Adopsi Sistem ERP Pada Aplikasi Pengadaan Aset Tetap Pada Sebuah Perusahaan
Media Cetak
Muhammad Faiq Nadhir*), Magdalena Karismariyanti**)
Komputerisasi Akuntansi, Telkom University
E-Mail: *faiqnadhir@students.telkomuniversity.ac.id, **magdalena@tass.telkomuniversity.ac.id2
Abstrak
Aplikasi Pengadaan Aset Tetap adalah aplikasi pengelolaan kegiatan pengadaan dari proses permintaan barang hingga barang tersebut diterima dengan mempertimbangkan
pencatatan akuntansi. Dari delapan (8) siklus pengadaan (procurement) di salah satu
sistem ERP, yaitu SAP, diadopsi enam (6) proses bisnisnya menjadi sebuah aplikasi. Pendekatan pengembangan perangkat lunak menggunakan Software Development Life Cycle dengan metode waterfall. Pemodelan aplikasi menggunakan Unified Modeling Language. Use Case dan Class Diagram digunakan pada tahap analisis. Perancangan basis data menggunakan Entity Relationship Diagram. Tahap implementasi kode program menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan Framework Codeigniter dan DBMS MySQL. Pengujian dilakukan dengan cara membandingkan hasil manual dengan hasil dari aplikasi dengan tujuan pembuatan sistem tersusun secara sistematis. Aplikasi ini telah diuji dengan menggunakan metode Black Box Testing. Hasil fungsionalitas aplikasi yang ditawarkan dapat berjalan baik
seperti mampu untuk mengelola kegiatan procurement seperti proses permintaan
barang, purchase order, goods receipt, invoice verification, payment processing dan
mampu melakukan proses monitoring dan persetujuan untuk kegiatan procurement
dan mampu menghasilkan laporan kepemilikan aset dan jurnal akuntansi yang
dihasilkan oleh kegiatan procurement.
Kata kunci: Siklus SAP, Pengadaan, Jurnal Umum, Codeigniter, Web, Sistem
Informasi Akuntansi
1.
PENDAHULUAN
Integrasi menjadi key success factor
untuk perusahaan dalam menghadapi
persaingan bisnis. Dukungan sistem
terintegrasi dengan berbagai proses yang generik diberikan oleh berbagi vendor sistem
Enterprise Resource Planning (ERP). ERP dapat mengintegrasikan proses internal [5] dalam skala perusahaan dengan cakupan luas [8].
Perusahaan ABC bergerak di bidang
media cetak sejak 2 Febuari 1973.
Perusahaan yang berlokasi di Kalimantan Barat ini merupakan salah satu media jaringan dari Jawa Pos Group. Untuk mendukung pekerjaan, masing-masing divisi dapat mengajukan kebutuhan barang maupun
peralatan kerja. Divisi Human Resource
Department (HRD) dan Umum sebagai salah satu divisi yang bertanggung jawab untuk melakukan proses tersebut. Kebutuhan di tiap divisi disampaikan melalui telepon, dicatat
secara manual oleh bagian tersebut, dan divisi yang mengajukan barang perlu melakukan konfirmasi pemenuhan barang
melalui telepon. Proses pengadaan
membutuhkan waktu satu minggu atau lebih, tergantung dari nilai nominal transaksi. Barang dengan nilai di bawah Rp 5.000.000,-
procurement diproses dalam satu minggu, sedangkan barang dengan nominal di atas Rp 5.000.000,- membutuhkan waktu lebih dari
satu minggu. Proses pengadaan
membutuhkan pendokumentasian yang baku atas bukti transkasi proses permintaan, pembeliaan dan penerimaan barang.
Komunikasi via telepon dengan
frekuensi tinggi dari divisi yang
membutuhkan barang dengan Divisi HRD dan Umum berdampak pada produktifitas kerja. Pendokumentasian dokumen dilakukan secara fisik atas hasil proses internal atau eksternal, sehingga proses pencarian data maupun status pengadaan dan tidak dapat
monitoring via telepon dan
pendokumentasian secara fisik tesebut
memang sudah lazim dalam perusahaan tersebut namun prosesnya kurang efektif.
Selama ini tahapan procurement belum
didukung dengan melibatkan teknologi secara maksimal sehingga sering timbul indikasi tidak transparan proses. Manager HRD dan Umum juga sulit untuk melakukan monitoring dan persetujuan atas pengadaan barang secara cepat dan tepat.
Dalam mencapai tujuan supaya proses pengadaan menjadi lebih efisien, lebih transparan dengan proses pengadaan terbuka, diperlukan sistem pengadaan terintegrasi. Adopsi sistem ERP dapat meminimalkan biaya operasional [5], namun dalam proses implementasinya dapat mengeluarkan biaya yang mahal dan beresiko [8]. Untuk menekan resiko, diperlukan pemahaman dan kejelasan proses dan aliran kerja dari berbagai divisi [4].
2.
METODE PENELITIAN
Penelitian ini dilakukan berdasarkan satu lokasi studi kasus perusahaan yang belum menggunakan teknologi informasi pada proses pengadaan barang. Obyek penelitian ini adlah perusahaan media cetak di Kalimantan Barat. Penelitian dilakukan dalam waktu ± enam bulan. Pendekatan pengembangan perangkat lunak Software
Development Life Cycle (SDLC)
menggunakan metode waterfall dengan
pemodelan object oriented. Unified Modeling
Language digunakanuntuk pemodelan object oriented . Tahapan Waterfall yang digunakan meliputi analisis kebutuhan: Use Case dan Class Diagram, desain sistem: Diagram Relasi Entitas, Pengembangan Sistem dan Pengujian.
2.1. Siklus Pengadaan Aset Dan Dampak
Pencatatan Akuntansi
Adopsi sistem ERP, perusahaan dapat memenuhi berbagai kegiatan dalam proses pengadaan yang berasal dari berbagai divisi di perusahaan dan dapat meminimalisasi proses yang tidak diperlukan [5]. Dampak
positif lainnya adalah meningkatnya
produktifitas perusahaan [4], meningkatkan transparansi dan akuntabilitas perusahaan, dan menekan biaya [6].
Gambar 1. Siklus Pengadaan di SAP
A. Demand of Determination
Proses awal pengadaan, yaitu Demand
of Determination.Aktivitas menentukan
kebutuhan barang untuk memenuhi
kebutuhan pelanggan [11]. Kebutuhan
berasal sistem otomatis dari proses
peramalan penjualan maupun kebutuhan operasional dimana aktivitas yang proses internal perusahaan [2].
B. SourceDetermination
Perusahaan mengirimkan permintaan
penawaran harga (Request For
Quotation/RFQ) [2] kepada rekanan pemasok maupun pemasok baru yang potensial [11].
C. Supplier Selection
Proses supplier selection memutuskan
pemasok yang memenuhi spesifikasi
kebutuhan pengadaan di perusahaan [11]. Simulasi dari RFQ dapat mempertimbangkan
faktor: kualitas barang, keberlanjutan
penyediaan barang, ketepatan waktu
pengiriman, layanan purna jual dan
kemudahan pembayaran [12]. Pemasok yang tidak dipilih, diinformasikan penolakan atas RFQ, dan yang diterima ditindahlanjuti
dengan Purchase Order [2].
D. Purchase Order Processing
Proses ini berbentuk pembuatan kontrak
pembelian (Purchase Order/PO) untuk
menyediakan barang/jasa pada waktu yang telah disepakati.
E. Order Monitoring
Order Monitoring dimulai pada saat PO
dibuat. Proses ini digunakan untuk
menelusuri kegiatan dan tanggal dari rantai
proses procurement. Ketidaktepatan antara
kesepakatan PO dengan proses yang terjadi
dapat segera ditindaklanjuti dengan
perubahan tanggal, pembatalan pesanan, melakukan PO ulang, maupuan meminta
F. Goods Receipt
Beberapa dokumen yang diterima harus
diperiksa seperti surat jalan, salinan resi
pengiriman barang (Bills of Lading),
Inspection Sheet atau Checklist dan salinan
Purchase Order. Secara proses akuntansi
pada saat proses Goodss Receipt diakui
sebagai penerimaan aset dari proses
Purchase Order. [12]
G. Invoice Verification
Verifikasi faktur dilakukan oleh bagian
pembelian dan bagian gudang. Pada
umumnya proses Invoice Verification terjadi
bersamaan dengan proses Goods Receipt,
dimana faktur dapat merepresentasikan
pemenuhan kewajiban poemasok atas
Purchase Order. Secara Proses akuntansi ketika penerimaan faktur diakui juga
timbulnya Accounts Payable sejumlah
dengan nominal yang tertera pada faktur. [3]
H. Payment Processing
Hasil dari pencatatan ini akan
diserahkan ke bagian keuangan untuk kemudian dilakukan pembayaran dengan
sebelumnya membandingkan dengan
menggunakan metode 2 way matching
membandingkan Invoice dengan laporan
penerimaan barang yang berasal dari bagian
pembelian dan gudang. Proses pembayaran
Purchase Order tergolong kepada
pembayaran utang kepada pemasok. [12]
Hasil dari pencatatan akuntansi dari
proses Goods receipt, Invoice Verification,
dan Payment Processing dapat dilihat pada tabel I.
3.
PEMBAHASAN
3.1. Analisis Kebutuhan: Use Case dan
Class Diagram
Diagram UML pada tahap analisis ini:
Use Case Diagram (Gambar 2) dan Class Diagram (Gambar 4) [9]. Use Case Diagram yang dibuat untuk aplikasi ini dideskripsikan
sebuah interaksi antara satu atau lebih actor.
Gambar 4 adalah Class Diagram yang
dapat mendeskripsikan jenis-jenis objek dalam sistem dan berbagai macam hubungan statis yang terdapat diantara mereka.
3.2. Desain Sistem: Diagram Relasi Entitas
Entity Relationship Diagram yang digunakan dalam perancangan basis data [10].
ERD tersebut diimplementasikan
menggunakan MySQL dan menghasilkan 14 tabel yang berasal dari entitas maupun
kardinalitas relasi many-to-many. Diagram
Relasi dari MySQL dapat dilihat pada gambar 3.
3.3. Pengembangan Sistem dan Pengujian
Aplikasi berbasi web dikembangkan
dengan Codeigniter Version 2 dan
terintergrasi dengan DBMS MySQL.
Codeigniter memiliki konsep pola
pemograman Model View Controller (MVC),
[7]. Berikut ini adalah halaman dashboard
Staff HRD dan Umum yang mengelola proses pengadaan yang dapat mengakses
menu request, purchaseorder, goodsreceipt,
invoiceverification danpaymentprocessing.
Gambar 5 Halaman Dashboard Aplikasi
Halaman antar muka dashboard aplikasi
yang telah dibangun dapat dilihat pada gambar 5. Menu utama pada halaman ini
mengimplementasi hasil analisis
fungsionalitas pada pembahasan analisis kebutuhan.
Pengujian dibuktikan dengan membandingkan proses manual dengan proses yang ada pada aplikasi. Pengujian aplikasi hanya ditampilkan untuk poin 3, 5 dan 6.
1. Pengujian Proses Manual Untuk Request
Pada tanggal 4 Mei 2015 Faiq
melakukan Request untuk Drawmer DS-201
sebanyak 2 unit untuk kebutuhan siaran
langsung dan Muhammad melakukan
Request Cabling set sebanyak 6 Unit untuk
kegiatan marketing.
Tabel 2 Pengujian Proses Manual Untuk Request
ID Request Tgl Request Pengguna Nama Barang Jumlah
R-01 04/05/2015 Faiq Drawmer DS-201 2
R-02 04/05/2015 Nadhir Cabling set 6
2. Pengujian Proses Manual Untuk
Purchase Order
Pada Tanggal 5 Mei 2015 Request untuk
Faiq dan Muhammad di proses Purchase
Order kepeda pihak pemasok yakni Toko Elektronik.
Tabel 3. Pengujian Proses Manual untuk Purchase Order
ID Purchase Order: 20150505001 Nama Supplier: Toko Elektronik Tgl Purchase Order: 05/05/2015
Nama Barang Jumlah
Drawmer DS-201 2
Purchase Order 20150505001 dan menerima 3 Unit Cabling set di tanggal 11 Mei 2015.
Tabel 4. Pengujian Proses Manual untuk Goods Receipt
Tabel 5. Jurnal Atas Transaksi Goods Receipt
Tanggal Keterangan Reff Debit Kredit
11/05/2015 Goodss Receipt 102 40.000.000 -
GR/IR 400 - 40.000.000
11/05/2015 Goodss Receipt 102 1.500.000 -
GR/IR 400 - 1.500.000
4. Pengujian Proses Manual Untuk Invoice
Verification
Pada Tanggal 11 Mei 2015 Menerima
Invoice untuk Purchase Order dari ID
20150608001 sebesar 43.000.000 dari
pemasok.
Tabel 6. Pengujian Proses Manual untuk Invoice Verification
IN-01 11/05/2015 20150608001 43.000.000
Tabel 7.Jurnal Atas Transaksi Invoice Verification
Tanggal Keterangan Reff Debit Kredit
11/05/2015 GR/IR 400 43.000.000 -
Accounts
Payable 200 - 43.000.000
5. Pengujian Proses Manual Untuk
Pembayaran
Pada tanggal 15 Mei 2015 dilakukan
pembayaran untuk Invoice atas ID Invoice
IN-01 dengan Total 43.000.000
Tabel 8. Pengujian Proses Manual untuk Pembayaran
PY-01 15/05/2015 IN-01 43.000.000
Tabel 9. Jurnal Atas Transaksi Pembayaran
Tanggal Keterangan Reff Debit Kredit
15/05/2015 Accounts
Payable 400 43.000.000 -
Cash 200 - 43.000.000
Pengujian manual Tabel IX menghasilkan jurnal seperti gambar 6.
Gambar 6 Pengujian Jurnal atas Transaksi Pembayaran
Pengujian fungsionalitas Payemnt
Processing pada aplikasi berhasil
mengeluarkan keluaran yang sama antara manual dan aplikasi, serta menampilkan
Jurnal Payemnt Processing.
6. Pengujian Proses Manual Untuk Order
History
Berikut adalah History atas Request yang
telah di Request oleh pemohon terdapat pada
Gambar 7.
Pengujian fungsionalitas Order History
pada aplikasi berhasil mengeluarkan keluaran sesuai kebutuhan.
7. Pengujian Black Box Testing
Fungsionalitas pada aplikasi ini diujikan
dengan menggunakan metode Black Box
Testing untuk semua form yang memiliki
proses input data, antara lain : request,
purchase order, goods receipt, invoice verification dan payment processing. Berikut
adalah salah satu Black Box Testing untuk
fungsionalitas Purchase Order.
Tabel 10. Black Box Testing Fungsionalitas Purchase Order
Nama
Kosong Muncul kesalahan
Tampil pesan kesalahan
Berhasil
Terisi Berhasil
disimpan Tersimpan Berhasil
Nama Barang
Kosong Muncul kesalahan
Tampil pesan kesalahan
Berhasil
Terisi disimpan Berhasil Tersimpan Berhasil
Jumlah Barang/ Total Barang
Kosong Muncul kesalahan
Tampil pesan kesalahan
Berhasil
Terisi Berhasil
disimpan Tersimpan Berhasil
Huruf Muncul
Angka disimpan Berhasil Tersimpan Berhasil
Simbol Muncul kesalahan
Tampil pesan kesalahan
Berhasil
Pengujian fungsionalitas Purchase
Order dilakukan secara black box testing
pada aplikasi bahwa pengujian berhasil 100%.
4.
KESIMPULAN
Aplikasi ini mampu untuk mengelola
kegiatan pengadaan barang dengan
mengadopsi siklus pada ERP sistem, yaitu
pengelolaan Request Pengadaan, Purchase
Order, Kelola Order Monitoring, Goods Receipt, Invoice Verification, dan
Pembayaran. Pencatatan akuntansi dilakukan
secara simultan dan dapat dilihat dalam Jurnal Umum. Proses pengadaan dapat dimonitor oleh pemohon dan penanggung jawab proses. Proses pengadaan yang terintegrasi multi-divisi dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas perusahaan.
5. REFERENSI
[1] SAP, SCM500 Processes in Procurement.
Germany: SAP AG, 2006.
[2] SAP, SAP01-SAP Fundamental:Participant
Handbook.: SAP AG, 2006.
[3] PK Agrawal, SAP MM Invoice Verification :
Technical Reference And Learning Guide. Dehli: PHI Learning Pvt. Ltd., 2015.
[4] Anoud I. Bani-Hani, Chris Hinde, and Thomas W. Jackson, "Economic Benefits of an ERP System to a Low Tech SME," in
International Conference on Knowledge Management and Information Sharing, 2012, pp. 285-289.
[5] Jeongwook Khang and Yungmok Yu, "A Case Study on the Procurement Process Development in The Public Enterprise
Through ERP Adoption," in International
Public Procurement Conference, vol. 4th, Seoul, 2010, pp. 6-2.
[6] C. McCue and A. V. Roman, "E-Procurement: Myth Or Reality?," in Journal of Public Procurement, 2012, pp. 212-238.
[7] Adi Nugroho, Perancangan dan
Implementasi Sistem Basis Data.
Yogyakarta: CV Andi Offset, 2011.
[8] Pak-Lok Poon and Yuen Tak Yu,
"Procurement of Enterprise Resource
Planning Systems: Experiences with Some
Hong Kong Companies," in Proceedings of
the 28th International Conference on Software Engineering, Shanghai, 2006, pp. 561-568.
[9] Gary Shelly and Harry J. Rosenblatt,
Systems Analysis and Design, 9th ed.: Cangage Learning, 2012.
[10] Irna Yuniar and Magdalena Karismariyanti,
Perancangan Basis Data. Bandung:
Depublish, 2013.
[11] Irna Yuniar and Rini Handayani, "E-Procurement Application Design for Micro and Small Enterprise in Indonesia," in The International Conference on Engineering and Applied Science, 2014.
[12] Ehap Sabri, Arun Gupta, and Michael
Beitler, Purchase Order Management Best
