Communication. Function of communication

Communication

 Definisi : memberitahukan pesan (berisi ide/informasi) oleh

pemberi pesan yang diterima dan dimengerti oleh penerima pesan.

 Poor communication : apabila pesan yang diberitahukan tidak

dimengerti oleh penerima

 Perfect communication : apabila pesan sepenuhnya dimengerti

oleh penerima

Function of communication

 Control behavior

Case :

seorang guru menegur anak yg mendominasi dalam kerja

kelompok  pesan guru tersebut akan mengontrol perilaku anak tsb dalam kerja kelompok di kemudian hari

 Build motivation

Case :

boss memberikan sebuah guide dan pujian pada pekerjaan karyawan  guide/pujian akan memotivasi karyawan untuk bekerja lebih baik

 Express emotional feeling & social needs

Case :

Karyawan akan saling berinteraksi dalam workgroup  dalam interaksi tersebut akan terlihat karyawan mana yang puas atau frustasi dengan pekerjaannya

 Making decision

Setiap individu atau group yang telah menerima informasi akan mengevaluasi inforamsi tersebut untuk dijadikan sebuah keputusan/pilihan.

Communication Proccess

Message : physical product || Encoding message : convert message

to symbol || Channel : medium to pass the message to receiver ||

Decoding message : translate the symbol into understable form || Noise : communication barriers || Feedback : the check how

successful is transferring the message

Channel Classification :

 Formal Channel  medium yang berada di lingkungan

organisasi yg berhubungan dengan komunikasi pesan professional

 Informal Channel  medium yang berada di lingkungan social

yang berhubungan dengan komunikasi spontan

Direction of Communication

 Downward Communication  komunikasi yang mengalir dari

Function : menetapkan goals, memberikan instruksi, menjelaskan prosedur dan kebijakan, menyelesaikan masalah

Contoh : manager  karyawan Problem :

i. Must be Repeated several times

Untuk menjadi efektif, pesan yang disampaikan harus memiliki reason yang kuat dan diulangi terus menerus. Contoh  ketika manager memberikan keputusan, karyawan akan lebih mendukung keputusan tersebut jika manager menjelaskan seluruh alas an dibalik keputusan

tersebut.

ii. One way nature

Komunikasi berlangsung secara formal dan satu arah. Contoh  manajer sering memberi saran kepada karyawan, tetapi jarang menanyakan saran kepada karyawan, baik untuk perusahaan atau manajer itu sendiri

 Upward Communication  komunikasi mengalir kea rah

level/grup yang lebih tinggi

Function : meningkatkan awareness yang dirasakan oleh

lower level, menyediakan

feedback untuk meningkatkan kinerja perusahaan ke level yang lebih tinggi

Contoh : karyawan  manajer Problem :

i. Higher levels’ are easily distracted

Pada saat tanggung jawab manajer meluas, karyawan akan lebih sedikit memiliki kesempatan untuk berkomunikasi dengan manajer.

Solution  membuat conference, membuat report form dengan headlines yang singkat dan informative, membuat agenda untuk mencocokan jadwal manajer dengan karyawan

 Lateral Communication komunikasi mengalir di level yang

sama

Function : mempersingkat waktu, memudahkan kordinasi Contoh : karyawan  karyawan, manager manager Problem :

i. Create dysfungsional conflicts

Karena berada di level yang sama, karyawan menjadi

bossy dan mendominasi.

Interpersonal Communication (Komunikasi

antarpribadi)

 Oral Communication  komunikasi langsung secara lisan

Contoh : group discussion, pidato, rumor mill + Speed and Feedback

Kita dapat menyusun pesan dan menerima respon dalam waktu yang sangat cepat. Jika penerima pesan tidak mengerti isi pesan yang disampaikan, maka dapat langsung dikoreksi.

− The more people, the greater distortion

Setiap orang memiliki cara sendiri untuk menerjemahkan pesan. Semakin banyak pemberi/penerima untuk suatu pesan, maka akan semakin sulit untuk menerima pesan sesuai konten aslinya.

 Writing Communication komunikasi melalui kata/symbol yang

tertulis

Contoh : memo, email, instant messaging, + Tangible and Verifiable

Penerima dan pengirim memiliki bukti percakapan yang dapat disimpan sampai kapanpun.

+ More logical and clear

Pengirim dapat mempersiapkan kata-kata yang ingin disampaikan terlebih dahulu sehingga penerima dapat lebih mudah menangkap pesan

− Time Consuming

Membutuhkan waktu 1 jam untuk menyampaikan pesan yang dapat disampaikan selama 10-15minutes melalui oral

communication.

− Lack of feedback

Tidak ada jaminan bahwa penerima pesan mengerti pesan yang dimaksud oleh pengirim

 Nonverbal Communication  komunikasi yang ditekankan oleh body language, intonasi, dan ekspresi wajah,

Important message of body language :

i. Seberapa besar komunikator tertarik dengan sudut pandang komunikator lainnya

ii. Status antara kedua komunikator (pemberi dan penerima pesan)

Nonverbal aspects of communication :

i. Body language

Jika sedang berada di dekat orang yang memiliki

memberikan gerakan yang lebih halus dan hormat

dibandingkan ketika berada di dekat teman/sahabat.

ii. Facial Expression Memberikan kesan

ramah/arogan/sombong/angkuh/takut/malu

iii. Physical Distance

Jika sedang berada di dekat orang yang memiliki

“pengaruh” (seperti pejabat), maka kita akan berusaha memberikan gerakan yang lebih halus dan hormat

dibandingkan ketika berada di dekat teman/sahabat.

Organizational Communication (Komunikasi

dalam Organisasi)

 Formal Small-Group Networks  jaringan komunikasi

organisasi yang dibagi dalam grup berisi lima orang

3 common group in formal organization :

i. Chain

Bentuk komunikasi lower member to higher member yang biasanya digunakan dalam organisasi formal.

Higher member memiliki otoritas pada lower member.

ii. Wheel

Bentuk komunikasi yang mengandalkan central member dengan strong leadership yang kuat dalam menyalurkan informasi ke semua member grup.

iii. All-Chanels

Bentuk komunikasi yang mengandalkan self-managed

teams dimana setiap member dapat secara aktif

berkomunikasi dengan member lainnya.

 Grapevine  komunikasi informal yang terjadi di dalam

organisasi

Contoh : gossip, guyonan Function :

i. Identifikasi isu perusahaan yang penting ii. Memperdekat hubungan antar rekan perusahaan

Electronic Communication (Komunikasi media

 Email (transfer text/doc with internet)

+ Easily written and stored

+ Able to distribute message to 1 – 1000 people with a click

+ The cost = opportunity cost if we distribute with brochure

− Misinterpreting the message − Communicate negative message − Time consuming

− Less emotions & expression

− Privacy concerns (penerima belum tentu mampu merahasiakannya)

Strategies to overcome time-consuming :

i. Don’t check email in the morning ii. Unsubscribe undesired newsletter

iii. Check email in batches (per hari 10/per minggu 10) iv. Stop sending email (you will get no reply)

v. Declare email bankruptcy (Wipe out inbox, sent items, etc)

 Instant Messaging  use real time (via computer) or

portable communication device (iphone bb) + Suit for a shorter message

− Easily distracting

 Social Networking  use in-house networking applications

 Blogs  a site about single person or company

 Video Conferencing  have real times meeting with people in

different location

Managing Information

Problem :

 Dealing with Information Overload

Information Overload menyebabkan berkurangnya

produktivitas. Untuk mengatasinya, user dapat membatasi penggunaan media untuk komunikasi, membuat to-do-list, dan bersenang-senang untuk beberapa waktu.

 Threats to information security

Untuk private organization, kerahasiaan informasi sangatlah penting. Perusahaan umumnya melakukan routine track pada

email dan penggunaan internet, memasang kamera pengawas,

dan merekam percakapan handphone.

Choice of Communciation Channel

 Channel richness  seberapa banyak informasi yang masuk per sesi komunikasi melalui channel tersebut

 High richness  komunikasi dilakukan melalui chanel yang bersifat tatap muka sehingga informasi yang masuk lebih banyak dan complex

 Low richness  komunikasi dilakukan melalui chanel yang tidak langsung (seperti tertulis) sehingga informassi yang masuk lebih sedikit dan terbatas

Persuasive Communcation

 Persuasive message process : i. Automatic Proccessing (AP)

Mengolah pesan berdasarkan wujud asli produk tanpa membutuhkan pertimbangan yang lebih jauh. AP digunakan untuk memroses pesan yang berasal dari topic yang

kurang diminati.

+ Membutuhkan waktu dan usaha yang lebih sedikit − Dapat dibodoh-bodohi dengan membeli barang

kualitas rendah dengan wujud yang baik

Contoh  produk minuman yang kemasannya menarik

ii. Controlled Processing (CP)

Mengolah pesani berdasarkan informasi yang telah dikumpulkan sebelumnya dan membutuhkan pertimbangan yang lebih jauh. CP digunakan pengguna untuk memroses pesan yang sangat diminati oleh si pengguna

+ Membutuhkan waktu dan usaha yang lebih banyak − Pengguna Tidak dapat dibodoh-bodohi

 Pemilihan Procces dipengaruhi oleh : i. Interest Level

Keputusan yang diambil akan berdampak bagi kehidupan receiver selanjutnya. Semakin kuat dampak keputusan tersebut, maka semakin tinggi interest level receiver untuk memroses pesa.n (controlled processing). Seblaiknya.

ii. Prior Knowledge

Prior knowledge menunjukan seberapa banyak

informasi/knowledge yang diketahui oleh receiver mengenai topic.

Well-informed  receiver memiliki informasi yang banyak sehingga memiliki argument yang kuat dan tidak dapat diubah-ubah lagi  CP

Poorly-informed  receiver memiliki informasi

yang sedikit sehingga argumentnya tidak kuat dan mudah diubah  AP

iii. Personality

Receiver yang memeiliki keingintahuan yang besar akan sering membaca review sebelum memutuskan sesuatu.

Cognition  kepribadian yang terbiasa mencari bukti dan fakta dalam membuat keputusan

High cognition akan menggunakan CP dan low cognition menggunakan AP

iv. Message Characteristic

Pemilihan proses pesan tergantung dari karakter pesan itu sendiri.

Pesan yang cenderung cepat, seperti iklan di TV AP

Pesan yang cenderung banyak, terstruktur, butuh dicerna, seperti artikel di majalah  CP

Barriers to effective communication

 Filtering

Teknik memanipulasi pesan agar lebih mudah untuk diterima Berlaku pada komunikasi yang berlangsung dalam level

hirarki organisasi. Semakin tinggi hirarki, maka filtering akan sering digunakan. Sebaliknya.

Contoh : karyawan akan cenderung filtering pesan untk menyenangkan bos

 Selective Perception

Receivers cenderung melihat dan mendengar pesna berdasarkan kebutuhan, motivas, dan

pengalaman. Pesan yang diterima juga cenderung dikaitkan dengan minat dan ekspetasi

receiver.

Contoh : interviewer perusahaan selalu menganggap wanita lebih memrioritaskan keluarga daripada karir, dimana kenyataannya tidak selalu demikian

 Information Overload

Keadaan dimana pesan yang diterima sudah melebihi kapasitas. Pesan yang diterima dalam kondisi ini akan cenderung dilupakan, diabaikan, atau diproses selanjutnya saat reveiver sudah merasa tidak overload.

 Emotions

Mood mempengaruhi seseorang dalam menerima dan merespon pesan

Positive mood  receiver mampu memroses dan merespon pesan, bahkan yang detail sekalipun, dengan baik.

Negative mood  receiver cenderung malas menerima pesan, apalagi yang detail.

 Language

Perbedan bahasa atau kosa kata mempengaruhi receiver dalam memroses pesan. Biasanya receiver akan mengasumsi arti dari pesan tersebut, dimana asumsi tersebut pada umumnya tidak selalu benar.

Contoh : orang tuan yang berbicara pada anak balita akan menggunakan bahasa yang mudah dan tidak baku, orang

Indonesia yang berbicara dengan orang melayu  Silence

Silence  kekosongan informasi

Terjadi pada major class, dimana pendapatnya selalu lebih diterima oleh yang lain, sehingga minor class tidak selalu bias menyampaikan informasi.

Silence yang menyangkut isu penting, seperti sexual harrasment akan berpengaruh pada psikologis seseorang. Contoh : karyawan (minority) tidak selalu bias menyampaikan

informasi ke manajer, sehingga manajer mengalami silence.  Communication Apprehension

Keadaan dimana seseorang Merasa tegang dalam berkomunikasi secara lisan maupun tulisan. Orang tsb merasa kesulitan untuk mengekspresikan sesuatu baik lisan/tulisan, sehingga butuh bantuan pengingat lain, seperti memo.

Contoh : blank saat menulis, gagap saat berbicara  Lying

Menyatakan fakta yang tidak benar kepada seseorang yang mengakibatkan miskomunikasi. Lying akan lebih mudah dilihat pada komunikasi langsung dibandingkan komunikasi tidak

langsung. Rata-rata orang akan berbohong 2 kali/hari.

Bagaimana seseorang berbohong dapat diketahui dari ekspresi wajah dan gerak badan.

Untuk kehidupan sehari-hari, lying masih dapat ditoleransi. Namun untuk pekerjaan yang membutuhkan integritas tinggi (seperti FBI, CIA), liar-detector diperlukan.untuk

mendekteksi kebohongan.

Global Implications

 Cultural Barriers

Semakin luas ruang lingkup social, maka akan semakin terlihat hambatan dalam komunikasi.

i. Semantics

Kata-kata yang memiliki translate yang berbeda dalam bahasa lain atau bahkan tidak ada terjemahan yang sebanding.

Contoh : effisiensi dalam B.Ind mirip dengan

efficiency dalam B.Ing, tidak ada kata terjemahan yang sebanding (seperti perception = tanggapan)

ii. Word Connotation

Kata-kata yang memiliki konotasi berbeda dalam setiap bahasa.

Contoh : “hai” dalam bahasa Jepang adalah “Yes, I’m listening”. Namun cara orang jepang mengucapkannya lebih menunjukan arti “Yes, Im agree” dimata orang US/UK

iii. Tone Differences

Dalam budaya tertentu, ada penekanan tone yang berbeda untuk sebuah kata yang menunjukan arti yang berbeda.

COntoh : “ma” dalam Mandarin dapat memiliki dua arti ya itu bertanya atau ibu. Untuk membedakan, diberikan penekanan tone pada pengucapan kata tersebut.

iv. Tolerance towards Problem

Orang yang berasal dari belahan dunia barat (western Europe & Northern America) lebih cenderung memecahkan konflik secara langsung dan jelas. Sementara orang yang berasal dari belahan dunia timur (Asia, Timur Tengah) lebih cenderung memcahkan konflik secara

terselubung, atau menganggap selesai konflik tersebut (self-assumption)

 Culture Context

Konteks budaya adalah perbedaan dimana seseorang menerima dan memroses komunikasi berdasarkan kecenderungan

budayanya.

High context culuture  kebudayaan kolektivis (Asia dkk)

Low context culture  kebudayaan individualis (US dkk)

High-context culture Low-context culture

Negara di Timur Tengah, Asia, Afrika dan Amerika Selatan

Negara di Amerika Utara (US) dan Eropa Barat

Komunikasi masih terbatas status sosial dan reputasi dan bersifat formal

Komunikasi tidak memandang status sosial, reputasi dan bersifat informal

Lebih mengutamakan kata-kata yang diucapkan

Lebih mengutamakan aksi

Menggunakan intuisi dan rasa Menggunakan logika dan fakta yang ada

 Cultural Guide

i. Menerima perbedaan sampai adanya kesamaan/kecocokan

ii. Menekankan deskrispsi dibandingkan intepretasi/judgement

iii. Mengembangkan empati

iv. Ubah interpretasi dalam suatu hal menjadi suatu hipotesis yang dapat diubah lagi di kemudian hari