Catatan: Dalam dokumen ini, istilah presiden pasak,
auditor pasak, dan juru tulis pasak juga merujuk pada
jabatan yang sama dalam distrik dan misi. Istilah
komite audit pasak juga merujuk pada komite audit
distrik dan misi. Istilah juru tulis merujuk pada juru tulis atau asisten juru tulis yang ditugasi untuk membantu dengan pencatatan keuangan. Istilah pemimpin unit merujuk pada uskup, presi-den cabang, presipresi-den pasak, atau presipresi-den distrik. Istilah pasak juga merujuk pada distrik. Istilah
ling-kungan juga merujuk pada cabang.
1. Tujuan
Presiden pasak memastikan bahwa semua dana Gereja ditangani secara benar dan dipertanggung-jawabkan sesuai instruksi keuangan Gereja (lihat
Buku Pegangan 1: Presiden Pasak dan Uskup [2010],
14.6). Dia juga memastikan bahwa pemimpin unit dan juru tulis mempelajari tugas- tugas mereka mengenai keuangan dan bahwa mereka mengikuti kebijakan dan prosedur keuangan Gereja (lihat
Buku Pegangan 1: Presiden Pasak dan Uskup [2010],
14.2.1). Dia mengorganisasi sebuah komite audit pasak untuk membantu dia dalam memenuhi tanggung jawab ini. Komite audit pasak mengiden-tifikasi, mengevaluasi, dan menangani risiko- risiko keuangan pasak—terutama risiko penyalahguna-an dpenyalahguna-ana Gereja. Komite audit pasak memastikpenyalahguna-an bahwa pemimpin unit dan juru tulis mengikuti kebijakan dan prosedur keuangan Gereja.
Presidensi Utama membentuk komite- komite audit area untuk melindungi dana sakral, memastikan penggunaannya yang tepat, dan memperkuat para pemimpin imamat dan juru tulis. Komite audit
Penatua M. Russell Ballard, berbicara tentang pentingnya komite dan dewan dalam Gereja, menuturkan: “Allah, sang Pengelola Utama, telah mengilhami penciptaan suatu sistem komite dan dewan. Apabila dipahami dan dimanfaatkan secara tepat, sistem ini akan mengurangi beban pada semua pemimpin individu dan akan memperluas jangkauan serta dampak pelayanan mereka melalui bantuan gabungan dari orang lain” (“Counseling with Our Councils,” Ensign, Mei 1994, 24).
Bagi komite audit pasak agar benar- benar efektif, para anggotanya harus bekerja bersama. Ketua komite dan seorang anggota komite hendaknya tidak berusaha untuk melakukan semua pekerjaan sendirian. Bertindak sendiri mengurangi manfa-at, kuasa, dan berkat- berkat yang tersedia ketika komite audit pasak yang bersatu berembuk dan bekerja bersama.
2. Organisasi
Presiden pasak membentuk sebuah komite audit pasak yang terdiri dari salah satu penasihat-nya sebagai ketua komite dan dua pemegang Imamat Melkisedek yang dapat dipercaya yang memegang rekomendasi bait suci yang berlaku. Adalah membantu jika dua brother ini memahami masalah- masalah keuangan. Ketua komite seba-iknya tidak menandatangani cek atau formulir persetujuan pembayaran atau tidak juga terlibat dalam pencatatan keuangan pasak. Anggota komite hendaknya bukan auditor pasak dan hendaknya tidak melakukan pencatatan keuangan pasak atau lingkungan. (Lihat Buku Pegangan 1, 14.9.1).
Dokumen ini menguraikan tujuan,
organisasi, tugas- tugas, dan
3. Tugas
Komite audit pasak memiliki empat tugas utama: 1. Mengelola proses audit keuangan.
2. Melatih para auditor pasak.
3. Mengawasi pelatihan keuangan pasak lainnya. 4. Berembuk bersama untuk mengidentifikasi,
mengevaluasi, dan menangani risiko- risiko keuangan pasak.
3.1 Mengelola Proses Audit Keuangan
Komite audit pasak mengelola proses audit keuang-an dengkeuang-an:
1. Secara tepat mempersiapkan para auditor pasak untuk melaksanakan audit yang teliti, akurat, dan tepat waktu. Para auditor pasak meneri-ma pelatihan rutin untuk memeneri-mastikan mereka memahami kebijakan dan prosedur keuangan Gereja, maksud dari setiap pertanyaan audit, dan bagaimana menangani semua risiko yang diidentifikasi untuk setiap unit yang mereka audit. (Lihat “3.2 Melatih Auditor Pasak” bela-kangan dalam dokumen ini).
2. Mengawasi kualitas audit yang dilaksanakan. Komite audit pasak meninjau ulang setiap audit yang telah tuntas untuk ketelitian dan keakuratan. Komite hendaknya memerlukan koreksi terhadap audit apabila diperlukan. 3. Mengawasi kualitas tindakan korektif. Komite
audit pasak meninjau ulang setiap tindakan korektif dan mengevaluasi keefektifannya dalam mengatasi pengecualian audit, terma-suk keefektifannya dalam menghilangkan penyebab utama pengecualian tersebut. Komite bekerja dengan para pemimpin lingkungan dan pasak untuk merevisi tindakan- tindakan korektif apabila diperlukan.
Ada dua siklus audit setiap tahun. Audit akhir tahun dapat dimulai pada tanggal 15 Januari, hendaknya dikirimkan sebelum tanggal 15 Maret, dan mencakup transaksi dari tanggal 1 Juli sampai 31 Desember dari tahun sebelumnya. Audit tengah tahun dapat dimulai pada tanggal 15 Juli, hendak-nya dikirimkan sebelum tanggal 15 September, dan mencakup transaksi dari tanggal 1 Januari sampai 30 Juni dari tahun berjalan.
Audit dilaksanakan menggunakan baik Local Unit Financial Auditing System (LUFAS) ataupun for-mulir kertas yang dicetak dari LUFAS.
Tiga pertemuan komite audit pasak setiap siklus audit dan sejumlah pekerjaan individu oleh setiap anggota komite biasanya diperlukan untuk meme-nuhi tugas- tugas komite. Apabila perjalanan sulit atau memakan biaya, para pemimpin area dan lokal boleh memilih untuk mengadakan satu atau lebih dari pertemuan- pertemuan ini melalui panggilan konferensi video atau telepon. Apabila telepon, Internet, atau sumber komunikasi lainnya tidak memadai, penyesuaian- penyesuaian lain mungkin diperlukan (lihat Buku Pegangan 2: Mengelola Gereja [2010], 17.2.2). Kerahasiaan hendaknya ditekankan dalam semua pertemuan komite audit pasak.
Pertemuan Pertama—Perencanaan Audit
Untuk mempersiapkan agar audit yang teliti dikirimkan tepat waktu, komite audit pasak meng-adakan pertemuan perencanaan audit sekurangnya satu atau dua minggu sebelum audit dimulai (sebe-lum tanggal 15 Januari dan 15 Juli). Pertemuan ini menyertakan komite audit pasak, para auditor pasak, juru tulis pasak, dan asisten juru tulis pasak yang ditugasi untuk keuangan.
Pokok- pokok agenda untuk pertemuan ini dapat mencakup tindakan- tindakan yang berikut:
• Memberikan kepada para auditor penugasan mereka.
• Meninjau ulang pertanyaan- pertanyaan audit dan instruksi- instruksi yang menyertainya. Menggunakan alat Audit Latihan dalam
LUFAS untuk sebuah tinjauan yang efektif dari pertanyaan- pertanyaan audit.
• Meninjau ulang catatan rilis LUFAS untuk perubahan- perubahan dalam kemampuan dan penggunaan sistem.
• Meninjau ulang hasil- hasil audit sebelumnya untuk menilai risiko atau kelemahan apa pun yang mungkin memerlukan perhatian tambah-an dalam audit terkini.
• Meninjau ulang pengecualian audit yang ber-ulang dan membahas apa pengujian tambahan yang mungkin diperlukan dalam audit ini untuk memastikan bahwa tindakan- tindakan korektif sebelumnya efektif.
• Mengevaluasi unit- unit yang memiliki riwayat tanpa pengecualian audit. Riwayat panjang dari tanpa pengecualian tidak mungkin terjadi apabila audit dilakukan secara teliti.
• Memberi tahu para auditor tentang perubahan kepemimpinan misalnya seorang penasihat baru dalam keuskupan atau juru tulis baru. Perubahan kepemimpinan dapat mendorong auditor untuk menguji sejumlah transaksi dengan lebih teliti.
• Membahas kebijakan- kebijakan pasak atau keputusan- keputusan audit pasak sebelumnya yang mungkin memengaruhi bagaimana para auditor melaksanakan pengujian mereka.
Pertemuan Kedua—Tinjauan Ulang Audit
Komite audit pasak mengadakan sebuah pertemu-an tinjaupertemu-an ulpertemu-ang audit setelah audit- audit tersebut ditandatangani oleh pemimpin unit tetapi sebelum ketua komite audit pasak menandatanganinya. Pertemuan ini diadakan di awal bulan Maret untuk
audit akhir tahun dan di awal bulan September untuk audit tengah tahun. Menuntaskan audit pada akhir bulan Februari untuk audit akhir tahun dan akhir bulan Agustus untuk audit tengah tahun yang memberi komite audit pasak 15 hari untuk meninjau ulang dan mengirimkan audit. Audit
selesai ketika itu telah ditandatangani oleh auditor
pasak dan pemimpin unit. Audit lingkungan
diki-rimkan setelah ditandatangani oleh presiden pasak.
Audit pasak dikirimkan setelah ditandatangani oleh ketua komite audit pasak.
Pertemuan tinjauan audit menyertakan komite audit pasak, para auditor pasak, juru tulis pasak, dan asisten juru tulis pasak yang ditugaskan untuk keuangan. Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk meninjau ulang hasil- hasil audit dan berembuk bersama mengenai setiap pengecualian audit. Komite audit pasak menentukan keefektifan dari setiap tindakan korektif dan merekomendasikan perbaikan- perbaikan terhadap tindakan korek-tif apabila diperlukan. Ketua komite audit atau seorang anggota komite audit yang ditugaskan hendaknya meminta pemimpin unit untuk mere-visi tindakan korektif jika itu lemah atau tidak memperbaiki penyebab utama masalah. Ini adalah bagian penting dari tugas komite untuk mengiden-tifikasi dan menangani risiko.
Sementara meninjau ulang pengecualian audit dan tindakan korektif, para anggota komite audit pasak berembuk bersama untuk menentukan apa pelatihan keuangan yang diperlukan, siapa yang akan menda-pat manfaat dari pelatihan tambahan itu, dan siapa yang akan paling pantas menyediakan pelatihan. Ketika ketua komite audit pasak menandatangani sebuah audit, tanda tangannya menegaskan bahwa dia dan para anggota komite telah meninjau ulang dan menyetujui tindakan- tindakan korektif yang direncanakan unit dan bahwa dia akan menin-daklanjuti untuk memastikan tindakan- tindakan korektif dituntaskan dan dilaporkan tepat waktu.
Pertemuan Ketiga—Penutupan
dan Penilaian Audit
Komite audit pasak mengadakan sebuah pertemu-an penutuppertemu-an dpertemu-an penilaipertemu-an audit pada bulpertemu-an April untuk audit akhir tahun dan pada bulan Oktober untuk audit tengah tahun. Tujuan dari pertemu-an ini adalah untuk menilai dpertemu-an meningkatkpertemu-an kualitas audit dan untuk mengevaluasi serta mena-ngani risiko- risiko keuangan. Hanya ketua dan para anggota komite audit pasak yang menghadiri pertemuan ini. Ini adalah waktu untuk pembahas-an ypembahas-ang jujur mengenai semua aspek dari proses audit pasak dan risiko- risiko keuangan. (Lihat “3.4 Berembuk Bersama untuk Mengidentifikasi, Mengevaluasi, dan Menangani Risiko- Risiko Ke-uangan Pasak” berikutnya dalam dokumen ini.) Pokok- pokok agenda untuk pertemuan ini dapat mencakup tindakan- tindakan yang berikut:
• Meninjau ulang dan menindaklanjuti
penugasan- penugasan yang diberikan dalam pertemuan tinjauan audit.
• Memutuskan apakah tindakan- tindakan korek-tif telah dituntaskan secara memadai.
• Jika sebuah tindakan korektif tampak tidak efektif dalam mengatasi sebuah pengecualian audit, membahas solusi- solusi alternatif dan membuat penugasan.
• Meninjau ulang kualitas audit untuk menen-tukan apa pelatihan tambahan yang mungkin diperlukan bagi para auditor pasak, pemimpin unit, atau juru tulis.
• Membahas dan mendokumentasikan perubahan apa pun dengan orang, penugasan, atau proses yang perlu dibuat untuk siklus audit berikutnya. • Menilai risiko—terutama risiko dana Gereja
yang disalahgunakan—dan menentukan bagai-mana mengurangi risiko.
Ketika ketua komite audit pasak puas bahwa
sebu-3.2 Melatih Auditor Pasak
Komite audit pasak secara rutin melatih semua auditor pasak untuk memastikan mereka memahami:
1. Tujuan dan proses audit.
2. Kebijakan dan prosedur keuangan Gereja. 3. Peranan mereka sebagai auditor pasak dan
tanggung jawab mereka untuk melaksanakan semua audit dalam semangat kasih dan di bawah arahan Roh Kudus.
4. Risiko ditangani dengan setiap pertanyaan audit. 5. Bagaimana menggunakan Local Unit Financial
Auditing System (LUFAS).
Kemungkinan topik- topik pelatihan mencakup: • Tujuan audit keuangan Gereja.
• Bagaimana mengenali dan mengikuti Roh sela-ma melakukan audit.
• Bagaimana asas di balik setiap pertanyaan audit melindungi dana dan para pemimpin Gereja. • Mengapa penting, sementara melaksanakan
sebuah audit, untuk:
◦ Mengajukan setiap pertanyaan audit tepat sebagaimana itu tertulis.
◦ Dengan saksama membaca dan mengikuti semua instruksi.
◦ Membaca dengan lantang semua pertanya-an pendukung dalam bagipertanya-an “Peninjaupertanya-an Ulang Prosedur dan Penilaian Risiko.” Pertanyaan- pertanyaan pendukung
mungkin disertakan dalam instruksi yang mengikuti beberapa pertanyaan audit. Pertanyaan- pertanyaan pendukung mem-bantu auditor mengidentifikasi risiko- risiko tertentu untuk ditangani selama audit. Memparafrasakan pertanyaan atau
mengabai-• “Keuangan” dan “Mengelola Kesejahteraan Gereja,” bab 14 dan 5 dari Buku Pegangan 1. • Bagaimana melaksanakan audit berkualitas
tinggi dan mengapa audit berkualitas tinggi biasanya menemukan pengecualian audit. • Bagaimana pengecualian audit menyediakan
kesempatan untuk belajar; mengapa pengecua-lian audit hendaknya diterima, bukan ditakuti; dan bagaimana audit memperkuat para pemim-pin unit dan juru tulis sementara membantu mereka untuk maju.
• Tujuan dari bagian “Peninjauan Ulang Prose-dur dan Penilaian Risiko” audit dan bagaima-na jawaban terhadap pertanyaan- pertanyaan penilaian risiko hendaknya menentukan pengujian auditor.
• Komponen- komponen dari sebuah tindakan korektif yang efektif.
• Bagaimana menggunakan alat Audit Latihan dalam LUFAS untuk pelatihan.
Ketua komite audit pasak memimpin dalam mela-tih para auditor pasak. Komite juga mengimbau para auditor untuk menelaah secara individu. Help Center di LDS.org memuat banyak artikel menge-nai keuangan dan audit Gereja. Melaksanakan audit latihan dalam LUFAS merupakan metode yang baik untuk pelatihan diri.
3.3 Mengawasi Pelatihan
Keuangan Pasak Lainnya
Presiden pasak memastikan bahwa pemimpin unit dan juru tulis mempelajari tugas- tugas mereka mengenai keuangan dan bahwa mereka mengikuti kebijakan dan prosedur keuangan Gereja (lihat
Buku Pegangan 1, 14.2.1).
Untuk membantu presiden pasak dalam tanggung jawab ini, komite audit pasak menggunakan hasil audit, observasi dari para auditor pasak, dan obser-vasi anggota komite sendiri untuk mengevaluasi seberapa efektif pelatihan keuangan pasak sebe-lumnya dan untuk menentukan perlunya lebih banyak pelatihan. Komite audit pasak merekomen-dasikan kepada presidensi pasak isi dari pelatihan keuangan, waktunya, siapa yang hendaknya menerima instruksi, dan siapa yang paling baik memberikan instruksi tersebut. Sebagai contoh, pelatihan keuangan bagi uskup mungkin paling efektif ketika diberikan oleh seorang anggota presi-densi pasak.
Pelatihan keuangan diberikan di bawah arahan presidensi pasak oleh:
• Para anggota presidensi pasak. • Juru tulis pasak.
• Asisten auditor area.
• Individu- individu yang mumpuni lainnya sebagaimana ditugaskan oleh presiden pasak.
3.4 Berembuk Bersama untuk
Mengidentifikasi, Mengevaluasi,
dan Menangani Risiko- Risiko
Keuangan Pasak
Para anggota komite audit pasak mempersiapkan diri mereka untuk berembuk bersama secara efektif dengan meningkatkan pemahaman mereka ten-tang praktik- praktik keuangan pasak dan proses serta kebijakan keuangan Gereja. Persiapan pribadi dapat mencakup menelaah buku pegangan Gereja dan bagian Keuangan dari laman Pencatatan di Help Center pada LDS.org. Persiapan juga dapat mencakup dengan saksama meninjau ulang audit- audit yang telah tuntas dan menganalisis informasi riwayat audit yang terdapat di Local Unit Financial Auditing System (LUFAS).
Komite audit pasak bertemu bersama untuk dengan doa yang sungguh- sungguh mengidentifi-kasi dan membahas risiko- risiko keuangan pasak dan berembuk bersama untuk menemukan solusi- solusi terilhami yang menangani risiko- risiko ini secara efektif. Penilaian risiko adalah proses menentukan apa hal- hal buruk yang dapat terjadi dan bagaimana kemungkinan hal itu dapat terjadi. Ini mencakup kemungkinan bahwa sesuatu yang buruk telah terjadi.
Penilaian risiko dari keuangan Gereja sering kali dimulai dengan mengajukan pertanyaan- pertanyaan berikut:
Apa yang bisa keliru? Mengapa itu akan keliru?
Apa yang bisa kita lakukan untuk mencegahnya? Ketua komite audit pasak hendaknya mempertim-bangkan setidaknya tanda- tanda risiko keuangan berikut:
• Bukti bahwa para pemimpin secara sengaja atau tidak sengaja menempatkan dirinya dalam situasi di mana mereka dapat tergoda untuk menyalahgunakan dana untuk kepentingan pribadi mereka atau di mana mereka dapat dituduh melakukan demikian. Kemungkinan bukti mencakup:
◦ Sejumlah besar pembayaran kepada pemim-pin unit atau istrinya atau pemimpemim-pin lain atau pasangan mereka.
◦ Sejumlah besar pembayaran tanpa doku-mentasi pendukung.
◦ Tidak mengikuti asas kerekanan ketika memproses dan menyetorkan sumbangan. ◦ Setoran yang terlambat.
• Presiden pasak tidak secara rutin dan efektif meninjau ulang bersama uskup mereka Pernya-taan Keuangan Unit.
• Pembayaran persembahan puasa yang tidak lazim atau bantuan persembahan puasa dalam jumlah yang besar.
• Pengecualian audit dalam jumlah yang besar. • Pengecualian audit yang berulang.
• Riwayat tanpa pengecualian audit.
• Para pemimpin unit tidak memahami pengecu-alian audit atau cara menanganinya.
• Dana atau catatan keuangan Gereja yang tidak aman.
Komite audit pasak mungkin mempertimbang-kan tanda- tanda lain dari risiko misalnya temempertimbang-kanan ekonomi pada para anggota dan pemimpin imamat pasak, tingkat pengetahuan dan pengalaman para pemimpin, budaya wilayah, lokasi bank, dan kea-manan fisik dari dana dan gedung Gereja.
Kemungkinan cara- cara untuk mengurangi risiko keuangan mencakup:
• Meningkatkan keseluruhan kualitas audit melalui ketelitian, keakuratan, dan ketepatan waktu yang lebih besar.
• Membantu para auditor memberi komite audit pasak gambaran yang jelas mengenai masalah- masalah keuangan yang mereka amati dan mengapa masalah timbul.
• Membantu para pemimpin unit merumuskan tindakan- tindakan korektif yang mencegah ter-jadinya kembali dan menanggapi akar masalah. • Mengajarkan asas- asas kesejahteraan Gereja
yang benar dan memastikan hal itu diikuti (lihat “Mengelola Kesejahteraan Gereja,” Buku
Pegangan 1, bab 5).
Pertanyaan- pertanyaan audit mengidentifikasi banyak dari risiko utama yang hendaknya diper-timbangkan. Hasil dan laporan audit, karenanya, merupakan sumber informasi risiko yang baik bagi komite audit pasak.
4. Pertanggungjawaban
Komite audit pasak melapor langsung kepada presiden pasak. Ketua komite audit pasak melapor secara rutin mengenai kegiatan- kegiatan komite. Laporannya dapat mencakup:
• Hasil- hasil audit seperti status pengiriman audit, observasi dari audit, ringkasan pengecu-alian audit, dan penyelesaian terhadap penge-cualian audit.
• Risiko- risiko keuangan yang diidentifikasi, termasuk pengeluaran yang tidak tepat dari dana Gereja.
• Bagaimana risiko ditangani melalui pelatihan, pemantauan, audit, dan cara- cara lainnya. • Pelatihan yang tengah dilakukan atau perlu
dilakukan.
• Kebutuhan staf/anggota dari komite audit pasak dan auditor pasak.
Presiden Marion G. Romney mengajarkan, “Ingat-lah, brother sekalian, mengembalikan dan melapor-kan adalah tindamelapor-kan akhir dari pengurus yang setia dan bijaksana” (“Welfare Services: The Savior’s Program,” Ensign, November 1980, 93).
5. Kesimpulan
Komite audit pasak yang terorganisasi dan berfung-si sepenuhnya merupakan bagian tak terpisahkan dari pengelolaan dan pengawasan dana Gereja yang benar dan untuk memberkati Orang- Orang Suci. Tujuan audit pasak dan lingkungan diurai-kan dengan baik dalam Buku Pegangan 1: “Auditor memastikan bahwa persepuluhan dan sumbangan lainnya dicatat dengan benar, dana Gereja dihitung dengan benar dan dilindungi, dan catatan keu-angan lengkap dan akurat” (14.9.3). Sewaktu para anggota komite audit pasak melaksanakan tang-gung jawab mereka dengan benar, mereka akan melindungi dana sakral Gereja dan memperkuat mereka yang menanganinya.
