AUDIT OPERASIONAL ATAS JASA PELAYANAN
JALAN TOL PADA PT. TRANSLINGKAR KITA
JAYA
SUMBARIO HARJANTO
SUDARMO
Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon jeruk Raya No 27, Telp: (021) 53696969 Email: [email protected]
ABSTRAK
Tujuan diadakannya penelitian ini adalah untuk mengetahui mengenai tingkat efektif, efisien dan ekonomis atas pelaksanaan operasional PT. Translingkar Kita Jaya. Penelitian ini juga mempunyai tujuan untuk mengidentifikasi masalah yang muncul pada perusahaan dan memberikan rekomendasi kepada pihak manajemen perusahaan atas hambatan-hambatan yang berkaitan dengan pelaksanaan operasional PT. Translingkar Kita Jaya guna meningkatkan efektif, efisien dan ekonomis pada kegiatan fungsi operasional perusahaan. Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif dengan menggunakan data primer seperti hasil wawancara dengan pihak operasional dan observasi pada PT. Translingkar Kita Jaya, dan pemberian kuesioner berbentuk ICQ (Internal Control Questionaire). Kemudian menggunakan data sekunder seperti struktur organisasi perusahaan. Peneliti melakukan penelitian pada PT. Translingkar Kita Jaya karena perusahaan tersebut merupakan salah satu perusahaan swasta yang melayani jasa pembangunan jalan tol dan konsultasi proyek fasilitas umum jalan dan jembatan. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa kegitan pelayanan jasa jalan tol pada PT. Translingkar Kita Jaya dapat dikatakan ekonomis, namun belum dapat dikatakan efektif dan efisien disebabkan perusahaan tidak memiliki visi misi yang secara resmi disampaikan kepada seluruh jajaran tenaga kerja yang mengakibatkan perusahaan tidak mempunyai tolak ukur penentuan strategi dalam pencapaian tujuan pada PT. Translingkar Kita Jaya.
Kata Kunci : Audit Manajemen, Pelayanan Jasa, dan Jalan Tol.
ABSTRACT
The objective of this study was to determine the level of effectiveness, efficiency and economical of the operational implementation of PT. Translingkar Kita Jaya. This study also has the objective to identify the problems that exist in the company and provide recommendations to the management of the findings relating to the companies in order to increase the effectiveness, efficiency and economical. Type of research is a descriptive research using primary data such as interviews with the operation department and observation at PT. Translingkar Kita Jaya, and distributing the questionnaire form ICQ (Internal Control Questionnaire). By using secondary data such as companies organizational structure. The survey results found that the activities of toll road services at PT. Translingkar Kita Jaya can be concluded as economical, but not yet effective and efficient. It is because the companies does not have the estabilished vision and mission presented to the all employees. The consequence of this situation companies does not have a benchmark for determining the strategy of achieving the goals in PT. Translingkar Kita Jaya.
PENDAHULUAN
Dengan berkembangnya suatu perusahaan menuntut pula perkembangan dibidang pemeriksaan. Pemeriksaan yang dilakukan bukan hanya mengenai pemeriksaan keuangan, tetapi pemeriksaan dapat juga bertujuan untuk menilai efektif, efisien dan ekonomis dari kegiatan fungsi tertentu dalam suatu entitas. Pihak audit dari perusahaan melakukan audit operasional agar dapat memperoleh hal mengenai kelemahan yang mungkin terjadi pada kegiatan tertentu terkait dengan efisien, efektif dan ekonomisnya.
Di banyak lingkungan ekonomi multi-disiplin, organisasi selalu berusaha mencari cara untuk menerapkan prinsip ekonomi (kehematan), dengan cara yang efisien, dan hasil yang efektif yang dikenal dengan istilah spend less, spend
well, dan spend wisely yang diutarakan oleh Rai (2008:37). Tinjauan operasional adalah alat yang digunakan untuk
melakukan evaluasi tersebut, baik sendiri maupun sebagai bagian prosedur lain seperti benchmark, manajemen berdasarkan aktivitas, manajemen kualitas total, rekayasa ulang, dan sebagainya.
Dalam melakukan kegiatan operasionalnya, manajemen perusahaan harus memiliki tata kelola yang baik demi keberlangsungan berjalannya perusahaan. Persaingan yang ketat menuntut perusahaan untuk dapat bersaing secara sehat dan kritis agar dapat bersaing pada bidang perusahaannya masing-masing. Oleh karena itu, untuk mewujudkan tata kelola yang baik manajemen membutuhkan perencanaan yang tepat dalam memanfaatkan seluruh sumber daya yang dimiliki untuk mendukung operasional tetap berjalan dengan memadai.
Demi menjalankan roda perekonomian agar tetap berjalan, setiap individu atau perusahaan dituntut memiliki mobilitas tinggi dalam rangka pencapaian tujuan yang ditetapkan. Maka dari itu, pemanfaatan sumber daya yang telah disediakan harus dipergunakan secara cermat. Jalan tol merupakan sarana lalu lintas yang disediakan pemerintah dalam rangka meningkatkan mobilitas masyarakat dan entitas pada suatu wilayah tertentu. Dengan didirikannya akses jalan tol pada suatu wilayah dapat menjadi faktor pendukung berkembangnya wilayah tersebut. PT. Translingkar Kita Jaya merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang penyelenggaraan dan melaksanakan proyek pembangunan ruas dan proyek jalan tol. Maksud diadakannya kegiatan pelaksanaan pelaksanaan proyek jalan tol tersebut bertujuan untuk meningkatkan akses lalu lintas masyarakat dalam rangka pencapaian tujuan yang lebih efektif dan efisien.
Penulis memilih perusahaan ini sebagai objek penelitian untuk menganalisa dan mengevaluasi prosedur kinerja perusahaan konstruksi yang mengutamakan pelayanan pada setiap konsumennya terutama pengguna lalu lintas itu sendiri dan memerlukan pengawasan juga perhatian yang ketat pada segi kinerja pelayanan jasa itu sendiri. Dengan tujuan memeriksa dan mengevaluasi aktifitas penjualan jasa berkaitan dengan efektifitas dan efisiensi kegiatan yang dilaksanakan perusahaan. Berdasarkan hal tersebut, penulis tertarik untuk melakukan penelitian guna mengevaluasi apakah kegiatan pembiayaan konsumen yang dilakukan PT. Translingkar Kita Jaya sudah diterapkan secara efektif, efisien dan ekonomis.
Dalam rangka membahas “Audit Operasional atas Jasa Pelayanan Jalan Tol pada PT. Translingkar Kita Jaya” adalah apakah siklus pengoperasian jalan tol yang berskala besar yang dilakukan telah dikelola secara efektif dan efisien sesuai dengan SOP dan job description yang dimiliki perusahaan. Dalam rumusan tersebut dibahas mengenai Apa saja perbaikan-perbaikan yang diperlukan agar operasional jalan tol pada PT. Translingkar Kita Jaya dapat berjalan efektif dan efisien.
METODE PENELITIAN
Untuk mendapatkan hasil dan bukti yang relevan pada penelitian ini, penulis melakukan pengumpulan data dan informasi yang bertujuan setelah selesainya penelitian yang dilakukan dapat menjadi masukkan bagi perusahaan yang diteliti agar perusahaan tersebut dapat beroperasi dengan lebih efektif, efisien, dan ekonomis dari yang sebelumnya. Metode dari penelitian itu sendiri adalah:
1. Penelitian Literatur (Library Research)
Metode pengumpulan data dengan cara mempelajari sumber-sumber yang berasal dari buku-buku yang berkaitan dengan akuntansi, auditing, segala yang bersangkutan dengan audit operasional, dan sebagainya sebagai pendukung teori dari permasalahan yang akan dibahas.
2. Penelitian Lapangan (Field Research)
Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan mendatangi langsung ke perusahaan yang akan diteliti yang dimaksudkan mendapatkan data primer dari perusahaan. Dan metode dari field research itu sendiri meliputi:
a) Observasi
Penulis melakukan penelitian dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan mengenai objek penelitian. Mendatangi bagian operasional dan mengkaji data mengenai tahap penghitungan lalu lintas tol dan pengumpulan pendapatan jalan tol dari data-data atau sumber yang dapat dipercaya.
b) Wawancara
Penulis akan memberikan pertanyaan kepada divisi operasional perusahaan berkaitan dengan aktifitas operasional pada perusahaan tersebut.
c) Internal Control Questionaire (ICQ)
Definisi Internal Control Questionaire (ICQ) menurut Agoes (2010:104) menjelaskan bahwa: “Internal
Control Questionaire (ICQ) digunakan untuk mempelajari internal control yang terdapat pada perusahaan,
ICQ dilakukan dengan cara saling tanya jawab jawab antara auditor dengan klien”. ICQ yang digunakan pada penelitian ini bisa dilihat pada lampiran 1 (L-1) pada lembar lampiran penelitian ini.
ICQ biasanya dikelompokkan sebagai berikut: a. Umum.
Biasanya pertanyaan menyangkut struktur organisasi, pembagian tugas dan tanggung jawab, akta pendirian dan pertanyaan umum lainnya mengenai keadaan perusahaan.
b. Akuntansi.
Berisi pertanyaan menyangkut keadaan pembukuan perusahaan. Misalnya, apakah proses pembukuan dilakukan secara manual atau computerized. Jumlah dan kualifikasi tenaga di bagian akuntansi dan lain-lain.
c. Siklus Penjualan-Piutang-Penerimaan Kas.
Berisi pertanyaan menyangkut sistem dan prosedur yang terdapat dalam siklus penjualan (kredit dan tunai), utang dan pengeluaran kas.
d. Persediaan.
Berisi pertanyaan menyangkut sistem dan prosedur penyimpanan dan pengawasan fisik persediaan, sistem pencatatan dan metode penilaian persediaan dan stock opname.
e. Surat Berharga (Securities).
Berisi pertanyaan menyangkut surat berharga. Otoritas untuk pembelian dan penjualan surat berharga dan penilaiannya.
f. Aset Tetap.
Berisi pertanyaan menyangkut sistem dan prosedur penambahan dan pengurangan aset tetap, pencatatan dan penilaian aset tetap dan lain-lain.
g. Gaji dan Upah.
Berisi pertanyaan menyangkut kebijakkan personalia (Human Resource Development) serta sistem dan prosedur pembayaran gaji dan upah.
Hal-hal yang harus diperhatikan pada saat mendistribusikan Internal Control Questionaire (ICQ) kepada klien adalah sebagai berikut:
a. Auditor harus menanyakan langsung pertanyaan-pertanyaan di ICQ kepada klien dan mengisi sendiri jawabannya, jangan sekedar menyerahkan ICQ kepada klien untuk diisi.
b. Untuk repeat engagement (penugasan yang berikutnya) ICQ tersebut harus dimutakhirkan berdasarkan hasil Tanya jawab dengan klien.
c. Adanya kecenderungan bahwa klien akan memberikan jawaban seakan-akan pengendalian internal sangat baik. Karena itu harus melakukan compliance test untuk membuktikan efektivitas dari pengendalian internal klien.
HASIL DAN BAHASAN
Setelah menganalisis dan mengevaluasi jasa pelayanan jalan tol yang dilakukan oleh PT. Translingkar Kita Jaya, penulis selaku auditor menemukan beberapa masalah atau kelemahan dalam proses penghitungan lalu lintas tol serta proses pemasukkan pendapatan jalan tol. Berikut ini adalah kelemahan yang ditemukan:
1. Perusahaan tidak Memiliki Jumlah Karyawan yang Memadai sehingga Terjadinya Rangkap Tugas.
A. Kondisi:
Berdasarkan hasil wawancara ICQ menyatakan bahwa sampai saat ini sistem rotasi karyawan belum diberlakukan sesuai dengan pernyataan Surat Keputusan Direksi No: 042/XI/KPTS/2013 pada tanggal 25 November 2013 menyatakan belum diberlakukannya sistem rotasi atau mutasi karyawan, pernyataan tersebut tidak dapat dikatakan temuan karena merupakan keputusan resmi dari pihak top management.
Tetapi setelah dilakukannya peninjauan lebih lanjut pada perusahaan, mengacu pada struktur organisasi, dimana posisi sekretaris karyawan dan kepala operasi dan pemeliharaan diotorisasikan kepada 1 karyawan. Dan
berdampak terjadinya beberapa karyawan yang bekerja pada perusahaan mendapat tugas rangkap supaya rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya tetap berjalan.
B. Penyebab:
PT. Translingkar Kita Jaya baru beroperasi secara resmi pada tahun 2013 terbilang sebagai perusahaan yang baru berdiri pada tahun tersebut. Dengan kata lain, perusahaan belum memiliki jumlah karyawan yang memadai pada operasional perusahaannya. Karena jumlah pekerja yang belum signifikan, beberapa pekerjaan yang memerlukan banyak tenaga kerja hanya dikerjakan oleh beberapa karyawan yang bekerja pada divisi/bagian tersebut.
C. Akibat:
Akibat dari kurang memadainya jumlah tenaga kerja pada perusahaan, terdapatnya perangkapan tugas. Hal tersebut menyebabkan ketidak efisienan karyawan dalam melakukan tugas mereka. Walaupun sebagian besar dari seluruh tenaga kerja pada PT. Translingkar Kita Jaya mempunyai pengalaman kerja diatas rata-rata, terdapat beberapa tenaga kerja yang belum menguasai secara memadai mengenai pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan. Selain itu, pengalaman yang diatas rata-rata tersebut tidak menjamin mereka dapat bekerja secara efektif dan efisien.
Mengacu pada keterbatasan pengendalian internal, Kolusi dapat diakibatkan bobolnya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian internal yang dirancang (Mulyadi, 2013:181), kejadian tersebut dapat menjadi salah satu akibat apabila dilakukannya rangkap tugas dan dikerjakan oleh orang yang sama dalam periode jangka panjang.
D. Kriteria:
Mengacu pada komponen pengendalian internal menurut Mayangsari dan Wandanarum (2013:61) yaitu ”Orang-orang yang dipekerjakan harus memiliki kualifikasi untuk melaksanakan tugas yang diberikan” yang berarti se”Orang-orang pegawai tidak boleh diberikan 2 jabatan yang berbeda yang dapat menurunkan efisiensi dan efektifitas dari pekerjaan mereka. Dengan kata lain, perusahaan tidak boleh ada rangkap jabatan.
E. Rekomendasi:
Dibutuhkan penambahan jumlah karyawan untuk mecukupi kuota karyawan yang dibutuhkan perusahaan, sesuai dengan spesifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan. Hal tersebut dilakukan guna menghilangkan rangkap jabatan atau rangkap tugas yang diberikan oleh perusahaan kepada para pegawai dimana hal tersebut dapat mengakibatkan penurunan efisiensi pekerjaan karyawan tersebut.
Contohnya, pemberian tugas yang berlebih dan tugas yang tidak sesuai dengan bidangnya. Pihak manajemen juga disarankan untuk berkonsultasi dengan tenaga kerja yang memiliki kualitas kinerja yang baik dan memiliki pengalaman bekerja yang memenuhi syarat sebagai referensi dalam penambahan tenaga kerja pada perusahaan.
2. Perusahaan Belum Memiliki Visi dan Misi yang Jelas dan Tersampaikan secara Resmi Kepada Seluruh
Pegawai Perusahaan. A. Kondisi:
Perusahaan secara resmi belum memiliki visi dan misi yang menjadi tolak ukur atau tujuan dari berdirinya perusahaan tersebut. Dengan kata lain, para pegawai yang bekerja pada perusahaan bekerja mengikuti perintah atasan dan berdasarkan pengalaman yang pernah dijalani sebelumnya.
B. Kriteria:
Dengan adanya visi dan misi pada perusahaan, seluruh jajaran tenaga kerja pada perusahaan akan mendapat gambaran mengenai apa yang akan dicapai oleh perusahaan dalam menentukan arah dan fokus strategi perusahaan. Visi adalah suatu pernyataan tentang tujuan dari sebuah organisasi yang diungkapkan dan diekspresikan melalui produk dan pelayanan yang ditawarkan, kebutuhan yang dapat ditanggulangi, kelompok masyarakat yang dilayani, nilai yang didapatkan juga aspirasi yang didapatkan dimasa yang akan datang. Sedangkan tujuan dari dibuatnya visi yaitu membuat sebuah cerminan sesuatu yang akan dicapai perusahaan itu sendiri.
Kemudian pengertian misi yaitu pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan dalam usaha untuk mewujudkan visi. Sedangkan misi adalah cara mencapai tujuan dan alasan mengapa usaha itu ada, misi juga akan memberikan arah sekaligus batasan dalam proses pencapaian tujuan. (Kotler, 2009:407).
C. Penyebab:
Berdasarkan hasil wawancara kepada pihak perusahaan, PT. Translingkar Kita Jaya yang baru beroperasi pada tahun 2013 masih berkonsentrasi pada proses pengadaan tanah untuk melakukan pembangunan proyek. Sehingga pihak manajemen belum mendapat perhatian khusus merumuskan pembuatan visi misi yang digunakan pada PT. Translingkar Kita Jaya.
D. Akibat:
Pihak perusahaan terutama sumber daya manusia yang bekerja tidak mempunyai tolak ukur untuk membentuk suatu strategi perusahaan secara jelas dan terperinci guna mencapai goal dari berdirinya perusahaan secara jangka panjang. Pegawai pun tidak dapat mengetahui secara jelas pada saat melakukan tahap pengerjaan dan pengambilan
keputusan karena belum mengetahui acuan yang harus digunakan karena tidak semua pegawai yang ada dalam perusahaan memiliki pengalaman dan decision making yang cukup dalam menyelesaikan tugas dan masalah yang terjadi dilapangan.
E. Rekomendasi:
Berdasarkan hasil wawancara kepada pihak perusahaan yang masih berkonsentrasi pada proses pengadaan tanah dan pembangunan jalan tol, pihak manajemen diharuskan berkonsultasi dengan pihak top management dalam perumusan tentang pembuatan visi dan misi perusahaan sesegera mungkin.
Sebagai suatu kesatuan dalam sebuah organisasi perlu menerapkan dan mengembangkan kemampuan manajemen termasuk juga penerapan strategi visi dan misinya guna mencapai tujuan yang diinginkan dengan mengarahkan segenap potensi dan strategi serta taktik yang tepat untuk diaplikasikan. Dalam proses perumusan visi misi perusahaan, pihak manajemen harus memperhatikan beberapa aspek menurut Kotler (2009:408) diantaranya: A. Visi:
a. Dapat dibayangkan oleh seluruh jajaran organisasi perusahaan.
b. Dapat dikomunikasikan dan dapat dimengerti oleh seluruh jajaran organisasi perusahaan. c. Berwawasan jangka panjang dan tidak mengabaikan perkembangan zaman.
d. Memiliki nilai yang memang diinginkan oleh anggota organisasi perusahaan. e. Terfokus pada permasalahan instansi perusahaan agar dapat beroperasi. B. Misi:
a. Memberikan arah usaha.
b. Memfokuskan langkah-langkah yang akan diambil.
c. Objektif, target dan program perusahaan dirancang berdasarkan misi yang sudah dibentuk. d. Membimbing aksi dalam berbagai tingkat.
e. Membantu mencegah karyawan agar tidak salah melangkah.
3. Prosedur Pengupulan Pendapatan Jalan Tol Belum Disosialisasikan secara Memadai kepada Petugas
Tol. A. Kondisi:
Pihak middle management belum mensosialisasikan prosedur pemasukkan jalan tol secara memadai kepada petugas tol terutama petugas gardu yang baru bekerja pada PT. Translingkar Kita Jaya. Perusahaan belum menjelaskan secara terperinci berkaitan dengan prosedur pemasukkan jalan tol kepada pegawai baru dan pegawai tersebut mengalami kesulitan dalam melakukan pekerjaannya karena penjelasan yang diberikan kurang memadai.
B. Penyebab:
Penyebab belum memadainya penjelasan prosedur pengumpulan pendapatan jalan tol kepada pegawai perusahaan disebabkan kurangnya perhatian pihak manajemen kepada petugas baru yang bekerja pada perusahaan sehingga kurangnya kesempatan karyawan baru untuk mendapat penjelasan yang memadai tentang prosedur pemasukkan jalan tol. Dalam hal ini, penjelasan mengenai prosedur pengumpulan pendapatan tol yang tidak disosialisasikan secara memadai.
C. Akibat:
Dampak yang terjadi atas kurangnya penjelasan mengenai prosedur pengumpulan pendapatan yang terdapat pada perusahaan yaitu seringnya terjadi kesalahan pengambilan tindakan pada saat proses penyetoran pemasukkan sehingga kejadian ini juga berdampak buruk pada pendapatan perusahaan. Dan terdapat kejadian dimana pegawai yang bekerja melangkahi prosedur yang seharusnya dilakukan sehingga menimbulkan masalah baru pada proses pengumpulan pendapatan jalan tol.
D. Kriteria:
Secara umum, SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (terperinci, instruksi tertulis untuk mencapai keseragaman kinerja fungsi tertentu) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai. Karena prosedur pendapatan adalah prosedur yang harus dijalankan secara signifikan dan memadai, setiap pegawai yang turut andil dalam pelaksanaan tersebut harus menerapkan dan paham betul mengenai SOP yang berlaku agar terciptanya proses bisnis yang efektif dan efisien dan hambatan dapat dihindari sesegera mungkin.
Apabila SOP pengumpulan pendapatan jalan tol yang digunakan tidak dapat dipahami sepenuhnya oleh pegawai dapat dikhawatirkan pegawai akan menyalahi atau melangkahi prosedur yang seharusnya dilaksanakan sehingga dapat terjadi kesalahan pada saat proses bisnis tersebut.
E. Rekomendasi:
Pihak manajemen disarankan untuk memberikan penjelasan secara spesifik dan mendetail berhubungan dengan prosedur pengumpulan pendapatan yang dijalankan oleh setiap karyawan yang bekerja pada perusahaan. Atau
perusahaan dapat memberikan prosedur berupa manual / tertulis mengenai instruksi-instruksi yang harus dilakukan pada saat bekerja untuk mempermudah para karyawan dalam memahami dan menerapkan Standard Operating
Procedure (SOP) yang digunakan pada perusahaan.
Komunikasi antar pegawai yang bersangkutan juga dinilai penting dalam proses penerapan dan pemahaman prosedur yang diberikan kepada pegawai, karena dengan adanya komunikasi antar pegawai baru dengan pegawai lama akan menambah kesempatan untuk lebih memahami tentang proses berjalannya prosedur pemasukkan pendapatan jalan tol.
4. Hasil Penghitungan Lalu Lintas Jalan Tol tidak Sesuai dengan Realisasi Pemasukkan Jalan Tol.
A. Kondisi:
Hasil penghitungan lalu lintas yang dilakukan pada gardu masuk tol tidak sesuai dengan Setoran Pengumpulan Tol (SPT) yang dilakukan oleh petugas tol. Hal tersebut berpengaruh kepada pendapatan perusahaan dalam mencapai profit yang telah ditetapkan sebelumnya.
B. Penyebab:
Penyebab terjadinya ketidaksesuaian antara penghitungan lalu lintas tol dengan Setoran Pengumpulan Tol dapat disebabkan oleh 2 pihak, yaitu pihak petugas pengumpul tol dan kendaraan yang memasuki ruas area jalan tol itu sendiri. Dari segi internal, faktor yang menjadi penyebab ketidaksesuaian yaitu:
a.Terdapat beberapa petugas lapangan yang menyalahi aturan dengan mengambil uang hasil transaksi tol tersebut dan menyebabkan hasil penyetoran tidak sesuai dengan laporan atau cash box yang dibawa oleh petugas gardu tersebut.
b.Mesin Karcis Tanda Masuk (KTM) mengeluarkan kartu yang tidak sesuai dengan golongan kendaraan yang berdampak tidak sesuainya tarif dengan golongan kendaraan yang memasuki ruas area jalan tol.
c.Perangkat pada gardu masuk tol secara tiba-tiba tidak berfungsi dan beberapa kendaraan yang seharusnya
ter-input ke dalam penghitungan lalu lintas tol tidak tercatat ke dalam data yang akan dikirimkan ke Tata Usaha
Gerbang Tol.
Dari segi eksternal, penyebab ketidaksesuaian yang disebabkan oleh kendaraan itu sendiri terdiri dari beberapa hal yaitu:
a. Kendaraan yang lolos, dimana kendaraan melarikan diri dan tidak melakukan transaksi pembayaran tol.
b. Salah golongan, kendaraan yang memasuki gardu tidak sesuai dengan tarif yang telah ditentukan oleh perusahaan pengelola jalan tol.
Transaksi khusus, dimana pemakai jalan diharuskan untuk membayar dua kali jarak terjauh: a. Kendaraan tidak dapat menyerahkan KTM pada saat keluar wilayah tol tersebut.
b. Pemakai ruas jalan tol merusak KTM yang akan digunakan untuk melakukan transaksi pada gardu keluar tol. c. Kendaraan menyerahkan KTM dengan identitas gerbang yang sama (U. Turn)
Pada kejadian ini pemakai jalan langsung bertransaksi dengan kepala shift yang bertugas pada saat itu.
C. Akibat:
Untuk keberlangsungan perusahaan itu sendiri, perusahaan memerlukan pencapaian target termasuk dalam hal pendapatan. Maka dari itu, perusahaan harus bisa meminimalisir hambatan yang terjadi pada lapangan atau dalam manajemen perusahaan itu sendiri. Dengan terjadinya kejadian yang telah dijelaskan sebelumnya, pendapatan yang ditargetkan oleh perusahaan dari pengelolaan lalu lintas menjadi terhambat dalam rangka pencapaian target perusahaan.
Dampak dari ketidaksesuaian antara penghitungan dengan SPT yang dijalankan oleh perusahaan juga berdampak buruk pada keberlangsungan operasional perusahaan karena pihak perusahaan mengalami kerugian dan operasional pada manajemen dan operasional lapangan itu sendiri.
D. Kriteria:
Seharusnya penghitungan yang telah dilakukan pada gardu masuk tol sesuai dengan Setoran Pengumpulan Tol (SPT) yang disetorkan oleh petugas gardu. Karena tujuan dilakukannya penghitungan lalu lintas kendaraan berikut dengan penggolongan jenis kendaraan, asal gerbang masuk dan tarif kendaraan yaitu sebagai data pendukung apakah realisasi pemasukkan tol telah sesuai dengan penghitungan pada awal transaksi sebelumnya.
E. Rekomendasi:
Untuk meminimalisir ketidaksesuaian penghitungan lalu lintas dengan SPT, disarankan untuk perusahaan melakukan pemeriksaan secara berkala terhadap aktifitas pengumpulan pendapatan tol yang dilakukan oleh staff audit internal PT. Translingkar Kita Jaya. Dimana pemeriksaan tersebut dapat meminimalisir
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dilapangan. Kemudian dari segi perangkat yang digunakan untuk melakukan penghitungan lalu lintas tol disarankan untuk melakukan maintenance perangkat hardware maupun software secara rutin guna meminimalisir terjadinya kesalahan sistem dan kerusakkan pada perangkat-perangkat yang menjadi sarana pendukung penghitungan lalu lintas dengan metode komputerisasi.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil pembahasan dari Bab 4 atas penelitian yang telah penulis teliti mengenai Audit Operasional atas Jasa Pelayanan Tol pada PT. Translingkar Kita Jaya untuk mengukur ekonomis, efisiensi dan efektivitas dalam manajemen perusahaan, maka kesimpulan yang dapat diperoleh adalah sebagai berikut:
1. Kinerja pada PT. Translingkar Kita Jaya belum dapat dikatakan efektif dan efisien mengingat perusahaan belum memiliki visi dan misi yang jelas dan belum tersampaikan secara resmi oleh pihak perusahaan. mengacu pengertian visi dan misi menurut Kotler (2009:407) “Visi adalah suatu pernyataan tentang tujuan dari sebuah organisasi yang diungkapkan dan diekspresikan melalui produk dan pelayanan yang ditawarkan, kebutuhan yang dapat ditanggulangi, kelompok masyarakat yang dilayani, nilai yang didapatkan juga aspirasi yang didapatkan dimasa yang akan datang”, Sedangkan misi yaitu “pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan dalam usaha untuk mewujudkan visi”. Dengan kata lain, apabila tenaga kerja perusahaan belum mengetahui visi misi yang dimiliki perusahaan, mereka belum mengetahui secara persis tolak ukur untuk membentuk suatu strategi perusahaan secara jelas dan terperinci guna mencapai goal dari berdirinya perusahaan secara jangka panjang.
2. PT. Translingkar Kita Jaya telah menjalankan prosedur penghitungan lalu lintas jalan tol dan prosedur pemasukkan tol sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) yang digunakan pada perusahaan. Sehingga kinerja pada 2 tahapan tersebut dapat dinilai efisien menurut penulis selaku auditor.
3. Penilaian terhadap kinerja karyawan dinilai belum efektif karena mengacu pada struktur organisasi perusahaan terdapat 1 tenaga kerja yang menjabat 2 posisi sekaligus pada divisi yang berbeda. Dan menurut hasil wawancara, penyebab munculnya rangkap pekerjaan ini disebabkan jumlah tenaga kerja PT. Translingkar Kita Jaya yang belum memadai.
4. Penilaian terhadap kinerja karyawan belum dilakukan secara efektif mengingat kinerja dari setiap sumber daya manusia yang bekerja pada PT. Translingkar Kita Jaya belum berjalan secara maksimal dan pengawasan terhadap peningkatan atau turunnya kinerja karyawan telah dilakukan belum dilakukan secara efektif dan efisien.
5. Pihak manajemen dinilai belum efektif karena kurangnya perhatian terhadap jumlah tenaga kerja yang belum memadai guna menciptakan proses kinerja yang efektif dan efisien.
6. Pada tahap pemasukkan tol, penjelasan mengenai prosedur belum berjalan secara efektif karena kurangnya sosialisasi antara pihak petugas dengan pihak manajemen. Dampak yang terjadi atas kurangnya penjelasan mengenai prosedur pengumpulan pendapatan tol yang terdapat pada perusahaan yaitu seringnya terjadi kesalahan pengambilan tindakan pada saat proses penyetoran pemasukkan sehingga kejadian ini juga berdampak buruk pada pendapatan perusahaan. Dan terdapat kejadian dimana pegawai yang bekerja melangkahi prosedur yang seharusnya dilakukan sehingga menimbulkan masalah baru pada proses pemasukkan jalan tol.
7. Hasil penghitungan lalu lintas jalan tol tidak sesuai dengan realisasi pemasukkan jalan tol. Penyebab terjadinya ketidaksesuaian antara penghitungan lalu lintas tol dengan Setoran Pengumpulan Tol dapat disebabkan oleh 2 faktor yaitu faktor internal dan eksternal. Dari segi internal yaitu petugas yang kurang cermat dalam menjalankan tugasnya, sedangkan dari segi eksternal pengendara yang memasuki area jalan tol secara sengaja atau tidak melakukan beberapa kesalahan yang berakibat hasil pendapatan dengan penghitungan yang dilakukan sebelumnya menjadi tidak balance.
8. Seluruh hasil dari penghitungan dan pemasukkan jalan tol dinilai efisien karena seluruh hasil tersebut telah dibuatkan laporan pada setiap harinya kemudian dibuatkan rekapitulasi setiap bulannya.
Setelah melakukan analisa terhadap permasalahan yang terjadi pada jasa pelayanan jalan tol atas penghitungan lalu lintas tol serta pemasukkan setoran tol, penulis selaku auditor akan memberikan saran yang diharapkan dapat berguna bagi perbaikan fungsi- fungsi tersebut dalam perusahaan berikut adalah saran yang diberikan:
1. Pihak PT. Translingkar Kita Jaya disarankan melakukan penambahan karyawan untuk mencegah terjadinya rangkap jabatan yang telah terjadi pada perusahaan dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja karyawan agar mereka mendapat uraian tugas dan tanggung jawab yang sesuai dengan porsinya masing-masing.
2. Perusahaan perlu menerapkan dan mengembangkan kemampuan manajemen termasuk juga penerapan strategi visi dan misinya guna mencapai tujuan yang diinginkan dengan mengarahkan segenap potensi dan strategi bisnis yang
tepat untuk diaplikasikan. Dalam proses perumusan visi misi perusahaan, pihak manajemen harus memperhatikan beberapa aspek menurut Kotler (2009:408) diantaranya:
A. Visi:
a) Dapat dibayangkan oleh seluruh jajaran organisasi perusahaan.
b) Dapat dikomunikasikan dan dapat dimengerti oleh seluruh jajaran organisasi perusahaan. c) Berwawasan jangka panjang dan tidak mengabaikan perkembangan zaman.
d) Memiliki nilai yang memang diinginkan oleh anggota organisasi perusahaan. e) Terfokus pada permasalahan instansi perusahaan agar dapat beroperasi. B. Misi:
a) Memberikan arah usaha.
b) Memfokuskan langkah-langkah yang akan diambil.
c) Objektif, target dan program perusahaan dirancang berdasarkan misi yang sudah dibentuk. d) Membimbing aksi dalam berbagai tingkat.
e) Membantu mencegah karyawan agar tidak salah melangkah.
3. Pihak manajemen disarankan untuk memberikan penjelasan secara spesifik dan mendetail berhubungan dengan prosedur pengumpulan pendapatan tol yang dijalankan oleh setiap karyawan yang bekerja area ruas jalan tol. Atau perusahaan dapat memberikan prosedur berupa manual/tertulis mengenai instruksi-instruksi yang harus dilakukan pada saat bekerja untuk mempermudah para karyawan dalam memahami dan menerapkan Standard Operating
Procedure (SOP) yang digunakan pada perusahaan. Komunikasi antar pegawai yang bersangkutan juga dinilai
penting dalam proses penerapan dan pemahaman prosedur yang diberikan kepada pegawai, karena dengan adanya komunikasi antar pegawai baru dengan pegawai lama akan menambah kesempatan untuk lebih memahami tentang proses berjalannya prosedur pemasukkan pendapatan jalan tol.
Untuk meminimalisir ketidaksesuaian penghitungan lalu lintas dengan SPT, sebaiknya pihak bagian operasional mengevaluasi hal-hal yang menyebabkan terjadinya hambatan dalam penghitungan dan setoran tol terutama pada aspek internal perusahaan. dan bagian operasional perusahaan disarankan berkoordinasi dengan staff audit internal untuk memperketat untuk melakukan pemeriksaan terhadap segala proses kinerja karyawan yang berada di lapangan untuk meminimalisir penyimpangan-penyimpangan yang berpotensi terjadi di lapangan. Kemudian dari segi perangkat yang digunakan untuk melakukan penghitungan lalu lintas tol disarankan untuk melakukan maintenance perangkat hardware maupun software secara rutin guna meminimalisir terjadinya kesalahan sistem dan kerusakkan pada perangkat-perangkat yang menjadi sarana pendukung penghitungan lalu lintas dengan metode komputerisasi. 4. Mengacu pada keterbatasan pengendalian internal, Kolusi dapat diakibatkan bobolnya pengendalian intern yang
dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian internal yang dirancang (Mulyadi, 2013:181), kejadian tersebut dapat menjadi salah satu akibat apabila dilakukannya rangkap tugas dan dikerjakan oleh orang yang sama dalam periode jangka panjang. Setelah pihak manajemen melakukan proses penambahan karyawan pada perusahaan, penulis selaku auditor menyarankan untuk memberlakukan rotasi pekerjaan guna meminimalisir potensi tindak kecurangan yang dapat terjadi pada perusahaan guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada PT. Translingkar Kita Jaya.
REFERENSI
Agoes, Sukrisno. Hoesada, Jan (2012). Bunga Rampai Auditing. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Arens, A. A., Elder, R.J., Beasley M.S. (2008). Auditing and Assurance Service, 12th Edition. Jakarta: Penerbit Erlangga.
Bhayangkara, I.B.K. (2008). Audit Manajemen : Prosedur dan implementasi, Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Erwin & Tunggal, Amin Widjaja (2008). Audit Pemasaran (Suatu Pengantar) Penerbit: Harvarindo.
Ermayanti, D. (2010). Audit Manajemen dan Fungsi Pemasaran.
http:/Idwiermayanti.wordpress.corn/2010/03/09/audit-manajemen-fungsi-pemasaran-jumal-ekonomi-12-mei-2009/
Kotler, P., & Keller, K. L. Alih bahasa Molan, B. (2009). Manajemen Pemasaran Edisi 13. Jakarta: Penerbit PT Indeks.
Kotler, P., & Keller, K. (2012). Marketing Management 14E Edition. Jakarta: Penerbit PT Indeks.
Mayangsari, S., Puspa, W. (2013). Auditing: Pendekatan Sektor Publik dan Privat. Jakarta: Media Bangsa.
Leung, P., Corran, P., Cooper., B.J., Richardson., P. (2011). Modern Auditing & Assurance Service. Queensland: John WiIey & Sons Australia, Ltd.
Rai., I.G.A. (2008). Audit Kinerja pada Sektor Publik. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Sunyoto, D. (2013). Auditing: Pemeriksaan Akuntansi, Yogyakarta: Center of Academic Publishing Service. Sofiani, F. (2013). Audit Manajemen atas Pelayanan Jasa Iklan pada PT. Rajawali Citra
Televisi Indonesia. Skripsi S1. Jakarta. Universitas Bina Nusantara.
Silfkan, R. (2013). Audit Manajemen atas Pelayanan Jasa pada PT. Bianglala Metropolitan Cabang Pekanbaru. Skripsi S1. Jakarta. Universitas Bina Nusantara.
Tunggal, A. W. (2010). Dasar-Dasar Audit Operasional. Jakarta: Harvarindo.
Tunggal, A. W. (2013). Pokok-Pokok Auditing dan Jasa Asuransi. Jakarta: Harvarindo.
RIWAYAT PENULIS
Sumbario Harjanto, lahir di Jakarta, 28 September 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi pada tahun 2015.
