MENERAWANG BENTUK MEDIA PENYIMPANAN PUSTAKA DI PERPUSTAKAAN MASA YANG AKAN DATANG
Oleh: Jazimatul Husna, SIP., M.IP
A. LATAR BELAKANG
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi membawa banyak perubahan di berbagai bidang. Baik itu corporate maupun lembaga yang bergerak di bidang jasa. Teknologi informasi dan komunikasi merubah aktivitas menjadi cepat, akurat dan fleksibel. Sebagai dampak dari perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu cepat, telah membawa fenomena pergeseran orientasi kebutuhan pengguna akan informasi berbasis teknologi informasi. Lingkungan yang selalu berubah, mempengaruhi gaya hidup pengguna. Hal ini jelas mempengaruhi jenis produk yang diinginkan pengguna.
Untuk itu perpustakaan sebagai lembaga yang bergerak di bidang jasa informasi, perlu melakukan inovasi berbasis kebutuhan pengguna informasi. Bila dahulu fungsi perpustakaan lebih berkonsentrasi pada penyediaan informasi dalam bentuk fisik seperti dokumen tercetak dengan dilengkapi sistem katalog kartu, maka kini dengan berkembangnya teknologi informasi perpustakaan dituntut menyediakan sumber-sumber informasi dalam bentuk elektronik. Dengan harapan ke depan penyebaran informasi dapat terakses melalui internet dengan informasi yang realtime (pada saat itu juga), sehingga pengguna akan mendapatkan kepuasan layanan yang beragam secara relevan, akurat, dan cepat. Dengan kata lain right users, right information, right now, and free.
yang kurang berpendidikan dan berada dalam status sosial menengah ke bawah. Di sinilah kunci peran pustakawan/pengelola perpustakaan Indonesia sebagai pengelola informasi dalam membawa nasib perpustakaan ke era milenium/yang akan datang.
Di luar negeri open publication fulltext karya ilmiah merupakan hal yang sangat wajar ditemui. Hal ini sangat berbeda dengan kondisi perpustakaan di dalam negeri. Banyak perpustakaan di Indonesia yang tidak/belum berani mempublish fulltext koleksinya, terutama karya ilmiah. Masih ada perbedaan persepsi yang mengarah pada pro dan kontra diantara para pengambil kebijakan di universitas. Memang ini semua kembali ke sikap rasional dan kebijakan yang dianut oleh masing-masing universitas/perpustakaan. Appreciate bagi perpustakaan yang telah mampu mengatasi permasalahan ini dengan menyajikan informasi bagi semua lapisan masyarakat secara mudah dan gratis (sebagai pelopor sebagian perpustakaan swasta di Indonesia) yaitu pemanfaatan teknologi dengan cara kreatif sehingga menghasilkan produk (informasi) yang bermanfaat. Demi tercapai perpustakaan yang berwawasan teknologi yang memihak kapada semua lapisan segmen, itulah perpustakaan pada generasi millennium/yang akan dating
B. PEMBAHASAN
B.1Perkembangan Perpustakaan Digital
Bagaimana informasi dilayankan untuk kepuasan semua segmen? Akrabkah kita dengan istilah-istilah e-Commerce, e-Banking, e-Learning, e-Government, e-Mail dan sebagainya. Huruf “E” disini mengacu pada kata “Electronic”. Bagaimana dengan Library, Books, Journal, e-bibliografi (OPAC) ? saat ini segala macam informasi bisa kita dapatkan hanya dengan sekali ”klik” melalui huruf ”E” tersebut. Halaman demi halaman kertas akan berubah wajah ke format digital. Melalui kemasan informasi berbasis web terciptalah apa yang disebut sebagai perpustakaan elektronik, perpustakaan digital, perpustakaan virtual, perpustakaan maya yang mana pada intinya di sini pengguna bisa mendapatkan informasi melalui web, (wujud bangunan tidak lagi penting). Perpustakaan haruslah bisa menjembatani kebutuhan bacaan yang bagus dan berkualitas dengan target memberikan kepuasan membaca bagi para professional, mahasiswa dan masyarakat umum secara gratis.
akses terhadap penelitian yang sudah dipublikasikan, untuk itu, Bush mengajukan ide untuk membuat catatan dan perpustakaan pribadi (untuk buku, rekaman/dokumentasi, dan komunikasi) yang termekanisasi. Selama dekade 1950-an dan 1960-an keterbukaan akses terhadap koleksi perpustakaan terus diusahakan oleh peneliti, pustakawan, dan pihak-pihak lain, tetapi teknologi yang ada belum cukup menunjang. Baru pada awal 1980-an fungsi-fungsi perpustakaan telah diautomasi melalui perangkat komputer, namun hanya pada lembaga-lembaga besar mengingat biaya investasi yang tinggi.
Pada awal 1990-an hampir seluruh fungsi perpustakaan ditunjang dengan sistem automasi dalam jumlah dan cara tertentu. Fungsi-fungsi tersebut antara lain pembuatan katalog, sirkulasi, peminjaman antar perpustakaan, pengelolaan jurnal, penambahan koleksi, kontrol keuangan, manajemen koleksi yang sudah ada, dan data pengguna. Dalam periode ini komunikasi data secara elektronik dari satu perpustakaan ke perpustakaan lainnya semakin berkembang dengan cepat. Tahun 1994, Library of Congress mengeluarkan rancangan National Digital Library dengan menggunakan tampilan dokumen elektronik, penyimpanan dan penelusuran teks secara elektronik, dan teknologi lainnya terhadap koleksi cetak dan non-cetak tertentu.
B.2 Pengertian dan Tujuan Perpustakaan Digital
Menurut Lasa Hs (48:2005) Perpustakaan merupakan sistem informasi yang didalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian, serta diseminasi informasi. Informasi meliputi produk intelektual dan artistik manusia. Pengertian ini didasarkan pada pemikiran bahwa perpustakaan sebagai lembaga yang bergerak dalam bidang ilmu pengetahuan dan informasi yang selalu berkembang seirama dengan perkembangan pemikiran dan kultur masyarakatnya. Saat ini perkembangan ilmu pengetahuan termasuk ilmu perpustakaan dan informasi, secara berangsur-angsur menghendaki adanya perubahan dalam pengelolaan perpustakaan. Perpustakaan tidak hanya sebagai lembaga yang mengumpul, mengelola, menyimpan, dan melestarikan bahan pustaka, tetapi lebih mengutamakan pada penyebaran informasi (dissemination of information).
Istilah Digital Library lebih banyak dipakai untuk pengertian Perpustakaan digital, disamping istilah lainnya yang mempunyai pengertian sama antara lain: Digital Library, Electronic Library, Virtual Library, Cyber Library, dan atau yang sedikit berbeda yaitu Hybrid Library.
Menurut Glossary yang dikeluarkan oleh African Digital Library (2008), yang dimaksud dengan koleksi digital adalah
seemed somewhat slow to gain popularity, possible because of the quality of many computer screens and the relatively short ‘life’ of the Internet. …”
Menurut Donald J. Waters (2008) mendefinisikan perpustakaan digital adalah :
“Digital libraries are organizations that provide the resources, including the specialized staff, to select, structure, offer intellectual access to, interpret, distribute, preserve the integrity of, and ensure the persistence over time of collections of digital works so that they are readily and economically available for use by a defined community or set of communities.”
Sehingga secara garis besr pengertian Perpustakaan digital adalah: “merupakan suatu organisasi yang menyediakan sumber informasi termasuk penyiapan staff yang ahli dalam menyeleksi, menstruktur, mengakses, menginterpretasi, menyebarkan, menyimpan berbagai hasil kerja berupa digital dan menyajikannya secara ekonomis untuk keperluan masyarakat”. Don Waters, Direktur Digital Library Federation( Amerika.1998), mengemukakan bahwa tujuan membangun sebuah perpustakaan digital dengan semua kelebihannya, diantaranya adalah: 1) Mudah dan cepat dalam mencari informasi yang dibutuhkan dan diinginkan, sehingga lebih menghemat waktu dan lebih efektif dalam memperoleh pengetahuan; 2) Koleksi yang disimpan dalam bentuk digital/elektronik dapat dirawat jauh lebih lama dibanding sistem penyimpanan non digital yang banyak dipengaruhi faktor alam, berdampak pada biaya pengadaan koleksi yang dapat diminimumkan; 3) Perpustakaan digital tidak memerlukan banyak perangkat, seperti: video player, DVD/VCD player, tape recorder, microfilm reader, dll, dikarenakan hampir seluruh media koleksi telah dikonversi dalam bentuk digital yang dapat diakses oleh komputer perpustakaan; dan (4) Dengan koleksi digital, perpustakaan lebih mudah dalam sharing data atau informasi kepada pengguna atau mitra kerja lainnya.
B.3 Membangun Koleksi Digital (Digitasi) di Perpustakaan.
penentuan koleksi atau analisis koleksi. Perpustakaan perlu melakukan skala prioritas koleksi yang harus digitasi dan tidak, hal ini dikarenakan tidak semua koleksi ‘dapat’ dan perlu di alih mediakan. Menurut Arief Surahman (2-3:2008) Beberapa hal yang dapat menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya adalah:
1. Kekuatan koleksi
Kekuatan koleksi sebuah perpustakaan menjadi pertimbangan bagi perpustakaan itu sendiri untuk melakukan ekspansi ke dalam format digital.
2. Keunikan koleksi
Apabila perpustakaan hanya mempunyai satu salinan koleksi atau koleksi langka, maka perlu dipikirkan untuk melakukan digitasi terhadap koleksi tersebut. Biasanya koleksi-koleksi yang bernilai sejarah, kuno, langka dan tidak dapat ditemukan di tempat lain menjadi pertimbangan bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi.
3. Prioritas bagi komunitas penggguna
Kebutuhan komunitas juga menjadi prioritas tersendiri bagi perpustakaan untuk melakukan digitasi koleksinya. Misal adanya kebutuhan kurikulum dari universitas yang mewajibkan adanya sumber-sumber informasi digital yang diakses oleh mahasiswa melalui perpustakan.
4. Kemampuan staff
Perpustakaan juga harus dapat mempertimbangkan bagaimana kemampuan staff dalam melakukan manajemen koleksi digital, mulai dari penguasaan terhadap teknologi informasi, bagaimana teknis dan prosedur digitasi, hingga bagaimana melakukan pengelolaan dan perawatan koleksi digital hasil digitasi. Hal ini perlu sebagai jaminan kesinambungan pengelolaan dan perancangan koleksi digital di perpustakaan tersebut.
B.4 Masalah Perpustakaan Digital
Perpustakaan akan membutuhkan arsitektur untuk meningkatkan dan memperbarui teknik artistektur saat ini untuk menyesuaikan bahan digital. Arsitektur akan memuat komponen seperti: (a) Jaringan lokal berkecepatan tinggi dan koneksi ke internet cepat, (b) Hubungan basis data yang mendukung variasi format digital, (c) Fulltext search engine untuk mengindeks dan menyediakan akses ke sumber informasi, (d) Variasi server, seperti Web server dan FTP server, (e) Fungsi manajemen dokumen elektronik yang akan membantu dalam seluruh manajemen dari sumber digital.
Masalah hak cipta (HAKI/ Hak Atas Kekayaan Intelektual) dalam Perpustakaan digital, sering menjadi perdebatan dan dipermasalahkan, tetapi pada dasarnya hak cipta dalam perpustakaan digital dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu: (1) Hak cipta pada dokumen yang didigitalkan. yang termasuk didalamnya adalah: merubah dokumen ke digital dokumen, memasukkan digital dokumen ke database, dan merubah digital dokumen ke hypertext dokumen. (2) Hak cipta dokumen di communication network. Didalam hukum hak cipta masalah transfer dokumen lewat komputer network belum didefinisikan dengan jelas. Hal yang perlu disempurnakan adalah tentang: hak meyebarkan, hak meminjamkan, hak memperbanyak, hak menyalurkan baik kepada masyarakat umum atau pribadi, semuanya dengan media jaringan komputer termasuk didalamnya internet, dan sebagainya.
Masalah lain pada perpustakaan digital yaitu penarikan biaya; Hal ini menjadi masalah terutama untuk Perpustakaan Digital yang dikelola oleh swasta yang menarik biaya untuk setiap dokumen yang diakses dan tidak ada standar biaya. Beberapa penelitian pada bidang ini banyak mengarah ke pembuatan sistem deteksi pengaksesan dokumen ataupun upaya mewujudkan electronic money. Penarikan biaya pada perpustakaan digital di institusi pemerintahanpun seringkali mengalami masalah karena hampir semua operasional perpustakaan digital institusi pemerintah sudah dibiayai oleh keuangan rakyat dalam hal ini pemerintah.
B.5 Dinamika Perkembangan Perpustakaan Digital DiIndonesia
yang terekam dalam bentuk tulisan, sedangkan digital adalah teknologi untuk merekam keilmuan tersebut dalam bentuk digital atau file dan mudah disharing dengan pengguna lain.
Singkatnya koleksi digital sebenarnya dapat dipahami sebagai koleksi informasi dalam bentuk elektronik atau digital yang mungkin terdapat juga dalam koleksi cetak, yang dapat diakses secara luas menggunakan media komputer dan sejenisnya. Koleksi digital disini dapat bermacam-macam, dapat berupa buku elektronik, jurnal elektronik, database online, statistic elektronik, dan lain sebagainya. Setiap perpustakaan harus menyadari bahwa digitalisasi di perpustakaan adalah untuk meningkatkan kualitas jasa, bukan sebagai penambahan jumlah atau pembaharuan (modernisasi) peralatan saja.
Untuk perpustakaan perguruan tinggi, open publication fulltext karya ilmiah baik mahasiswa, dosen maupun praktisi di era informasi saat ini sangat dibutuhkan oleh pengguna informasi. Sungguh tidak adil jika penulis suatu karya ilmiah mendapat gelar dari hasil penelitiannya, tapi obyek tulisannya terkurung. Saat ini banyak pencari informasi (information seeker) membutuhkan informasi secara fulltext. Abstrak tidak memberikan kepuasan dalam menjelajah informasi secara detail. Untuk itu salah satu upaya yang telah dilakukan adalah me-redesign dan rebranding wadah yang sudah ada misalnya di UPT perpustakaan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta (http://digilib.uin-suka.ac.id/) sedang dikembangkan sesuai dengan permintaan pengguna saat ini dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Hal ini dilakukan untuk meraih posisi produk (product positioning). Setelah produk di lemparkan ke pasar, yaitu fulltext grey literature UIN SUKA. Hasilnya banyak e-mail yang masuk ke perpustakaan dan terjadilah komunikasi maya antara librarian dan user. Mereka puas, perpustakaan senang. Informasi disajikan free (baca:gratis) untuk semua segmen. Dengan kata lain upaya ini bertujuan untuk mencapai kredibilitas produk dan jasa di mata pengguna.
Payne dan Waller dalm Putu Lkasman Pendit ( dengan sangat bagus telah merangkum 7 perubahan di dunia universitas yang akan mempengaruhi dunia perpustakaan, yang kiranya juga dapat dipakai dalam konteks Indonesia, yaitu:
1. Mass higher education – jumlah mahasiswa terus bertambah, demikian pula keragaman dalam latarbelakang dan tujuan pendidikan mereka.
3. Student finances – para mahasiswa diharapkan (dan rela) membayar lebih banyak dan dengan demikian menjadi kontributor penting bagi pendidikan mereka sendiri.
4. Course design – cenderung menuju pendidikan berbasis semester dan mengunakan modul-modul yang dapat ditawarkan secara terpisah.
5. Teaching and learning methods – menumbuhkan kecenderungan belajar secara otonom (autonomous learning) dengan memanfaatkan berbagai teknologi informasi, baik dalam pengajaran maupun pengujian.
6. Accountability of Higher Education – setiap institusi dituntut untuk lebih menekankan aspek kualitas, sementara harus juga memikirkan sumber dana yang beragam untuk mendukung butir pertama, yaitu pendidikan yang bersifat massal.
7. Funding – universitas semakin bersaing untuk meningkatkan efektivitas pendanaan, dan mungkin juga akan menimbulkan tuntutan efisiensi, termasuk dalam hal perpustakaan.
Kredibilitas adalah kunci bagi keseluruhan proses mencapai posisi pasar (market positioning). Kredibilitas ini diperoleh pada saat produk dilemparkan ke kancah pasar dan dianggap oleh pengguna mampu mengatasi permasalahan atau kesulitan yang mereka hadapi. Dalam hal ini perpustakaan masih perlu banyak berbenah dengan memperkaya content dari berbagai sumber dan berbagai disiplin ilmu untuk melayani kebutuhan masyarakat yang beragam (segmen tak terbatas). Dengan kata lain perpustakaan baru menduduki pada level posisi pasar setelah perpustakaan memperbaiki posisi produk. Kedepannya perpustakaan akan menuju pada posisi organisasi, dimana sangat ditentukan oleh keberhasilan manajemen dalam mengelola perpustakaan.
Apa yang telah perpustakaan lakukan di atas, secara tidak langsung perpustakaan telah mempromosikan diri di dunia luar. Bagaimana perpustakaan bisa dikenal dunia luar jika perpustakaan tidak membuka dan memperkenalkan diri? Take and give juga berlaku untuk produk berupa informasi. Perpustakaan bisa memperoleh sesuatu (take) dengan terlebih dahulu memberi sesuatu (give). Jadi perpustakaan sebagai lembaga penyedia informasi saat ini diwajibkan untuk share and spread informasi yang dimilikinya.
menjadi “aware” dalam mencipta sebuah karya yang akhirnya akan bermuara ke sebuah karya ilmiah yang berkualitas (memperoleh referensi berkecukupan dan representative).
Perkembangan TIK mengakibatkan semua bidang pekerjaan perpustakaan terutama perpustakaan perguruan tinggi tidak ada lagi yang tidak mendapat sentuhan ”keajaiban” teknologi. Internet telah mengubah dunia informasi tanpa banyak formalitas. Teknologi informasi ini memberikan kemudahan luar biasa kepada pengguna/pemustaka untuk mengakses informasi lintas batas. Namun Munculnya internet membawa dampak pada perpustakaan sebagai ancaman, bahkan bisa menggeser kedudukan perpustakaan. Menurut Allen and Retzlaff 106:2006) mengatakan bahwa :
“Libraries are threatened because, in social terms, the internet might seem to render them less relevant. At the same time, the technologies of information brought to life in the internet make libraries so much more extensive that their relevance has never seemed more obvious.”
Keberadaan internet akan menggeser perpustakaan karena internet lebih memberi kemudahan kepada pengguna daripada harus ke perpustakaan yang pasti akan dihadapkan dengan segala peraturan dan birokrasi. Dengan berinternet di rumah ataupun di kantor pengguna akan dimanjakan dengan infomasi yang luas, dengan berinternet pengguna bisa menikmati informasi yang kadang tidak ditemukan di perpustakaan. Untuk itu perpustakaan sebagai penyedia jasa informasi harus menyediakan jasa layanan internet (internet di perpustakaan baik melalui jaringan atau hotspot). Sehingga mahasiswa akan dimanjakan dengan segala macam literatur yang dibutuhkan ketika berada dalam gedung perpustakaan. Dilengkapi dengan fasilitas penelusuran informasi (layanan CD ROM, OPAC, database online), ruang multimedia, ruang internet, ruang koleksi tercetak (hybrid library). Dan semua informasi bisa didapat dengan mudah dan gratis. Kenyamanan dan kepuasan dalam proses pencarian informasi akan menciptakan sebuah karya yang berkualitas dan dapat dipertanggungjawabkan.
C. PENUTUP
perpustakaan konvensional menuju perpustakaan yang berwawasan teknologi. Perpustakaan yang dapat dimanfaatkan oleh semua khalayak luas tanpa terkecuali sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa. Perubahan tidak selalu membawa kemajuan. Tetapi kemajuan selalu membutuhkan perubahan.
D. DAFTAR PUSTAKA
African Digital Library Glossary . http://www.afr icandl.org.za/glossary.htm (di akses pada 20 Januari 2013)
Arif Surahman. Membangun Koleksi Digital,
http://arifs.staff.ugm.ac.id/mypaper/Dig_coll_Building.doc (di akses pada 19 Januari 2013)
Donald J. Waters, What are Digital Libraries?, CLIR Issues Number 4 – July / August 1998. http://www.clir.org/pubs/issues/issues04.html (di akses pada 20 Januari 2013)
Putu Laxman Pendit, Perpustakaan Digital Perguruan Tinggi : Tantangan Peningkatan Kualitas Jasa, Jakarta. 2008
_________________, Perpustakaan Digital: kesinambungan & dinamika. Jakarta: Cita Karyakarsa Mandiri, 2009
_________________, Perpustakaan Digital: dari A - Z. Jakarta:Cita Karyakarsa Mandiri, 2008
