Pendahuluan Latar Belakang

Pendahuluan

Latar Belakang

PT. NYZ Ujungberung merupakan salah satu anak perusahaan PT. NYZ Jakarta yang resmi didirikan pada November 2013 dan memproduksi berbagai macam produk pelumas/oli. Kemunculan produk-produk PT. NYZ itu didasari beberapa faktor yakni, potensi berkembangnya sektor industri di Indonesia dan juga didasari oleh bertambahnya potensi market otomotif (mobil dan motor) dimana permintaan masyarakat akan perawatan kendaraan bermotornya juga semakin meningkat. PT.

NYZ merupakan satu-satunya perusahaan lokal yang mendominasi pangsa pelumas/oli (Menurut : Supriyanto D.H., Dirut PT. NYZ), dengan memiliki nilai market share di industri dari tahun ke tahun semakin meningkat, yakni mencapai angka 60% dan meninggalkan para pesaingnya. Hal tersebut, PT. NYZ memiliki rencana di tahun 2015 – 2016, yaitu dengan meningkatkan target market share-nya hingga 62%. Namun tetap tidak mengesampingkan kompetitornya, yaitu Shell dan ExxonMobil Lubricants. Olehkarena itu, agar tercapainya target market share sebesar 62%, maka perusahaan harus dapat memenuhi permintaan para konsumen dengan baik.

PT. NYZ memproduksi berbagai jenis oli/pelumas, dengan 63 jenis produk kemasan (Box) dan 60 produk Drum. PT. NYZ memiliki 1 gudang utama untuk menyimpan hasil produksinya atau finished goods, karena dalam suatu sistem manufaktur inventori terdiri dari tiga bentuk (Bahagia, 2006), gudang (yang sering disebut Gudang Nusantara) tersebut merupakan gudang utama yang nantinya bertugas mengirimkan produk finished goods ke gudang cabang yang ada di setiap region di seluruh Indonesia, pengiriman finished goods tidak hanya dilakukan untuk memenuhi permintaan di Indonesia melainkan mencapai luar Negeri. Dimana setiap gudang yang ada di setiap region tersebut harus memenuhi permintaan setiap agen-agennya. Pengiriman tersebut salah satunya dilakukan dengan mengirimkan produk finished goods dari Gudang Nusantara ke gudang yang berada di Ujungberung kota Bandung, atau ke PT. NYZ Ujungberung.

Proses bisnis dimulai saat adanya permintaan dari setiap agen ke gudang PT. NYZ

Ujungberung, kemudian gudang PT. NYZ Ujungberung membuat sebuah

perencanaan atau estimasi jumlah stock produk yang akan diminta dan dipesan ke Gudang Nusantara. Batas pemesanan produk dari gudang PT. NYZ Ujungberung ke Gudang Nusantara yaitu selama waktu yang telah ditentukan atau hanya dapat dilakukan pada akhir bulan pada tanggal 25 sampai dengan awal bulan pada tanggal 5. Apabila telah melewati batas waktu yang telah ditentukan, maka gudang PT.

NYZ Ujungberung harus menunggu waktu atau periode selanjutnya untuk melakukan pemesanan ke Gudang Nusantara

Gambar I. 1 Alur proses PT. NYZ Ujungberung (Sumber : PT. NYZ Ujungberung, 2015)

Gudang Nusantara

• Gudang finished good yang terletak di Jakarta ini merupakan Gudang utama untuk memenuhi permintaan seluruh kota di Indonesia

Gudang PT.

NYZ Ujungberung

• Gudang pelumas yang memiliki peran untuk memenuhi permintaan agen di kota Bandung

Agen

Agen 1

Agen 2

Agen 3

Agen 4 Gudang PT. NYZ

Ujungberung

Raga I, PT. Langgeng KC, dan PT. Nina Herlina. Dengan jumlah permintaan yang berbeda-beda dari masing-masing agen tersebut. Pada keadaan yang nyata perusahaan masih sering kali tidak dapat memenuhi permintaan agen, dapat dilihat pada Gambar I.3 bahwa data setiap bulannya perusahaan tidak bisa memenuhi permintaan 4 agen secara optimal atau tidak mencapai 100% selalu terjadi gap antara produk terjual terhadap demand dari Agennya.

Gambar I. 3 Order Fullfilment Mei-Oktober 2015 (Sumber : PT. NYZ Ujungberung, 2015)

Dari Gambar I.3 juga dapat disimpulkan bahwa terjadi gap antara permintaan (demand) dengan kondisi aktual yang terjual, sehingga dapat dikatakan bahwa tidak terpenuhinya seluruh permintaan agen, diakibatkan oleh beberapa produk yang stockout. Perusahaan mengatakan produk tersebut stockout apabila jumlah kekurangan produk lebih dari 3%. Produk yang stockout akan menimbulkan lost sales, hal tersebut terjadi pada setiap bulannya. Jumlah kerugian yang diakibatkan dari lost sales yang pada bulan Mei – Oktober 2015 yaitu sebesar Rp182,186,326.85. Dapat digambarkan kenaikan jumlah produk tidak terpenuhi (lost sales) dari bulan Mei – Oktober 2015 seperti pada Gambar I.4.

Mei Juni Juli Agustus Sepetember Oktober

Demand 13300 17651 15118 15182 19422 9090

Terjual 13190 17501 15088 15034 19327 8819

13190

17501

15088 15034

19327

8819 13300

17651

15118 15182

19422

9090

0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 40000 45000

Terjual Demand

Gambar I. 4 Jumlah Produk Tidak Terpenuhi Mei – Oktober 2015 (Sumber : PT. NYZ Ujungberung, 2015)

Dengan terjadinya tidak terpenuhinya permintaan atau mengakibatkan lost sales membuktikan bahwa gudang di PT. NYZ Ujungberung tidak memiliki jumlah stock yang cukup dalam pemenuhan permintaan agennya untuk beberapa produk. Dengan kata lain, gudang tersebut mengalami stockout untuk beberapa produknya.

Meskipun agregasi data menunjukan bahwa setiap bulannya terjadi kekurangan persediaan, dalam kenyataannya, pada gudang di PT. NYZ Ujungberung juga sering kali mengalami overstock, hal ini terlihat dari jumlah stock akhirnya yang melebihi 25% jumlah produk yang telah ditentukan oleh perusahaan, sehingga dapat menyebabkan besarnya biaya persediaan yang dikeluarkan oleh perusahaan.

110

150

30

148

95

271

0 50 100 150 200 250 300

Mei Juni Juli Agustus September Oktober

Gambar I. 5 Perbandingan antara Stock Seharusnya dengan Stock Aktualnya untuk produk A070102615 MESRAN SPR Min 20W-50-SG/CD PL1 24X0.8L

(Sumber : PT. NYZ Ujungberung, 2015)

Dari Gambar I.5 dapat dilihat (dalam hal ini diwakili oleh produk A070102615 MESRAN SPR Min 20W-50-SG/CD PL1 24X0.8L) mengalami overstock pada bulan Mei – Oktober 2015. Dalam persediaannya perusahaan mengalami tingkat overstock yang besar, dengan kebijakan perusahaan yaitu batas stock akhir sebesar 25% dari stock awalnya. Tingkat persediaan yang sangat tinggi mengakibatkan total biaya persediaan juga tinggi pula. Padahal apabila dilihat dari tingkat permintaan yang ada, seluruh permintaan dapat terpenuhi dengan tingkat persediaan yang lebih rendah. PT. NYZ Ujungberung lebih memprioritaskan tingkat pelayanannya kepada setiap Agen. Meskipun memiliki tujuan untuk memberikan service level yang optimal, akan menghasilkan biaya penyimpanan yang tinggi. Biaya total persediaan untuk produk A070102615 MESRAN SPR Min 20W-50-SG/CD PL1 24X0.8L pada bulan Mei – Oktober 2015 hingga mencapai Rp2,203,809,442.

Namun dapat digambarkan perbandingan antara jumlah overstock dengan stockout untuk semua SKU seperti pada Gambar I.6

0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000

Mei Juni Juli AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER 25% Stock Kebijakan Perusahaan (seharusnya) Stock Akhir Aktual

Gambar I. 6 Perbandingan antara Overstock dengan Stockout untuk Semua SKU Mei – Oktober 2015

(Sumber : PT. NYZ Ujungberung, 2015)

Dalam hal ini PT. NYZ Ujungberung harus mengambil keputusan antara memprioritaskan tingkat pelayanan atau mempertimbangkan biaya operasional yang tinggi. Berdasarkan Gambar I. 6, tingkat overstock jauh lebih tinggi dibaningkan tingkat stockout nya. Sehingga dengan menggunakan kebijakan pengendaliaan persediaan, tingginya biaya persediaan dan tidak terpenuhinya permintaan agen yang terjadi di gudang PT. NYZ Ujungberung akan dapat diatasi.

Keberadaan inventori khususnya dalam suatu unit usaha perlu diatur sedemikian rupa sehingga kelancaran pemenuhan kebutuhan pemakai dapat dijamin tetapi ongkos yang ditimbulkan sekecil mungkin (Bahagia, 2006).

Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka dapat dirumuskan permasalahannya adalah sebagai berikut ini:

1. Bagaimana menentukan kebijakan persediaan produk pelumas pada gudang PT. NYZ Ujungberung yang dapat meminimasi biaya total persediaan?

MEI JUNI JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER

Overstock 8548 6706 14121 10530 9819 14758

Stockout 104 118 28 136 41 232

0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 16000

Overstock Stockout

1. Menentukan kebijakan pengendalian persediaan untuk produk pelumas yang dapat meminimasi biaya total persediaan.

Batasan Penelitian

Agar penelitian ini dilakukan secara fokus pada tujuan penelitian, maka batasan dari penelitian ini adalah sebagai berikut ini:

1. Penelitian dilakukan di PT. NYZ Ujungberung yaitu gudang pelumas khususnya kemasan box.

2. Data yang digunakan pada penelitian ini yaitu data permintaan, stock, biaya, dan lead time pada bulan Mei – Oktober 2015.

3. Kebijakan inventori sudah ditentukan oleh perusahaan yaitu menggunakan periodic review.

4. Penelitian ini hanya sampai tahap usulan kebijakan persediaan.

Manfaat Penelitian

Manfaat yang dihasilkan pada penelitian ini adalah sebagai berikut ini:

1. Mengetahui hasil minimasi biaya berdasarkan parameter untuk kebijakan persediaan Periodic Review (R, s, S) system dan persediaan Periodic Review (R, S) system.

2. Sebagai referensi berikutnya mengenai minimasi biaya persediaan produk

pelumas.

Sistematika Penulisan

Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang permasalahan dari sudut pandang yang umum hingga difokuskan ke permasalahan khusus mengenai stockout untuk memenuhi permintaan agen yang mengakibatkan lost sales, tingginya level persediaan untuk memenuhi permintaan agen sehingga mengakibatkan overstock. Dan pada bab ini terdapat perumusan masalah, tujuan penelitian, batasan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Pustaka

Pada bab ini berisi literatur yang relevan dengan permasalahan yang diteliti dan dibahas pula hasil-hasil penelitian terdahulu. Pada bagian ini berisi tentang landasan teori yang digunakan dalam penelitian dan memiliki tujuan untuk memberikan pemahaman dasar terkait permasalahan yang dibahas pada penelitian ini. Metode maupun teori pendukung yang berhubungan dengan penelitian ini akan dibahas pada bab ini.

Bab III Metodologi Penelitian

Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah penelitian secara rinci meliputi: tahap merumuskan masalah penelitian, merumuskan hipotesis, dan mengembangkan model penelitian, mengidentifikasi, merancang, dan membuat usulan solusi dalam permasalahan penelitian ini, kemudian analisis dan kesimpulan.

Bab IV Pengumpulan dan Pengolahan Data

Pada bab ini, ditampilkan data umum perusahaan dan data-data

pendukung lainnya melalui berbagai proses seperti wawancara,

pengujian dan observasi dan perolehan data dari perusahaan.

Bab V Analisis

Pada bab ini dilakukan analisis terhadap pengolahan data dan usulan perbaikan yang telah dilakukan pada Bab sebelumnya. Pada Bab ini juga akan dilakukan analisis perbandingan kondisi aktual dan kondisi yang telah diberikan usulan perbaikan.

Bab VI Kesimpulan dan Saran

Pada Bab ini diberikan kesimpulan terhadap hasil penelitian serta

mengajukan saran bagi perusahaan sebagai solusi perbaikan dan

penelitian selanjutnya sebagai masukan di masa yang akan datang.