PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN
BIODATA MAHASISWA PADA FAKULTAS
MIPA UNSYIAH
S K R I P S I
Diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat-syarat guna memperoleh
gelar sarjana komputer
oleh
S Y A F R I Z A L NIM 02110031
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER (STMIK) ABULYATAMA ACEH
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmaanirrahim
Syukur alhamdulillah penulis haturkan kehadirat Allah SWT atas rahmat
dan karuniaNya, selanjutnya shalawat dan salam penulis sampaikan kepada
junjungan kita Nabi besar Muhammad SAW beserta sahabat dan keluarganya
yang telah membawa kita dari alam kegelapan kealam yang berilmu pengetahuan
sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul
“PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN BIODATA
MAHASISWA PADA FAKULTAS MIPA UNSYIAH”. Guna memenuhi
syarat-syarat dalam menyelesaikan pendidikan program S1 pada Sekolah Tinggi
Manajemen Informatika dan Komputer Universitas Abulyatama Aceh.
Dengan ketulusan hati yang sedalam-dalamnya penulis menyampaikan
penghargaan dan penghormatan yang setimggi-tingginya kepada Ayahanda dan
Ibunda yang telah memberikan cinta dan kasih sayangnya kepada penulis baik itu
melalui doa, dukungan moril maupun materil selama ini, serta ucapan terima kasih
penulis untuk kakak dan adik penulis sehingga terpacunya penulisan ini.
Selama skripsi ini, banyak mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai
pihak, untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih
yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Ir. Firdaus, M.Si, selaku Ketua STMIK Abulyatama Aceh yang telah
memberikan kesempatan dan segala fasilitas kepada penulis untuk
2. Bapak Ir. Mohd. Isa T. Ibrahim, sebagai Pembimbing I yang telah banyak
meluangkan waktu serta tenaga dalam memberikan petunjuk serta nasehat
yang berharga kepada penulis guna menyelesaikan skripsi ini.
3. Bapak Faisal Is, S.Kom, sebagai Pembimbing II yang telah banyak
memberikan bimbingan dan arahan serta motivasi kepada penulis sehingga
selesainya skripsi ini
4. Pimpinan dan seluruh kayawan/i Fakultas MIPA Unsyiah khususnya
Subbag.Penddikan yang telah banyak memberikan informasi kepada penulis.
5. Seluruh Dosen dan staf pengajaran STMIK Abulyatama Aceh.
6. Segenap civitas mahasiswa STMIK Abulyatama Aceh yang turut memberikan
semangat kepada penulis.
7. Kepada seluruh anggota Asrama Mahasiswa Pidie (AMPI) yang seperjuangan
yang telah banyak memberikan motivasi kepada penulis hingga selesainya
skrispsi ini.
Akhirnya penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini jauh dari
sempurna, baik isi, pemilihan bahasa maupun sistematika penulisannya, namun
penulis mengharapkan bantuan berupa saran dan kritik yang membangun dari
semua pihak demi kesempurnaan dan mutu penulisan skripsi ini.
Semoga tulisan ini dapat bermanfaat bagi ilmu pengetahuan dan pembaca
khususnya serta mendapat keridhaan Allah SWT.
Amin… Y arabbal ‘Alamin
Lampoh Keude, Desember 2006
A B S T R A K
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBARAN PENGESAHAN
KATA PENGANTAR ... i
ABSTRAK ... iii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Tujuan Penelitian ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 3
1.4 Sumber-sumber Bahan Penulisan ... 3
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Dasar Sistem ... 6
2.2 Konsep Dasar Informasi ... 7
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ... 9
2.4 Diagram Arus Data ... 11
2.5 Konsep Database Manajemen Sistem ... 13
2.6 Pendataan Biodata Mahasiswa ... 15
2.7 Bahasa Pemrograman Yang Dipakai ... 15
BAB III SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Analisa Organisasi ... 17
3.2 Analisa Masalah ... 19
3.3 Analisa Masukan ... 19
3.4 Analisa Keluaran ... 20
3.5 Analisa Proses ... 21
3.6 Analisa Waktu ... 26
3.7 Analisa Tenaga Kerja... 27
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Rancangan Masukan ... 29
4.2 Rancangan Keluaran ... 31
4.3 Rancangan File ... 31
4.4 Rancangan Proses ... 38
4.5 Rancangan Kontrol ... 43
4.6 Rancangan Waktu ... 44
4.7 Rancangan Tenaga Kerja ... 46
4.8 Rancangan Biaya ... 47
BAB V PENUTUP 5.1. Kesimpulan ... . 48
5.2 Saran-saran ... 49
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Kamus Data ... ....25
Tabel 3.2 Rincian Biaya ... ....27
Tabel 4.1 Bentuk Unnormalized ... ....32
Tabel 4.2 Bentuk Normal Kesatu (1NF) ... ....32
Tabel 4.3 Rancangan File Jurusan ... ....35
Tabel 4.4 Rancangan File Propinsi ... ....35
Tabel 4.5 Rancangan File Kabupaten ... ....36
Tabel 4.6 Rancangan File Dosen ... ....36
Tabel 4.7 Rancangan File Mahasiswa ... ....36
Tabel 4.8 Rancangan File Skripsi ... ....37
Tabel 4.9 Rancangan File User ... ....37
Tabel 4.10 Kamus Data ... ....42
Tabel 4.11 Time Schedule ... ....45
Tabel 4.12 Rincian Biaya ... ....46
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Transformasi Data Menjadi Informasi ...7
Gambar 2.2 Simbol Kesatuan Luar ...12
Gambar 2.3 Simbol Proses ...12
Gambar 2.4 Simbol Data Store ...13
Gambar 2.5 Simbol Arus Data ...13
Gambar 2.6 Simbol Arus Data Dua Arah ...13
Gambar 3.1 Diagram Konteks Sedang Berjalan ... ....21
Gambar 3.2 Diagram Berjenjang ... ....22
Gambar 3.3 Diagram Arus Data Level 0 Sistem Berjalan ... ....23
Gambar 3.4 Diagram Arus Data Level 1 Proses No.2 Sedang Berjalan ... ....24
Gambar 4.1 Bentuk Normal Kedua (2NF) ... ....33
Gambar 4.2 Pengujian Dengan Data ... ....34
Gambar 4.3 Hubungan Relasi Antar File ... ....35
Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Biodata Mahasiswa ... ....38
Gambar 4.5 Diagram Berjenjang Sistem Pendataan Biodata Mahasiswa ... ....39
Gambar 4.6 Diagram Arus Data Level 0 ... ....40
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Struktur Organisasi FMIPA ... ....51
Lampiran 2 Daftar Biodata Mahasiswa ... ....52
Lampiran 3 Daftar Biodata Mahasiswa Per Kabupaten ... ....53
Lampiran 4 Data Biodata Mahasiswa Per Jenis Kelamin ... ....54
Lampiran 5 Laporan Data Jurusan ... ....55
Lampiran 6 Laporan Data Propinsi ... ....56
Lampiran 7 Laporan Data Kabupaten/Kota ... ....57
Lampiran 8 Laporan Data Dosen ... ....58
Lampiran 9 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Dosen Wali ... ....59
Lampiran 10 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Jalur Masuk ... ....60
Lampiran 11 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Jenis Kelamin ... ....61
Lampiran 12 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Jurusan... ....62
Lampiran 13 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Kab/Kota ... ....63
Lampiran 14 Laporan Biodata Per Mahasiswa ... ....64
Lampiran 15 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Propinsi ... ....65
Lampiran 16 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Tahun Masuk ... ....66
Lampiran 17 Laporan Pendataan Mahasiswa Per Penghasilan Ortu ... ....67
Lampiran 18 Laporan Pendataan Mahasiswa per Pekerjaan Ortu ... ....68
Lampiran 19 Laporan Pendataan Skripsi Mahasiswa ... ....69
Lampiran 21 Laporan Pendataan Skripsi Per Predikat ... ....71
Lampiran 22 Desain Menu Utama ... ....72
Lampiran 23 Desain Rekam Data Jurusan ... ....72
Lampiran 24 Desain Rekam Data Propinsi ... ....73
Lampiran 25 Desain Rekam Data Kabupaten/Kota ... ....73
Lampiran 26 Desain Rekam Dosen ... ....74
Lampiran 27 Desain Rekam Data Mahasiswa ... ....74
Lampiran 28 Desain Rekam Data Skripsi... ....75
Lampiran 29 Desain Rekam Data Login ... ....75
Lampiran 30 Desain Rekam Change Login ... ....75
Lampiram 31 Desain Cetak Laporan Mahasiswa... ....76
Lampiram 32 Desain Cetak Laporan Skripsi ... ....76
Lampiram 33 Pseudocode Program Entry Data Jurusan... ....77
Lampiran 34 Flowchart Program Entry Data Jurusan ... ....78
Lampiram 35 Pseudocode Program Entry Data Propinsi ... ....79
Lampiran 35 Flowchart Program Entry Data Propinsi ... ....80
Lampiram 37 Pseudocode Program Entry Data Kabupaten ... ....81
Lampiran 38 Flowchart Program Entry Data Kabupaten ... ....82
Lampiram 39 Pseudocode Program Entry Data Dosen ... ....83
Lampiram 41 Pseudocode Program Entry Data Mahasiswa ... ....85
Lampiran 42 Flowchart Program Entry Data Mahasiswa ... ....86
Lampiram 43 Pseudocode Program Entry Data Skripsi ... ....87
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam era globalisasi dan teknologi dewasa ini, penggunaan komputer
sebagai salah satu alat teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaannya
hampir disetiap aspek kehidupan.
Penggunaan perangkat komputer sebagai perangkat pendukung
manajemen dan pengolahan data adalah sangat tepat dengan mempertimbangkan
kuantitas dan kualitas data, dengan demikian penggunaan perangkat komputer
dalam setiap informasi sangat mendukung sistem pengambilan keputusan.
Fakultas MIPA telah berdiri secara resmi sabagai fakultas melalui Surat
Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia
No. 383/O/1993 tanggal 22 Oktober 1993, sebagai realisasi peningkatan
program-program studi Matematika, Fisika, Kimia, Biologi yang sebelumnya dikelola
koordinatorat Fakultas MIPA Unsyiah sejak dibukanya Tahun 1989.
Subbagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah merupakan unsur
pelaksana akademik Fakultas MIPA yang berada dibawah dan bertanggung jawab
kepada Pembantu Dekan Bidang Akademik atas tugas yang diberikan Dekan
dibidang akademik. Dalam rangka meningkatkan dan menghimpun data tentang
mahasiswa diperlukan tersedianya data-data mahasiswa sehingga dapat
Dalam aktifitasnya membuat laporan pendataan mahasiswa Sub Bagian
Pendidikan Fakultas MIPA belum menerapkan sistem komputerisasi secara
optimal. Dalam menyajikan laporan tersebut penggunaan komputer hanya sebatas
pengetikan seluruh data mahasiswa yang telah dipersiapkan sebelumnya dengan
menggunakan aplikasi Ms-Word dan Ms-Excel, sehingga didalam menghasilkan
seluruh laporan yang akurat dan tepat relatif lama serta kurang lengkapnya
laporan yang dihasilkan.
Data-data yang berhubungan dengan biodata mahasiswa yang terhimpun
itu tentu saja sangat diperlukan. Untuk memenuhi kebutuhan dalam pencarian
informasi dan laporan bagi mahasiswa dibutuhkan suatu sistem informasi. Sistem
informasi tersebut harus dapat diandalkan untuk mengolah data menjadi informasi
yang bermanfaat dalam mengambil keputusan manajemen baik rutin maupun
strategis.
Keadaan ini mendorong suatu usaha untuk merancang suatu sistem
informasi pendataan mahasiswa Fakultas MIPA. Hal ini pula yang menjadi latar
belakang penulis melakukan penelitian yang penulis sajikan dalam skripsi ini
yang berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa
Pada Fakultas MIPA Unsyiah”
1.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah
sebagai berikut :
a. Untuk membantu Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah dalam
pencarian dan penyajian informasi yang berhubungan dengan data mahasiswa
itu sendiri;
b. Membuat suatu sistem informasi tentang pendataan biodata mahasiswa dalam
suatu kelompok database dengan menggunakan suatu perangkat lunak;
c. Sebagai masukan dan memperluas cakrawala penulis dalam merancang suatu
sistem untuk memecahkan masalah-masalah yang dihadapi, serta bertujuan
untuk melengkapi tugas-tugas dan memenuhi syarat guna meraih gelar dalam
ilmu komputer pada jurusan Manajemen Informatika di STMIK Abulyatama
Aceh.
1.3 Batasan Masalah
Karena banyaknya aktifitas kerja pada Sub Bagian Pendidikan Fakultas
MIPA Unsyiah serta sesuai dengan judul penulis, untuk itu penulis perlu
membatasi masalah yang akan dibahas dalam karya tulis ini. Batasan tersebut
hanya menitik beratkan pada pendataan biodata mahasiswa Fakultas MIPA
Unsyiah.
1.4 Sumber-sumber Bahan Penulisan
Didalam menyusun skripsi ini, penulis berusaha mendapatkan serta
mengumpulkan data yang lengkap guna menyusun karya ilmiah ini. Adapun
metode yang penulis gunakan dalam mendapatkan data-data adalah sebagai
a. Library Research (penelitian kepustakaan)
Dalam hal ini penulis mengumpulkan bahan-bahan yang berasal dari
buku-buku atau teori-teori yang dapat mendukung penulisan skripsi ini.
b. Field Research (Penelitian lapangan)
Dalam hal ini penelitian dilakukan dilapangan untuk memperoleh informasi
serta data yang diperlukan. Adapun teknik yang ditempuh adalah :
1. Observasi atau pengamatan langsung ke objek penelitian guna
memperoleh data atau gambaran serta keterangan terhadap sistem yang
sedang berjalan;
2. Interview atau wawancara yaitu penulis mengumpulkan data secara tatap
muka langsung dengan pimpinan dan karyawan/i Fakultas MIPA Unsyiah
khususnya pada Subbagian Pendidikan guna mendapatkan data-data dan
keterangan yang diperlukan.
1.5 Sistematika Penulisan
Skripsi ini terdiri dari 5 (lima) bab yang disusun sedemikian rupa dengan
materi pembahasan yang saling berhubungan dengan sistematika sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN, Bab ini menjelaskan tentang latar belakang
permasalahan, Tujuan Penulisan, Batasan Masalah, Sumber-sumber
Bahan Penelitian.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA, Bab ini menjelaskan Konsep Dasar Sistem,
Konsep Dasar Informasi, Konsep Dasar Sistem Informasi, Diagram
Arus Data (DAD), Konsep Databasae Manajemen Sistem (DBMS),
BAB III ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN, Bab ini berisi
Analisa Organisasi, Analisa Masalah, Analisa Masukan, Analisa
Keluaran, Analisa Proses, Analisa Waktu, Analisa Tenaga Kerja serta
Analisa Biaya.
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN, Bab ini menjelaskan tentang Rancangan
Masukan, Rancangan Keluaran, Rancangan File, Rancangan Proses,
Rancangan Kontrol, Rancangan Waktu, Rancangan Tenaga Kerja dan
Rancangan Biaya.
BAB V PENUTUP, Pada bab terakhir ini disajikan Kesimpulan dan Saran-saran
yang penulis angkat berdasarkan pembahasan pada bab-bab
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Konsep Dasar Sistem
Sistem itu berasal dari bahasa Yunani yang artinya kesatuan. Suatu sistem
terdiri dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan
tertentu.
“Sistem adalah suatu jaringan kerja yang terdiri dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu
kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu” (Ponco W.Sigit, 1999:1).
Suatu sistem dalam mencapai tujuannya tentu memerlukan suatu proses
yang terdiri atas bermacam-macam tipe proses misalnya proses secara konsep,
proses secara fisik, proses secara prosedur, proses secara sosial dan lain-lainnya.
Andri Kristanto (2003:1), mendefinisikan sistem adalah jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Suatu sistem yang baik harus mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat
karena hal ini akan sangat menentukan dalam mendefinisikan masukan yang
dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan.
Menurut Aji Surpiyanto (2005:238) sistem adalah kumpulan elemen,
komponen atau subsistem yang saling berintegrasi dan berinteraksi untuk
mencapai tujuan tertentu. Jadi setiap sistem memiliki subsistem-subsistem dan
Sistem dapat tercapai dengan baik bila terdapat pengawasan yang berguna
untuk mengawasi pelaksanaan pencapaian tujuan yang terdiri atas pengawasan
data masukan/input, pengawasan data keluaran/output, serta pengawasan terhadap
operasi sistem.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data,
data adalah bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Data adalah
kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu.
Dwi Budiarti (1999:8), mendefinisikan informasi adalah data yang telah
diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat
dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
Menurut Aji Supriyanto (2005:243) informasi adalah data yang telah
diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam
mengambil keputusan saat ini atau mendatang.
Hubungan antara data dengan informasi dapat dilihat seperti gambar
dibawah ini :
Gambar 2.1 Transformasi data menjadi informasi
Penyimpan Data
Informasi
Dari gambar 2.1 dapat dijelaskan bahwa data dapat berupa simbol-simbol,
yang dapat berupa huruf dan angka yang diolah menjadi suatu output (informasi)
dan hasil pengolahan data tersebut dapat disimpan dalam suatu media
penyimpanan, sehingga jika diperlukan dapat ditampilkan atau disajikan kembali.
“Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Tanpa suatu informasi, suatu
sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan akhirnya bisa mati. Suatu organisasi
tanpa adanya suatu informasi maka organisasi tersebut tidak bisa berjalan dan
tidak bisa beroperasi ” (Andri Kristanto, 2003:6).
Dengan kata lain sumber informasi adalah data. Data menggambarkan
suatu kejadian yang sedang berjalan, dimana data tersebut akan diolah dan
diterapkan dalam sistem menjadi input yang lebih berguna dalam suatu sistem,
kesalahan dalam mengambil dan memasukkan data dan kesalahan dalam
mengolah data akan mneyebabkan kesalahan dalam memberikan informasi.
Kualitas suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu, informasi harus
akurat, tepat waktu dan relevan. Akurat artinya informasi tersebut harus bebas dari
kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. Tepat waktu, artinya
informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat. Relevan, artinya
informasi tersebut mempunyai manfaat bagi yang menbutuhkannya.
Nilai dari suatu informasi itu ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan
biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dikatakan bernilai
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi adalah sebuah bahan penting bagi
manajemen. Sistem informasi dalam sebuah organisasi dibatasi oleh data yang
dapat diperoleh, biaya untuk pengadaan, pengolahan dan penyimpanan dan
sebagainya. Sebuah sistem informasi berdasarkan komputer biasanya dapat
mengurangi biaya sekaligus meningkatkan kemampuan dan prestasi sistem
informasi.
Menurut Jogiyanto H.M (1995:697) dalam Andy Indra Rinaldi (2003:8)
mendefiniskan sistem informasi adalah :
Suatu sistem didalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian intenal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan yang cerdik.
Andri Kristanto (2003,11), mendefinisikan sistem informasi merupakan
kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat
manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat
lunak tersebut.
Menurut Aji Supriyanto (2005:243) sistem informasi adalah sistem
didalam suatu organisasi, yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
Selain itu sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri komponen-komponen
dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan
memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan atau untuk
mengendalikan organisasi.
c. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi dapat terdiri dari komponen-komponen yang disebut
dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block),
blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi
(technology block), blok dasar data (database block) dan blok kendali (control
block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling
berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai
sasarannya.
- Blok masukan : merupakan input yang mewakili data yang masuk kedalam
sistem informasi yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
- Blok model : terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di
basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk
- Blok keluaran : merupakan keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna.
- Blok teknologi : digunakan untuk menerima input, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari
sistem keseluruhan. Teknologi itu sendiri terdiri dari 2 bagian
utama, yaitu perangkat software dan hardware.
- Blok basis data : kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
- Blok kendali : dirancang dan diterapkan untuk mencegah hal-hal yang dapat
merusak sistem ataupun kesalahan-kesalahan yang dapat
terjadi sewaktu sistem diimplementasikan.
2.4 Diagram Arus Data (DAD)
Diagram arus data sering digunakan untuk mengambarkan suatu sistem
yang telah ada atau sistem yang baru yang akan dikembangkan secara logika.
Menurut Ponco W.Sigit (1999:40) menyatakan bahwa “Diagram Arus Data
(DAD) merupakan alat analisis terstruktur yang baik dan populer, karena dapat
menggambarkan arus data pada suatu sistem secara terstruktur dan jelas”.
Ada beberapa simbol yang digunakan di DAD antara lain :
a. External Entity (kesatuan luar)
Suatu sistem tentu mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu
luar sistem yang bisa berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang dapat
memberikan input atau output dari luar sistem. Kesatuan luar digambarkan dengan
simbol persegi panjang :
Gambar 2.2 Simbol Kesatuan Luar
b. Proces (proses)
Proses adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin
atau komputer. Proses berfungsi untuk mengolah arus data yang masuk
kedalamnya/input, kemudian dari proses itu juga menghasilkan arus data/output.
Suatu proses digambarkan dengan simbol lingkaran atau empat persegi panjang
dengan sudut-sudutnya yang tumpul.
atau
Gambar 2.3 Simbol Proses
c. Data Store (simpanan data)
Data Store digunakan untuk menyimpan data hasil proses maupun
menyediakan data untuk diproses. Data store dapat berupa file atau database pada
sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data, tabel acuan
manual atau suatu agenda/buku. Suatu data store digambarkan dengan sepasang
garis horizontal paralel yang ditutup di salah satu ujungnya.
Nama Kesatuan
Luar
Identifikasi
Nama Proses
Identifikasi
Nama Arus Data
Nama Arus Data Nama Arus Data
Gambar 2.4 Simbol Data Store
d. Data Flow (arus data)
Arus data mengalir diantara proses, simpanan data dan kesatuan luar. Arus
data ini menunjukkan arus dari data yang bisa berupa masukan/input untuk sistem
atau hasil/output dari suatu proses. Arus data harus diberi nama yang jelas dan
mempunyai arti, dimana nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya.
Gambar 2.5 Simbol Arus Data
Untuk menunjukkan arus data dua arah dapat digunakan salah satu simbol yang
tertera dibawah ini :
Gambar 2.6 Simbol Arus Data Dua Arah
2.5 Konsep Database Manajemen Sistem
Database adalah kumpulan file-file yang saling berelasi, relasi tersebut
biasa ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database
menunjukkan satu kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan
atau instansi.
Menurut Harianto Kristanto (1994:1) menyatakan “Suatu Database Management System (DBMS) berisi satu koleksi data yang saling berelasi dan
Database dan Set Program pengelola untuk menambah data, menghapus data,
mengambil dan membaca data.
Suatu DBMS terdiri dari beberapa elemen antara lain :
a. Entity, adalah orang, tempat kejadian atau konsep yang informasinya direkam.
Pada bidang administrasi siswa misalnya, entity adalah siswa, buku,
pembayaran, nilai test;
b. Atribute, setiap entity mempunyai atribute atau sebutan untuk mewakili suatu
entity. Seorang siswa dapat dilihat dari atributnya, misalnya nomor siswa,
nama, alamat, nama orang tua, hobbi;
c. Data Value (nilai atau isi data), adalah data aktual atau informasi yang
disimpan pada tiap data elemen atau atribute. Atribut nama karyawan
menunjukkan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, sedangkan
data value adalah syafrizal merupakan isi data nama karyawan tersebut;
d. Record, merupakan elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang
suatu entity secara lengkap. Satu record mewaklli satu data atau informasi
tentang seseorang misalnya, nomor karyawan, nama karyawan, alamat, kota,
tanggal masuk;
e. File, merupakan kumpulan record-record sejenis yang mempunyai panjang
elemen yang sama, atribute yang sama namun berbeda-beda data valuenya;
f. Database, adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file
dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data untuk
2.6 Pendataan Biodata Mahasiswa
Data mahasiswa merupakan hal yang penting disajikan secara tepat, akurat
dan mudah dipahami serta sangat diperlukan sebagai acuan dalam menyajikan
laporan biodata mahasiswa.
Menurut Tri Rama K dalam kamus Bahasa Indonesia menyatakan Biodata
merupakan riwayat hidup singkat yang dimiliki seseorang yang berupa daftar
kepribadian seseorang tentang segala hal yang menyangkut diri pribadi sebagai
identitas diri.
Dalam meningkatkan akurasi data serta penyempurnaan dan
pengembangan biodata mahasiswa di Fakultas MIPA Unsyiah pada setiap
semesternya melakukan kegiatan antara lain :
a. Pengumpulan data mahasiswa FMIPA;
b. Pengolahan data mahasiswa yang telah dikumpulkan dari jurusan-jurusan di
Fakultas MIPA Unsyiah;
c. Pengolahan data mahasiswa Fakultas MIPA Unsyiah.
Data-data yang berhubungan dengan biodata mahasiswa, orang tua, serta
dosen yang terhimpun itu tentu saja sangat diperlukan suatu sistem informasi yang
handal dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan, sehingga dapat menghemat
biaya, tenaga serta mengefisienkan jalannya kegiatan akademik.
2.7 Bahasa Pemrograman yang dipakai
Kemajuan teknologi komputer sebagai pendukung pemrosesan data dan
sebagai alat penunjang pemroses data dan informasi serta dapat meningkatkan
kinierja perusahaan dan operasionalnya.
Language software berfungsi sebagai penterjemah antara program yang
ditulis dengan bahasa awam sehari-hari mejadi bahasa mesin (machine language)
yang dimegerti oleh komputer. Bila language software tidak tersedia, maka
pembuat program harus menulis programnya langsung dengan bahasa mesin yang
berbentuk bilangan-bilangan binari.
Bahasa pemograman yang penulis pakai dalam membuat sistem ini adalah
Microsoft Visual Foxpro. Visual Foxpro merupakan perangkat lunak yang
memudahkan untuk menciptakan aplikasi-aplikasi database berbasis grafik atau
GUI (Grafical User Interface), yang berarti program database yang diciptakan
dengan Visual Foxpro akan mempunyai tampilan seperti program-program
windows.
Microsoft Visual Foxpro tergolong pada jenis pemrograman OOP (Object
Oriented Programming), yang terdiri dari sejumlah aplikasi pengembangan yang
bergabung menjadi satu. Beberapa aplikasi yang disediakan antara lain database
designer, table designer, query designer, view designer, form designer, menu
BAB III
ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Analisa Organisasi
Fakultas MIPA telah berdiri secara resmi sebagai fakultas melalui Surat
Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia No.
383/O/1993 tanggal 22 Oktober 1993, sebagai realisasi peningkatan
program-program studi Matematika, Fisika, Kimia, Biologi yang sebelumnya dikelola
koordinatorat Fakultas MIPA Unsyia sejak dibukanya Tahun 1989.
Adapun struktur Organisasi Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala
terdiri dari (lampiran 1) :
a. Dekan
b. Pembantu Dekan I
c. Pembantu Dekan II
d. Pembantu Dekan III
e. Pembantu Dekan IV
f. Tata Usaha
g. KaSub Bagian Pendidikan
h. KaSub Bagian Umum dan Perlengkapan
i. KaSub Bagian Keuangan dan Kepegawaian
j. KaSub Bagian Kemahasiswaan
Visi Fakultas MIPA
Sebagai pusat unggulan MIPA yang dapat menjawab tantangan era
globalisasi dan berorientasi pasa sumber daya alam di Nanggroe Aceh
Darussalam.
Misi Fakultas MIPA
a. Menghasilkan sarjana MIPA yang tekun, kreatif dan inovatif untuk
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berwawasan lingkungan
serta mampu bersaing ditingkat global;
b. Mengembangkan penelitian bidang MIPA untuk meningkatkan mutu
pembelajaran yang memiliki komitmen pada pengembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi;
c. Meningkatkan kualitas pelayanan MIPA terhadap fakultas-fakultas
dilingkungan Universitas Syiah Kuala dan atau institusi lainnya;
d. Meningkatkan pengabdian pada masyarakat dalam penerapan ilmu-ilmu
MIPA untuk kesejahteraan umat.
Tujuan Fakultas MIPA
a. Ikut mensukseskan program Universitas Syiah Kuala dan Pemerintah dalam
pemerataan pendidikan, khususnya pendidikan tinggi bidang MIPA;
b. Menghasilkan sarjana MIPA dasar yang berpotensi mandiri, dapat
mengantisipasi dan adaptif setiap perkembangan serta strategis dengan setiap
Dalam pelaksanaan kegiatannya Sub Bagian Pendidikan mempunyai tugas
melakukan pengumpulan, menganalisa dan menyajikan data, penyiapan bahan dan
program, penyiapan bahan laporan.
3.2 Analisa Masalah
Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA Unsyiah dalam pengolahan data
mahasiswa sudah menggunakan komputer. Akan tetapi penggunaan komputer
belum optimal, artinya sistem tersebut tidak dijadikan suatu bentuk program
komputer sehingga dalam pengolahan datanya setiap semesternya masih terdapat
beberapa hambatan atau kendala.
Dari analisa yang ditemukan ada beberapa masalah diantaranya adalah :
“kurang akurat/lengkapnya laporan yang dihasilkan serta kurang disiplin dalam
pengisian data yang disajikan pada setiap tahun akademik khususnya pada
semester ganjil”.
3.3 Analisa Masukan
Masukan yang digunakan dalam sistem pendataan biodata mahasiswa pada
Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala adalah data mahasiswa, data dosen, data
orang tua.
Adapun beberapa masukan yang dihasilkan dalam pendataan biodata
mahasiswa adalah :
a. Data Mahasiswa, yang terdiri dari : - Nama ;
- Tempat/Tanggal Lahir ; - No.Induk Mahasiswa ; - Jurusan ;
- Agama ; - Anak yang ke ; - Asal SMU ; - Jurusan SMU ; - Tahun lulus ; - Nomor Ijazah ; - NEM ;
- Organisasi yang diikuti ; - Kedudukan di Organisasi ; - Organisasi diluar ;
- Kedudukan di Organisasi ; - Kegemaran/Hobby ; - Jalur masuk FMIPA ; - Tahun masuk FMIPA ; - Alamat.
b. Data Orang Tua, terdiri dari : - Nama Ayah ;
- Pendidikan Tertinggi ; - Pekerjaan ;
- Nama Ibu ;
- Pendidikan Tertinggi ; - Pekerjaan ;
- Alamat.
c. Dosen Wali;
- Nama Dosen Wali; - NIP Dosen Wali.
3.4 Analisa Keluaran
Analisa keluaran yang selama ini digunakan dalam pendataan biodata
mahasiswa pada Fakultas MIPA Universitas Syiah Kuala berupa :
a. Tabel Biodata Mahasiswa per jurusan tiap tahun akademik (lampiran 2)
b. Tabel Biodata Mahasiswa per kabupaten tiap tahun akademik (lampiran 3)
3.5 Analisa Proses
Proses pendataan biodata mahasiswa pada Fakultas MIPA Universitas
Syiah Kuala pada dasarnya telah menggunakan komputer. Pendataan biodata
mahasiswa setiap tahunnya dibuat sebuah laporan mengenai perkembangan
mahasiswa.
Sub Bagian Pendidikan setiap tahunnya mengirimkan form biodata
mahasiswa khususnya mahasiswa baru ke setiap Jurusan yang ada pada Fakultas
MIPA Unsyiah. Selanjutnya Jurusan menginformasikan form tersebut kepada
mahasiswa untuk diisi yang kemudian dkembalikan kepada Jurusan. Setelah
semua data lengkap, Sub Bagian Pendidikan membuat laporan rekapitulasi
mengenai data mahasiswa tersebut menurut jurusan, Kabupaten/kota dan perjenis
kelamin. Agar lebih jelas sistem pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat di
diagram konteks dibawah ini
Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Mahasiswa Pimpinan
0
SIBIMAMIPA
Lp_Bio_Mhs
Jurusan
F_B_Mhs_Isi
F_B_Mhs
F_B_Mh_Trs Df_Bio_Mhs Lp_Bio_Mhs
Dari gambar 3.1 terlihat dengan jelas bahwa Subbag Pendidikan selaku
sistem mengirimkan form biodata mahasiswa ke setiap jurusan, lalu jurusan
menginformasikan form tersebut ke mahasiswa. Setelah form tersebut terisi oleh
mahasiswa lalu diserahkan kembali kejurusan, kemudian jurusan mengumpulkan
seluruh biodata tersebut untuk diserahkan ke Subbag Pendidikan dalam bentuk
daftar kumpulan biodata mahasiswa. Setelah form biodata tersebut dikumpulkan
dari setiap jurusan barulah diolah oleh Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA
Unsyiah untuk dibuat sebuah laporan. Hasil dari pengolahan data/laporan tersebut
akan kembali dikirimkan ke setiap jurusan serta untuk pimpinan. Sedangkan
proses dalam pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Gambar 3.2 Diagram Berjenjang
Berdasarkan gambar 3.2 terlihat bahwa pada setiap pendataan biodata
mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah terdapat tiga proses. Ketiga proses
tersebut adalah penerimaan biodata mahasiswa, pembuatan tabel biodata
mahasiswa dan pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya, antara satu proses ke
proses lainnya dapat dilihat pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 Diagram arus data level 0 sistem berjalan
Berdasarkan gambar 3.3 dapat dijelaskan proses pendataan biodata
mahasiswa. Subbag Pendidikan selaku sistem mengirimkan form biodata
mahasiswa melalui proses pengiriman form ke setiap jurusan lalu jurusan
menginformasikan ke mahasiswa. Setelah form tersebut diisi oleh mahasiswa lalu
diserahkan ke jurusan kemudian jurusan menyerahkan kembali ke Subbag
Pendidikan dalam bentuk daftar kumpulan biodata mahasiswa.
Selanjutnya setelah form biodata mahasiswa terkumpul dari setiap jurusan
lalu Sub Bagian Pendidikan membuat rekapitulasi biodata mahasiswa yang
disimpan dalam file mahasiswa dan dibukukan dalam buku data mahasiswa,
seterusnya akan dibuat suatu laporan biodata mahasiswa yang akan dikirim ke
setiap jurusan serta untuk pimpinan.
Diagram arus data level 1 proses nomor 2 berikut ini menggambarkan
proses pembuatan tabel dari data-data yang telah ada pada Sub Bagian Pendidikan
Fakultas MIPA Unsyiah.
Gambar 3.4 Diagram arus data level 1 proses no.2 sistem berjalan D_Mh_Jrs
2.2 P Tabel Mahasiswa Per Kab/Kota
2.3 P
Tabel Mahasiswa
Per Jns Klmin
D_Mh_Kab
D_Mh_Klm
D1 F. Mhs 2.1 P
Tabel Biodata Mahasiswa Per Jurusan
2.0
Tabel Biodata Mahasiswa
Rk_Mh_Jns
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa setelah daftar biodata
mahasiswa diterima oleh Subbag Pendidikan (sistem) dari setiap jurusan, lalu
Subbag Pendidikan membuat rekapitulasi data tersebut dalam bentuk tabel yang
dipisahkan menurut jurusan, kabupaten/kota serta perjenis kelamin.
Tabel 3.1 Kamus Data
No Nama
Arus Data
Sumber Data Tujuan Frekuensi Penjelasan
1
Form biodata yang harus diisi oleh mahasiswa terdiri identitas diri mahasiswa, orang tua dan dosen wali
Form biodata mahasiswa yang diterima jurusan
Form biodata yang telah diisi oleh mahasiswa
Kumpulan form biodata mahasiswa
Rekap biodata Mahasiswa dalam bentuk tabel
Laporan biodata mahasiswa
Data Biodata Mahasiswa perjurusan
Data Biodata Mahasiswa perkabupaten
Data Mahasiswa perjenis kelamin
Entry biodata mahasiswa dalam bentuk tabel
3.6 Analisa Waktu
Hasil wawancara dengan para karyawan pada Sub Bagian Pendidikan, dalam
membuat tabel sampai dengan pembuatan laporan pendataan biodata mahasiswa
Fakultas MIPA Unsyiah, menghabiskan waktu sekitar 2,43 jam perjurusan
berdasarkan rumus :
t = (tr + tp) x vr
t = (2 + 1 ) x 48,6
t = 3 x 48,6
t = 145,8 menit
t = 2,43 jam
Keterangan :
t = waktu yang diperlukan untuk pembuatan tabel sampai dengan
pembuatan laporan biodata mahasiswa
tr = waktu yang diperlukan untuk mencari data 1 orang mahasiswa
tp = waktu penyesuaian
vr = jumlah volume rata-rata mahasiswa
Adapun pendataan yang dilakukan dalam mempersiapkan laporan biodata
mahasiswa adalah :
a. Pembuatan tabel biodata mahasiswa per jurusan tiap tahun akademik.
b. Pembuatan tabel biodata mahasiswa per kabupaten tiap tahun akademik.
3.7 Analisa Tenaga Kerja
Dalam pelaksanaan kerja sampai dengan pembuatan laporan biodata
mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah selama ini dilakukan oleh karyawan
pada Sub Bagian Pendidikan. Jumlah tenaga yang mengerjakan pekerjaan tersebut
adalah sebanyak 5 (lima) orang. Masing-masing karyawan mempunyai tugas
sebagai berikut :
- Satu orang Pengawas (Kasubbag Pendidikan)
- Empat orang sebagai operator
3.8 Analisa Biaya
Untuk terlaksananya suatu pekerjaan dengan sempurna tidak terlepas dari
pengaruh faktor biaya. Dalam menangani proses pendataan biodata mahasiswa
pada Fakultas MIPA Unsyiah yang selama ini membutuhkan biaya dengan rincian
seperti pada tabel berikut :
Tabel 3.2 Rincian Biaya
No Bahan/Peralatan Jumlah Satuan @ Rp
Sifat Pengadaan / Total Biaya Pengadaan
2 Biaya perawatan
Dari tabel diatas jelas bahwa total rincian biaya yang diperlukan adalah :
a. Untuk pengadaan pertama komputer dengan total biaya Rp. 16.000.000,-
b. Untuk biaya perawatan komputer untuk 3 (tiga) bulan Rp. 400.000,-
c. Untuk pengadaan triwulan dengan total biaya Rp. 400.000,-
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Rancangan Masukan
Pada rancangan masukan ini tidak banyak terjadi perubahan dengan
analisis masukan yang sedang berjalan saat ini, karena yang menjadi masukan
pada analisis masukan terdapat juga rancangan masukan. Hanya pada rancangan
masukan ini terdiri dari beberapa file program, yaitu program masukan, keluaran
serta beberapa program pendukung lainnya.
Adapun rancangan masukan yang dimaksud (lampiran 23 sampai 28)
adalah sebagai berikut :
a. Program entry data jurusan
Program entry data jurusan ini adalah program untuk merekam kode
beserta nama jurusan. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item
kode jurusan sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang
sama. Data kode dan nama jurusan tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah
file database TbJrs.Dbf.
b. Program entry data propinsi
Program entry data propinsi ini adalah program untuk merekam kode
beserta nama propinsi. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan
item kode propinsi sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data
yang sama. Data kode dan nama propinsi tersebut dimasukkan dan direkam pada
c. Program entry data kabupaten/kota
Program entry data kabupaten ini adalah program untuk merekam kode
beserta nama kabupaten. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan
item kode kabupaten sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data
yang sama. Data kode dan nama kabupaten tersebut dimasukkan dan direkam
pada sebuah file database TbKab.Dbf.
d. Program entry data dosen
Program entry data dosen ini adalah program untuk merekam nip beserta
nama dosen. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item nip
dosen sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data yang sama.
Data nip dan nama dosen tersebut dimasukkan dan direkam pada sebuah file
database TbDosen.Dbf.
e. Program entry data mahasiswa
Program entry data mahasiswa ini adalah program untuk merekam nim
beserta nama mahasiswa. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan
item nim mahasiswa sebagai field key untuk mencegah terjadinya duplikasi data
yang sama. Data nim, nama, jenis kelamin, agama tersebut dimasukkan dan
direkam pada sebuah file database TbMhs.Dbf.
f. Program entry data skripsi
Program entry data skripsi ini adalah program untuk merekam nim beserta
nama mahasiswa. Proses perekaman data dikontrol dengan menggunakan item
sama. Data nim dan nama mahasiswa tersebut dimasukkan dan direkam pada
sebuah file database TbSkripsi.Dbf.
4.2 Rancangan Keluaran
Analisa yang penulis lakukan terhadap rancangan keluaran pengolahan
biodata mahasiswa pada Fakuktas MIPA Unsyiah terlihat bahwa hasil keluaran
tersebut tidak perlu diganti, karena sistem yang lama tersebut sudah memenuhi
kebutuhan. Hanya saja perlu perubahan sedikit guna mendukung sistem yang baru
tersebut. Adapun perubahan yang dimaksud dalam rancangan keluaran ini adalah
penambahan form-form entry data serta penambahan bentuk laporan-laporan yang
dihasilkan.
Rancangan keluaran yang penulis buat dalam skripsi ini berupa rancangan
di layar monitor (screen) dan cetakan ke printer. Untuk media keluaran dapat
ditentukan melalui suatu menu pilihan. Ada dua menu pilihan, yaitu menampilkan
data ke display atau mencetak ke media kertas melalui printer. Adapun keluaran
tersebut dapat dilihat pada daftar lampiran 5 sampai 21.
4.3 Rancangan File
Perangkat yang dirancang ini menggunakan beberapa buah file database
yang saling berelasi antara satu dengan yang lainnya denggan menggunakan field
key dari masing-masing file database. Untuk menentukan file-file apa saja yang
diperlukan penulis menggunakan teknik tabel normalisasi (normalized form), dari
teknik tersebut diperoleh file yang saling berkaitan sehingga nantinya file-file
dokumen dasar yang dipakai dalam sistem dengan memasukkan data lama
kedalam tabel untuk memperoleh gambaran. Dalam table unnormalized
mencantumkan seluruh field data yang akan direkam, bagian yang double tidak
perlu dituliskan. Pada tabel 4.1 terlihat record yang tidak lengkap, sehingga sulit
untuk membayangkan bagaimana bentuk record yang harus dibentuk untuk
merekam data tersebut.
Tabel 4.1 Bentuk Unnormalized
NIM Jurusan Nama
Mahasiswa
Propinsi Kabupaten Dosen
Wali
Dra.Sunarti , MS Dra.Intan Syahrini Dr.Syahrun
Tabel 4.2 Bentuk Normal Kesatu (1NF)
NIM Jurusan Nama
Mahasiswa
Propinsi Kabupaten Dosen
Wali
Dra.Sunarti , MS Dra.Intan Syahrini Dr.Syahrun
Pada bentuk normalisasi kesatu yang terlihat pada tabel 4.2 data kosong
diisi dengan data yang lengkap. Dengan bentuk normal kesatu ini telah dapat
dibuat satu file. Namun bentuk normal kesatu ini mempunyai banyak kelemahan
yaitu data masih terjadi redudansi dan penduplikasian data pada saat mengentry
data baru maupun pada saat terjadi edit data.
Pembentukan normal kedua dengan mencari kunci-kunci field yang dapt
dipakai sebagai patokan dalam pencarian. Melihat kondisi ini dari permasalahan
yang ada, maka data diberi kunci kandidat yaitu :
- Kode jurusan
Selanjutnya dibuat tabel dengan kunci tersebut, sehingga terlihat keberhantungan
fungsional field lain terhadp field kunci, maka didapatkan tabel sebagai berikut :
Keterangan :
* Kunci Primer dari tabel ** Kunci tamu/penghubung
Gambar 4.1 Bentuk Normal Kedua (2NF)
Tabel Jurusan Tabel Propinsi Tabel Kabupaten
NIM Nama TempatLahir TglLahir Agama Alamat KdJrs KdProp KdKab Nip_Wali
0181110001
Gambar 4.2 Pengujian Dengan Data
Gambar 4.3. Hubungan Relasi Antar file
Adapun struktur database selengkapnya yang digunakan dalam aplikasi ini adalah
sebagai berikut :
a. File JRS.Dbf, digunakan untuk merekam data-data jurusan. Field-field untuk
file JRS.Dbf dapat dilihat pada table 4.3.
Tabel 4.3 Rancangan File Jurusan
Field Field Name Type Width Dec Keterangan
1 2
KdJrs NmJrs
C C
4 25
Kode Jurusan (key) Nama jurusan
b. File PROP.Dbf, digunakan untuk merekam data-data propinsi. Field-field
untuk file PROP.Dbf dapat dilihat pada tabel 4.4.
Tabel 4.4 Rancangan File Propinsi
Field Field Name Type Width Dec Keterangan
1 2
KdProp NmProp
C C
4 30
Kode Propinsi (key) Nama propinsi
Jurusan Propinsi Kabupaten
Mahasiswa
c. File KAB.Dbf, digunakan untuk merekam data-data kabupaten. Field-field
untuk file KAB.Dbf dapat dilihat pada table 4.5.
Tabel 4.5 Rancangan file Kabupaten
Field Field Name Type Width Dec Keterangan
Kode Kabupaten (key) Nama kabupaten
d. File DOSEN.DBF, digunakan untuk merekam data-data dosen wali.
Field-field untuk file DOSEN.DBF dapat dilihat pada table 4.6
Tabel 4.6 Rancangan File Dosen
Field Field Name Type Width Dec Keterangan
NIP Dosen wali (key) Nama Dosen
Jenis Kelamin Alamat dosen No Telp dosen
e. File MHS.Dbf, digunakan untuk merekam data-data mahasiswa. Field-field
untuk file MHS.Dbf dapat dilihat pada table 4.7
Tabel 4.7 Rancangan File Mahasiswa
Field Field Name Type Width Dec Keterangan
Nim mahasiswa (Key) Nama mahasiswa Tempat Lahir Tanggal lahir Kode Jurusan (key) Jenis Kelamin Agama
Anak yang ke
Jumlah Saudara Kandung Nama Asal SMU
Jurusan di SMU Tahun lulus SMU Nomor ijazah SMU NEM SMU
16
Kode Kabupaten/Kota (key) Jalur masuk MIPA
Tahun masuk MIPA Alamat mahasiswa Nama ayah
Pendidikan terakhir ayah Pekerjaan ayah
Nama Ibu
Pendidikan terakhir ibu Pekerjaan ibu
Penghasilan orang tua Alamat oran tua Nip Dosen Wali (key)
f. File SKRIPSI.Dbf, digunakan untuk merekam data-data skipsi mahasiswa.
Field-field untuk file SKRIPSI.Dbf dapat dilihat pada table 4.8.
Tabel 4.8 Rancangan File Skripsi
Field Field Name Type Width Dec Keterangan
Nim mahasiswa (key) Judul skripsi
Nip Pembimbing Utama Nip Pembimbing Pembantu Nip Anggota Penguji I Nip Anggota Penguji II Nip Anggota Penguji III Tanggal sidang
Lama penulisan skripsi IPK lulusan
Predikat lulusan Tahun lulus
g. File USER.Dbf, digunakan untuk merekam data-data user. Field-field untuk
file USER.Dbf dapat dilihat pada table 4.9.
Tabel 4.9 Rancangan File User
4.4 Rancangan Proses
Rancangan proses manajemen database yang diterapkan pada perangkat
lunak aplikasi ini pada dasarnya tidak berbeda jauh dengan sistem yang lama.
Dalam penginputan data mahasiswa, pencarian maupun pengolahan data lainnya,
sistem akan memulai dengan pencarian kode yang telah ditentukan. Bila kode
tersebut ada, sistem akan menampilkan data tersebut dan bila kode tersebut salah
atau belum ada, maka sistem akan memberitahukan bahwa kode tersebut tidak
ada. Agar lebih jelasnya rancangan proses sistem pendataan biodata mahasiswa
pada Fakultas MIPA Unsyiah dapat dilihat pada gambar 4.4.
Gambar 4.4 Diagram Konteks Sistem Pendataan Biodata Mahasiswa
Dari gambar 4.4 terlihat dengan jelas bahwa Subbag Pendidikan selaku sistem
mengirimkan form biodata mahasiswa ke setiap jurusan, lalu jurusan
menginformasikan form tersebut ke mahasiswa. Setelah form tersebut terisi oleh
mahasiswa lalu diserahkan kembali kejurusan, kemudian jurusan mengumpulkan
Mahasiswa Pimpinan
0
SIBIMAMIPA
Lp_Bio_Mhs
Jurusan
F_B_Mhs_Isi
F_B_Mhs
F_B_Mh_Trs Df_Bio_Mhs Lp_Bio_Mhs
seluruh biodata tersebut untuk diserahkan ke Subbag Pendidikan dalam bentuk
daftar kumpulan biodata mahasiswa. Setelah form biodata tersebut dikumpulkan
dari setiap jurusan barulah diolah oleh Sub Bagian Pendidikan Fakultas MIPA
Unsyiah untuk dibuat sebuah laporan. Hasil dari pengolahan data/laporan tersebut
akan kembali dikirimkan ke setiap jurusan serta untuk pimpinan. Sedangkan
proses dalam pendataan biodata mahasiswa dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Gambar 4.5. Diagram Jenjang Sistem Pendataan Biodata Mahasiswa
Berdasarkan gambar 4.5 terlihat bahwa pada setiap pendataan biodata
mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah terdapat tiga proses. Ketiga proses
tersebut adalah penerimaan biodata mahasiswa, proses entry data dan pembuatan
laporan. Untuk lebih jelasnya, antara satu proses ke proses lainnya dapat dilihat
pada gambar 4.6.
Gambar 4.6 Diagram arus data level 0
Berdasarkan gambar 4.6 dapat dijelaskan proses pendataan biodata
mahasiswa. Setelah Jurusan mengirimkan form biodata mahasiswa yang telah
terisi oleh mahasiswa ke Subbag Pendidikan, selanjutnya pihak Subbag
Pendidikan mengentry data yang akan diproses datanya menggunakan file
database masing-masing. Selanjutnya disimpan dalam file mahasiswa dan dicetak
dalam bentuk buku data mahasiswa, seterusnya akan dibuat suatu laporan biodata
mahasiswa yang akan dikirim ke setiap jurusan serta juga dilaporkan untuk
pimpinan.
Diagram arus data level 1 proses nomor 2 berikut ini menggambarkan
proses pembuatan tabel dari data-data yang telah ada pada Sub Bagian Pendidikan
Fakultas MIPA Unsyiah.
Gambar 4.7 Diagram arus data level 1 proses no.2
Tabel 4.10 Kamus Data
No Nama Arus Data
Sumber Data Tujuan Frekuensi Penjelasan 1
Form biodata yang harus diisi oleh mahasiswa terdiri identitas diri
mahasiswa, orang tua dan dosen wali Form biodata mahasiswa yang diterima jurusan Form biodata yang telah diisi oleh mahasiswa
13
Entry Data Propinsi
Entry Data Kabupaten Entry Data Dosen
Entry Data Mahasiswa Entry Data Skripsi
4.5 Rancangan Kontrol
Pengontrolan sangat diperlukan terhadap suatu rancangan. Rancangan
Kontrol Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada
Fakultas MIPA Unsyiah dikendalikan dengan sistem password.
Agar program bisa dikendalikan oleh satu kesatuan diperlukan satu
program menu utama yang berguna untuk mengatur tata kerja program secara
keseluruhan hingga bisa berhubungan antara menu utama dengan sub-sub menu.
Adapun susunan menu dan sub menunya adalah sebagai berikut :
a. Menu entry, edit, hapus data
b. Display (tampil) data
c. Laporan (cetak) data
4.6 Rancangan Waktu
Perbandingan waktu setelah sistem baru ini diterapkan secara
komputerisasi sangat mneguntungkan kegiatan proses pendataan biodata
mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah. Pendataan dapat dilakukan dalam
waktu lebih singkat dan lebih cepat dibandingkan sebelumnya.
Waktu yang dibutuhkan untuk menginput/mengentry data sampai dengan
pencetakan laporan dalam Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata
Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Unsyiah membutuhkan waktu 1,62 jam
perjurusan berdasarkan rumus :
t = (tr + tp) x vr
t = (1 + 1 ) x 48,6
t = 2 x 48,6
t = 97,2 menit
t = 1,62 jam
Keterangan :
t = waktu yang diperlukan untuk mengentry data sampai dengan
pencetakan laporan biodata mahasiswa
tr = waktu yang diperlukan untuk mencari data 1 orang mahasiswa
tp = waktu penyesuaian
Tabel 4.11
Time Schedule Dalam Pembuatan Aplikasi Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Unsyiah
NO URAIAN
BULAN
Agustus September Oktober Nopember
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Mengumpulkan data/berkas untuk kelengkapan pembuatan sistem
2 Analisa data yang sudah dikumpulkan
3 Perancangan sistem baru
4 Pembangunan sistem baru
5 Tes Data simulasi
6 Entry data awal
7 Implementasi sistem dan pelatihan user
Dari tabel 4.11 dapat dijelaskan bahwa penulis dalam membuat Aplikasi
Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata Mahasiswa Pada Fakultas
MIPA Unsyiah melalui beberapa tahap antara lain mengumpulkan data/berkas
untuk kelengkapan pembuatan sistem, analisa data yang sudah dikumpulkan,
perancangan sistem baru, pembangunan sistem baru, tes data simulasi, entry data
awal, implementasi sistem dan pelatihan user serta maintenance dan perbaikan
sistem. Adapun waktu yang dibutuhkan dalam perancangan sistem ini
membutuhkan waktu selama 4 (empat) bulan.
4.7 Rancangan Tenaga Kerja
Dalam menjalankan Perancangan Sistem Informasi Pendataan Biodata
Mahasiswa Pada Fakultas MIPA Unsyiah, membutuhkan tenaga kerja yang bisa
mengoperasikan komputer sehingga akan lebih memudahkan pendataan biodata
mahasiswa.
Banyaknya karyawan yang dibutuhkan untuk menjalankan sistem yang
baru ini sebanyak 2orang saja, inipun tidak perlu merekrut tenaga kerja yang baru
hal ini dikarenakan karyawan yang ada rasanya dapat dipakai untuk menjalankan
sistem tersebut, hanya saja perlu diberikan pelatihan dan ketrampilan tentang
penggunaan sistem yang baru tersebut. Masing-masing karyawan mempunyai
tugas sebagai berikut :
- 1 (Satu) orang Pengawas (Kasubbag Pendidikan)
4.8 Rancangan Biaya
Biaya yang diperlukan guna mendukung kelancaran perangkat lunak
aplikasi ini, dapat diperkirakan dengan rincian seperti pada tabel 4.12.
Tabel 4.12 Rincian Biaya
No Bahan/Peralatan Jumlah Satuan @ Rp
Sifat Pengadaan / Total Biaya Pengadaan
sekali Rp.
Setiap Bulan Rp.
Triwulan Rp.
Setahun Rp.
1 Komputer P IV
2,2 GHz 1 Unit 4.000.000 4.000.000 - - -
2 Biaya perawatan
komputer 1 Unit 100.000 - - 100.000 400.000
3 Printer canon
S200SPx 1 Buah 500.000 500.000 - - -
4
Tinta Printer 1 Kotak 23.000 - - - 23.000
5
Alat Tulis/Pulpen 1 Buah 1.500 - - - 1.500
6
Biaya Software 1 Buah 4.000.000 4.000.000 - - -
7
HVS 1 Rem 25.000 - - - 25.000
Jumlah 8.649.500 8.500.000 - 100.000 449.500
Dari tabel diatas jelas bahwa total rincian biaya yang diperlukan adalah :
e. Untuk pengadaan pertama komputer dengan total biaya Rp. 8.649.000,-
f. Untuk biaya perawatan komputer untuk 3 (tiga) bulan Rp. 100.000,-
g. Untuk pengadaan triwulan dengan total biaya Rp. 100.000,-
BAB V
PENUTUP
Setelah melakukan penelitian tentang Perancangan Sistem Pendataan
Biodata Mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah serta hasil pembahasan yang
penulis uraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan serta
saran yang nantinya diharapkan berguna dan bermanfaat dalam penerapan Sistem
Komputerisasi Pendataan Biodata Mahasiswa pada Fakultas MIPA Unsyiah.
5.1 Kesimpulan
a. Penggunaan komputer pada saat ini pada Subbag Pendidikan diperuntukkan
hanya sebatas menangani masalah administrasi.
b. Sistem pendataan biodata mahasiswa yang digunakan saat ini hampir
memenuhi kebutuhan informasi, akan tetapi karena sistem pengolahannya
belum secara komputerisasi maka hasilnya tidak maksimal.
c. Dalam menggunakan sistem komputer, memudahkan dalam melakukan
perbaikan atau mengoreksi data, apabila suatu waktu terjadi kesalahan dalam
menginput data.
d. Dengan menggunakan sistem komputerisasi permasalahan di atas dapat
dikurangi, selain itu dapat meningkatkan aktifitas manajemen serta menambah
motifasi kerja khususnya dalam informasi biodata mahasiswa, sehingga data
yang diperlukan dari mahasiswa yang berhubungan dengan biodata dapat
5.2 Saran-saran
a. Agar setiap pekerjaan yang menyangkut pengolahan data mahasiswa,
sebaiknya menggunakan komputer dengan sistem yang dirancang khusus
untuk keperluan tersebut, karena dengan cara tersebut hasil yang akan dicapai
lebih cepat, efektif serta mengurangi kesalahan output (laporan).
b. Diharapkan dengan adanya sistem yang baru, dapat membantu meningkatkan
atau membantu permasalahan diatas dalam memberikan informasi kepada
yang membutuhkan.
c. Sistem ini dapat dijadikan perbandingan antara sistem yang dirancang dengan
DAFTAR PUSTAKA
Aji Supriyanto (2005), Pengantar Teknologi Informasi, Salemba Infotek, Jakarta
Andri Kristanto (2003), Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Gava Media, Yogyakarta
Andy Indra Rinaldi (2003), Skripsi, STMIK Unaya, Aceh Besar
Aninomous (1996), Buku Pedoman Program Sarjana (S1), Fakultas
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA), Unsyiah, Darussalam
Dwi Budiarti (1999), Sistem Informasi Manajemen, Mondial, Jakarta
Harianto Kristanto (1994), Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta
Ponco W. Sigit (1999), Analisis dan Perancangan Sistem, Mondial, Jakarta
