1
IDENTIFIKASI INDIKATOR PERFORMA
SISTEM INFORMASI UNIT BISNIS ERP
CONSULTING PT. MITRA SOLUSI TELEMATIKA
Nama : Taufik Hidayat NIM : 0922200706
Laporan Teknis
Program Pasca Sarjana Ilmu Komputer
PROGRAM STUDI MANAJEMEN SISTEM INFORMASI JENJANG S2 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
JAKARTA 2012
2
IDENTIFIKASI INDIKATOR PERFORMA
SISTEM INFORMASI UNIT BISNIS ERP
CONSULTING PT. MITRA SOLUSI TELEMATIKA
Nama : Taufik Hidayat NIM : 0922200706
Laporan Teknis
Jakarta, ..../..../…….. Menyetujui :
3 ABSTRACT
Nowadays, in achieving their business goals, many companies are required to be able to utilize information technology solutions. Obviously with the hope of a positive IT contribution in business, such as operational procedures improvement, organizational productivity improvement, accuracy of company report data processing, providing data transparently, and improvement at the decision making quality of managerial level. The point is how to maximize IT investments, ranging from the burden of costs incurred up to the impact that can be awarded against the company. There needs an IT governance that is align with the company's business intention. One of the company major investments on IT is ERP (Enterprise Resource Planning) system. PT. Mitra Solusi Telematik (PT.MST), is one of the preferred of IT solutions provider, implementing ERP systems both as transaction data processing or as a one of PT.MST product. ERP solution on PT.MST managed withing the scope of ERP Consulting business unit. ERP consulting business unit investment is expected to contribute not only as a product of the solutions offered to customers, but also can contribute to the overall business strategy PT.MST. At operations, IS/IT ERP Consulting business unit governance is not yet at the maximum performance to support business strategy PT.MST. It needs intensive IT governance with appropriate monitoring tools based on strategic goals of IS/IT ERP consulting business unit at PT.MST. This thesis will discuss the identification of performance indicators based on the exposure of IS/IT strategy. Identification of performance indicators will be equipped with the alignment exposure of IS/IT ERP consulting business unit investment and prioritization exposure of IS/IT ERP consulting business unit project. Hopefully with identification of performance indicators, companies can improve the ERP consulting business unit performance, in creating effective IT governance based on company strategic and bottom-line.
Keyword: performance indicator, alignment, prioritization, portfolio, ERP consulting business unit.
ABSTRAK
Dewasa ini, dalam mencapai tujuan bisnis, banyak perusahaan dituntut untuk dapat memanfaatkan solusi teknologi informasi. Tentunya dengan harapan adanya kontribusi IT secara positif dalam bisnis, seperti perbaikan prosedur operasional, peningkatan produktifitas organisasi, ketepatan pengolahan data laporan perusahaan, penyediaan data secara transparan, dan peningkatan kualitas dalam pengambilan keputusan pada level manajamen. Intinya adalah bagaimana dapat memaksimalkan investasi IT, mulai dari beban biaya yang muncul hingga dampak yang dapat diberikan terhadap perusahaan. Dibutuhkan adanya pengelolaan IT yang selaras dengan keinginan bisnis perusahaan. Salah satu investasi IT besar pada perusahaan adalah sistem ERP (Enterprise Resource Plan). PT. Mitra Solusi Telematika (PT.MST), adalah salah satu perusahaan penyedia solusi IT, mengimplementasikan sistem ERP baik sebagai alat dalam mengelola data transaksi bisnis ataupun sebagai produk pada PT.MST. Solusi
4
ERP pada PT.MST dikelola pada lingkup unit bisnis ERP Consulting. Harapan investasi unit bisnis ERP Consulting ini sendiri tidak hanya berkontribusi sebagai produk solusi yang ditawarkan ke pelanggan, namun juga dapat memberikan kontribusi secara menyeluruh pada strategi bisnis PT.MST. Pada operasionalnya, pengelolaan IS/IT bisnis unit ERP Consulting ini masih belum maksimal dalam performanya mendukung strategi bisnis PT.MST. Dibutuhkan pengelolaan IT secara intensif dengan alat monitor yang tepat berdasarkan sasaran strategis IS/IT bisnis unit ERP pada PT.MST. Tesis ini akan membahas mengenai identifikasi indikator performa berdasarkan paparan strategi IS/IT. Identifikasi performa indikator ini akan dilengkapi dengan paparan penyelarasan investasi IS/IT bisnis unit ERP consulting dan paparan prioritasiasi projek IS/IT bisnis unit ERP Consulting. Diharapkan dengan adanya identifikasi performa indikator IS/IT bisnis unit ERP Consulting PT.MST, perusahaan dapat meningkatkan performa unit bisnis IS/IT ERP Consulting dalam menciptakan tata kelola IT yang lebih efektif berdasarkan rencana strategi dan bottom-line perusahaan.
Kata Kunci: indikato performa, penyelarasan, prioritasiasi, portofolio, unit bisnis ERP Consulting.
PENDAHULUAN
Saat ini perkembangan industri dan bisnis di Indonesia tidak lepas dari peran perkembangan teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat dan semakin kompleks, menuntut para penyedia solusi teknologi informasi untuk dapat lebih cepat dan tepat beradaptasi dengan perkembangan teknologi informasi ke dalam solusi yang ditawarkan. Dalam beradaptasi teknologi informasi tidak terlepas dari adanya investasi terhadap teknologi dan kebijakan-kebijakan bisnis baru. Mengutip Baschab & Piot (2007, pp 10): “Perusahaan-perusahaan mengadopsi teknologi untuk meningkatkan produktivitas, memangkas biaya, menciptakan penghasilan, menawarkan hal-hal baru kepada pelanggan dan pemasok, dan memperkokoh posisi kompetitifnya.”.
Terlepas dari apakah penyedia solusi ini adalah pihak internal organisasi ataupun pihak ketiga dari organisasi, proyek-proyek investasi terhadap IT pada organisasi diharapkan akan menjadi investasi yang tepat, selaras, terukur dan dapat dimonitor segala biaya, dampak dan resiko yang berkaitan dengan investasi IT tersebut. Menurut Schwalbe, banyak proyek IT gagal karena tim proyek hanya berfokus pada pencapaian syarat-syarat tertulis dan mengabaikan kebutuhan serta harapan pengguna terhadap proyek tersebut. Kualitas suatu proyek IT dapat dinilai berdasarkan pada kesesuaian dengan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya dan kesesuaian dalam penggunaannya sehingga hasilnya dapat digunakan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan (Schwalbe, 2002. p.195). Perusahaan harusnya mengeluarkan biaya hanya untuk IT yang mendukung strategi bisnis dan efektifitas operasionalnya. Dimana manajemen dapat mengontrol alokasi biaya dan investasi IT bersamaan dengan itu terus meningkatkan dampak IT terhadap bottom-line dengan secara konsisten memilih
5 investasi IT terbaik (Benson, 2004, p.1).
Usaha untuk dapat mengontrol dan memonitor performa suatu proyek ataupun investasi IT dibutuhkan adanya indikator pengukuran yang tepat dan sesuai dengan bisnis strategi perusahaan. Indikator pengukuran yang seharusnya adalah pengukuran yang fokus pada aspek performa organisasi yang paling kritis untuk keuksesan organisasi sekarang sampai masa mendatang (Parmenter, 2007, p3).
Tesis ini sendiri akan membahas bagaimana indikator performa diidentifikasi berdasarkan paparan strategi IS/IT dengan studi kasus pada bisnis unit ERP Consulting pada PT. MitraSolusi Telematika.
RUMUSAN MASALAH
Setiap organisasi pasti memiliki permasalahannya dan tantangannya masing-masing dalam menyusun, menselaraskan, dan memonitor segala perencanaan strategis IS/IT organisasi. PT.MST sendiri sebagai perusahaan IS/IT, telah memiliki strategi dan visi misi yang telah di sosialisasikan dari level manajemen hingga ke level operasional harian perusahaan. Namun bagaimana agar organisasi dapat mengukur dengan indikator pengukuran yang tepat berdasarkan rencana strategi dan bottom-line perusahaan?
PT.MST memiliki beberapa unit bisnis sebagai produknya, namun hanya beberapa yang memiliki potensi dan keberlangsungan baik sebagai solusi untuk pelanggan maupun penunjang operasional bisnis PT.MST. Dalam tesis ini permasalahan yang dibahas berkaitan dengan unit bisnis ERP Consulting sebagai penunjang operasional proses bisnis PT.MST maupun dalam pengembangan produk solusi IT. Yaitu, bagaimana bentuk keselarasan, praktek dan pengukuran IS/IT unit bisnis ERP Consulting terhadap strategi bisnis perusahan PT.MST. Beberapa yang perlu disiapkan diantaranya adalah:
• Paparan strategi IS/IT,
• IT Portfolio perusahaan sebagai praktek prioritasisasi dan alignment, • Indikator pengukuran IS/IT.
METODOLOGI
Metodologi identifikasi indikator performa IS unit bisnis ERP Consulting pada PT. MST dirancang berlandaskan pada dasar pemikiran yang telah diutarakan pada bagian sebelumnya. Adapun metodologi tersebut akan dijabarkan secara singkat pada bagian berikut ini.
3.1.1 Business Requirement
Tahap ini akan memantau kondisi IS/IT saat ini di PT. Mitra Solusi Telematika. Langkah-langkah yang tercakup di dalam fase positioning ini antara lain:
6
1. Indikasi tingkat keterhubungan ERP Consulting dengan bisnis, menggunakan assessment yang menerapkan Business Value Maturity Model™. Output dari langkah ini adalah hasil assessment yang menyatakan tingkat kematangan/ maturity ERP Consulting di PT. Mitra Solusi Telematika. Kesimpulan dari hasil assessment ini akan memperlihatkan apakah PT. Mitra Solusi Telematika sudah menjalankan perencanaan IS/IT yang benar untuk mendukung tujuan strategis perusahaan. Informasi dikumpulkan melalui wawancara langsung melalui Focus Group Discussion dengan tim yang terkait terhadap pengembangan business unit ERP Consulting, diantaranya adalah para manajer dan penyelia pada divisi business development dan operation. Adapun wawancara menggunakan acuan wawancara yang diterapkan menggunakan High Level Assesment Form dengan 5 jenjang kriteria penilaian yang telah di bahas pada Bab 2 oleh penulis.
2. Pola anggaran ERP Consulting di PT. Mitra Solusi Telematika. Output dari langkah ini berupa pengetahuan dan informasi mengenai manajemen anggaran yang berlaku pada bisnis unit ERP Consulting PT. Mitra Solusi Telematika. Pola anggaran ini didapat informasinya melalui interview langsung pada level penyelia divisi Finance.
3.1.2 IT Portfolio.
Langkah ini memetakan semua ide, konsep, proyek, dan aset berkaitan dengan ERP Consulting ke dalam IT portfolio (IT discovery portfolio, IT project portfolio, IT asset portfolio). IT portfolio dalam praktek- praktek NIE digunakan dalam prioritasisasi, alignment, perencanaan demand/ supply, perencanaan inovasi, dan pengukuran kinerja.
Adapun data untuk IT Discovery portfolio dan IT Project portfolio akan dikumpulkan melalui wawancara langsung dengan para penyelia dan manajer pada divisi-divisi Business Development. Sementara IT asset portfolio adapun pembagian berdasarkan sub portfolionya adalah sebagai berikut :
- IT Asset Portfolio – Infrastruktur dan Aplikasi, melalui pengumpulan data langsung di lapangan.
- IT Asset Portfolio – Servis/Layanan dan Proses-proses, melalui pengumpulan data langsung dilapangan dan wawancara langsung pada level penyelia pada divisi SAP Consulting, R&D, Technical Support dan IT Consulting.
3.1.3 Prioritization
Prioritasisasi terhadap IT discovery portfolio dan IT project portfolio. Output dari langkah ini adalah menyusun prioritas terurut berdasarkan nilai terhadap ide-ide dan proyek-proyek ERP Consulting yang akan digunakan sebagai dasar pertimbangan pembuatan rencana strategis IS/IT ERP Consulting. Assesment Prioritasisasi portfolio dilihat melalui keterkaitannya dengan strategic intention yang dipaparkan pada Bab I sebelumnya oleh penulis dengan kriteria penilaian 5 jenjang yang digunakan pada business requirement.
7 3.1.4 Alignment
Alignment terhadap IT asset portfolio, dilakukan dengan menjalankan assessment untuk strategic alignment, internal alignment, dan functional alignment. Output dari langkah ini adalah diketahuinya nilai/ value aset-aset IT yang ada terhadap bisnis perusahaan.
3.1.5 Performance Measurement
Penyusunan Key Performance Indicators (KPI) untuk pengukuran kinerja IS/IT ERP Consulting. Praktek pengukuran akan dilakukan untuk me-identifikasikan terhadap kinerja IS/IT ERP Consulting terhadap organisasi PT.MST. Pengukuran kinerja karyawan di PT. Mitra Solusi Telematika saat ini berbasiskan Key Performance Indicator (KPI). Adapun dasar dari penilaian kinerja IT akan menggunakan sistem penilaian yang berlaku di PT.MST. Untuk bisa me-identifikasikan KPI yang tepat, guna mengukur kinerja organsiasi IT di PT.MST, maka Critical Succes Factor (CSF) yang tepat harus dirumuskan terlebih dahulu. Parmenter (2007) mengusulkan bahwa CSF sebaiknya disusun terhadap 6 perspektif berikut ini:
Gambar 3.4 Enam Perspektif Penyusunan CSF (Parmenter, 2007, pp 25)
Langkah-langkah dari identifikasi indikator performa untuk PT.MST ini akan dipaparkan dengan lebih terperinci pada bagian berikutnya BAB IV dari tesis ini.
HASIL DAN PEMBAHASAN
1) Business Requirement
Praktek-praktek yang termasuk di dalam ini antara lain untuk mendapatkan indikator tingkat keterhubungan IT dengan bisnis menggunakan assessment yang menerapkan Business Value Maturity Model™, mengetahui pola anggaran IT di PT.MST, dan menyusun IT portfolio dari PT.MST. Untuk lebih jelasnya semua langkah-langkah pada fase positioning akan dipaparkan secara rinci di berikut ini.
8
a) Hubungan bisnis dengan IS/IT ERP Consulting
b) Pola Anggaran
i) Anggaran untuk biaya rutin.
Anggaran yang disusun dengan memperkirakan besaran-besaran biaya rutin yang akan dikeluarkan di tahun fiskal yang mendatang. Biaya-biaya rutin IT mencakup ongkos-ongkos operasional seperti:
• Biaya internet dan komunikasi • Klaim-klaim individual • Perawatan aset-aset IT • Trainning Konsultan
Realisasi anggaran IT pada tahun 2010-2011 berada pada angka 90% dari proyeksi anggaran.
ii) Anggaran untuk pengadaan asset baru.
Ialah anggaran yang disusun berdasarkan rencana pengadaan aset-aset IT untuk tahun fiskal mendatang.
• Pengadaan aplikasi/piranti lunak
• Pengadaan server dan perangkat-perangkat teknologi baru • Pengadaan infrastruktur ERP baru
• Anggaran penelitian dan pengembangan/R&D
Realisasi anggaran IT tahun 2010--2011, realisasinya hanya ada di angka 80% dari proyeksi anggaran.
9 2) IT Portfolio a) IT Discovery Portfolio IT Discovery Portfolio PT.MST Nama Portfolio D isc o v e ry Penjelasan Singkat Per k ir aa n Cost Aku isi si Per k ir aa n Cost Ru ti n Ke si ap an T ekno log i Kat e go ri (McFar lan Gri d ) Expected Value SAP Sybase Unwired Platform K
Platform pengembangan aplikasi dengan
technology enterprise mobile untuk SAP 2 1 1 FS
Revenue Increased throughput Innovation Market share SAP Hosting
(Cloud) K SAP run over cloud computing technology 4 1 3 FS
Revenue Innovation Market share
Afaria SAP K
Platform mobile dengan arsitektur yang menunjang kontrol sistem mobile secara terpusat 2 1 1 FS Revenue Innovation Market share SAP Workflow O
Tool untuk membantu dalam mendefinisikan bisnis proses yang belum tercapture pada sistem SAP. Contoh: prosedur persetujuan pembelian. 0 1 4 F Reduced Cost Increased throughput Improved Governance
SAP CRM O SAP Customer Relationship Management Solution 4 1 3 S
Individual productivity Market Share Revenue SAP Solution Manager O
Sistem manajemen yang memfasilitasi dukungan dukungan teknis untuk sistem terdistribusi yang mencakup aspek implementasi, operasional dan perbaikan berkelanjutan 3 1 2 S Increased throughput Improved Governance b) IT Project Portfolio IT Project Portfolio PT.MST
Nama Portfolio Penjelasan Singkat
Co st Aku isi si P e rk iraa n Cost Ru ti n ( M cFar la n G rid)Kat ego ri Expected Value Helpdesk Mobile Ticketing
Solusi mobile ticketing
terdisitribusi bagi client PT.MST 1 1 F
Reduced costs Flexibility
Revisit Project System
Re-implementasi modul project
sistem 2 1 M
Reduced time Controlling Improved Governance
MTO’s Trimble with varian configuration
Sistem penjualan dan perakitan produk Trimble berdasarkan permintaan dan konfigurasi dari pelanggan.
2 1 FS
Innovation Market share Flexibility
10
Website MST (MST ERP Solution & Technology Product Page)
Website corporate dengan mengedepankan produk solusi ERP.
1 1 M Company Image
IFRS Reporting
Penyesuaian proses bisnis dan pelaporan pada SAP dengan mengacu pada IFRSs
1 2 S Increased throughput; Reduced time; Improved Governance Controlling Employee Self Assesment & Appraisal
Tool penilaian karyawan 3 1 F
Reduced Cost Individual productivity Improved Governance c) IT Asset Portfolio
Secara garis besar IT Asset Portfolio dibagi menjadi beberapa kelompok, di antaranya:
• Infrastruktur: masuk dalam kategori ini di antaranya server, storage, network, desktop, disaster recovery, backup, internet, dan lainnya.
• Aplikasi: masuk dalam kategori ini di antaranya ERP, aplikasi helpdesk, aplikasi HR, device request dan lainnya.
• Layanan/servis: masuk dalam kategori helpdesk, report generation, automatic job scheduling, training, request-request yang berhubungan layanan ERP, dan lainnya.
• Manajemen/proses-proses: masuk dalam kategori ini di antaranya planning, budgeting, administrasi project IT, pelatihan staff IT, riset, pengembangan software, dan lainnya.
3) Prioritasiasi
Assessment Prioritasisasi - IT Discovery Portfolio
PT. MST Bobot (%) 25 10 15 10 15 10 15
Expected Value Total Skor X Bobot Nama Portfolio Je n is Di s c o v er y P e n g em bang an P asa r Bidan g Dist rib u s i Bidang P ro d u k S isi I n te rn al Cost Aku isi s i Co st Rutin Ke si ap an Tekn ol o g i SAP Sybase Unwired Platform K 4 0 3 0 3 3 3 Revenue, Increased throughput, innovation 265 SAP Hosting
(Cloud) K 4 4 4 0 4 4 3 Revenue, innovation 345
Afaria SAP K 4 0 3 0 3 3 3 Innovation, revenue 265
SAP Workflow O 0 4 0 5 0 1 5 Reduced cost, improved governance 175 SAP CRM O 5 3 3 5 3 3 3 Revenue, increase throughput, innovation 370
11 SAP Solution Manager O 0 0 4 5 2 1 2 Improved governance, reduced cost. 180
Assessment Prioritasisasi - IT Project Portfolio PT.MST Bobot (%) 25 10 15 10 30 10 Expected Value M c F a rl an G rid Total Skor X Bobot Nama Portfolio P e ng emb a ng an P asa r Bidang Di stribu s i Bid a ng P roduk Si si I n ter n al Co st Akui si si Cost R u ti n Helpdesk Mobile Ticketing 3 4 0 4 3 1 Reduced Cost, Flexibility F 255 Project System 2 3 0 5 1 1 Reduced time controlling, improved governance M 170
MTO’s Trimble with
variant configuration 2 5 0 0 1 1
Innovation, market
share, flexibility FS 140
Website MST (MST ERP Solution & Technology Product Page) 4 0 5 0 1 1 Brand Image M 215 IFRS Standard Reporting 0 0 0 5 5 1 Increase throughput, reduce time, improved governance, controlling
S 210
Employee Self
Assesment & Appraisal 0 0 0 5 3 1
Reduced cost, increase productivity, improved governance F 150
Berdasarkan hasil prioritasisasi pada proyek-proyek yang sedang berjalan di PT.MST, maka kita bisa menyusun sebuah daftar prioritas proyek-proyek yang akan dijalankan berdasarkan skor prioritasisasinya. Di sisi lain, proyek- proyek yang akan dijalankan juga harus mempertimbangkan investasi-investasi yang seimbang/ balanced untuk kategori-kategori McFarlan yang ada (factory, mandatory, strategic, turnaround).
Assessment Prioritasisasi - IT Project Portfolio PT.MST Nama Portfolio Pr io ri ty Expected Value McF a rl an Gri d SCORE
Helpdesk Mobile Ticketing
1
Reduced Cost, Flexibility F 255
Website MST (MST ERP Solution & Technology Product Page) 2
Brand Image M 215
IFRS Standard Reporting
3 Increase throughput, reduce time, improved governance,
12
Project System
4 Reduced time controlling,
improved governance M 170
Employee Self Assesment &
Appraisal 5 Reduced cost, increase
productivity, improved
governance F 150
MTO’s Trimble with variant
configuration 6 Innovation, market share, flexibility FS 140 Tabel 4. 1 Hasil Prioritasisasi IT Project Portfolio
Untuk IT discovery portfolio, menilik hasil prioritasiasi yang ditampilkan pada Tabel 4.14, maka skala prioritas proyek-proyek IT di PT.MST dapat disusun sebagai berikut:
Assessment Prioritasisasi - IT Discovery Portfolio
ERP Consulting PT. MST
Nama Portfolio Pri
o ri ty Jeni s Di scover y
Expected Value SCORE
SAP CRM
5
O Revenue, increase throughput, innovation 370
SAP Hosting (Cloud) 2 K Revenue, innovation 345
SAP Sybase Unwired Platform
1
K Revenue, Increased throughput, innovation 265
Afaria SAP 3 K Innovation, revenue 265
SAP Solution Manager 6
O Improved governance, reduced cost. 180
SAP Workflow 4 O
Reduced cost, improved
governance 175
4) Alignment
Perencanaan strategis IT juga dilakukan berdasarkan hasil alignment terhadap aset-aset IT yang dimiliki. Berikut ini adalah hasil analisa dari praktek- praktek alignment yang telah dilakukan. Praktek-praktek alignment tersebut mencakup strategic alignment, internal alignment, dan functional alignment.
a) Strategic Alignment
Berikut ini adalah hasil analisa dari praktek strategic alignment yang telah dilakukan:
• Pengaruh investasi aplikasi masih berpusat pada strategi sisi internal, secara penggunaannya juga masih belum maksimal mempengaruhi strategic intention
• Portfolio aplikasi dan infrastruktur masih sangat sedikit berperan dibandingkan dengan portfolio layanan yang diberikan.
13
• Masih banyak ruang yang bisa ditingkatkan pada sisi infrastuktur dan aplikasi untuk dapat menunjang strategic intention.
b) Internal Alignment
Berikut ini adalah hasil analisa dari praktek internal alignment yang telah dilakukan:
• Pelayanan lebih banyak berpusat pada aplikasi SAP.
• Aktifitas manajemen lebih banyak terfokus pada aplikasi SAP ECC 6.0 khususnya aktifitas projek.
• Ruang pengembangan infrastruktur terhadap aplikasi masih luas. c) Fuuctional Alignment
Berikut ini adalah hasil analisa dari praktek functional alignment yang telah dilakukan:
• Pada beberapa aplikasi-aplikasi yang digunakan di PT.MST memiliki alignment fungsional yang cukup tinggi. Untuk beberapa aplikasi, ketersediaan dukungan di pasar memiliki nilai yang cukup rendah karena aplikasi-aplikasi ini bersifat custom-made. • Responsifitas antara infrastruktur terhadapat aplikasi berdampak
baik walaupun dari analisa sebelumnya belum mendukung strategic intenstion secara maksimal.
• Secara menyeluruh fungsionalitas berjalan dengan baik walau ada beberapa aplikasi dengan dukungan teknis yang rendah karena memang dukungan teknis masih tinggi mengingat pengembangan masih terus berjalan dilihat dari aktifitas enhancement yang cukup tinggi dibandingkan aktifitas lainnya.
5) Performance Measurement
Agar penyusunan KPI bisa berjalan dengan baik, maka terlebih dahulu 6 perspektif ini dideskripsikan secara relatif terhadap sudut pandang organsiasi IT di PT.MST, atau dengan kata lain menggunakan sudut pandang organisasi IT. Adapun deskripsi tersebut dapat disimak pada tabel berikut ini:
Critical Success Factor Deskripsi Financial • Budget • Cost
14
• Investasi
Customer
• End User staf internal • Shareholder • Member PT.MST • Konsumen/masyarakat umum Environment/Community • BOD • HR • Bagian system • Audit • Vendor • Lingkungan Internal • Staf IT • Manajemen IT • Proses-proses IT / SOP • Servis/layanan IT • Aplikasi-aplikasi, • Infrastruktur IT • Security Employee Satisfaction
• Sistem reward and punishment • Promosi pangkat
• Rekognisi atas usaha/pencapaian • Rasa tanggung jawab
Learning & Growth
• Training-training • Pengetahuan baru • Seminar-seminar • Pameran/eksebisi • Sertifikasi a) Result Indicator
Untuk menentukan kombinasi jumlah Key Result Indicator (KRI), Performance Indicator (PI), dan Key Performance Indicator (KPI) yang cocok, Parmenter (2007) mengusulkan sebuah kaidah yang dinamakan kaidah 10/80/10. Ia berpendapat bahwa untuk suatu organisasi, pengukuran dengan menggunakan maksimal 10 KRI, maksimal 80 PI, dan maksimal 10 KPI sudah bisa menjadi bentuk pengukuran yang baik.
Berikut ini adalah daftar dari Result Indicator yang berhasil dikumpulkan untuk organisasi IT di PT.MST:
15 Result Indicator
1. Kepuasan pelanggan/customer satisfaction 2. Pengaturan biaya-biaya/cost control 3. Manajemen asset
4. Pengetahuan dan skill dari consultant dan staff 5. Inovasi dan usulan IT
6. IT Security
b) Key Performance Indicator
Selanjutnya dari sejumlah Result Indicator yang berhasil dikumpulkan tersebut akan ditentukan sejumlah Performance Indicator yang menjadi faktor-faktor Result Indicator tadi. Performance indicator untuk organisasi IT di PT.MST dapat disimak pada halamannya.
Key Result Indicator Performance Indicator Area CSF
Kepuasan pelanggan/ customer satisfaction
Lama penyelesaian insiden/masalah IT
Customer Internal Financial Environment
Employee Satisfaction Jumlah keluhan terhadap kualitas
(responsivitas, avalabilitas, akurasi) infrastruktur dan aplikasi IT
Customer Internal Financial Environment
Persentase keterlambatan waktu dalam pengerjaan proyek-proyek IT, baik infrastruktur maupun aplikasi
Customer Internal Financial Environment
Pengaturan biaya-biaya/ cost control
Persentase anggaran dan realisasi Financial
Return of Investment Financial Internal Persentase anggaran taktis
terhadap anggaran non taktis
Financial
Presentase penggunaan anggaran biaya project
Financial Environment Internal
Manajemen asset
Jumlah aset IT yang rusak per tahun
Customer Financial Environment Internal
Pengakuan nilai Asset (AuC to real asset)
Internal Environment Praktek prioritasisasi dan
alignment
16
Inovasi dan usulan IT
Jumlah usulan inisiatif, ide ataupun konsep ERP
Internal Environment Customer
Jumlah sesi sharing knowledge ERP
Internal Environment Customer Learning & Growth
Jumlah riset ERP Internal
Learning & Growth Persentase penggunaan anggaran
R & D
Internal
Financial Learning & Growth
Dari sekumpulan performance indicator di atas, maka akan diambil 10 PI yang paling menentukan kinerja bisnis unit ERP Consulting. 10 PI tersebut disebut sebagai Key Performance Indicator (KPI). Berikut ini adalah KPI untuk bisnis unit ERP di PT.MST dan unit kerja terkait terhadap indikator tersebut. Selain KPI, target akan disusun berdasarkan Service Level Agreement yang berlaku. Penilaian kinerja sendiri akan ditentukan berdasarkan skala yang dianut dalam sistem penilaian kinerja karyawan di PT.MST.
No. Key Performance Indicator Unit Kerja Target
1 Lama penyelesaian insiden/masalah ERP Helpdesk
85% dari SLA SAP Support
2
Jumlah keluhan terhadap kualitas (responsivitas, avalabilitas, akurasi) infrastruktur dan aplikasi IT
Helpdesk
85% dari SLA SAP Support
3 Persentase anggaran dan realisasi Project Management
Realisasi anggaran > 85% dari anggaran
Finance
Realisasi anggaran insidentil < 20 % dari total anggaran
4 Distribusi aset-aset IT Service Center service time Logistics
5 Praktek prioritasisasi dan alignment
SAP Division Prioritization Practive
IT Consulting
100% item project portfolio dan discovery portfolio Project Management Alignment Practive
6 Jumlah training per 1 Tahun
Consultant Certified Technical Support > 2 / Yr Manager Realisasi anggaran trainning Trainee
7 Jumlah ide/inisiatif perbaikan yang dikeluarkan per 6 bulan
Helpdesk IT Discovery >= 1 Customer Service Incident analys report
Process analys report 8 Jumlah insiden kebocoran informasi Data Center = 0 %
17
Technical Support Response time SAP Basis Security Review
9 Revenue Unit Busienss
Sales & marketing > Yrly Target Consultant % Project Cost Project Management
10 Product Development
Consultant IT Discovery(idea+concept) Research & Develepment
IT Consulting
c) Performance Measurement Indicators
Menurut Parmenter (2007), Key Performance Indicator (KPI) merupakan sekumpulan pengukuran yang berfokus pada aspek-aspek dari kinerja organisasi yang paling bersifat kritikal untuk keberhasilan organsisasi, baik sekarang dan masa depan. Karena berfokus pada aspek kritikal, KPI tidak mencakup keseluruhan pengukuran aktivitas pada organisasi IT. Berikut ini adalah sekumpulan performance measurement untuk Perencanaan strategis IT untuk fungsi supply:
Pengembangan Pasar Strategic Plan For The
Supply Of IT Performance Measurement Unit Kerja
Memastikan ketersediaan/
availiability, responsivitas, dan
akurasi dari semua infrastruktur yang mendukung website PT.MST
Keberhasilan (tingkat sukses, jadwal) transfer data/upload otomatis sesuai SLA
Technical Support Data Center System Engineering IT Consulting Keberhasilan (tingkat sukses, jadwal) transfer
data/upload manual sesuai SLA Kualitas (availabilitas, responsivitas,
fungsionalitas) koneksi internet tercapai sesuai dengan SLA
Kualitas (availabilitas, responsivitas, fungsionalitas) infrastruktur jaringan data sesuai SLA
Memastikan infrastruktur yang terkait dengan aplikasi- aplikasi untuk analisa data berfungsi dengan baik
Kualitas (availabilitas, responsivitas, fungsionalitas) infrastruktur jaringan data sesuai SLA
Technical Support Data Center System Engineering IT Consulting Kualitas (availabilitas, responsivitas,
fungsionalitas) infrastruktur komunikasi data sesuai SLA
Kualitas (availabilitas, responsivitas, fungsionalitas) server database sesuai SLA
Memastikan layanan/servis Report
Generation berjalan dengan baik
Keberhasilan (jadwal, format informasi, penerima) report generation otomatis sesuai SLA
R&D
Keberhasilan (jadwal, format informasi, penerima) report generation manual sesuai SLA
18
Bidang Logistik Strategic Plan For The
Supply Of IT Performance Measurement Unit Kerja
Memastikan ketersediaan IT device, dan user atau pelanggan
mendapatkan layanan delivery tepat waktu.
Selisih waktu antara permintaan dan pengadaan
unit/perangkat IT sesuai dengan SLA IT Consulting
Proses perencanaan IT tepat waktu Service Center
Pengembangan Produk Strategic Plan For The
Supply Of IT PerformanceMeasurement Unit Kerja
Memastikan bagian Product Development dan Brand Management memiliki dukungan aplikasi dan infrastruktur yang baik dalam menunjang aktivitasnya sehari-hari
Kualitas (availabilitas, responsivitas, fungsionalitas)
sistem ERP tercapai sesuai dengan SLA
R&D
Kualitas (availabilitas, responsivitas, fungsionalitas) infrastruktur jaringan data sesuai SLA
SAP Consultant
Kualitas (availabilitas, responsivitas, fungsionalitas)
kebutuhan enhancement maupun automation IT Consulting
Internal Strategic Plan For The
Supply Of IT Performance Measurement Unit Kerja
Memastikan infrastruktur dan layanan IT mendukung kinerja aplikasi dan database ERP
Kualitas (availabilitas, responsivitas, fungsionalitas)
server ERP tercapai sesuai dengan SLA
Technical Suppot Data Center Kualitas (availabilitas, responsivitas, fungsionalitas)
infrastruktur komunikasi data sesuai SLA
Technical Suppot Data Center Kualitas (availabilitas, responsivitas, fungsionalitas)
infrastruktur jaringan data sesuai SLA
IT Consulting Technical Support
Aplikasi ERP di semua client terupdate dalam jangka
waktu sesuai SLA sejak modifikasi terbit. SAP Consultant
Kualitas (availabilitas, responsivitas, fungsionalitas) storage database tercapai sesuai dengan SLA
SAP Basis Data Center
Kualitas Project dan ketepatan bisnis blueprint
SAP Consultant R&D
Memastikan layanan IT mampu mendukung avalibilitas, responsivitas, dan fungsionalitas untuk sisi desktop productivity
Penanganan semua insiden sesuai dengan SLA
Infrastructure & IT Services Business Applications
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas aset-aset IT yang digunakan tanpa mengurangi produktivitas penggunanya
Selisih waktu antara permintaan dan pengadaan
unit/perangkat IT sesuai dengan SLA Manajemen IT
Proses perencanaan IT tepat waktu Manajemen IT Mengadakan praktek alignment setiap tahun sekali Manajemen IT
19
KESIMPULAN DAN SARAN
Bagian ini merupakan bagian penutup dari tesis ini. Bab ini akan memaparkan simpulan-simpulan yang berhasil dirangkum seiring dengan langkah-langkah yang dilakukan dalam identifikasi indicator performa sistem informasi bisnis unit erp consulting PT. Mitra Solusi Telematika, serta rekomendasi-rekomendasi terkait agar indikator performa tersebut dapat digunakan dengam baik dan dikembangkan sehingga bisa menjadi acuan standar pengukuran yang terdokumentasi dengan baik, dan repetitif.
1. Kesimpulan
Berikut ini adalah simpulan-simpulan yang didapat dari langkah identifikasi indikator performa :
1. Penyusunan KPI yang baru untuk bisnis unit ERP Consulting PT. Mitra Solusi Telematika diharapkan dapat memberikan landasan penilaian kinerja IT di PT. MST dan dapat meningkatkan kinerja IT dengan evaluasi dan koreksi melalui pengukuran yang tepat. Performance measurement yang disusun berdasarkan perencanaan strategis IT untuk fungsi supply juga akan memberikan cara pengukuran yang jelas tentang area-area yang perlu diperbaiki atau dipertahankan oleh IT dalam mendukung unit bisnis ERP Consulting PT. Mitra Solusi Telematika.
2. Dengan adanya perencanaan strategis IT secara tahunan, maka penyusunan anggaran dapat disusun dengan proyeksi dan prediksi yang lebih baik dan akan memiliki implikasi terhadap realisasi yang lebih mendekati angka- angka yang telah tertera pada anggaran. Penggunaan anggaran insidentil yang cukup besar dapat ditekan sehingga belanja IT dapat lebih terkendali.
3. Dengan penggunaan metode portfolio dan alignment untuk aset-aset IT maka perencanaan strategis IT dapat dilakukan dengan lebih baik. Dengan adanya portfolio-portfolio IT ini kita bisa melihat aset-aset mana yang memiliki alignment tinggi terhadap strategi dan tujuan bisnis perusahaan, dan mana yang alignmentnya rendah. Selain itu kita juga bisa dengan mudah menentukan hal-hal apa yang harus dilakukan untuk mem- pertahankan, meningkatkan, atau bahkan mengganti aset-aset IT berdasarkan hasil alignmentnya. Portfolio juga berguna dalam memberikan gambaran mengenai investasi IT apa yang masih perlu dihadirkan (strategic, turnaround, mandatory, factory).
4. Praktek prioritasisasi dapat metode pemberian peringkat/ ranking yang objektif terhadap ide-ide/konsep dan proyek-proyek bisnis unit ERP Consulting yang ada pada PT.MST. Dengan adanya penggambaran yang jelas ini maka perusahaan dapat menentukan pembagian sumber daya (dana, tenaga, waktu, perhatian) yang perlu dialokasikan untuk ide-ide dan proyek-proyek tersebut.
20 2. Saran
Selain adanya langkah-langkah dalam identifikasi indicator performa, perlu juga adanya hal-hal lain yang perlu yang dapat menjadikan IT berperan sebagai bagian strategis dari bisnis ERP Consulting PT. Mitra Solusi Telematika. Hal-hal tersebut adalah:
1. Business Requirement
Asssessment menggunakan Business Value Maturity Model™ sebaiknya dilakukan secara rutin untuk dapat terus membaca perubahan kebutuhan bisnis. Dibawah ini adalah tabel harapan keadaan sekarang dengan adanya realisasi praktek New Information Economic .
Business Value Maturity Model™ High-Level Assessment
Praktek NIE Before After Deskripsi
Demand/ Supply Planning
2 3
Meingkatnya jumlah unit bisnis yang memiliki pemahaman jelas akan kemampuan unit Bisnis ERP consulting. Identifikasi proyek adalah proses baku dalam penentuan dan pembentukan proyek-proyek ERP Consulting.
Saran : Perencanaan IS/IT untuk unit bisnis ERP Consulting dapat lebih diperkuat dalam ruang lingkup Unit Bisnis ERP Consulting untuk dapat menunjang roadmap tahun 2016 bisnis unit ERP Consulting. Innovation
1 3
Dengan adanya portfolio IT Discovery, penjabaran dokumentasi dari planning hingga eksekusi inovasi IS/IT terhadap bisnis unit ERP Consulting.
Saran : Inovasi yang muncul agar dapat menjadi dasar dalam penyempurnaan proses bisnis yang tercantum dalam rencana perubahan-perubahan pada business unit ERP Consulting.
Prioritization
1 2
Proyek-proyek penunjang internal bisnis unit ERP Consulting belum dapat didokumentasikan dari sisi ROI, namun dapat diukur berdasarkan perbaikan pada proses-proses yang diberbaiki dari sudut pandang ketersediaan informasi, dan ketepatan waktu penyelesaian proyek.
Saran : Komitmen dalam pembentukan Proyek Management Office untuk bisnis unit ERP Consulting. Alignment
1 3
Pengalokasian sumber daya terhadap proyek-proyek 2012 dapat diidentifikasikan. Biaya rutin dari asset-aset IT dapat dipetakan dengan proses terdokumentasi melalui proes identifikasi portfolio IT hingga kontribusi atribut IT satu sama lain dan kontribusi IT terhadap proses, layanan dan manajemen bisnis unit ERP Consulting PT.MST. Performance
Measurement
1 2
Dengan adanya proses alignment, pengukuran kinerja IT dapat dievaluasi kembali menggunakan hubungan sebab akibat antara portfolio dan kontribusinya terhadap layanan dan proses unit bisnis ERP Consulting.
2. Critical Success Factor
Ada beberapa faktor yang bisa membantu agar IT bisa menjadi bagian strategis dari bisnis ERP Consulting PT. MST. Faktor-faktor tersebut tentunya ada yang sangat bersifat kritikal. Beberapa faktor-faktor penting tersebut antara lain:
21 perencanaan untuk semua perubahan.
• Dukungan dan komitmen dari top management dan senior management.
• Adanya IT profit model yang sederhana dan mudah dipahami sehingga semua unit bisnis mengerti tentang bagaimana dan di mana IT berperan dalam menunjang profitabilitas perusahaan/unit bisnis masing-masing.
3. IT Strategic Intentions
Dalam menjalankan aktivitasnya sehari-hari, organisasi IT di PT.MST harus memiliki strategic intentions yang selaras dengan visi misi yang dimiliki oleh perusahaan. Berdasarkan panduan dari visi misi tersebut, bisnis unit ERP Consulting memiliki peran dalam mendukung bisnis dan menghadirkan inovasi di bisnis unit ERP Consulting PT.MST. Kesemuanya itu tidak akan mampu memberikan hasil yang positif jika tidak dikomunikasikan dengan unit bisnis lain. Sinergi hanya bisa tercapai jika terjadi saling kesepahaman, dan sosialiasi visi misi, peran, dan rencana IT merupakan salah satu langkah untuk menciptakan sinergi tesebut.
4. Performance Measurement
Pemahaman akan kerangka strategi dan rencana kerja IT membutuhkan evaluasi secara berkelanjutan dengan tindak lanjut perbaikan yang terdokumentasi dalam bentuk rencana dan inisiatif kerja. Di harapkan PT.MST dapat terus melakukan evaluasi pada bisnis unit ERP Consulting dengan kerangka dan tahap kerja yang telah dipaparkan pada bab selanjutnya. Beberapa variabel atau skala penilaian masih dapat dioptimalkan dengan adanya analisa lebih dalam terhadap hubungan dari hasil prioritasisasi dan alginment yang telah dilakukan.
22
DAFTAR PUSTAKA
Applegate, L.M., Austin R.D., McFarlan, F.W. 2007, Corporate Information Strategy And Management: Text And Cases, 7th ed, McGraw-Hill, Singapore. Bansal, S. 2009, Technology Scorecards: Aligning IT Investments With Business Performance, John Wiley & Sons, Inc., New Jersey.
Baschab, J., Piot, J. 2007, The Executive’s Guide To Information Technology, John Wiley & Sons, Inc., New Jersey.
Benson, R.J., Bugnitz, T.L., Walton, W.B. 2004a, From Business Strategy To IT Action: Right Decisions For A Better Bottom Line, John Wiley & Sons, Inc., New Jersey.
Benson, R.J., Bugnitz, T.L., Walton, W.B. 2004b. Notes About From Business Strategy To IT Action, [Online] Available: http://www.wiley.com/go/ITAction/ notes.doc.
Fiorenzo, F., Galetto, M., Maisano, D. 2007, Management By Measurement: Designing Key Indicators And Performance Measurement Systems, Springer, Berlin.
Lutchen, M.D. 2004, Managing IT As A Business,: A Survival Guide For CEOs, John Wiley & Sons, Inc., New Jersey.
Maizlish, B., Handler, R. 2005, IT Portfolio Management Step By Step: Unlocking The Business Value Of Technology, John Wiley & Sons, Inc., New Jersey.
Olson, David., 2004, Managerial Issues of Enterprise Resource Planning Systems", McGraw Hill International Edition.
Parker, M. M., Benson, R.J., Trainor, H.E. 1988, Information Economics: Linking Business Performance to Information Technology, Prentice Hall.
Parmenter, D. 2007, Key Performance Indicators: Developing, Implementing, And Using Winning KPIs, John Wiley & Sons, Inc., New Jersey.
Robb, J. 2005, Why IT Matters in Midsize Firms, [Online] Available:
http://download.microsoft.com/documents/australia/partner/cc/5-%20IT_Drives_Growth.doc [8 Desember 2011].
Schwalbe, Kathy, 2007, Information Technology Project Management. 4th ed, Thomson course technology, Boston Massachusetts.
23
Stenzel, J., Cokins, G., Flemming, B., Hill, A., Hugos, M., Niven, P., Schubert, K., Stratton, A. 2007, CIO Best Practices: Enabling Strategic Value With Information Technology, John Wiley & Sons, Inc., New Jersey.
Ward, J., Peppard, J. 2002, Strategic Planning For Information Systems, 3rd ed., John Wiley & Sons, Inc., New Jersey.
Wawan Dewanto, Falahah. ERP (Enterprise Resource Planning) Menyelaraskan Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis, Informatika Bandung, 2007.
Weill, P., Ross, J.W. 2004, IT Governance: How Top Performers Manage IT Decision Rights For Superior Results, Harvard Business School Press, Boston.
