20170411 Panduan SAPTO.

(1)

PANDUAN PENGGUNAAN

SISTEM AKREDITASI PERGURUAN TINGGI ONLINE

(SAPTO) VERSI 01

UNTUK PENGGUNA PERGURUAN TINGGI

https://sapto.banpt.or.id/

BADAN AKREDITASI NASIONAL PERGURUAN TINGGI

(2)

Panduan SAPTO Versi 01 Untuk Pengguna Perguruan Tinggi

Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) telah berhasil mengembangkan Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO) Versi 01. Pengembangan SAPTO terutama ditujukan untuk meningkatkan akurasi, obyektivitas, transparansi dan akuntabilitas proses akreditasi sebagaimana diamanatkan dalam Permenristekdikti Nomor 32 Tahun 2016, serta meningkatkan efisiensi proses akreditasi perguruan tinggi dan program studi. Selain memfasilitasi penyampaian usulan akreditasi secara online, melalui SAPTO perguruan tinggi juga dapat memantau proses akreditasi yang sedang diusulkan.

Sebagai pendukung implementasi SAPTO, maka BAN-PT menerbitkan “PANDUAN PENGGUNAANSISTEM AKREDITASI PERGURUAN TINGGI ONLINE(SAPTO) VERSI 01UNTUK PENGGUNA PERGURUAN TINGGI”. Panduan ini memuat semua informasi yang diperlukan oleh Perguruan Tinggi untuk mengajukan usulan akreditasi secara online melalui SAPTO, mulai dari pembukaan account, pengunduhan template dokumen, penyampaian usulan akreditasi, hingga pemantauan proses akreditasi yang sedang diusulkan.

Dengan selesaianya pengembangan SAPTO versi 01 dan penyusunan panduan ini, BAN-PT mengucapkan terima kasih kepada Tim Pengembang SAPTO dan staf yang telah berhasil mewujudkan sarana untuk meningkatkan kinerja BAN-PT menuju BAN-PT yang lebih baik. Akhir kata, BAN-PT senantiasa mengharapkan masukkan konstruktif untuk perbaikan SAPTO pada khususnya dan perbaikan BAN-PT pada umumnya.

Jakarta, 24 Maret 2017

Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi

Direktur Eksekutif

Ttd.

(3)

2. Akses ke SAPTO 3

3. Cara mendapatkan username dan password 4 4. Halaman utama untuk pengguna perguruan tinggi pada SAPTO 7 5. Halaman pemantau Daftar SK Terbit dan Daftar Pengajuan Ditolak 8

6. Cara Unduh Usulan Akreditasi 10

(4)

1. Sekilas tentang SAPTO

Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO) adalah sistem yang dikembangkan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas proses akreditasi perguruan tinggi yang diselenggarakan oleh BAN-PT. SAPTO mendukung setiap proses yang dilakukan dalam akreditasi seperti pengajuan usulan akreditasi oleh perguruan tinggi, pemeriksaan dokumen,penugasan asesor dan validasi yang dilakukan, proses asesmen kecukupan (AK) dan asesmen lapangan (AL) oleh asesor.Gambar 1. Menunjukkan adalah ilustrasi proses akreditasi yang difasilitasi oleh SAPTO.

(5)

Gambar 1. Ilustrasi proses akreditasi yang difasilitasi oleh SAPTO

(6)

2. Akses ke SAPTO

SAPTO dapat diakses pada alamat interne

SAPTO menampilkan tombol login dan tautan untuk mengganti password (Lupa

password?).

(7)

3. Cara mendapatkanusername dan

password

(8)

(9)

(10)

4. Halaman utama untuk pengguna perguruan tinggi pada SAPTO

Setelah membuat password baru, perguruan tinggi dapat login ke SAPTO. Setelah login, akan muncul halaman pertama sebagai berikut:

Pada halaman pertama, SAPTO akan menampilkan daftar pengajuan akreditasi yang sedang dalam proses pengajuan maupun proses akreditasi. Perguruan tinggi dapat mengakses menu utama pada bagian kiri dan melihat informasi akun pada bagian kanan atas.

Menu Utama

(11)

Ditolak

(12)

(13)

Setiap pengajuan usulan akreditasi perguruan tinggi (APT), pengusul harus melampirkan dokumen berikut.

a) Surat Pengantar dari Pimpinan Institusi b) Surat Pernyataan

c) Buku III (Borang Institusi)

d) Lampiran Borang Institusi (hanya yang diwajibkan dalam Buku III) e) Evaluasi Diri

f) Borang Data Kuantitatif (sesuai template BAN-PT)

Kelengkapan dokumen untuk pengajuan akreditasi program studi (S1, S2, S3, Diploma) adalah sebagai berikut.

a) Surat Pengantar dari Pimpinan Institusi b) Surat Pernyataan

c) Buku IIIA (Borang Program Studi)

d) Lampiran Borang Program Studi (hanya yang diwajibkan dalam Buku IIIA) e) Buku IIIB (Borang Unit Pengelola Program Studi)

f) Lampiran Borang Unit Pengelola Program Studi (hanya yang diwajibkan dalam Buku IIIB)

g) Evaluasi Diri

(14)

Borang data kuantitatif dapat diunduh pada menu “Unduh Template Borang”.

Format yang digunakan untuk borang data kuantitatif adalah format MicrosoftExcel

(ekstensi berkas: xslx). Sedangkan untuk persyaratan yang lain, format yang digunakan adalah Portable Document Format (ekstensi berkas: pdf

7. Sekilas tentang cara Pengisian Template Data Kuantitatif

).

Pada prinsipnya SAPTO dan BAN-PT akan memeriksa dokumen yang diunggah ketika mengajukan usulan akreditasi. Jika dokumen yang diunggah tidak sesuai format yang ditentukan, usulan akreditasi akan ditolak. Untuk borang data kuantitatif (format berkas excel), SAPTO akan membaca setiap isi tabel pada berkas excel. Jika berkas yang diunggah tidak sesuai format yang diberikan pada template, SAPTO secara otomatis akan menolak dan memberikan pesan kesalahan.

(15)

instrumen yang terdapat pada Buku III. Berikut contoh tampilan penamaan sheet pada

file excel untuk pengisian borang data kuantitatif.

Pada setiap sheet, terdapat tabel yang perlu diisi sesuai dengan butir terkait. Isi dari tabel tersebut harus sesuai dengan dokumen Buku III yang juga merupakan prasyarat dalam melakukan pengajuan akreditasi. Berikut contoh tabel terkait dengan butir A- pada pengajuan Akreditasi Program Studi (APS) pada jenjang sarjana.

Setelah file excel borang data kuantitatif terisi secara lengkap, file tersebut diunggah pada sistem SAPTO pada saat proses pengajuan akreditasi berbarengan dengan kelengkapan dokumen lainnya.

(16)

8. Proses Pengajuan Akreditasi Perguruan Tinggi (APT)

Melalui sistem SAPTO, perguruan tinggi dapat mengajukan usulan dua jenis akreditasi. Jenis yang pertama adalah Akreditasi Perguruan Tinggi (APT), sedangkan yang kedua adalah Akreditasi Program Studi (APS). Untuk mengajukan usulan akreditasi perguruan tinggi, pengusul perguruan tinggi dapat mengakses halaman pengajuan pada menu “Ajukan Akreditasi PT”:

Contoh halaman pengajuan dapat dilihat pada gambar diatas. Perguruan tinggi mesti mengisi beberapa data:

(1) Pengajuan akreditasi pertama atau reakreditasi (dalam bentuk pilihan)

(2) Nomor surat pengantar untuk pengajuan proses akreditasi yang dibuat oleh pimpinan institusi

(3) Tanggal surat pengantar untuk pengajuan proses akreditasi yang dibuat oleh pimpinan institusi

(4) Alamat dan kode pos untuk pengiriman sertifikat (SK) hasil akreditasi

(17)

Pada halaman ini, perguruan tinggi harus memeriksa kembali data yang sudah dimasukkan dan jika ada kesalahan dapat melakukan perubahan dengan merubah data dan menekan tombol “Ubah Isian Diatas dan Klik Tombol ini untuk Merubah Isian Pengajuan” (Catatan: jika dokumen sudah diterima BAN-PT, perubahan data tidak dapat lagi dilakukan).

Pada halaman ini juga ditampilkan status pengajuan. Status pertama yang didapatkan ketika mengajukan usulan adalah “Submit dokumen”, artinya pengajuan ini sedang dalam status unggah dokumen. Jika belum semua dokumen diunggah, akan muncul status “Dokumen belum lengkap”. Jika dokumen belum lengkap, pengajuan belum dapat diperiksa dan diterima oleh BAN-PT dan belum dapat diberikan tanggal submit

usulan.

(18)

(19)

dan mengunggah ulang. Selama status “Submit Dokumen”, pengaju juga dapat membatalkan pengajuan.

Jika dokumen sudah lengkap, SAPTO dan BAN-PT akan memeriksa dokumen kelengkapan. Jika dokumen sudah diperiksa, pengajuan tidak dapat dibatalkan, namun jika BAN-PT menetapkan ada revisi, dokumen masih dapat dirubah dan diunggah ulang.

(20)

Jika pemeriksaan otomatis oleh SAPTO berhasil akan ditampilkan seperti gambar berikut:

Untuk pemeriksaan manual oleh BAN-PT akan ditampilkan dalam bentuk status “Revisi Dokumen” dan Catatan BAN-PT seperti pada gambar berikut.

Selama proses submit dokumen dan revisi, proses akreditasi belum dapat dilanjutkan ke proses berikutnya (asesmen kecukupan dan asesmen lapangan). Perguruan tinggi mesti meng-update dokumen persyaratan dan melakukan unggah ulang sampai persyaratan dokumen diterima SAPTO dan BAN-PT.

(21)

Jika dokumen sudah diterima status usulan akan berubah menjadi “Menunggu proses AK”.

(22)

(23)

9. Proses Pengajuan Akreditasi Program Studi (APS)

Pengajuan akreditasi program studi mempunyai proses yang sama dengan akreditasi perguruan tinggi yang sudah dibahas pada bagian sebelumnya. Perbedaannya hanyalah pada data dan dokumen persyaratan yang diperlukan dan juga format borang yang mesti diisi dan diunggah oleh pengguna perguruan tinggi.

Untuk mengajukan akreditasi program studi (contoh tampilan diberikan pada halaman berikutnya):

(1) Pengguna perguruan tinggi membuka halaman pengajuan pada menu “Ajukan Akreditasi Prodi”.

(2) Pada halaman pengajuan pilih akreditasi pertama/reakreditasi, dan (3) Kemudian pilih jenjang

(4) Setelah jenjang dipilih, secara otomatis akan muncul daftar program studi yang sesuai dengan jenjang tersebut. Pilih salah satu program studi

(5) Pilih modus pembelajaran dan bidang ilmu

(6) Isi nomor dan tanggal surat pengantar, dan juga alamat dan kode pos pengiriman sertifikat. Kemudian klik “Ajukan dan lanjut ke unggah berkas”. (7) Setelah itu akan muncul halaman untuk edit pengajuan dan unggah berkas.

(24)

Pengguna dapat memantau status pada menu daftar pengajuan. Ada 12 status yang menunjukkan kemajuan dari proses pengajuan akreditasi yaitu:

(25)

Panduan SAPTO Versi 01 Untuk Pengguna Perguruan Tinggi (2), (3)

(26)

Panduan SAPTO Versi 01 Untuk Pengguna Perguruan Tinggi (5)

(27)

Panduan SAPTO Versi 01 Untuk Pengguna Perguruan Tinggi (7)

(28)