1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Saat ini hampir semua perusahaan yang bergerak di bidang industri dihadapkan pada tingkat persaingan yang semakin kompetitif. Hal ini mengharuskan perusahaan untuk merencanakan kapasitas produksi secara tepat yang disesuaikan dengan jumlah order yang dimiliki oleh suatu industri, sehingga dapat memenuhi permintaan konsumen secara tepat waktu. Faktor yang mempengaruhi kapasitas adalah ketersediaan sumber daya, seperti tenaga kerja dan kapasitas mesin yang digunakan. Ketersediaan jumlah tenaga kerja dan jumlah mesin menentukan kemampuan produksi suatu industri untuk menghasilkan output dalam periode tertentu, seperti hari, bulan ataupun tahun. Semakin banyak jumlah tenaga kerja dan jumlah mesin, maka semakin banyak produksi yang dapat dihasilkan, sehingga kapasitas produksi meningkat dan begitu juga sebaliknya. Disamping itu, ketersediaan waktu jam kerja setiap hari juga menjadi faktor penting dalam memperhitungkan jumlah produksi yang mampu dihasilkan, untuk itu diperlukan pengaturan yang sesuai dan tepat antara order dengan kapasitas produksi. Hal ini terutama berlaku pada industri yang bersifat “make to order” dimana industri melakukan proses produksi berdasarkan order yang diterima dari pelanggan, sehingga perlu adanya fleksibilitas dan pengaturan perencanaan produksi secara matang dengan mempertimbangkan
2
minimalisasi biaya produksi untuk meningkatkan profit. Adapun faktor biaya yang menjadi pertimbangan antara lain, biaya tenaga kerja dan biaya overhead. Untuk itu, perlu dilakukan analisis dengan perhitungan dalam perencanaan produksi secara tepat, sehingga dapat meminimalisasi biaya produksi. Perhitungan perencanaan kapasitas manajemen yang tepat menjadi salah satu faktor penting untuk mencapai target produksi sesuai dengan jumlah order, sehingga tidak terjadi kekosongan produksi yang dapat menyebabkan pemborosan biaya produksi baik dari segi tenaga kerja ataupun energi. Kapasitas manajemen memastikan bahwa ada kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan. Ketika kapasitas dikategorikan dengan benar, dengan cepat dapat menjadi salah satu aspek yang paling penting dalam sebuah perusahaan, banyak perusahaan yang serius dalam mengelola kapasitas produksi untuk alasan berikut, seperti kapasitas pabrik memperlihatkan dengan jelas biaya yang dikeluarkan perusahaan, kapasitas pabrik memperlihatkan dengan jelas total aset perusahaan, dapat mengelola arus kas perusahaan, mengelola kapasitas pabrik berdampak pada memaksimalkan daya kerja perusahaan, kapasitas pabrik dan kemampuan kapasitas berdampak pada brand image perusahaan (Yu-Lee, 2002).
Dalam melakukan penelitian ini, peneliti melakukan penelitian pada salah satu industri manufaktur yang memproduksi sepatu, yaitu PT. XYZ. Perusahaan PT. XYZ khususnya pada divisi produksi memiliki beberapa departemen, antara lain Rubber Plant merupakan departemen yang memproduksi outsole sepatu, CSA (Cutting, Sewing dan Assembly) merupakan proses merakit sepatu / produk
jadi, dan sub unit lainnya yang merupakan bagian pendukung dari pembuatan sepatu.
Berikut ini aktual jam kerja yang ada di departemen Rubber Plant , dimana rata-rata jam kerja / minggu adalah 40 jam (tabel 1.1).
Tabel 1.1 Jam Kerja Shift
Fakta yang terjadi di PT. XYZ adalah adanya penurunan jumlah order outsole sepatu yang mengakibatkan terjadinya kekosongan kapasitas khususnya departemen Rubber Plant , dimana produksi hanya menggunakan kurang lebih setengah dari kapasitas yang tersedia. Pada gambar bagan 1.1 dapat dilihat bahwa, akibat terjadinya penurunan order dapat menyebabkan kekosongan kapasitas yang berdampak pada biaya produksi per pasang meningkat, sehingga profit menurun bahkan dapat mengalami kerugian bagi produksi.
4
Pada tahun 2012 hingga tahun 2014 kecenderungan jumlah order yang diterima khususnya bagian Rubber Plant mengalami penurunan, dimana Rubber
Plant melakukan kegiatan produksi selama 3 shift per hari memiliki kapasitas
yang cukup besar untuk memenuhi order dari pelanggan. Namun, kenyataannya
Rubber Plant mengalami penurunan order secara signifikan, sehingga untuk
tetap meminimalisasi biaya produksi diperlukan analisis mengenai kapasitas yang dibutuhkan sesuai dengan order dari pelanggan yang dipengaruhi oleh jam kerja serta jumlah pekerja. Untuk lebih jelas secara terperinci mengenai penurunan order yang terjadi akan dibahas pada paragraf selanjutnya.
PT. XYZ mendapat dua sumber produksi outsole baik secara internal produksi yang dilakukan oleh departemen Rubber Plant maupun secara eksternal, yaitu outsole yang dibeli dari supplier. Perhitungan parameter persentase kapasitas berdasarkan dua hal, yaitu kapasitas mesin dan tenaga kerja yang tersedia. Penurunan produksi outsole secara internal terjadi cukup signifikan dari tahun 2012 hingga tahun 2014 dimana persentase produksi outsole dibanding dengan jumlah order sepatu mengalami penurunan sebesar 39.20%. Hal ini juga dapat dilihat pada tabel 1.2 Kapasitas Order bahwa setiap tahunnya dari tahun 2012 hingga tahun 2014 terjadi penurunan order yang cukup signifikan. Pada persentase kapasitas tenaga kerja yang diperoleh tahun 2012 sebesar 85.31% dan mengalami penurunan hingga menjadi 75.97% di tahun 2014. Sedangkan persentase kapasitas mesin yang diperoleh jauh lebih kecil dibanding kapasitas tenaga kerja, dikarenakan ketersediaan jumlah mesin yang cukup banyak, sehingga dapat menghasilkan kapasitas yang besar. Kapasitas
mesin yang ada juga mengalami penurunan dengan selisih yang jauh dari target, yaitu dari 68.44% di tahun 2012 menurun menjadi 65.04% di tahun 2014. Disamping itu, dapat dilihat bahwa jumlah order yang menurun cukup banyak dari kapasitas yang tersedia, sedangkan target yang diharapkan adalah 95%, baik kapasitas mesin maupun tenaga kerja. Lebih jelasnya terlihat pada gambar 1.2 Kapasitas Produksi secara mesin dan tenaga kerja dari tahun 2012 hingga tahun 2014 berada dibawah target. Melihat kondisi seperti ini menjadi suatu permasalahan yang cukup besar dan berdampak terhadap banyak hal, khususnya pada peningkatan biaya produksi, kekosongan kapasitas, penurunan profit bahkan kerugian.
Tabel 1.2 Kapasitas Order
6
Gambar 1.2 Kapasitas Order
Berikut ini merupakan grafik yang menggambarkan jumlah order terhadap kapasitas tenaga kerja dan mesin dari tahun 2012 hingga tahun 2014. Pada gambar 1.3 Jumlah Order Terhadap Kapasitas Mesin Tahun 2012menunjukkan bahwa tahun 2012 secara kapasitas mesin mengalami penurunan dan berada jauh dibawah target. Mulai dari gambar 1.3 hingga gambar 1.8 menunjukkan bahwa hampir semua jumlah aktual order berada dibawah kapasitas yang tersedia, khususnya selisih cukup besar terjadi pada kapasitas mesin. Karena kapasitas mesin lebih bersifat tetap dibanding dengan kapasitas berdasarkan jumlah tenaga kerja yang tersedia, kapasitas mesin yang tersedia di departemen Rubber Plant adalah kapasitas untuk produksi 3 shift dengan jumlah mesin yang cukup banyak, yaitu terdapat 384 mesin press outsole. Kapasitas produksi berdasarkan tenaga kerja mengalami penurunan akibat terjadinya pengurangan tenaga kerja yang ada di departemen Rubber Plant, hal ini dilakukan perusahaan karena terjadinya
penurunan order secara signifikan dalam rentang waktu yang cukup lama.
Pada grafik tersebut juga menggambarkan fluktuasi order terhadap kapasitas secara per bulan pada setiap tahunnya terhadap kapasitas mesin dan jumlah tenaga kerja. Kecenderungan yang terjadi, order terendah terjadi pada pertengahan tahun, khususnya bulan Juli dan Agustus, dikarenakan bulan tersebut merupakan pergantian musim dan masa liburan. Kapasitas yang ada di setiap bulannya berbeda-beda, hal ini dipengaruhi dengan jumlah jam kerja yang tersedia serta ketersediaan tenaga kerja ataupun mesin yang dapat berubah walaupun tidak terlalu jauh perubahan mesin dan tenaga kerja yang ada.
Gambar 1.3 Jumlah Order Terhadap Kapasitas Mesin Tahun 2012
Pada tabel 1.3 menunjukkan bahwa jumlah order yang ada pada tahun 2012 berada dibawah kapasitas mesin yang tersedia dengan selisih lebih dari 200,000 pasang per bulan dari Januari 2012 hingga Desember 2012.
8
Gambar 1.4 Jumlah Order Terhadap Kapasitas Tenaga kerja Tahun 2012
Sedangkan jika dibandingkan dengan kapasitas tenaga kerja yang terlihat pada tabel 1.4 menunjukkan bahwa jumlah order yang ada pada tahun 2012 berada dibawah kapasitas tenaga kerja, walaupun selisihnya tidak sejauh dengan kapasitas mesin.
Pada tabel 1.5 menunjukkan bahwa jumlah order yang ada pada tahun 2013 berada dibawah kapsitas mesin yang tersedia. Hal ini menunjukkan bahwa penggunaan kapasitas mesin yang tersedia mengalami penurunan, sehingga mengakibatkan kekosongan kapasitas mesin.
Gambar 1.6 Jumlah Order Terhadap Kapasitas Tenaga kerja Tahun 2013
Pada tabel 1.6 menunjukkan bahwa jumlah order yang ada pada tahun 2013 rata – rata dibawah dari kapasitas tenaga kerja. Namun, terdapat order yang melebihi kapasitas tenaga kerja, yaitu pada bulan April 2013, sedangkan pada bulan Februari, Mei dan Desember hampir sama dengan jumlah order yang ada.
10
Gambar 1.7 Jumlah Order Terhadap Kapasitas Mesin Tahun 2014
Pada tabel 1.7 menunjukkan bahwa jumlah order yang ada pada tahun 2014 berada dibawah kapasitas mesin yang tersedia. Walaupun jumlah kapasitas mesin pada tahun 2014 sudah lebih berkurang dari tahun sebelumnya, namun order terus mengalami penurunan, sehingga masih terdapat kekosongan kapasitas mesin.
Pada tabel 1.8 menunjukkan bahwa jumlah order yang ada pada tahun 2014 rata – rata berada dibawah kapasitas tenaga kerja yang tersedia. Walaupun terdapat kapasitas yang sedikit melebihi atau hampir sama, yaitu 3 bulan terakhir pada bulan Oktober, November dan Desember 2014. Hal ini dikarenakan pada periode tersebut, sudah terjadi pengurangan tenaga kerja yang disesuaikan dengan jumlah order yang diterima oleh PT. XYZ.
Disamping itu, dampak yang terjadi adalah terdapat kelebihan tenaga kerja yang tidak bekerja akibat penurunan order yang dialami oleh departemen Rubber
Plant dengan rata – rata utilisasi kapasitas mesin dari tahun 2012 hingga tahun
2014 hanya sebesar 66.92% dan kapasitas tenaga kerja sebesar 80.29% dari target keduanya sebesar 95% untuk utilisasi kapasitas yang tersedia. Penurunan order secara signifikan terus terjadi dari tahun ke tahun mulai dari tahun 2012 hingga tahun 2014. Pada tahun 2013 terjadi penurunan order terhadap tahun 2012 sebesar 13.92% dengan penurunan sekitar 1.2 juta pasang, yaitu dari jumlah order sekitar 9 juta pasang menjadi sekitar 7.7 juta pasang. Penurunan ini berlanjut dan lebih besar lagi terjadi pada tahun 2014 terhadap tahun 2013 sebesar 29.37% sekitar 2.2 juta pasang outsole sepatu, yaitu dari jumlah order sekitar 7.7 juta pasang sepatu menjadi sekitar 5.4 juta pasang. Berdasarkan data tersebut, dapat diketahui bahwa terjadi penurunan kapasitas yang berbeda jauh dengan target yang diharapkan. Jika kondisi ini dibiarkan terus – menerus, maka akan berdampak pada biaya produksi yang meningkat serta kerugian perusahaan. Selain itu, perlu dilakukan penanganan khusus dalam pengaturan kelebihan tenaga kerja yang terjadi, sehingga produksi tetap berjalan secara kondusif dan
12
efektif.
Hal lain yang dapat dilakukan dari bagian produksi, khususnya bagian perencanaan produksi adalah dengan meninjau kembali pengaturan order yang diterima. Namun, jika order yang diterima jauh dibawah target ataupun kapasitas yang tersedia, hal ini tentu menjadi kondisi yang sulit dalam melakukan pengaturan jalannya produksi yang berakibat adanya kelebihan tenaga kerja dikarenakan kurangnya order terhadap kapasitas produksi. Untuk itu, perlu dilakukan analisis lebih lanjut mengenai sistem jam kerja yang tepat sesuai dengan kapasitas dan jumlah order untuk meminimalisasi biaya produksi serta meningkatkan profit perusahaan.
Sistem jam kerja merupakan salah satu hal penting yang dapat mempengaruhi kapasitas dari perusahaan, sehingga dengan melakukan penelitian dan analisis baik secara kuantitatif maupun kualitatif mengenai hal tersebut, perusahaan dapat menentukan strategi sistem jam kerja optimal yang berpengaruh terhadap biaya produksi per unit dan profit perusahaan serta berdampak positif baik dari sisi pekerja maupun perusahaan. Sistem kerja yang ada saat ini adalah operasional produksi selama 1 shift (8 jam kerja), 2 shift (7 jam atau 8 jam kerja), dan 3 shift (7 jam kerja), dimana pengaturan sistem kerja ini disesuaikan dengan kondisi produksi masing-masing dengan beberapa pertimbangan yang bertujuan optimalisasi kapasitas serta meminimalisasi biaya produksi. Oleh karena itu, perlu dilakukan penelitian untuk menganalisis pengaruh jam kerja yang disesuaikan dengan kapasitas serta jumlah order yang diterima melalui optimalisasi sistem jam kerja untuk meminimalisasi biaya produksi. Maka
peneliti akan melakukan penelitian dengan judul “Minimalisasi Biaya Produksi
Dengan Cara Analisa Sistem Kerja Produksi Outsole Sepatu Berdasarkan Kapasitas dan Jumlah Order pada PT. XYZ”.
1.2 Rumusan Masalah
Pengaturan sistem jam kerja merupakan salah satu faktor penting yang akan berpengaruh terhadap kapasitas yang tersedia, disamping adanya ketersediaan kapasitas mesin dan tenaga kerja. Fakta yang terjadi pada PT. XYZ adalah terjadi penurunan jumlah order yang signifikan dalam kurun waktu tertentu, sehingga berakibat terhadap kekosongan kapasitas. Berdasarkan dari latar belakang diatas, perumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah :
1. Apakah penyebab terjadinya perubahan sistem jam kerja yang diputuskan oleh manajemen perusahaan ?
2. Apakah variabel-variabel penelitian (direct labor, indirect labor dan overhead
cost) berpengaruh terhadap profit perusahaan ?
3. Apakah sistem jam kerja aktual saat ini, yaitu 2 shift 6 hari kerja lebih efisien dalam meminimalisasi biaya dibanding dengan sistem kerja 3 shift ataupun 2 shift 5 hari kerja ?
4. Bagaimana flow sistem dalam mengalokasikan order untuk optimalisasi kapasitas sesuai dengan sistem jam kerja yang ada ?
14
1.3 Tujuan Penelitian
Dalam penelitian terkait dengan analisis sistem kerja produksi yang berdampak terhadap biaya produksi, terdapat beberapa tujuan dari penelitian ini antara lain:
1. Menganalisis penyebab terjadinya perubahan sistem jam kerja yang diputuskan oleh manajemen perusahaan
2. Mengolah dan menganalisis pengaruh variabel-variabel penelitian (direct
labor, indirect labor dan overhead cost) terhadap profit perusahaan
3. Menganalisis sistem jam kerja aktual saat ini, yaitu 2 shift 6 hari kerja lebih efisien dalam meminimalisasi biaya dibanding dengan sistem kerja 3 shift ataupun 2 shift 5 hari kerja
4. Menganalisis dampak optimalisasi sistem jam kerja dari sisi pekerja dan perusahaan
5. Membuat flow sistem dalam mengalokasikan order untuk optimalisasi kapasitas sesuai sistem jam kerja yang ada
1.4 Manfaat Penelitian
Bagi Perusahaan :
Sebagai acuan bagi perusahaan/industri manufaktur lain, khususnya yang sejenis dalam menentukan kapasitas ideal untuk meminimalisasi biaya produksi
Bagi Peneliti :
Sebagai pengetahuan mengenai strategi menentukan kapasitas perusahaan/industri dan keterkaitannya terhadap ketersediaan tenaga kerja serta kapasitas mesin.
1.5 Ruang Lingkup
Dalam penelitian ini perlu dilakukan pembatasan masalah, agar dalam pelaksanaan analisis tertuju pada tujuan penelitian. Adapun batasan – batasan tersebut adalah:
1. Data-data produksi outsole sepatu yang digunakan adalah periode 2012 – 2014 di PT. XYZ pada departemen Rubber Plant
2. Data biaya tunjangan, gaji dan biaya overhead lainnya yang digunakan adalah sesuai dengan kebijakan PT. XYZ untuk periode yang berlaku
3. Penelitian ini menggunakan kuesioner yang dibatasi bagi karyawan PT. XYZ
1.6 Profil Perusahaan
Pada penelitian ini dilakukan dalam suatu perusahaan yang dinamakan PT. XYZ. PT. XYZ berdiri sejak tahun 1968, terletak di Jl. Moh Toha km 1, gerendeng, Pasar Baru – Tangerang dengan luas area ± 20 Ha. PT. XYZ merupakan perusahaan yang memproduksi sepatu dengan dominan brand Adidas sebagai pelanggan utama. Kapasitas produksi sepatu per bulan yang dimiliki
16
hingga 1,100,000 pasang sepatu dengan jumlah karyawan sebanyak 8,846 pekerja.
Gambar 1.9 Layout PT. XYZ
Adapun misi dari perusahaan PT. XYZ adalah sebagai berikut:
1. Menghasilkan kualitas produk tertinggi untuk mendukung para atlit mencapai kinerja terbaik
2. Memproduksi 1.2 juta pasang sepatu perbulan atau 12 juta pasang per tahun pada tahun 2015
Sedangkan visi dari perusahaan PT. XYZ, yaitu menjadi perusahaan manufaktur produksi sepatu terbaik di dunia.
Terdapat 4 jenis kategori sepatu yang diproduksi oleh PT. XYZ, antara lain
football, outdoor, running dan original. Terdapat beberapa departemen produksi
yang mendukung proses pembuatan sepatu, antara lain:
Tabel 1.3 Output dari Departement Produksi
18
Gambar 1.10 Struktur Organisasi Departemen Rubber Plant
Area yang terkait dengan masalah kapasitas adalah Rubber Plant , yaitu area yang memproduksi outsole bagian sepatu. Berikut ini flow proses secara general dari pembuatan outsole :
Gambar 1.11 Bagan Flow Proses General Produksi Outsole
Gambar 1.12 Flow Proses Produksi Outsole
Berikut ini merupakan proses pada bagian cell hotpress (Cutting – Hotpress
Trimming/Solder), dapat dilihat pada gambar 2.4.
20
Di dalam area Rubber Plant terdapat 17 lines hotpress untuk mencetak
rubber/compound menjadi outsole . Secara general area tersebut dibagi menjadi 3
bagian, yaitu compound area, cell hotpress dan bottom preparation untuk area persiapan pengiriman output ke pelanggan. Area Rubber Plant memiliki sistem kerja 3 shift dengan kemampuan kapasitas sebanyak 1,007,935 pasang per bulan.
1.7 Sistematika Penulisan
Berikut ini sistematika penulisan yang digunakan oleh peneliti : BAB I : PENDAHULUAN
Pendahuluan berisi sub bab yang menjelaskan mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup, profil perusahaan serta sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Landasan teori berisikan dasar teori yang digunakan dalam penelitian terkait dengan kapasitas produksi disertakan dengan referensi hasil penelitian yang sebelumnya telah dilakukan sebagai sumber inspirasi dan pembanding, sehingga dapat menyempurnakan hasil penelitian yang dilakukan.
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi Penelitian berisikan sub bab yang akan dikembangkan dalam melakukan analisis dan pembahasan pada Bab IV. Metodologi Penelitian
terkait dengan metode yang digunakan dalam penelitian serta teknik dalam mengolah dan menganalisis data.
BAB IV : ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Pada Bab IV berisi hasil analisis dan pembahasan dari hasil pengolahan data menggunakan metode dan teknik pengolahan data yang sudah ditentukan sebelumnya oleh peneliti pada Bab III berkaitan dengan analisis data dan pembahasan.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab terakhir berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti serta saran yang diberikan peneliti untuk perbaikan dan pengembangan selanjutnya dari penelitian yang telah dilakukan.
