PEDOMAN TEKNIS AUDIT INTERNAL BARANG MILIK NEGARA

(1)

SATUAN PENGAWAS INTERNAL UNIVERSITAS JEMBER

2021

PEDOMAN TEKNIS AUDIT INTERNAL

BARANG MILIK NEGARA

(2)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 ii

KATA PENGANTAR

Puji Syukur kehadirat Allah SWT atas karunia dan petunjuk-Nya, sehingga Pedoman Teknis Audit Internal Pengelolaan Aset Barang Milik Negara (BMN) yang disusun oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) Universitas Jember Tahun 2021 dapat terselesaikan dengan baik. Pedoman Teknis Audit Internal Pengelolaan Aset BMN disusun sebagai hasil evaluasi terhadap pedoman teknis Monitoring dan Evaluasi BMN yang diterbitkan oleh SPI Universitas Jember tahun 2017.

Penyusunan Pedoman Audit Internal Pengelolaan Aset Barang Milik Negara (BMN) dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan penyusunan dan pembahasan sejak bulan November 2020 sampai dengan bulan Januari 2021.

Beberapa perubahan telah dilakukan terutama pada bagian kriteria Audit Internal Barang Milik Negara (BMN), yang berpedoman pada PP No 28 Tahun 2020 Tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah. Perubahan juga dilakukan terhadap standar audit internal yang disesuaikan dengan ketentuan dalam PMK Nomor 129/PMK.05/2020 tentang Pedoman Pengelolaan Badan Layanan Umum dan Kepmendikbud Nomor 984/P/2020 tentang Standar Pelayanan Minimum Universitas Jember.

Penyusunan Pedoman Teknis Audit Barang Milik Negara mendapatkan dukungan dari banyak pihak. Untuk itu disampaikan terima kasih kepada segenap Pimpinan Universitas Jember beserta jajarannya yang telah menerbitkan Peraturan Rektor No. 4 Tahun 2021 tentang Pengawasan dan Pengendalian Internal di Universitas Jember yang menjadi dasar dari penyusunan Pedoman Teknis Audit Internal Pengelolaan Aset Barang Milik Negara (BMN) Universitas Jember.

Akhir kata semoga Pedoman Teknis Audit Internal Pengelolaan Aset Barang Milik Negara (BMN) Universitas Jember ini akan bermanfaat bagi pelaksanaan kegiatan SPI dalam rangka melaksanakan tugas pengawasan internal di lingkungan Universitas Jember.

Jember, 01 Februari 2021

Tim Penyusun

(3)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 iii

DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ………

ⁱⁱ

DAFTAR ISI ……….. iii

Bab I. Pendahuluan ……… 1

1.1 Pengertian Audit Pengelolaan Aset BMN ………. ……….. 1

1.2 Tujuan Audit Internal Pengelolaan Aset BMN ……… 3

1.3 Ruang Lingkup Audit Internal Pengelolaan Aset BMN… 4 Bab II. Pelaksanaan Audit Internal

Pengelolaan Aset BMN

……. 5

2.1 Sasaran Audit Internal Pengelolaan Aset BMN ………. 5

2.2 Kriteria Audit Internal Pengelolaan Aset BMN ….……… 6

2.3 Pihak/Fungsi Terkait Pada Audit Internal Pengelolaan Aset BMN ………… 9

BAB III. Standar Operasional Prosedur (SOP) Audit Internal Pengelolaan Aset BMN

………..………..

¹⁰

BAB IV Penutup

………..

¹² LAMPIRAN: INSTRUMEN AUDIT INTERNAL PENGELOLAAN ASET BMN 13

(4)

BAB 1. Pendahuluan

1.1. Pengertian Audit Internal Pengelolaan Aset BMN

Barang Milik Negara menurut pengertian yang terdapat dalam Undang-undang Nomor 1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan & Belanja Negara (APBN) atau berasal dari perolehan lainnya yang sah, yang meliputi hibah/sumbangan, pelaksanaan perjanjian/kontrak, diperoleh berdasarkan ketentuan undang-undang, dan berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap.

Dalam modul Sistem Informasi dan Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN), menyatakan bahwa BMN dalam SIMAK-BMN terbagi menjadi aset lancar, aset tetap, aset lainnya, dan aset bersejarah dengan penjelasan sebagai berikut : Aset lancar adalah aset yang diharapkan segera untuk direalisasikan, dipakai, atau dimiliki untuk dijual dalam waktu 12 (dua belas) bulan sejak tanggal pelaporan.

Aset tetap adalah aset berwujud yang mempunyai masa manfaat lebih dari 12 (dua belas) bulan untuk digunakan dalam kegiatan pemerintah atau dimanfaatkan oleh masyarakat umum. Sedangkan aset lainnya adalah aset yang tidak bisa dikelompokkan ke dalam aset lancar maupun aset tetap. Adapun aset bersejarah merupakan aset yang mempunyai ketetapan hukum sebagai aset bersejarah disebabkan karena kepentingan budaya, lingkungan dan sejarah. Aset bersejarah tidak wajib disajikan di dalam neraca tetapi harus diungkapkan dalam catatan atas laporan keuangan.

Pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan penggunaan BMN dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan Perundang-undangan di bidang pengawasan dan pengendalian (PMK RI No. 246/PMK.06/2014). Pengawasan Barang Milik Negara mengandung pengertian proses penetapan ukuran keberhasilan dan pengambilan tindakan yang mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan aturan yang berlaku dalam rangka terwujudnya manajemen aset yang baik (Manajemen Pengawasan, BPKP : 2007).

Dalam rangka menjamin terlaksananya tertib administrasi dan tertib pengelolaan barang milik negara/daerah diperlukan adanya kesamaan persepsi dan langkah secara integral dan menyeluruh dari unsur-unsur yang terkait dalam pengelolaan barang milik negara/daerah. Pengelolaan barang milik negara/daerah sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah ini dilaksanakan dengan memperhatikan asas-asas sebagai berikut:

(5)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 2 1. Asas fungsional, yaitu pengambilan keputusan dan pemecahan

masalah- masalah di bidang pengelolaan barang milik negara/daerah yang dilaksanakan oleh kuasa pengguna barang, pengguna barang, pengelola barang dan gubernur/bupati/walikota sesuai fungsi, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing;

2. Asas kepastian hukum, yaitu pengelolaan barang milik negara/daerah harus dilaksanakan berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan;

3. Asas transparansi, yaitu penyelenggaraan pengelolaan barang milik negara/daerah harus transparan terhadap hak masyarakat dalam memperoleh informasi yang benar.

4. Asas efisiensi, yaitu pengelolaan barang milik negara/daerah diarahkan agar barang milik negara/daerah digunakan sesuai batasan-batasan standar kebutuhan yang diperlukan dalam rangka menunjang penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi pemerintahan secara optimal;

5. Asas akuntabilitas, yaitu setiap kegiatan pengelolaan barang milik negara/daerah harus dapat dipertanggungjawabkan kepada rakyat;

6. Asas kepastian nilai, yaitu pengelolaan barang milik negara/daerah harus didukung oleh adanya ketepatan jumlah dan nilai barang dalam rangka optimalisasi pemanfaatan dan pemindahtanganan barang milik negara/daerah serta penyusunan Neraca Pemerintah.

Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2020 Tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 27 tahun 2014 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, bahwa pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah yang semakin berkembang dan kompleks belum didukung dengan pengaturan yang komprehensif sehingga perlu disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan, agar dalam pelaksanaannya dapat dikelola secara optimal, efektif, dan efisien. Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah meliputi: a. Perencanaan Kebutuhan dan penganggaran;

b. pengadaan; c. Penggunaan; d. Pemanfaatan; e. pengamanan dan pemeliharaan; f.

(6)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 3 Penilaian; g. Pemindahtanganan; h. Pemusnahan; i. Penghapusan; j. Penatausahaan;

dan k. pembinaan, pengawasan dan pengendalian.

Audit internal Pengelolaan BMN memiliki 3 kata kunci (keywords), yaitu Audit, Pengelolaan dan Barang Milik Negara (BMN). Audit di dalam Permen ESDM No 1 tahun 2010 adalah adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, obyektif, profesional, berdasarkan standar audit untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi dan keandalan informasi pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah. Kegiatan audit internal terdiri atas audit kinerja dan audit dengan tujuan tertentu.

Pengelolaan adalah proses, cara, perbuatan mengelola; proses melakukan kegiatan tertentu dengan menggerakkan tenaga orang lain; proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi; proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan. Barang Milik Negara menurut PP Nomor 28 Tahun 2020 adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Audit internal Pengelolaan BMN yang telah dilaksanakan lebih menitikberatkan pada penggunaan, pemanfaatan, pengamanan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, penatausahaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian BMN.

Menurut PMK No. 129/PMK.05/2020 tentang Pedoman Pengelolaan Badan layanan Umum, Aset BLU adalah sumber daya ekonomi yang dikuasai dan/atau dimiliki oleh BLU sebagai akibat dari peristiwa masa lalu dan dari mana manfaat ekonomi dan/atau sosial di masa depan diharapkan dapat diperoleh serta dapat diukur dalam satuan uang, dan sumber-sumber daya yang dipelihara karena alasan sejarah dan budaya. Kerja Sama Operasional (KSO) adalah pendayagunaan Aset BLU dan/atau aset milik pihak lain dalam rangka tugas dan fungsi BLU, melalui kerja sama antara BLU dengan pihak lain yang dituangkan dalam naskah perjanjian. Kerja Sama Sumber Daya Manusia dan/ atau Manajemen yang selanjutnya disebut KSM adalah pendayagunaan Aset BLU dan/atau aset milik pihak lain dengan mengikutsertakan sumber daya manusia dan/atau kemampuan manajerial dari BLU dan/atau pihak lain, dalam rangka mengembangkan kapasitas layanan dan meningkatkan daya guna, nilai tambah, dan manfaat ekonomi dari Aset BLU. Mitra KSO atau KSM yang selanjutnya disebut Mitra adalah pihak lain yang melakukan perikatan dengan BLUdalam rangka KSO atau KSM.

(7)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 4

1.2. Tujuan Audit Internal Pengelolaan Aset BMN

Tujuan Audit Internal Pengelolaan Aset Barang Milik Negara (BMN) adalah untuk:

1. Menilai kewajaran penyajian pos-pos aset lancar, aset tetap dan aset lainnya dalam laporan keuangan satuan kerja (Simak dan Siman)

2. Mengidentifikasi kelemahan pengendalian internal atas pengelolaan keuangan 3. Mengidentifikasi permasalahan pengelolaan aset lancar, aset tetap dan aset

lainnya yang berpotensi mempengaruhi kewajaran dan penyajian dalam laporan keuangan

4. Memberikan rekomendasi penyelesaian permasalahan dan perbaikan atas kelemahan sistem pengendalian internal.

1.3. Ruang Lingkup Audit Internal Pengelolaan Aset BMN

1. Menilai efesiensi dan efektifitas BMN;

2. Menilai ketaatan pengelola BMN terhadap Peraturan/Kebijakan;

3. Menilai akuntabilitas BMN;

(8)

BAB II Pelaksanaan Audit Internal Pengelolaan Aset BMN 2.1 Sasaran Audit Internal Pengelolaan Aset BMN

Audit Pengelolaan BMN yang telah dilaksanakan lebih menitikberatkan pada penggunaan, pemanfaatan, pengamanan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan, penatausahaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian BMN. Adapun Perencanaan dan Penganggaran, Pemeliharaan Pengadaan Barang tidak diperiksa dalam Audit Pengelolaan BMN. Bahkan terdapat pendapat yang menyatakan bahwa tidak ada nada temuan finansial dalam audit pengelolaan BMN.

Meskipun telah dilaksanakan cek fisik keberadaan barang, kondisi barang, serta memeriksa legalitas barang, kegunaan barang, dan administrasi barang keluar masuk/pinjam pakai, tetapi tidak memeriksa proses pengadaan barang. Beberapa pendapat membedakan bahwa audit pengelolaan BMN memeriksa bagian hilir barang (Setelah diperoleh) dan kelak pada saat audit kinerja memeriksa bagian hulu barang (proses perencanaan dan pengadaan barang).

Audit Pengelolaan BMN harus dilaksanakan sesuai Peraturan Perundang- undangan yang berlaku. Hal ini berarti audit pengelolaan BMN dilaksanakan untuk semua kegiatan mulai dari perencanaan kebutuhan dan penganggaran barang sampai dengan pembinaan, pengawasan dan pengendalian barang. Sehingga Audit Kinerja tidak perlu lagi memeriksa pengadaan barang dan jasa. tetapi lebih fokus pada tugas dan fungsi audit serta pencapaian sasaran kinerja auditi. Sesuai dengan Pasal 2 ayat (3) PP 60 tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah diketahui bahwa

“SPIP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) bertujuan untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan negara, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

Tujuan Audit Pengelolaan BMN ini difokuskan untuk pengamanan aset Negara.

Untuk Unit Kerja Pendidikan Tinggi khususnya Universitas Jember, sasaran audit BMN meliputi kegiatan, aktivitas, program atau bidang-bidang organisasi yang diketahui dan diidentifikasi memerlukan perbaikan/peningkatan dalam segi kehematan, efesiensi dan efektivitas BMN. Sasaran pemeriksaan tersebut harus selalu mempunyai 3 unsur pokok yaitu:

(9)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 6 1. Kriteria: Kriteria yang jelas berupa standar/ukuran,ketentuan yang seharusnya

diikuti atau ditaati.

2. Penyebab: Penyebab dari suatu tindakan, atau kegiatan yang tidak sesuai dengan kriteria

3. Akibat: Akibat dari satu tindakan, atau kegiatan yang menyimpang dari kriteria yang dapat diukur/dinilai dengan uang atau akan menyebabkan tidak dicapainya sasaran dan tujuan yang seharusnya dicapai.

Tujuan dilakukan audit BMN di lingkungan unit kerja Univesitas Jember adalah untuk memperoleh manfaat sebagi berikut ini:

1. Penilaian yang obyektif sejauh mana Unit Kerja melaksanakan program/kegiatannya secara ekonomis, efisien, dan efektif serta sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Pencegahan penyimpangan yang material didalam praktik-praktik manajemen dan pengendalian telah diidentifikasikan secara memuaskan.

3. Rekomendasi yang diperlukan bagi perbaikan atau penyempurnaan program/kegiatan organisasi di masa mendatang.

4. Informasi dan rekomendasi yang dapat mengarah kepada perbaikan pertanggungjawaban

Selanjutnya sasaran Audit lain akan dilaksanakan sesuai dengan keperluan yang akan mengacu pada Susunan Organisasi dan Tata Kelola Universitas Jember.

2.2. Kriteria Audit Internal Pengelolaan Aset BMN

Kriteria audit internal BMN di lingkungan Universitas Jember menggunakan peraturan perundangan, ketentuan dan kebijakan unit kerja serta Standard Operasional dan Prosedur (SOP) yang berlaku. Peraturan/perundangan yang terkait dengan audit internal BMN di lingkungan perguruan tinggi, antara lain :

1. UU No 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 5, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4355);

2. PP No. 8 Tahun 2006 Tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah;

3. PP No 84 Tahun 2014 tentang Penjualan Barang Milik Negara/Daerah Berupa Kendaraan Perorangan Dinas;

(10)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 7 4. PP No 27 Tahun 2014 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 92, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5533);

5. PP No 28 Tahun 2020 Tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 2014 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah;

6. Perpres No 66 Tahun 2020 Tentang Pendanaan Pengadaan Tanah Bagi Pembangunan Untuk Kepentingan Umum Dalam Rangka Pelaksanaan Proyek Strategis Nasional;

7. Peraturan Presiden Nomor 7I Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Pengadaan Tanah Bagi Pembangunan Untuk Kepentingan Umum (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 156) sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 148 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 7l Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Pengadaan Tanah Bagi Pembangunan Untuk Kepentingan Umum (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 366);

8. PMK No 181 /PMK.06/2016 Tentang Penatausahaan Barang Milik Negara

9. PMK NO 104/PMK. 05/2017 Tentang Pedoman Rekonsiliasi Dalam Penyusunan Laporan Keuangan Lingkup Bendahara Umum Negara Dan Kementerian Negara/Lembaga

10. PMK No 118 /Pmk.06/2018 tentang Tata Cara Rekonsiliasi Barang Milik Negara Dalam Rangka Penyusunan Laporan Keuangan Pemerintah Pusat

11. PMK No 29/PMK.06/2010 Tentang Penggolongan Dan Kodefikasi Barang Milik Negara

12. PMK No 27 /PMK.06/2016 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Lelang

13. PMK No 4/PMK.06/2015 Tentang Pendelegasian Kewenangan Dan Tanggung Jawab Tertentu Dari Pengelola Barang Kepada Pengguna Barang

14. PMK No. 78 Tahun 2014 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pemanfaatan BMN;

15. PMK NO 50/PMK.06/2014 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Penghapusan Barang Milik Negara;

16. PMK No 150/PMK.06/2014 Tentang Perencanaan Kebutuhan Barang Milik Negara

17. PMK No 83/PMK.06/2016 tentang Tata Cara Pelaksanaan Pemusnahan Dan Penghapusan Barang Milik Negara

(11)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 8 18. PMK No. 107/PMK.06/2019 tentang Perubahan kedua Atas Peraturan Menteri

Keuangan No. 118/PMK.06/2017 Tentang Pedoman Pelaksanaan Penilaian Kembali Barang Milik Negara

19. PMK Nomor 209/PMK.06/2019 Tentang Perubahan Ketiga PMK Nomor 21/PMK.06/2017 Tentang Tata Cara Pendanaan Pengadaan Tanah Bagi Proyek Strategis Nasional Dan Pengelolaan Aset Hasil Pengadaan Tanah Oleh Lembaga Manajemen Aset Negara.

20. PMK No. 129 PMK.05/2020 tentang Pedoman Pengelolaan Badan layanan Umum/BLU

21. PMK No. 115/PMK.06/2020 tentang Pemanfaatan Barang Milik Negara

22. PMK No.59/PMK.06/2020 Tentang Tata Cara Pengelolaan Asset Pada badan Pengusahaan Kawasan Perdagangan Bebas dan Pelabuhan Bebas Batam

23. KMK No. 349/KM.6/2018 Tentang Tata Cara Pelaksanaan Evaluasi Kinerja Barang Milik Negara Menteri Keuangan Republik Indonesia

24. KMK No. 327/KM.6/2019 Tentang Penggolongan dan Kodifikasi Barang Milik Negara

25. KMK No. 295/KM.6/2019 Tentang Tabel Masa Manfaat Dalam rangka Penyusutan Barang Milik Negara Berupa Aset Tetap Pada Entitas Pemerintah Pusat

26. KMK No. 253/KM.6/2019 Tentang Tahapan Pelaksanaan Pengasuransian Barang Milik Negara Pada Kementerian/Lembaga Tahun 2019

27. Keputusan Dirjen Kekayaan Negara No. 291/KN/2020 Tentang Pedoman Analisis Kelayakan Bisnis Proposal Rencana Usaha Kerja Sama Pemanfaatan Barang Milik Negara

28. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 21 Tahun 2020 tentang Statuta Universitas Jember (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2020 Nomor 460);

29. Keputusan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 984/P/2020 tentang Standar Pelayanan Minimum Universitas Jember;

30. Peraturan Irjen Kemendikbud Nomor 3205/F.F1/HK/2019 tentang Pedoman Teknis Pengawasan Internal di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan;

31. Rencana Strategis Bisnis Badan Layanan Umum UNEJ TA 2020-2024.

32. SOTK Universitas Jember dan Tupoksi BMN Unit Kerja di Lingkungan UNEJ.

(12)

2.3. Pihak/Fungsi Terkait Pada Audit Internal Pengelolaan Aset BMN

Pihak/Fungsi terkait pada Audit internal BMN adalah (1) Satuan Pengawas Internal (SPI) yang mewakili Universitas yang selanjutnya disebut Auditor Internal, ( 2 ) P i m p in a n U n it K e r ja , (3) Te n ag a Administrasi Simak BMN yang mewakili Unit Kerja yang selanjutnya disebut Auditi. Kesamaan persepsi/pemahaman dan kesadaran serta keyakinan tentang arti penting dan manfaat yang akan diperoleh dari audit, perlu diketahui oleh kedua fungsi terkait tersebut, sehingga akan berdampak pada peningkatan pengelolaan dan pemanfaatan BMN.

(13)

BAB III. Standar Op er asion al Prosedur (SOP) Audit Internal Pengelolaan Aset BMN

Prosedur Audit internal BMN terdiri dari tiga tahapan dasar yaitu (I) Tahap Persiapan, (II) Tahap Pelaksanaan dan (III) Tahap Pelaporan.

(I) Tahap Persiapan :

1. Permintaan Data Barang Milik Negara di Universitas Jember oleh Ketua SPI (Form Permintaan Data Audit);

2. Melakukan seleksi data BMN (Sampling) yang akan diaudit;

3. Penetapan auditor melalui Surat Tugas Rektor;

4. Pengiriman surat pemberitahuan rencana audit internal BMN ke Unit Kerja oleh Ketua SPI.

(II) Tahap Pelaksanaan :

1. Auditor Internal mengumpulan data dan dokumen yang relevan dari semua BMN yang ada dalam unit kerja (membawa Form Permintaan Data Audit dan Form Daftar Hadir Audit)

2. Auditor Internal melakukan interview dengan perwakilan setiap posisi untuk mencocokkan antara dokumen yang diperoleh dengan fakta di lapangan guna memperoleh data yang lebih valid, disamping untuk memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan peraturan dan prosedur serta peraturan perundangan yang berlaku dengan bantuan instrument audit. (Form Audit Chek List, Form Kertas Kerja Audit (KKA) 3. A u d i t o r I n t e r n a l m enyusunan Diskripsi Temuan Monitoring (DTM) dan

menyampaikan kepada Divisi BMN untuk direviu.

4. Auditor Internal melaksanakan wrap up meeting DTM dengan pimpinan Unit Kerja untuk mendapatkan konfirmasi temuan/ketidaksesuaian dan mengklarifikasi kesanggupan penyelesaian tindak lanjut hasil audit internal sesuai dengan rekomendasi yang ditetapkan (Form Diskripsi Temuan Monitoring (DTM), Form Berita Acara Hasil Audit.

5. DTM selanjutnya ditandatangani oleh Auditor Internal, Auditi, dan Ketua SPI.

6. Salinan DTM disampaikan kepada Auditi untuk digunakan sebagai bahan tindakan korektif.

(14)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 11 (III) Tahap Pelaporan :

1. Divisi BMN Menyusun Laporan Hasil Audit (LHA) berdasarkan DTM.

2. LHA selanjutnya direviu oleh Ketua SPI untuk selanjutnya disahkan dan diserahkan kepada Rektor.

(15)

BAB lV Penutup

Demikian Pedoman Teknis Audit lnt€mal Pengelolaan Aset BMN ini disusun untuk dilaksanakan oleh seluruh auditor int€mal SPI Univ€rsitas Jember dengan penuh rasa tanggung jawab.

Masa berlaku dan evaluasi:

',l.

Pedoman Teknis Audit lntemal Pengelolaan Aset BMN ini berlaku efeKif sejak tanggal di sahkan

2.

Pedoman Teknis Audit lntemal Pengelolaan Asel BMN ini secara berkala akan dievaluasi untuk p€nyempurnaan

3.

Evaluasi kinerja audit internal/SPl dilakukan setiap tahun

Disahkan : di Jember Tanggal :1Februari 2021

Rektor, Ketua,

iversitas Jem ngawqdqternal UNEJ,

n Taruna, M.Eng. h Puspitaningtyas, S.Sos., S.E., M.Si.

19691 005'1994021001 ¹ 2202002122001

f

_r

_t

_r_o

Sa,tuan QrrgalLt hrt2fiutAneE sitas lcrn&i qaiun m21 t2

(16)

Lampiran: Instrumen Audit Internal Pengelolaan Aset BMN

Lampiran 1. Form Permintaan Data Monev (Berita Acara Penyerahan Dokumen)

Lampiran 2. Form Permintaan Data Monev (Berita Acara Pengembalian Dokumen)

Lampiran 3. Form Daftar Hadir Monev Lampiran 4. Form Chek List BMN Lampiran 5. Form Inventarisasi Barang Lampiran 6. Data Kebutuhan Barang

Lampiran 7. Pencatatan/ Pembukuan Barang Lampiran 8. Inventarisasi Barang Habis Pakai Lampiran 9. Pelaporan Barang Inventaris

Lampiran 10. Penggunaan Barang (Tanah dan Bangunan) Lampiran 11. Data Ruang dan Peralatan

Lampiran 12. Pemanfaatan Barang Lampiran 13. Pengamanan Barang Lampiran 14. Pemeliharaan Barang Lampiran 15. Penghapusan Barang

Lampiran 16. Penataausahaan Persediaan

Lampiran 17. Kertas Kerja Inventarisasi Penggunaan Aset Lampiran 18. Berita Acara Stock Opname

Lampiran 19. Kertas Kerja Stock Opname

Lampiran 20. Form Deskripsi Temuan Monitoring (DTM) Lampiran 21. Form Berita Acara Final Meeting

Lampiran 22. Form Laporan Hasil Audit (LHA)

(17)

LAMPIRAN 1. Form Permintaan Data Audit internal (Penyerahan Dokumen)

SPI

FORM Kode

Dokumen : Revisi : PERMINTAAN DATA MONEV

Tanggal Terbit : Halaman :

BERITA ACARA PENYERAHAN DOKUMEN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : (XXXXX)

Selanjutnya disebut sebagai pihak pertama dan

Nama : (XXXXX)

Selanjutnya disebut sebagai pihak kedua

Pada hari ini tanggal (XXX) bulan (XXX) tahun (XXX), pihak pertama telah menyerahkan sejumlah dokumen. Adapun dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut :

1. ...

2. ...

3. ...

4. ...

5. ...

6. ...

7. ...

8. ...

9.. ...

10. ...

Demikian berita acara penyerahan dokumen ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jember, (XXX) Pihak Kedua Pihak Pertama

... ………

(18)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 15 LAMPIRAN 2. Form Permintaan Data Audit internal (Pengembalian Dokumen)

SPI

FORM Kode

Dokumen : Revisi : PERMINTAAN DATA MONEV Tanggal Terbit : Halaman :

BERITA ACARA PENGEMBALIAN DOKUMEN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : (XXXXX)

Selanjutnya disebut sebagai pihak pertama dan

Nama : (XXXXX)

Selanjutnya disebut sebagai pihak kedua

Pada hari ini tanggal (XXX) bulan (XXX) tahun (XXX), pihak pertama telah mengembalikan sejumlah dokumen. Adapun dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut :

1. ...

2. ...

3. ...

4. ...

5. ...

6. ...

7. ...

8. ...

9. ...

10. ...

Demikian berita acara pengembalian dokumen ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jember, (XXX) Pihak Kedua Pihak Pertama

... …...

(19)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 16 LAMPIRAN 3. Form Daftar Hadir Monev

SPI

FORM Kode Dokumen :

Revisi : DAFTAR HADIR MONEV

Tanggal Terbit : Halaman : Unit Kerja : (Fakultas/Lembaga/UPT)

Jenis Monev : Operasional

Aspek Monev : Monev BMN Tanggal :

NO NAMA LENGKAP JABATAN TANDA TANGAN

Mengetahui,

Pimpinan Unit Kerja

...

NIP.

(20)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 17 LAMPIRAN 4. Form Checklist BMN

Sub Satker (Unit Kerja):

No Uraian Langkah-Langkah Kerja Ada/Sudah Tidak Ada/

Belum Keterangan 1 Dapatkan dokumen daftar inventarisasi

barang (peralatan kantor,

laboratorium, kendaraan, bangunan, cacah ruang, daftar barang

ruangan/DBR)

2 Dapatkan data barang inventaris yang rusak berat dan tidak digunakan lagi 3 Dapatkan data barang/peralatan hasil

kerjasama/hibah yang sudah berakhir, tetapi belum masuk dalam daftar inventaris

4 Dapatkan data barang/peralatan yang belum masuk dalam daftar

inventaris karena masih digunakan dalam rangka kerjasama

5 Croscek apakah daftar inventaris barang

sesuai dengan daftar inventaris yang ada di unit kerja

6 Periksa dengan cara sampling di beberapa

ruangan di unit kerja, apakah sesuai (jumlah, merk, model, kode barang,dll) antara DBR dengan barang yang ada di ruangan tersebut

7 Dapatkan SOP penggunaan dan pemeliharaan untuk peralatan- peralatan yang spesifik (misalnya peralatan di laboratorium)

SP I

FORM Kode Dokumen : Revisi : CHECKLIST BMN Tanggal Terbit : Halaman :

(21)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 18 No Uraian Langkah-Langkah Kerja Ada/Sudah Tidak Ada/

Belum Keterangan 8 Dapatkan dokumen bukti laporan

inventaris barang persediaan (Laporan mutasi bertambah/berkurang, Laporan semester dan Laporan Tahunan, Kartu Stok Barang)

9 Periksa kesesuaian antara catatan barang persediaan dengan hasil stock opname

10 Lakukan pengecekan terhadap semua dokumen/ dokumen pendukungnya seperti Berita Acara Serah Terima (BAST) Barang

11 Crosscek apakah daftar barang yang tertulis di RTH (Register Transaksi Harian) Tahun Anggaran yang diaudit, sesuai (baik jumlah maupun

spesifikasi) dengan barang yang diterima unit kerja

12 Apakah unit kerja mempunyai gudang penyimpanan barang rusak?

13 Adakah perlindungan terhadap barang rusak

14 Apakah barang rusak sudah terlalu banyak?

15 Adakah daftar usulan penghapusan barang yang telah rusak

16 Lakukan analisis terhadap data yang ada

17 Telusuri penyebab jika tidak ada kesesuaian dalam pelaksanaan 18 Tuangkan hasil monev di atas dalam

DTM (Daftar Temuan Monitoring)

(22)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 19 LAMPIRAN 5. Form Inventarisasi Barang

SPI

SATUAN PENGAWAS INTERNAL UNIVERSITAS JEMBER

Jl. Kalimantan 37 Kampus Tegal Boto Tlp. (0331) 337422 Fax (0331) 339029

Email : [email protected] Jember (68121) PROGRAM KERJA MONITORING (1)

Pengelolaan Aset/BMN pada unit kerja (Fakultas/Lembaga/UPT) Unit kerja : Fakultas/Lembaga/UPT

Variabel : Penatausahaan Aset/BMN

Sub Variabel : Inventarisasi Barang

Disusun Oleh : Tanggal : Paraf : Direvieu Oleh : Tanggal : Paraf : TENTATIVE MONITORING OBJECTIVE (TMO)

Unit kerja tidak melakukan penatausahaan barang inventaris dengan tertib dan teratur

TUJUAN MONITORING

Untuk meyakini bahwa Unit kerja telah melaksanakan penatausahaan barang inventaris dengan tertib dan teratur

LANGKAH KERJA

NO URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA

Anggaran

Waktu Realisasi No.

KKM

Disusun Oleh

1 2 3 4 5 6

1

Dapatkan dokumen daftar inventarisasi barang (peralatan kantor, laboratorium, kendaraan, bangunan, cacah ruang, daftar inventaris ruang/DIR)

2

Dapatkan data barang inventaris yang rusak berat dan tidak digunakan lagi

3

Dapatkan data barang/peralatan hasil kerjasama/hibah yang sudah berakhir, tetapi belum masuk dalam daftar inventaris

(23)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 20 4

Dapatkan data barang/peralatan yang belum masuk dalam daftar inventaris karena masih digunakan dalam rangka Kerjasama

5

Periksa apakah dokumen daftar inventarisasi telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku di UNEJ 6

Croscek apakah daftar inventaris barang sesuai dengan daftar inventaris yang ada di unit kerja 7 Dapatkan pencatatan barang dalam

Buku Induk Barang

8

Dapatkan dokumen bukti laporan inventaris barang (Laporan mutasi bertambah/berkurang, Laporan Semester dan Laporan Tahunan) 9 Lakukan pengecekan terhadap

semua dokumen termasuk dokumen pendukungnya seperti : Kwitansi, catatan keuangan, Buku kas umum, RKAT, Berita Acara Serah Terima dll

10 Lakukan analisis terhadap data yang ada

11 Telusuri penyebab jika ada ketidaksesuaian dalam pelaksanaan 12 Tuangkan hasil analisis tersebut dalam KKM/Kertas Kerja Monitoring

(24)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 21 LAMPIRAN 6. Data Kebutuhan Barang

SPI

Jl. Kalimantan 37 Kampus Tegal Boto Tlp. (0331) 337422 Fax (0331) 339029

Email : [email protected] Jember (68121) PROGRAM KERJA MONITORING (2)

Pengelolaan Aset INSTANSI : UNIVERSITAS JEMBER

Unit kerja : . . .

Variabel : Perencanaan Kebutuhan Barang

Sub Variabel : Data Kebutuhan Barang

Disusun Oleh :

Tanggal : Paraf :

Direview Oleh :

Tanggal : Paraf :

TENTATIVE MONITORING OBJECTIVE (TMO)

Unit kerja . . . tidak memiliki data jumlah kebutuhan barang TUJUAN MONITORING

Untuk meyakini bahwa Unit kerja . . . telah memiliki data jumlah kebutuhan barang

LANGKAH KERJA

NO URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA

Alokasi

Waktu Realisasi No.

KKM

Disusun Oleh

1 2 3 4 5 6

1 Dapatkan data rencana kebutuhan barang (usulan dari Koordinator Pokja………./PS/Komisi-komisi/

Kabid/Kasubdit/Divisi)

2 Dapatkan data jumlah barang sejenis yang telah ada

3 Dapatkan data usulan barang yang dibutuhkan

4 Dapatkan Standar barang yang dibutuhkan

5 Dapatkan Standar kebutuhan barang 6 Dapatkan Standar harga barang

yang dibutuhkan

7 Lakuukan analisis terhadap data yang ada

(25)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 22 8 Telusuri penyebab jika ada

penyimpangan dalam dokumen tersebut

9 Tuangkan hasil analisis tersebut dalam KKM (Kertas Kerja Monitoring)

(26)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 23 LAMPIRAN 7. Pencatatan/ Pembukuan Barang

SPI

Jl. Kalimantan 37 Kampus Tegal Boto Tlp. (0331) 337422 Fax (0331) 339029 Email : [email protected] Jember (68121)

PROGRAM KERJA MONITORING (3) Pengelolaan Aset

INSTANSI : UNIVERSITAS JEMBER

Unit kerja : ………..

Variabel : Penatausahaan Barang

Sub Variabel: pencatatan / Pembukuan

Disusun Oleh :

Tanggal : Paraf :

Diperiksa Oleh :

Tanggal : Paraf :

TENTATIVE MONITORING OBJECTIVE (TMO)

Unit kerja . . . tidak melakukan pencatatan/pembukuan barang yang sesuai dengan pedoman dan tata cara yang berlaku

TUJUAN MONITORING

Untuk meyakini bahwa Unit kerja . . . sudah melakukan pencatatan/pembukuan barang yang sesuai dengan pedoman dan tata cara yang berlaku

LANGKAH KERJA

NO URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA Alokasi

Waktu Realisasi No.

KKM

Disusun Oleh

1 2 3 4 5 6

1 Dapatkan dokumen/informasi tentang pelaksanaan pencatatan/pembukuan barang

2 Mintakan buku induk barang inventaris yang mencatat semua barang hasil pengadaan 3 Mintakan catatan barang hasil kerjasama

dengan pihak lain

4 Dapatkan daftar inventaris barang, daftar inventaris ruang, cacah ruang

5 Lakukan analisis terhadap data yang ada di dokumen tersebut

6 Telusuri penyebab jika ada penyimpangan dalam dokumen tersebut

(27)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 24 LAMPIRAN 8. Inventarisasi Barang Habis Pakai

SPI

SATUAN PENGAWASAN INTERNAL UNIVERSITAS JEMBER

INSTANSI : UNIVERSITAS JEMBER Unit kerja : . . .

Variabel : Penatausahaan Barang

Sub Variabel : Inventarisasi Barang Habis Pakai

Disusun Oleh : Tanggal : Paraf : Diperiksa Oleh : Tanggal : Paraf : TENTATIVE MONITORING OBJECTIVE (TMO)

Unit kerja . . . tidak melakukan inventarisasi barang TUJUAN MONITORING

Untuk meyakini bahwa Unit kerja . . . telah melakukan inventarisasi barang LANGKAH KERJA

Waktu Realisasi No.

KKM

Disusun Oleh

1 2 3 4 5 6

1 Dapatkan dokumen tentang inventarisasi/sensus barang

2 Dapatkan dokumen hasil pelaksanaan inventarisasi

3 Dapatkan dokumen Laporan Hasil Opname Fisik Barang Inventaris

4 Dapatkan daftar barang kondisi dan barang tidak ditemukan

5 Telusuri penyebab jika ada penyimpangan dalam dokumen inventaris

6 Telusuri penyebab jika tidak memiliki data tersebut

(28)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 25 LAMPIRAN 9. Pelaporan Barang Inventaris

SPI

INSTANSI : UNIVERSITAS JEMBER Unit kerja : …….

Variabel : Penatausahaan Barang Sub Variabel : Pelaporan

Disusun Oleh : Tanggal : Paraf : Diperiksa Oleh : Tanggal : Paraf : TENTATIVE MONITORING OBJECTIVE (TMO)

Unit kerja . . . tidak melakukan pelaporan barang inventaris TUJUAN MONITORING

Untuk meyakini bahwa Unit kerja . . . telah melakukan pelaporan barang inventaris LANGKAH KERJA

Waktu Realisasi No.

KKM

Disusun Oleh

1 2 3 4 5 6

1 Dapatkan dokumen tentang pelaporan barang inventaris

2 Dapatkan data laporan semester/tengah tahunan, laporan tahunan

3 Dapatkan data laporan mutasi barang

4 Telusuri penyebab jika ada penyimpangan dalam dokumen pelaporan

5 Telusuri penyebab jika tidak memiliki data tersebut

(29)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 26 LAMPIRAN 10. Penggunaan Barang (Tanah dan Bangunan)

SPI

Variabel : Penggunaan Barang

Sub Variabel : Barang (Tanah dan Bangunan)

Disusun Oleh : Tanggal : Paraf : Direview Oleh : Tanggal : Paraf : TENTATIVE MONITORING OBJECTIVE (TMO)

Unit kerja . . . tidak menetapkan status penggunaan barang (tanah dan bangunan), dan realisasinya tidak sesuai dengan status penggunaannya

Untuk meyakini bahwa Unit kerja . . . telah menetapkan status penggunaan barang (tanah dan bangunan), dan realisasinya sudah sesuai dengan status penggunaannya

LANGKAH KERJA

Waktu Realisasi No.

KKM

Disusun Oleh

1 2 3 4 5 6

1 Dapatkan SK/dokumen/informasi tentang penetapan status penggunaan barang (tanah dan bangunan) dan realisasinya sudah sesuai dengan status penggunaannya yaitu untuk kepentingan penyelenggaraan tugas dan fungsi unit kerja

2 Dapatkan data Inventaris penggunaan tanah dan bangunan

3 Mintakan rencana penggunaan tanah dan bangunan hasil pengadaan

(30)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 27 LAMPIRAN 11. Data Ruang dan Peralatan

SPI

Variabel : Penggunaan Barang Sub Variabel : Data ruang dan peralatan

Disusun Oleh : Tanggal : Paraf : Direview Oleh : Tanggal : Paraf : TENTATIVE MONITORING OBJECTIVE (TMO)

Unit kerja . . . tidak mempunyai data penggunaan ruang dan peralatan TUJUAN MONITORING

Untuk meyakini bahwa Unit kerja . . . telah memiki data penggunaan ruang dan peralatan

LANGKAH KERJA

Waktu Realisasi No.

KKM

Disusun Oleh

1 2 3 4 5 6

1 Dapatkan data inventaris penggunaan ruang dan peralatan

2 Dapatkan data inventaris luasan ruangan (r.kuliah, r.lab/studio, r.perpustakaan, r.seminar/sidang dan r.dosen/pegawai)

3 Dapatkan fasilitas penggunaan peralatan dalam ruang

(31)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 28 LAMPIRAN 12. Pemanfaatan Barang

SPI

Variabel : Pemanfaatan Barang Sub Variabel : Pemanfaatan Barang

Unit kerja . . . tidak memiliki data barang yang telah dimanfaatkan oleh pihak lain TUJUAN MONITORING

Untuk meyakini bahwa Unit kerja . . . telah memiliki data barang yang telah dimanfaatkan oleh pihak lain

LANGKAH KERJA

Waktu Realisasi No.

KKM

Disusun Oleh

1 2 3 4 5 6

1 Dapatkan dokumen/informasi tentang data barang (unit kerja) yang telah dimanfaatkan oleh pihak lain

2 Dapatkan dokumen/informasi Pedoman pemanfaatan Barang (tanah, bangunan dan peralatan) yaitu : Penyewaan, Pinjam Pakai, Kerjasama Pemanfaatannya, dll.

3 Dapatkan perjanjian kerja pemanfaatan barang oleh pihak lain

(32)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 29 LAMPIRAN 13. Pengamanan Barang

SPI

Variabel : Pengamanan

Sub Variabel : Pengamanan Barang

Unit kerja . . . tidak melaksanakan pengamanan terhadap barang inventaris, pengamanan fisik maupun pengamanan administrasi

Untuk meyakini bahwa Unit kerja . . . telah melaksanakan pengamanan terhadap barang, baik pengamanan fisik maupun pengamanan administrasi

LANGKAH KERJA

Waktu Realisasi No.

KKM

Disusun Oleh

1 2 3 4 5 6

1 Dapatkan dokumen/informasi tentang pengamanan terhadap barang, baik pengamanan fisik maupun pengamanan administrasi

2 Mintakan data dan informasi pengamanan fisik Barang (tanah, bangunan dan peralatan)

3 Mintakan data dalam pengamanan administrasi barang (sertifikat tanah, BPKB, dan dokumen pembangunan gedung)

(33)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 30 LAMPIRAN 14. Pemeliharaan Barang

SPI

Variabel : Pemeliharaan

Sub Variabel : Pemeliharaan Barang

Unit kerja . . . tidak melaksanakan pemeliharaan terhadap barang inventaris TUJUAN MONITORING

Untuk meyakini bahwa Unit kerja . . . telah melakukan pemeliharaan barang inventaris

LANGKAH KERJA

Waktu Realisasi No.

KKM

Disusun Oleh

1 2 3 4 5 6

1 Dapatkan dokumen/informasi tentang pemeliharaan barang inventaris

2 Dapatkan dokumen/informasi tentang pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris 3 Mintakan data dan informasi tentang

kondisi/kendala barang (peralatan dan bangunan)

4 Dapatkan informasi tindaklanjut dari kondisi/kendala barang tersebut (usul perbaikan) 5 Lakukan analisis terhadap data yang ada di

dokumen tersebut

(34)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 31 LAMPIRAN 15. Penghapusan Barang

SPI

Variabel : Penghapusan

Sub Variabel : Penghapusan Barang

Unit kerja . . . tidak melakukan penghapusan barang TUJUAN MONITORING

Untuk meyakini bahwa Unit kerja . . . sudah melakukan penghapusan barang LANGKAH KERJA

NO URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA Alokasi Waktu

Realisas i

No.

KKM

Disusu n Oleh

1 2 3 4 5 6

1 Dapatkan dokumen usulan penghapusan barang inventaris

2 DapDapatkan informasi dasar pertimbangan penghapusan barang yaitu :

✓ Rusak berat,

✓ Tidak dapat digunakan dengan optimal,

✓ Beralih kepemilikannya,

✓ Persediaan melebihi kebutuhan,

✓ Nilai ekonomis yang lebih menguntungkan.

3 DapDapatkan data dan informasi barang yang rusak berat dan sudah tidak dimanfaatkan lagi

4 DapDapatkan SK penghapusan barang

5 DapDapatkan informasi tindaklanjut penghapusan dengan pemindahtanganan barang (penjualan, hibah, penyertaan modal, dsb)

6 Dapatkan dokumen risalah penghapusan barang

(35)

Satuan Pengawas Internal Universitas Jember Tahun 2021 32 LAMPIRAN 16. Penatausahaan Persediaan

SPI

Variabel : Penatausahaan Barang Sub Variabel : Penatausahaan Persediaan

Unit kerja . . . . . . . . . tidak melaksanakan penatausahaan persediaan terhadap barang inventaris

Untuk meyakini bahwa Unit kerja . . . telah melakukan penatausahaan persediaan terhadap barang inventaris

LANGKAH KERJA

Waktu Realisasi No.

KKM

Disusun Oleh

1 2 3 4 5 6

1 Dapatkan Berita Acara serah terima persediaan dari PPHP ke unit kerja

2 Dapatkan kartu persediaan yang berisi tentang mutase persediaan dan apakah setiap penggunaan persediaan dicatat mutasinya 3 Dapatkan berita acara stock opname persediaan 4 Periksa keabsahan berita acara

5 Lakukan analisis terhadap kartu persediaan 6 Lakukan analisis terhadap berita acara stock

opname

7 Telusuri penyebab jika ada penyimpangan dalam dokumen-dokumen tersebut

(36)

LAMPIRAN 17. Kertas Kerja Inventarisasi Penggunaan Aset

SPI

FORM Kode Dokumen :

Revisi :

DESKRIPSI TEMUAN MONITORING (DTM)

Tanggal Terbit :

Halaman :

KERTAS KERJA INVENTARISASI

PENGGUNAAN ASET

UPPB : Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

UPPB-E1 : Sekretaris Jenderal Pendidikan Tinggi

UPPB-W : Propinsi Jawa Timur

Kode

UPKPB :

Nama

UPKPB : Universitas Jember

Tahun perolehan :

Unit Kerja :

KERTAS KERJA INVENTARISASI PENGGUNAAN ASET

N o.

Nama Barang

Tahun Perolehan

Merk/Typ e

Jumlah Barang

Kondisi Barang

Lokasi Penempa tan Barang

Penggunaan Barang Penggu na (Intern

al/

Ekstern al)

Keteranga B n

(Baik) RR (Rusak Ringan)

RB (Rus ak Bera t)

Hila ng

Sudah Diguna kan

Belum/Ti dak Digunaka

n

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1 Contoh:

Printer 2018 Canon

G2000 3 2 1 0 0

Akademi k, Keuanga

n, Gudang

2 1 Interna

l

1 printer belum digunakan karena belum didistribus ikan ke prodi, 1 printer dalam kondisi RR karena penjepit kertas kurang sensitif.

2

3

dst

Total 3 2 1 0 0 2 1

Mengetahui,

Kasubag Umum dan Perlengkapan/Kasubag TU Wakil Dekan II/ Kepala UPT/ Ketua Lembaga

NIP NIP.

(37)

LAMPIRAN 18. Berita Acara Stock Opname

Nama Unit Kerja : Petugas Gudang : Operator Persediaan : Atasan Langsung :

Pada hari ini, ... Tanggal ..., Bulan ..., Tahun ..., bertempat di ..., kami yang bertanda tangan dibawah ini adalah Auditor SPI Universitas Jember yang melakukan Pemeriksaan Fisik Persediaan (Stock Opname) :

1. Nama : ...

NIP. : ...

Jabatan : ...

2. Nama : ...

NIP. : ...

Jabatan : ...

Menyatakan bahwa telah melalukan Pemeriksaan Fisik Persediaan (Stock

Opname) Per 31 Desember 2020 dengan hasil sebagaimana terlampir. Demikian

Berita Acara Pemeriksaan Fisik Persediaan (Stock Opname) dibuat dan apabila di kemudiaan hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Tim Pelaksana Pemeriksaan Fisik Persediaan (Stock Opname):

Nama TTD

1. ... ...

2. ... ...

3. ... ...

Mengetahui,

Pimpinan Unit Kerja

...

NIP.

SPI

FORM Kode

Dokumen : Revisi : BERITA ACARA PEMERIKSAAN

FISIK PERSEDIAAN (STOCK

OPNAME)

Tanggal

Terbit :

Halaman :

(38)

LAMPIRAN 19. Kertas Kerja Stock Opname

Nama Satuan Kerja : Universitas Jember Unit/Fak….

UAPB : Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan UAPPB-E1 : DITJEN DIKTI

UAPPB-W : Propinsi Jawa Timur UAPKPB :

No Kode

Barang Nama Barang

Kuantitas Barang Kondisi Barang

Keteranga n Laporan

Persediaan Mutasi Masuk

Mutasi Keluar

Hasil Cek Fisik

Selisih B

(baik) R (rusak) H (hilang) 31-Des-20

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Jember, Mengetahui, Pimpinan Unit Kerja,

………

NIP.

SPI

FORM ^Kode

Dokumen : Revisi :

LAPORAN SAMPLING PEMERIKSAAN

PERSEDIAAN

(STOCK OPNAME)

Tanggal

Terbit :

(39)

LAMPIRAN 20. Form Deskripsi Temuan Monitoring (DTM)

FORM Kode Dokumen :

Revisi :

DESKRIPSI TEMUAN MONITORING (DTM)

Tanggal Terbit :

Halaman :

Unit Kerja Tipe Monitoring Aspek Monitoring

Barang Milik Negara

Masa Monitoring Tanggal Monitoring Asesor

Nomor Urut Temuan Kode Temuan

Deskripsi Temuan Kriteria/Persyaratan Akar Penyebab Akibat

Rekomendasi Tanggapan Auditi Rencana Perbaikan

Jadwal Penyelesaian Penanggung Jawab

Pimpinan Auditi Auditor Internal

(...) (...) Direview Oleh :

(...)

(40)

LAMPIRAN 21. Form Berita Acara Final Meeting

FORM Kode Dokumen :

Revisi :

BERITA ACARA FINAL MEETING

Tanggal Terbit :

Halaman :

BERITA ACARA FINAL MEETING MONITORING

Dengan ini kami dari pihak Satuan Pengawas Internal (SPI) : Nama : . . . Jabatan : . . .

Mengadakan final meeting Tanggal . . . B u l a n . . . Tahun . . . , dengan pihak auditi . . .

Adapun dari hasil pemeriksaan, Pimpinan Unit kerja menerima seluruh/ menerima sebagian/ menolak* hasil pemeriksaan yang telah dilakukan oleh pihak SPI.

Demikian hasil final meeting yang dilakukan antara Auditor dan A u d i t i dengan Data Temuan Monitoring (DTM) terlampir .

Jember, . . . .. . .

Pihak Auditi Pihak Auditor Internal

( . . . .) ( . . . .)

(41)

LAMPIRAN 22. Form Laporan Hasil Audit

FORM Kode Dokumen :

Revisi :

LAPORAN HASIL AUDIT (LHA)

Tanggal Terbit :

Halaman :

LAPORAN HASIL AUDIT

Satuan Kerja :

(Nama satuan kerja yang diaudit)

Obyek Audit :

(Obyek audit bermacam-macam, antara lain inventarisasi BMN dan persediaan, kondisi BMN, dan lain-lain sesuai dengan apa yang ingin diaudit)

Identitas :

(Bagian dari objek audit. Misalnya Objek audit mengenai inventarisasi, meliputi penomoran BMN, Daftar Barang Ruang, serta bukti pendukung)

Periode :

(Periode kinierja auditee yang akan diaudit . Periode audit ini bisa dilakukan dengan metode sampling atau periode penuh. Misalkan audit dilaksanakan untuk periode kinerja selama 1 tahun, bisa dari semesteran atau tahunan. Penentuan ini didasarkan atas kesepakatan tim audit dengan mempertimbangkan batas waktu pelaksanaan audit serta cost and benefit)

Pemeriksa :

(Pemeriksa ini bisa diplotting atau keseluruhan tim sesuai dengan Kesepakatan)

FAKTA

Deskripsi temuan-temuan selama melakukan audit lapang. Selain mencantumkan deskripsi, setiap temuan harus disertai dengan bukti audit baik sampling atau keseluruhan, tergantung dari intensitas munculnya kesalahan. Jika kesalahan muncul jarang atau hampir tidak pernah bukti sebaiknya didapatkan seluruhnya, namun jika kesalahan sering terjadi bias dilakukan dengan sampling bukti audit.

(42)

KRITERIA

Dari setiap temuan, harus dicantumkan kriteria bagaimana pelaksanaan, pengukuran dan pelaporannya yang benar sesuai dengan peraturan BLU yang berlaku baik undang-undang, peraturan menteri, keputusan menteri, surat keputusan rektor dan lain-lain yang relevan

SIMPULAN

Dengan mendasarkan pada kriteria yang ada, dibuat simpulan atas temuan audit meliputi dimana letak ketidaksesuaiannya dan seberapa sering intensitas munculnya kesalahan tersebut.

TANGGAPAN

Tanggapan ini diisi setelah melakukan hearing dengan pihak auditi terkait dengan masing-masing temuan yang telah disampaikan pada waktu hearing. Tanggapan ini bisa berisi konfirmasi, sanggahan dan memberikan informasi tambahan dengan menyertakan/melengkapi bukti-bukti audit yang terkait.

REKOMENDASI

Rekomendasi diberikan sebagai masukan kepada pihak auditi sebagai solusi atas munculnya temuan-temuan agar ke depan tidak lagi muncul kesalahan yang sama.