Manual Prosedur FE UTM

(1)

MANUAL PROSEDUR

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA

Revisi : 1

Tanggal : 10 Desember 2010

Dikaji ulang oleh : Pembantu Dekan I

Dikendalikan oleh : Jaminan Mutu Fakultas Ekonomi

Disetujui oleh : Dekan Fakultas Ekonomi

(2)

KATA PENGANTAR

Bangkalan, 24 Mei 2011

Dekan,

(3)

BAB I RENCANA STUDI

Tujuan:

Manual prosedur rencana studi dan perubahan rencana studi ditujukan untuk memberikan pedoman pelaksanaan perencanaan studi dan perubahannya.

Lingkup:

Prosedur ini melingkupi kegiatan sejak pengambilan formulir, hingga pembimbingan dengan dosen wali dan pemasukkan data elektronik ke dalam sistem online.

Peristilahan:

a. Bagian Akademik Fakultas: bagian administrasi Fakultas Ekonomi

b. Mahasiswa: Mahasiswa Fakultas Ekonomi yang telah membayar her registrasi semester yang bersangkutan

c. Dosen pembimbing akademik: dosen Fakultas Ekonomi yang tela mendapatkan tugas untuk memberi bimbingan perencanaan studi dan nasehat-nasehat yang berkaitan dengan studi beberapa mahasiswa yang menjadi bimbingannya.

d. Kartu Rencana Studi (KRS): kartu yang harus diisi oleh mahasiswa dengan mata kuliah-mata kuliah yang akan diambil di semester yang berkaitan dan disetujui oleh mahasiswa dan dosen pembimbing.

Deskripsi:

1. Proses ini dimulai dengan penerbitan jadwal oleh bagian akademik fakultas berkaitan dengan masa pengambilan Kartu Rencana Studi dan pengembalian KRS.

2. Mahasiswa yang telah membayar registrasi, mengambil KRS di bagian administrasi Fakultas dengan menunjukkan tanda bukti registrasi. 3. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen pembimbing akademik untuk

menentukan mata kuliah yang akan diambil di semester yang bersangkutan 4. Mahasiswa dan dosen pembimbing menandatangani KRS yang telah diisi. 5. Mahasiswa mengisi sistem perencanaan studi online.

(4)

Rencana Studi

Pelaku

a. Bag Akademik Fakultas b. Mahasiswa

c. Dosen Pembimbing Akademik Aktivitas Pelaku

a. Bagian Akademik Fakultas

 Sebelumnya telah mempublikasikan jadwal perkuliahan untuk semester yang aktif

 Memberikan blanko kosong KRS kepada mahasiswa, dengan menyerahkan salinan bukti bayar registrasi/herregistrasi semester

 Menerima salinan kartu rencana studi yang sudah disetujui oleh dosen pembimbing akademik

 Mulai menyusun daftar peserta kelas b. Mahasiswa

 Meminta form rencana studi dari fakultas

 Mengisi kartu rencana studi

 Konsultasi dengan dosen pembimbing akademik

 Menyerahkan salinan kartu rencana studi ke bagian akademik fakultas c. Dosen Pembimbing akademik

 Mereview dan menyetujui KRS Mahasiswa

(5)

Diagram Manual Prosedur

Rencana Studi Online

Ukuran Akses Portal Mahasiswa dan Input

KRS Online

3. Konsultasi dengan

DPA

4. Menyetujui KRS Mahasiswa dari Portal Dosen salinan KRS untuk

Adm. Akademik Fakultas berkas hardcopy

(6)

Rencana Studi Online

Pelaku

a. Bag Akademik Fakultas b. Mahasiswa

c. Dosen Pembimbing Akademik Aktivitas Pelaku

 Sebelumnya telah mempublikasikan jadwal perkuliahan untuk semester yang aktif

 Menerima salinan rencana studi yang telah disetujui oleh dosen pembimbing akademik

b. Mahasiswa

 Mengakses portal mahasiswa dan melakukan pengisian rencana studi secara online

 Konsultasi dengan dosen pembimbing akademik

 Menyerahkan salinan kartu rencana studi ke bagian akademik fakultas c. Dosen Pembimbing akademik

 Mereview dan menyetujui KRS Mahasiswa via Sistem Portal Dosen

 Mencetakkan kartu rencana studi yang sudah disetujui tersebut dan menandatanganinya

(7)

Rencana Studi Online

Akses Portal Mahasiswa dan Input

KRS Online

DPA

(8)

BAB II

PERUBAHAN RENCANA STUDI

Tujuan:

Manual prosedur perubahan rencana studi ditujukan untuk memberikan pedoman

pelaksanaan perencanaan studi dan perubahannya.

Lingkup:

Prosedur ini melingkupi kegiatan sejak pengambilan formulir, hingga konsultasi perubahan

rencana studi dengan dosen wali dan pemasukkan data elektronik ke dalam sistem online.

Peristilahan:

a. Bagian Akademik Fakultas: bagian administrasi Fakultas Ekonomi

b. Mahasiswa: Mahasiswa Fakultas Ekonomi yang telah membayar her registrasi semester

yang bersangkutan

c. Dosen pembimbing akademik: dosen Fakultas Ekonomi yang telah mendapatkan tugas

untuk memberi bimbingan perencanaan studi dan nasehat-nasehat yang berkaitan

dengan studi beberapa mahasiswa yang menjadi bimbingannya.

d. Kartu Perubahan Rencana Studi (KPRS): kartu yang harus diisi oleh mahasiswa dengan

mata kuliah-mata kuliah yang akan diambil di semester yang berkaitan dan disetujui oleh

mahasiswa dan dosen pembimbing.

Deskripsi:

1. Proses ini dimulai dengan penerbitan jadwal perubahan rencana studi oleh bagian

akademik fakultas berkaitan dengan masa pengambilan Kartu Perubahan Rencana Studi

dan pengembalian KPRS.

2. Mahasiswa yang telah membayar registrasi, mengambil KPRS di bagian administrasi

Fakultas dengan menunjukkan tanda bukti registrasi.

3. Mahasiswa berkonsultasi dengan dosen pembimbing akademik untuk menentukan mata

kuliah yang akan diambil di semester yang bersangkutan

4. Mahasiswa dan dosen pembimbing menandatangani KPRS yang telah diisi.

5. Mahasiswa mengisi sistem perencanaan studi online.

6. Mahasiswa, dosen pembimbing akademik, dan bagian administrasi akademik Fakultas

(9)

Diagram Manual Prosedur

Rencana Studi Online

Ukuran Akses Portal Mahasiswa dan Input

KRS Online

DPA

(10)

BAB III

PENYUSUNAN JADWAL KULIAH

Tujuan:

Manual prosedur penyusunan jadwal kuliah ditujukan untuk memberikan pedoman

pelaksanaan kuliah dalam suatu semester.

Lingkup:

Prosedur ini melingkupi kegiatan ploting mata kuliah oleh Ketua Program Studi, membahas

usulan ploting, dan mempublikasikan jadwal kuliah.

Penyusunan Jadwal Kuliah

Pelaku

a. Ketua Program Studi b. Bag Akademik Fakultas Aktivitas Pelaku

a. Ketua Program Studi

 Memberikan usulan plotting matakuliah

 Memeriksa hasil rapat penyusunan jadwal dari bagian Akademik Fakultas b. Bagian Akademik Fakultas

 Membahas usulan plotting mata kuliah

(11)

Penyusunan Jadwal Kuliah dan Praktikum

Ukuran Waktu BAAK

Bag. Akademik Fakultas

Penyusunan Jadwal akademik online

3. Sinkronisasi jadwal kuliah dan praktikum

(mengundang kaprodi dan ka laboratorium)

4. Finalisasi jadwal kuliah dan praktikum

5. Mengesahkan

jadwal Kuliah

6. Publikasi jadwal

(12)

BAB IV

PENYUSUNAN MATERI PERKULIAHAN

Tujuan:

Manual prosedur penyusunan jadwal kuliah ditujukan untuk memberikan pedoman

pelaksanaan penyusunan materi perkuliahan dalam suatu semester.

Lingkup:

Prosedur ini melingkupi kegiatan rapat pembahasan materi perkuliahan yang dimulai dari

rencana pelaksanaan perkuliahan, silabus, dan sebagainya.

Penyusunan Materi Perkuliahan

Pelaku

a. Dosen

b. Ketua Program Studi c. Dekan

Aktivitas Pelaku a. Dosen

 Menyusun materi perkuliahan (per matakuliah) b. Ketua Program Studi

 Menyelenggarakan rapat pembahasan materi (rencana pelaksanaan perkuliahan, silabus, dan sebagainya)

 Bila materi disetujui, akan dimintakan pengesahan oleh Dekan. Bila tidak, maka dosen harus merevisi materi perkuliahannya

c. Dekan

(13)

Penyusunan Materi Perkuliahan

Ukuran Waktu Dekan Bag. Akademik

Fakultas Prodi

Dosen

1. Susun materi

perkuliahan

2. Rapat pembahasan

materi

Ya

5. Publikasi materi

perkuliahan 4.

Mengesahkan materi perkuliahan

30 hari

1 hari

15 menit 3.

Kaprodi menyetujui materi perkuliahan

15 menit

1 hari

(14)

BAB V

PELAKSANAAN PERKULIAHAN

Tujuan:

Manual prosedur pelaksanaan perkuliahan ditujukan untuk memberikan pedoman

pelaksanaan perkuliahan dalam suatu semester.

Lingkup:

Prosedur ini melingkupi kegiatan menyiapkan blanko berita acara perkuliahan dan daftar hadir serta merekap kehadiran dosen dan mahasiswa.

Pelaksanaan Perkuliahan

Pelaku

a. Bag Akademik Fakultas b. Dosen Pengampu Matakuliah c. Mahasiswa

Aktivitas Pelaku

 Menyiapkan blanko berita acara perkuliahan dan daftar hadir

 Merekap kehadiran dosen dan mahasiswa b. Dosen Pengampu Matakuliah

 Mengambil berita acara perkuliahan dan daftar hadir setiap pelaksanaan perkuliahan

 Melaksanakan perkuliahan

 Mengedarkan daftar hadir

 Mengisi berita acara perkuliahan

 Menyerahkan berita acara perkuliahan dan daftar hadir ke Bag. Akademik Fakultas pasca perkuliahan

c. Mahasiswa

 Menghadiri perkuliahan

 Satu per satu mahasiswa menandatangani daftar hadir

(15)

Pelaksanaan Perkuliahan dan Praktikum

Menyiapkan formulir berita acara perkuliahan/praktikum,

daftar hadir, acara perkuliahan/praktikum,

dan recording perkuliahan/praktikum

2.

Mengambil berita acara perkuliahan/ praktikum, daftar

hadir, acara perkuliahan/ praktikum, dan

recording perkuliahan/ praktikumMengambil

BAP dan Daftar Hadir

3.

Mengisi berita acara perkuliahan/ praktikum, dan

recording

menyerahkan berita acara perkuliahan/

praktikum, daftar hadir, acara perkuliahan/ praktikum, dan

recording perkuliahan/

praktikum

8.

Merekap kehadiran mahasiswa, mendokumentasikan

berita acara dan recording

wakil mahasiswa menandatangani

(16)

BAB VI

VALIDASI KEHADIRAN MAHASISWA

Tujuan:

Manual prosedur validasi kehadiran mahasiswa ditujukan untuk memberikan pedoman merekap kehadiran mahasiswa.

Lingkup:

Prosedur ini melingkupi kegiatan mahasiswa menghadiri perkuliahan dan mengisi presensi perkuliahan. Bilamana sakit, disyaratkan memberikan surat keterangan sakit. Bilamana orang tua meninggal, disyaratkan menunjukkan surat keterangan dari RT/RW. Bilamana ikut kegiatan kampus, disyaratkan memberikan surat keterangan dari Pembantu Rektor 3 atau PD 3. Bilamana tidak ada keterangan, mahasiswa dianggap dengan sengaja tidak menghadiri perkuliahan.

Validasi Kehadiran Mahasiswa

Pelaku

a. Mahasiswa b. Dokter c. RT/RW d. PD 3

e. Bag. Akademik Fakultas Aktivitas Pelaku

a. Mahasiswa

 Menghadiri perkuliahan dan mengisi presensi perkuliahan

 Bilamana sakit, disyaratkan memberikan surat keterangan sakit

 Bilamana orang tua meninggal, disyaratkan menunjukkan surat keterangan dari RT/RW

 Bilamana ikut kegiatan kampus, disyaratkan memberikan surat keterangan dari Pembantu Rektor 3

 Bilamana tidak ada keterangan, mahasiswa dianggap dengan sengaja tidak menghadiri perkuliahan

b. Dokter

(17)

b. RT/RW

 Menyediakan surat keterangan orang tua (atau kerabat) meninggal c. PD 3

 Menyediakan surat keterangan mengikuti kegiatan mewakili kampus d. Bag. Akademik Fakultas

 Mencatat data mahasiswa yang absen

(18)

Validasi Kehadiran Mahasiswa

Bag. Akademik Minta surat keterangan

sakit sakit

Orangtua meninggal

Ikut kegiatan kampus

Tidak

5. Minta surat keterangan RT/

RW Ya

Ya

7. Minta surat keterangan dari

PR3 Ya

8. Buat surat keterangan ikut

kegiatan 6.

Buat surat keterangan

kematian 4.

Buat surat keterangan sakit Surat keterangan

sakit

Surat keterangan

kematian

Surat keterangan ikut

kegiatan Catat data mahasiswa absen

Surat keterangan sakit Surat keterangan

kematian Surat keterangan ikut

kegiatan

11. Rekap presensi 2.

Isi presensi kuliah Ya

Tidak

(19)

BAB VII

EVALUASI PERKULIAHAN

Tujuan:

Manual prosedur survei evaluasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar bertujuan untuk penilaian proses belajar mengajar dalam satu semester.

Lingkup:

Prosedur ini melingkupi survei mengenai mahasiswa pendapat mahasiswa tentang proses belajar mengajar. Aspek yang diperhatikan meliputi 3 hal yaitu persepsi mahasiswa, penilaian sejawat, dan kelengkapan administrasi (materi kuliah, ketepatan pelaporan).

Evaluasi Perkuliahan

Pelaku

a. Bagian Akademik Fakultas b. Dosen

c. Pembantu Dekan I

Aktivitas Pelaku

 Menyiapkan survei evaluasi pelaksanaan kegiatan belajar mengajar untuk penilaian dosen. Aspek yang diperhatikan meliputi 3 hal yaitu: persepsi mahasiswa, penilaian sejawat, dan kelengkapan administrasi (materi kuliah, ketepatan pelaporan)

 Menyebarkan kuesioner

 Melakukan analisis hasil survei

 Membagikan hasil evaluasi per matakuliah ke setiap dosen pengampu, dengan tembusan pada ketua prodi bersangkutan, dan Dekan

b. Dosen

 Menerima hasil evaluasi kinerjanya untuk semester aktif tersebut c. Pembantu Dekan I

(20)

Diagram Manual Prosedur

Evaluasi Perkuliahan

Ukuran Waktu

Dosen Pengampu Matakuliah/Praktikum

Bag. Akademik

Fakultas Mahasiswa PD 1

1.

Siapkan bahan survey

3. Analisis hasil

survey

4.

Publikasi hasil Survey

2. Mengisi Survei

secara online

15 menit

1 jam

10 menit

SELESAI MULAI

Analisis hasil survey

(21)

BAB VIII

PENYUSUNAN JADWAL UTS DAN UAS

Tujuan:

Manual prosedur penyusunan jadwal UTS atau UAS ditujukan untuk memberikan pedoman dalam menyusun jadwal ujian.

Lingkup:

Prosedur ini melingkupi perancangan jadwal UTS atau UAS. Memeriksa rancangan jadwal yang meliputi pengakomodasian semua jadwal di prodi dan jika dipastikan tidak ada bentrok. Bila tidak ada kendala di pemeriksaan rancangan jadwal oleh semua program studi terkait, bagian akademik fakultas mempublikasikan jadwal ujian.

Penyusunan Jadwal UTS dan UAS

Pelaku

a. Ketua Program Studi b. Bagian Akademik Fakultas Aktivitas Pelaku

a. Ketua Program Studi

 Memberi usulan jadwal UTS atau UAS

 Memeriksa rancangan jadwal (pengakomodasian semua jadwal di prodi, tidak ada bentrok)

b. Bagian Akademik Fakultas

 Membahas usulan jadwal UTS/UAS dari Ketua Program Studi

 Mengeluarkan dokumen rancangan jadwal

(22)

Penyusunan Jadwal UTS dan UAS

Ukuran Waktu Bagian Akademik

Fakultas Ka. Prodi

1. Usulan jadwal UTS/UAS/Ujian

Praktikum

2.

Menusun jadwal UTS/ UAS

3.

Periksa rancangan jadwal

OK

5. Publikasi Jadwal UTS/UAS/

Ujian Praktikum

Ya

Rancangan Jadwal Ujian

1 minggu

1 hari

Tidak

4. Menyetujui rancangan jadwal

10 menit

15 menit

(23)

(24)

BAB IX

PELAKSANAAN UTS DAN UAS

Tujuan:

Manual prosedur pelaksanaan UTS dan UAS ditujukan untuk memberikan pedoman dalam pelaksanaan UTS dan UAS.

Lingkup:

Prosedur ini melingkupi dosen menyusun soal ujian, mengahadiri pelaksanaan ujian matakuliah yang diampunya. Dosen memeriksa kelengkapan peserta ujian (kartu ujian, KTM). Selanjutnya mengisi daftar presensi ujian. Selain itu dosen membagikan soal dan lembar jawab ujian pada peserta. Kemudian mengumpulkan soal, lembar jawab, presensi, dan berita acara ujian ke dalam amplop berkas ujian. Terakhir pasca koreksi, memberikan arsip nilai matakuliah ke bagian akademik fakultas

.

Pelaksanaan UTS dan UAS

Pelaku

a. Dosen Pengampu Matakuliah b. Pembantu Dekan 1

c. Bagian Akademik Fakultas

Aktivitas Pelaku

a. Dosen Pengampu Matakuliah

 Menyusun soal ujian

 Menghadiri pelaksanaan ujian matakuliah yang diampunya

 Memeriksa kelengkapan peserta ujian (kartu ujian, KTM)

 Mengisi daftar presensi ujian

 Membagikan soal dan lembar jawab ujian pada peserta

 Mengisi berita acara ujian

 Mengumpulkan soal, lembar jawab, presensi, dan berita acara ujian ke dalam amplop berkas ujian

(25)

b. Pembantu Dekan 1

 Memutuskan/menentukan jadwal ujian tiap jurusan

 Membentuk panitia ujian c. Bag. Akademik Fakultas

 Melakukan publikasi jadwal

 Melakukan verifikasi persyaratan peserta ujian

 Mencetak dan membagikan kartu ujian

 Menerima soal ujian dari dosen pengampu (untuk kemudian digandakan)

(26)

Pelaksanaan UTS dan UAS

Ukuran Waktu Bagian Akademik

Fakultas

PD I Dosen Pengampu

Matakuliah

1.

Tentukan jadwal ujian

2. Bentuk panitia ujian

3.

Publikasi jadwal ujian

4.

Verifikasi syarat peserta ujian

5.

Cetak dan bagi kartu ujian

7.

Menerima soal dari dosen pengampu 6.

Menyusun soal ujian

8. Menggandakan soal

9.

Menyiapkan amplop berkas ujian (soal, daftar

hadir, berita acara ujian) 10.

Mengambil amplop berkas ujian

11.

Menghadiri pelaksanaan ujian matakuliah yg diampu

12.

Memeriksa kelengkapan peserta ujian (Kartu Ujian, KTM)

14.

Mengisi daftar hadir ujian Daftar Hadir

UAS

Daftar Hadir UTS

Daftar Hadir UTS/UAS dan Berita Acara

(27)

Pelaksanaan UTS dan UAS

Ukuran

Membagikan soal&lembar jawaban ke peserta ujian

19.

Publikasi Nilai Sementara 16.

Mengisi berita acara ujian

17.

Mengumpulkan soal, lembar jawab, daftar hadir, dan

BAU ke dalam amplop berkas ujian

18.

Penilaian jawaban ujian

1.15

(28)

BAB XI

PEMBUATAN SURAT PENGANTAR IJIN PENELITIAN

Tujuan:

Manual prosedur pelaksanaan pembuatan surat pengantar ijin penelitian ditujukan untuk memberikan pedoman cara dan melayani pengurusan surat pengantar penelitian.

Lingkup:

Prosedur ini meliputi permintaan pembuatan surat penelitian dengan membuat surat permohonan ke bagian akademik Fakultas atau pesan melalui website Fakultas. Bagian Akademik Fakultas memverifikasi permohonan dan mencetak surat pengantar penelitian.

Pembuatan Surat Pengantar Ijin Penelitian

Pelaku

a. Mahasiswa

b. Bagian Akademik Fakultas c. PD I

Aktivitas Pelaku a. Mahasiswa

 Mengajukan permintaan pembuatan surat penelitian dengan membuat surat permohonan ke bag. Akademik Fakultas

 Menerima surat permohonan dari Bag. Akademik Fakultas b. Bagian Akademik Fakultas

 Menerima surat permohonan dari mahasiswa untuk pembuatan surat ijin/pengantar penelitian

 Membuat konsep surat pengantar ijin penelitian dan kemudian kasubag akademik memparaf surat pengantar tersebut

c. PD I

(29)

Pengajuan Magang/PKL/Penelitian

Ukuran PKL/Penelitian On Line

3. Penentuan dosen

pembimbing

Ya

4.

Penerbitan SK Dekan tentang pembimbing

5. Membuat surat permohonan ijin ke institusi partner, di ttd

oleh Dekan

6. Menyampaikan surat permohonan

ijin ke institusi partner

Permohonan Diterima?

Tidak

7.

(30)

BAB XII

PENGAJUAN TUGAS AKHIR (TA)/SKRIPSI

Tujuan:

Manual prosedur pengajuan tugas akhir (TA)/Skripsi ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara pengajuan skripsi yang menjadi salah satu syarat kelulusan.

Lingkup:

Prosedur ini meliputi diawali bahwa matakuliah Tugas Akhir di KRS telah di program. Setelah pengajuan proposal tugas di setujui Ketua Program Studi, mahasiswa melakukan proses konsultasi ke Dosen pembimbing.

Pengajuan Tugas Akhir (TA)/Skripsi

Pelaku

a. Mahasiswa b. Ketua Prodi

c. Bag. Akademik Fakultas d. Dosen Pembimbing TA

 Telah mengambil matakuliah Tugas Akhir di KRS semesternya

 Meminta transkrip sementara ke Bag. Akademik Fakultas

 Mengisi form pendaftaran tugas akhir dengan melampirkan transkrip sementara dan fotokopi bukti pembayaran SPP terakhir

 Mengajukan proposal tugas akhir dan usulan dosen pembimbing tugas akhir ke program studinya

 Setelah penunjukan dosen pembimbing tugas akhir oleh Dekan, mahasiswa menyerahkan proposal tugas akhir dan lembar kesediaan bimbingan ke dosen pembimbing tugas akhir nya.

(31)

 Mengkaji topik penelitian yang diajukan oleh mahasiswa, meliputi 2 hal: 1. kesesuaian bidang keahlian pembimbing dengan topik yang diajukan

oleh mahasiswa.

2. mempertimbangkan kuota pembimbing dalam pembimbingan tugas akhir.

 Menetapkan dosen pembimbing tugas akhir c. Bag. Akademik Fakultas

 Membuatkan transkrip sementara

 Mengkonsep surat tugas pembimbingan tugas akhir, ditandatangani oleh Dekan

d. Dosen Pembimbing TA

 Menerima surat tugas pembimbingan tugas akhir dari Dekan

 Menerima proposal tugas akhir dan lembar kesediaan bimbingan

(32)

Pengajuan Tugas Akhir (TA)/Skripsi

Ukuran

Tugas Akhir On Line 2. Verifikasi Persyaratan Pendaftaran TA

3. Penyusunan Dosen Pembimbing Tugas

Akhir

4. Mengkonsep Surat

Tugas Pembimbingan

Tugas Akhir

5. Mengesahkan

Surat Tugas Pembimbingan

TA

6. Publikasi nama

(33)

BAB XIII

PELAKSANAAN SEMINAR PROPOSAL/SKRIPSI

Tujuan:

Manual prosedur pelaksanaan seminar proposal/skripsi ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara seminar proposal/skripsi.

Lingkup:

Prosedur ini meliputi penyusunan jadwal ujian proposal/skripsi. Penerbitan SK penguji seminar proposal/skripsi.

Pelaksanaan Seminar Proposal/Skripsi

Pelaku

a. Pembantu Dekan I

b. Bagian Akademik Fakultas c. Mahasiswa

d. Dekan e. Tim Penguji Aktivitas Pelaku

a. Pembantu Dekan I

 Menyusun draft jadwal seminar proposal/skripsi b. Bag. Akademik Fakultas

 Mempublikasikan jadwal seminar proposal/skripsi

 Menerima pendaftaran seminar proposal/skripsi

 Merekapitulisasi data mahasiswa calon peserta seminar proposal/skripsi

 Menyusun jadwal pelaksanaan seminar proposal/skripsi

 Menerbitkan surat undangan seminar

 Melaksanakan seminar proposal/skripsi c. Mahasiswa

 Melakukan pendaftaran seminar proposal/skripsi d. Dekan

(34)

 Menguji seminar proposal/skripsi

(35)

Pelaksanaan Seminar Proposal/Skripsi/PKL/Ujian Skripsi/Ujian PKL

Susun draft jadwal

seminar proposal/ seminar skripsi/Ujian

PKL/Ujian Skripsi

2. Publikasi jadwal seminar proposal/ seminar skripsi/Ujian

PKL/Ujian Skripsi 3.

Melakukan pendaftaran seminar proposal/

seminar skripsi/ Ujian PKL/Ujian Skripsi On Line 4.

Rekapitulasi data mahasiswa calon peserta seminar proposal/seminar skripsi/Ujian PKL/Ujian

Skripsi

8. Publikasi peserta dan

jadwal seminar proposal/seminar skripsi/Ujian PKL/Ujian

Skripsi

6. Penentuan tim

Penguji

7. Penerbitan SK Dekan untuk Tim

Penguji 5. Pembuatan jadwal

seminar proposal/ seminar skripsi/ujian

PKL/Ujian skripsi

9. Pembuatan undangan

seminar skripsi/ujian PKL/Ujian Skripsi On

Line

10. Pengiriman nilai

seminar skripsi/ ujian PKL/Ujian

Skripsi 11.

Publikasi nilai seminar skripsi/ujian

(36)

BAB XIV

EVALUASI AKADEMIK

Tujuan:

Manual prosedur evaluasi akademik ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara melakukan evaluasi akademik 2 (dua) tahun pertama dan 2 (dua) tahun kedua.

Lingkup:

Prosedur ini meliputi evaluasi akademik bagi mahasiswa yang pada akhir dua tahun pertama IPK < 2 atau pada akhir dua tahun kedua IPK < 2 atau SKS belum mencapai kurang dari 75 SKS, maka bagi mahasiswa diberi pilihannya mengundurkan diri atau di DO.

Evaluasi Akademik

Pelaku

a. Bag. Akademik Fakultas b. Kaprodi

c. Pembantu Dekan I d. Dekan

Aktivitas Pelaku

a. Bag Akademik Fakultas

 Menyiapkan data akademik mahasiswa per angkatan per program studi

 Menyiapkan surat teguran kepada mahasiswa yang bersangkutan

 Bilamana diputuskan seorang mahasiswa harus di-DO, bag akademik fakultas membuatkan surat usulan DO kepada BAAK berisi nama-nama mahasiswa yang diusulkan beserta dokumen pendukung

 Meminta pengesahan surat teguran/surat usulan DO kepada Dekan

 Memberikan surat teguran kepada mahasiswa bersangkutan, dan atau menyampaikan surat usulan DO ke BAAK

b. Kaprodi

(37)

c. Pembantu Dekan I

 Memimpin pembahasan data evaluasi akademik

 Mengklarifikasi mahasiswa yang memiliki IPK < 2, yang mau habis masa studi, dan terancam DO

 Menetapkan mahasiswa yang perlu ditegur/diputuskan d. Dekan

(38)

Evaluasi Akademik

Ukuran Waktu Dekan

PD 1 Ka Prodi

Bag. Akademik Fakultas data evaluasi

akademik

2. Menetapkan mahasiswa yang

perlu ditegur/ diputuskan DO

4. Menyiapkan surat teguran/pemberitahuan

drop out

5. Menandatangani

surat teguran/ surat usulan DO

6. Mengirim surat teguran / surat usulan

Drop Out 3.

Publikasi mahasiswa yang diberikan teguran/

diputus drop out

(39)

BAB XV YUDISIUM

Tujuan:

Manual prosedur yudisium ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara yudisium.

Lingkup:

Prosedur ini meliputi persyaratan pendaftaran yudisium, memverifikasi persyaratan pendaftaran yudisium, rapat yudisium dan menerbitkan surat keterangan lulus.

Yudisium

Pelaku

a. Mahasiwa

b. Bagian Akademik Fakultas c. Dekan

 Meminta form permohonan yudisium ke Bag Akademik Fakultas dan mengisinya

 Melengkapi persyaratan pendaftaran yudisium b. Bagian Akademik Fakultas

 Memverifikasi persyaratan pendaftaran yudisium

 Membuat SK Penetapan yudisium

 Mengundang mahasiswa, dosen, kaprodi, dan dekan untuk acara rapat yudisium

c. Dekan

 Menyelenggarakan rapat yudisium

(40)

Yudisium

Ukuran Waktu Dekan

Bag. Akademik Fakultas Mahasiswa

1.

Melakukan pendaftaran yudisium dan melengkapi

persyaratan On Line

2.

Verifikasi persyaratan peserta yudisium

3.a.

Pembuatan SK Dekan tentang peserta

Yudisium

4.

Penyalinan data peserta yudisium ke Sistem

Alumni

5. Penerbitan peserta

yudisium 3.b.

Mengesahkan SK Dekan tentang peserta

Yudisium

1 hari

(41)

BAB XVI WISUDA

Tujuan:

Manual prosedur yudisium ditujukan untuk memberikan pedoman tentang tata cara wisuda.

Lingkup:

Prosedur ini meliputi persyaratan pendaftaran wisuda, memverifikasi persyaratan pendaftaran wisuda, rapat senat terbuka Universitas Trunojoyo Madura dengan agenda wisuda.

Wisuda

Pelaku

a. Mahasiwa b. BAAK

c. Bagian Perlengkapan Universitas Aktivitas Pelaku

a. Mahasiswa

 Mengisi form pendaftaran wisuda

 Membayar biaya wisuda

 Melengkapi persyaratan pendaftaran wisuda :

1. Foto copy legalisir STTB SLTA 1 lembar bagi mahasiswa lulusan SLTA/pindahan dari kampus lain.

2. Fotokopi Ijazah Diploma/sederajat bagi mahasiswa lanjutan. 3. Foto copy Akte Kelahiran/kenal lahir 1 lembar.

4. Pas foto terbaru hitam putih ukuran 4x6=6 lbr,2x3=4 lbr. (pas foto berpakaian rapi berpose sempurna berjaket almamater)

(42)

10. Surat Keterangan Ralat Ijazah dari Sekolah (jika terdapat kealahan penulisan)

 Mengambil toga ke bag Perlengkapan Universitas

 Mengikuti aktivitas gladi resik dan seremoni wisuda b. BAAK

 Memverifikasi persyaratan pendaftaran wisuda c. Bagian Perlengkapan Universitas

 Mencatat nama mahasiswa yang mengambil toga

(43)

Wisuda

Ukuran Waktu BAAK

Mahasiswa

2.

Verifikasi persyaratan peserta wisuda 1.

Melakukan pendaftaran wisuda dan melengkapi

persyaratan

Persyaratan Terpenuhi?

4.

Penerbitan SK Rektor tentang peserta wisuda

Ya Tidak

1 hari

SELESAI MULAI

3.

Penerbitan SK Rektor tentang peserta wisuda