1|
LAPORAN
AUDIT MUTU INTERNAL AKADEMIK TAHUN 2021
LEMBAGA HUMAS DAN KERJASAMA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA
DAN KOMPUTER ROYAL
1|
HALAMAN PENGESAHAN
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Royal
Laporan
Audit Mutu Internal Akademik Lembaga Humas dan Kerjasama
Tahun 2021
Kode Dokumen : LAP – 002 – LAPI-AMI- 2021
Tanggal : 13 November 2021
Jumlah Halaman : 14 Halaman Diajukan Oleh : Ketua Audit
Havid Syafwan, S.Si., M.Kom NIDN : 0107088503
Dikendalikan Oleh : Ketua LAPI
Havid Syafwan, S.Si., M.Kom NIDN : 0107088503
Disetujui Oleh : Ketua STMIK Royal
Wan Mariatul Kifti, S.E., M.M NIDN : 0114057302
2 KATA PENGANTAR
Segala puji syukur kami panjatkan kehadirat ALLAH SWT, atas limpahan rahmat dan hidayahNya sehingga kami dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik dan lancar. Kami mengucapkan terimah kasih kepada pihak yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan kegiatan ini, dari mulai awal pelaksanaan sampai akhir pelaksanaan kegiatan sehingga dapat tersusun dalam bentuk laporan ini. Untuk itu, pada kesempatan ini, kami mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah turut mendukung kegiatan audit ini.
Dengan segalah kerendahan hati, kami menyadari bahwa laporan ini masih jauh dari kesempurnaan. Untuk itu, saran dan kritik dari segenap pembaca sangat diharapkan guna penyempurnaan laporan ini.
Kisaran, November 2021 Ketua Tim Auditor,
Havid Syafwan, S.Si., M.Kom
3 DAFTAR ISI
HALAMAN
HALAMAN PENGESAHAN 1
KATA PENGANTAR 2
DAFTAR ISI 3
PENDAHULUAN 4
TUJUAN 4
LINGKUP AUDIT 4
JADWAL AUDIT 4
PELAKSANAAN AUDIT 4
TEMUAN AUDIT 5
REKOMENDASI PENINGKATAN MUTU 5
KESIMPULAN AUDIT 6
LAMPIRAN 7
- Formulir Daftar Tilik
- Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) - Berita Acara
- Absensi - Dokumentasi
4 1. PENDAHULUAN
Bidang Humas dan Kerjasama merupakan salah satu ujung tombak untuk mempromosikan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Royal untuk lebih dikenal dimasyarakat luas. Banyak tugas yang harus dilakukan oleh bagian humas dan kerjasama, terutama untuk kerjasama (MoU dan MoA) baik di tingkat Internasional, Nasional, Regional, maupun Lokal. Sesuai dengan Visi STMIK Royal yaitu:
“Menjadi Institusi Pendidikan Tinggi berkarakter, profesional, bertaqwa, beretika di Tingkat Internasional dalam bidang komputer dan teknologi informasi pada tahun 2025”. Maka perlu ditingkatkan kerjasama, terutama di tingkat Internasional untuk memenuhi visi tersebut.
2. TUJUAN
Audit Mutu Akademik Internal yang dilaksanakan pada tahun 2021. merupakan bagian dari kegiatan Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dan Lembaga Audit dan Pengawasan Internal (LAPI) STMIK Royal Kisaran. Tujuan Audit Mutu Internal Akademik yang dilaksanakan bertujuan untuk untuk mengetahui kualitas bidang kerjasama pada tahun 2021.
3. LINGKUP AUDIT
Ruang lingkup audit yang dilakukan difokuskan pada standar mutu pengelolaan kerjasama tahun 2021
4. JADWAL AUDIT
Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal dilaksanakan di STMIK Royal dengan Auditee bidang Humas dan Kerjasama, Auditor yang terlibat terdiri dari 3 orang. Pelaksanaan audit dilakukan pada tanggal 13 November 2021.
5. PELAKSANAAN AUDIT
Untuk memudahkan pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal terlebih dahulu Lembaga Audit dan Pengawasan Internal (LAPI) menunjuk beberapa orang auditor yang tergabung dalam tim auditor, kemudian tim auditor memulai kegiatannya dengan mengaudit dokumen (Standar Mutu pengelolaan kerjasama tahun 2021) dan membuat daftar tilik.
Tahap berikutnya, Tim auditor mengaudit lapangan atau audit kepatuhan dengan terjun langsung ke kantor Lembaga Humas dan Kerjasama untuk melakukan site visit
5 (visitasi) dengan menggunakan instrument yang sudah disiapkan. Berikut susunan Tim Auditor:
Tabel 1. Tim Auditor
No Nama Jabatan Unit Kerja
1 Havid Syafwan, S.Si., M.Kom Ketua Bidang Akademik 2 Nurul Rahmadani, M.Kom Anggota Bidang Akademik
3 Risnawati, M.Kom Anggota Bidang Akademik
6. TEMUAN AUDIT
No. KTS/OB (Initial Auditor)
Referensi
(butir mutu) Pernyataan
1 KTS (HS) Mayor
Daftar Tilik No.
3 dan 7
Standar Mutu Pengelolaan Kerjasama Tahun
2021 Butir 1 Halaman 14 Dan Visi Institusi
STMIK Royal
Tidak adanya kerjasama (MoU dan MoA) di tingkat Internasional sehingga untuk tindak lanjutnya juga tidak ada dimana dalam hal ini belum sesuai dengan Visi STMIK royal Kisaran
2 OB
(NR) Daftar Tilik No.
5 dan 9
Standar Mutu Pengelolaan Kerjasama Tahun
2021
Untuk kerjasama tingkat Nasional dan Regional perlu di perjelas lagi (terpisah atau sama)
3 OB
(NR) Daftar Tilik No.
14
Standar Mutu Pengelolaan Kerjasama Tahun
2021
Pedoman tertulis dan prosedur operasional baku tentang tugas pokok dan fungsi, prosedur operasional baku bidang kerjasama belum jelas tertuang pada standar apa.
7. REKOMENDASI PENINGKATAN MUTU
No Aspek/Bidang Peluang untuk peningkatan
1 Kerjasama Internasional Harus ada kerjasama di tingkat Internasional dalam waktu dekat ini demi memenuhi Visi dari STMIK Royal Kisaran
2 SOP Kerjasama SOP yang dimiliki bidang kerjasama, harus dikoordinasikan dengan LPM untuk sinkronisasi SOP dan diupdate kembali
6 3 Sarpras Kerjasama Diperlukan tambahan staf/dosen khusus (bukan
yang merangkap jabatan) untuk membantu tugas di bagian humas dan kerjasama,
Diperlukan seperangkat PC, printer, dan ATK dalam menunjang kegiatan dan membuat laporan di lembaga Humas dan Kerjasama
4 Koordinasi Lembaga humas dan Lembaga lainnya
Setiap kerjasama yang sudah dibuat dan dilakukan, maka setiap lembaga yang terlibat harus melaporkan kepada bagian humas dan kerjasama untuk tindak lanjut dari MoU dan MoA yang sudah dibuat tersebut.
8. KESIMPULAN AUDIT
Hasil dari pelaksanaan audit mutu internal di Lembaga Humas dan Kerjasama STMIK Royal Kisaran dapat disimpulkan bahwa standar Mutu pengelolaan kerjasama tahun 2021 secara umum sudah berjalan dengan baik, namun ada 1 KTS (Mayor) dan 2 OB yang perlu diperhatikan dan ditindaklanjuti nantinya pada Rapat Tinjauan Manajemen. Dari hasil audit lapangan pada lembaga Humas dan Kerjasama diperoleh rekapan data kerjasama sebagai berikut:
Tabel 2. Rekap Kerjasama dan Tindak Lanjut dalam 3 tahun Terakhir
No 2019 2020 2021
Jmlh Tndklanjut Jmlh Tndklanjut Jmlh Tndklanjut
Kerjasama Internasional 0 0 0 0 0 0
Kerjasama Nasional/regional 2 2 3 3 15 13
Kerjasama Lokal 2 2 0 0 2 2
Tabel 3. Rekap Tindak Lanjut Kerjasama Berdasarkan tridarma dalam 3 tahun Terakhir
No 2019 2020 2021
Bidang Pendidikan 2 0 12
Bidang Penelitian 0 0 3
Bidang PKM 3 0 1
7 Dari Tabel di atas, dapat diketahui untuk kerjasama tingkat Internasional tiga tahun terakhir dan kerjasama local pada tahun 2020 belum ada. Sementara itu untuk kerjasama berdasarkan Tridharma PT, kiranya perlu diperhatikan lagi pada kerjasama bidang Penelitian.
Yang masih minim.
Berdasarkan pernyataan dari ketua lembaga humas dan kerjasama yaitu bahwa tindak lanjut dari MoU dan MoA Kerjasama bukanlah wewenang dari lembaga tersebut. Tapi merupakan kewajiban dari masing-masing lembaga yang terkait dalam menindaklanjuti dari Mou atau MoA yang sudah dibuat.
8. LAMPIRAN - Daftar Tilik
- Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) - Berita Acara
- Absensi - Dokumentasi
8
FORMULIR DAFTAR TILIK
Hari/Tanggal : Sabtu, 13 November 2021 Auditee : Ari Dermawan, M.Hum : Jhonson Efendi, S.T., M.Kom
Jam : 09.30 s/d Selesai Auditor :
Bagian : Humas dan Kerjasama a. Ketua : Havid Syafwan, S.Si., M.Kom Nama Dokumen : Standar Mutu Pengelolaan
Kerjasama
b. Anggota 1 : Nurul Rahmadani, M.Kom
Halaman : - c. Anggota 2 : Risnawati, M.Kom
No Referensi
(Butir Mutu) Pertanyaan
Hasil Observasi/
Audit Visitasi
S TS Catatan Khusus 1 Standar 2.5
Pengelolaan kerjasama
1.1
Apakah sudah ada pedoman tertulis dan SOP kerjasama dibidang akademik dan non akademik baik itu dalam negeri ataupun luar negeri?
(sertakan dokumen)
Memiliki SOP Kerjasama
√ Harus
sinkronisasi isi SOP dengan LPM
2 1.2 Apakah sudah tersedia dana yang rasional untuk kegiatan kerjasama?
dana buat perjalanan dinas sudah tersedia dengan rasional
√ Dana hanya keluar pada saat perjalanan dinas
3 1.5 Berapa banyak Kerjasama (MoU dan MoA) yang dilaksanakan ditingkat Internasional selama 3 tahun terakhir? (sertakan dokumen)
Tidak ada kegiatan (MoU& MoA) di tingkat Internasional
√ Hanya studi banding ke Malaysia (Mayor)
4 Berapa banyak Kerjasama
(MoU dan MoA) yang dilaksanakan ditingkat Nasional selama 3 tahun terakhir? (sertakan dokumen)
Jumlah kerjasama pada tingkat Nasional:
2019 : 2 2020 : 3 2021 : 15
√ Sertakan Dokumen
5 Berapa banyak Kerjasama
(MoU dan MoA) yang dilaksanakan ditingkat Regional selama 3 tahun terakhir? (sertakan dokumen)
Digabung dengan tingkat Nasional (Observasi)
9
6 Berapa banyak Kerjasama
(MoU dan MoA) yang dilaksanakan ditingkat Lokal selama 3 tahun terakhir?
(sertakan dokumen)
Jumlah kerjasama pada tingkat Lokal:
2019 : 2 2020 : 0 2021 : 2
√ Sertakan
Dokumen
7 Berapa banyak Tindak lanjut Kerjasama (MoU dan MoA) yang sudah direalisasikan ditingkat Internasional selama 3 tahun terakhir?
(sertakan dokumen)
Tidak ada tindak lanjut kerjasama di tingkat
Internasional
√ Karena tidak memiliki kerjasama di tingkat Internasional, maka tidak ada tidak lanjut.
(Mayor) 8 Berapa banyak Tindak lanjut
Kerjasama (MoU dan MoA) yang sudah direalisasikan ditingkat Nasional selama 3 tahun terakhir?
(sertakan dokumen)
Jumlah kerjasama pada tingkat Nasional:
2019 : 2 2020 : 3 2021 : 13
√ Sertakan
Dokumen
9 Berapa banyak Tindak lanjut Kerjasama (MoU dan MoA) yang sudah direalisasikan ditingkat Regional selama 3 tahun terakhir?
(sertakan dokumen)
Digabung dengan tingkat Nasional (Observasi)
10 Berapa banyak Tindak lanjut Kerjasama (MoU dan MoA) yang sudah direalisasikan ditingkat Lokal selama 3 tahun terakhir?
(sertakan dokumen)
Jumlah kerjasama pada tingkat Lokal:
2019 : 2 2020 : 0 2021 : 2
√ Sertakan
Dokumen
11 Berapa banyak Tindak lanjut Kerjasama (MoU dan MoA) yang sudah direalisasikan di bidang PENDIDIKAN selama 3 tahun terakhir?
Jumlah kerjasama pada bidang pendidikan:
2019 : 2 2020 : 2 2021 : 12
√ Sertakan
Dokumen
10 12 Berapa banyak Tindak lanjut
Kerjasama (MoU dan MoA) yang sudah direalisasikan dibidang PENELITIAN selama 3 tahun terakhir?
Jumlah kerjasama pada bidang penelitian:
2019 : 0 2020 : 0 2021 : 3
√ Sertakan
Dokumen
13 Berapa banyak Tindak lanjut Kerjasama (MoU dan MoA) yang sudah direalisasikan dibidang PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
Jumlah kerjasama pada bidang
pengabdian kepada:
2019 : 3 2020 : 0 2021 : 1
√ Sertakan
Dokumen
14 2.1 Apakah sudah ada Tersedia pedoman tertulis dan prosedur operasional baku tentang tugas pokok dan fungsi, prosedur operasional baku bidang kerjasama?
(sertakan dokumen)
Memiliki SOP Kerjasama
√ Dicek
kembali untuk tugas pokoknya.
(Observasi)
15 2.3 Apakah sudah dilibatkan unsur prodi dalam merealisasikan setiap kegiatan kerjasama.
Sudah dilakukan √ Harus
menyerahkan bukti
dokumentasi 16 2.5 Apakah sudah terlaksanan
kegiatan promosi kerjasama internasional, nasional, regional, atau lokal oleh unit pelaksana kerjasama
Sudah terlaksana kegiatan promosi di bidang nasional ataupun lokal.
√ Hanya di
tingkat internasional yang belum terlaksana.
S = Sesuai; TS = Tidak Sesuai
Kisaran, 13 November 2021 Auditor
(Havid Syafwan, S.Si., M.Kom)
11
PERMINTAAN TINDAKAN KOREKSI (PTK)
Bidang Lembaga Humas dan Kerjasama
Kepala Bidang Ari Dermawan, M.Hum
Ketua Auditor Havid Syafwan, S.Si., M.Kom Tanggal AMI 13 November 2021 PTK No : 1 Kategori KTS Mayor
Observasi
Standard/Kriteria Standar Mutu Pengelolaan Kerjasama Uraian Temuan :
1. Ditemukan tidak adanya kerjasama di tingkat Internasional.
2. Pengelompokan jumlah kerjasama Nasional dengan Regional perlu diperjelas lagi 3. Standar/pedoman yang berkaitan dengan TUPOKSI bidang humas dan kerjasama belum
ditemukan
Tanda Tangan Auditor Tanggal 13-11-2021
Akar Penyebab :
1. Belum ada link atau relasi untuk memiliki kerjasama di tingkat Internasional.
2. Ada beberapa kerjasama ditingkat nasional dan Regional, sehingga perlu di perjelas lagi 3. Koordinasi dengan LPM dalam mengetahui TUPOKSI tersebut
Tanda Tangan Teraudit Tanggal 13-11-2021
Rencana Tindakan Koreksi :
1. Mencari link atau relasi untuk kerjasama di tingkat Internasiona dalam waktu dekat ini 2. Perlu diperjelas atau dikelompokkan antara kerjasama tingkat nasional dengan regional 3. Melakukan koordinasi dengan LPM
Tanda Tangan Teraudit Tanggal 13-11-2021
Tinjauan Efektifitas Tindakan Koreksi:
Tindakan koreksi akan ditinjau pada saat pelaksanaan Audit Mutu Internal berikutnya
Tanda Tangan Auditor Tanggal 13-11-2021
12 BERITA ACARA
13 ABSENSI
14 DOKUMENTASI KEGIATAN
-
Pembukaan Bersama Ketua LAPI & Auditor
Proses Audit Oleh Tim Audit & Auditee
Serah terima hasil audit lapangan Tim Audit ke Auditee
