4.1. Tahapan Perancangan Sistem 4.1.1. Analisis Kebutuhan
Dalam analisis sistem, penulis melakukan analisa terhadap sistem yang saat ini sedang beralan. Selama ini sistem administrasi di sekolah smk bina sarana indutrsi ini menggunakan sistem konvensional yang mana sistem tersebut dapat menyulitkan pengguna dalam melakukan pengolahan data. Maka dari itu, membuat rancangan sistem bebabasis web untuk dapat membantu mengatasi permasalahan yang ada. Metode untuk menganalisa sistem yang digunakan di sekolah SMK. Bina Sarana Industri ini menggunakan metode waterfall. Berikut analisa kebutuhan sistem adminstrasi pada SMK. Bina Sarana Industri yang diusulkan :
1. Tata Usaha mengakes menu login.
2. Tata Usaha mengakses menu admistrasi a. Mengelola Daftar Ulang
1) Dapat menginput data siswa
2) Dapat menginput nomor induk siswa
3) Dapat menginput pembayaran daftar ulang siswa 4) Dapat memilih tahun ajaran siswa
5) Dapat memilih kelas siswa 6) Dapat memilih jurusan siswa
7) Dapat mencetak kwitansi pembayaran daftar ulang
8) Dapat memilih tahun ajaran siswa
9) Dapat mencari data pembayaran yang telah diinput 10) Dapat menghapus formulir daftar ulang
11) Dapat menyimpan formulir daftar ulang 12) Dapat mengedit formulir daftar ulang b. Mengelola transaksi Siswa
1) Dapat mecari data pembayaran SPP 2) Dapat menginput data pembayaran SPP 3) Dapat menyimpan data pembayaran SPP 4) Dapat mencetak data pembayaran SPP 5) Dapat menghapus data pembayaran SPP
6) Dapat mengolah data transaksi pembayaran siswa 7) Dapat memilih periode transaksi
8) Dapat menampilkan data transaksi siswa 3. Tata Usaha Mengakses menu laporan
a. Mengelola laporan Siswa 1) Dapat memilih periode laporan 2) Dapat menampilkan data siswa 3) Dapat mencetak laporan data siswa b. Mengelola laporan transaksi siswa
1) Dapat memilih periode laporan
2) Dapat menampilkan laporan transaksi bulanan
3) Dapat menampilkan laporan transaksi tahunan
4) Dapat menampilkan laporan data transaksi angsuran
5) Dapat menampilkan laporan data transasi lunas
6) Dapat mencetak laporan transaksi 4. Bagian tata usaha mengakses keluar 5. Bagian kepala sekolah login
6. Bagian kepala sekolah mengakses laporan a. Mengelola laporan Siswa
1) Dapat memilih periode laporan 2) Dapat menampilkan laporan 3) Dapat mencetak laporan
b. Mengelola laporan transaksi siswa 1) Dapat memilih periode laporan
2) Dapat menampilkan laporan transaksi bulanan 3) Dapat menampilkan laporan transaksi tahunan 4) Dapat menampilkan laporan data transaksi angsuran 5) Dapat menampilkan laporan data transasi lunas 6) Dapat mencetak laporan transaksi
7. Bagian Kepala Sekolah mengakses Keluar
8. Siswa mengakses menu login.
4.1.2. Rancangan Diagram Use Case
4.1.1 Use Case diagram
1. Use case diagram dari login yang diakses oleh kepala sekolah:
2.
Gambar IV.1
Use Case Login Kepala Sekolah
Tabel IV.1 Dekripsi Gambar Use Case Login Kepala Sekolah Use Case Narative Login Kepala Sekolah
Tujuan Melakukan Login dan masuk kedalam sistem
penerimaan peserta didik baru
Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk
mengakses menu transaksi dan laporan.
Skenario Utama
Aktor Bagian Tata Usaha
Kondisi Awal Aktor membuka aplikasi penerimaan peserta didik baru
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih tombol Masuk 2. Aktor memilih hak akses 3. Aktor memilih tombol Keluar
Sistem akan menampilkan textbox untuk mengisi nama dan password
Sistem akan menampilkan utama sesuai dengan hak akses pengguna
Sistem akan membatalkan proses dan keluar dari aktivitas
Kondisi Akhir Jika perintah sesuai maka sistem akan masuk kedalam sistem penerimaan peserta didik baru dan aktor dapat melakukan aktivitas didalam sistem
2. Use case diagram dari login yang diakses oleh tata usaha:
`
Gambar IV.2 Use Case Login Tata Usaha
Tabel IV.2 Dekripsi Gambar Use Case Login Tata Usaha Use Case Narative Login Tata Usaha
Tujuan Melakukan Login dan masuk kedalam sistem
penerimaan peserta didik baru
Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk
mengakses menu laporan dan pengaturan.
Skenario Utama
Aktor Bagian Kepala Sekolah
Kondisi Awal Aktor membuka aplikasi penerimaan peserta didik baru
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih tombol Masuk 2. Aktor memilih hak akses 3. Aktor memilih tombol Keluar
Sistem akan menampilkan textbox untuk mengisi nama dan password
Sistem akan menampilkan utama sesuai dengan hak akses pengguna
Sistem akan membatalkan proses dan keluar dari aktivitas
Kondisi Akhir Jika perintah sesuai maka sistem akan masuk kedalam sistem penerimaan peserta didik baru dan aktor dapat melakukan aktivitas didalam sistem
3. Use Caxe diagram menu utama Tata Usaha
Login
Keluar
Laporan Transaksi Laporan Siswa Laporan
Transaksi Daftar Ulang
Administrasi
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
Tata Usaha
Gambar IV.3
Use Case Menu Utama Tata Usaha
Tabel IV.3 Dekripsi Gambar Use Case Menu Utama Tata Usaha Use Case Narative menu utama Tata Usaha
Tujuan Memilih menu Utama Yang akan si proses
Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk
mengakses menu administrasi dan laporan.
Skenario Utama
Aktor Bagian Tata Usaha
Kondisi Awal Aktor telah akses masuk menu login
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu Aministrasi
2. Aktor memilih menu laporan
Sistem akan menampilkan submenu transaksi dan daftar ulang
Sistem akan menampilkan sub menu laporan siswa dan laporan transaksi
Kondisi Akhir Jika aktor memilih salah satu menu maka akan menampilkan proses kerja menu tersebut
4. Use Case menu utama Kepala Sekolah
Login
Keluar
Laporan transaksi siswa Laporan Siswa
Laporan
<<include>>
<<include>>
Kepala Sekolah
Gambar IV.4
Use Case Menu Utama Kepala sekolah
Tabel IV.4 Dekripsi Gambar Use Case Menu Utama Tata Usaha Use Case Narative menu utama Tata Usaha
Tujuan Memilih menu Utama Yang akan si proses
Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk
mengakses menu laporan.
Skenario Utama
Aktor Bagian Kepala Sekolah
Kondisi Awal Aktor telah akses masuk menu login
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu laporan Sistem akan menampilkan sub menu laporan siswa dan laporan transaksi
Kondisi Akhir Jika aktor memilih salah satu menu maka akan menampilkan proses kerja menu tersebut
5. Use Case menu Daftar ulang oleh Tata Usaha
Administrasi
Mengimput Nomor Induk Siswa Menyimpan Data
Siswa
Daftar Ulang
<<include>>
<<include>>
TU
<<include>>
Mengimput Pembayaran Daftar
Ulang Siswa
<<include>>
Memilih Tahun Ajaran Siswa
<<include>>
Memilih Kelas Siswa
<<include>>
Memilih Jurusan Siswa
Mencetak Kwitansi Pembayaran Daftar Ulang
Memilih Tahun Ajaran Siswa
Mencari Data Pembayaran Menghapus Form Daftar
Ulang Menyimpan Form Daftar
Ulang Mengedit Form Daftar
Ulang
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
Gambar IV.5
Use Case Menu Daftar Ulang
Tabel IV.5 Dekripsi Gambar Use Case Menu Daftar Ulang Use Case Narative Menu Daftar Ulang
Tujuan Menginput Data siswa yang melakukan daftar
ulang
Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk
menyimpan data siswa yang telah melakukan daftar ulang
Skenario Utama
Aktor Bagian Tata Usaha
Kondisi Awal Aktor telah memilih menu Daftar Ulang
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor menginput data 2. Aktor mengupload data
3. Aktor memilih tombol cetak 4. Aktor memilih tombol cari 5. Aktor memilih tombol simpan 6. Aktor memilih tombol tambah
7. Aktor memilih tombol batal
Sistem akan memproses perintah inputan data yang dimasukan oleh aktor.
Sistem akan menyimpan data lampiran file yang telah di upload oleh aktor kedalam database.
Sistem akan menampilkan textbox tampilan cetak kwitansi.
Sistem akan memproses perintah pencarian data yang dicari oleh aktor.
Sistem akan menyimpan data yang telah diinput oleh aktor kedalam database.
Sistem akan menyimpan data yang sebelumnya telah dimasukan dan menampilkan tampilan inputan yang baru.
Sistem akan membatalkan aktivitas dan menghapus inputan yang dimasukan oleh
8. Aktor memilih tombol keluar
aktor.
Sistem akan mengeluarkan aktor dari tampilan menu transaksi daftar ulang
Kondisi Akhir Jika perintah sesuai maka sistem akan merespon sesuai dengan reaksi sistem pada menu daftar ulang dan aktor dapat melakukan aktivitas didalam sistem.
6. Use Case menu Transaksi
Administrasi
Menginput data transaksi pembayaran Mencari data transaksi pembayaran
Transaksi
<<include>>
<<include>>
TU
<<include>>
Menyimpan data transaksi pembayaran
<<include>>
Mengolah data transaksi
<<include>>
Menghapus data transaksi
<<include>>
Memilih periode transaksi pembayaran
Menampilkan data transaksi pembayaran
siswa
<<exclude>>
<<exclude>>
Gambar IV.6 Use Case Menu Transaksi
Tabel IV.6 Dekripsi Gambar Use Case Menu Transaksi Use Case Narative Menu Transaksi
Tujuan Menginput Data siswa yang
melakukantransaksi pembayaran
Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor mengelola
data transaksi siwa Skenario Utama
Aktor Bagian Tata Usaha
Kondisi Awal Aktor telah memilih menu Transaksi
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor menginput data 2. Aktor memilih tombol cetak 3. Aktor memilih tombol cari
Sistem akan memproses perintah inputan data yang dimasukan oleh aktor..
Sistem akan menampilkan textbox tampilan cetak kwitansi.
Sistem akan memproses perintah pencarian data yang dicari oleh aktor.
4. Aktor memilih tombol simpan 5. Aktor memilih tombol batal
6. Aktor memilih tombol keluar
Sistem akan menyimpan data yang telah diinput oleh aktor kedalam database.
Sistem akan membatalkan aktivitas dan menghapus inputan yang dimasukan oleh aktor.
Sistem akan mengeluarkan aktor dari tampilan menu transaksi
Kondisi Akhir Jika perintah sesuai maka sistem akan merespon sesuai dengan reaksi sistem pada menu transaksi pembayaran dan aktor dapat melakukan aktivitas didalam sistem.
7. Use case menu Laporan
Laporan
TU
Mencetak laporan transaksi Menampilkan laporan
transaksi bulanan, transaksi tahunn, transaksi angsuran,
transaksi lunas Mencetak laporan
Menampilkan laporan Memilih periode
laporan
Laporan transaksi siswa Laporan siswa
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
<<include>>
Kepala sekolah
Gambar IV.7 Use Case Menu Laporan
Tabel IV.7 Dekripsi Gambar Use Case Menu laporan Use Case Narative Menu Laporan
Tujuan Menampilkan laporan data siswa dan data
transaksi
Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor mengelola
data transaksi siswa Skenario Utama
Aktor Bagian Tata Usaha dan Kepala Sekolah
Kondisi Awal Aktor telah memilih menu laporan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih periode laporan .Sistem akan memproses perintah untuk menampilkan pilihan periode pada laporan data siswa dan transaksi.
2. Aktor memilih tombol tampilkan 3. Aktor memilih tombol cetak 4. Aktor memilih tombol cari 5. Aktor memilih tombol simpan 6. Aktor memilih tombol tambah
7. Aktor memilih tombol batal
8. Aktor memilih tombol keluar
Sistem akan menampilkan textbox tampilan laporan data siswa
Sistem akan menampilkan textbox tampilan cetak laporan yang dipilih.
Sistem akan memproses perintah pencarian data yang dicari oleh aktor.
Sistem akan menyimpan data yang telah diinput oleh aktor kedalam database.
Sistem akan menyimpan data yang sebelumnya telah dimasukan dan menampilkan tampilan inputan yang baru.
Sistem akan membatalkan aktivitas dan menghapus inputan yang dimasukan oleh aktor.
Sistem akan mengeluarkan aktor dari tampilan menu laporan.
Kondisi Akhir Jika perintah sesuai maka sistem akan merespon sesuai dengan reaksi sistem pada menu transaksi laporan dan aktor dapat melakukan aktivitas didalam sistem.
8. Use case diagram dari menu keluar:
Gambar IV.8 Use Case Menu Keluar
Tabel IV.8 Dekripsi Gambar Use Case Menu Keluar Use Case Narative Menu Keluar
Tujuan Masuk ke menu keluar dan keluar dari menu
utama sistem penerimaan peserta didik baru.
Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk
mengakses menu keluar.
Skenario Utama
Aktor Bagian Kepala Sekolah, Tata Usaha
Kondisi Awal Aktor masuk kedalam menu pilihan keluar dari
sistem aplikasi penerimaan peserta didik baru
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih tombol logout 2. Aktor memilih tombol batal
Sistem akan mengeluarkan aktor dari tampilan menu utama sistem.
Sistem akan membatalkan perintah dan kembali ke menu utama sistem.
Kondisi Akhir Jika perintah sesuai maka aktor akan keluar dari sistem penerimaan peserta didik baru.
4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas 1. Activity Diagram Menu login
Gambar IV.9 Activity Diagram Menu Login
2.
Activity diagram dari menu transaksi yang dapat di akses oleh tata usaha:Mengelola Transaksi Siswa
Sistem Pengguna
Klik data Transaksi Siswa
Memberikan pilihan
Menentukan pilihan
Menampilkan data Transaksi Siswa
Cari Input
Tidak Valid
Valid
Data berhasil ditemukan Data tidak
ditemukan
Mencari Data Transaksi Siswa
berdasarkan
Proses Simpan Memproses data
Transaksi Siswa
Proses Simpan
Menyimpan data Transaksi Siswa
Edit Hapus
Gambar IV.10 Activity Diagram Menu transaksi
3.
Activity diagram dari menu Daftar Ulang yang dapat di akses oleh tata usaha:Mengelola Daftar Ulang
Sistem Pengguna
Klik data Administrasi
Menampilkan data Administrasi
Klik data Daftar Ulang
Menampilkan data Daftar Ulang
Memberikan pilihan
Input Cari
Mencari Data Daftar Ulang berdasarkan
Tidak Valid Valid
Data tidak ditemukan
Data berhasil ditemukan Memproses data
Daftar Ulang
Proses Simpan
Hapus Edit
Proses Simpan
Cetak
Proses
Cetak Proses Batal
Menyimpan data Daftar Ulang
Data Daftar Ulang Memberikan pilihan
Gambar IV.11 Activity Diagram Menu Daftar Ulang
4.
Activity diagram dari menu laporan yang dapat di akses oleh tata usaha :Gambar IV.12 Activity Diagram Menu Laporan Tata Usaha Mengakses Menu Laporan Tata Usaha
Sistem Pengguna
Klik data Laporan
Menampilkan data Laporan
Laporan Transaksi Siswa
Memberikan pilihan
Menentukan pilihan
Laporan Siswa
Klik data Laporan Siswa
Klik data Laporan Transaksi Siswa
Menampilkan form Laporan Transaksi
Siswa Menampilkan
Laporan Siswa
Memberikan Pilihan
Buat
Laporan Transaksi
Siswa Tahunan
Laporan Transaksi Angsuran
Laporan Transaksi
Lunas Laporan
Transaksi Siswa Bulanan
Menentukan pilihan
Input Periode
Cetak
Ya Tidak
Proses Cetak
Proses Batal
Form Laporan
5.
Activity diagram dari menu laporan yang dapat di akses oleh kepala sekolah :Mengakses Menu Laporan Kepala Sekolah
Sistem Pengguna
Klik data Laporan
Menampilkan data Laporan
Laporan Transaksi Siswa
Memberikan pilihan
Menentukan pilihan
Laporan Siswa
Klik data Laporan Siswa
Klik data Laporan Transaksi Siswa
Menampilkan form Laporan Transaksi
Siswa Menampilkan
Laporan Siswa
Memberikan Pilihan
Buat
Laporan Transaksi
Siswa Tahunan
Laporan Transaksi Angsuran
Laporan Transaksi
Lunas Laporan
Transaksi Siswa Bulanan
Menentukan pilihan
Input Periode
Cetak
Ya Tidak
Proses Cetak
Proses Batal
Form Laporan
Gambar IV.13 Activity Diagram Menu Laporan Kepala Sekolah
4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan 1. User interface login
Gambar IV.14.
User Interface Login 2. Tampilan Input Transaksi
Gambar IV.15.
Tampilan Input Transaksi
3. Tampilan Input Daftar Ulang
Gambar IV.16.
Tampilan Input Daftar Ulang
4.2. Perancangan Perangkat Lunak 4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
nis
ket No_hp Nm_ibu Nm_ayah
agama
Tgl_lahir tempat
No_daftar
Nama_lengkap
Siswa registrasi
Daftar ulang
Prog_keahlian
Kd_daftarulang
Tgl_daftarulang Total_biaya
Uang_spp Uang_daftar
nis
Nama_lengkap Fc_ijazah
Fc_skhun Fc_kk
Mengelola
user
Hak_akses
password Kd_user username Mengelola
transaksi Nama_lengkap
Besaran Tgl_tr Jenis_tr
nis
Memiliki 1
1
N
1
N 1 1
1
Gambar IV.17.
Tampilan ERD
4.2.2. Logical Record Structure (LRS)
Gambar IV.18
LRS Sistem Administrasi siswa
4.2.3. Spesifikasi File
1. Spesifikasi File Tabel Username.
Nama File : Username Akronim : user
Fungsi : Untuk Menyimpan Data User Tipe File : File Master
Akses File : Random
Panjang Record : 41
Kunci Field : kd_user
Tabel IV.9.
Spesifikasi File Tabel Username.
No Elemen Data Nama File Tipe Size Keterang an
1 Kode user Kd_user Varchar 6 Primary
Key
2 Username username Varchar 15
3 Password password Varchar 12
4 Hak Akses hakakses Varchar 8
2. Spesifikasi File Tabel Transaksi.
Nama File : transaksi Akronim : transaksi
Fungsi : Untuk Menyimpan Data transaksi pembayaran.
Tipe File : File Transaksi Akses File : Random Panjang Record : 75
Kunci Field : kd_transaksi
Tabel IV.10.
Spesifikasi File Tabel Transaksi
3. Spesifikasi File Tabel Daftar Ulang.
Nama File : Daftar Ulang Akronim : daftar ulang
No Elemen Data Nama File Tipe Size Keterangan 1. Kode Transaksi Kd_transaksi Varchar 10 Primary
Key
2. NIS Nis Integer 15 Foreign key
3. Nama Lengkap nama_lengkap Varchar 30
4. Jenis Jenis Varchar 20
5. Tanggal Tgl Date
6. Besaran Besaran Double
Fungsi : Untuk Menyimpan Data Daftar Ulang Tipe File : File Transaksi
Akses File : Random Panjang Record : 55
Kunci Field : Kode Daftar Ulang
Tabel IV.11.
Spesifikasi File Tabel Daftar Ulang.
N
o Elemen Data Nama File Tipe Size Keterangan 1. Kode Daftar
Ulang
Kd_daftarulang Integer 10 Primary Key
2. NIS Nis Integer 15 Foreign key
3. Nama Lengkap nama_lengkap Varchar 30 4. Uang Daftar uangdaftar Double
5. Uang SPP Uangspp Double
6. Total Total Double
7. Tanggal Tgl_daftarulang Date
4. Spesifikasi File Tabel Siswa.
Nama File : Siswa Akronim : Siswa
Fungsi : untuk mengetahui Data Siswa Tipe File : File Laporan
Akses File : Random
Panjang Record : 85
Kunci Field : nis
Software : Mysql
Tabel IV.11.
Spesifikasi File Tabel Daftar Ulang.
N
o Elemen Data Nama File Tipe Size Keterangan 1. Nomor induk
siswa
Nis Integer 15 Primary Key
2. Nama Lengkap Nama_lengkap Varchar 30
3. Tempat Tempat Varchar 20
4. Tanggal lahir Tgl_lahir Date
5. Nama ayah Nm_ayah Varchar 30 6. Nama ibu Nm_ibu Varchar 30
7. Agama Agama Varchar 15
8. Keterangan Ket Varchar 10
4.2.4. Sequence Diagram
1. Sequence Diagram Daftar Ulang
TU Form Daftar Ulang Control
Daftar Ulang Daftar Ulang 1. Tambah 1.1. Get nis 1.1.1. Get nis
1.2. Get nis
2. Set tahun ajaran siswa
4. set kelas
5. Get Pembayaran
2.1. set tahun ajaran siswa
4.1. set kelas
5.1. set kategori
6. simpan
7. Cari 8. hapus 9. edit
3. Set jurusan 3.1. set jurusan
10. cetak
Gambar IV.19.
Sequence Diagram Daftar Ulang
2. Sequence Diagram Transaksi
TU Form Transaksi
Pembayaran Control Transaksi
Pembayaran Transaksi Pembayaran
1. Tambah 1.1. Get
pembayaran
1.1.1. Get pembayaran 1.2. Get
pembayaran
2. Set periode pembayaran
2.1. set periode pembayaran
6. simpan
7. Cari 8. hapus
