dan Rilmawan Amsir Tujuan Kegiatan : 1. Mengembangkan Website PPI yang telah ada

saat ini.

2. Mengupdate semua informasi tentang kegiatan PPI ke dalam Website

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini dilaksnakan secara tidak langsung dan tidak formal. Semoga pelatihan website ini bisa dipercayakan lagi untuk generasi selanjutnya dan agenda ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai.

Keterangan : -

6. Nama Kegiatan : Membentuk Tim Publikasi dan Dokumentasi Koordinator : Mohammad Virandry, Rilmawan Amsir dan

Mahfud Rahmany Tujuan Kegiatan : Melatih dalam hal jurnalis

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini dilaksnakan secara tidak langsung dan tidak formal. Agenda ini tidak berjalan lancar karena kurangnya peminat.

Keterangan : -

Rincian Program Kerja Yang Tidak Terlaksana

1. Nama Kegiatan : Pembuatan Web Database Alumni PPI UTM Koordinator : Rilmawan Amsir dan Mohammad Virandry Tujuan Kegiatan : 1. Pendataan Alumni PPI UTM, dengan tujuan

agar bisa selalu terjalin hubungan silaturrahmi antara Alumni dengan anggota sekarang ini. 2. Alumni PPI UTM bisa memberikan feedback

(23)

|

23 ini, berupa informasi di dunia pekerjaan dan beasiswa.

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan tidak terlaksana

Keterangan : Kegiatan ini tidak terlaksana, karena berbagai kesibukan masing-masing anggota.

Evaluasi Umum Kegiatan Bidang III

Secara umum apa yang sudah dilakukan Bidang 3 sudah memenuhi harapan, dimana bidang 3 seksi IT dan Web sudah berhasil merenovasi tampilan web ppi (ppi-utm.org) dengan tampilan baru. Tapi juga terdapat kendala dimana kurangnya tim jurnalis pengisi berita untuk web PPI. Selain itu kerja-kerja kehumasan yang berhubungan langsung dengan stake-holder harus terus dilakukan untuk memperkenalkan organisasi atau membahas isu-isu tertentu yang berhubungan dengan organisasi dan kebutuhan anggotanya, misalnya beasiswa, peluang kolaborasi riset, praktek kerja, dan lain sebagainya.

(24)

|

24 Bidang IVSosial Kemasyarakatan dan Kewirausahaan

Ketua Bidang : Najatussa’adah

Seksi Sosial Kemasyarakatan : Reny Saputri, Cinthia Rahmatika Wazir, M. Arief Eka Putra, M. Sobree, Fara Tika Nasa

Seksi Kewirausahaan : Angraini Pertiwi, Sutan Muhammad Ibram Bagagarsyah, Prima Winata, Syafri Rewa, Putriyani Fadhillah Pohan Program Kerja

Berdasarkan Rapat Pengurus PPI UTM periode 2012/2013 yang membahas Program Kerja pada tanggal 3 November 2012 , Bidang sosial kemasyarakatan dan kewirausahaan membuat perencanaan kerja, yaitu: (1) Farewell Party, (2) Bantuan Bencana, (3) Kunjungan Sosial ke TKI di Malaysia, (4) Pengadaan Almamater PPI-UTM, (5) Koperasi PPI-UTM, (6) Stand Event. Berikut disampaikan ide awal dan pelaksanaan masing-masing program kerja.

Rincian Program Kerja Terlaksana

1. Nama Kegiatan : Farewell Party Convo-50

Waktu & Tempat : Banquet Hall, Chansellery Sultan Ibrahim UTM , 07 Mei 2013

Koordinator : Muhammad Arief Eka Putra

Tujuan Kegiatan : 1. Sebagai acara persembahan untuk keberhasilan anggota PPI-UTM yang telah sukses menyelesaikan perkuliahan.

2. Menjalin silaturahmi dan memperkuat rasa kekeluargaan dan persaudaraan sesama mahasiswa dan juga dengan alumni UTM. 3. Memberikan Implikasi yang baik untuk proses

pembelajaran bagi mahasiswa Indonesia

Dana : Sumber Dana : RM 1500

(25)

|

25 2. Nama Kegiatan : Pembuatan Jaket Almamater PPI-UTM

Waktu & Tempat : November 2012- Juni 2013

Koordinator : Najatussa’adah dan Anggraini Pertiwi

Tujuan Kegiatan : 1. Pembuatan Jaket PPI-UTM untuk menunjukan dan mempromosikan identitas dari Organisasi PPI-UTM.

2. Sebagai sumber kewirausahaan organisasi PPI-UTM

Dana : Pemasukan : RM 3440

Profit : RM 430

Keterangan : -

3. Nama Kegiatan : Bantuan Donasi untuk GAZA

Waktu : 25 November 2012

Koordinator : M. Arief Eka Putra dan Fara Tika Nasa

Tujuan Kegiatan : 1. Membantu meringankan beban saudara muslim yang ada di Gaza

2. Memberi kesadaran kepada anggota PPI-UTM untuk saling membantu sesama manusia. Dana Terkumpul : RM 750

Evaluasi Kegiatan : - Kegiatan ini berlangsung lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai

- Pengumpulan dana dilakukan terhadap mahasiswa Indonesia yang berada di Universiti Teknologi Malaysia

Keterangan : - Penyaluran dana dilakukan dengan mengirim dana yang terkumpul ke rekening bendahara Persatuan Pelajar Indonesia- Malaysia (PPIM) 4. Nama Kegiatan : Pengumpulan Donasi untuk TKI yang terhalang

biaya melahirkan Waktu & Tempat : Pangsapuri Melawis Koordinator : Reny Saputri

Tujuan Kegiatan : Membantu meringankan beban untuk biaya melahirkan

(26)

|

26 Dana Terkumpul : RM 850

Evaluasi Kegiatan :

Keterangan : Penyaluran dana dilakukan dengan pengiriman langsung ke orang yang bersangkutan

5. Nama Kegiatan : Gotong Royong Membersihkan Masjid

Waktu & Tempat : Masjid Intan Abu Bakar Sri Pulai, 11 Maret 2013 Koordinator : Najatussa’adah

Tujuan Kegiatan : - Menjalin hubungan silaturahmi antara anggota PPI dengan masyarakat luar di sekitar UTM

Dana : Pemasukan: Kas PPI RM 400

Pengeluaran: RM 400

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini terlaksana dengan lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai.

Keterangan : kegiatan ini kurang di rancang secara totalitas, disebabkan waktu persiapan yang singkat dan sumber daya manusia yang kurang, sehingga kegiatan kurang meriah.

6. Nama Kegiatan : Stand Event di Indonesian Festival (INFEST) 2013 Waktu & Tempat : Dewan Sultan Ismail (DSI), 24-26 April 2013 Koordinator : Najatussa’adah

Tujuan Kegiatan : 1. Sebagai sumber kewirausahaan organisasi PPI-UTM

2.Mempromosikan barang khas Indonesia Penghasilan : Pemasukan: RM 280

Modal: RM 150 Keuntungan : RM 130

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini terlaksana dengan lancar dan sesuai dengan sasaran yang dicapai.

Keterangan : Membuka stand yang menjual barang-barang khas Indonesia seperti baju batik, asesoris, dll. 7. Nama Kegiatan : Farewell Party Convo-51

Waktu & Tempat : Banquet Hall, Chansellery Sultan Ibrahim UTM ,27Oktober 2013

(27)

|

27 Tujuan Kegiatan : 1. Sebagai acara persembahan untuk keberhasilan anggota PPI-UTM yang telah sukses menyelesaikan perkuliahan.

2. Menjalin silaturahmi dan memperkuat rasa kekeluargaan dan persaudaraan sesama mahasiswa dan juga dengan alumni UTM. 3. Memberikan Implikasi yang baik untuk proses

pembelajaran bagi mahasiswa Indonesia

Dana : Belum dapat dinominalkan dikarenakan baru

berlangsung

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini berlangsung sangat baik dan sesuai dengan sasaran yang dicapai.

Keterangan : -

Rincian Program Kerja Yang Tidak Terlaksana

1. Nama Kegiatan : Kunjungan Sosial ke TKI di Malaysia Koordinator : Cinthia Rahmatika Wazir

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini tidak dapat terlaksana sebagaimana perancangan yang ingin dicapai.

Keterangan : Kegiatan ini di gabung dengan kegiatan Bidang II yaitu Focus Group Discussion II yang juga mengundang Tenaga Kerja Indonesia, sehingga program ini tidak perlu dilaksanakan lagi. 2. Nama Kegiatan : Koperasi PPI-UTM

Koordinator : Prima Wiranata

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini tidak terlaksana

Keterangan : 1. Walaupun beberapa merchandise sudah siap di design, kegiatan ini belum dapat terwujud 2.Kendala utama dari kegiatan ini ialah tidak

ada tempat yang di fasilitasi untuk dapat dijadikan sebuah koperasi.

Evaluasi Umum Kegiatan Bidang IV

Ada beberapa yang perlu di evaluasi dari bidang IV. Yang pertama ialah penguatan kemampuan kewirausahaan warga PPI dengan memperbanyak

(28)

|

28 kegiatan pelatihan tentang kewirausahaan. Bidang IV dapat menggunakan isu entrepreneurship sebagai fokus utamanya. Kemudian selanjutnya terkait dengan identitas kebersamaan organisasi seperti jaket, perlu juga dilengkapi dengan bentuk lain seperti topi, T-shirt, dan souvenir-souvenir lainnya.

Kemudian ada baiknya jika dapat mengembangkan program stand event, akan lebih bagus lagi jika mengadakan stand event pada program acara yang diadakan oleh pihak Universiti, seperti International Cultural Diversity, Festival Convocation, dan lain-lain. Selain daripada itu, pengadaan koperasi UTM adalah sesuatu yang perlu diwujudkan untuk kedepannya. Karena ini dapat menjadi sumber kewirausahaan bagi organisasi PPI-UTM. Melalui Merchandises, PPI-UTM akan semakin di kenal oleh kalangan lainnya. Untuk mewujudkan hal ini, untuk kedepan nya dapat menambahkan jumlah anggota di bidang entrepreneurship agar dapat bekerja bersama.

Terkait dengan menjalin hubungan dengan masyarakat sekitar kampus, maka ada baiknya mengadakan lebih banyak lagi program seperti gotong royong yang langsung terjun ke masyarakat, agar PPI-UTM juga semakin dikenal, bukan saja di internal tapi juga ke external.

(29)

|

29 Bidang V: Seni Budaya, Olahraga dan Kekeluargaan

Ketua Bidang : IQBAL NURFARID

Seksi Seni Budaya : Ivan Moharya Kasim, Pocut Mudrika, Ihda Fithriyana, Alvin Rizano, Sari Wahyuni, Wulan Hardini, Dewi Octaniani, Valdi Rivano, Charina Novely Gunaedi.

Seksi Olahraga : Rassel Abrar Pratama, Aulia Septa, Vivian Valentin, Baskara Widiyatmaja, Andi Palisuri.

Seksi Kekeluargaan : Muhammad Sayyid Sabiq, Widya Hastuti, Sherly, Rachman Rizal, Musdawati, Raisya, Agung Yusena. Program Kerja

Berdasarkan Rapat Pengurus PPI UTM periode 2012/2013 yang membahas Program Kerja pada tanggal03 Oktober 2012, Bidang Seni Budaya, Olahraga dan Kekeluargaan diamanahi beberapa program kerja, yaitu sebagai berikut:

Rincian Program Kerja Yang Terlaksana 1. Nama Kegiatan : Sanggar PPI

Waktu & Tempat : Setiap Sabtu/Minggu di UTM Koordinator : Ivan Moharya Kasim

Tujuan Kegiatan : 1. Sebagai sarana latihan bulanan untuk memperkenalkan seni dan budaya Indonesia melalui kegiatan-kegiatan resmi.

2. Meningkatkan rasa cinta terhadap seni dan budaya Indonesia.

Dana : Swadaya dan Donatur (Memiliki Kas Sendiri)

Keterangan : Kendala utamanya transportasi yang agak sulit. 2. Nama Kegiatan : 1(one) world Culture International at Nilai

University

Waktu & Tempat : 19 Oktober - 21 Oktober 2012, NILAI UNIVERSITY Koordinator : Era Triana

(30)

|

30 Tujuan Kegiatan : 1. Menjalin hubungan silaturahim dengan

mahasiswa international di seluruh university di malaysia.

2. Perkenalan seni dan budaya Indonesia ke mahasiswa internasional.

4. Mewakili UTM untuk perlombaan tarian budaya International (tarian Indonesia) dan nyanyian nusantara

Dana : Ditanggung sepenuhnya oleh UTM ISC

Keterangan : PPI-UTM memperoleh Juara 2 lomba nyanyi nusantara.

3. Nama Kegiatan : International Week (International Culture Diversity Festival)

Waktu & Tempat : 30 november - 1 Desember 2012, UTM Koordinator : Sutan Muhammad Ibram Bagagarsyah Tujuan Kegiatan : 1. Menjalin hubungan silaturahim dengan

mahasiswa international di UTM.

Dana : Sumber Dana : RM 600.5 (dari ISC) dan dari Kas PPI RM 199.5

Keterangan : PPI-UTM memperoleh Juara 2 menampilkan tarian rapa’i dan giring-giring.

4. Nama Kegiatan : Family Hiking Day Waktu & Tempat : 23 Februari 2013, Gunung Koordinator : Rino Ferdian

(31)

|

31 Tujuan Kegiatan : 1. Menjalin hubungan silaturahim dengan

mahasiswa di UTM.

2. Perkenalan udara gunung dan budaya Malaysia ke mahasiswa.

3. Meningkatkan rasa cinta terhadap hiking.

Dana : -

Keterangan : PPI-UTM memperoleh Juara 2 menampilkan tarian rapa’i dan giring-giring.

5. Nama Kegiatan : POSPIM

Waktu & Tempat : 17-19 Mei 2013, UM Koordinator : Ivan Moharya Kasim

Tujuan Kegiatan : 1. Menjalin hubungan silaturrahim mahasiswa Indonesia se-Malaysia.

2. Ajang pertandingan olahraga antar mahasiswa Indonesia se-Malaysia.

Dana : Ditangguh sepenuhnya oleh ISC

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini berlangsung lancar..

Keterangan : UTM keluar sebagai Juara Umum dengan 3 emas 2 perak.

6. Nama Kegiatan : Happy Sport Family Day

Waktu & Tempat : 5 Oktober 2013, Gelanggang permainan Kolej 17 UTM

Koordinator : Iqbal Nurfarid

Tujuan Kegiatan : Untuk mempererat hubungan silaturahim antara keluarga mahasiswa Indonesia dan dosen yang mengajar di UTM.

Dana : Sumber Dana : RM 350.60(dari kas PPI)

Pengeluaran : RM 350.60

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini berlangsung lancar dengan melibatkan 250-an orang mahasiswa dan sebagian kecil dosen Indonesia di UTM.

(32)

|

32 7. Nama Kegiatan : Penyambutan Mahasiswa Baru Semester 1 Sesi

2013/2014

Waktu & Tempat : 2 September - 8 September 2013, ISC UTM

Koordinator : Mohammad Sobree

Tujuan Kegiatan : Menyambut dan membantu awal kedatangan mahasiswa baru asal Indonesia.

Dana : Sumber Dana : KBRI, KJRI, dan ISC

Pengeluaran : Belum bisa dinominalkan karena baru saja berlangsung dan akan dibuat laporannya.

Evaluasi Kegiatan : Jika perlu, PPI menyediakan kendaraan penjemputan dari bandara atau pelabuhan, dan kendaraan operasional lebih besar untuk di dalam kampus.

Keterangan : Periode ini melayani sekitar puluhan mahasiswa, tetapi dengan tim penyambutan yang sedikit karena sebagian besar pengurus belum kembali dari libur.

8. Nama Kegiatan : Halal Bihalal Keluarga Besar PPI-UTM

Waktu & Tempat : 23 September 2013, Dewan kolej tun razak, KTR UTM

Koordinator : Andi Parianti

Tujuan Kegiatan : Silaturahmi setelah Puasa dan Lebaran, welcoming bagi mahasiswa baru dan membangkitkan semangat belajar setelah libur semester.

Dana : Sumber Dana : Kas PPI RM 1400

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan sudah lumayan baik, tapi perlu konsep acara yang lebih baik lagi.

Keterangan : Dihadiri hampir 150 orang mahasiswa lama dan baru, dan 5 orang dosen.

9. Nama Kegiatan : Pertandingan Persahabatan dengan TKI Waktu & Tempat : 7 April 2013, Lapangan KDSE

(33)

|

33 Tujuan Kegiatan : 1. Menjalin hubungan silatuhrahim dengan

mahasiswa UTM dan TKI

2. Ajang pertandingan olahraga antar mahasiswa UTM dan TKI

Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini baik untuk menjalin komunikasi dengan TKI.

Keterangan : Mempertandingan football 10. Nama Kegiatan : INDONESIAN FESTIVAL

Waktu & Tempat : 24-26 April 2013, UTM Koordinator : Muhammad Sayid Sabiq

Tujuan Kegiatan : 1. Mempromosikan Indonesia sebagai negeri yang kaya akan seni dan budaya.

2. Ajang silaturahmi PPI UTM seluruh Malaysia, mahasiswa-mahasiswa internasional UTM dan juga beberapa mahasiswa universitas dari Indonesia

3. sebagai media untuk mengembangkan kreatifitas dan apresiasi dari mahasiswa Indonesia di UTM

Dana : Sumber Dana : 1. RM 1,000 (KJRI JB)

2. RM 1,000 (Kemenham) 3. RM 5,392 (ISC UTM) 4. RM 1,500 (Semen Padang) 5. RM 1,000 (Holcim) Pengeluaran : RM 14,132 (Total Pengeluaran)Defisit :RM 4,240 Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini berlangsung lancar

Keterangan : -

11. Nama Kegiatan : BATIK CAMP

Waktu & Tempat : 18-20 Oktober 2013, UTM

Koordinator : Muhammad Sobree

Tujuan Kegiatan : 1. Menjalin hubungan silaturrahim mahasiswa Indonesia di UTM

2. Menyambut mahasiswa baru asal Indonesia yang berada di UTM

(34)

|

34 3. sebagai ajang pelatihan leadership skill untuk

mahasiswa baru

Dana : Sumber Dana : 1. RM 1,000 (KBRI)

2. RM 300 (KJRI JB)

3. RM 1,500 (ISC UTM)

4. RM 1,000 (Donatur)

Pengeluaran : RM 4,400 Evaluasi Kegiatan : Kegiatan ini berlangsung lancar.

Keterangan : -

12. Nama Kegiatan : 1(one) world Culture International at Nilai University

Waktu & Tempat : 25 Oktober - 26 Oktober 2013, NILAI UNIVERSITY Koordinator : Era Triana

Tujuan Kegiatan : 1. Menjalin hubungan silaturahim dengan mahasiswa international di seluruh university di malaysia.

4. Mewakili UTM untuk perlombaan tarian budaya International (tarian Indonesia) dan nyanyian nusantara

Dana : Ditanggung sepenuhnya oleh ISC

Keterangan : PPI-UTM memperoleh Juara 1 (the winner of one world culture dance)

Evaluasi Umum Kegiatan Bidang V

Bidang 5 merupakan bidang yang juga banyak melakukan kegiatan, setelah Bidang 1. Ketiga fokus Bidang 3, yaitu pengembangan kegiatan seni budaya, olahraga dan kekeluargaan bisa berjalan seimbang. Karena PPI-UTM adalah salah satu organisasi yang mampu memberikan kegiatan tersbesar yang selalu dilaksanakan sebagai agenda tahunan yaitu Indonesian Festival (INFEST). Acara tahunan seperti ini adalah sebuah

(35)

|

35 prestasi yang sangat diapresiasikan oleh pihak UTM. Sehingga menjadi sorotan dan contohan bagi seluruh organisasi internasional di UTM. Prestasi membanggakan lain adalah semakin establishnya keberadaan Sanggar PPI-UTM. Dengan latihan yang rutin dengan anggota yang lebih banyak, maka koleksi tariannya semakin variatif dan mulai mendapatkan banyak undangan untuk tampil pada berbagai acara. Sehingga ini dapat membuat Sanggar menjadi lebih mampu mandiri untuk melengkapi kebutuhan perlengkapan dan operasionalnya. Prestasi membanggakan yang sudah diraih oleh Sanggar PPI-UTM adalah juara 2 menyanyi nusantara pada World Cultural Festival: Dance Competition 2012 di Nilai Universiti pada 21 Oktober 2012. Dan juara 1 untuk Tradisional Dance pada World Cultural Festival: Dance Competition 2013 di Nilai Universiti pada 26 Oktober 2013. Kemudian menjadi Juara 2 pada International Cultural Festival (ICF) UTM 2013. Selain itu di acara yang sama, PPI-UTM juga akan berpartisipasi dalam kategori Vocal Nusantara Competition untuk Putra dan Putri.

Disamping hal-hal yang sudah dilakukan diatas penguatan rasa kekeluargaan di keluarga besar PPI-UTM juga dilakukan, termasuk dengan dosen-dosen asal Indonesia di UTM yang mencapai 50-an orang. Dengan adanya kegiatan Ramah Tamah dengan Dosen-Dosen, Family Day, Halal Bihalal dan Penyambutan Mahasiswa Baru, memberi sebuah gambaran bahwa entitas ini memiliki keinginan untuk selalu bersinergi satu sama lain sebagai sesame anak bangsa yang berada di luar negeri.

Namun demikian apa yang sudah dilakukan tentu masih bisa diharapkan lebih ditingkatkan dikemudian hari. Terutama pada kualitas acara yang dilakukan, mulai dari tingakat kematangan konsep acara, kesiapan fasilitator acara, sosialisasi dan keterlibatan anggota dalam kegiatan tersebut.

Kegiatan-Kegiatan Partisipatoris

1. World Cultural Festival 2012 di Nilai Universiti, Best Performance for Traditional Dance

2. World Cultural Festival 2013 di Nilai Universiti, Best Performance for Traditional Dance

3. Sholat Idul Adha 1434H

4. Peringatan Kemerdekaan 17 Agustus 2013 di KJRI Johor Bahru 5. Sholat Idul Fitri 1434H di KJRI Johor Bahru

(36)

|

36 E. EVALUASI UMUM

1. Tidak terkontrolnya dengan baik administrasi sesuai manajemen organisasi, seperti: tidak terekamnya (tercatat) oleh bendahara bantuan keuangan dari luar ISC UTM seperti bantuan dari KJRI, KBRI, dan lain-lain. Panitia Pelaksana tidak memberikan laporan keuangan ke Bendahara umum maupun wakil bendahara untuk dibukukan secara administratif (setelah diperiksa pembukuan bendahara).

2. Tidak dilaporkannya ke Bendahara oleh panitia POSPIM ke UM tentang pemasukan sumber dana kegiatan tersebut yang berasal dari ISC maupun sumbangan peserta.

3. Tidak tertibnya administrasi kesekretariatan seperti penerbitan Surat Keputusan (SK) kepanitiaan.

4. Terlalu banyaknya program kerja Pengurus sehingga mengakibatkan banyaknya program kerja yang terbengkalai dan mengakibatkan defisit Kas. Program yang tidak terlaksana seperti Program FGD yang tidak berlanjut, Program bahasa yang tidak dilaksanakan sama sekali, program pembelajaran dan pemgembangan website & IT, International Conference (TESIC 2013) yang telah diundurkan pelaksanaannya pada tanggal 20 – 21 November 2013, dan lain-lain.

5. DikarenakanKetua Umum telah selesai masa studi di UTM dan tidak memungkinkan untuk berada di UTM mulai akhir bulan mei 2013, terjadi ketidakstabilan di kepengurusan PPI UTM. Akan tetapi ketua I dan Ketua II bekerja sama bahu membahu bersama pengurus inti lainnya untuk tetap solid menyelesaikan amanah kepengurusan ini. 6. Banyaknya ketidakaktifan pengurus PPI dikarenakan telah selesai masa

belajar ditengah kepengurusan.

(37)

|

37 F. SARAN-SARAN

Dari sekelumit catatan kelebihan dan kelemahan kepengurusan kami pada periode tahun 2012 – 2013, maka perlu menjadi bahan penyempurnaan untuk pengurus PPI UTM selanjutnya.

1. Pengurus inti seharusnya memperhatikan dan mengontrol tertib administrasi organisasi.

2. Panitia program kerja wajib melaporkan pelaksanaan setiap kegiatan.

3. Pengurus inti yang baru seharusnya menerbitkan Surat Keputusan (SK) panitia pelaksana kegiatan agar melekat dengan tanggung jawab.

4. Pengurus baru sebaiknya senantiasa menjaga nama baik organisasi dan personal dengan tidak menyalahgunakan amanah organisasi.

5. Pengurus baru sebaiknya tidak membuat program kerja yang terlalu banyak agar tidak menghambat tujuan utama untuk menuntut ilmu.

6. Program INFEST dan International Conference perlu dipertahankan, karena dapat mewarnai nilai-nilai budaya dan nilai akademik. Meskipun kita semua sedang melaksanakan MA hari ini, maka untuk program kerja Technology, Education, and Science International Conference (TESIC 2013) akan tetap menjadi tanggung jawab pengurus PPI periode tahun 2012 – 2013 disebabkan pelaksanaannya telah diundur pada tanggal 20 – 21 November 2013. Pengunduran jadwal ini disebabkan oleh berbagai hal dalam persiapan TESIC. Hal ini sudah dilaporkan ke SC dan OC pada waktu rapat bersama di rumah kediaman Sekretaris Umum Jalan Pakis 5 Taman Sri Pulai pada tanggal 20 September 2013, dan pihak SC & OC meminta pengurus periode saat ini yang bertanggung jawab. Oleh karena itu, panitia TESIC

(38)

|

38 2013 tetap melaporkan hasil kerjanya ke pengurus PPI Periode 2012 – 2013.

7. Direkomendasikan agar dalam memilih pemimpin yang menakodai PPI UTM periode ke depan adalah orang-orang yang memiliki integritas yang tinggi, tanggung jawab secara konsisten dan berkelanjutan, perlu diperhatikan waktu berakhir masa kuliahnya para calon, mereka harus siap secara mental dan moral untuk menyelesaikan kepemimpinannya, berani mengatakan yang benar itu benar dengan jujur. Oleh karena itu, diharapkan dapat dirumuskan aturan main yang benar dan tepat.

8. Masa kerja pengurus di bawah Ketua hanya 1 semester saja dikarenakan terjadi banyak perubahan kondisi terkait personal pengurus (wisuda, tidak aktif, dll) di semester berikutnya sehingga keaktifan pengurus diharapkan dapat terus terjaga.

(39)

|

39

G. LAPORAN KEUANGAN

Banyak kendala yang dihadapi selama ini diantaranya, kurangnya pemasukan kas PPI, kurangnya biaya yang disetujui oleh ISC dibandingkan dengan dana yang harus dikeluarkan PPI untuk setiap acara, menyebabkan keuangan PPI mengalami devisit. Selanjutnya, kami juga mengalami kesulitan dalam pembukuan sumber dana yang masuk ke PPI disebabkan karena tidak adanya laporan yang jelas dan terperinci dari panitia pelaksana masing-masing program kerja PPI seperti sumber dana dari KJRI dan KBRI.Kendala tersebut menjadi referensi yang berharga bagi pengurus untuk membangun komunikasi kerja sama yang baik. Berdasarkan kondisi tersebut disarankan untuk kepengurusan PPI UTM ke depan, agar setiap pelaksanaan program kerja sebaiknya menyampaikan laporan kepada bendahara secara terperinci dan terbuka agar mudah dibukukan dan dipertanggung jawabkan. Lebih lanjut, Ketua Umum, pengurus inti dan panitia harus meningkatkan kerjasama pelaporan keuangan utamanya sumber dana yang masuk dari KBRI, KJRI, ISC, dll.

(40)

|

40 Laporan Keuangan PPI UTM Periode 2012-2013

Tanggal Pemasukan Jumlah Pengeluaran Jumlah

(RM) (RM)

10/7/2012

Pemasukan Dana Awal dari Kepengurusan

2011-2012 oleh Zulfatman 800

Pengeluaran untuk Farewell Convocation ke-49 (Kepanitiaan dibawah Kepengurusan 2011-2012)

oleh Ibram 800

3/11/2012 Sisa Pemakaian uang MA

2012 dari Lili 42

3/11/2012 Penerimaan Uang

Kas Anggota 200

4/11/2012 Penerimaan Kas Pengajian

dari Faisal 1,321

5/11/2012

Keperluan Rapat Kerja (RAKER) oleh

Jannah 1,507

5/11/2012 Penerimaan Uang Kas

Anggota 50

19/11/2012 Pengeluaran untuk Perpanjang

Domain PPI oleh Rino 150.70

20/11/2012 Bantuan Kas

PPI-2011/2012 dari Zulfatman 1,481

21/11/2012

Pengembalian Uang Farewell Convocation ke

49 dari ISC 1,000

21/11/2012 _{Uang Pengajian PPI-UTM oleh Faisal} ₅₀₀

22/11/2012 Focus Group Discussion (FGD) oleh

Jannah 500

24/11/2012 Penerimaan Uang

Kas Anggota 280

28/12/2012 _{Keperluan ICDF oleh Ibram} ₈₀₀

3/12/2012 _{Sisa Uang Ta’lim dariFaisal} ₁₁₅

12/12/2012 Workshop Publish Journal and

Endnote oleh Bernadeth 630

(41)

|

41

dari ISC

15/12/2012 Akomodasi ustadz acara Pengajian

oleh Muzakkir 180

16/12/2012 _{Jenguk fadhil} ₆₁

7/1/2012 _{Sisa Uang FGD dari Sari} _64.90

10/1/2012 Pengajian Bulanan oleh Faisal 300

(RM) (RM)

13/1/2013 Silaturahmi ke Zulfatman 75.50

9/1/2013

Pengeluaran untuk Cendramata

UNAIR oleh Naja 79.90

Anggota 25

15/1/2013 Pengembalian Uang dari

ISC 500

Pengeluaran untuk kegiatan

Workshop oleh Nisa 500

16/2/2013 Penerimaan uang dari KJRI

untuk Acara INFEST 1,000

Dikembalikan ke Panitia INFEST 1,000

22/2/2013

Pengembalian Uang dari SPS untuk kegiatan

Workshop 1,477.02

8/3/2013

Pengeluaran untuk kegiatan Gotong

Royong oleh Naja 400

12/3/2013 Keperluan dan Deposit DSI untuk

acara INFEST oleh Fernando 250

20/3/2013 _{Transportasi ke KJRI oleh Arda} ₅₀

27/3/2013 Pengeluaran konsumsi untuk acara

INFEST oleh Sabiq 1,000

4/4/2013 Pengeluaran untuk kegiatan Study

Tour ke NUS 336

Pengeluaran untuk Dana Awal acara International Conference oleh

Hasbullah 200

23/4/2013 Pengeluaran untuk kolaborasi

(42)

|

42

oleh Hasbullah

24/4/2013 Pengeluaran untuk Keperluan INFEST

oleh Hamsina untuk tamu VIP 75

6/5/2013 Pengeluaran untuk kegiatan Farewell

oleh Arief 1,000

15/5/2013

Transportasi ke KJRI oleh Hamsina (2 mobil) untuk silaturahmi ketua BPK

RI 50

20/5/2013 Pengeluaran untuk silaturahmi ke

Jannah dan Rino 200

(RM) (RM)

27/5/2013 Transportasi ke KJRI oleh Hamsina

untuk Perpisahan Pak Jonas 25

10/6/2013 Transportasi ke KJRI oleh Hamsina

untuk Pelantikan PKLN 25

Anggota 205

14/6/2013 Pengembalian Uang Study

Tour ke NUS dari ISC 336

18/6/2013

Pengeluaran untuk sertifikat FGD

oleh Tasya 60

8/7/2013

Penerimaan Uang Farewell Convocation ke

50 dari ISC 999

20/8/2013 _{Buka Puasa Bersama oleh Hasbullah} ₂₅₀

23/8/2013 Penerimaan Uang Buka

Puasa Bersama dari ISC 1,000 5/9/2013 Penerimaan Uang INFEST

dari ISC 5,392

7/9/2013 Pengeluaran untuk konsumsi rapat

panitia TESIC oleh Hamsina 50

10/9/2013 Pengeluaran untuk International

Conference oleh Widya Astuti 300

20/9/2013

Pengeluaran acara Halal bi Halal oleh

Andi Erna 1,000

21/9/2013 Pengeluaran acara Halal bi Halal oleh

(43)

|

43

30/9/2013 Pengeluaran konsumsi rapat

pengurus PPI oleh Hamsina 50

1/10/2013 Pengeluaran untuk acara INFEST oleh

Andika 4,406

5/10/2013 Pengeluaran acara Family Day oleh

Iqbal Nurfarid 350.60

10/10/2013 Pemasukan Uang dari

KBRI untuk Batik Camp 1,000

Pemasukan Uang dari KJRI

untuk Batik Camp 300

Dikembalikan ke Panitia Batik Camp

oleh Sobree 1,300

6/10/2013 Pemasukan uang Kas dari

ISC untuk acara ICDF 600.50

23/10/2013 Penerimaan Uang dari

Bidang 4 dari Naja 500

27/10/2013 _{Pengeluaran Farewell oleh Andi} _1,000

(RM) (RM)

26/10/2013 Pengeluaran untuk mengjenguk ibu

Husna di RS Sultan Aminah 39.70

26/10/2013

Pengeluaran untuk Penyewaan Transportasi dalam Rangka silaturahmi antara Panitia International Conference dan KBRI

oleh Hasbullah 300

28/10/2013

Pengeluaran untuk Rapat Panitia Tesic Membahas International

Conference 2013 60

31/10/2013 Pengeluaran Persiapan MA pada

tanggal 2 November 2013. 1000

2/11/2013 _{Pemasukan Kas Anggota} ₁₀₀

Pengeluaran untuk Konsumsi Batik

Camp oleh Sobree 570

2/11/2013

Pembubaran Pengurus PPI UTM Periode Tahun 2012 – 2013 sekaligus rekreasi bersama seluruh anggota;

(44)

|

44

2/11/2013

Piutang Acara Batik Camp di ISC yang memakai uang

Kas PPI 570

2/11/2013 Piutang Acara MA di ISC 1,500

2/11/2013 Piutang Acara Farewell

Convocation ke-51 1,700

2/11/2013 Piutang Halal Bi Halal di

ISC 1,500

Pemasukan Uang Kas Anggota dan Sumbangan Sukarela (Terlampir)

Total Pengeluaran : 21,258.42 Total Pengeluaran : 19,871.40

Saldo**** 1,387.02

**** Saldo Akhir (RM 1,387.02) Akan Diserahkan Ke Pengurus Baru.

Untuk menutupi Piutang di ISC, Pengurus PPI menggunakan pemasukan dari Iuran wajib anggota dan sumbangan sukarela anggota PPI yang telah berpartisipasi dalam kegiatan Panitia Pemutahiran Data Pemilu 2013-2014 di wilayah kerja Konsulat Jenderal RI Johor. Adapun pemasukan dari iyuran dan sumbangan sukarela tersebut sebagaimana terlampir lengkap dengan tanda tangan penyumbang.

Kemudian sisa dana dari Kas Iuran wajib anggota dan sumbangan sukarela anggota akan diberikan kepada Panitia International Conference (TESIC 2013), mengingat panitia ini membutuhkan dana operasional selama persiapan. Adapun anggaran yang belum keluar / cair dari ISC yaitu Halal Bi Halal, Batic Camp, Farewell Party (Graduan Party)/Convo 51, dan Musyawarah Anggota (MA).

DAFTAR PETUGAS PPLN JOHOR BAHRU MALAYSIA

SEBAGAI PENYUMBANG DANA DAN IURAN PPI UTM SEBANYAKRM 100

No Nama Bulan 1 (RM) Bulan 2 (RM) Total Tanda Tangan 1 Syahruddin 100 100 200 √ 2 Rino Ferdian 100 100 200 √ 3 Hasbullah Said 100 100 200 √

(45)

|

45

4 Dimas Pradasumitra 100 100 200 √

Jumlah Total 800

Terbilang: Delapan Ratus Ringgit

DAFTAR PETUGAS PANTARLIH LUAR NEGERI JOHOR BAHRU MALAYSIA SEBAGAI PENYUMBANG DANA DAN IURAN PPI UTMSEBANYAK RM 100

No Nama Bulan 1 (RM) Bulan 2 (RM) Total Tanda Tangan

1 Andi Ernawati 25 50 75 √

2 Hamsina Rais 25 50 75 √

3 Syamsi Aini 50 50 100 √

4 H. Rosfiah Arsal 50 50 100 √

5 Wydia Hastuti Afris 50 50 100 √

6 Salmiyati 25 50 75 √

7 Andi Parianti 50 50 100 √

8 Bernadeth Tongli 50 50 100 √

9 Sherly Towolioe 25 50 75 √

10 Husna Syadli 50 50 100 √

11 Teuku Iqbal Faridiansyah 50 50 100 √

12 Muhammad Arifin Salim 50 50 100 √

13 Andi Muhammad Yauri 50 50 100 √

14 Andriani Amin 50 50 100 √ 15 Alham Syahruna 50 50 100 √ 16 Erwin Akib 50 50 100 √ 17 Harisa Weni 50 50 100 √ 18 Hendrikus Kadang 25 50 75 √ 19 Zaifuddin 50 50 100 √ 20 Masykur Amin 50 50 100 √ 21 Husain Dikun 50 50 100 √

(46)

|

46

22 Muhammad Abdy 50 50 100 √

23 Muhajir 50 50 100 √

24 Muhammad Natsir Ede 25 50 75 √

25 Siti Dahlia Said 50 50 100 √

26 Andi Adijah 50 50 100 √

27 Ahmad Haya 50 50 100 √

28 Umar Kalmar Nizar 50 50 100 √

29 Usman Baharuddin 50 50 100 √

30 Andi Erham 50 50 100 √

31 Andi Anto Patak 50 50 100 √

32 Andi Firmansyah 50 50 100 √

33 Arti Manikam 50 50 100 √

34 Syaripuddin Arif 50 50 100 √

35 Iqbal Nurfaid 50 50 100 √

Jumlah Total 3.350

Terbilang: Seribu Delapan Ratus Lima Puluh Ringgit

Total Sumbangan RM 4.150

(47)

|

47

H. PENUTUP

Demikian kata laporan pertanggungjawaban ini kami sampaikan. Semoga ikhtiar yang sudah kami lakukan untuk memajukan PPI-UTM mendapatkan keridho’an dari Allah Swt dan memberi manfaat bagi keluarga besar PPI-UTM. Atas perhatian, dorongan moral, bantuan material,serta do’a dari kita semua kami mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya. Wassalam Skudai, 31 Oktober 2013 Sekretaris Rino Ferdian Bendahara Hamsina Rais Ketua Hasbullah Said Ketua II

Fernando Gustio Rhodes

(48)

(49)

|

49 Bersatu * Berprestasi * Menginspirasi