BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pencatatan
Pencatatan data adalah proses memasukkan data ke dalam media sistem pencatatan data. Jika media sistem pencatatan data tersebut berupa buku, pencatatan data dilakukan dengan menulis pada lembar-lembar buku. Jika sistem pencatatan data berupa perangkat komputer, pencatatan dilakukan dengan mengetik melalui keyboard, penggunaan pointer mouse, alat scanner (pembaca gambar), atau kamera video. Yang termasuk dalam pencatatan data adalah aktivitas penulisan ke buku atau kertas, pemasukan data ke dalam komputer (Witarto, 2008).
Pencatatan persediaan darah dimulai dari pencatatan darah masuk. Darah masuk adalah darah yang berasal dari darah donor baik donor sukarela maupun donor pengganti, bisa juga kiriman dari Unit Transfusi Darah yang diberi istilah droping. Setiap darah yang diterima diberi identitas di setiap kantongnya dengan menempelkan stiker yang berisi keterangan tanggal pengambilan darah, tanggal kadaluarsa, golongan darah, nama asisten transfusi darah dan nomor kantong. Identitas yang ada pada stiker kantong darah tersebut kemudian dituliskan ke dalam satu buku register penerimaan darah berikut dengan identitas pendonor yang terdiri dari nama donor, umur, jenis kelamin, alamat, rhesus, dan hasil pemeriksaan terhadap penyakit menular lewat transfusi darah. Setiap pasien yang menggunakan darah diberikan satu formulir yang menyertai darah tersebut. Formulir ini berisi data pasien dan data darah yang diberikan. Data pasien terdiri dari nama pasien, umur, jenis kelamin, nama rumah sakit atau ruangan tempat dirawat, nama dokter yang merawat,
alasan transfusi darah, golongan darah, rhesus, jumlah dan jenis darah yang dibutuhkan. Data – data yang ditulis di formulir tersebut kemudian dicatat kembali ke dalam buku register penggunaan darah sebagai arsip bagi Bank Darah Rumah Sakit.
2.2 Pelaporan
Laporan adalah suatu penyampaian informasi dari petugas atau pejabat tertentu kepada petugas atau pejabat lain dalam suatu sistem administrasi. Hal yang mendasari laporan adalah fakta dan data. Fakta dan data diramu menjadi suatu informasi kepada pihak lain. Laporan mempunyai fungsi informatif karena dengan adanya laporan dapat memberikan suatu informasi kepada yang membacanya dan dapat sebagai suatu pertanggungjawaban kepada yang mengerjakannya. Laporan juga berfungsi sebagai suatu bentuk pengawasan karena dengan adanya laporan, pihak yang bertugas mengawasi atau menilai dapat melakukan tugasnya tanpa harus turun langsung ke lapangan. Dari laporan juga dapat diambil suatu keputusan untuk memecahkan suatu masalah (Finoza, 2006).
Jenis laporan menurut alur terdiri dari laporan vertikal ke atas, laporan vertikal ke bawah, laporan horizontal, laporan diagonal. Menurut cara penyampaian laporan dibedakan atas laporan lisan, laporan tertulis, laporan visual, laporan audio visual. Berdasarkan waktu penyampaian laporan dibagi menjadi laporan insidental, laporan periodik (Finoza, 2006).
Jenis laporan di Bank Darah RSUD dr.R.M.Djoelham Binjai adalah laporan vertikal ke atas disampaikan secara tertulis dan dilakukan secara periodik yaitu setiap bulan, enam bulan dan setiap tahun.
2.3 Persediaan Darah
Rumah sakit harus selalu mempunyai persediaan darah aman siap pakai di unit bank darahnya, untuk memudahkan dan memotong waktu bila ada pasien yang membutuhkan transfusi.
Bank Darah Rumah Sakit (BDRS) merupakan suatu unit pelayanan di rumah sakit yang bertanggung jawab atas tersedianya darah untuk transfusi yang aman, berkualitas dan dalam jumlah yang cukup untuk mendukung pelayanan kesehatan di rumah sakit (Depkes RI, 2008a).
Fungsi Bank Darah Rumah Sakit adalah sebagai pelaksana dan penanggung jawab pemenuhan kebutuhan darah untuk transfusi di rumah sakit sebagai bagian dari pelayanan rumah sakit secara keseluruhan (Depkes RI, 2008a).
Pelayanan transfusi darah dimulai dengan mengumpulkan orang-orang yang bersedia menjadi donor darah. Selanjutnya dilakukan seleksi donor untuk mendapatkan donor dengan resiko rendah. Seleksi dilakukan melalui anamnese (menganalisa gaya hidup calon donor dan menentukan bahwa calon donor bukan dari golongan resiko tinggi mengidap penyakit menular melalui darah maupun penyakit-penyakit yang dapat membahayakan pendonor bila darahnya diambil) dan pemeriksaan fisik. Bila calon donor diyakini sehat dan siap mendonorkan darahnya maka dilakukan pencatatan identitas pemberian kode donor, pemeriksaan haemoglobin dan golongan darah. Selanjutnya dilakukan pengambilan darah donor dan ditampung dalam kantong darah berukuran 350 ml serta diambil contoh darah untuk pemeriksaan ulang golongan darah ABO, rhesus dan uji saring terhadap penyakit Infeksi Menular Lewat Transfusi Darah (IMLTD) antara lain sifilis, hepatitis
B, hepatitis C dan anti HIV. Untuk daerah yang prevalensi malarianya tinggi ditambah dengan pemeriksaan malaria darah. Bila darah sudah dinyatakan bebas dari penyakit IMLTD selanjutnya dilakukan penyimpanan (Depkes RI, 2008b).
Proses pemberian darah kepada pasien diawali dengan adanya permintaan dari dokter. Dokter akan membuat surat permintaan berupa formulir permintaan darah ke BDRS selanjutnya petugas BDRS akan melakukan pemeriksaan golongan darah resipien dan donor serta dilakukan uji silang serasi. Darah yang telah diuji dan dinyatakan sesuai diserahkan kepada dokter yang meminta atau perawat yang diberi kewenangan melakukan tindakan transfusi.
Bank Darah Rumah Sakit harus memperhitungkan jumlah unit darah yang dibutuhkan per minggu, per bulan, per tahun dan merencanakan cara mengumpulkan darah untuk memenuhi permintaan. Menyusun suatu daftar nama donor memungkinkan pengumpulan darah secara sistematis dan menghindari bank darah kekurangan atau kelebihan persediaan. Metode yang digunakan dalam memperkirakan kebutuhan darah yaitu menghitung penggunaan darah selama periode tertentu, mengalikan jumlah penduduk suatu wilayah dengan 2%. Untuk itu dibutuhkan data yang akurat tentang penerimaan dan penggunaan darah setiap saat (Depkes RI, 2008d).
2.4 Jenis Komponen Darah
1. Darah Lengkap / Whole Blood (WB)
Darah lengkap adalah cairan yang mengandung bermacam-macam sel darah yang bergabung dalam cairan kekuningan yang disebut plasma. Sel – sel darah terdiri
dari sel darah merah dan sel darah putih. Setelah darah diambil dari donor,ditambahkan larutan pengawet antikoagulan untuk mencegah pembekuan selama penyimpanan (Depkes RI, 2008b).
2. Konsentrat Sel Darah Merah/(Packed Red Cells (PRC)
Isi utama sel darah merah pekat adalah eritrosit. Suhu simpan 4±2°C. Darah merah pekat berguna untuk meningkatkan jumlah eritrosit. Darah merah pekat juga berguna untuk mengurangi volume transfusi, memungkinkan transfusi cocok serasi tidak identik ABO pada keadaan darurat. Sel – sel darah merah dipisahkan dari bagian darah lainnya dengan pemusingan (Depkes RI, 2008b).
3. Konsentrat Trombosit (TC)
Isi utama trombosit pekat adalah trombosit. Volume sekitar 50 ml perkantong. Suhu simpan berkisar antara 20±2°C. Lama simpan 3 hari tanpa goyangan. Trombosit pekat berguna untuk meningkatkan jumlah trombosit (Depkes RI, 2008b).
4. Plasma Beku Segar/Fresh Frozen Plasma (FFP)
Isi utama Fresh Frozen Plasma adalah plasma dan faktor pembekuan labil. Volume FFP berkisar antara 150 – 220 ml. Suhu simpan adalah -18°C atau lebih rendah. Lama simpan satu tahun. FFP berguna untuk meningkatkan faktor pembekuan, ditransfusikan dalam waktu 6 jam setelah dicairkan (Depkes RI, 2008b).
2.5 Database Management System
Database Management System adalah perangkat lunak yang berfungsi untuk mengelola database. Database adalah sebuah koleksi atau kumpulan data yang saling
berhubungan disusun menurut aturan tertentu secara logis sehingga menghasilkan informasi (Yuhefizard, 2008).
Semua kelemahan dalam pengelolaan data secara manual dapat diatasi dengan pengelolaan data dalam suatu sistem database. Duplikasi data dapat diminimalkan dan biasanya data yang duplikat tersebut merupakan field kunci. Tingkat kevalidan data juga tinggi karena data yang sama saling berelasi, sehingga apabila ada perubahan pada suatu data maka data yang sama pada file yang lain akan berubah dengan sendirinya. Dengan adanya pemberian password dan hak akses pada suatu file mengakibatkan hanya orang yang berhak saja yang bisa mengakses file tersebut, sehingga lebih aman. Proses mendapatkan data dan informasi pada database dapat dilakukan dengan mudah (Yuhefizard, 2008).
Sebuah sistem database terdiri dari empat komponen utama yaitu perangkat keras, data, perangkat lunak dan pengguna. Perangkat keras yang dibutuhkan berupa komputer beserta seluruh kelengkapannya. Data merupakan komponen yang akan diolah sehingga bernilai informasi dan dapat dijadikan sebagai bahan pengambilan keputusan. Perangkat lunak dalam hal ini Database Management System berfungsi sebagai aplikasi untuk mengelola data. Pengguna adalah orang yang menggunakan dan mengendalikan sistem tersebut (Yuhefizard, 2008).
2.6 Perancangan Database
Proses perancangan database adalah bagian dari proses pengembangan sistem informasi. Metode yang biasa dipakai untuk mengembangkan sistem informasi adalah adalah System Development Life Cycle (SDLC) atau metode daur hidup. Metode ini
mencakup kegiatan yang mengawali proyek, menganalisis kebutuhan data, merancang sistem, dan memelihara sistem (Kadir, 2008). Tabel 2.1 memperlihatkan sejumlah tahapan dalam SDLC menurut sejumlah versi.
Tabel 2.1 Berbagai tahapan dalam SDLC
Sumber Tahapan-tahapan dalam SDLC
Alter Inisiasi, pengembangan, implementasi, operasi dan pemeliharaan
Fabbri dan Schwab Studi kelayakan, rencana awal, analisis sistem, desain sistem, dan implementasi sistem
Hoffer, George, dan Valacich
Identifikasi dan seleksi proyek, inisiasi dan perencanaan proyek, analisis, perancangan logis, perancangan fisik , implementasi dan pemeliharaan.
Mc Leod Perencanaan, analisis, perancangan, dan implementasi Turban, Mc Lean, dan
Wetherbe
Inisiasi proyek,analisis sistem dan studi kelayakan, analisis dan perancangan logis, akuisisi atau
pengembangan , implementasi, operasi, evaluasi pasca audit dan pemeliharaan
Zwass Studi kelayakan, analisis kebutuhan, perancangan logis, perancangan fisik, pengodean dan pengujian, konversi, dan kajian pasca implementasi
Sumber : Kadir, 2003
Langkah awal yang dilakukan dalam perancangan database adalah melakukan pengumpulan kebutuhan akan informasi yang diperlukan dalam suatu organisasi atau perusahaan dan kemudian menganalisisnya. Penggalian kebutuhan informasi ini dilakukan dengan wawancara, mengamati sistem yang sedang berjalan dan mempelajari dokumen-dokumen yang tersedia.
Setelah kebutuhan organisasi dikumpulkan dan dianalisis, langkah perancangan konseptual segera bisa dilaksanakan. Pada tahap ini data yang dibutuhkan organisasi atau perusahaan dikelompokkan menurut kriteria tertentu. Kemudian antara satu grup data dengan grup data yang lain dilengkapi dengan hubungan.
Perancangan logis merupakan suatu tahapan yang digunakan untuk menentukan hasil perancangan konseptual ke dalam bentuk yang nantinya akan diimplementasikan dalam database management system.
Langkah terakhir dalam perancangan database adalah perancangan fisik. Tipe data atau domain untuk masing-masing kolom dalam setiap tabel harus disesuaikan dengan database management system yang digunakan (Kadir, 2008).
