SISTEM INFORMASI CV. SUMBER BARU GM CHEVROLET

1

SISTEM INFORMASI

CV. SUMBER BARU GM CHEVROLET

Disusun Oleh:

Zulian Fajar Ardianto / 13111109 22 / Malam

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

UNIVERSITAS MERCUBUANA YOGYAKARTA

2 DAFTAR ISI COVER JUDUL ... 1 DAFTAR ISI ... 2 BAB I ... 3 PENDAHULUAN ... 3 1.1 Latar Belakang ... 3 1.2 Tujuan ... 3 BAB II ... 4 PEMBAHASAN ... 4

2.1 Sistem Manajemen Servis ... 4

2.2 Tabel Proses ... 5

2.3 Analisis Kebutuhan Data ... 7

2.4 Konteks Diagram... 9

BAB III ... 10

PENUTUP ... 10

3

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Seiring Berkembangnya usaha – usaha perbaikan mobil yang sangat pesat pada saat ini menjadikan sistem informasi sebagai hal yang sangat penting peranannya dalan menunjanng jalannya operasi – operasi demi tercapainya tujuan yang diinginkan oleh setiap perusahaan. Sistem transaksi berbasis komputer merupakan sebuah media yang dapat dipergunakan untuk mengelola data, laporan, serta memudahkan perusahaan dalam mengelola informasi.

CV. SUMBER BARU GM CHEVROLET adalah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan, perbaikan dan suku cadang kendaraan khusus merk Chevrolet. Tapi dalam pembahasan kali ini kita akan membahas tentang arsitektur informasi pada perbaikan dan perawatan mobil. Untuk

mengantisipasi perkembangan teknologi informasi serta berkembangnya perusahaan,maka

diperlukan suatu pengelolaan atau manajemen perusahaan yang baik dan peningkatan sumber daya manusia.

1.2 Tujuan

Tujuan perlu dibuatnya sebuah sistem manajemen informasi ini adalah sebagai berikut : a. Mempelajari dan menganalisa kebutuhan akan perkembangan sistem pada CV. SUMBER BARU

GM CHEVROLET.

4

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Sistem Manajemen Servis

Proses bisnis servis mobil CV. SUMBER BARU GM CHEVROLET dimulai ketika pelanggan membawa mobilnya untuk diservis. Pelanggan dilayani oleh petugas service advisor (SA) dengan meminta buku servis, STNK dan kunci mobil. Informasi direkam/dicatat tentang identitas mobil meliputi merk,model, no STNK, no Rangka, tanggal registrasi. Serta identitas pelanggan berupa

id_pelangan,nama, alamat, tgl lahir dll. Kemudian service advisor (SA) menanyakan keluhan pelanggan dan dicatat.

Selanjutnya SA menyerahkan kunci mobil kepada kepala teknisi guna dicek tentang kerusakan mobil tersebut. Setelah kerusakan dicek oleh kepala mekanik lalu informasi disampaikan kepada service advisor tentang kerusakan mobil dan dicatat tentang komponen yang perlu diganti dalam sebuah lembar work order serta biaya yang dibutuhkan.

Lalu SA mengkofirmasi kepada pelanggan apakah pelanggan ingin melakukan perbaikan sesuai dengan lembar item kerja dan biaya yang dibutuhkan. Jika tidak maka pelanggan bisa memilih untuk servis saja tanpa melakukan pergantian komponen. SA juga menawarkan cuci kendaraan gratis kepada pelanggan.

Jika pelanggan setuju, maka SA akan membuat work order rangkap 4 dan diserahkan kepada teknisi bengkel. Dengan rincian rangkap 1 untuk teknisi, rangkap 1 deserahkan kepada pelanggan, rangakap 1 untuk bagian suku cadang, dan yang 1 lagi untuk ditempel di plan board. Petugas bagian gudang menyiapkan suku cadang dan membuat nota tentang pengambilan parts sebanyak 2 rangkap .

Setelah teknisi bengkel menerima suku cadang dari bagian gudang, maka teknisi bengkel langsung melakukan service dan memperbaiki mobil serta pergantian komponen sesuai dengan work order.

Setelah selesai melakukan servis dan perbaikan lalu diserahkan kepada kepala teknisi guna dillakukan test drive mengecek apakah servis benar – benar selesai dengan baik. Jika servis sudah dinyatakan baik dan pelanggan meminta kendaraannya untuk dicuci maka kepala teknisi akan membawa kenadaraan pelanggan ke bagian pencucian tetapi jika pelanggan tidak meinta kendaraannya dicuci maka kendaraan akan kembali diserahkan kepada pelanggan . Lalu pelanggan akan melakukan

pembayaran di bagian keuangan. Petugas bagian keuangan menerima pembayaran dari pelanggan dan membuat faktur bengkel 3 rangkap.

5

Yang terakhir adalah bagian akutansi yaitu membuat jurnal penerimaan kas setelah menerima faktur bengkel 2 rangkap dari bagian keuangan dan bagian keungan membuat laporan penerimaan kas ke direktur setiap akhir periode.

2.2 Tabel Proses

No Nama Proses Uraian Proses Data yang Digunakan

1. Pendaftaran Servis  Pelanggan melakukan pendaftaran  SA meminta data kendaraan dan data

pemilik

 SA mencatat data kendaraan dan data pemilik kendaraan

 Menanyakan keluhan pelanggan  Mencatat keluhan pelanggan  Menyimpan data kendaran dan data

pemilik kendaraan

 Data kendaraan  Data pemilik

kendaraan

 Keluhan pelanggan

2. Pengecekan Kendaraan  Kunci mobil diserahkan kepada kepala teknisi oleh servis advisor  Kepala teknisi melakukan

pengecekan kendaraan

 Data kendaraan  Data pemilik

kendaraan

 Keluhan pelanggan 3. Konfirmasi ke pelanggan  SA menanyakan kepada pelanggan

apakah pelanggan bersedia melakukam servis dan ataupun penggantian suku cadang sesuai rekomendasi kepala teknisi atau tidak

 Data kerusakan kendaraan  Data Work Order

(WO).

4. Membuat Work Order  Servis advisor menerima konfirmasi tentang kerusakan mobil dari kepala teknisi

 Membuat work order

 Mengubah ataupun menambah detail work orde jika ada pekerjaan tambahan

 Menawarkan cuci kendaraan secara gratis

 Mencetak work oerder rangkap 4  Rangkap 1 ditempel di plan borad, 1

lagi untuk teknisi, rangkap 1 untuk bagian gudang dan 1 lagi untuk pelanggan

 Data work order

5. Meminta suku cadang  Teknisi meminta suku cadang di bagian gudang

 Data suku cadang  Data work

6

order(servis) 6. Menyiapkan suku cadang  Bagian gudang akan menyiapkan

suku cadang sesuai yang ada di work order

 Part-man memilih jenis suku cadang  Mencatat nomer suku cadang  Input data ke sistem

 Membuat nota pengambilan suku cadang

 Teknisi mengambil suku cadang

 Data suku cadang  Data work

order(servis)

7. Melakukan perawatn dan perbaikan

 Teknisi menerima suku cadang  Melakuakan perawatan dan

perbaikan sesuai dengan work order yang dibuat oleh SA

 Data work order

8. Melakukan test drive  Setalah teknisi selesai pengerjaannya, lalu kepala teknisi akan melukakan test drive guna memastikan kendaraan dalam kondisi baik  Menyerahkan kendaraan yang habis

di servis ke bagian pencucian jika pelanggan meminta kendaraanya untuk dicuci

 Memberikan kunci dan STNK kepada servis advisor

 Data work order

9. Pembayaran  SA menerima kunci dan STNK kendaraan

 Pelanggan membayar

 Bagian keuangan menerima uang dan input data ke sistem

 Memilih jenis pembayaran

 Mencetak faktur sebanyak 3 rangkap

 Data pelanggan  Data kendaraan

7

2.3 Analis Kebutuhan Data

No Data Atribut Keterangan

1. Karyawan  NIK

 Nama_karyawan  Ttl

 Alamat  No_telp

 Nomer induk karyawan terdiri dari 4 digit angka contoh 8001

 Nama karywan

 Tempat dan tanggal lahir karyawan  Alamat karyawan

 No telepon karywan

2. User  NIK

 Password

 Nomer induk karyawan terdiri dari 4 digit angka contoh 8001

 Password berupa angka atau karakter

3. Pelanggan  kd_pelanggan

 nama_pelanggan  alamat

 no_telp

 kode pelanggan sebagai primary key(auto_increment)

 nama pelanggan  alamat pelanggan

 nomer telepon pelanggan

4. Mobil  no_polisi  kd_pelanggan  no_rangka  no_mesin  merk  tahun_pembuatan

 nomer polisi sebagai primary key  kode pelanggan sebagai foreign key  nomer rangka kendaraan

 nomer mesin kendaraan  merk kendaraan

 tahun pembuatan kendaraan

5. Work Order  no_wo

 tanggal  no_polisi  nik  km_akhir  status

 nomer work order. Terdiri

daridua field nama traansaksi,dua field tahun pembuatan,dua field bulan pembuatan,tiga field nomer urut.Seperti WO20222011001  tanggal pembuatan WO  kode pelangan

 nomer induk karywan  odometer mobil terakhir  status WO

6. Barang  kd_barang

 kd_merk  nama_barang  harga_barang

 kode barang sebagai

primary key, kode merk sebagai foreign key.

8  stok  status  Nama barang.  Harga barang.  Stok barang  Status barang 7. Detail_barang  kd_detail_barang  no_wo  kd_barang  jumlah_barang  harga_barang

 kode detai barang (primarykey).  no work order sebagai primary key.  Kode barang.  Jumlah barang  Harga barang 8. Servis  kd_service  nama_service  harga  status

 kode service sebagaiprimary key (autoincrement).

 Nama service  Harga service.

 Status service, diaprove olehdirektur atau tidak 9. Detail_servis  kd_detail_servis  no_wo  kd_servis  jumlah_servis  harga_servis

 kode detai service (auto increment)  no work order

 Kode service (autoincrement).  Jumlah service.

9

10

BAB III PENUTUP

3. Kesimpulan

Dengan adanya sistem informasi ini maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : a. Dengan sistem informasi ini, maka dapat menghemat waktu dalam memasukkan data transaksi

dan pembuatan laporan bulanan dengan menghasilkan data yang maksimal.

b. Dengan adanya sistem informasi ini, perusahaan dapat memperoleh laporan manajerial dari data transaksi dan laporan bulanan dengan lebih cepat dan akurat.

c. Data lebih aman tersimpan di database karena tidak semua orang di perusahaan dapat mengakses data tanpa mempunyai nama user dan password.