BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang dan Permasalahan
Setiap organisasi atau instansi pada dasarnya memerlukan data maupun informasi. Dalam organisasi akan berdampak buruk bagi kinerja organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya bila tidak memiliki informasi. Informasi tersebut harus dikelola dengan baik agar semua aktivitas organisasi dapat berjalan dengan baik.Tanpa adanya informasi yang dikelola dengan baik, maka organisasi tidak mampu menjalankan tugas dan fungsinya dengan baik.
Seiring dengan berjalannya kegiatan di organisasi atau instansi yang menjalankan tugas dan fungsinya maka terciptalah arsip. Arsip merupakan salah satu sumber data dan informasi. Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 arsip adalah:
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidika, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan dan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.1
1Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 2.
Dari pengertian tersebut, dapat diketahui bahwa arsip merupakan bagian yang penting di dalam lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan dan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara, sehingga perlu dikelola dengan baik untuk mempermudah penyimpanan serta dalam hal penemuan kembali.
Ada beberapa tipologi arsip yang kita ketahui yaitu arsip tekstual, arsip audiovisual, arsip kartografi dan kearsitekturan, serta arsip komputer.
Namun, dari semua tipologi arsip tersebut yang paling sering digunakan dalam instansi atau organisasi yaitu arsip jenis tekstual seperti surat.
Pengertian dari surat adalah helai kertas yang tertulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.2
Surat masuk merupakan surat yang diterima oleh suatu organisasi atau instansi lain atau perseorangan, lalu surat keluar yaitu surat yang dibuat oleh organisasi atau instandi untuk dikirimkan kepada pihak lain. Surat juga terbagi berdasarkan sifatnya. Surat penting yaitu, surat yang mempunyai nilai dalam proses administrasi, sedangkan surat biasa merupakan surat yang cukup untuk sekedar diketahui saja dan tidak membutuhkan tidak lanjut, dan surat rahasia yaitu surat yang hanya boleh diketahui hanya oleh yang bersangkutan atau yang ditunjuk saja.
2 Prajudi Atmokusumo, diakses 17 Desember 2014, pukul 19.39 WIB,http://tutorialkuliah.blogspot.com/2013/07/pengertian-surat-pengolahan- surat-masuk.html?m-=1
Organisasi atau instansi memiliki kaitan yang erat dengan surat yang merupakan alat komunikasi yang paling sering digunakan baik instansi milik pemerintah maupun swasta. Sebagai contoh keberadaan surat-surat yang ada di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat menjadi hal yang vital karena kebanyakan arsip-arsipnya berupa surat. Kaitan inilah yang membuat hubungan antara instansi dengan surat menjadi sangat erat. Sesuai dengan fungsinya arsip surat selain sebagai sumber data dan informasi, juga berperan sebagai wakil dari penulis juga berfungsi sebagai alat bukti maupun alat pengawasan bagi instansi yang memiliki guna dalam hal membuat berbagai rumusan kebijakan, pertimbangan dalam membuat keputusan, maupun pertanggungjawaban. 3
Surat merupakan alat informasi yang terekam dalam bentuk tulisan berformat yang menyimpan sumber informasi. Konsep kepengurusan surat ini dimulai sejak dari penciptaan surat, kemudian pengolahan surat masuk dan keluar, penyimpanan, serta penemuan kembali. Terdapat dua macam sistem dalam pengurusan surat yaitu, sistem agenda dan sistem kartu kendali.
Beberapa kendala banyak sekali ditemui di organisasi atau instansi karena mengesampingkan hal-hal tersebut, seperti kurangnya pengetahuan mengenai bagaimana proses prosedur mekanisme tata persuratan dimana contohnya seperti surat masuk bersifat penting saja yang dicatat pada buku agenda,
3 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi , (Jakarta:PT. Bumi Aksara, 1997), hlm 3.
maupun kesalahan sistem dalam penyimpannya sehingga menyulitkan dalam proses penyusutan surat-surat.
Terdapat banyak perbedaan pengelolaan surat pada setiap organisasi atau instansi. Seperti perbedaan pada cara serta asas penyimpanan.
Surat merupakan arsip yang menyimpan sumber informasi penting bagi kelancaran kegiatan dalam suatu organisasi. Hal tersebut harus dilakukan untuk melindungi informasi yang terkandung di dalamnya, agar sewaktu- waktu diperlukan, surat dapat ditemukan kembali dan akhirnya surat dapat digunakan. Seperti di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat, surat-surat tersebut pun harus dikelola dengan baik, demi kelancaran didalamnya. Surat-surat tersebut dikelola di bagian Sekretariat atau Tata Usaha.
Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Purworejo merupakan sebuah kantor yang terletak di Jalan Mayjend Sutoyo 105 Purworejo yang betugas untuk melaksanakan sebagian urusan pemerintah pada bagian pemberdayaan perempuan dan perlindungan anak, serta pemberdayaan masyarakat. Struktur oganisasi BKB-PM Kab. Purworejo ini , setelah Kepala BKB-PM membawahi Kelompok Bagian Fugsional, Sekretaris atau Bagian Tata Usaha, Unit Pelaksana Teknis dan lima bidang yang masing- masing bidang membawahi dua sub bidang. Dalam kurun waktu 5 tahun terakhir ini, Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat Kabupaten Purworejo belum pernah dilaksanakan Praktik Kerja Lapangan
oleh mahasiswa Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada.
Dari latar belakang di atas maka permasalahan yang muncul di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat sebagai berikut :
1. Bagaimana pengurusan surat yang ada di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat?
2. Sarana prasarana apa saja yang digunakan dalam kepengurusan surat di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat?
3. Kendala apa saja yang dihadapi dalam kegiatan pengurusan surat di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat?
B. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang berjudul Pengurusan Surat di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyrakat adalah sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui bagaimana struktur organisasi yang ada di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat yang membantu penulis dalam menganalisa bagaimana jalannya surat- surat yang diterima maupun yang tercipta serta untuk mengetahui tugas dan fungsi dari masing-masing bagian unit kerja.
2. Agar dapat melihat secara riil bagaimana jalannya tata surat- persuratan yang ada di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat.
3. Untuk mengetahui bagaimana cara penyimpanan yang digunakan serta asas penyimpanan apakah yang diterapkan di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat?
C. Metode Pengumpulan Data
Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data seperti observasi, wawancara, dan studi pustaka.
Observasi yaitu penulis melakukan pengamatan secara langsung dengan mengikuti proses kegiatan pengurusan surat di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat. Observasi ini dilakukan di Unit Kearsipan, untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana peran yang dilakukan oleh Unit Kearsipan di adan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat.
Metode kedua, menggunakan metode wawancara dengan melakukan tanya jawab dengan arsiparis di bagian Sekretariat atau Tata Usaha untuk mengetahui secara mendalam dan serta memperjelas penulis mengenai bagaimana proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada arsiparis yang ada yang berguna untuk menambah pengetahuan penulis mengenai proses kepengurusan surat pada instansi ini.
Selanjutnya metode studi pustaka menjadi acuan penulis dalam menyesaikan Tugas Akhir ini menggunakan literatur-literatur yang ada, yang
didapatkan dari pepustakaan kota maupun perpustakaan Program Studi Kearsipan. Dengan metode studi pustaka ini penulis mendapatkan konsep- konsep atau gambaran mengenai tata persuratan.Literatur-literatur itu juga sangat membantu penulis dalam mendapatkan data-data yang sesuai dengan tema yang di ambil penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
D. Tinjauan Pustaka
Dalam proses pembuatan proposal ini, penulis mendapatkan beberapa literatur yang dalam proses pencarian buku-buku ini diperoleh dari beberapa tempat, mengingat tidak mudah dalam memperoleh rujukan pustaka yang berkaitan dengan kepengurusan surat ini. Beberapa literatur tersebut di antaranya yaitu, buku asing berjudul 3rd Edition Informasi and Image Management A Records System Approach ditulis oleh Betty R. Ricks tahun 1992 yang diterbitkan oleh South-Western Publishing.CO. Buku ini menjelaskan mengenai pentingnya informasi dalam sebuah organisasi.Organisasi bergantung pada keakuratan serta ketersediaan informasi untuk membantu dalam membuat keputusan, sebagai alat bukti, untuk memperbaiki keefisiensian organisasi, dan sebagai sumber sejarah.Dalam salah satu babnya mengenai arsip kertas atau tekstual, dijelaskan bahwa pada abad ke 15 perkembangan dari kertas, dan sejak itu mulai berkembang dengan pesat. Awal tahun 1900, sebuah naskah yang diketik menjadi tren di peusahaan maupun lembaga pemerintah.Buku ini
menjelaskan pula mengenai konsep Life Cycle of Records sejak dari penciptaan, distribusi, penggunaan dan pemeliharaan, hingga disposisi.
Buku kedua yang digunakan penulis selanjutnya yaitu, Kearsipan 1 yang ditulis oleh Ig.Wursanto yang diterbitkan oleh Penerbit Kanisius, pada tahun 2004. Menurut Ig. Wursanto surat masuk merupakan semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos, maupun yang diterima dikurir dengan mempergunakan buku pengiriman. Sedangkan surat keluar, dijelaskan sebagai surat yag sudah lengkap bertanggal, bernomor ,berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat berwenang yang dibuat oleh suatu instansi atau organsasi untuk dikirim kepada instasi atau organisasi lain. Pengurusan dan pengendalian surat dimaksudkan dengan proses kegiatan mencatat surat-surat yaitu surat masuk dan keluar dalam buku atau dalam kartu kendali
Buku ketiga, berjudul Pedoman Lengkap Kesekretariatan Untuk Calon Sekretaris dan Calon Sekretaris yang ditulis oleh Ursula Ernawati edisi pertama pada tahun 2004 terbitan Graha Ilmu. Buku ini menguraikan bagaimana proses penanganan surat masuk dan surat keluar dengan beberapa prosedur yang harus dilewati sebelum surat sampai kepada pimpinan. Buku ini menjelaskan pula bagaimana tindakan- tindakan dalam penanganan surat apabila terdapat beberapa kendala, seperti pimpinan tidak berada di tempat.
Kemudian menjelaskan secara teknis mengenai beberapa penanganan surat masuk dan surat keluar.
Buku terakhir yang dipakai oleh penulis yaitu “Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi” cetakan kedua tahun 1997, yang ditulis oleh Basir Barthos, dan diterbitkan oleh Penerbit Bumi Aksara. Secara keseluruhan, buku ini menjelaskan mengenai pentingnya peranan kearsipan dalam rangka melaksanakan penyelenggaraan yang valid di segala kegiatan, baik pada kantor-kantor Lembaga Negara, Swasta, maupun Perguruan Tinggi. Menurut Basir Barthos beberapa peranan kearsipan diantaranya sebagai sumber informasi, sebagai alat pengawasan, maupun sebagai pusat ingatan yang diperlukan dalam dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian, dan pengadilan setepat- tepatnya. Setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan, maupun swasta selalu berkaitannya dengan masalah arsip.
Arsip mempunyai sangat peranan dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
E. Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah dalam pembuatan dari tugas akhir yang berjudul pengurusan surat di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat di dalamnya terdiri dari empat bab. Bab pertama yaitu latar belakang dan
permasalahan serta cara yang digunakan dalam pengumpulan data untuk penulisan tugas akhir ini menjadi lebih efektif dan efisien.
Bab dua merupakan penjelasan gambaran umum mengenai instansi dimana penulis melakukan penelitian dan pengambilan data yaitu di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat. Subbab pertama berisi mengenai sejarah singkat berdirinya instansi tersebut hingga saat ini. Subbab kedua mengenai dasar hukum dalam penyelenggaraan kearsipan di instansi tersebut. Subbab ketiga menjelaskan tentang visi dan misi serta struktur organisasi. Subbab keempat menjelaskan tentang lokasi Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat.
Bab tiga merupakan bagian terpenting dari penulisan tugas akhir ini mengenai sistem pengurusan surat masuk hingga penyimpanannya dan surat keluar serta penyimpanannya. Penulis menjelaskan pula mengenai sumber daya manusia di Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat peralatan kearsipan serta sarana penyimpanan yang digunakan dalam pengurusan surat Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat.
Bab empat merupakan bab penutup yang berisi mengenai kesimpulan dan saran yang disampaikan oleh penulis. Pada bagian kesimpulan terdapat penjelasan mengenai kelebihan maupun kekurangan pengurusan surat di Badan Keluarga Berencana dan Pemberdayaan Masyarakat, kemudian saran berisi mengenai solusi yang harus dilakukan untuk mengoptimalkan jalannya pengurusan surat.
