PERANCANGAN APLIKASI
ELECTRONIC CORRESPONDENCE MANAGEMENT
(STUDI KASUS : PT. PERTAMINA TRAINING AND CONSULTING)
Oleh :
RISKI TRI PUJIYANTO 109091000037
PROGRAM SARJANA (S1) KOMPUTER PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PERANCANGAN APLIKASI
ELECTRONIC CORRESPONDENCE MANAGEMENT
(STUDI KASUS : PT. PERTAMINA TRAINING AND CONSULTING)
Oleh :
RISKI TRI PUJIYANTO 109091000037
PROGRAM SARJANA (S1) KOMPUTER PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA PERANCANGAN APLIKASI
ELECTRONIC CORRESPONDENCE MANAGEMENT
(STUDI KASUS : PT. PERTAMINA TRAINING AND CONSULTING)
Oleh :
RISKI TRI PUJIYANTO 109091000037
PROGRAM SARJANA (S1) KOMPUTER PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
PERANCANGAN APLIKASI
ELECTRONIC CORRESPONDENCE MANAGEMENT
(STUDI KASUS : PT. PERTAMINA TRAINING AND CONSULTING)
Skripsi
Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta
Oleh :
RISKI TRI PUJIYANTO 109091000037
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI (UIN) SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 2014
Abstrak
Riski Tri Pujiyanto - 109091000037, PEANCANGAN APLIKASI ELECTRONIC CORRESPONDENCE MANAGEMENT (STUDI KASUS : PT. PERTAMINA TRAINING AND CONSULTING). Dibimbing oleh Nurhayati, P. hD dan Fenty Eka Muzayyana Agustin, M. Kom.
Kehadiran teknologi komputer memungkinkan adanya perancangan suatu sistem berbasis komputer. Pengggunaan komputer sebagai hasil dari perkembangan dan kemajuan teknologi informasi, di banyak organisasi pemerintahan dan lingkungan bisnis, ternyata belum menjadikan kantor samasekali tanpa kertas (paperless office). Dengan pemanfaatan komputer, didapatkan kemudahan untuk menyimpan, mengorganisasi dan melakukan retrieval terhadap berbagai data untuk menghasilkan informasi sesuai kebutuhan.
Aplikasi Electronic Correspondence Management dapat dijadikan suatu alternatif solusi masalah penanganan informasi. Aplikasi Electronic Correspondence Management memungkinkan pemantauan atau kontrol Direksi terhadap kinerja para pekerja dan juga sebagai pengingat Manajer untuk segera mendisposisikan setiap surat atau tugas yang menjadi tanggungjawabnya kemudian melakukan completion job atau report jika surat atau tugas telah selesai dikerjakan.
Perancangan aplikasi berbasis web ini direalisasikan untuk mendapatkan sistem yang berkualitas dalam membangun kinerja secara efektif dan efisien. Dengan aplikasi ini, semua surat atau perintah yang masuk dapat diakses langsung kapanpun dan dimanapun selama ada perangkat komputer, laptop, atau pun smartphone yang terkoneksi dengan internet sehingga tidak ada lagi hambatan seperti jarak ataupun kehadiran untuk melakukan disposisi atau kontrol kerja pegawai. Penulis menggunakan metode pengumpulan data dengan studi lapangan yang meliputi pengamatan dan wawancara serta studi pustaka yang meliputi studi kepustakaan, penelusuran data online, serta studi literatur sejenis. Adapun metode yang penulis gunakan dalam pengembangan sistem adalah Framework Application of System Thinking (FAST).
Kata kunci :ECM, Surat, Disposisi, Kontrol Kerja, Laporan, FAST
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi dengan judul
“Perancangan Aplikasi Electronic Correspondence Management (Studi
Kasus: PT. Pertamina Training and Consulting”. Shalawat serta salam senantiasa tercurah kepada Rasulullah Muhammad SAW, keluarga, sahabat, beserta pengikut-Nya dari awal hingga akhir zaman.
Pada kesempatan ini, penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah memberikan banyak bantuan, baik dalam bentuk dukungan moril maupun materi selama penulis melaksanakan kegiatan praktek kerja lapangan hingga penyelesaian laporan ini. Secara khusus penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Agus Salim, M. Si selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.
2. Ibu Nurhayati, P. hD selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika dan selaku Dosen Pembimbing I yang telah memberikan bimbingan serta dukungan, baik dalam bentuk moril maupun teknis kepada penulis.
3. Ibu Fenty Eka selaku Dosen Pembimbing II yang telah banyak memberikan masukan-masukan yang positif dalam proses penulisan skripsi ini.
4. Bapak Bambang Ratmuko selaku Pembimbing Lapangan serta semua rekan dari PT Pertamina Training and Consulting yang telah memberikan bimbingan serta dukungan, baik moril maupun teknis sehingga penulis dapat menyelesaikan kegitan penelitian dengan baik.
5. Ibu, Ayah, Kakak, dan keluarga besar tercinta yang senantiasa memberikan doa, dukungan, semangat, perhatian dan motivasi dalam setiap langkah penulis. I will not disappoint your struggle.
6. Sahabat-sahabatku, Rijal, Faizal, Yoga, Ikhsan, Rinal, Faried, Dhandy, Febry, Dimas, Azam, Amin, Agis dan teman-teman seperjuangan TI 2009, yang telah memberikan semangat, dukungan, dan bantuan kepada penulis dalam menyelesaikan Skripsi. Let’s get our success.!! We can do it.!!
7. Hana Masitha Abdi yang selalu ‘memecut’ penulis dengan semangat dan do’a sehingga menghapuskan kejenuhan dan Skripsi ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Thanks for your amazing support, wherever, whenever.
8. PT. Pertamina Training and Consulting yang telah menjadi ‘my second home’
selama menyelesaikan Skripsi. Teman-teman divisi legal dan divisi-divisi lain terimakasih atas pengalaman berharga yang kalian diberikan.
9. Semua pihak yang secara langsung maupun tidak langsung membantu penulis selama kegiatan hingga penyelesaian Skripsi ini.
Akhir kata penulis juga ingin mengucapkan maaf yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang terkait, apabila selama ini ada hal-hal yang kurang berkenan yang penulis lakukan. Penulis sadar dalam penulisan Skripsi ini masih banyak kekurangan, maka dari itu penulis juga mengharapkan saran serta kritik dari pembaca dan semua pihak agar penulisan laporan selanjutnya menjadi lebih baik lagi.
Jakarta, 19 September 2014
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
ABSTRAK ... iii
LEMBAR PENGESAHAN ... iv
LEMBAR PERNYATAAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI... ix
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DARTAR TABEL ... xvi
DAFTAR SIMBOL ... xvii
DAFTAR LAMPIRAN ... xix
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 5
1.3. Batasan Masalah... 6
1.4. Tujuan Penulisan... 8
1.5. Manfaat Penulisan ... 8
1.5.1. Manfaat Bagi Penulis ... 8
1.5.2. Manfaat Bagi Universitas ... 9
1.5.3. Manfaat Bagi Pembaca... 9
1.5.4. Manfaat Bagi Perusahaan ... 9
1.6. Sistematika Penulisan ... 9
BAB II LANDASAN TEORI ... 11
2.1. Definisi Perancangan dan Aplikasi ... 11
2.1.1. Definisi Perancangan ... 11
2.1.2. Definisi Aplikasi... 12
2.2. Pengumpulan Data dan Metode Pengumpulan Data... 13
2.2.1. Studi Kepustakaan dan Penelusuran Data Online ... 14
2.2.2. Studi Lapangan ... 14
2.2.3. Studi Literatur Sejenis... 15
2.3. Pengertian Sistem ... 16
2.3.1. Karakteristik Sistem ... 17
2.3.2. Klasifikasi Sistem ... 19
2.4. Pengembangan Sistem ... 21
2.4.1. Proses Pengambangan Sistem ... 21
2.4.2. Metodologi Penelitian dan Metode Pengembangan... 22
2.5. Pemahaman Dasar Object Oriented ... 25
2.5.1. Keuntungan Object Oriented ... 25
2.5.2. Keterbatasan Object Oriented ... 25
2.5.3. UML (Unified Modelling Language)... 26
2.6. Korespondensi... 31
2.6.1. Pengertian Korespondensi ... 31
2.6.2. Kondisi Korespondensi Masa Kini ... 31
2.6.3. Surat... 32
2.6.4. Fungsi Surat ... 36
2.6.5. Disposisi ... 38
2.7. HTML (HyperText Markup Language) ... 38
2.7.1. Struktur Dasar HTML... 40
2.7.2. Komponen Utama Dokumen HTML... 41
2.8. CSS (Cascading Style Sheet) ... 42
2.9. PHP (HyperText Preprocessor) ... 43
2.10. Java Script……… ... 44
2.10.1. Pengertian Java Script ... 44
2.10.2. JQuery….. ... 45
2.11. XAMPP………….. ... 46
2.12. MySQL…………... 46
2.13. Pengujian Blackbox... 47
2.15. Literatur Sejenis ... 49
BAB III METODOLOGI PENELITIAN... 52
3.1. Pengumpulan Data... 52
3.1.1. Studi Kepustakaan... 52
3.1.2. Studi Lapangan ... 52
3.1.3. Studi Literatur Sejenis ... 53
3.2. Metode Pengembangan Sistem... 54
3.2.1. Definisi Lingkup... 54
3.2.2. Analisis Masalah ... 55
3.2.3. Analisis Kebutuhan ... 56
3.2.4. Desain Logis ... 56
3.2.5. Desain Fisik ... 57
3.2.6. Konstruksi... 58
3.2.7. Implementasi ... 59
3.3. Kerangka Penelitian... 59
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN... 61
4.1. PT Pertamina Training And Consulting... 61
4.1.1. Struktur Organisasi PT PTC ... 62
4.2. Definisi Lingkup ... 63
4.2.1. Proses Sistem Yang Berjalan ... 63
4.2.2. Permasalahan... 64
4.2.3. PIECES Framework ... 64
4.2.4. Waktu Pelaksanaan ... 66
4.2.5. Lingkungan Dalam Proses Pengembangan Sistem ... 66
4.3. Analisis Masalah ... 67
4.3.1. Identifikasi Masalah ... 67
4.3.2. Analisa Proses Yang Sedang Berjalan ... 70
4.3.3. Literatur Sejenis... 74
4.5. Desain Logis ... 77
4.5.1. Proses Sistem ECM Yang Diusulkan ... 77
4.5.2. Perbandingan Sistem ... 79
4.5.3. Visualisasi Kebutuhan Sistem ECM Yang Diusulkan ... 81
4.6. Desain Fisik ... 98
4.6.1. Class Diagram... 98
4.6.2. Struktur Data ... 99
4.6.3. State Transition Diagram (STD) ... 104
4.6.4. Rancangan Antarmuka ... 107
4.7. Konstruksi... 118
4.7.1. Perangkat Keras... 118
4.7.2. Perangkat Lunak ... 119
4.7.3. Pengujian Aplikasi... 120
4.8. Implementasi ... 143
4.8.1. Transfer Data ... 143
4.8.2. Export & Import Database... 145
4.8.3. Pelatihan Pengguna ... 149
BAB V PENUTUP ... 150
5.1. Kesimpulan ... 150
5.2. Saran ... 151
DAFTAR PUSTAKA ... 152 LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. 1. Survey Kepuasan Pelanggan BUJP PTC ... 2
Gambar 2. 1. Karakteristik Sistem ... 19
Gambar 2. 2. Sistem Tertutup ... 21
Gambar 2. 3. Sistem Relatif Tertutup………... 21
Gambar 2. 4. Sistem Terbuka... 21
Gambar 2. 5. Metode Pengembangan Sistem FAST ... 23
Gambar 3. 1. Kerangka Penelitian ... 60
Gambar 4. 1. Struktur Organisasi PT Pertamina Training & Consulting 62 Gambar 4. 2. Proses Korespondensi ... 63
Gambar 4. 3. Proses Pencarian Surat ... 63
Gambar 4. 4. Use Case Diagram Korespondensi Yang Sedang Berjalan 71 Gambar 4. 5. Activity Diagram Pelayanan Persuratan... 73
Gambar 4. 6. Proses sistem ECM Yang Diusulkan ... 79
Gambar 4. 7. Use Case Diagram Sistem ECM Yang Diusulkan ... 82
Gambar 4. 8. Activity Diagram Sistem ECM Yang Diusulkan ... 91
Gambar 4. 9. Sequence Diagram Login Sistem ECM Yang Diusulkan . 93 Gambar 4. 10. Sequence Diagram Upload Surat Sistem ECM ... 93
Gambar 4. 11. Sequence Diagram Kontrol Kerja Sistem ECM ... 94
Gambar 4. 12. Sequence Diagram Baca Surat Sistem ECM ... 95
Gambar 4. 13. Sequence Diagram Disposisi Surat Sistem ECM ... 96
Gambar 4. 14. Sequence Diagram Baca Info Sistem ECM ... 96
Gambar 4. 15. Sequence Diagram Report Sistem ECM... 97
Gambar 4. 16. Sequence Diagram Completion Job Sistem ECM ... 97
Gambar 4. 17. Class Diagram Sistem ECM... 98
Gambar 4. 18. STD Halaman Utama Menu Sekretaris Direksi ... 104
Gambar 4. 19. STD Halaman Utama Menu Direktur Utama... 105
Gambar 4. 20. STD Halaman Utama Menu Direksi ... 106
Gambar 4. 22. STD Halaman Utama Menu Staff ... 107
Gambar 4. 23. Tampilan Halaman Utama ... 108
Gambar 4. 24. Tampilan Halaman Login... 108
Gambar 4. 25. Tampilan Halaman Utama (Sekretaris Direksi) ... 109
Gambar 4. 26. Tampilan Halaman Form Upload Surat... 110
Gambar 4. 27. Tampilan Halaman List Surat Sekretaris Direksi... 110
Gambar 4. 28. Tampilan Halaman Utama (Direktur Utama) ... 111
Gambar 4. 29. Tampilan Halaman List Surat Direktur Utama ... 112
Gambar 4. 30. Tampilan Halaman List Disposisi Direktur Utama ... 112
Gambar 4. 31. Tampilan Halaman Disposisi Direktur Utama ... 113
Gambar 4. 32. Tampilan Halaman Status Disposisi Direktur Utama ... 114
Gambar 4. 33. Tampilan Halaman Kontrol Kerja Direktur Utama ... 114
Gambar 4. 34. Tampilan Halaman Utama Direksi... 115
Gambar 4. 35. Tampilan Halaman Baca / Lihat Info Direksi ... 116
Gambar 4. 36. Tampilan Halaman Manager... 116
Gambar 4. 37. Tampilan Halaman List Surat Selesai ... 117
Gambar 4. 38. Tampilan Halaman Staff ... 117
Gambar 4. 39. Opsi Tujuan Surat ... 128
Gambar 4. 40. Opsi Tujuan Akhir Surat ... 129
Gambar 4. 41. Input Tanggal Surat... 129
Gambar 4. 42. Input Tanggal Surat Masuk... 129
Gambar 4. 43. Form Upload Surat Terisi ... 130
Gambar 4. 44. Mengambil File Attachment ... 130
Gambar 4. 45. Opsi Setelah Sekretaris Direksi Upload ... 131
Gambar 4. 46. Daftar Surat Sudah Masuk ... 131
Gambar 4. 47. List Disposisi Direktur Utama ... 132
Gambar 4. 48. Form Disposisi Direktur Utama ... 132
Gambar 4. 49. Opsi Setelah Disposisi Direktur utama ... 133
Gambar 4. 50. List Setelah Disposisi Surat Direktur Utama ... 133
Gambar 4. 51. List Disposisi Direktur Operasi & Pemasaran ... 134
Gambar 4. 53. Opsi Setelah Disposisi Direktur Operasi & Pemasaran .... 135
Gambar 4. 54. List Surat Setelah Disposisi Direktur Operasi & Pemasaran 135 Gambar 4. 55. List Disposisi Manager BUJP ... 136
Gambar 4. 56. Form Disposisi Manager BUJP... 136
Gambar 4. 57. Opsi Setelah Disposisi Manager BUJP ... 137
Gambar 4. 58. List Surat Setelah Disposisi Manager BUJP ... 137
Gambar 4. 59. List Surat Tugas Staff BUJP ... 138
Gambar 4. 60. Form Report Staff BUJP ... 138
Gambar 4. 61. Opsi Setelah Report Staff BUJP ... 139
Gambar 4. 62. List Tugas Setelah Report Staff BUJP ... 139
Gambar 4. 63. List Surat Selesai... 140
Gambar 4. 64. Monitoring Divisi BUJP ... 140
Gambar 4. 65. Aplikasi Filezilla FTP ... 143
Gambar 4. 66. Menghubungkan Situs Lokal Dan Situs Remote ... 144
Gambar 4. 67. Upload File... 144
Gambar 4. 68. Xampp ... 145
Gambar 4. 69. Phpmyadmin ... 145
Gambar 4. 70. Database Yang Akan Diexport... 146
Gambar 4. 71. Proses Export Database... 146
Gambar 4. 72. Cpanel Login ... 147
Gambar 4. 73. Halaman Cpanel ... 147
Gambar 4. 74. Halaman Phpmyadmin ... 148
Gambar 4. 75. Form Import Database... 148
Gambar 4. 76. Pilih File Database ... 149
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1. 1. Permasalahan Responsiveness PTC ... 3
Tabel 4. 1. Cause-and-Effect Analysis ... 67
Tabel 4. 2. Daftar Actor Pada Sistem Yang Sedang Berjalan... 72
Tabel 4. 3. Daftar Use Case Sistem Korespondensi Yang Berjalan ... 72
Tabel 4. 4. Literatur Sejenis ... 74
Tabel 4. 5. Functional Requirement ... 76
Tabel 4. 6. Functional Requirement ... 76
Tabel 4. 7. Daftar Perbandingan Sistem ... 79
Tabel 4. 8. Daftar actor pada sistem ECM yang diusulkan ... 81
Tabel 4. 9. Narasi Use Case Diagram (Input Data Surat)... 83
Tabel 4. 10. Narasi Use Case Diagram (List Surat) ... 84
Tabel 4. 11. Narasi Use Case Diagram (Kontrol Kerja)... 84
Tabel 4. 12. Narasi Use Case Diagram (Beri Disposisi) ... 86
Tabel 4. 13. Narasi Use Case Diagram (Tunjuk PIC) ... 87
Tabel 4. 14. Narasi Use Case Diagram (Completion Job)... 88
Tabel 4. 15. Narasi Use Case Diagram (Beri Report) ... 89
Tabel 4. 16. Struktur Tabel user ... 99
Tabel 4. 17. Struktur Tabel alert... 99
Tabel 4. 18. Struktur Tabel tb_files ... 99
Tabel 4. 19. Struktur Tabel tanggal2 ... 102
Tabel 4. 20. Pengujian Fungsi Halaman Login... 120
Tabel 4. 21. Pengujian Fungsi Halaman Sekretaris Direksi ... 121
Tabel 4. 22. Pengujian Fungsi Halaman Direktur Utama ... 124
Tabel 4. 23. Pengujian Fungsi Halaman Direksi ... 125
Tabel 4. 24. Pengujian Fungsi Halaman Manager ... 126
Tabel 4. 25. Pengujian Fungsi Halaman Staff ... 127
Tabel 4. 26. Problem Solving dengan PIECES Framework ... 141
DAFTAR SIMBOL
1. Flowchart
Nama Komponen Keterangan Simbol
Proses Proses perhitungan / proses pengolahan.
Decision
Perbandingan pernyataan, penyeleksian data yang diberikan pilihan untuk langkah selanjutnya.
Garis Alir
(Flow Line) Arah Aliran Program.
2. Diagram Aliran Data Nama
Komponen Keterangan Simbol
Data Source
Dapat berarti sumber data atau tujuan data. Berfungsi untuk menunjukkan suatu organisasi
atau perseorangan yang memasukkan data ke sistem atau
menerima data dari sistem.
Data Store
Tempat penyimpanan data dalam suatu sistem, baik secara manual
maupun secara elektronik.
Data Flow
Aliran yang menunjukkan perpindahan data dari satu bagian ke bagian lain dalam
suatu sistem.
Process
Simbol yang mengubah suatu data dari suatu bentuk menjadi bentuk lainnya. Dengan kata lain
proses menerima masukkan data dan mengeluarkan keluaran data
lain yang telah diproses.
3. Use Case Diagram Nama
Komponen Keterangan Simbol
Actor
Actor adalah pengguna sistem.
Actor tidak terbatas hanya manusia saja, jika sebuah sistem
berkomunikasi dengan aplikasi lain dan membutuhkan input atau memberikan output, maka aplikasi
tersebut juga bisa dianggap sebagai actor.
Use Case
Use case digambarkan sebagai lingkaran elips dengan nama use
case dituliskandidalamelips tersebut.
Association
Asosiasi digunakan untuk menghubungkan actor dengan use
case. Asosiasi digambarkan dengan sebuah garis yang menghubungkan antara Actor
dengan Use Case.
Extend
Pilihan proses dari sebuah use case yang memiliki turunan use
case lain.
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman Lampiran 1. Source Code App Electronic Correspondence Management... A-1 Lampiran 2. Print Screen App Electronic Correspondence Management ... B-1 Lampiran 3. Surat Bimbingan Skripsi... C-1 Lampiran 4. Surat Permohonan Data / Riset... D-1 Lampiran 5. Surat Keterangan Penelitian ... E-1 Lampiran 6. Hasil Wawancara... F-1 Lampiran 7. Berita Acara Pengujian... G-1
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Salah satu faktor utama berhasil tidaknya sebuah bisnis ditentukan oleh kepuasan pelanggan. Bila pelanggan merasa senang dengan pelayanan yang diberikan pelaku usaha, maka tidak mustahil mereka akan semakin loyal dengan bisnis tersebut, begitu juga sebaliknya, bila mereka tidak puas dengan pelayanan, maka mereka akan berbalik memberikan penilaian buruk terhadap perusahaan dan tidak akan kembali menggunakan produk atau jasa perusahaan tersebut.
PT. PTC (Pertamina Training & Consulting) sebagai perusahaan penyedia jasa selalu memantau kepuasan pelanggan dalam 3 tahun sekali dan sebagai bukti keseriusan PT. PTC dalam menjaga kepuasan pelanggan maka PT. PTC memasukkan elemen kepuasan pelanggan dalam kebijakan organisasi :
Sasaran Mutu ISO 9001:2008.
Tata Nilai : Bekerja sesuai tuntutan pelanggan
Etika Kerja Bersama
Berdasarkan hal tersebut di atas, PT. PTC memperbaiki atau meningkatkan kwalitas pelayanan terhadap pelanggan.
Data hasil survey kepuasan pelanggan yang dilakukan oleh pihak ketiga terhadap salah satu bisnis PT. PTC yaitu Badan Usaha Jasa Pengamanan (BUJP) terlihat seperti gambar berikut:
Gambar 1.1. Survey Kepuasan Pelanggan BUJP PTC
Dari grafik di atas terlihat bahwa atribut Competence dan Responsiveness PT. PTC masih lebih rendah dibandingkan kompetitor ataupun atribut lain di PT.
PTC. Competence adalah kemampuan perusahaan yang memiliki nilai strategis dan menjadi pusat keahlian untuk mewujudkan misi perusahaan atau yang berkontribusi memberikan keuntungan bagi perusahaan. Competence yang dimaksud berkaitan dengan keahlian teknis, kehandalan proses, hubungan erat antara perusahaan dengan pelanggan, karyawan yang penuh dedikasi, pangsa pasar dan cakupan layanan yang luas. Responsiveness adalah daya tanggap perusahaan terhadap pelanggan, baik berupa daya tanggap terhadap informasi tertulis maupun tidak tertulis. Responsiveness yang dimaksud berkaitan dengan mutu penanganan informasi seperti kehandalan penerimaan informasi, kejelasan
alur informasi, tanggung jawab dan wewenang PIC, kehandalan peralatan dan faktor lain yang memengaruhi mutu penanganan informasi. Atribut (Competence dan Responsiveness) yang memiliki nilai index lebih rendah dari atribut survey lainnya diharapkan dapat meningkat nilainya pada survey yang akan datang.
Berdasarkan informasi diatas, maka penulis dan pembimbing lapangan memfokuskan penelitian pada masalah yang terkait dengan responsiveness, hal ini disebabkan karena untuk meningkatkan index competence maka perlu adanya peningkatan responsiveness terlebih dahulu. Penulis melakukan pendataan proses korespondensi surat masuk yang dilakukan pada sekretaris (administrasi umum perusahaan) selama 5 hari kerja (24 - 28 September 2012).
Catatan permasalahan menyangkut responsiveness korespondensi surat masuk yang didata sekretaris tersebut menunjukan data seperti pada tabel berikut:
Tabel 1.1. Permasalahan responsiveness PTC
No Masalah Jumlah
Kejadian Kelompok
1 Kertas Fax habis 3 1
2 Antrian fotocopy lebih dari 60 menit 3 1
3 PIC tidak ditempat (Dinas Luar) 22 2
4 Mesin fax bermasalah 6 1
5 Surat lambat mengalir ke staff (>2 hari) 26 2 6 Distribusi sekretaris lambat (> 2 hari) 31 2
7 Tidak ada report staff ke atasan 2 2
8 Informasi hilang 4 3
9 Informasi tidak ditindaklanjuti 3 3
10 Satu informasi dikerjakan oleh 2 orang 1 2
Keterangan :
1. Satuan pengukuran = pcs surat yang masuk melaui fax, hardcopy, dan email.
2. Kelompok : data dikelompokan menjadi : 1) Permasalahan hardware
2) Permasalahan penanganan informasi 3) Permasalahan personal
Berdasarkan data diatas kami simpulkan bahwa masalah rendahnya index responsiveness PT. PTC pada hasil survey kepuasan pelanggan yang telah diselenggarakan sebelumnya dipicu oleh masalah penanganan informasi yang masih buruk di PT. PTC.
Kehadiran teknologi komputer memungkinkan adanya perancangan suatu sistem berbasis komputer. Pengggunaan komputer sebagai hasil dari perkembangan dan kemajuan teknologi informasi, di banyak organisasi pemerintahan dan lingkungan bisnis, ternyata belum menjadikan kantor samasekali tanpa kertas (Paperless office). Dalam proses korespondensi internal PTC yang berjalan secara manual selama ini kurang efisien, setiap proses disposisi memerlukan kertas yang tidak sedikit untuk fotocopy dan pendistribusian surat dari awal surat masuk ke meja Direktur Utama hingga ke staff yang mengerjakan isi tugas dari surat tersebut. Dengan pemanfaatan komputer, didapatkan kemudahan untuk menyimpan, mengorganisasi dan melakukan retrieval terhadap berbagai data untuk menghasilkan informasi sesuai kebutuhan dan lebih efisien. Untuk mengatasi masalah penanganan informasi yang kurang baik dan kurang efisien guna meningkatkan index responsiveness perlu adanya
aplikasi berbasis web yang memungkinkan penggunanya dapat mengakses informasi kapanpun dan dimanapun. Sehingga proses korespondensi surat yang masuk dapat berjalan dengan lancar dan efisien.
Electronic Correspondence Management (ECM) adalah suatu sistem manajemen korespondensi berbasis web yang dapat digunakan untuk melakukan aktivitas korespondensi internal perusahaan. Aplikasi ECM dapat dijadikan suatu alternatif solusi atas kurang baiknya index responsiveness dan masalah penanganan informasi di PTC. Aplikasi ECM memungkinkan pemantauan atau kontrol Direksi terhadap kinerja para pekerja dan juga sebagai pengingat Manajer untuk segera mendisposisikan setiap surat atau tugas yang menjadi tanggungjawabnya, kemudian melakukan completion job atau report jika surat atau tugas telah selesai dikerjakan. Perancangan aplikasi ini direalisasikan untuk mendapatkan sistem yang berkualitas dalam membangun kinerja secara efektif dan efisien. Dengan aplikasi ini, semua surat terkait perusahaan atau perintah yang masuk dapat diakses langsung kapan pun dan dimana pun sehingga tidak ada lagi hambatan seperti jarak ataupun kehadiran untuk melakukan disposisi atau kontrol kerja pegawai. Berdasarkan permasalahan-permasalahan dalam latar belakang diatas, maka penulis berkeinginan untuk menyusun sebuah penelitian yang berjudul “Perancangan Aplikasi Electronic Correspondence Management (Studi Kasus PT. Pertamina Training and Consulting)”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan paparan pada latar belakang tersebut, penulis mengidentifikasi permasalahan sebagai berikut:
“Kebutuhan akan kemudahan mendapatkan akses informasi mengenai
kegiatan korespondensi surat masuk di internal perusahaan, kapan pun dan dimana pun.”
Berdasarkan permasalahan tersebut, penulis merumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana membangun sebuah aplikasi Electronic Correspondence Management berbasis web untuk kegiatan korespondensi internal PT.
Pertamina Training and Consulting?
2. Bagaimana menerapkan dan mengoptimalkan aplikasi Electronic Correspondence Management pada seluruh pegawai dan Direksi PT.
Pertamina Training and Consulting?
1.3. Batasan Masalah
Adapun penulis akan melakukan pembatasan masalah sebagai berikut:
1. Aplikasi ini menggunakan data yang berasal dari surat atau tugas yang masuk ke PT. Pertamina Training and Consulting baik melalui fax, hardcopy, maupun email yang kemudian di scan lalu di upload oleh Sekertaris Direksi. Data yang telah di upload akan langsung masuk ke dalam database sebagai informasi penting dalam membangun sistem kerja aplikasi.
2. Pembangunan sistem pengolahan data yang dilakukan hanya sebatas pada input surat atau tugas oleh sekertaris direksi, melihat data surat atau tugas (judul, tujuan surat, nomor surat, jenis project, pengirim, tanggal surat, isi surat, tanggal surat masuk, perusahaan pengirim, dan
jabatan pengirim), mengunduh surat, akses Direksi dan Manajer untuk mendisposisikan surat atau tugas, akses Direksi untuk memberikan info untuk setiap divisi terkait surat yang masuk, akses staff untuk memberikan report jika tugas telah diselesaikan, akses Manajer untuk memberikan completion job yang menandakan tugas telah selesai sepenuhnya, serta berita dan informasi lainnya yang ada pada PT.
Pertamina Training and Consulting.
3. Dalam merancang aplikasi Electronic Correspondence Management, penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP (personal home page), HTML (hyper text markup language), CSS (cascading style sheet), dan JavaScript untuk pengembangan aplikasi web based serta MySQL sebagai databasenya.
4. Database aplikasi tergabung dalam database utama server PT.
Pertamina Training and Consulting.
5. Penulis menggunakan metode pengembangan sistem yang dikemukakan FAST (Framework Application of System Thinking) dengan menggunakan 7 fase dari 8 fase yang terdapat dalam FAST, fase-fase yang digunakan yaitu : definisi lingkup, analisis masalah, analisis kebutuhan, desain logis, desain fisik, konstruksi, dan implementasi. Untuk strategi pemodelan objek yaitu OOAD (Object Oriented Analysis and Design) serta tools yang digunakan adalah UML yang terdiri dari Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Class Diagram.
1.4. Tujuan Penelitian
Tujuan dari dilakukannya penelitian ini adalah membangun sebuah aplikasi Electronic Correspondence Management berbasis web untuk kegiatan korespondensi internal PT. Pertamina Training & Consulting yang dapat diakses para penggunanya setiap saat kapanpun dan dimanapun serta mengimplementasikan dan mengoptimalkan sistem manajemen korespondensi elektronik serta kontrol kerja pada seluruh pegawai yang berguna untuk pemantauan dan pengelolaan terhadap surat atau tugas yang masuk guna meningkatkan responsiveness index PT. Pertamina Training and Consulting.
1.5. Manfaat Penelitian
1.5.1. Manfaat Bagi Penulis
Menambah ilmu pengetahuan penulis dalam membangun dan mengembangkan aplikasi berbasis web, menggunakan bahasa pemograman PHP dan HTML, mengimplementasikan Electronic Correspondence Management pada sebuah perusahaan, dapat membantu pengolahan data surat dan proses korespondensi internal perusahaan, sehingga dapat memberikan sebuah informasi yang tepat dan akurat, dan menghasilkan sesuatu yang berguna untuk khalayak orang banyak. Selain itu, hasil penelitian ini berguna sebagai portofolio karya penulis.
1.5.2. Manfaat Bagi Universitas
Universitas dapat mengetahui kemampuan mahasiswa dalam memahami teori-teori yang dipelajari pada masa kuliah dan sejauh mana penulis sebagai mahasiswa dapat menerapkan ilmu-ilmu yang telah didapat selama masa perkuliahan sebagai bahan evaluasi.
1.5.3. Manfaat Bagi Pembaca
Penelitian ini dapat memberikan wawasan kepada pembaca mengenai membangun dan mengembangkan aplikasi Electronic Correspondence Management, juga sebagai referensi dan sumber informasi unuk penelitian terkait lainnya yang dilakukan pembaca.
1.5.4. Manfaat Bagi Perusahaan
Membantu pegawai perusahaan dengan memudahkan mereka dalam melakukan pekerjaan terkait dengan surat-menyurat dalam lingkup perusahaan dan kontrol kinerja senantiasa dapat dilakukan, kapanpun dan dimanapun, sehingga diharapkan menjadi solusi dari masalah penanganan informasi dan meningkatkan responsiveness index perusahaan.
1.6. Sistematika Penulisan
Untuk memudahkan pemahaman terhadap skripsi ini, maka penulis menyusun sistematika sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini mensinyalir tentang adanya masalah yang kemudian diuraikan tentang topik atau masalah yang menjadi isu sentral penelitian atau
tentang latar belakang masalah kurang baiknya index responsiveness dan masalah penanganan informasi di PTC, pembatasan dan perumusan masalah, tujuan, manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini memberikan uraian mengenai teori-teori yang berhubungan dengan permasalahan yang diambil penulis. Teori-teori tersebut diambil dari literatur-literatur, dokumentasi, serta informasi dari pihak yang bersangkutan.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini memberikan gambaran mengenai metode yang digunakan dalam skripsi ini, teknik pengumpulan data, teknik analisa data, populasi dan sampel, teknik pengambilan sampling, dll.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
Bab ini merupakan tahap reduksi data, yaitu proses memfokuskan dan mengabstraksikan data menjadi informasi yang bermakna. Serta berisi pembahasan hasil penelitian baik secara teoritis maupun empiris dan uraian penjelasan terhadap aplikasi secara keseluruhan.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan penelitian yang dirumuskan tentang tujuan dan kegunaan penelitian dan hasil penelitian dan pembahasan serta saran bagi peneliti lain untuk pengembangan dari aplikasi ini.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Definisi Perancangan dan Aplikasi 2.1.1. Definisi Perancangan
Perancangan merupakan tahap persiapan untuk rancang bangun implementasi suatu aplikasi, yang menggambarkan bagaimana suatu aplikasi dibentuk dapat berupa penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi termasuk mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu aplikasi.
Perancangan aplikasi dalam skala besar membutuhkan strategi yang tepat agar perancangan aplikasi berjalan dengan baik, tepat waktu, dan sesuai dengan sasaran yang ditargetkan. Aplikasi skala besar merupakan sebuah aplikasi dengan banyak fungsi yang diakses banyak orang. Semakin besar suatu aplikasi maka akan semakin kompleks pemeliharaan dan pengembangannya lebih lanjut.
Perancangan sistem aplikasi diawali dengan menentukan segala keperluan yang akan memenuhi apa yang dibutuhkan oleh sistem, siapa yang mengambil langkah ini dan bagaimana mereka akan disesuaikan.
Umumnya, perancangan bergerak dari input ke output. Keluaran (output) sistem, yang terdiri dari reports dan file untuk memuaskan kebutuhan organisasi harus dibatasi dengan jelas.
Hal tersebut dapat diperkuat oleh beberapa penulis lain yang mengungkapkan bahwa :
Menurut Lonnie D. Bentle dan Jeffrey L. Whitten, 2007, perancangan sistem adalah suatu teknik menggabungkan kembali bagian informasi yang telah dipisahkan oleh analis sistem.
2.1.2. Definisi Aplikasi
Aplikasi berasal dari kata Application yang artinya penerapan;lamaran;penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah program siap pakai yang dibuat untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi yang lain dan dapat digunakan oleh sasaran yang dituju.
Adapun beberapa pengertian aplikasi diantaranya :
a) Menurut Hendrayudi. Aplikasi adalah kumpulan perintah program yang dibuat untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan-pekerjaan tertentu.
b) Menurut Hengky W. Permana. Aplikasi adalah suatu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani kebutuhan akan beberapa aktivitas seperti sistem perniagaan, game, pelayanan masyarakat, atau semua proses yang hampir dilakukan manusia.
c) Menurut Harip Santoso. Aplikasi adalah suatu kelompok file (form, class, report) yang bertujuan untuk melakukan aktivitas tertentu yang saling terkait.
d) Menurut Ibisa. Aplikasi adalah alat bantu untuk mempermudah dan mempercepat proses pekerjaan dan bukan merupakan beban bagi penggunanya.
Aplikasi adalah seperangkat instruksi khusus dalam komputer yang dirancang agar kita dapat menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Sebagai contoh, aplikasi Word Processing adalah sebuah aplikasi yang diperuntukkan membuat dokumen tertulis, aplikasi Web Browser adalah aplikasi yang diperuntukkan untuk mencari sesuatu dan menampilkan halaman web. Aplikasi software yang dirancang untuk penggunaan praktisi khusus, klasifikasi luas ini dapat dibagi menjadi dua, yaitu :
1. Aplikasi software spesialis, program dengan dokumentasi tergabung yang dirancang untuk menjalankan tugas tertentu.
2. Aplikasi paket, suatu program dengan dokumentasi tertentu tergabung yang dirancang untuk jenis masalah tertentu.
2.2. Pengumpulan Data dan Metode Pengumpulan Data
Pengumpulan data/penemuan fakta adalah sebuah teknik yang dikembangkan pada semua siklus pengembangan, tapi sangat penting dalam fase persyaratan/kebutuhan. (Whitten at all, 2004).
Metode pengumpulan data adalah prosedur sistematik dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan (Nazir, 2005: 174). Data terbagi menjadi dua jenis, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang didapatkan dan diolah sendiri oleh peneliti dari objek penelitian. Sedangkan data sekunder adalah data yang didapatkan dan diolah oleh peneliti tanpa melakukan pengamatan langsung pada objek penelitian.
2.2.1. Studi Kepustakaan dan Penelusuran Data Online
Studi kepustakaan adalah serangkaian kegiatan yang berkenaan dengan metode pengumpulan data pustaka, membaca dan mencatat serta mengolah bahan penelitian (Mestika, 2004: 3).
Menurut Purwono pustakawan UGM, yang dimaksud dengan studi kepustakaan adalah segala usaha yang dilakukan oleh peneliti untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik/masalah yang akan atau sedang diteliti. Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan-karangan ilmiah, tesis dan disertasi, peraturan-peraturan, ketetapan-ketetapan, ensiklopedia, dan sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain. (adab.uin- suka.ac.idfile_kuliahSTUDIKEPUSTAKAAN.doc).
Metode penelusuran data online adalah tata cara melalakukan penelusuran data melalui media online seperti Internet atau media jaringan lainnya yang menyediakan fasilitas online sehingga peneliti dapat memanfaatkan data-informasi online yang berupa data maupun informasi teori, secepat atau semudah mungkin dan dapat dipertanggungjawabkan secara akademis (Burhan, 2007:125).
2.2.2. Studi Lapangan
a. Pengamatan Langsung/Observasi
Observasi adalah teknik penemuan fakta dimana analis sistem turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktivitas untuk mempelajari sistem. (Whitten at all,
2004). Pengamatan atau observasi adalah kegiatan keseharian manusia dengan menggunakan pancaindra mata sebagai alat bantu utamanya selain pancaindra lainnya seperti telinga, penciuman, mulut, dan kulit. Karena itu, observasi adalah kemampuan seseorang untuk menggunakan pengamatannya melalui hasil kerja pancaindra mata serta dibantu dengan pancaindra lainnya. Dari pemahaman observasi tersebut, sesungguhnya yang dimaksud dengan pengamatan atau observasi adalah metode pengumpulan data yang digunakan untuk menghimpun data penelitian melalui pengamatan dan pengindraan (Burhan, 2009: 115).
b. Wawancara
Wawancara adalah teknik penelusuran fakta dimana analis sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui interaksi face-to-face. Tujuan dari wawancara adalah menemukan fakta, validasi fakta, kejelasan fakta, antusiasme, mengidentifikasi persyaratan, menyatukan ide dan persyaratan. (Whitten at all, 2004).
2.2.3. Studi Literatur Sejenis
Studi literatur adalah metode pengumpulan data dengan cara menganalisa penelitian sejenis untuk mencari kelebihan terhadap penelitian yang peneliti lakukan dengan sekarang dari penelitian yang sudah ada (Nazir, 2005). Tujuan studi literatur adalah untuk mendapatkan
“peta” tentang domain penelitian yang akan dilaksanakan. Peta domain ini
sebenarnya berwujud pengetahuan tentang riset-riset yang dilakukan oleh peneliti lain dalam area penelitian kita. Seperti diketahui, sebuah penelitian tidak muncul begitu saja, tetapi ia selalu mencoba menyelesaikan atau menjawab persoalan yang ditinggalkan penelitian sebelumnya. Keterkaitan inilah, yang jika dirangkai secara menyeluruh, menyusun graf yang membentuk “peta” domain penelitian kita. Jika anda masih berada dalam tahapan penentuan topik penelitian, jangan beranjak dari situ sebelum anda (dan pembimbing) merasa secure dan mantap dengan topik yang dipilih.
(http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledge-sharing/menempuh-studi-s3/studi- literatur/11:34am-211009).
2.3. Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani, yaitu “systema”, yang berarti
“kesatuan”. Sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem yang saling berhubungan untuk membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem dapat tercapai. Beberapa pengertian sistem adalah sebagai berikut :
“Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.” (Jogiyanto H.M, 1999: 683).
Sedangkan menurut beberapa ahli, pengertian sistem adalah sebagai
− Menurut Ludwig Von Bartalanfy adalah sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan
− Menurut Anatol Raporot, sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain
− Menurut L. Ackof, sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya
2.3.1. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto H.M. dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem (1990:4-6), menyebutkan bahwa suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu:
1. Bagian (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen- komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya, dengan begitu suatu sistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya dengan membentuk suatu kesatuan.
5. Masukkan Sistem (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk diperoleh keluarannya.
6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan keluaran dapat merupakan masukkan untuk sistem yang lain atau supra sistem.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. Suatu sistem pengolahan akan mengolah berupa bahan baku dalam hal ini adalah data serta bahan- bahan lainnya untuk menghasilkan keluaran berupa laporan dan informasi yang berguna.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan dan keluaran sistem yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.
Gambar 2.1. Karakteristik Sistem
2.3.2. Klasifikasi Sistem
Menurut Wahyudin dalam jurnalnya yang berjudul Konsep Sistem – Sistem Informasi, menyebutkan bahwa sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Sistem Abstrak dan Fisik (Physical System).
a. Sistem Abstrak : Sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Contoh : Sistem Agama
b. Sistem Fisik : Sistem yang keberadaannya dapat dilihat secara fisik.
Contoh : Perusahaan, Komputer.
2. Sistem Alamiah dan Buatan (Human Made System).
a. Sistem Alamiah (Natural System) : Sistem yang terbentuk melalui proses alami. Contoh: Sistem Tatasurya.
b. Sistem Buatan Manusia : Sistem yang dirancang dan dibangun oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin.
Contoh: Sistem Produksi di Pabrik.
3. Sistem Tertentu dan Tidak Tertentu (Probabilistic System).
a. Sistem Tertentu (Deterministic System) : sistem yang cara beroperasinya sudah dapat diprediksi, interaksi-interaksi didalamnya dapat dideteksi dengan pasti dan keluarannya dapat diramalkan. Contoh: Pengolahan Data (Komputer).
b. Sistem Tak Tentu : Sistem yang keluarannya tidak dapat diprediksi dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem Tertutup dan Terbuka (Open System).
a. Sistem Tertutup : Sistem yang tidak berhubungan dengan dunia luar dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya (bekerja secara otomatis). Sebenarnya sistem tertutup tidak ada, yang ada adalah relatif tertutup.
b. Sistem Terbuka : Sistem yang mempunyai hubungan dengan dunia luar dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukkan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem yang lain.
Gambar 2.2. Sistem Tertutup
Gambar 2.3. Sistem Relatif Tertutup
Gambar 2.4. Sistem Terbuka
2.4. Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem adalah proses untuk mengembangkan, menyelesaikan, dan menentukan spesifikasi kebutuhan dan bagaimana sistem suatu permasalahan, dan proses pembuatan sistem atau mengembangkan yang sudah ada. (Nugroho, 2005).
2.4.1. Proses Pengembangan sistem
Proses pengembangan sistem merupakan serangkaian aktifitas atau metode yang digunakan oleh development organisasi software didalam maintenance software. (Whitten at all, 2004).
2.4.2. Metodologi Penelitian dan Metode Pengembangan Sistem Hasibuan (2007), Metodologi penelitian adalah langkah atau tahapan perencanaan dengan bantuan beberapa metode, teknik, alat (tools) dan dokumentasi dengan tujuan untuk membantu peneliti dalam meminimalkan resiko kegagalan dan membantu menekankan pada proses atau sasaran penelitian. Metode pengembangan sistem adalah sebuah proses pengembangan terstandarisasi yang mendefinisikan satu set aktivitas, metode, praktik terbaik, barang siap kirim dan peralatan terotomasi yang digunakan para stakeholder untuk mengembangkan dan secara berkesinambungan memperbaiki sistem informasi dan perangkat lunak. (Whitten at all, 2004).
Dalam skripsi ini metode yang digunakan adalah metode FAST (Framework for Application of Systems Thinking). FAST (Framework for Application of Systems Thinking) dikembangkan sebagai gabungan dari praktek-praktek terbaik yang telah ditemui dalam banyak referensi komersial dan metodologi. FAST adalah sebuah kerangka kerja yang cukup fleksibel untuk berbagai jenis proyek dan strategi. FAST juga memiliki banyak kesamaan dengan buku berbasis komersial dan metodologi yang akan di temukan dalam praktek. Sebuah proyek dimulai dengan beberapa kombinasi dari masalah, peluang dan petunjuk dari pengguna dan diakhiri dengan sebuah solusi bisnis kerja untuk komunitas pengguna. (Whitten at al, 2004)
Gambar 2.5. Metode Sistem Pengembangan FAST (Whitten et al, 2004)
Metodologi FAST terdiri dari fase-fase berikut : 1. Definisi Lingkup
Fase ini berisikan investigasi awal ketika ingin merancang sebuah sistem, seperti wawancara, tinjauan langsung dan mempelajari dokumen perusahaan. Tujuan dari tahap ini ialah menjawab pertanyaan mengenai apakah proyek ini layak untuk dikerjakan?
Lingkup masalah yang ditetapkan dari tahap ini menyatakan seberapa besar proyek ini akan dilaksanakan. Output dari tahap ini adalah project charter. (Whitten at all, 2004).
2. Analisis Masalah
Fase analisis masalah ialah menganalisa masalah-masalah yang diduga dan juga peluang yang diidentifikasi pertama kali pada fase penyelidikan awal. Output dari fase ini adalah sasaran peningkatan sistem. (Whitten at all, 2004).
3. Analisis Kebutuhan
Fase analisis kebutuhan menentukan persyaratan bisnis bagi sistem yang baru. Produk jadi dan milestone dari fase final adalah pernyataan persyaratan bisnis yang akan memenuhi sasaran peningkatan sistem yang diidentifikasi di dalam fase sebelumnya. (Whitten at all, 2004).
4. Desain Logis
Tujuan dari tahapan ini adalah mentransformasikan kebutuhan- kebutuhan bisnis dari fase analisis persyaratan kepada sistem model yang akan dibangun nantinya. (Whitten at all, 2004).
5. Analisis Keputusan
Tujuan dari fase analisis keputusan adalah mengalihkan proyek dari perhatian bisnis ke solusi teknis dengan mengidentifikasi, menganalisa, dan merekomendasi sebuah solusi teknis. (Whitten at all, 2004).
6. Desain Fisik
Desain sistem informasi di definisikan sebagai tugas yang focus pada spesifikasi solusi berbasis komputer terinci. (Whitten at all, 2004).
7. Konstruksi
Tujuan fase konstruksi adalah untuk membangun dan menguji sebuah sistem fungsional yang memenuhi persyaratan bisnis dan desain untuk mengimplementasikan antarmuka antara sistem baru dan sistem produksi yang telah ada. (Whitten at all, 2004).
8. Implementasi
Fase implementasi sistem adalah pengiriman sistem ke produksi (operasi harian). Tujuan fase implementasi adalah mengubah secara halus sistem lama ke sistem baru. (Whitten at all, 2004).
2.5. Pemahaman Dasar Object Oriented
Pendekatan berorientasi objek dipusatkan pada sebuah teknik yang mengacu pada pemodelan objek. Pemodelan objek adalah teknik identifikasi objek dengan lingkup sistem dan identifikasi hubungan antara objek tersebut.
2.5.1. Keuntungan Object Oriented
Menurut (Munawar, 2005) keuntungan Object Oriented adalah:
1. Jelasnya informasi dalam konteks sistem.
2. Sangat dekatnya hubungan antara OO Analysis, OO Design, OO User Interface dan OO Programming.
2.5.2. Keterbatasan Object Oriented
Menurut (Munawar, 2005) ada dua aplikasi yang tidak cocok dikembangkan dengan metode Object Oriented yaitu:
1. Aplikasi yang sangat berorientasi pada database.
2. Aplikasi yang membutuhkan banyak algoritma.
2.5.3. UML (Unified Modelling Language) 1. Definisi UML
UML (Unified Modelling Language) adalah satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menetukan atau menggambarkan sebuah sistem software terkait dengan object. (Whitten at all, 2004).
2. Diagram UML
Menurut (Whitten at all, 2004) menjelaskan diagram-siagram UML menjadi beberapa grup yaitu:
Grup 1 : Diagram Model Use-Case
Use-case menggambarkan interaksi antar sistem, yaitu sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain, secara mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna mengharapkan interaksi dengan sistem tersebut.
Grup 2 : Diagram Struktur Statis a. Diagram Kelas
Menggambarkan struktur objek sistem. Diagram ini menunjukkan kelas objek yang menyusun sistem dan juga hubungan antara kelas objek tersebut.
b. Diagram Objek
Diagram objek memodelkan instance objek actual dengan menunjukkan nilai-nilai dari atribut instance. Diagram objek menyajikan sebuah “snapshoot” tentang objek sistem pada waktu poin tertentu.
Grup 3 : Diagram Interaksi a. Diagram Sekuensi
Secara grafis menggambarkan begaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melaui pesan pada eksekusi sebuah use- case atau operasi. Diagram ini mengilustrasikan bagaimana pesan terkirim dan diterima si antara objek dan dalam sekuensi apa saja.
b. Diagram Kolaborasi
Serupa dengan diagram sekuensi tetapi tidak focus pada timing atau “sekuensi” pesan. Diagram ini menggambarkan interaksi (kolaborasi) antara objek dalam sebuah format jaringan.
Grup 4 : Diagram State a. Diagram Statechart
Digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event- event yang menyebabkan objek beralih dari satu state ke state lain.
b. Diagram Aktivitas
Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis atau use-case. Diagram ini juga dapat digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi dan memodelkan hasil dari action tersebut.
Grup 5 : Diagram Implementasi a. Diagram Komponen
Digunakan untuk menggambarkan suatu organisasi dan ketergantungan software sistem. Diagram ini dapat digunakan untuk menunjukkan bagaimana kode pemrograman dibagi menjadi modul-modul (komponen).
b. Diagram Deployment
Mendeskripsikan arsitektur fisik dalam istilah “node” untuk hardware dan software dalam sistem. Diagram ini menggambarkan konfigurasi komponen software runtime, processor, dan peralaan yang membentuk arsitektur sistem.
3. Notasi Dalam UML
(Hermawan, 2004) menjelaskan berbagai notasi dalam UML, yaitu : a. Actor
Actor adalah seseorang atau sesuatu yang berinteraksi dengan sistem. Seorang actor adalah type (class) bukan sebuah instance.
Aktor bisa dikategorikan sebagai primary actor atau secondary actor tergantung pada fungsi dari sistem yang dipakainya.
b. Class
Class merupakan pembentuk utama dari sistem berorientasi objek karena class merupakan kumpulan objek yang memiliki atribut dan operasi yang sama. Class digunakan untuk mengimplementasikan interface.
c. Interface
Interface merupakan kumpulan operasi tanpa implementasi dari suatu class. Implementasi operasi dalam interface dijabarkan oleh operasi dalam class.
d. Use-case
Use-case adalah peringkat tertinggi dari fungsionalitas yang dimiliki sistem. Dengan kata lain, use-case menggambarkan bagaimana seseorang akan menggunakan atau memanfaatkan sistem. Keunggulan dari cara memandang sistem sebagai kumpulan use-case adalah kemampuannya untuk memisahkan implementasi sistem dari alasan mengapa sistem harus ada.
e. Interaction
Interaction digunakan untuk menunjukkan baik aliran pesan atau informasi antara objek maupun hubungan antar objek. Biasanya interaction ini dilengkapi juga dengan teks bernama operation signature yang tersusun dari nama operasi, parameter yang dikirim dan tipe parameter yang dikembalikan.
f. Package
Package adalah container atau wadah konseptual yang digunakan untuk mengelompokkan elemen-elemen dari sistem yang sedang dibangun, sehingga bisa dibuat model yang lebih sederhana.
Tujuannya adalah untuk mempermudah penglihatan (visibility) dari model yang sedang dibangun.
g. Note
Note digunakan untuk memberikan keterangan dan komentar tambahan dari suatu elemen sehingga bisa terlampir dalam model.
Note ini bisa ditempelkan ke semua elemen notasi yang lain.
h. Dependency
Dependency merupakan relasi yang menunjukkan bahwa perubahan pada salah satu elemen memberi pengaruh pada elemen lain.
i. Association
Association menggambarkan navigasi antar class (Navigation), berapa banyak objek yang bisa berhubungan dengan satu objek (Multiplicity antar class), dan apakah suatu class menjadi bagian dari class lainnya (Aggregation).
j. Generalization
Generalization menunjukkan hubungan antara elemen yang lebih umum ke elemen yang lebih spesifik (subclass), dengan generalization, class lebih spesifik akan menurunkan atribut dan operasi dari class yang lebih umum (super class), atau “sub class is a super class”.
k. Realization
Realization menunjukkan bahwa elemen yang ada dibagian tanpa panah akan merealisasikan apa yang dinyatakan oleh elemen yang ada dibagian dengan panah.
2.6. Korespondensi
2.6.1. Pengertian Korespondensi
Istilah korespondensi berpadanan dengan istilah correspondence dalam bahasa Inggris, yang artinya surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia dinyatakan bahwa korespondensi berarti hal surat-menyurat.
Korespondensi dapat juga diartikan dengan berkirim-kiriman surat.
Ini berarti bahwa korespondensi adalah kegiatan berkomunikasi dengan menggunakan surat sebagai sarana. Orang yang berkomunikasi dengan menggunakan surat disebut koresponden.
2.6.2. Kondisi Korespondensi Masa Kini
Perkembangan di semua bidang kehidupan masa kini menuntut perubahan yang mendasar dalam penyampaian informasi yang berlangsung secara timbal balik. Dapat disaksikan bahwa budaya yang mengutamakan kelisanan dengan perlahan-lahan telah mulai beralih ke budaya yang mementingkan keberaksaraan. Ini berarti bahwa secara lambat laun kita menuju peradaban modern yang mengandalkan komunikasi tulis yang dapat menempuh jarak, tempat dan waktu karena membekas dan lebih berkesan. Bahkan dalam banyak hal, yang tersurat telah dianggap orang lebih berbobot sebagai bukti daripada yang diucapkan.
Pada kenyataanya korespondensi sebagai salah satu jenis komunikasi tulis sudah mulai memasyarakat. Aktivitas berkorespondensi
tidak hanya dilakukan oleh golongan terpelajar, tetapi juga dilakukan oleh orang awam yang bukan tunaaksara. Berkorespondensi telah menjadi tugas rutin bagi sebagian kecil masyarakat bangsa kita. Para sekretaris dan pegawai yang khusus bertugas di bidang administrasi dalam instansi pemerintah maupun dalam instansi swasta, selalu sibuk membuat konsep dan mengetik surat. Hal ini disebabkan betapa banyaknya surat yang harus ditulis dan dikirim setiap hari.
Sebagian masyarakat bangsa kita telah pula menunjukkan kemajuannya dalam berkorespondensi. Hal ini dapat diketahui dari realitas kondisi tata relasi, baik di antara pengusaha industri dengan wirausaha bisnis dan pejabat pemerintah ataupun antara sesamanya yang semakin meningkat. Realitas itu melatarbelakangi munculnya tuntutan kita berkorespondesi yang efektif dan canggih demi kelancaran operasi.
2.6.3. Surat
1. Pengertian Surat
Menurut Yose Rizal, 2003, surat sebagai alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis atau sebagai jenis komunikasi tulisan.
Sedangkan menurut Ys. Marjo, 2000, surat adalah alat komunikasi tertulis atau sarana untuk menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lain.
Menurut Pratama, 1997, surat merupakan alat atau sarana untuk mengambil pernyataan atau mengambil informasi secara tertulis dari
pihak yang satu ke pihak yang lainnya baik atas nama sendiri, jabatan yang disandang dari suatu instansi perusahaan atau organisasi.
Menurut Moh. Yunus Suparno, 2007, menyatakan surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain baik itu secara perorangan atau organisasi (kelompok). Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat menmpunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu :
a) Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.
b) Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan atau perasaan pengirimnya.
c) Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan.
d) Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.
2. Jenis-Jenis Surat
A. Menurut Kepentingan dan Pengirimnya
1. Surat Pribadi, yaitu dikirimkan seseorang kepada orang lain atau kepada organisasi/lembaga. Jika surat ditujukan kepada teman atau keluarga, format penulisan dan bahasa relatif bebas. Akan tetapi bila ditujukan kepada organisasi atau lembaga maka bentuk dan bahasa yang digunakan harus resmi.
2. Surat Dinas, yaitu digunakan instansi pemerintah atau kepentingan administrasi pemerintahan.
3. Surat Niaga, yaitu dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
4. Surat Sosial, yaitu digunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat non profit.
B. Menurut Isinya
Surat dapat dikelompokkan menjadi pemeritahuan, keputusan, panggilan, perjanjian, laporan, pengantar, peringatan, penawaran, pesanan, undangan dan lamaran pekerjaan.
C. Menurut Sifatnya
1. Surat Sangat Rahasia adalah surat yang sangat erat hubungannya dengan keamanan organisasi dan apabila surat tersebut sampai jauh ketangan orang yang tidak bertanggung jawab maka akan dapat membahayakan keamanan perusahaannya.
2. Surat Rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat pimpinan dan organisasi yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab.
3. Surat Penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan surat tersebut memerlukan
tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jagka waktu lama.
4. Surat Biasa adalah surat yang tidak memerlukan tidak lanjut karena surat tersebut mengandung informasi yang tidak penting. (igantius Wursanto, 2006).
D. Berdasarkan Banyaknya Sasaran
Surat dapat dikelompokkan menjadi biasa, edaran dan pengumuman.
E. Berdasarkan Tingkat Kepentingan Penyelesaiannya
Tingkat kepentingan surat terbagi atas biasa, kilat dan kilat khusus.
F. Berdasarkan Wujudnya
Surat terbagi atas bersampul, kartus pos, warkat pos, telegram, teleks, facsimile, memo dan nota serta surat tanda bukti.
1. Surat Bersampul adalah surat yang terdiri atas kertas surat beserta amplopnya.
2. Kartu Pos adalah surat berbentuk kartu dengan ukuran 10cm x 15cm yang dikeluarkan oleh PT. Pos dan Giro.
3. Warkat Pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat.
4. Telegram adalah berasal dari kata tele yang berarti jauh dan gram berarti tanda yang tercetak. Jadi, tanda atau berita yang tercetak dari jarak jauh.
5. Memo dan Nota adalah surat atau media komunikasi yang dipergunakan untuk keperluan intern suatu organisasi.
6. Surat Tanda Bukti adalah surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau membuktikan keabsahan suatu hal. (Agus Sugiarto, 2005).
G. Berdasarkan Ruang Lingkup Sasarannya Surat terbagi atas intern dan ekstern.
H. Berdasarkan Prosedur Pengurusannya
Menurut Sedarmayanti, 2006, jenis surat terbagi menjadi surat masuk dan surat keluar.
Kemajuan teknologi sangat memberi alternatif dalam penyampaian pesan melalui internet seperti email (surat elektronik) maupun handphone lewat teks pesan.
2.6.4. Fungsi Surat
Fungsi surat memegang peranan sebagai barometer kemajuan lembaga, artinya surat yang bagus isi dan penampilannya akan memancarkan citra yang baik bagi lembaga yang mengeluarkan surat.
Menurut Agus Sugiarto, 2005, fungsi surat sebagai berikut : 1) Alat bukti tertulis
2) Alat untuk mengingat 3) Pedoman untuk bertindak 4) Duta atau wakil organisasi
5) Dokumen historis dari suatu kegiatan 6) Keterangan keamanan
Adapun fungsi surat menurut Yose Rizal, 2003 yaitu : 1) Surat sebagai alat komunikasi
2) Surat sebagai tanda bukti, hitam diatas putih 3) Surat sebagai alat dokumentasi
4) Surat sebagai bukti historis 5) Surat sebagai alat pengingat
6) Surat sebagai pedoman untuk bertindak mengambil keputusan 7) Surat sebaagai keterangan keamanan
8) Surat sebagai duta atau wakil organisasi
9) Surat sebagai alat mempermudah tata usaha atau kearsipan
Sedangkan menurut Pratama dan Manurung, 1997 menjelaskan bahwa “Fungsi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak lain karena surat berfungsi mencerminkan citra atau wibawa pihak pengirim”.
Adapun kelebihan-Kelebihan surat menurut Ys, Marjo, 2000, sebagai berikut :
1. Surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci namun tetap ekonomis
2. Surat bersifat praktis karena dapat menyimpan rahasia
3. Efektif karena informasi yang disampaikan asli sesuai sumbernya 4. Ekonomis, biaya pembuatan dan pengirimannya sangat murah.
Surat dalam aktivitas organisasi sehari-sehari merupakan alat vital yang sangat berpengaruh dalam laju perkembangan suatu organisasi atau perusahaan. Surat pun mempunyai beragam fugsi seperti yang dijelaskan oleh para ahli diatas dapat menjadi dokumen yang sangat penting. Maka dari itu dalam pengolahan surat harus dilakukan sebaik mungkin dan terkontrol.
2.6.5. Disposisi
Disposisi adalah tindakan atau lanjutan dari pimpinan kepada bawahan yang berupa memo atau perintah yang menjelaskan tentang pekerjaan apa yang seharusnya dikerjakan dan siapa penanggung jawab sesuai keinginan pimpinan. Disposisi biasanya merupakan tindakan yang diambil pimpinan sehubungan adanya surat masuk dari luar instansi maupun dari dalam instansi itu sendiri. Meskipun bagian administrasi memahami akan isi dan maksud itu, namun yang berhak menindak lanjuti atas surat tersebut adalah pimpinan sehingga pimpinan perusahaan atau instansi akan mengeluarkan disposisi dalam lembar lain atau dalam lembar surat itu juga.
2.7. HTML (HypterText Markup Language)
HTML (Hypertext Markup Language) adalah bahasa pengkodean untuk menghasilkan dokumen-dokumen hypertext untuk digunakan di World Wide Web.
Namun HTML bukanlah sebuah bahasa pemrograman, tetapi hanyalah berisi perintah-perintah yang telah terstruktur berupa tag-tag penyusun. HTML
