47
ANALISIS ARSITEKTUR YANG SEDANG BERJALAN
DAN PERENCANAAN MANAJEMEN
Dalam bab ini akan menjelaskan mengenai strategi apa yang digunakan dalam sistem dan teknologi informasi serta strategi bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan saat ini dengan menggunakan metode Enterprise Architecture.
3.1 Strategic Goal and Initiatives
Top level dari EA Framework menjelaskan strategi, tujuan dan inisiatif dari sebuah perusahaan dan mendefinisikan penjelasan yang jelas mengenai kontribusi IT yang akan mencapai goals dan target yang ingin dicapai oleh perusahaan.
3.1.1 Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal
Setiap organisasi mempunyai ruang lingkup bisnis yang dibedakan menjadi dua hal, yaitu lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Lingkungan internal adalah lingkungan organisasi dimana seluruh pihak perusahaan saling berkaitan dalam kegiatan yang dilakukan pada organisasi, dan masing-masing mempunyai andil dalam menjalankan setiap proses bisnis yang berada pada organisasi tersebut.
Lingkungan eksternal merupakan semua elemen di luar organisasi yang relevan untuk organisasi. Unsur-unsur di luar organisasi sulit dikendalikan namun sangat berpengaruh terhadap organisasi. Organisasi mengambil input seperti bahan baku, uang, tenaga kerja dan energi dari lingkungan eksternal yang mengubahnya menjadi produk atau jasa sebagai output.
3.1.1.1 Analisis Lingkungan Eksternal Perusahaan
Analisis ini dapat dilakukan dengan menggunakan teknik analisis Lima (5) Daya Persaingan Porter dan analisis PEST.
3.1.1.1. 1 Analisis 5 Daya Persaingan Porter
Analisis Lima (5) Daya Persaingan Porter digunakan untuk mengetahui posisi persaingan bisnis perusahaan. Tujuan dari analisis ini adalah agar perusahaan dapat mempertahankan diri dalam dunia persaingan bisnis yang melibatkan lima (5) kekuatan antara lain persaingan industri (Industry Rivalry), ancaman pendatang baru (Threat of New Entrants), kekuatan tawar menawar pemasok (Bargaining Power of Supplier), kekuatan tawar menawar pembeli (Bargaining Power of Customers) dan ancaman produk pengganti (Threat of Substitute Product). Berdasarkan hasil analisis, maka Lima (5) Daya Persaingan Porter yang ada di Auto 2000 Puri Kembangan adalah sebagai berikut :
Gambar 3.1 Analisis Lima (5) Daya Saing Porter pada Auto 2000 Puri Kembangan
Pendatang Baru - Dealer Toyota Plaza.
- Cabang Ford, Honda VW, Nissan, Mitsubishi. - Barang mobil dari Cina
dan India. - Auto Mobil.
Pemasok
- PT. TAM.
- Castrol, Shell. - Perusahaan Tenaga Kerja.
- Perusahaan Pemasok Peralatan Bengkel. - Perusahaan Pemasok Bahan
Material.
Pelanggan Customer yang memiliki semua jenis kendaraan Toyota. Seperti sedan, kijang, truk dan jenis lainnya.
Pesaing Industri
- Honda, Nissan, Mitsubishi.
- Tunas, Astrido, Plaza. - Bengkel-bengkel umum. - Auto 2000 Pluit dan Auto
2000 Daan Mogot.
Produk Pengganti
Tidak ada ancaman produk pengganti, tetapi bengkel-bengkel umum kadang menjadi
ancaman karena pelanggan memilih tempat yang lebih
Berikut ini merupakan penjelasan dari analisis lima daya saing Porter pada Auto 2000 Puri Kembangan:
1. Ancaman Pendatang Baru
Saat ini Auto 2000 Puri Kembangan memiliki kinerja yang sangat baik, sehingga para customer nya setia untuk terus bekerja sama. Namun ada beberapa pendatang baru yang menjadi ancaman, seperti :
Dealer Toyota Plaza.
Cabang-cabang baru brand lain, contoh: Ford, Honda, VW, Nissan, Mitsubishi.
Brand baru di luar di atas, contoh : mobil-mobil dari Cina dan India. Di Carrefour Puri Kembangan sedang dalam masa pembuatan Auto Mobil,
yang merupakan bengkel umum, dimana nanti nya semua jenis mobil dapat di servis di sana.
Hal ini harus dijadikan perhatian serius oleh Auto 2000 Puri Kembangan untuk tetap menjaga konsistensi nya dalam memberikan pelayanan terbaik kepada customer nya, sehingga ancaman pun bisa dihadapi dengan baik.
2. Kekuatan Pemasok
Auto 2000 Puri Kembangan menjalin kerja sama dengan perusahaan– perusahaan pemasok seperti PT. TAM (Toyota Astra Motor), Castrol, Shell, perusahaan tenaga kerja, perusahaan pemasok peralatan bengkel, dan perusahaan pemasok bahan material. Ini menjadi kekuatan tersendiri bagi Auto 2000 Puri Kembangan dan menjadikan bisnis nya berjalan dengan lebih maksimal.
3. Ancaman Produk Pengganti
Auto 2000 Puri Kembangan tidak memiliki ancaman dari produk pengganti, karena apabila ada produk yang digantikan, itu berasal dari Toyota juga, dan biasanya diganti sebagai pengganti part yang sudah tidak keluar atau ada pengembangan baru. Namun walaupun tidak memiliki ancaman secara langsung, ada sejumlah customer yang terkadang memanfaatkan bengkel-bengkel umum sebagai sarana untuk mengganti oli, charge air aki, ataupun mengganti kampas rem. Hal ini terjadi karena mereka memilih tempat yang lebih dekat dengan domisili nya ataupun karena terpaksa karena kendaraan mereka sudah bermasalah di tengah jalan.
4. Kekuatan Tawar Menawar Pelanggan
Auto 2000 Puri Kembangan memiliki tahapan–tahapan yang baik dalam proses tawar menawar dengan customer nya. Diawali dengan pelayanan Service Advisor terhadap customer yang akan melakukan servis. Setelah itu ada System Reminder yang akan memprediksi suatu kendaraan kapan harus di servis berikutnya. Lalu ada follow up setelah servis untuk mengetahui tanggapan customer secara keseluruhan tentang hasil yang dirasakan nya. Auto 2000 Puri Kembangan juga memiliki pelayanan Toyota Home Service yang berfungsi untuk mendatangi customer ke rumah atau kantor nya apabila mereka tidak bisa datang.
5. Persaingan Industri
Ada beberapa perusahaan sejenis yang menyebabkan ketatnya persaingan dalam memberikan pelayanan servis terbaik. Berikut merupakan pesaing Auto 2000 Puri kembangan seperti :
• Perusahaan pelayanan after sales di luar brand Toyota, contoh: Honda, Nissan, Mitsubishi.
• Bengkel-bengkel Toyota berbeda dealer, contoh: Tunas, Astrido, Plaza. • Bengkel-bengkel umum (bukan dealer).
• Dan juga sesama Auto 2000 lain nya, seperti Auto 2000 Pluit dan Auto 2000 Daan Mogot yang berada dalam ruang lingkup yang cukup dekat dengan Auto 2000 Puri Kembangan.
3.1.1.1.2 Analisis PEST
Analisis PEST merupakan analisis faktor–faktor eksternal perusahaan yang meliputi faktor Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi. Terkait dengan pengaruh lingkungan dalam suatu bisnis, PEST merupakan suatu cara atau alat yang bermanfaat untuk meringkas lingkungan eksternal dalam operasi bisnis. PEST harus ditindaklanjuti dengan pertimbangan bagaimana bisnis harus menghadapi pengaruh dari lingkungan politik, ekonomi, sosial dan teknologi.
A. Politik
Aspek politik dalam metode analisis PEST menjelaskan tentang hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan Pemerintah terhadap proses bisnis Auto 2000 Puri Kembangan, antara lain yaitu peraturan pemerintah (PP No 18 Tahun 1999) mengenai pengelolaan oli yang merupakan suatu rangkaian kegiatan yang mencakup penyimpanan, pengumpulan, pemanfaatan, pengangkutan, dan pengolahan oli bekas termasuk penimbunan hasil pengolahan tersebut. Dengan pengolahan oli tersebut, maka mata rantai siklus perjalanan oli bekas sejak dihasilkan oleh penghasil oli sampai penimbunan akhir oleh pengolah oli dapat diawasi. Setiap mata rantai perlu diatur, sedangkan perjalanan oli bekas dikendalikan dengan system manifest berupa dokumen yang terkait dengan oli.
B. Ekonomi
Kondisi perekonomian Indonesia yang semakin meningkat membuat Auto 2000 Puri Kembangan memiliki keuntungan karena daya beli customer semakin besar. Auto 2000 Puri Kembangan pun menyediakan banyak pilihan kendaraan dengan harga yang sesuai dengan segala kalangan, sehingga Auto 2000 Puri Kembangan mampu mencakup semua lapisan masyarakat yang berujung pada meningkatnya customer Auto 2000 Puri Kembangan yang akan rutin melakukan servis dan melakukan pembelian spare part sesuai kebutuhan nya.
C. Sosial
Aspek sosial juga dapat memberikan dampak terhadap strategi dan proses bisnis Auto 2000 Puri Kembangan. Hal-hal yang berkaitan tersebut melingkupi kebudayaan, tenaga kerja, dan lingkungan hidup sekitar Auto 2000, seperti :
o Sumbangan darah.
o Tenaga kerja diambil dari STM terdekat.
o Setahun sekali Corporate Social Responsible (CSR) ke panti asuhan dan ke panti weda (panti jompo) menghibur dan memberi sumbangan, serta buka puasa bersama.
o Menolong korban banjir.
o Memberikan pelatihan untuk UKM kecil dan menengah untuk meningkatkan skill dalam berdagang, marketing, dan membuat produk berkualitas.
o Membantu sekolah TK sekitar dengan memenuhi fasilitas di sekolah tersebut.
o Warga sekitar ada juga yang bekerja untuk pekerja cuci, security, office boy, dan penjaga kantin.
D. Teknologi
Auto 2000 Puri Kembangan telah menerapkan penggunaan teknologi yang berfungsi dalam mendukung perusahaan dalam mewujudkan visi dan misi nya. Auto 2000 Puri Kembangan menggunakan SAP untuk melihat semua database customer di seluruh cabang Auto 2000, lalu ada program Iliski
untuk mengelola database customer. Pada bagian spare part terdapat Electronic Part Catalog dan Maintenance Control Inventory.
3.1.1.2 Analisis Lingkungan Internal
Lingkungan internal adalah lingkungan organisasi dimana seluruh pihak perusahaan saling berkaitan dalam kegiatan yang dilakukan pada organisasi, dan masing-masing mempunyai andil dalam menjalankan setiap proses bisnis yang berada pada organisasi tersebut. Analisis ini dilakukan dengan menggunakan teknik analisis Rantai Nilai (Value Chain), analisis CSF (Critical Success Factors), analisis EFAS/IFAS (Eksternal Strategy Analysis Summary / Internal Strategy Analysis Summary) dan analisis SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Threat).
Berikut adalah metode-metode analisis yang digunakan untuk menganalisis lingkungan internal dari sebuah organisasi.
3.1.1.2.1 Analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat)
Analisis SWOT memberikan manfaat terhadap perusahaan untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang harus diperhatikan agar perusahaan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapakan, faktor tersebut dibagi menjadi 2 bagian, yaitu faktor internal yang terdiri dari kekuatan dan kelemahan, serta faktor eksternal yang terdiri dari peluang dan ancaman. Oleh karena itu perusahaan dapat menggunakan analisis SWOT yang berisikan Kekuatan (Strength),
Kelemahan (Weakness), Peluang (Opportunity), dan Ancaman (Threat). Sehingga, perusahaan dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang yang dimilikinya untuk memajukan perusahaan serta meminimalisir kelemahan dan ancaman yang dapat mengganggu proses bisnis perusahaan. Berikut analisis SWOT yang ada pada Auto 2000 Puri Kembangan :
1. Kekuatan (Strength)
Berikut adalah kekuatan yang dimiliki oleh Auto 2000 Puri Kembangan:
Mempunyai brand image yang baik (S1). Memiliki harga yang kompetitif (S2).
Mempunyai standard pelayanan tingkat dunia (S3). Mempunyai standard fasilitas Toyota (S4).
Mempunyai outlet terbanyak di Indonesia (S5). Mempunyai produk pilihan yang banyak dari
segmen bawah, menengah, dan atas (S6).
Sistem training yang cukup baik menjadikan karyawan menjadi lebih professional. (S7).
2. Kelemahan (Weakness)
Berikut ini adalah kelemahan yang dimiliki oleh Auto 2000 Puri Kembangan:
Kurangnya Man Power (Sumber Daya Manusia) untuk kelancaran proses bisnis Auto 2000 Puri Kembangan. (W1).
Meningkatnya permintaan customer terhadap pelayanan dan mutu produk (W2).
Database yang belum optimal untuk dimanfaatkan dalam mengembangkan market yang sudah ada (W3)
3. Peluang (Opportunity)
Berikut ini adalah peluang yang dimiliki oleh Auto 2000 Puri Kembangan:
Masih banyak customer yang belum digarap dengan maksimal (O1).
Ekonomi yang baik yang meningkatkan pertumbuhan bisnis di lingkungan cabang, merupakan kesempatan untuk lebih banyak lagi menjual (O2).
Tingkat awareness customer yang sudah tinggi terhadap perawatan kendaraan Toyota (O3).
Teknologi Toyota di kendaraan yang memungkinkan mobil customer harus dirawat di dealer Toyota (O4).
4. Ancaman (Threat)
Berikut ini adalah ancaman yang dimiliki oleh Auto 2000 Puri Kembangan :
Banyaknya brand baru dengan pelayanan yang sama, membuat customer pindah ke merk lain (T1). Lokasi Auto 2000 Puri Kembangan yang di
sekeliling nya terdapat banyak dealer-dealer mobil merk lain, yang jarak-jarak nya tidak sampai 10 km (T2).
Infrastruktur: Customer suka mengalami kendala apabila menuju Auto 2000 Puri Kembangan dikarenakan lalu lintas yang cenderung padat dan macet (T3).
Customer menuntut untuk pelayanan yang servis yang lebih cepat dan murah (T4).
3.1.1.2.2 Matrix SWOT
Internal Factor
Eksternal Factor
Kekuatan (Strength) Kelemahan (Weakness)
S1. Mempunyai brand image yang baik.
S2. Memiliki harga yang kompetitif.
S3. Mempunyai standard pelayanan tingkat dunia. S4. Mempunyai standard fasilitas Toyota.
S5. Mempunyai Outlet terbanyak di Indonesia. S6. Mempunyai produk pilihan yang banyak dari segmen bawah, menengah, dan atas.
S7. Sistem training yang cukup baik menjadikan karyawan menjadi lebih professional.
W1. Kurangnya Man Power (Sumber Daya Manusia) untuk kelancaran proses bisnis Auto 2000 Puri Kembangan. W2. Meningkatnya permintaan customer terhadap pelayanan dan mutu produk.
W3. Database yang belum optimal untuk dimanfaatkan dalam mengembangkan market yang sudah ada.
Peluang (Oppurtunity)
O1. Masih banyak customer yang belum digarap dengan maksimal.
O2. Ekonomi yang baik yang meningkatkan pertumbuhan bisnis di lingkungan cabang, merupakan kesempatan untuk lebih banyak lagi menjual.
O3. Tingkat awareness customer yang sudah tinggi terhadap perawatan kendaraan Toyota.
O4. Teknologi Toyota di kendaraan yang memungkinkan mobil pelanggan harus dirawat di dealer Toyota.
(S7-O1). Dengan adanya sistem training untuk para karyawan agar lebih
professional, customer akan lebih digarap lebih maksimal sehingga meningkatkan kepuasan customer. (S4-O3). Fasilitas Toyota yang sudah mumpuni dapat meningkatkan para customer untuk lebih aware terhadap perawatan kendaraan atau mobil Toyota yang dimiliki. (S2-O2). Harga yang kompetitif dapat
meningkatkan pertumbuhan bisnis di lingkungan cabang, hal ini juga dapat
meningkatkan angka
penjualan spare part dan jasa servis di Auto 2000 Puri Kembangan.
(S4-O4). Standard fasilitas Toyota yang semakin baik sehingga perawatan teknologi yang berada di kendaraan atau mobil akan terselesaikan secara baik di dealer.
(W1-O1). Melakukan penambahan Man Power (Sumber Daya Manusia) agar para customer dapat digarap lebih maksimal. (W3-O2). Mengupdate database secara optimal untuk pengembangan market dan meningkatkan ekonomi yang baik dan pertumbuhan bisnis di lingkungan cabang.
Ancaman (Threats) Strategi ST Strategi WT T1. Banyaknya brand
baru dengan pelayanan yang sama, membuat customer pindah ke merk lain.
T2. Lokasi Auto 2000 Puri Kembangan yang di sekeliling nya terdapat banyak dealer-dealer mobil merk lain, yang jarak-jarak nya tidak sampai 10km. T3. Infrastruktur: Customer suka mengalami kendala apabila menuju Auto 2000 Puri Kembangan dikarenakan lalu lintas yang cenderung padat dan macet.
T4. Customer menuntut untuk pelayanan yang servis yang lebih cepat dan murah.
(S5, T3). Toyota mempunyai outlet terbanyak di Indonesia, jadi para customer tinggal memilih outlet terdekat untuk melakukan servis mobil tanpa harus jauh-jauh menuju outlet Toyota di daerah lainnya.
(S1, S3-T2). Toyota sudah mempunyai Brand Image yang baik dan standard pelayanan tingkat dunia, sehingga customer akan tetap mempercayai Toyota
meskipun dealer-dealer mobil lainnya berjarak dekat dengan dealer Toyota. (S1, S4-T1). Brand Image yang sudah dikenal baik oleh para customer dan standard fasilitas Toyota yang terus meningkat membuat para customer tetap setia
mempercayai Toyota sebagai pilihan utama dibanding brand baru lainnya. (S2,S7-T4). Harga yang tergolong kompetitif dan para karyawan telah diberikan sistem training supaya lebih professional
(W1-T4). Menambah tenaga kerja Sumber Daya Manusia agar pelayanan servis dapat dikerjakan secara cepat dan membuahkan hasil yang memuaskan bagi customer. (W3-T1). Mengupdate database agar meningkatkan jual beli market sehinggal customer enggan untuk pindah ke merk lainnya selain Toyota.
dalam meningkatkan pelayanan servis untuk menjadi lebih cepat dan murah.
Tabel 3.1 Tabel Matrix SWOT
Berdasarkan analisis SWOT yang dilakukan, dapat diketahui bahwa Auto 2000 Puri Kembangan menggunakan empat strategi dalam medukung proses bisnis yang mereka lakukan, yaitu:
1. Strategi SO - Kekuatan dari sebuah organisasi digunakan untuk memanfaatkan segala peluang yang ada dalam mendukung kelancaran aktivitas proses bisnis organisasi.
2. Strategi WO – memanfaatkan semua peluang yang ada untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang dialami oleh sebuah organisasi.
3. Strategi ST – Kekuatan internal dari sebuah organisasi untuk menghadapi ancaman yang datang dari luar organisasi ataupun dari pesaing bisnis. 4. Strategi WT – Kelemahan dan kekurangan organisasi digunakan sebagai
upaya untuk menghindari ancaman yang datang dari para pesaing bisnis. Berikut ini adalah hasil analisis dari keempat strategi yang diterapkan oleh Auto 2000:
1. Strategi SO :
a. (S7-01). Dengan adanya sistem training untuk para karyawan agar lebih professional, customer akan lebih digarap lebih maksimal sehingga meningkatkan kepuasan customer.
b. (S4-03). Fasilitas Toyota yang sudah mumpuni dapat meningkatkan para customer untuk lebih aware terhadap perawatan kendaraan atau mobil Toyota yang dimiliki.
c. (S2-02). Harga yang kompetitif dapat meningkatkan pertumbuhan bisnis di lingkungan cabang, hal ini juga dapat meningkatkan angka penjualan spare part dan jasa servis di Auto 2000 Puri Kembangan.
d. (S4-O4).Standard fasilitas Toyota yang semakin baik sehingga perawatan teknologi yang berada di kendaraan atau mobil akan terselesaikan secara baik di cabang.
2. Strategi WO :
a. (W1-01). Melakukan penambahan Man Power (Sumber Daya Manusia) agar customer dapat digarap lebih maksimal.
b. (W3-02). Mengupdate database secara optimal untuk pengembangan market dan meningkatkan ekonomi yang baik dan pertumbuhan bisnis di lingkungan cabang.
3. Strategi ST :
a. (S5,T3). Toyota mempunyai outlet terbanyak di Indonesia, jadi para customer tinggal memilih outlet terdekat untuk melakukan servis mobil tanpa harus jauh-jauh menuju outlet Toyota di daerah lainnya.
b. (S1,S3-T2). Toyota sudah mempunyai Brand Image yang baik dan standard pelayanan tingkat dunia, sehingga customer akan tetap mempercayai Toyota meskipun dealer-dealer mobil lainnya berjarak dekat dengan dealer Toyota.
c. (S1,S4-T1). Brand Image yang sudah dikenal baik oleh para customer dan standard fasilitas Toyota yang terus meningkat membuat para customer tetap setia mempercayai Toyota sebagai pilihan utama dibanding brand baru lainnya.
d. (S2,S7-T4). Harga yang tergolong kompetitif dan para karyawan telah diberikan sistem training supaya lebih professional dalam meningkatkan pelayanan servis untuk menjadi lebih cepat dan murah.
4. Strategi WT :
a. (W1-T4). Menambah tenaga kerja Sumber Daya Manusia agar pelayanan servis dapat dikerjakan secara cepat dan membuahkan hasil yang memuaskan bagi customer.
b. (W3-T1). Mengupdate database agar meningkatkan jual beli market sehingga customer enggan untuk pindah ke merk lainnya selain Toyota.
3.1.1.2.3 IFAS dan EFAS A. IFAS
Dari hasil analisis SWOT yang dilakukan pada Auto 2000 Puri Kembangan diatas, dapat disimpulkan menjadi sebuah analisis IFAS (Internal Factor Analysis Summary) yang digunakan untuk menganalisis faktor strategi internal yang berada pada Auto 2000 Puri Kembangan dengan cara menghitung dan menjumlahkan nilai dari kekuatan dan kelemahan dari Auto 2000 Puri Kembangan. Ini adalah tabel analisis IFAS pada Auto 2000 Puri Kembangan:
Faktor- Faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot x Rating
KEKUATAN
a. Mempunyai brand image yang baik. b. Memiliki harga yang kompetitif.
0.16 0.08
c. Mempunyai standard pelayanan tingkat dunia.
d. Mempunyai standard fasilitas Toyota. e. Mempunyai outlet terbanyak di
Indonesia.
f. Mempunyai produk pilihan yang banyak dari segmen bawah, menengah, dan atas.
g. Sistem training yang menjadikan karyawan lebih professional sehingga bisa meningkatkan kepuasan
customer. 0.08 0.08 0.12 0.12 0.12 2 2 2 3 3 3 0.16 0.16 0.16 0.36 0.36 0.36 Total Kekuatan 0.76 2.2 KELEMAHAN
a. Kurangnya Man Power (Sumber Daya Manusia) untuk memenuhi kebutuhan cabang baru.
b. Meningkatnya permintaan pelanggan terhadap pelayanan dan mutu produk. c. Database yang belum optimal untuk
dimanfaatkan dalam mengembangkan market yang sudah ada.
0.10 0.07 0.07 3 2 2 0.3 0.14 0.14
Total Kelemahan 0.24 0.58
Total IFAS 1.0 2.78
Tabel 3.2 Tabel Perhitungan IFAS
b. Perhitungan IFAS
Titik X (internal) : Kekuatan – Kelemahan
Kekuatan : 2.2
Kelemahan : 0.58 _
: 1.62
B.EFAS
EFAS (External Factor Analysis Summary) merupakan analisis faktor eksternal atau faktor luar dari RS, seperti faktor peluang dan ancaman. Berikut ini merupakan analisis EFAS dari Auto 2000 Puri Kembangan:
x Rating PELUANG
a. Masih banyak customer yang belum digarap dengan maksimal. b. Ekonomi yang baik yang
meningkatkan pertumbuhan bisnis di lingkungan cabang, merupakan kesempatan untuk lebih banyak lagi menjual.
c. Tingkat awareness customer yang sudah tinggi terhadap perawatan kendaraan Toyota.
d. Teknologi Toyota di kendaraan yang memungkinkan mobil customer harus dirawat di dealer Toyota. 0.17 0.12 0.17 0.2 3 2 3 3 0.51 0.24 0.51 0.6 Total Peluang 0.66 1.86 ANCAMAN
a. Banyaknya brand baru dengan pelayanan yang sama, membuat
customer pindah ke merek lain. b. Lokasi Auto 2000 Puri Kembangan
yang di sekeliling nya terdapat banyak dealer-dealer mobil merk lain, yang jarak-jarak nya tidak sampai 10km.
c. Infrastruktur: Customer suka mengalami kendala apabila menuju Auto2000 Puri Kembangan
dikarenakan lalu lintas yang cenderung padat dan macet d. Customer menuntut untuk
pelayanan yang servis yang lebih cepat dan murah.
0.12 0.08 0.08 0.06 3 2 2 2 0.36 0.16 0.16 0.12 Total Ancaman 0.34 0.8 Total EFAS 1.0 2.66
Tabel 3.3 Tabel Perhitungan EFAS
Titik Y (eksternal) : Peluang - Ancaman
Peluang : 1.86
Ancaman : 0.8 _
: 1.06
b. Dari jumlah nilai yang diselisihkan diatas dapat dibuat sebuah diagram untuk mengetahui letak koordinat perusahaan dari strategi yang dihasilkannya. Berikut merupakan diagram analisis SWOT Auto 2000 Puri Kembangan:
Gambar 3.2 Diagram Analisa SWOT Auto 2000 Puri Kembangan
3.1.1.2.4 Value Chain Business Services Kelemahan Peluang Kekuatan Ancaman 1.06 1.62 1.06 : 1.62
Infrastructure
(Perencanaan strategi, mengimplementasikan perencanaan dengan menjalankan aktivitas-aktivitas sesuai tahapan nya, memonitor proses bisnis, mengawasi kinerja (MRS, SA, Foreman, Mekanik, Billing Admin, Kasir), hubungan baik dengan supplier, komitmen seluruh anggota perusahaan terhadap FIRST.
Human Resource Management
(Sistem pelatihan karyawan sudah mempunyai program jangka pendek dan jangka panjang dalam memenuhi kebutuhan skill dan kompetensi karyawan, sistem pelatihan yang professional membuat tingkat kepuasan customer meningkat, memiliki standard pelayanan tingkat dunia, aktivitas pengembangan keahlian melalui kontes di tingkat nasional, memberikan bonus dan penghargaan bagi setiap anggota yang berprestasi). Technology Development
(Penggunaan teknologi informasi pada Auto 2000 dan mengembangkan teknologi informasi Auto 2000 Puri Kembangan).
Procurement
(Persediaan bahan baku yang dibutuhkan oleh Auto 2000 Puri Kembangan, pembelian bahan material kepada supplier).
Inbound Logistic Berhubungan dengan PT. TAM dan perusahaan lain nya (pembiayaan, komponen, angkutan, dan tenaga kerja). Operation Proses pelayanan dan pengerjaan dari masing-masing divisi terhadap customer. Outbound Logistic Menyediakan pelayanan dan kebutuhan servis customer. Marketing and Sales Melakukan penyebaran brosur melalui counter service, sales penjualan, dan sms oleh MRS. Services Menjadikan customer sebagai fokus utama, termasuk tahap Toyota Home Service.
Tabel 3.4 Value Chain Service Business
1. Aktifitas Primer M A R G IN
a. Inbound Logistic :
Aktivitas inbound logistic yang ada pada Auto 2000 Puri Kembangan yaitu merupakan hubungan antara Auto 2000 dengan supplier bahan baku (PT. Toyota Astra Motor), oli (Toyota Motor Oil, seperti Castrol dan Shell), pembiayaan (ACC), komponen (Astra Auto Parts), angkutan (PT. Tracq), dan tenaga kerja (PT. Damira). Sehingga dapat diteliti bahwa proses inbound logistic sudah efisien karena Auto 2000 Puri Kembangan memiliki supplier berkualitas yang menjadikan nya memiliki standard pelayanan tingkat dunia.
Dari aktivitas logistik ini sudah dapat dikategorikan efisien dari segi biaya dan waktu, karena Auto 2000 Puri Kembangan mempunyai supplier yang selalu siap mengirim produk mereka baik dalam bentuk barang atau jasa.
b. Operation
Terdapat aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan terhadap customer. Sejauh ini operasional Auto 2000 Puri Kembangan dapat dikategorikan baik. Karena adanya Sumber Daya Manusia (SDM) berkualitas di masing–masing divisi dan didukung fasilitas lengkap sesuai standard Toyota. Hal yang dapat ditingkatkan adalah menaikkan kualitas pelayanan dan mutu produk, serta memaksimalkan pemanfaatan database dengan optimal dalam mengembangkan market yang sudah ada.
c. Outbound Logistic
Aktivitas logistic ke luar yang ada pada Auto 2000 Puri Kembangan adalah berhubungan dengan customer yaitu proses pelayanan servis atau pembelian spare parts maupun aksesoris. Sejauh ini, aktivitas yang berjalan di Auto 2000 Puri Kembangan untuk aktivitas outbound sudah baik, semuanya tinggal kembali lagi pada customer dalam menggunakan kendaraan nya. Yang terpenting bagi customer adalah konsisten
dalam menggunakan dan memelihara teknologi Toyota di kendaraan dengan merawatnya di dealer Toyota. Jika hal ini dilakukan, pasti semua akan berjalan dengan baik.
Hal pelayanan terhadap customer sudah cukup baik, karena selama ini Auto 2000 Puri Kembangan telah memiliki tenaga mekanik yang mempunyai keahlian yang cukup baik, setiap lima mekanik dibawahi seorang foreman yang bertugas menjadi leader dan mengawasi kinerja para mekanik agar berjalan dengan lancar.
d. Marketing and Sales
Dalam meningkatkan revenue, Auto 2000 Puri Kembangan melakukannya dengan cara meningkatkan penjualan spare part dan aksesoris. Melalui proses penyebaran brosur yang dilakukan oleh counter service, sales penjualan, dan melalui sms yang dilakukan oleh MRS. Dengan demikian pelanggan mengetahui apa saja pilihan–pilihan aksesoris yang disediakan dan spare part apa yang di inginkan. Auto 2000 Puri Kembangan juga memberikan diskon harga, bonus aksesoris mobil, dan melakukan undian nasional (misalkan: pembelian di atas 200jt, pengundian dilakukan dari seluruh pembelian di Auto 2000, dan Auto 2000 Puri Kembangan paling banyak memenangkannya), serta adanya pengundian lokal (khusus pembelian di Auto 2000 Puri Kembangan, yang berupa motor Revo FIT).
e. Services
Sesuai dengan budaya Auto 2000 Puri Kembangan yaitu "FIRST", F yang merupakan Focus on customer, menjadikan Auto 2000 Puri Kembangan selalu memberikan pelayanan terbaik nya kepada customer. Dengan merekrut sumber daya manusia berkualitas dan memberikan pelatihan untuk terus meningkatkan kualitas nya, semua masalah
customer terhadap kendaraan nya teratasi, sehingga customer dibuat nyaman dan puas dengan setiap pelayanan nya.
Ditambah dengan fasilitas ruang tunggu customer yang nyaman, dengan ada nya televisi, surat kabar terbaru setiap hari nya, makanan dan minuman ringan yang disediakan secara gratis, wifi dan ruangan yang ber-AC menambah sejuk hati pelanggan dalam menanti proses servis kendaraan nya.
f. Margin
Setelah ditinjau lebih dalam tentang Auto 2000 Puri Kembangan, dari analisa yang dilakukan bahwa dari modal yang dikeluarkan, keuntungan Auto 2000 saat ini sudah mencukupi dan sesuai dengan keinginan. Sehingga dari analisa margin yang ada di Auto 2000 Puri Kembangan sudah dapat dikategorikan efektif dan efisien.
2. Aktifitas Pendukung a. Procurement
Beberapa partner bisnis dari Auto 2000 seperti PDS (Pre Delivery Service), PT3M merupakan suatu usaha untuk mendukung kelancaran servis di Auto 2000 Puri Kembangan. PDS dan PT3M merupakan sebuah vendor yang menangani kaca film, anti karat, garnis, sabun pada sebuah mobil. Selain itu, aktivitas procurement seperti penyediaan spare part yang selalu di update tiap harinya, Follow Up customer apakah mobil setelah 3 hari dipakai tidak mengalami kendala juga sudah dilakukan. Auto 2000 juga melakukan pengecekan dan perkiraan dalam menjaga stok spare part agar tidak habis.
b. Technology Development
Pengembangan teknologi yang dipakai oleh perusahaan adalah Database mobil yang dinamakan program Iliski. Iliski ini merupakan program MRS atau database mobil-mobil yang
akan melakukan servis sebagai sebuah reminder untuk para customer. Fungsi dari Iliski adalah untuk memprediksi suatu kendaraan atau mobil kapan harus melakukan servis selanjutnya. Auto 2000 juga menggunakan SAP database, yang fungsinya digunakan untuk menyimpan database customer. Auto 2000 Puri Kembangan dan juga semua cabang
yang dimiliki Auto 2000. Sejauh ini biaya untuk pengadaan teknologi di Auto 2000 Puri Kembangan sudah cukup efisien. Sehingga, hal ini sangat mendukung kinerja pada Auto 2000 Puri Kembangan.
c. Human Resource Management
Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan Auto 2000 Puri Kembangan adalah melakukan aktivitas perekrutan karyawan-karyawan untuk menambah sumber daya manusia setiap cabang yang telah ditentukan. Bagian HO (Head Office) mengurus semua aktivitas pengrekrutan karyawan baru dan HO juga menentukan cabang mana yang akan ditunjuk untuk menempatkan karyawan-karyawan baru yang akan bekerja setelah sudah resmi diterima. Karyawan baru akan langsung diberikan pelatihan training sesuai dengan jobdesk nya masing-masing. Dengan adanya penambahan karyawan di setiap bidangnya, Auto 2000 Puri Kembangan dapat meningkatkan pelayanan dengan baik dan lancar kepada customer.
d. Infrastructure
Infrastuktur pada Auto 2000 Puri Kembangan meliputi aktivitas-aktivitas perencanaaan strategi, perencanaan aktivitas servis dan pelayanan terhadap customer untuk menjaga hubungan baik terhadap customer. Sejauh ini infrastruktur sudah dijalankan dilakukan pada Auto 2000 Puri Kembangan. Contohnya seperti bagian washing yang dari 2 sekarang menjadi 4 tempat. Penambahan ini juga tanpa harus izin ke HO dan dapat diimplementasikan langsung oleh bagian washing. Contoh lain
juga dilakukan seperti renovasi gedung, ganti ubin, Lift AC untuk bagian servis juga sudah diisi oleh sebuah vendor. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kualitas servis dan cabang Auto 2000 Puri Kembangan itu sendiri.
3.1.1.2.5 Value Shop Business Services
Value shop digunakan untuk menyelesaikan masalah seperti masalah customer tertentu, dimana digunakan apabila customer tidak dapat menyelesaikan masalahnya sendiri. Value shop juga digunakan sebagai perbandingan value chain dan value network yang lebih ke arah pembahasan ekonomi. Sedangkan value shop tidak terlalu tergantung terhadap keadaaan ekonomi, walaupun ada sedikit pembahasan mengenai ekonomi.
Value shop menghadapi pilihan antara menjual spesialis kompetensi dan ruang lingkup. Dimana perusahaan mengambil resiko untuk menghadapi lingkungan baru dan bertahan di dalam situasi dan yang terjamin dengan eksplorasi. Masalahnya adalah bila perusahaan terlalu fokus pada masalah yang sama dalam jangka waktu yang lama, dapat mengakibatkan mengurangi keunikan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.
Seperti yang telah dijelaskan dalam bab sebelumnya, salah satu alat yang digunakan untuk menganalisis lingkungan internal perusahaan adalah dengan menggunakan value shop. Value shop dipilih karena dapat menggambarkan aktivitas perusahaan secara keseluruhan yaitu memberikan pelayanan servis jasa kepada customer yang ingin melakukan servis terhadap kendaraan nya, dengan menyelesaikan semua masalah yang ada pada kendaraan, sesuai dengan harapan dan keinginan customer.
Berdasarkan value shop, aktivitas tersebut adalah sebagai berikut: 1. Aktivitas Utama
Aktivitas utama pada Auto 2000 Puri Kembangan adalah melakukan servis pada kendaraan customer, baik itu servis berkala ataupun ketika kendaraan customer memiliki masalah dan customer ingin melakukan servis.
a. Business Acquisition Kebutuhan bisnis yang ada meliputi:
1. Kebutuhan akan pelayanan servis kendaraan terhadap kendaraan customer. 2. Kebutuhan akan pelayanan spare part sesuai dengan kebutuhan dan keinginan
customer.
b. Problem Specification
Spesifikasi masalah yang ada, yaitu:
1. Beberapa proses operasional masih dilakukan secara manual.
2. Proses bisnis yang terlalu panjang membuat customer mengalami aktivitas yang seharusnya bisa dibuat menjadi lebih singkat dan mudah.
3. Banyak nya customer yang ingin melakukan booking untuk servis membuat line telepon bagian booking sibuk, sehingga customer menjadi kesulitan dalam menghubungi bagian booking Auto 2000 Puri Kembangan.
c. Knowledge Application
Untuk meyelesaikan masalah yang terjadi, dapat diselesaikan melalui fasilitas sebagai berikut :
1. Melakukan pengembangan dalam proses booking, yaitu dengan melalui website, BBM (BlackBerry Messanger), dan aplikasi untuk Iphone serta Android.
2. Menghilangkan bagian Kasir dan melakukan pendelegasian tugas kepada bagian Billing Admin. d. Allocation Resource 1. Uang. 2. Karyawan. 3. Waktu. 4. Perlengkapan servis. 5. Informasi. e. Configure Solution
Dilakukan pengintegrasian antara Auto 2000 Puri Kembangan dengan fasilitas yang diajukan sehingga sumber daya dapat dialokasikan dengan efektif dan efisien.
f. Execute Solution
Menyediakan fasilitas yang disarankan yang telah disesuaikan dengan strategi–strategi yang ada agar hasil yang dicapai memenuhi target yang telah ditentukan.
g. Marketing the Capability
Auto 2000 Puri Kembangan adalah sebuah perusahaan yang mampu menyediakan berbagai keperluan servis kendaraan yang sesuai dengan kebutuhan. Dimana perusahaan sangat mementingkan kepuasan customer, sehingga customer menggunakan jasa servis Auto 2000 Puri Kembangan serta pembelian spare part dengan hasil dan kualitas yang memuaskan customer.
2. Aktivitas Pendukung
Aktivitas pendukung merupakan seluruh kegiatan yang penting untuk mengawasi operasional bisnis setiap hari. Berikut adalah aktivitas pendukung yang ada pada Auto 2000 Puri Kembangan yang menambah nilai perusahaan:
e. Procurement
Beberapa partner bisnis dari Auto 2000 seperti PDS (Pre Delivery Service), PT3M merupakan suatu usaha untuk mendukung kelancaran servis di Auto 2000 Puri Kembangan. PDS dan PT3M merupakan sebuah vendor yang menangani kaca film, anti karat, garnis, sabun pada sebuah mobil. Selain itu, aktivitas procurement seperti penyediaan spare part yang selalu di update tiap harinya, Follow Up customer apakah mobil setelah 3 hari dipakai tidak mengalami kendala juga sudah dilakukan. Auto 2000 Puri Kembangan juga melakukan pengecekan dan perkiraan dalam menjaga stok spare part agar tidak habis.
f.Technology Development
Pengembangan teknologi yang dipakai oleh perusahaan adalah Database mobil yang dinamakan program Iliski. Iliski ini merupakan program MRS atau database mobil-mobil yang akan melakukan servis sebagai sebuah reminder untuk para customer. Fungsi dari Iliski adalah untuk memprediksi suatu kendaraan atau mobil kapan harus melakukan servis selanjutnya. Auto 2000 juga menggunakan SAP database, yang fungsinya digunakan untuk menyimpan database customer Auto 2000 Puri Kembangan dan juga semua cabang yang dimiliki Auto 2000. Sejauh ini biaya untuk pengadaan teknologi di Auto 2000 Puri Kembangan sudah cukup efisien. Sehingga, hal ini sangat mendukung kinerja pada Auto 2000 Puri Kembangan.
g. Human Resource Management
Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan Auto 2000 Puri Kembangan adalah melakukan aktivitas perekrutan karyawan-karyawan untuk menambah sumber daya manusia setiap cabang yang telah ditentukan. Bagian HO (Head Office) mengurus semua aktivitas pengrekrutan karyawan baru dan HO juga menentukan cabang mana yang akan ditunjuk untuk menempatkan karyawan-karyawan baru yang akan bekerja setelah sudah resmi diterima. Karyawan baru akan langsung diberikan pelatihan training sesuai dengan jobdesk nya masing-masing. Dengan adanya penambahan karyawan di setiap bidangnya, Auto 2000 Puri Kembangan dapat meningkatkan pelayanan dengan baik dan lancar kepada customer.
h. Infrastructure
Infrastuktur pada Auto 2000 Puri Kembangan meliputi aktivitas-aktivitas perencanaan strategi, perencanaan aktivitas servis dan pelayanan terhadap customer untuk menjaga hubungan baik terhadap customer. Sejauh ini infrastruktur sudah dijalankan dilakukan pada Auto 2000 Puri Kembangan. Contohnya seperti bagian washing yang awalnya mempunyai 2 tempat sekarang menjadi 4 tempat. Penambahan ini juga tanpa harus izin ke HO dan dapat diimplementasikan langsung oleh bagian washing. Contoh lain juga dilakukan seperti renovasi gedung, ganti ubin, Lift AC untuk bagian servis juga sudah diisi
oleh sebuah vendor. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan kualitas servis dan cabang Auto 2000 Puri Kembangan itu sendiri.
Jenis Aktivitas Support System
Procurement Adanya partner bisnis dan beberapa vendor yang bekerja sama dengan Auto 2000 Puri Kembangan
Technology Development
Mendukung kinerja cabang dan database customer Auto 2000 Puri Kembangan. Microsoft Word 2003, Microsoft Excel, Iliski Human Resource Management
Meningkatkan dan menambah kualitas karyawan Auto 2000 Puri Kembangan. Infrastructure Meningkatkan kinerja kualitas servis
pada Auto 2000 Puri Kembangan. Tabel 3.5 Aktivitas Pendukung
3.1.1.2.6 Balance Scorecard
Balance Scorecard terdiri dari dua kata yaitu balanced dan scorecard. Scorecard adalah kartu skor yang digunakan untuk merencanakan skor yang akan diwujudkan untuk masa yang akan datang. Sedangkan balanced adalah berimbang, maksudnya adalah untuk mengukur kinerja dari seseorang atau perusahaan yang diukur secara berimbang dalam jangka pendek atau jangka panjang, intern dan ekstern.
GOAL
Goal merupakan proses penetapan sasaran dan tujuan dalam bidang-bidang pekerjaan. Goal juga merupakan suatu gagasan untuk menggunakan tenaga kerja untuk melaksanakan suatu pekerjaan sesuai dengan target dan sasaran yang sudah ditetapkan
GOAL terdiri dari:
• Strategic Objectives: Untuk menjadi yang terbaik dan menjadi dealer utama Toyota yang paling dipercaya di Indonesia melalui proses berkelas dunia.
• Keuangan: Meningkatkan laba atau keuntungan dari Auto 2000 Puri Kembangan.
• Customer: Meningkatkan kepercayaan customer Auto 2000 Puri Kembangan..
• Bisnis internal:
- Mengintegrasikan semua proses bisnis.
- Mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan servis mobil.
- SDM yang handal dalam bidangnya masing-masing.
• Inovasi dan pertumbuhan:
- Memaksimalkan penggunaan SI/ IT. - Selalu update dengan teknologi IT.
- Memberikan training yang jauh lebih baik kepada para karyawan.
Perspektif Sasaran Strategic Sasaran Inisiatif Bobot Target Aktual Skor
Financial Meningkatkan
keuntungan dari Auto 2000 Puri
Kembangan
Meningkatkan unit entry Meningkatkan revenue
20% 100 112 22.4%
Customer Focus on customer Melengkapi fasilitas
Toyota Home Service
Internal Business Process Integrity Respect to others Briefing pagi
Quality Circle Control (QCC)
Konsultasi antar tim QCC
15% 15% 100 100 100 15% Learning and Growth
Strive for excellent
Teamwork
Ikut kontes nasional
Local Training Heijunka (Pemerataan) 10% 10% 100 100 80 100 8% 10%
Tabel 3.6 Balanced Scorecard Auto 2000 Puri Kembangan
* Score = Aktual x Bobot
Target
Berikut ini merupakan penjelasan dari sasaran inisiatif pada Balance Scorecard di Auto 2000 Puri Kembangan :
1. Financial
o Meningkatkan unit entry dengan cara mengundang customer untuk melakukan servis berkala.
o Meningkatkan revenue dengan cara meningkatkan penjualan spare part dan aksesoris (dengan menyebarkan brosur melalui counter service, sales penjualan, dan melalui sms yang dilakukan oleh MRS).
2. Customer
o Melengkapi fasilitas ruang tunggu customer agar semakin nyaman.
o Toyota Home Service merupakan salah satu upaya Auto 2000 dalam mengutamakan kepuasan customer dengan datang langsung ke rumah atau kantor customer untuk melakukan servis. Ini untuk pelayanan servis berkala dan kerusakan ringan, serta biaya servis yang sama dengan jika servis di Auto 2000 Puri Kembangan.
3. Internal Business Process
o Briefing pagi dilakukan setiap hari yang dinamakan dengan Brian Storming, untuk mengungkapkan semua masalah-masalah yang dihadapi.
o Quality Circle Control (QCC) merupakan kegiatan untuk melakukan improvement internal yang terbagi atas tiga M, yaitu : Man (Manusia), Machine (Fasilitas), dan Method (Lingkungan). Dalam QCC semua masalah yang dibahas pada briefing pagi akan dipecahkan dan diberikan solusinya. QCC dilakukan pada minggu pertama setiap bulan nya dan di ikuti oleh seluruh divisi bengkel (SA, Foreman, dan Mekanik).
o Dalam QCC dibentuk beberapa tim yang terdiri dari SA, Foreman, dan Mekanik. Setelah keputusan dalam QCC di ambil, setiap tim saling konsultasi kembali satu sama lain
untuk membina hubungan yang semakin solid dan menyatukan visi dan misi yang ingin dicapai.
4. Learning and Growth
o SA, Foreman, dan Mekanik mengikuti kontes nasional yang diadakan setiap tahun, untuk selalu menjadi yang terbaik dan menjadi contoh untuk integrity.
o Mengadakan Local Training untuk meningkatkan kualitas SA, Foreman, dan Mekanik sehingga bisa selalu memuaskan pelanggan.
o Heijunka merupakan bahasa Jepang yang artinya pemerataan. Setiap Foreman membawahi lima orang Mekanik, sebagai seorang leader, Foreman bertanggung jawab menyamaratakan kemampuan dan kualitas masing-masing anggota nya.
3.1.1.3 Concept Of Operations CONOPS Diagram
CONOPS diagram merupakan sebuah bentuk deskripsi tingkat tinggi grafis tentang bagaimana proses bisnis di perusahaan berlangsung, serta bagaimana fungsi organisasi baik itu secara keseluruhan maupun di daerah tertentu yang menarik.
Gambar 3.3 CONOPS Diagram Proses Servis
Berikut ini merupakan CONOPS Scenario Auto 2000 Puri Kembangan dalam proses bisnis servis:
1. MRS mereminder customer untuk melakukan servis selanjutnya, sesuai dengan catatan yang telah dimiliki mengenai terakhir kali customer melakukan servis.
2. Customer menentukan jadwal yang di inginkan kepada MRS untuk melakukan servis, lalu
MRS memberikan informasi tersebut pada bagian booking.
3. Bagian booking mencatat jadwal servis yang telah ditentukan customer.
4. Customer memberikan Booking Slip (yang telah diberikan oleh bagian booking) kepada SA
5. SA membuat Surat Perintah Kerja Bengkel yang terdiri dari tiga arsip, arsip pertama diberikan kepada customer dan arsip kedua untuk SA.
6. Arsip ketiga Surat Perintah Kerja Bengkel diberikan SA kepada bagian Foreman untuk segera menindaklanjuti kendaraan customer.
7. Setelah mengisi data yang dibutuhkan pada arsip ketiga Surat Perintah Kerja Bengkel, Foreman menyerahkan nya kepada bagian Mekanik, sebagai tanda untuk segera melakukan servis pada kendaraan customer.
8. Setelah selesai melakukan servis, Mekanik mencatat segala hal tentang kondisi kendaraan customer pada arsip ketiga Surat Perintah Kerja Bengkel, yang kemudian diberikan kepada Foreman kembali.
9. Foreman melakukan pengecekan kembali terhadap kendaraan customer berdasarkan arsip
ketiga Surat Perintah Kerja Bengkel yang diberikan oleh Mekanik, setelah semuanya beres, Foreman memberikan arsip ketiga Surat Perintah Kerja Bengkel kembali kepada SA.
10.SA kemudian memberikan arsip ketiga Surat Perintah Kerja Bengkel kepada bagian Billing Admin untuk dihitung total biaya servis kendaraan customer.
11.Kemudian Billing Admin membuat Billing Slip sebagai detail biaya yang harus dikeluarkan customer dan memberikan nya kepada SA.
12.SA menyampaikan Billing Slip yang diberikan Billing Admin kepada customer.
13.Customer melakukan pembayaran ke kasir berdasarkan Billing Slip.
14.Kasir memberikan Bukti Pembayaran dan Surat Keluar sebagai tanda semua biaya servis telah selesai dan customer bisa mengambil kendaraan nya.
15.Bagian Follow Up akan melaksanakan Follow Up 3 Days kepada customer untuk menanyakan tentang kenyamanan kendaraan setelah di servis.
3.2 Gambaran Umum
3.2.1 Sejarah Perusahaan
Auto 2000 merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan otomotif (mobil Toyota) dan jasa servis di Indonesia. Auto 2000 memiliki budaya yaitu FIRST (First on customer, Integrity, Respect for others, Strive for excellence, dan Teamwork. Auto 2000 telah memiliki jaringan yang sangat luas. Saat ini mereka memiliki 78 branches dan 80 dealers di seluruh Indonesia, dengan 37 branches dan 39 dealers di wilayah DKI Jakarta, yang salah satunya adalah Auto 2000 Puri Kembangan.
Auto 2000 Puri Kembangan berdiri pada tahun 1994. Cabang ini juga merupakan salah satu cabang Auto 2000 tertua yang dimana cabang ini sudah berjalan selama 19 tahun hingga saat ini. Cabang Auto 2000 paling tertua berada di daerah Sunter. Auto 2000 Puri Kembangan memiliki Stall sebanyak 21 yang selalu digunakan dalam kegiatan servis mobil. Auto 2000 Puri Kembangan sejauh ini memiliki fasilitas yang cukup bagus bagi para customer terutama adanya ruang tunggu customer yang memiliki fasilitas wifi, Televisi, Musholla, Toilet, majalah, makanan ringan dan juga minuman yang disediakan secara gratis. Cukup untuk para customer untuk sabar menunggu hingga proses servis telah selesai dijalankan.
Dengan industri yang besar, Auto 2000 Puri Kembangan diperkirakan dapat memberikan banyak orang kesempatan kerja dan terus berkarya dalam menghasilkan produk–produk berkualitas sesuai dengan apa yang diharapkan masyarakat Indonesia.
3.2.2 Visi dan Misi
Auto 2000 Puri Kembangan Operation merupakan perusahaan yang menyediakan pengalaman mengesankan dengan memiliki kendaraan Toyota.
3.2.2.1 Visi
"Untuk menjadi yang terbaik dan menjadi dealer utama Toyota yang paling dipercaya di Indonesia melalui proses berkelas dunia."
3.2.2.2 Misi
• Untuk memberikan pengalaman kepemilikan terbaik kepada customer.
• Untuk mencapai dan mempertahankan posisi pertama yang paling diminati customer dalam seluruh bagian pada industri. • Untuk menyediakan tempat terbaik bagi para pekerja.
3.2. 3 Struktur Organisasi
Service Head
Instruktur
Service Advisor Toyota Home Service Technical Leader PTM Controller Group 1 Group 2 Group 3 Group 4 Group 5
THS Mechanics Mechanics Mechanics Mechanics Mechanics Mechanics
Kasir Biling Gudang Parts Vallet / Greeting PDS Man Washing Service MRS Car & Care FWA, AC & Flushing
Gudang Bahan/
Tools Washing PDS PIC Booking
Operator
Gambar 3.4 Struktur Organisasi Auto 2000 Puri Kembangan
3.2.3.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Berdasarkan struktur organisasinya, maka dapat dijelaskan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab di dalam Auto 2000 Puri Kembangan sebagai berikut:
- Service Head
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Service Head adalah:
• Membuat & menentukan perencanaan serta target di bagian servis & suku cadang Auto 2000.
• Melakukan pengawasan semua kegiatan di bagian servis dan di bagian suku cadang.
- Instruktur
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Instruktur adalah:
• Memberikan training ke technical mengenai tata cara servis yang baik dan benar.
- Service Advisor
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Service Advisor adalah: • Melakukan Follow-up setelah servis.
• Menangani customer yang ingin melakukan servis. • Mengontrol proses pekerjaan (Job Process Control). • Membuat rencana kerja hari berikutnya untuk bengkel.
- Toyota Home Service
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Toyota Home Service adalah: • Pelayanan servis kendaraan Toyota di mana keinginan customer
berada.
- Technical Leader
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Technical Leader adalah:
• Memberikan training tentang technical untuk kendaraan-kendaraan baru.
• Menyelesaikan semua technical yang terdapat di kendaraan yang tidak dapat diselesaikan oleh mekanik.
- PTM Controller
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh PTM Controller adalah:
• Membagi tugas ke mekanik (PTM dan Foreman) dalam pelaksanaan servis mobil.
- Group 1 - 5
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Group 1 adalah: • Membagi grup mekanik menjadi 5 bagian.
• Melaksanakan tugas yang sudah diatur oleh PTM Controller dalam
pelaksanaan servis mobil.
- THS Mechanics
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh THS Mechanics adalah:
• Melakukan kegiatan perbaikan kendaraan di tempat masing-masing
sesuai yang diinginkan oleh customer.
- Mechanics
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Mechanics adalah
• Melakukan perbaikan kendaraan-kendaraan yang ingin di servis.
- Kasir
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Kasir adalah:
• Menyerahkan / mengeluarkan invoice dan meminta customer untuk membayar servis.
• Memberi tanda bukti pembayaran.
• Menstempel "LUNAS" pada invoice atau tanda bukti untuk memastikan pembayaran.
- Biling
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Biling adalah:
• Menyimpan file-file dari hasil kerja pihak servis dan juga suku cadang.
- Gudang Parts
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Gudang Parts adalah:
• Menyimpan semua suku cadang yang dibutuhkan oleh bengkel, baik
untuk hari ini maupun untuk yang akan datang.
- Vallet / Greeting
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Vallet/Greeting adalah:
• Menanyakan kepada customer apakah ingin melakukan servis atau ke
showroom.
• Mengambil mobil yang berada di parkiran menuju tempat servis.
- PDS Man
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh PDS Man adalah: • Mempersiapkan mobil sebelum delivery.
• Mengecek ulang body, interior, mesin dari mobil yang sedang di servis.
- Washing Service
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Washing Service adalah: • Mencuci eksterior kendaraan dan membersihkan enterior untuk
memastikan kendaraan diserahkan dalam keadaan bersih.
- MRS (Maintance Reminder System)
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh MRS adalah:
• Reminder customer untuk melakukan servis untuk bulan-bulan berikutnya.
- Car & Care
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Car & Care adalah:
• Salon mobil yang digunakan untuk men-cat ulang mobil, sesuai dengan
kebutuhan customer.
- FWA, AC & Flushing
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh FWA, AC & Flushing adalah: • FWA digunakan untuk pengecekan balancing roda mobil. • AC digunakan untuk pengecekan AC mobil.
• Flushing digunakan untuk pembersihan rem.
- Gudang Bahan / Tools
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Gudang Bahan/Tools adalah: • Menyimpan bahan-bahan yang dibutuhkan oleh bengkel.
- Washing PDS
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Washing PDS adalah:
• Tempat pencucian kendaraan setelah kendaraan tersebut diperbaiki.
- PIC Booking
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh PIC Booking adalah:
• Melakukan pencatatan setiap pemilik kendaraan yang akan booking servis di bengkel.
- Operator
Tugas dan wewenang yang dimiliki oleh Operator adalah
• Memanggil customer yang akan mendata perbaikan kendaraan dan
memanggil customer yang kendaraannya sudah selesai diperbaiki
3.2.4 Market Outlook and Competitive Strategy
- Market outlook pada Auto 2000 Puri Kembangan yaitu masyarakat yang tentunya memiliki kendaraan atau mobil Toyota itu sendiri, lalu masyarakat yang bermukim disekitar cabang dan tinggal di daerah puri dan juga sekitar daerah Cengkareng. Dan juga para pegawai atau karyawan yang bekerja pada perusahaan yang menjadi rekan bisnis Auto 2000 Puri Kembangan.
- Competitive strategy meningkatkan pelayanan yang diberikan oleh Auto 2000 untuk menjaga daya saing dari para pesaing lainnya yang juga telah melakukan perkembangan dan inovasi. Penambahan SDM juga dilakukan untuk meyakinkan bahwa pelayanan tetap terjaga kualitasnya dan tetap stabil.
3.2.5 Business Cycle
Gambar 3.5 Business Cycle Proses Bisnis Servis Auto 2000 Puri Kembangan
Gambar diatas menunjukkan Business Cycle proses bisnis servis Auto 2000 Puri Kembangan. Customer yang sebelumnya sudah melakukan booking kepada MRS langsung datang ke Auto 2000 Puri Kembangan dengan membawa Booking Slip untuk langsung melakukan servis. Booking Slip diberikan kepada bagian SA sebagai tanda untuk melakukan servis. Bagian SA langsung membuat surat perintah kerja bengkel yang terdiri dari 3 arsip. Arsip pertama diberikan kepada customer, arsip kedua diberikan kepada SA, dan arsip ketiga diberikan kepada Foreman. Setelah itu, Foreman menyerahkan kepada bagian Mekanik sebagai tanda untuk segera melakukan pengerjaan servis pada kendaraan customer. Kemudian Billing Admin membuat Billing Slip sebagai detail biaya yang harus dikeluarkan customer dan memberikan nya kepada SA. SA menyampaikan Billing Slip yang diberikan Billing Admin kepada customer, lalu customer melakukan pembayaran ke kasir berdasarkan Billing Slip. Kasir memberikan Bukti Pembayaran dan Surat Keluar sebagai tanda semua biaya servis telah selesai dan customer bisa mengambil kendaraan nya.
3.2.5.1 Business Partnership and Alliance
Berikut ini adalah beberapa partner bisnis atau rekan kerja sama dari Auto 2000 Puri Kembangan:
1. PT. PDS (Pre Delivery Service) 2. PT. P3M
3. PT. TAM (Toyota Astra Motor) 4. PT. Castroll
5. PT. Shell 6. PT. ACC 7. Astra Auto Parts 8. PT. Tracq 9. PT. Damira
3.2.6 Swim Lane Diagram
3.2.7 Process Model
Gambar 3.7 Process Model Servis Auto 2000 Puri Kembangan
3.2.7.1 Activity/Product Matrix
Activity/Product matrix menggambarkan aktifitas bisnis dengan produk yang dihasilkan oleh Auto 2000 Puri Kembangan. Pada tabel 3.7 ini akan dijelaskan hubungan yang terjadi antara aktifitas bisnis yang berkaitan langsung dengan produk yang dihasilkan yang bersifat sebagai membangun, menjual, menyimpan, mendistribusi, melayani, keuangan dan legal.
R e ce p ti o n A p p o in tm en t P ro d u ct io n A d m in is tr a ti o n Remarks Business Product Service S S S F Spare Part S F
R = Research & Develop W = Warehouse S = Service L = Legal M = Manufacture D = Distribute F = Financials
Tabel 3.7 Activity/Product Matrix Auto 2000 Puri Kembangan
3.3 Data and Information
Level ini di pergunakan dalam analisa dan mendukung pengambilan keputusan Auto 2000 Puri Kembangan, berisi tentang bagaimana data dan informasi mengalir pada Auto 2000 Puri Kembangan.
3.3.1Logical Data Model
Logical Data Model yang dibuat dalam bentuk Class Diagram bertujuan untuk mengetahui hubungan antara kelas–kelas yang ada dalam proses kegiatan pada Auo 2000 Puri Kembangan.
Gambar 3.8 Class Diagram Servis Auto 2000 Puri Kembangan
3.3.1.1 Activity Entity Matrix (CRUD)
Activity Entity Matrix merupakan sebuah tabel yang menjelaskan aktivitas atau produk dalam setiap lini bisnis perusahaan, tabel ini memberikan penjelasan secara vertical dan horizontal (Cross Cutting) dari setiap aktivitas produk dan kemana produk tersebut dialokasikan.
Entity Activity R e m in d e r S ch ed u le B o o k in g S li p S u ra t P er in ta h K er ja S u ra t P en g er ja a n T a g ih a n P em b a y a ra n B u k ti P em b a y a ra n S u ra t K e lu a r Mengingatkan Customer C Membuat Jadwal C Memberikan Jadwal R C Melakukan Pemesanan R R Menerima Slip Pemesanan R Memberikan Surat Perintah Kerja Bengkel I R C Memberikan Surat Perintah Bengkel Kerja II R / U C Melakukan Servis R
Memberikan Surat Perintah Kerja Bengkel III
U Memberikan Surat Perintah Kerja Bengkel IV R / U Memberikan Surat Perintah Kerja Bengkel V R / U Memberikan Billing Slip I R C Memberikan Billing Slip II R
3.3.1.2 Object State Chart Diagram
Berikut ini menjelaskan alur aktifitas dalam perusahaan dari awal hingga akhir aktivitas
3.4 System & Application
3.4.1 System Interface Diagram
System Interface Diagram pada Auto 2000 Puri Kembangan menyediakan pemetaan hubungan antara operasional dan system view yang terjadi pada Auto 2000 Puri Kembangan. Auto 2000 Puri Kembangan terdiri atas 2 lantai yang dimana sistem yang terdapat pada setiap divisi di setiap lantai saling berkaitan dalam melakukan proses bisnis operasional ataupun pengumpulan informasi.
Berikut adalah keterangan pada divisi yang ada di setiap lantai: A. Lantai Satu terdiri atas:
1. Pendaftaran 2. Kasir 3. Operator 4. Parkiran 5. Showroom 6. Counter Service 7. Office 8. Bengkel 9. Stall cuci 10.Stall Washing 11.Stall Salon 12.Ruang THS
B. Lantai Dua terdiri atas: 1. Ruang tunggu customer 2. Ruang makan karyawan 3. Ruang meeting
4. Ruang istirahat 5. Musholla 6. Ruang gudang 7. Ruang file-file
Berikut adalah System Interface Diagram dari Auto 2000 Puri Kembangan:
3.4.2 System Communication Description
System Communication Description atau deskripsi dari diagram interface dengan menjelaskan mengenai bagaimana komunikasi antar sistem dalam enterprise, dan mencakup hubungan, jalur, jaringan dan media.
Berikut adalah System Communication Description yang ada pada Auto 2000 Puri Kembangan:
3.4.3 System Data Flow Diagram
Data Flow Diagram merupakan suatu model yang menghubungkan jaringan proses dan fungsi satu sama lain yang disebut dengan alur data, Memungkinkan professional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional
3.5 Network & Infrastructure
Technology & Infrastructure merupakan dokumen-dokumen yang menjelaskan cara dan teknik yang digunakan dalam one community teknologi informasi.
3.5.1 Network Connectivity Diagram
Jaringan internet di Auto 2000 Puri Kembangan berguna untuk komunikasi antar jaringan komputer dan juga kebutuhan informasi. Transaksi dengan customer dan pekerjaan dapat selesai dengan cepat dan ter-integrasi satu sama lain. Gambar 3.21 dibawah ini akan menjelaskan tentang jaringan didalam Auto 2000 Puri Kembangan.
Gambar 3.13 Network Connectivity Diagram
Dari gambar 3.21 dapat diberikan penjelasan bahwa server melalui Switch akan mengirim data dan informasi ke komputer client dengan melewati Router dan hub sebagai penyeleksi pilihan arus data yang akan dituju.
3.5.2 Network inventory
Tabel Network inventory berisi tentang kondisi jaringan teknologi dan sumber daya sekarang yang ada pada Auto 2000 Puri Kembangan:
No. Deskripsi
1. Koneksi Kembangan Net
2. Bandwidth 3,375 Mbps
3. Server Aplikasi (IBM x3550 M3)
Database (IBM 3400) Back Up (IBM x3550 M3)
4. Client 34 PC, 5 Laptop
5. Hardware
Wifi Seluruh Lantai 2 Auto 2000 Puri Kembangan
Firewall Proxy Server IP Fire
Router Cisco Linksys EA2700
Lynksys RV 042 Lynksys RVS 4000
Switch/hub 3Com 3C16479
Lynksys Sr224
Tabel 3.9 Network inventory Auto 2000 Puri Kembangan
Network inventory yang ada pada Auto 2000 Puri Kembangan tidak mempunyai masalah teknis pada koneksi jaringan internet yang dimilikinya, tapi masalah terjadi dan diakibatkan oleh human eror seperti kabel LAN yang tersenggol tidak sengaja dan mengakibatkan salah satu jaringan mati. Dan juga kadang mengalami gangguan server karena traffic nya yang terlalu banyak (router).
