ANALISIS PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
MANAJEMEN GUDANG PERALATAN
PT POS INDONESIA (Persero)
(DESIGN ANALYSIST OF EQUIPMENT WAREHOUSE
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM
PT POS INDONESIA)
TUGAS AKHIR
Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan Pendidikan Diploma IV Program Studi Manajemen Aset
di Jurusan administrasi Niaga
O l e h :
Rizky Aulya Akbar
08754027
PROGRAM STUDI MANAJEMEN ASET
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2012
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi Rabbil ‘Alamiin, puji serta syukur penulis panjatkan kepada Illahi Rabbi atas segala rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini yang disusun sebagai syarat menyelesaikan studi di Jurusan Administrasi Niaga, Program studi Manajemen Aset, Politeknik Negeri Bandung. Adapun judul dari Tugas Akhir ini adalah “Analisis Perancangan Sistem Informasi manajemen Gudang Peralatan sebagai
Sub Sistem Informasi Manajemen Aset PT Pos Indonesia (Persero)”.
Rancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang Peralatan ini merupakan sebuah perancangan konseptual. Sehingga rancangan ini dapat digunakan sebagai acuan pembuatan sistem informasi manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia. Untuk merancangan sub sistem informasi manajemen aset lainnya, PT Pos dapat melakukan hal yang sama seperti pada proyek ini.
Dalam penyusunan laporan ini penulis tidak terlepas dari berbagai bantuan dan dukungan yang telah diberikan, oleh karena itu penulis ucapkan terima kasih kepada orang tua dan keluarga yang selalu memberikan doa, dukungan dan motivasi, serta pihak-pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya laporan Studi Kasus ini.
Laporan Tugas Akhir ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab Penulis dan Penulis menyadari bahwa dalam laporan ini masih jauh dari sempurna, karena keterbatasan pengetahuan, keterampilan serta pengalaman yang dimiliki. Oleh karena itu penulis dengan terbuka mengharapkan kritik dan saran sebagai hal yang dapat membangun untuk dimasa yang akan datang.
Penulis berharap laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya serta bagi para pembaca pada umumnya.
Bandung, Juli 2012 Penulis
UCAPAN TERIMA KASIH
Dengan memanjatkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat serta karunia-Nya, pemulis dapat menyelesaikan laporan praktik kerja lapangan. Peneliti menyampaikan terima kasih terhadap pihak-pihak yang telah membantu dalam melaksanakan penelitian ini. Berkat dorongan dan ilmu yang disumbangkan, peneliti dapat membuat laporan ini dengan hasil yang optimal. Oleh karena itu, perkenankanlah peneliti untuk mengucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada:
1. Orang tua tercinta yang senantiasa mendukung baik moril maupun materil; 2. Bapak Moh. Raharso yang telah berkenan meluangkan waktu untuk
berdiskusi dan membimbing penulis dalam melakukan penelitian;
3. Bapak Kuncoro yang telah bersedia berbagai ilmu pengetahuan, data-data yang dibutuhkan dalam penelitian ini, dan pengalaman dalam pengelolaan aset PT Pos Indonesia (Persero);
4. Bapak Wendra yang telah memberikan informasi mengenai sistem informasi di PT Pos Indonesia (Persero);
5. Kedua adikku Riska Amalia dan Riri Alia yang selalu memhibur dan memberi semangat;
6. Rekan-rekan manajemen aset 2008 yang telah bersedia meluangkan waktu untuk saling bertukar pendapat mengenai pengelolaan aset dan memberikan memberikan motivasi untuk menjadi orang yang lebih baik;
7. Seluruh keluarga Besar Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung;
8. Para sahabat dan kerabat serta semua pihak yang tidak dapat Peneliti sebutkan satu per saru yan telah membantu Peneliti dalam menyelesaikan penelitian ini.
Semoga amal kebaikannya mendapatkan imbalan yang setimpal dari Allah SWT. Penulis juga berharap penelitian ini dapat bermanfaat bagi penulis, PT Pos Indonesia, Politeknik Negeri Bandung dan pembaca yang membaca laporan ini.
Bandung, Juli 2012 Penulis
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama : Rizky Aulya Akbar
NIM : 08754027
Tempat Tanggal Lahir : Bandung, 30 Mei 1990
Alamat : Jln kol achmad syam perum ikopin C 15
RT 03/04 Desa Sayang, Jatinangor, Sumedang
e-mail : rizkyaulya@gmail.com
Pendidikan:
1. SMA Negeri 34Bandung (2002 - 2005) 2. SMP Negeri 24 Bandung (2005- 2008) 3. SD Negeri Sayang Jatinangor (1996 -2002)
Pengalaman Organisasi:
1. Praja Muda Karana Penggalang SDN Sayang Jatinangor sebagai pimpinan regu (1999- 2002)
2. Dewan Keluarga Masjid Daarul Fikri SMAN 24 Bandung, sebagai sekretaris II (2007 – 2008)
3. Kelompok Pecinta Mata Pelajaran Informatika SMAN 24 Bandung, sebagai Sekretairs I (2007-2008)
4. English Club SMAN 24 Bandung sebagai Web Administrator (2007-2008)
5. Organisasi Siswa Intra Sekolah SMAN 24 Bandung, sebagai Koordinator bidang VI (2007 – 2008)
6. Majelis Perwakilan Himpunan Mahasiswa Administasi Niaga Politeknik Negeri Bandung, sebagai wakil ketua (2009 – 2010)
7. UKM Radio Kampus – ELTRAS, sebagai news director(2009 – 2010)
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... iii
UCAPAN TERIMA KASIH ... iv
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... vi
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR LAMPIRAN ... x
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xiii
ABSTRAKSI ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Proyek ... 5
1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek ... 6
1.4 Kerangka Berpikir ... 7
1.5 Jadwal Proyek ... 9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 10
2.1 Manajemen Aset ... 10
2.1.1 Aset ... 10
2.1.1.1 Jenis – Jenis Aset ... 11
2.1.1.2 Siklus Hidup Aset ... 17
2.1.2 Manajemen Aset ... 21
2.1.2.1 Pengertian Manajemen Aset ... 22
2.1.2.2 Tujuan Manajemen Aset ... 24
2.1.2.3 Alur Manajemen Aset ... 25
2.2 Sistem Informasi ... 27
2.2.1 Konsep Dasar Sistem ... 28
2.2.2 Konsep Dasar Informasi ... 31
2.2.3 Karakteristik sistem ... 32
2.2.3.1 Komponen Sistem Informasi ... 33
2.2.3.2 Sub sistem dan Supersistem ... 35
2.2.4 Sistem Informasi Manajemen (SIM) ... 35
2.2.4.1 Definisi dan Karakteristik SIM ... 36
2.2.4.2 Peran SIM Dalam Kegiatan Manajemen ... 37
2.2.4.3 Komponen Fisik Sistem Informasi Manajemen ... 39
2.2.4.4 Tingkatan Sistem Informasi ... 40
2.2.4.5 Tipe Sistem Informasi ... 41
2.2.4.6 Metode Pengembangan SIM ... 43
2.3 Sistem Informasi Manajemen Aset... 47
2.3.1 Tujuan Sistem Informasi Manajemen Aset ... 47
2.3.2 Manfaat Sistem Informasi Manajemen Aset ... 48
2.3.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Aset ... 49
2.3.4 Langkah Kegiatan Pengembangan SIMA ... 49
2.4 Konsep Sistem Basis Data ... 50
2.4.1 Komponen Lingkungan Basis Data ... 50
2.4.2 Entity Relationship Diagram ... 52
2.4.3 Data Flow Diagram ... 54
2.4.4 Kamus Data (Data Dictionary) ... 56
2.4.5 Keunggulan Database Management System ... 56
2.5 Personal Home Page (PHP) ... 57
2.6 Pergudangan ... 58
2.6.1 Administrasi Gudang ... 58
2.6.2 Jenis – Jenis Gudang ... 58
2.6.3Aktifitas Gudang ... 60
2.6.4 Alur Penerimaan Barang ... 61
2.6.5 Mekanisme Penerimaan Barang ... 62
2.7 Manajemen Gudang ... 63
2.7.1 Fungsi Manajemen Gudang ... 63
2.7.2 Keperluan Sistem Gudang ... 65
BAB III HASIL PROYEK ... 66
3.1 Rancangan Proyek ... 66
3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 66
3.1.1 .1 Logo Perusahaan ... 68
3.1.1.2 Visi dan Misi PT Pos Indonesia ... 68
3.1.1.3 Struktur Organisasi PT Pos Indonesia ... 69
3.1.1.4 Gambaran Umum Sub Direktorat Umum dan Aset... 71
3.1.1.5Divisi Pengelolaan Aset PT Pos Indonesia... 72
3.1.2 Metodologi Penelitian Kegiatan Manajemen Gudang... 72
3.1.2.1 Populasi Objek ... 72
3.1.2.2 Teknik Pengumpulan Data ... 73
3.1.2.3 Operasional Variabel ... 73
3.1.3 Metodologi Pengembangan Sistem ... 79
3.2 Prosedur Kerja Proyek ... 80
3.2.1 Merencanakan Proyek – Proyek Sistem ... 81
3.2.2 Mempersiapkan Proyek Sistem ... 82
3.2.3 Mendefinisikan Proyek Sistem yang Dikembangkan ... 83
3.3 Hasil dan Pembahasan ... 83
3.3.1 Kegiatan Manajemen Gudang Peralatan ... 83
3.3.2 Identifikasi Kebutuhan Informasi Pengembangan Sistem ... 84
3.3.3 Analisis Sistem Informasi Manajemen Gudang Peralatan ... 85
3.3.3.1 Analisis Kebutuhan Sistem ... 86
3.3.3.2 Analisis Pengguna ... 87
3.3.3.3 Analisis Perangkat Keras ... 88
3.3.3.4 Analisis Perangkat Lunak ... 88
3.3.4 Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang Peralatan ... 89
3.3.4.1 Perancangan Data Flow Diagram ... 90
3.3.4.2 Perancangan Entity Relationship Diagram ... 110
3.3.4.3 Perancangan Menu ... 112
3.3.4.3 Perancangan Input ... 113
3.3.4.4 Perancangan Output ... 114
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 116
5.1 Kesimpulan ... 116 5.2 Saran ... 120 DAFTAR PUSTAKA ... 121 LAMPIRAN ... 122
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A : Surat Permohonan Melakukan Penelitian Lampiran B : Surat Penerimaan Melakukan Penelitian Lampiran C : Surat Persetujuan Melakukan Penelitian Lampiran D : Formulir Bimbingan
Lampiran E : Flow Chart Permintaan dan Pemenuhan Lampiran F : Flow Chart Pengiriman dan Penerimaan Lampiran G : Flow Chart Relokasi
Lampiran H : Flow Chart Permintaan Penghapusan Lampiran I : Flow Chart Penghapusan
Lampiran J : Flow Chart Sistem Informasi Manajemen Aset Lampiran K : Bukti Kehadiran Sidang Tugas Akhir
Lampiran L : Wawancara Melalui e-mail
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Gambar Halaman
1.1 Jadwal Pelaksanaan Proyek ... 9
2.1 Aset Berdasarkan Bentuk ... 11
2.2 Perbedaan Tangible Asset dan Intangible Asset ... 12
2.3 Aset Berdasarkan Karakteristiknya ... 17
2.4 Dukungan SIM pada Proses Perencanaan ... 38
2.5 Ciri-ciri Keputusan Terprogram dan Tidak Terprogram ... 39
2.6 Komponen Fisik SIM ... 39
3.1 Operasional Variabel Penelitian Kegiatan Manajemen Gudang ... 74
4.1 Perbandingan Sebelum dan Setelah Perancangan Sietem ... 118
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Gambar Halaman
1.1 Tampilan Halaman Muka TIA ... 3
1.2 Kerangka Berpikir Teoritikal... 7
2.1 Tahapan Siklus Hidup Aset ... 18
2.2 Siklus Hidup Aset ... 19
2.3 Alur Manajemen Aset ... 25
2.4 Model Sistem ... 28
2.5 Blok Sistem Informasi yang Berinteraksi ... 33
2.6 Ilustrasi Sistem, Subsistem dan Supersistem ... 35
2.7 Metode SDLC ... 44
2.8 Konsep Waterfall ... 45
2.9 Konsep Phased Developemnent ... 46
2.10 Konsep Prototyping Methodologies ... 46
2.11 Konsep Agile Development ... 47
2.12 Konsep Dasar SIMA ... 49
2.13 Relasi One to One ... 52
2.14 Relasi One to Many ... 53
2.15 Relasi Many to Many ... 53
2.16 Simbol Data Flow Diagram ... 54
2.17 Alur Penerimaan Barang ... 61
3.1 Logo PT Pos Indonesia ... 72
3.2 Struktur Organisasi PT Pos Indonesi (Persero) ... 74
3.3 Struktur Oraganisasi Sub Direkktorat Umum dan Pengelolaan Aset .... 75
3.4 Tahapan - tahapan dalam SDLC ... 83
3.5 Prosedur Kerja Proyek ... 85
3.6 Diagram Konteks Perancangan Sistem... 91
3.7 DFD Level 1 Proses 1 (Login) ... 93
3.8 DFD Level 1 proses 2 (Proses Permintaan Data) ... 93
3.9 DFD Level 1 Sistem Informasi Manajemen Gudang Peralatan ... 94
3.10 DFD Level 2 Proses 1 (Pengolahan Data Pengguna) ... 95
3.11 DFD Level 2 Proses 2 (Pengolahan Permintaan Data) ... 96
3.12 DFD Level 2 Proses 3 (Proses Pengolahan Data Referensi) ... 97
3.13 DFD Level 2 Proses 4 (Proses Penerimaan) ... 98
3.14 DFD Level 2 Proses 5 (Proses Distribusi) ... 99
3.15 DFD Level 2 Proses 6 (Proses Retur) ... 99
3.16 DFD Level 2 Proses 7 (Pemindahan) ... 100
3.17 DFD Level 3 Proses 3.1 (Pengolahan Data Referensi Barang) ... 101
3.18 DFD Level 3 Proses 3.6 (Pengolahan Data Customer) ... 102
3.19 DFD Level 3 Proses 4.1 (Order Penerimaan) ... 103
3.20 DFD Level 3 proses 4.2 (Approval Order Penerimaan) ... 104
3.21 DFD Level 3 Proses 4.31 (Penerimaan) ... 105
3.22 DFD Level 3 Proses 5.1 (Order Distribusi) ... 106
3.23 DFD Level 3 Proses 5.2 (Approval Order Distribusi) ... 107
3.24 DFD Level 3 Proses 5.3 (Proses Distribusi) ... 108
3.25 DFD Level 3 Proses 6.1 (Retur Penerimaan) ... 109
3.26 ERD Perancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang Peralatan .... 111
3.27 Rancangan Menu Sistem Informasi Gudang Peralatan ... 112
3.28 Login Tampilan Awal ... 113
3.29 Desain Tampilan Awal ... 113
3.30 Desain Tampilan Pemprosesan Data ... 114
3.31 Desain Tampilan Output ... 115
ABSTRAKSI
Implementasi strategi program penyehatan perusahaan PT Pos Indonesia (Persero) telah menghasilkan hal-hal penting salah satunya adalah alat bantu inventarisasi aset yang yang bernama Tools Inventarisasi Aset (TIA). Namun berdasarkan pilar strategi PT Pos Indonesia (Persero) nomor 2 (dua) TIA harus dikembangkan menjadi sistem jaringan operasi yang handal, akurat, cepat dan efisien, serta mampu meningkatkan kualitas. Sehingga PT Pos Indonesia perlu merancang suatu konsep Sistem Informasi Manajemen Aset (SIMA) yang memadukan beberapa disiplin keahlian. Sebagai suatu sistem yang kompleks, SIMA tersusun atas beberapa sub sistem yang mengacu pada kegiatan bisnis perusahaan. Gudang peralatan selaku gudang utama yang menjadi pintu masuk bagi seluruh gudang seharusnya telah memiliki sistem untuk mendukung pembuatan SIMA. Sehingga untuk membuat sistem tersebut diperlukan analisis kegiatan, identifikasi kebutuhan, dan perancangan proses. Rancangan Sistem Informasi Manajemen Gudang Peralatan ini merupakan sebuah perancangan konseptual. Sehingga rancangan ini dapat digunakan sebagai acuan pembuatan sistem informasi manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia. Untuk merancangan sub sistem informasi manajemen aset lainnya, PT Pos dapat melakukan hal yang sama seperti pada proyek ini. Hal tersebut adalah menjadikan TIA sebagai dasar pengembangan sistem karena data-data yang dibutuhkan untuk implementasi SIMA adalah seluruh atribut data aset yang diperoleh melalui kegiatan inventarisasi aset.
Kata kunci: implementasi strategi, analisis kegiatan, SIMA
ABSTRACT
Implementation of the restructuring program strategy of PT Pos Indonesia (Persero) has yielded important things, one of which is a tool inventory of assets that are named Tools Inventarisasi Aset (TIA). However, based on the pillars of the strategy of PT Pos Indonesia (Persero) number 2 (two) TIA should be developed into a reliable network operating system, accurate, fast and efficient, and able to improve quality. So PT Pos Indonesia need to design a concept of Asset Management Information System (AMIS), which combines the expertise of several disciplines. As a complex system, SIMA is composed of several sub systems based on the company's business activities. Equipment warehouse as the main repository of an entrance for the entire warehouse should already have systems to support the creation of SIMA. So, to make the necessary systems PT Pos Indonesia should do analysis activities, identification of needs, and design processes. The design of the Equipment Warehouse Management Information System equipment is a conceptual design. So this design can be used as a reference for the manufacture of equipment warehouse management information system of PT Pos Indonesia. For manufactured other asset management information system, PT Pos can do the same thing as in this project. To make TIA as a basis for the development of the system because the data required for the implementation of SIMA is all the data attributes of the assets acquired through asset inventory.
Keywords: Strategy Implemetation, Analisyst, SIMA
DAFTAR PUSTAKA
Akbar, Rizky Aulya. (2012). Evaluasi Perancangan Tools Inventarisasi Aset PT Pos Indonesia (Persero). Bandung: Politeknik Negeri Bandung
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi (t.t). Diambil 20 Juli 2011 dari http://elearning.unimal.ac.id/upload/materi/ansi.pdf
Bangtek (t.t). Sejarah PT Pos Indonesia (Persero). Diambil 24 Desember 2011 dari http://www.posindonesia.co.id/home/index.php/extensions/sejarah-pos
Bangtek (t.t). Good Corporate Governance. Diambil 24 Desember 2011 dari http://www.posindonesia.co.id/home/index.php/extensions/gcg
Chaniago, Harmon (2006). Perencanaan dan Sistem Informasi Manajemen. Bandung: Politeknik Negeri Bandung
Handoko, Hani. (2000). Dasar – dasar manajemen produksi dan operasi.
Hariyono, Arik. 2007. Prinsip dan Teknik Manajemen Kekayaan Negara. Jakarta : Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum
Haryanto, Imam. (2008). Membuat Database Dengan Microsoft Access. Bandung: Informatika
Hermanto, Agus. (2009). Pengelolaan Barang Milik Negara. Jakarta: Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum. Jogiyanto. (2005). Analisis dan desain. Yogyakarta: Andi.
Kadir, Abdul (2003). Pengenalan sistem informasi. Yogyakarta: Andi
Keputusan Direktur PT Pos Indonesia Nomor 2008/DIRUT/1997 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Unit Organisasi di Lingkungan PT Pos Indonesia
Haryanto, Imam. (2008). Membuat Database dengan Microsoft Access. Bandung: Informatika
Hariyono, Arik. 2007. Prinsip dan Teknik Manajemen Kekayaan Negara. Jakarta : Departemen Keuangan Republik Indonesia Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan Umum
Nugroho, Eko. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Jogjakarta: Andi
Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana Nomor 13 Tahun 2008 tentang Pedoman Manajemen Logistik dan Peralatan Penanggulangan Bencana
Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan Peraturan Pemerintah Nomor 38 tahun 2008 tentang Pengelolaan Barang Milik
Negara/Daerah
Peraturan Pemerintah No. 44 Tahun 2005 Tentang Tata Cara & Penatausahaan Modal Negara Pada BUMN & Perseroan Terbatas
Ridho (20 Desember 2007). Sistem Informasi. Diambil 30 Maret 2012 dari http://my.opera.com/id.oc/blog.show/dml.1599773.html
Sidik, Betha. (2006). Pemprograman Web dengan PHP. Bandung: Informatika Siregar, Doli D. (2004). Manajemen Aset. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Kuantitatif, kualitatif dan R&D. Bandung: Alfabeta
Sutama, Edhy. (2003). Sistem informasi manajemen.Ygyakarta: Graha Ilmu. Sutabri, Tata. (2004). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Sutrisno, Mei. (2004). An Investigation Of Participation Project Appraisal In Developing Countries Using Elements Of Value An Risk Management Vol 1. Manchester: University Of Manchester Institute Of Science And Technology For The Degree Of Doctor Philosophy.
Taramitra. Sistem Informasi Manajemen Aset. (t.t). Diambil 26 Mei 2012 dari http://www.taramitra.co.id/index.php?option=com_content&view=article&id=47& Itemid56
Undang – undang Nomor 9 Tahun 1969 tetang Perusahaan Negara Undang – undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara
Undang – undang Nomor 19 Tahun 1960 tentang Keuangan Perusahaan Negara
