TUGAS TERSTUKTUR
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
(Resume Bab 4 dan Bab 17)
Disusun Oleh :
Nama : Dul Rokhim
Kelas : E-3
NPP
: 18.0464
INSTITUT PEMERINTAHAN DALAM NEGERI
JATINANGOR
BAB 4
Pendahuluan
Sistem Informasi Manajeman pada dasarnya merupakan sistem informasi yang komplek. Untuk menjelaskan konsep tersebut secara menyeluruh akan sangat sulit kalau tidak dipecahkan kedalam sub-sub sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi dan menyajikannya dalam bentuk model-model dari sub sistem tersebut. Model-model ini akan mempermudah dalam memahami konsep sistem informasi manajeman karena dapat dituangkan dalam selembar kertas. Model disajikan dalam bentuk data foo diagram (diagram arus data/DAD) dan tampilan model softoarenya. Untuk lebih menyempurnakan pemahaman tentang penetapan konsep dalam sistem informasi manajeman maka akan dijelaskan pula bagaimana komponen sistem informasi manajemen tersebut berinteraksi satu sama lain membentuk sistem informasi manajemen.
Manajemen dan Sistem Informasi Manajemen Manajemen
Manajemen dipandang sebagai upaya atau proses pencapaian tujuan dengan menggunakan keahlian orang lain. Bila perusahaan pada suatu saat memiliki suatu keinginan untuk mencapai satu tujuan tertentu, yang penting diperhatikan disini adalah (sesuai dengan konsep sistem) tujuan tersebut harus didefnisikan terlebih dahulu dengan jelas. Apabila defnisi tujuan telah ditentukan dengan jelas maka langkah selanjutnya adalah menentuka ciri-ciri dari tujuan tersebut yang akan menjadi tolak ukur keberhasilan.
Apabila defnisi dan tolak ukur dari sistem telah ditentukan maka langkah selanjutnya adalah merencanakan dengan cara apa tujuan sistem tersebut harus dicapai. Seringkali pencapaian tujuan tersebut harus melibatkan banyak orang, dan pada saat itu manajemen dan pimpinan manajemen akan mengalami kesulitan dalam memantau dan mengkoordinasikan semua aktivitas yang terjadi di perusahaan.
Sistem Informasi Manajemen
sistem informasi yang menghasilkan informasi manajemen tersebut disebut sebagai sistem informasi manajemen yang merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerjasama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya.
Informasi yang berkualitas pada intinya harus :
Relevan : informasi yang diterima harus sesuai dengan yang dibutuhkan
Tepat oaktu : informasi harus tersedia pada saat diperlukan
Akurat : informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya
Lengkap : informasi yang diberikan tidak sepotong-potong dengan ketentuan yang berlaku.
Evolusi Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen mulai berkembang pada tahun 1960-an sebagai akibat dari semakin meningkatnya kecepatan dan kekuatan komputer. Penambahan kekuatan dan kecepatan komputer ini telah mendorong para manajemen untuk tidak hanya menggunakan komputer sebagai alat untuk mempercepat dan meningkatkan akurasi pengolahan data, tapi para manajer berfkir kecepatan dan akurasi bukan segalanya, yang penting adalah informasi yang dihasilkan harus berkualitas dapat digunakan secara efektif.
Pengembangan SIM yang didalamnya juga mencangkup pengembangan Sistem Pengolahan Transaksi (SPT) juga dilakukan bila program-program yang digunakan dalam SPT dann data yang dihasilkannya tidak memungkinkan bisa digunakan sebagai dasar untuk pembuatan SIM. SPT didalam konsep SIM dioperasikan pada manajemen tingkat baoah . sebagian pakar menyatakan bahoa sistem informasi yang didalamnya mencangkup sistem untuk pengolahan data transaksi (SPT) dan sistem untuk mengolah kembali data hasil pengolahan data transaksi tersebut menjadi informasi yang diperlukan bagi manajemen atau SIM sebagai sistem informasi bisnis.
Sistem Informasi Manajemen dan Fungsi Organisasi
manajemen berdasarkan SPT yang ada sulit dilakukan diantaranya adalah :
Aplikasi SPT suatu fungsi bisnis sulit untuk di integrasikan satu sama lainnya karena suatu masalah yang tidak dapat dipecahkan misalnya masalah kepentingan manajer di masing-masing fungsi bisnis dan masalah standar pemilihan pemograman siap yang dipakai apabila masing-masing SPT di buat oleh programer yang berbeda.
SPT memiliki data yang sama dengan SPT lainnya tapi dengan format yang berbeda Penyamaan format yang menyangkut semua kepentingan berarti menyusun struktur data format yang baru.
Manajer masing-masing fungsi bisnis merasa SPT di bagiannya adalah terbaik sehingga sulit dilakukan kompromi (memban dan menerima) untuk penyatuan.
Pimpinan suatu organisasi tidak dapat memutuskan SPT mana yang digunakan sebagai acuan dasar dalam membangun Sistem informasi manajemen.
Karena itu akibat kesulitan di atas pengembangan sistem informasi manajemen yang banyak dilakukan saat ini adalah pengembanagan sistem informasi untuk organisasi secara keseluruhan dimana pengembangan SPT sudah merupakan pengembangan tersebut sehingga bagi sebagian praktisi dan pakar sistem informasi SIM dianggap sebagai sistem informasi yang menghasilkan informasi bagi semua tingkatan manajemen dan berbagai fungsi organisasi secara keseluruhan. Sistem informasi ini berdasarkan fungsi bisnis atau fungsi organisasi dapat dipecah menjadi beberapa sub sistem informasi ditambah dengan sistem informasi eksekutif yang khusus dirancang utuk para eksekutif.
Sistem Informasi Eksekutif (SIE)
Subsistem informasi didalam suatu organisasi untuk kepentingan eksekutif disebut sebagai sistem informasi eksekutif. Sistem informasi ini dibangun karena aktiftas para eksekutif tidak terstruktur dengan baik, para eksekutif tidak banyak berurusan dengan intern perusahaan tapi lebih banyak keluar sehingga perlu ada sistem informasi yang bisa menampung data-data tidak terstruktur yang diterimanya, dan mengolahnya menjadi informasi yang harus selalu siap setiap saat bila diperlukan.
Istilah ini digunakan oleh para ilmuoan yang mengalami kesulitan dalam membedakan sistem informasi manajemen dan sistem pendukung keputusan, karena itu perbedaan antara SIE dan SPE juga kurang jelas. Beberapa penulis mengatakan bahoa SIE hanya memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif sedangkan SPE memberikan kebutuhan informasi, komunikasi dan analisis dengan dukungan artifcial intelejen.
Model Sistem Informasi Eksekutif
Eksekutif menggunakan database organisasi perusahaan yan berisi data-data yang berasal dari sistem pengolahan data (SPT) ditambah dengan e-mail yang digunakan oleh para eksekutif untuk mengirim dan surat elektronik, kalender elktronik untuk membuat jadoal dan softoare untuk mencatat catatan-catatan pribadi.
Untuk mendispleay (Broose) data yang belum diformat sesuai dengan kebutuhan eksekutif (dan apabila mampu melakukannya) eksekutif dapat mengcopy data-data yang ada di organisasi perusahaan tersebut ke PC miliknya untuk diproses sesuai dengan kebutuhannya saat itu. Proses biasanya menggunakan SQL (Srtuctured Query Lenguage).
Dialog antara Eksekutif dengan Sistem Informasi Eksekutif
Eksekutif memasukan perintah kedalam sistem melalui menu. Pemilihan menu dan sub menu dilakukan dengan menggunakan mouse atau dengan menggunakan “tuoch screen”. Jadi manfaat keyboard disini berkurang. Informasi dapat ditanyakan dalm bentuk tabel, grafk dan dalam bentuk uraian. Beberapa softoare memberikan fasilitas untuk melihat detail dan laporan yang diberikan.
Sistem Informasi Pemasaran
Fungsi manajemen pemasaran dalam upaya melaksanakan fungsi pemasaran menurut Kotler meliputi analisis, perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian program yang dirancang untuk menciptakan, membentuk dan mempertahankan pertukaran yang menguntungkan dengan pembeli. Untuk melaksanakan fungsinya manajer pemasaran memerlukan informasi mengenai internal perusahaan yang berkaitan dengan bidang pemasaran serta lingkungan pemasarannya seperti pesaing, penyalur, dan kekuatan lainnya yang selalu tersedia setiap saat.
Informasi pemasaran dapat berasal dari luar dan dalam organisasi perusahaan. Ada 3 jenis informasi pemasaran :
o Informasi pemasaran intern, informasi yang berasal dari dalam perusahaan sendiri
o Komunikasi pemasaran, informasi yang mengalir dari perusahaan ke lingkungannya.
Subsistem informasi sistem pemasaran
Subsistem ini memberikan fasilitas untuk merancang, mengumpulkan, menganalisis dan melaporkan data hasil riset dibidang pemasaran secara sistematis.adapun data yang dapat dikumpulkan dalam riset pemasaran yaitu :
a. Data sekunder, dapat diperoleh melalui berbagai sumber seperti :
Sumber item masalnya laporan rugi, laba, neraca, laporan penjualan dan lain-lain data sekunder dapat diperoleh dalam bentuk diskette/CD, bundle laporan, HTML, PDA dan lain-lain.
b. Data primer, data yang langsung dikumpulkan langsung oleh petugas perusahaan. Pengumpulan data bias dengan berbagai pendekatan seperti dilihat pada table dibaoah ini
Metode penelitian
Teknik
pengumpulan data
Rencana sampel
Alat
penelitian
Observasi Surat Unit sampling
Kuisioner
Survey Telepon Ukuran sampel
Alat mekanik
Eksperimen Kontak pribadi Prosedur sampling
Merumuskan masalah dan tujuan riset,
Menyusun rencana riset,
Yaitu menentukan kebutuhan informasi, menyusun rencana untuk mendapatkan informasi yang diperlukan tersebut secara efsien dan mempresentasikan rencana pemasaran kepada manajer pemasaran.
Melaksanakan rencana riset,
setelah rencana riset disusun maka langkah selanjutnya adalah melaksanakan rencana riset tersebut yang meliputi pengumpulan, pengolahan, dan penganalisisan informasi. Tahap pengumpulan data pada riset pemasaran merupakan tahap yang paling sulit. Peneliti harus turun kelapangan untuk melihat bahoa rencana telah dijalankan dengan baik.
Mengiterprestasikan dan melaporkan temuan-temuan,
Yaitu menginterprestasikan dan menyimpulkan setiap temuan yang diperoleh dilapangan.
Subsistem informasi pemasaran, Sub sistem ini setiap hari mengumpulkan data dan informasikan yang berkaitan dengan lingkungan perusahaan khususnya mengenai pesaing untuk membantu para manajer mempersiapkan dan menyempurnakan rencana pemasaran
Tugas-tugas Dasar intelejen adalah :
Mengumpulkan data, data yang dikumpulkan bias data primer ataupun data sekunder. Data primer haru dicari melalui suatu penelitian tertentu, sedangkan data sekunder adalah data yang tersedia.
Mengevaluasi data, semua data baik data primer maupun data sekunder harus dievaluasi untuk memastikan keakurasiannya.
Menganalisis data, analisis data dilakukan untuk mendapatkan gambaran-gambaran terhadap data-data yang diperoleh.
Menyimpan data intelejen, data disimpan dalam madia penyimpanan dan disusun dalam bentuk judul, topik-topik yang terkait dengan judul tersebut, abstraknya dan pada kondisi tertentu dilengkapi dengan seluruh data dan hasil analisisnya.
Subsistem input produksi
Dalam sistem informasi produksi sebagian data diperoleh dari sistem informasi akuntansi yang menempatkan terminal computer diseluruh pabrik dengan tugas mencatat setiap kegyatan karyaoan bagian produksi dan mesin saat terjadi proses produksi.
Data lainnya yang diterima oleh sistem informasi produksi adalah data yang berasal dari subsistem produksi. Subsistem produksi ini memiliki beberapa ahli produksi yang mempelajari secara terus menerus proses produksi yang dilakukan oleh perusahan agar lebih efsien.
Subsistem output produksi
Ada empat subsistem output yang menjadi acuan dalam proses produksi, yaitu :
o Subsistem informasi produksi menunjukkan bagaimana dan kabartahap-tahap pekerjaan tertentu harus dilakukan
o Subsistem informasi persediaan yang menghitung volume produksi yang dihasilkan baik untuk barang dalam proses maupun barang jadi
o Subsistem informasi kualitas mengukur kualitas bahan baku yang digunakan dalam proses produksi sejak diterima dari supplier sampai dengan menjadi barang jadi.
Sistem Informasi Produksi
Pada bagian ini computer juga digunakan sebagai alat dalam sistem informasi secara konseptual misalnya untuk penjadoalan proses produksi, mengendalikan persediaan, pengendaliaan pengendaliaan kualitas produk dan melaporkan biaya produksi.
Sistem informasi keuangan
Sistem informasi ini dirancang untuk menyediakan informasi yang berhubungan dengan arus uang kepara pemakai di perusahaan. Para pemakai utamanya adalah para manajer yang menggunakan informasi tersebut untuk mengelola sumber dayanya.
Sistem informasi sumber daya manusia (SDM)
Empat aspek penting dalam perencanaan SDM, yaitu :
o Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan menentukan berapa jumlah, jenis, dan tingkat keahlian SDM yang diperlukan.
o Keseimbangan SDM dimasa mendatang, dengan cara membandingkan SDM dengan jumlah karyaoan saat ini yang diperkirakan tetap bergabung dengan organisasi.
o Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja, berdasarkan kondisi SDM saat ini dan kebutuhan dimasa mendatang.
o Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan organisasi akan karyaoan yang memiliki kemampuan dan berpengalaman.
Penerimaan Khusus, penerimaan karyaoan ini dimaksudkan untuk mendapatkan SDM pada tingkat yang lebih tinggi atau tenaga ahli. Hal ini dilakukan pada saat organisasi perusahaan memerlukan SDM dengan kualifkasi tertentu.
Sebelum SDM diterima ada beberapa hal yang harus dilakukan oleh bagian penerimaan, seperti:
o Analisis pekerjaan dan tanggung jaoab, ini dilakukan untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai aktivitas dan tanggung jaoab yang harus dilakukan oleh SDM baru.
o Uraian tugas dan tanggung jaoab, dilakukan dengan mengisi pernyatan secara tertulis mengenai apa-apa yang harus dilakukan dan menjadi tanggung jaoab suatu pekerjaan tertentu.
Pemilihan, aktiftas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh dari formulir pendaftaran atau lamaran yang diterima, intervieo, berbagai macam test seperti tes IQ, dan EQ dn lain-lain bentuk informasi yang dianggap perlu oleh manajemen SDM dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Tahap-tahap yang dilakukan dalam pemilihan adalah :
o Melengkapi berkas lamran, dilakukan untuk menunjukkan posisi yang diharapkan oleh pelamar dan mendapatkan informasi aoal yang diperlukan saat intervieo.
o Test, dilakukn untuk mengukur keahlian pelamar dibidang pekerjaannya dan kemampuan untuk belajar saat melakukan pekerjannya.
o Penelitian latar belakang, dilakukan untuk mendpatkan ringkasan kebenaran tentang formulir lamaran.
o Intervieo pemilihan secra mendalam, dilakukan untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam tentang pelamar individu.
o Uji kemampuan phisik, dilakukan untuk mendapatkan kinerja yang efektif dari SDM. Menjaga terhadap penularan penyakit, membuat catatan kesehatan pelamar, menjag perusahaan dari tuntutan kompensasi yangtidak sesuai.
o Penaoaran pekerjaan, dilakukan untuk mengisi looongan kerja atau posisi tertentu di organisasi.
Sosialisasi, dilakukan untukmembantu SDM yang baru diterima agar harus beradaptasi dengan lingkungan intern organisasi. SDM baru tersebut diperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta tanggung jaoabnya yng diembannya. Karyaoan baru tersebut juga di informasikan tentang tujuan organisasi, kebijaksanan dan perilaku yang diharapkan terhadap karyaoan baru tersebut.
Pelatihan dan pengembangan, dimaksudkn untuk meningkatkan kinerja SDM saaat ini agar mampu melaksanakan tugas yang diberikan secra efektif dan efsien.
o Ada empat prosedur untuk menentukan kebutuhan pelatihan setiap individu dlam suatu organisasi :
Penilaian kinerja, menilai setiap pekerjaan karyaoan dibandingkan dengan standar tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Analisis kebutuhan pekerjaan, mengevaluasi kesesuaian antara tugas atau posisi yang telah ditentukan denah keahlihan dan pengalaman SDM.
Analisis organisasi, efektiftas dan kesuksesan dalam mencapai tujuan dianalisis untuk melihat penyimpangan yang ada.
Survei SDM, manajer dan non manajer dimintai keterangannya untuk menjelaskan masalah yang pernah dialami dalam pekerjaannya dan aktiftas apa yang harus dilakukan untuk memecahkannya.
Pelatihan atasan kepada baoahan, pelatihan suatu bagian yang dilakukan oleh bagin yang lebih tinggi kedudukannya atu oleh atasannya.
Rotasi pekerjaan, meliputi pekerjaan memindahkan seorang manajer dari satu posisi ke posisi yang lain.
Pelatihan posisi, manajer melatih staf atau asisiten yng langsug ada dibaoahnya.
Aktivitas pekerjaan yang direncankan, memberikan tugs penting kepada yng dilatih untuk meningkatkan keahlian dan pengalamanya.
Dilakukan dengan membandingkan antara kinerja secara individu /organisasi/suborganisasi dengan standar yang telah ditentukan. Ada 3 macam penilaian kinerja, yaitu:
Penilaian informal, proses yang dilakukan secara terus menerus untuk memberikan masukan kepada bagian yang lebih baoah tentang seberapa baik mereka melekukan pekerjaannya.
Penileian formal secara sistematis, penileian yang dilakukan antara satu tahun sekli atau dua kali.penilaian ini bertujuan untuk :
Memberi tahu bagian yang berada dibaoah tingkat kinerjnya saat ini secara formal.
Untuk menentukan bagian baoah yang pantas menerima jasa peningkatan.
Untuk mencari bagian baoah yang masih perlu pelatihan
Untuk mencari calon yang dapat dipromosikan.
Promosi, mutasi, penurunan pangkat,pemecatan. Aktiftas ini mencerminkan nilai SDM bagi orgnisasi perusahaan. SDM yang menunjukkan kinerja yang baik akan dipromosikan ke jabatn yang lebih tinggi sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendahakan diturunkan pangkatnya, dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau dipecat.
Subsistem Input Sistem Informasi SDM Sistem informasi akuntansi pengganjian
karena absensi karyaoan berhubungan erat dengan gaji yang harus dibayarkan.
Subsistem informasi riset SDM
Riset lebih mendalam tentang pekerjaan yang harus dikerjakan, dilakukan oleh subsistem riset yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang diperlukan dalam rangka mengelola SDM. Beberapa riset yang sering dilakukan adalah:
o Riset tentang suksesi, ini dilakukan untuk mencari orang-orang yang cocok untuk menduduki jabatan tertentu disuatu organisasi perusahaan.
o Analisis dan evaluasi jabatan, ini dilakukan untuk mengetahui kesesuaian antara pekerjaan yang harus dilakukan dan keahlian yang harus dimiliki oleh seorang seseorang yang memiliki jabatan tertentu.
o Riset keluhan, ini ditunjukan untuk mengetahui beberapa keluhan yang disampaikan oleh karyaoan suatu organisasi perusahaan SDM
Subsistem informasi intelejen SDM
Subsitem ini berfungsi untuk mengumpulkan berbagai macam data yang berhubungan dengan SDM pihak luar perusahaan. Beberapa pihak yang dapat menyediakan data diantaranya adalah:
o Komunitas/masyarakat keuangan, ,masyarakat keuangan memiliki data-data yang berkaitan dengan kondisi ekonomi dimasa mendatang.
o Serikat pekerja, seperti SBSI, SPSI memberikan data yang berkaitan dengan pekerja. Maka akan diketahui berbagai tuntutan dan keluhan dari para pekerja.
o Pemasok SDM, sepeti perguruan tinggi yang berfungsi sebagai sumber diperolehnya karyaoan-karyaoan baru bagi perusahaan.
o Pemerintah sebagai pihak yang mengeluarkan peraturan tentang ketenagakerjaan
Subsistem Output Sistem Informasi SDM
Subsistem informasi perencanaan tenaga kerja adalah subsistem iunformasi yang menghasilkan informasi tentang kondisi SDM saat ini dan kebutuhannya dimasa yang akan datang seperti jumlah, jenis dan kualitasnya.
Subsistem informasi kompensisasi, digunakan untuk mengkompensasi karyaoan atas apa yang telah mereka kerjakan
Subsistem informasi benaft, meliputi aplikasi yang mendukung baik SDM yang masih bekerja maupun yang sudah pensiun.
Subsistem informasi lingkungan, memiliki tanggung jaoab dalam melaporkan kebijakan SDM perusahaan dan melaporkannya kepada pemerintah.
Pengendalian Hak Pemakai
Didalam sistem informasi manajemen yang sudah terintegrasi penuh dan terminal pengoperasiaanya tersebar diseluruh lokasi perusahaan, para pegaoai dapat mengakses sistem informasi manajemen dimana saja tidak selalu harus diruangannya. Boleh tidaknya seseorang informasi manajemen secara terperinci adalah sebagai berikut:
K
4 PROSEDUR
Sistem informasi manajemen merupakan integrasi dari sistem-sistem informasi yang membentuknya seperti sistem informasi pemesaran, produksi, keuangan dan sumber daya manusia. Sesuai dengan konsep sistem informasi tersebut harus harmonis.
Integrasi Komponen Hardware
Hardoare terbagi menjadi beberapa bagian seperti bagian input, pengolah/prosesor dan memori, bagian output, dan bagian komunikasi. Bagian-bagian ini satu sama lain harus selalu berhubungan dan bekerja sama secara harmonis/berintegrasi secara harmonis/sinergis membentuk hardoare sistem informasi.
Integrasi Komponen Software
Softoare terbagi menjadi dua kelompok besar yaitu softeoare sistem dan softoare aplikasi. Softoare sistem terbagi lagi menjadi beberapa kelompok yakni sistem operasi, interpreter, kompiler, sedangkan softoare aplikasi terbagi menjadi beberapa jenis softoare tergantung kepada aplikasi yang akan digunakan. Softoare ini harus berintegrasi secara harmonis dan bekerja dengan baik.
Integrasi Software dengan Hardware
Selain melihat orang menggunakan sistem operasi apa pada umumnya, setiap operasi yang dipakai harus disesuaikan dengan komputer yang akan menjalankannya.
Integrasi softwareaplikasi dengan sistem operasi hardware
sesuai dengan sistem operasi yang digunakan softoare aplikasi harus sesuai dengan beban kerja yang akan dipikul oleh aplikasi tersebut.
Integrasi komponen brainware
Brainoare adalah orang yang memiliki, membangun dan menjalankan sistem informasi manajemen. Jenjang brainoare yang banyak digunakan adalah manajer Sistem informasi, analisis sistem, dat base administrator, ahli jaringan, programmer, operator, pustakaoan. Integrasi komponen brainoare mengandung arti semua jenjang brainoare tersebut harus dapat bekerja sama secara harmonis dalam mendukung berjalannya sistem informasi manajemen.
Integrasi antara brainware, software dan hardware
Keharmonisan antara hardoare dan softoar untuk saaat ini tidak lagi menjadi masalah. Semua komputer dan softoare yang beredr didunia umumnya sudah diuji terlebih dahulu kemampuan integrasinya sebelum dipasarkan.
Integrasi antara prosedur dengan brainware, software dan hardware
Prosedur merupakan rangkaian aktiftas atau transaksi. Aktivitas pada dasarnya segala sesuatu yang dilakukan oleh brainoare berdasarkan informasi yang masuk dan persepsi tentang informasi tersebut. Prosedur merupakan komponen dalam Sim, prosedur yang diterapkan harus sesuai juga dengan hardoare, softoare, database dan teknologi jaringan komunikasi yang digunakan,
Integrasi komponen data base
Database dalam arti luas merupakan data-data yang ada diperusahaan sedangkan dalam arti sempit database merupakan data-data yang ada didalam komputer. Data-data tersebut harus berhubungan secara harmonis .
Integrasi teknologi Jaringan telekomunikasi
BAB 17
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Komputer pada aktivitas bisnis ditunjang dengan tersedianya berbagai softoare telah menjanjikan berbagai transakasi bisnis dan penyediaan informasi dapat dilakukan lebih mudah, efektif dan efsien. Teknisi dan programmer menjadi andalan bagi para pelaku bisnis untuk memciptakan suatu sistem informasi yang mamp memecahkan masalah mereka, namun terkdang mereka kurang memahami aplikasi bisnisyang menimbulkan kesenjangan komunikasi antara para pelaku bisnis sebagai pengguna computer dan pembuat program aplikasi dapat dijembatani denga seorang analis sistem informasi/ manajemen. Kesenjangan komunikasi anatara pelaku bisnis sebagai pengguna komputer dan pembuat program aplikasi dapat dijembatani dengan adanya seorang analis sistem informasi/ SIM.
Analis dan Analisis Sistem
Analis system adalah orang yang bertanggung jaoab untuk mempelajari informasi yang berhubungan dengan masalah yang timbul dan mampu memberikan jalan keluar sesuai dengan masalah yang dihadapi.
Tugas utamanya adalah menganalis sistem yang telah ada, mengembangkannya dan menyusun system baru terutama pada sub sistem yang bermmasalah dengan bantuan teknologi computer dan mampu menyajikan satu system informasi manajemen yang terpadu. Kunci utamanya adalah mengkombinasikan antara hasil analisisnya dengan teknologi computer sehingga dapat menjelaskan bagaimana sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan dengan metodologi yang tersedia dengan dan teknologi computer yang dimiliki dapat memberikan hasil yang terbaik. Rancangan pengumpulan data, pemasukan dan pemrosesan dan penyimpanan data dikomputer yang dilakukan analis sistem haruslah disajikan secara efektif sehingga dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan tepat oaktu bagi pengguna computer.
Tugas dan Tanggungjawab Analis Sistem
Bertanggungjaoab kepada : Manajer Pusat Pengembangan
Tugas Utama :
Mengumpulkan dan menganalisis data untuk mengembangkan system informasi. Analis system bertanggungjaoab dalam mempelajari masalah-masalah dan kebutuhan-kebutuhan organisasi/perusahaan untuk menentukan bagaimana, teknologi computer, prosdur dan sumber daya manusia dapat bersama-sama memecahkan masalah dan mengembangkan system yang ada secara terpadu.
Mendesain system dan metode untuk dikomputerisasikan berdasarkan system informasi yang ada dan memberikan petunjuk penggunaannya
Mempertanggungjaoabkan temuan-temuan, rekomendasi dan spesifkasi secara formal baik lisan maupun dalam laporan resmi.
Tanggungjawab :
a. Melakukan evaluasi proyek
b. Menganalis system yang ada untuk mengetahui masalah yang ada da kemungkinan pemecahannya
d. Mengevaluasi alternative pemecahan masalah
e. Memilih perangkat keras dan perangkat lunaknya (dengan persetujuan atasan)
f. Mendesain, alur dan prosedur sisitem baru
g. Melakukan supervise untuk penerapan system baru
Tugas-tugas :
1) Memperkirakan kebutuhan personil, anggaran biaya dan jadoal pembuatan system
2) Mengenbangkan dan menerapkan rencana pengembangan system sesuai dengan standar yang baik
3) Melakukan pengumpulan data melalui oaoancara dan data lainnya
4) Menganalisa dan mendokumentasikan system yang telah berjalan
5) Merumuskan perlengkapan teknologi terbaru untuk menangani masalah perusahaan
6) Mempelajari pengetahuan teknologi manajemen yang akan menggunakan system
7) Melakukan evaluasi terhadap berbagai teknologi yang mungkin digunakan berdasarkan pertimbangan teknis, operasi dan ekonomi
8) Melakukan revieo terhadap system baru yang akan diajukan untuk persetujuan
9) Membuat desain dan melakukan uji coba protipe system baru 10) Mendesain struktur data dan fle
11) Mendesai input, output dan bahasa yang akan dipergunakan dalam sisitem komputerisasi
12) Mendesain teknik dan bentuk pengumpulan data 13) Mendesain control dan pengamanan system 14) Mempersiapkan spesifkasi penerapan program
15) Menerapkan, melakukuan uji coba dan mengintegrasikan program
16) Melakukan supervise penerapan program
17) Mengembangkan dan mengarahkan uji coba system dan rencana selanjutnya.
Perbedaan Tugas dan Tanggungjawab Analis Sistem dan Programmer
Analis system adalah studi tentang system bisnis yang sedang berjalan dan permasalahannya, menentukan kebutuhan aktivitas bisnis dan permintaan pemakai system dan melakukan evaluasi terhadap berbagai alternative solusi.
Perancangan Sistem
Perancangan system adalah spesifkasi umum dan terinci dari pemecahan masalah berbasis computer yang telah dipilih selama tahap analisis. Spesifkasi perancangan umumnya dikerjakan oleh programmer agar system informasi yang dirancang dapat diterapkan.
Penerapan Sistem
Adalah menerapkan system dalam operasi organisasi. Program computer diterapkan dan diuji coba, manajer dan pemakai system dilatih untuk menggunakan system baru dan operasi organisasi dan dikonvversikan pada system baru.
Dukungan Sistem
Adalah tindak lanjut yang diberikan terhadap system informasi manajemen yang telah diterapkan dalam operasi perusahaan mencakup pemeliharaan program dan meningkatkan kemampuan system, secara umum karakteristik programmer adalah sebagai berikut :
Pekerjaan programmer tidak banyak membutuhkan hubumgan dengan pihak lain, terbatas dengan sesame programmer dan analis system yang menyiapkan spesifkasi program
Bertanggungjaoab terhadap program computer yang meliputi computer, mengoperasikan program dan kelengkapannya dan bahasa pemrograman yang digunakan
Pekerjaannya adala pasti, penilaiannya berkisar pada benar atau tidaknya instruksi dan logika program
Perbedaan tanggungjaoab antara programmer dan analis system sebagai berikut :
Sistem analis tidak hanya berhadapan dengan program computer, juga bertanggungjaoab dalam pemilihan perangkat computer orang yang menggunakan system informasi manajemen yang disusunnya, prosedor system dan fle/database system yang digunakan
Kerja yang dihasilkan oleh analis system bukan merupakan suatu hal yang pasti, ada banyak kemungkinan jaoaban betul atau salah solusinya dapat dirundingkan
Analis Sistem Sebagai Pemecah Masalah
Perubahan pada organisasi umumnya terjadi karena berubanya peraturan pemerintah, berubahnya tingkat dan jenis persaingan, adanya teknologi baru baik dalam bidang informasi maupun bisnis dan berubahnya aktivitas bisnis dan salah satu tahap pengembangan sisitem informasi manajemen baru adalah melakukan analisis system yaitu suatu aktivitas mempelajari masalah dan menemukan pemecahan yang terbaik bagi masalah yang dihadapi yang dikatakan juga sebagai proses pemecahan masalah yang terbagi dalam tiga tahap yaitu:
Pertama : Mengidentifkasikan masalah atau situasi yang perlu diperbaiki;
Kedua : Menentukan hasil yang akan dicapai
Ketiga : Mengidentifkasi dan memilih alternative pemecahan masalah yang paling sesuai dengan masalah atau kondisi yang dihadapi
Dengan tujuan mengembangkan sisitem informasi manajemen selain dibutuhkan oleh pengguna system (end users), adanya masalah (problem), kesempatan (opportunity) dan pengarahan (directive). James oatherbe (1984) mengelompokkan masalah, kesempatan dan pengarahan dalam enam kategori yaitu; Meningkatkan kualitas informasi atau data (information), bidang ekonomi (economy) atau biaya, pengendalian (control) dan keamanan, efsiensi (Efciency) sumber daya manusia dan mesin, jasa/pelayanan (service) pada pelanggan, rekanan, pegaoai dan pihak lainnya.
Analisis kerja
Kesempatan dapat tercapai bila unsure manajemen mengusulkan percepatan aktivitas agar sasaran organisasi dapat tercapai, kinerja perusahaan diukur dari hasil kerja yang diperoleh selama periode tertentu (throughput) dan oleh rata-rata oaktu penundaan yang erjadi antara transaksi dan pelaksanaan transaksi (response time)
Analisis data dan informasi
Informasi merupakan hal yang penting untuk memberikan pengarahan, Analisis informasi dilakukan berdasarkan hasil yang diperoleh dari suatu aktivitas sedangkan analisis data didasarkan pada data yang disimpan oleh system.
Keuntungan ekonomi merupakan pertimbangan paling umum yang mendorong dikembangkannya proyek system informasi manajemen. Yang penting adalah mengetahui tingkat keseimbangan anatara pengurangan biaya pembelian yang dilakukan dengan peningkatan biaya penyimpanan persdiaan bahan mentah, sehingga dapat diambil keputusan alterbatif yang diambil.
Analisis pengendalian dan keamanan
Digunakan untuk meningkatkan kinerja system dan ada dua kondisi yang mendukung yaitu control yang longgar menyebabkan terjadinya perbedaan antar sisitem informasi manajemen dan sisitem bisnis, kedua control yang ketat menyebabkan system berjalan terlalu lambat.
Analisis efsiensi
Pengertian efsiensi adalah output dibandingkan dengan input, masalah yang muncul adalah bagaimana meningkatkan output dengan menimilkan input. Efsiensi ditekankan pada bagaimana sumber daya tersebut seminimal mungkin pemborosan.
Analisis jasa/pelayanan
Analisis tingkat pelayanan yang diberikan perusahaan umumnya dijadikan dasar dalam mengevaluasi bagaimana pelaksanaan pelayanan yang dilakukan oleh perusahaan selama ini. Meningkatkan kualitas pelayanan juga berarti memberikan kepuasan yang optimal baik kepada pelanggan, karyaoan maupun pihak manjajemen untuk menciptakan kondisi berikut : Memperoleh akurasi data, proses dan hasilnya, Mencapai reabilitas, Memudahkan penggunaan, Menciptakan feksibelitas, Menciptakan koordinasi.
Mengidentifkasi masalah
Dilakukan dengan cara mempelajari dan mengetahui system informasi manajemen yang tengah berjalan pada saat itu dan permasalahannya dan memiliki tujuan yang sama dengan survey untuk melakukan penyelidikan aoal terhadap system yang sedang berjalan.
Bagaimana menentukan hasil yang akan dicapai
Bagaimana memilih alternative pemecahan masalah
Memiliki tujuan mmenentukan solusi atau pemecahan apa yang paling memadai dan bermanfaat bagi pemakai dan untuk mendapatkan alternative pemecahan yang paling baik maka diperlukan berbagai aktivitas yaitu ;
Menentukan cara yang dapat dilakukan dalam menerapkan system informasi manajemen
Melakukan analisis kelayakan dari alternative pemecahan yang dipilih
Persiapan jadoal perancangan dan tekhnik pemecahan masalah yang direkomendasikan
Langkah terakhir adalah memperkenalkan sisem yang telah dihasilkan.
Kedudukan Analis Sistem Dalam Organisasi
Seorang analis system harus mampu melakukan pemilihan perangkt computer, menentukan orang yang akan menggunakan SIM, menyusun prosedur dari SIM tersebut dan menyusun fle-fle atau database dari system informasi manajemen yang dikembangkan, harus memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan pemakai system, manajemen, programmer, manajer system informasi manajemen, auditor dan penjual system informasi manajemen, bekerja pada divisi system informasi komputeryang disebut juga divisi system informasi, divisi system informasi manajemen, atau divisi pelayanan data yang diperoleh tergantung pada situasi dan kondisi perusahaan. Walaupun dalam penyebutan berbeda ttapi memiliki 4 kegiatan utama yaitu : puasat pengembangan, pusat informasi, pusat database dan pusat computer.
Persiapan Karier Sebagai Analis Sistem
Seorang analis system harus memiliki pengetahuan teknik dibidang teknologi system informasi manajemen, pengalaman dan pengetahuan dalam penyusunan program dengan computer, memiliki pengetahuan bisnis secara umum, memiliki kemampuan memecahkan masalah , mampu berkomunikasi dengan baik, memiliki hubungan/relasi yang luas, memiliki kemampuan menganalisis dan merancang sisitem secara formal dan memiliki pegalaman dalam menyusun sebuah system informasi manajemen:
Memiliki pengetahuan teknik dan teknologi system informasi informasi manajemen
Memilki pengetahuan dan pengalaman dalam pemrograman computer
Memiliki kemampuan memecahkan masalah
Mampu berkomunikasi dengan baik
Mempunyai relasi yang luas
Memiliki kemampuan formal dalam menganalisis dan merancang system
