MANUAL PROSEDUR (MP) ATAU STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

9/4/2016 1

MANUAL PROSEDUR (MP) ATAU

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Disampaikan oleh:

Dr. Eming Sudiana, M.Si.

Pelatihan SPMI, Auditor SPMI, dan Akreditasi Prodi Universitas Perjuangan

Tasikmalaya, 3-7 Agustus 2016

Dokumen SPMI Dikti

• Kebijakan SPMI

• Manual SPMI

• Standar SPMI

• Manual Prosedur ≈ SOP

• Borang/Formulir

3

Guna menuju Penjaminan Mutu Pendidikan dan mendapatkan kepuasan stakeholders

Maka proses pendidikan harus dijalankan dengan baik sesuai dengan standar SPMI

Untuk melaksanakan proses pendidikan sesuai dg Standar SPMI diperlukan SOP dan Borang

SOP dan Borang harus sesuai dengan jenis dan jumlah Standar Mutu

1. Mengapa Perlu SOP dan Borang/Formulir

a. Manual Prosedur SPMI atau SOP:

• Manual Prosedur SPMI (SOP) ialah dokumen tertulis yang berisi urutan tata kerja untuk melakukan sesuatu guna mencapai hasil sesuai dengan standar SPMI yang telah ditetapkan.

=== Bandingkan dengan MANUAL SPMI====

• Manual Prosedur SPMI (SOP) merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Dokumen Kebijakan SPMI, Manual SPMI, dan Standar SPMI.

• Fungsi Manual Prosedur SPMI atau SOP adalah :

1. sebagai patokan/acuan minimal prosedur yang harus dilakukan untuk mewujudkan isi standar mutu

2. Definisi

5

b. Formulir/Borang/Proforma SPMI :

• Borang/formulir/Froforma ialah dokumen tertulis yg berisi catatan tentang informasi dalam melaksanakan kegiatan SPMI PT

• Formulir/Borang/Froforma digunakan sebagai alat untuk merekam atau menyimpan data dan informasi tentang implementasi dari PPEPP dalam masing-

masing standar SPMI PT.

• Fungsi Borang/Formulir/Froforma adalah :

1. untuk mencatat/merekam informsi proses dan atau hasil kegiatan tertentu

2. Alat untuk memantau, mengontrol,

mengendalikan, mengoreksi, dan mengevaluasi pelaksanaan SPMI PT

3. Sebagai bukti otentik untuk mencatat dan

merekam pelaksanaan SPMI PT

LANDASAN FILOSOFIS MP

• Self-explanation

– Isi SOP harus mampu menjelaskan

• Independent

– SOP tdk memerlukan buku/panduan lain

• Concise

– Padat, ringkas

• Comprehensive

– Lengkap, menyeluruh

Tahapan kerja/perintah dapat dengan mudah dipahami dan

dilaksanakan oleh

pengguna

9/4/2016 7

Setiap Standar memerlukan:

• Manual prosedur (MP) / SOP

• Formulir Kerja (borang)

• Dokumen Pendukung (SK, referensi, dsb) Contoh:

Standar Evaluasi Kurikulum

MP HENDAKNYA:

• MEMBERIKAN PENJELASAN ATAS SATU (1) PROSEDUR/PROSES KEGIATAN SAJA DARI AWAL – AKHIR (SELESAI)

• MENCANTUMKAN PERKIRAAN KISARAN

WAKTU YANG DIPERLUKAN PENGGUNA

DARI AWAL – AKHIR (SELESAI)

TIPE PENYAJIAN MP

• Naratif / Deskriptif

• Bagan alir

• Tabel

• Kombinasi di atas

• Metode lain sesuai dengan keperluan organisasi

9/4/2016 9

FORMAT UMUM MP - PROSEDUR

No. Simbol Keterangan

1 Memulai dan mengakhiri prosedur

2 Proses dikerjakan

3 Pilihan/option/evaluasi/keputusan

4 Dokumentasi/pendataan/pengarsipan 5 Konektor/menyambung ke halaman lain

Keterangan simbol pada Diagram Alir:

• SOP dg model bagan alir hendaknya dilengkapi dg kolom PIHAK-PIHAK YANG

BERKEPENTINGAN

• Pihak-pihak yang berkepentingan diurutkan berdasarkan pada urut-urutan kegiatan yang dilakukan, sebagaimana dinyatakan pada

prosedur naratif

9/4/2016 11

Contoh:

• Isi Standar Evaluasi Kurikulum:

Ketua program studi harus melakukan evaluasi kurikulum agar lulusan yang dihasilkan sesuai dengan kebutuhan masyarakat minimal 5 tahun sekali

• Standar tsb membutuhkan : (1) MP/SOP evaluasi kurikulum (2) Formulir (format) kurikulum

(3) Dokumen pendukung (Kepmendiknas 232-

045, buku panduan KBK,dsb)

13

3. Syarat, Struktur dan Format PM / SOP

• Syarat Manual Prosedur atau SOP:

• harus mengandung informasi penting minimum dr suatu kegiatan.

• harus diidentifikasi dan dikendalikan agar memudahkan penggunaannya.

• harus dinyatakan secara tertulis dan disyahkan (terdokumentasi)

• Manual Prosedur atau SOP minimal memuat:

1. Identitas dan Judul SOP 2. Tujuan SOP

3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Standar

5. Definisi Istilah

6. Penanggung Jawab

7. Prosedur suatu kegiatan secara tertulis.

8. Bagan alir.

9. Hal lain yang sesuai dengan keperluan SOP

1. Judul:

• Ditulis singkat jelas dan sesuai dengan inti target yg ingin dicapai 2. Tujuan (proses dan kegiatan):

• Ditulis rinci tapi jelas sesuai dengan target yg ingin dicapai.

3. Luas Lingkup (proses dan kegiatan):

• dideskripsi dengan jelas liputan wilayahnya dan kemungkinan yang bukan wilayahnya.

• Tingkat rincian dapat berbeda tergantung pada kerumitan kegiatan, metode yang digunakan, ketrampilan dan latihan yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan

4. Definis Istilah

• Jelaskan istilah-istilah yang digunakan dalam SOP secara operasional

5. Tanggungjawab dan wewenang (fungsi organisasi dan orang):

• diidentifikasi (format bagan alir / teks).

15

5. Rekaman:

• Rekaman kegiatan harus ditentukan dengan pasti.

• Cara melengkapi, mengarsip, dan menyimpan rekaman, harus dinyatakan dengan jelas.

6. Lampiran:

• Informasi pendukung PM dapat ditambahkan 7. Kajiulang, persetujuan dan revisi:

• Bukti kajiulang dan persetujuan, status dan tanggal revisi MP harus ditulis dengan jelas.

8. Identifikasi Perubahan:

• Sifat perubahan harus dinyatakan dengan jelas di dalam

dokumen atau pada lampiran yang sesuai.

Yang harus dipertimbangkan dalam deskripsi kegiatan:

1. Kebutuhan organisasi, pelanggan dan stakeholder lain

2. Deskripsi proses dalam bentuk bagan alir sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan.

3. Hal yang akan dikerjakan, oleh siapa, oleh bagian mana organisasi, mengapa, kapan, dimana, dan bagaimana.

4. Deskripsi kendali proses dan kendali kegiatan yang telah diidentifikasi.

5. Sumber daya yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan (personalia, pelatihan, perlengkapan dan bahan).

6. Dokumentasi yang tepat sehubungan dengan kegiatan yang

dikehendaki.

17

Jenis dan Jumlah PM/SOP dan Borang:

• SOP dan Borang harus disesuaikan dengan isi standar SPMI Perguruan Tinggi Masing-masing

• Terdapat berbagai macam dan jumlah SOP maupun Borang

• Setiap standar mutu memerlukan minimal satu macam SOP dan satu macam Borang

• SOP dan Borang harus sesuai dengan standar mutu dan peruntukannya

4. Merancang Manual Prosedur/SOP

dan Borang SMPI

Contoh Standar, SOP dan Borang SPMI Di UNSOED

Standar dari SNP SOP Borang/Formulir

Standar Isi, dapat terdiri atas:

1. Standar Visi dan Misi

Standar Mahasiswa Baru, dpt terdiri atas : 1. Standar Rekruitasi dan Seleksi Calon

Mahasiswa Baru

2. Standar Bimbingan Akademik Mahasiswa Baru (BAMBA)

1. SOP Perumusan Visi dan Misi 2. SOP Perubahan Visi dan Misi

1. SOP Penerimaan Mahasiswa Baru, dpt berisi:

- Tatacara Promosi

- Persyaratan calon mahasiswa baru

2. SOP Ujian Masuk Mahasiswa Baru, dapat berisi tentang:

- SOP Penyusunan Soal - SOP Pengawas Ujian masuk - SOP Pemeriksaan

3. SOP Daftar Ulang Mahasiswa Baru dan Mahasiswa Lama

1. SOP BAMBA

1. Borang evaluasi visi dan misi 2. Borang penjaringan pendapat

stakeholders tentang visi & misi 1. Formulir kesediaan promosi

2. Formulir Pendaftaran Mahasiswa Baru

1. Formulir kesediaan mengawas 2. Formulir kesediaan menyusun soal 3. Daftar Hadir Peserta Ujian Mahasiswa

Baru

4. Daftar Hadir Pengawas Ujian Masuk Mahasiswa baru

1. Formulir Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru/Lama

2. Formulir Check list Registrasi Mahasiswa Baru/Lama 1. Formulir Peserta BAMBA

2. Formulir Kesediaan Dosen Mengisi

19

Contoh Jenis Standar, SOP dan Borang SPMI

Standar dari SNP SOP Borang/Formulir

Standar Proses Pembelajaran:

3. Standar Pelayanan Perkuliahan

4. Standar Praktikum

5. Standar Penilaian Mahasiswa

1. SOP Pembimbingan Akademik

2. SOP Pelayanan Pengisian KRS

3. SOP Perubahan dan Pembatalan Kartu Rencana Studi

4. SOP Perencanaan Pengajaran

5. SOP Pelaksanaan Proses Pembelajaran di Kelas

6. SOP Praktikum

- Instruksi Kerja Penggunaan Alat Lab

- Instruksi Kerja Pengukuran pH, COD, BOD, Sayatan Preparat, Mereaksikan zat kimia, pembuatan herbarium

7. SOP Responsi Praktikum

8. SOP Penilaian Mahasiswa, dapat berisi - UTS dan UAS

1. Borang Kemajuan Belajar Mahasiswa 2. Borang Pembimbingan Akademik 1. Borang KRS

1. Formulir Perubahan KRS

1. Formulir Kesediaan Mengajar Bagi Dosen 2. Formulir Penugasan Mengajar Bagi

Dosen

3. Borang GBPP dan SAP

1. Berita Acara Perkuliahan

2. Borang daftar Hadir Mahasiswa dan Dosen di Kelas

3. Borang Keaktifan Mahasiswa di Kelas 4. Daftar Hadir Mahasiswa dan Dosen 1. Berita Acara Praktikum

2. Borang Pendaftaran Mahasiswa Praktikum

1. Daftar Hadir Responsi Praktikum 1. Daftar Hadir UTS/UAS

2. Daftar Nilai Ujian Matakuliah 3. Kartu Hasil Studi Mahasiswa

Contoh Jenis Standar, SOP dan Borang SPMI:

Contoh Standar Contoh SOP Contoh Borang

Standar Penilaian Pendidikan : 7. Standar Penyelesaian Tugas

Akhir dan Ujian Akhir Mahasiswa

8. Standar Evaluasi Hasil Belajar Mahasiswa

9. Standar Pelayanan Ijazah dan Transkrip

1. SOP Penyelesaian Tugas Akhir Mahasiswa Dapat terditri atas:

- SOP Kerja Praktik

- SOP Seminar dan Ujian Proposal Skripsi - SOP Pembimbingan Kerja Praktik dan Skripsi - SOP Seminar Hasil Penelitian

- SOP Ujian Skripsi

- SOP Ujian Pendadaran / Komprehensip - SOP Yudisium

2. SOP Evaluasi hasil Belajar Mahasiswa, dapat terdiri atas:

- SOP EHB dua tahun pertama - SOP EHB dua tahun kedua

1. SOP Pelayanan Ijazah dan Transkrip

2. SOP Pelayanan Transkrip dan Ijazah Yang Hilang

1. Borang Pendaftaran Kerja Praktik

2. Borang Kesediaan Pembimbing Kerja Praktik 3. Borang Proses Pembimbingan Kerja Praktik 4. Borang Usulan Topik Penelitian dan Calon

Pembimbing Skripsi

5. Borang Kesediaan Calon Pembimbing Skripsi 6. Borang Proses Pembimbingan Kerja Praktik/Skripsi 7. Borang Pendaftaran Seminar dan Ujian Proposal

Skripsi

8. Borang Pendaftaran Seminar dan Ujian Skripsi 9. Borang Pendaftaran Ujian

Pendadaran/Komprehensip

10. Daftar Hadir Mahasiswa, Dosen Penguji dan Peserta Seminar

11. Daftar hadir Mahasiswa dan Dosen Penguji Ujian Pendadaran/Komprehensip

1. Borang evaluasi hasil belajar (EHB) mahasiswa 2 tahun pertama

2. Borang evaluasi hasil belajar (EHB) mahasiswa 2 thn kedua

1. Borang Bukti Penerimaan Ijazah dan Transkrip 1. Borang Permohonan Pelayanan Ijazah/Transkrip

21

Latihan

Menyusun

Prosedur Mutu (SOP)

dan Borang SPMI

23

Instruksi Kerja (IK)

Praktik Penyusunan PM (SOP) dan Borang SPMI:

1. Peserta dibagi ke dalam 3 kelompok

2. Setiap kelompok mengerjakan penyusunan Prosedur Mutu (SOP) dan Borang/Formulir dari standar SPMI

Kelompok 1 Standar Pendidikan Kelompok 2 Standar Penelitian

Kelompok 3 Standar Pegabdian Masyarakat 3. Presentasikan SOP dan Borang Hasil Kerja

Kelompok tsb

25

Kelompok Materi Tugas

SOP Borang

I SOP Proses Pembelajaran (Akademik), dpt terdiri atas SOP:

1. Pendaftaran Mahasiswa Baru

2. Pendaftaran Ulang Mahasiswa Baru 3. Pendaftaran Ulang Mahasiswa Lama 4. Pembimbingan Akademik

5. Pelayanan Pengisian Kartu Rencana Studi

6. Perubahan dan Pembatalan Kartu Rencana Studi 7. Pelaksanaan Perkuliahan

8. Pelayanan Praktikum

- Instruksi Kerja Penggunaan Alat Lab

- Instruksi Kerja Pengukuran pH, COD, BOD, Sayatan

Preparat, Mereaksikan zat kimia, pembuatan herbarium 9. Penilaian Mahasiswa

- Responsi Praktikum - UTS dan UAS

9. Penyelesaian Tugas Akhir

10. Evaluasi Hasil Belajar (Proses DO) 11. Pelayanan Ijazah dan Transkrip

Tentukan sendiri

Materi tugas untuk setiap kelompok

Kelompok Materi Tugas

SOP Borang

II SOP Penilaian Pendidikan , dpt terdiri atas:

1. SOP Penyelesaian Tugas Akhir Mahasiswa, misalnya SOP tentang:

- Kerja Praktik

- Seminar dan Ujian Proposal

- Pembimbingan Kerja Praktik dan Skripsi - Seminar Hasil Penelitian

- Ujian Skripsi

- Ujian Pendadaran / Komprehensip - Yudisium

2. SOP Evaluasi hasil Belajar Mahasiswa, misalnya SOP tentang:

- SOP EHB dua tahun pertama - SOP EHB dua tahun kedua

3. SOP Pelayanan Ijazah & Transkrip, dpt terdiri atas:

- SOP Pelayanan Ijazah dan Transkrip - SOP Pelayanan Ijazah Yang Hilang

Tentukan sendiri

Materi tugas untuk setiap kelpompok

27

Kelompok Materi Tugas

SOP Borang

III SOP Kemahasiswaan, dapat terdiri atas:

1. SOP Pembentukan UKM 2. SOP Menjadi Anggota UKM

3. SOP Peminjaman Fasilitas Oleh UKM 4. SOP Perijinan Penyelenggaraan Kegiatan 5. SOP Mahasiswa yang Mengikuti Kegiatan

Dalam dan Luar Negari

6. Mengikuti Kompetisi Karya Tulis Mahasiswa

7. Mengikuti Presentasi Pemikiran Kritis Mahasiswa

8. Pemilihan Mahasiswa Berprestasi 9. Penyelenggaraan Minat Bakat dan

Kegemaran

10. Pengajuan Dana Bantuan Kecelakaan Bagi mahasiswa

Tentukan sendiri

Materi tugas untuk setiap kelompok

Kelompok Materi Tugas

SOP Borang

IV SOP Pendidik & Tenaga Kependidikan ^, dapat terdiri atas SOP:

1. Penyusunan Formasi Pegawai

2. Pemrosesan Rekruitmen (Penerimaan) Pegawai 3. Pengurusan Pemindahan Pegawai

4. Pengangkatan/Perpanjangan Surat Keputusan Tenaga Honorer/Kontrak

5. Pengurusan Kartu Pegawai Yayasan 6. Pemilhan Pegawai Teladan

7. Pengurusan Kartu Asuransi Kesehatan (Askes) 8. Pemberian Penghargaan Pegawai Berprestasi 9. Penyusunan Laporan Daftar Hadir Pegawai

10. Pemberhentian/Pensiun Pegawai, Janda/Duda dan Anak atau Anak-anak

11. Pemberian Cuti Pegawai

12. Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan

13. Rekruitmen Jabatan Tugas Tambahan Dosen

Tentukan sendiri

Materi tugas untuk setiap kelompok

29

Kelompok Materi Tugas

SOP Borang

II SOP Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, dpt terdiri atas SOP:

A. Penelitian:

1. Penyampaian informasi penelitian/PKM dari LPPM ke Fakultas/Dosen/Mahasiswa

2. Usulan dan pelaksaaan Penelitian/PKM oleh Dosen yang didanai dari luar UNIGAL

3. Usulan dan pelaksaaan Penelitian/PKM oleh Dosen yang didanai Unsoed

4. Usulan dan pelaksaaan Penelitian/PKM oleh Dosen yang didanai Fakultas

5. Usulan dan pelaksaaan Penelitian/PKM oleh Dosen Atas Biaya Sendiri

6. Pendaftaran Kuliah Kerja Nyata (KKN) B. Pengabdian Masyarakat:

1. Penyampaian informasi ABMAS dari LPPM ke Fakultas/Dosen/Mahasiswa

2. Usulan dan pelaksaaan ABMAS oleh Dosen/Mahasiswa yang didanai dari luar UNIGAL

3. Dst... Spt SOP penelitian

Tentukan sendiri

Materi tugas untuk setiap kelompok

SOP NON AKADEMIK

31

Kelompok Materi Tugas

SOP Borang

V SOP Management Aset, dpt terdiri atas:

1. SOP Pengadaan Barang dan Jasa 2. SOP Inventarisasi Barang Milik

Negara/Yayasan

3. SOP Pengamanan Barang Milik Negara/Yayasan

4. SOP Penghapusan Barang Milik Negara/Yayasan

5. Mutasi Barang Milik Negara/ayasan

Tentukan sendiri

Materi tugas untuk setiap kelompok

Kelompok Materi Tugas

SOP Borang

VI 16. Pemrosesan Kenaikan Gaji Berkala

17. Pengangkatan Calon Pegawai Tetap Yayasan

18. Pengangkatan Calon Pegawai Tetap Yayasan menjadi menjadi Pegawai Tetap Yayasan

19. Pemrosesan Kenaikan Jabatan Fungsional Dosen 20. Pemrosesan Penjatuhan Hukuman Disiplin Pegawai

yayasan

21. Pemrosesan SK Pengaktifan Kembali Dosen Setelah Menyelesaikan Tugas Belajar

22. Pemrosesan SK Tunjangan Tugas Belajar

23. Pemrosesan SK Pembebasan Tugas-tugas Sementara dari Jabatan Dosen karena tugas belajar atau karena ditugaskan secara penuh diluar jabatan fungsionalnya 24. Pemrosesan Pelaksanaan Sumpah Jabatan

25. Evaluasi Kinerja Dosen

Tentukan sendiri

Materi tugas untuk setiap kelompok

33

Kelompok Materi Tugas

SOP Borang

VII SOP Management Pembiayaan, dpt terdiri atas:

1. SOP Penyusunan Program Kegiatan dan Anggaran

2. SOP Penerimaan Sumber Dana Biaya Pendidikan

3. SOP Penerimaan Sumber Dana Kerjasama (RGU)

4. SOP Permohonan Dana UP/TUP 5. SOP Pencairan Dana UP/TPU 6. SOP Pertanggungjawaban Dana

7. SOP Pencairan Dana Melalui Mekanisme LS 8. SOP Pelaporan Realisasi Anggaran dan

Pelaporan Keuangan

Tentukan sendiri

Materi tugas untuk setiap kelompok

Kelompok Materi Tugas

SOP Borang

VIII SOP Audit Mutu Akademik Internal

1. Implementasi AMAI Pada Sistem Penjaminan Mutu Dan Sistem Audit Mutu Akademik Internal Tingkat Fakultas/Lembaga

2. Implementasi AMAI Pada Sistem Penjaminan Mutu Akademik

Tingkat Jurusan/Bagian

3. Implementasi AMAI Pada Sistem Penjaminan Mutu Akademik

Tingkat Program Studi

Tentukan sendiri

Materi tugas untuk setiap kelpompok

35

Contoh Standar, SOP dan Borang SPMI

Standar dari SNP SOP Borang/Formulir

Standar Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat,

1. SOP Penyampaian informasi penelitian 2. SOP Usulan dan pelaksaaan Penelitian yang

didanai oleh UNIGAL

3. SOP Usulan dan pelaksaaan Penelitian yang didanai oleh Fakultas

4. SOP Usulan dan pelaksaaan Penelitian yang didanai oleh Non UNIGAL

5. Usulan dan pelaksaaan Penelitian/PKM oleh Dosen atas Biaya Sendiri

6. Pendaftaran Kuliah Kerja Nyata (KKN) Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan :

1. Standar Penerimaan Calon Pendidik dan Tenaga Kependidikan

2. Standar Studi Lanjut Pendidik dan Tenaga Kependidikan

Standar Sarana dan Prasarana:

1. Standar Sarana Proses Pembelajaran 2. Standar Laboratorium

3. Standar Bangunan dan Kelas Standar Pengelolaan:

1. Standar Calon Pimpinan Tingkat Universitas, Fakultas, Lembaga, Jurusan, Program Studi, Laboratorium, Perpustakaan, Kabiro, Kabag, Kasubag

2. Standar Pelayanan Bidang Akademik, Kemahasiswaan, Keuangan

Pembiayaan :

1. Standar Pengelolaan Keuangan tingkat

Universitas, Fakultas, Lembaga, Perpustakaan, dan Program Studi

Standar Audit Internal Mutu Akademik 1. SOP Implementasi AIMA SPMI Tingkat Fakultas dan Prodi