Artikel Online Menghidupkan Kejadian Masa Lalu 672af1d90d6abdd222e12883cb4ff18e

(1)

1 MENGHIDUPKAN KEJADIAN MASA LALU LEWAT AKSES INFORMASI YANG

TEREKAM DALAM ARSIP STATIS

Oleh : Triana Widyaningrum

I. Pendahuluan

Telah banyak kej adian yang dapat kit a cermat i saat ini, dimana set iap kej adian t ersebut selalu dit unt ut adanya dukungan keakurat an f akt a yang t erj adi sebenarnya. Kebenaran suat u f akt a yang t rend akhir-akhir ini perlu dukungan inf ormasi yang akurat . Inf ormasi t ersebut dapat diperoleh lewat berbagai sumber dan media, yang salah sat unya adal ah inf ormasi dari sumber arsip.

Berbicara t ent ang arsip berart i berbicara t ent ang dimensi wakt u masa lalu, yang mungkin ada relevansinya dengan masa yang akan dat ang. Kenyat aan masa lalu yang pernah akt ual akan disusul kenyat aan baru yang akt ual , begit u t erus proses berj alan t iada hent inya. Persoalannya bagaimana kenyat aan masa lalu yang sudah lenyap dapat dihadirkan kembali saat ini, sebagai pelaj aran unt uk masa yang akan dat ang.

Jumlah dat a dan inf ormasi mengenai kenyat aan dan masal ah yang t erj adi di masa lampau, khususnya j aman kolonial, yang ada kait annya dengan masyarakat kit a sangat lah besar. Misalnya ket ika masa VOC seseorang yang akan mengadakan kont rak sewa dibuat kan akt e “

huurcedul e” oleh pej abat

not aris, dimana kebiasaan t ersebut masi h berlangsung hingga saat ini. Kasus lain sepert i budaya berhut ang yang merupakan warisan t empo dulu, dimana menj adi sebab kerunt uhan VOC karena hut ang-hut ang yang t idak t erbayar sehingga diambil oleh Pemerint ah. Orang bisa menghidupkan kembali kenyat aan-kenyat aan masa lampau yang berupa inf ormasi dalam arsip sej auhmana orang it u memiliki penget ahuan mengenai bidang-bidang yang sedang dipelaj arinya. Kit a t idak bisa menangkap inf ormasi dal am arsip kalau kit a t idak memiliki penget ahuan yang berkait an dengan hal -hal yang t erdapat didalamnya. Unt uk memperoleh inf ormasi arsip perlu adanya kemudahan akses yang t ent u saj a berkait an dengan ket erbukaan arsip (openbaarheid). Ket erbukaan arsip dewasa ini masih dipandang sebagai sat u hal yang riskan, apalagi dihubungkan dengan perkembangan t eknologi yang marak akhir-akhir ini.

Perubahan t eknol ogi yang t erj adi bel akangan ini berakibat pula pada volume inf ormasi yang dihasilkan oleh Lembaga Pemerint ahan/ Perorangan. Ledakan inf ormasi membawa perubahan yang besar t erhadap dunia kearsipan. Variasi arsip yang t ercipt a banyak dipengaruhi oleh perkembangan t eknol ogi, sepert i ragam media audio visual yang banyak muncul selain media t ekst ual yang t elah ada sebel umnya.

(2)

2 Dengan adanya dukungan akses pada koleksi dan layanan arsip berart i membant u suat u bangsa/ masyarakat mengt ahui j at i dirinya.

II. Akses kait annya dengan Ket erbukaan Arsip

Kait annya dengan ket erbukaan arsip t ent u saj a kit a t idak dapat l epaskan dari sif at arsip it u sendiri. Menurut Penj elasan Perat uran Pemerint ah No. 34 t ahun 1979 pasal 15, sif at arsip dinamis pada dasarnya t ert ut up. Oleh karena it u pengel olaan dan perlakuannya berlaku t ent ang kerahasiaan surat -surat , sedangkan sif at arsip st at is pada dasarnya t erbuka, namun bilamana Lembaga Negara at au Badan Pemerint ahan menganggap harus t et ap dipegang kerahasiannya dapat t et ap diberlakukan ket ent uan t ent ang kerahasiaan surat / dokumen.

Dalam Penj elasan Undang-undang No. 7/ 1971 pasal 2. b arsip st at is sebagai arsip yang sudah mencapai t araf nilai yang abadi, khusus sebagai bahan pert anggungj awaban nasional/ Pemerint ah. Selanj ut nya pasal 8 unt uk arsip st at is/ abadi (pasal 2. b) dibent uk organisasi kearsipan yang berint ikan ANRI sebagai pusat penyimpanan (penyelamat an, pengolahan dan penyediaan) bahan bukt i seluruh pert anggungj awaban pemerint ah maupun bangsa. Bahwa karena it u ANRI disamping kewaj ibannya melaksanakan t uj uan sebagai t ermakt ub dal am pasal 3 UU ini. Pasal 3 UU No. 7/ 1971 t uj uan kearsipan ialah unt uk menj amin keselamat an bahan pert anggungj awaban nasional t ent ang perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan sert a unt uk menyediakan bahan pert anggungj awaban t ersebut bagi kegiat an pemerint ah, j uga berkewaj iban unt uk mengolah dan meyediakan bahan bukt i it u guna keperluan ilmiah, sepert i yang t ersirat dalam penj elasan pasal 8. Sesuai dengan luasnya daerah Republik Indonesia, di t iap-t iap ibukot a Dat i I dan daerah-daerah set ingkat dengan Dat i I dibent uk pul a Arsip Nasional Daerah. Pada pasal 12, penyerahan arsip sebagaimana dimaksud pasal 11 dilakukan sekurang-kurangnya 1 kali dalam 10 t ahun sert a dilaksanakan dengan membuat Berit a Acara Penyerahan Arsip yang disert ai Daf t ar Pert elaan Arsip dari arsip yang diserahkan.

Dari sej umlah at uran yang t ert ul is diat as dapat disimpulkan bahwa akses yang t erbuka dapat diberikan unt uk inf ormasi yang t erekam dalam arsip st at is baik di pusat maupun daerah yang berada di bawah t anggungj awab ANRI maupun Kant or Arsip Daerah, namun t et ap ada pembat asan unt uk pert imbangan-pert imbangan t ert ent u. Kearsipan secara umum memiliki kewaj iban unt uk mengolah dan menyediakan bukt i pert anggungj awaban suat u kegiat an unt uk keperluan ilmiah. Unt uk mendukung kegiat an t ersebut diperlukan suat u kebij akan yang mengat ur akses arsip.

(3)

3 kebij akan yang mengat ur t ent ang akses arsip diperlukan unt uk menj amin adanya ot orisasi hukum yang berkait an dengan penggunaan arsip, yang mungkin berbeda di set iap wilayah at au Negara. Ada sebagian Negara yang memang sudah menganut asas kebebasan memperol eh inf ormasi, bilamana arsip sudah ada di Lembaga Pengelola Arsip St at is. Inf ormasi dapat diperoleh bila st at us arsip t ersebut t erbuka, ket erbukaan arsip dapat dit ent ukan ol eh arsiparis di lembaga pengelola arsip st at is dengan mempert imbangkan beberapa hal ant ara lain :

1. Perat uran yang rel evan, arsip merupakan rekaman inf ormasi yang menyangkut kehidupan kebangsaan, ol eh karenanya pembuat an kebij akan akses menj adi kewenangan pemerint ah yang mungkin akan dipengaruhi oleh perat uran kebebasan memperoleh inf ormasi;

2. Sensivit as at au kerahasiaan arsip, organisasi maupun perseorangan mencipt akan arsipnya ada kait annya dengan kegiat an yang dilakukan. Dalam kegiat an t ersebut t ent u saj a ada inf ormasi yang sif at nya posit if dan negat if . Oleh karena it u perlu adanya pembat asan mengakses arsip sepanj ang inf ormasinya dapat mencemarkan nama baik at au bersif at negat if ;

3. Perlindungan t erhadap privacy (individu), dat a at au inf ormasi yang menyangkut kehidupan pribadi/ personal t idak boleh diakses/ disebarluaskan kepada penelit i meskipun t elah memperoleh ij in secara pribadi. Oleh karena it u harus diperhat ikan perat uran yang melindungi privacy/ kepent ingan individu/ pribadi;

4.

Pembat asan akses yang dilakukan oleh lembaga pencipt a. Ket ika arsip t elah diakuisisi dari Lembaga Pencipt a kepada Lembaga Pengel ola Arsip St at is, arsiparis harus mempert imbangkan pembat asan yang berkait an dengan arsip t ersebut . Mungkin ada arsip yang mengandung inf ormasi yang dianggap t erlalu riskan bila dibuka saat ini, sehingga diperlukan ij in khususdari lembaga pencipt a;

5.

Kesamaan akses t erhadap arsip, ini merupakan prinsip yang t erpent ing, yang bert uj uan unt uk menj amin t ersedianya layanan arsip t anpa prasangka t erhadap pengguna dan hak ist imewa yang t idak dimiliki oleh pengguna. Hal ini berkait an dengan segala kegiat an yang dilakukan pengguna di ruang layanan, sepert i j asa penelusuran arsip lewat j al an masuk yang ada, j asa reproduksi/ duplikasi arsip, pembat asan penggunaan arsip dal am kurun wakt u t ert ent u.

(4)

4 7. Kondisi f isik arsip; arsip periode lama VOC/ Hindia Belanda misalnya

mengal ami kerusakan f isik yang disebabkan oleh banyak f akt or. Oleh karena it u arsiparis harus membuat pembat asan penggunaan arsip yang t elah rusak hingga selesai direst orasi. Alt ernat ive lain mungkin dapat dibuat kan mikrof ilmnya unt uk arsip yang rusak t ersebut ;

8. Pembiayaan. Perlu dibuat kan pernyat aan dalam kebij akan akses biaya yang harus dikeluarkan oleh pengguna bila memerlukan reproduksi arsip.

III. Penut up

Begit u banyak kej adian maupun cerit a masa lalu yang t erekam dalam arsip st at is yang mungkin memiliki relevansi dengan masa sekarang at au masa yang akan dat ang. Kebut uhan akan inf ormasi melalui arsip st at is sudah menj adi budaya bagi sebagian bangsa/ Negara. Kemudahan mengakses inf ormasi t ent u saj a berkait an dengan ket erbukaan arsip. At uran ket erbukaan arsip berbeda unt uk t iap Negara. Ada sebagian yang beranggapan bahwa bila arsip t ersebut t elah menj adi st at is dan t ersimpan di Lembaga Pengelola Arsip St at is dapat diakses seluas-luasnya, karena dianggap inf ormasi t ersebut t elah menj adi milik publik. Hal t ersebut dapat saj a dilakukan unt uk Negara yang menganut asas kebebasan memperoleh inf ormasi. Kondisi t ersebut akan berbeda unt uk sebagian Negara lain.

Unt uk mengat asi dil ema t ersebut t ent u saj a perl u adanya kebij akan akses yang diat ur secara int ernal sesuai dengan kondisi Negara masing-masing

DAFTAR PUSTAKA

C. R. boxer (1985), Jan Kompeni: Dalam Perang dan Damai 1602-1799. Jakart a : Penerbit Sinar Harapan.

Ellis, Judit h (1993), Keeping Archives, (second ed. ). Aust ralia: The Aust ralian Societ y of Archivist

Saur, KG (1988), Dict ionary of Archival Terminology, (second ed. ). Munchen: PT Int ernat ional Council On Archives

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 t ent ang Pokok-pokok Kearsipan