45
BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1 Hasil Praktek Kerja
4.1.1 Prosedur Penagihan di PT Coca-Cola Amatil Indonesia
1. Sales Representative (SR) / National Contact Center (NCC) melakukan
taking order sesuai dengan keinginan customer / outlet.
2. Sesuai dengan taking order dari SR / NCC, bagian Distribution Center (DC) / Direct Sales Distribution (DSD) membuatkan Faktur Penjualan yang sudah di cap dan di tanda tangani outlet. Kemudian Faktur Penjualan disettle (diinputkan ke sistem yang bernama BASIS) oleh
Dilivery Man (DM) / DSD dan dikirimkan ke Accounts Receivable
Head Office ( AR HO).
3. Bagian Pajak mencetak faktur pajak sesuai dengan data yang sudah di
settle ke dalam sistem BASIS dan menandatanganinya, kemudian
mengirimkan ke AR HO.
4. Oleh Admin supervisor di bagian AR HO Faktur Penjualan di scan untuk dokumen AR HOdan faktur pajak di copy. Faktur Penjualan disatukan dengan faktur pajak asli dan copyan, kemudian di lakukan perhitungan ulang setelah itu dipisahkan sesuai nomor outlet. Admin
supervisor akan membuatkan invoice barcode tagihan sesuai nomor
faktur penjualan kemudian ditanda tangani oleh manager AR untuk dikirimkan ke collector, kecuali untukoutlet Alfamart, Indomart, Indogrosir admin supervisor tidak membuatkan invoice barcode tagihan
melainkan akan membuatkan list sesuai nomor outlet untuk dikirimkan ke collector.
5. Dengan Faktur Penjualan, invoice barcode dan faktur pajak collector melakukan Tukar Faktur (TF) outlet. Outlet akan mentransferkan uang sesuai dengan nominal pada tagihan yang akan memunculkan Tanda Terima (TT) yang sudah ditanda tangani oleh outlet kemudian dikirim ke AR HO.
6. Sesuai dengan TT bagian AR HO akan mengalokasikan transferan dari setiap outlet dan menginfokan daftar tagihan kepada collector untuk di payment dengan menginputkan ke sistem BASIS. Kemudian TT akan direkap oleh AR HO.
4.1.2 Dokumen dan Formulir
1. Faktur Penjualan (invoice)
Dokumen ini digunakan sebagi dasar pencatatan timbulnya piutang atas dasar transaksi penjualan kredit yang di cetak oleh Direct
Sales Distribution (DSD) sebanyak 2 rangkapdiberikan kepada
bagian Account Receivable (AR) yang nantinya akan dikirim ke collector untuk di tukar fakturkan kepada customer.
2. Faktur Pajak
Formulir ini digunakan sebagai dasar penagihan yang di cetak oleh Bagian Pajak sebanyak 2 rangkap, rangkap 2 diarsip bagian pajak dan rangkap 2 diberikan ke Bagian AR yang nantinya akan dikirim ke collector untuk di tukar fakturkan kepada customer.
3. Daftar Tagihan
Dokumen ini digunakan sebagai pencatatan tagihan dari para
outlet ini dibuat sebanyak 1 rangkap oleh AR admin yang dikirim
kepada collector untuk dilakukan tukar faktur kepada outlet dan AR mengarsip soft file excel..
4. Surat Pengantar Tagihan
Formulir ini sebagai bukti penagihan dibuat oleh AR admin sebanyak 1 rangkap melalui software excel untuk diberikan kepada konsumen dan AR mengarsip soft file excel.
5. Kwitansi
Formulir ini sebagai bukti pembayaran yang dibuat oleh AR admin sebanyak 1 rangkap melalui software MS Excel untuk diberikan kepada konsumen dan AR mengarsip soft file excel.
4.1.3 Catatan yang digunakan bagian AR 1. Catatan Piutang
Catatan yang dibuat oleh AR admin di Ms excel berfungsi untuk mencatat piutang per outlet.
2. Daftar Hasil Tagihan
Catatan yang dibuat oleh AR admin di Ms excel berfungsi mencatat piutang dagang yang berhasil tertagih untuk nantinya dialokasikan
4.1.4 Laporan yang digunakan
1. Laporan Tagihan Mingguan
Laporan yang dibuat oleh AR admin berfungsi untuk memberikan informasi penagihan dan penerimaan kas atas penjualan kredit.
4.2 Sistem Penagihan Perusahaan 4.2.1 Data Age Trial Balance (ATB)
Seminggu sekali AR HO melakukan penarikan data yang dilakukan setiap hari jumatnya melalui sistem yang bernama BASIS. Data ini ditarik untuk mendapatkan data penjualan kredit yang terbaru, yang nantinya akan digunakan sebagai acuan AR admin untuk membuat tagihan dan catatannya.
Tabel 7. ATB
3396096 E4 PIZZA HUT DP MALL EII00794621 2/1/15 IQ1 CCC 113 CR 19,500,000.00 40 457,760 3372547 EC PIZZA HUT SUTOYO TEGAL ELI00954566 26/12/14 C31 A7U 115 CR 17,500,000.00 40 457,760 3034947 EF PIZZA HUT S. RIYADI EFI01470158 2/1/15 YW1 CNJ 113 CR 15,000,000.00 40 457,760 3522825 EE PIZZA HUT KALIURANG EEI01589962 5/1/15 YW1 CGM 113 CR 35,000,000.00 30 686,640 3522880 EE PIZZA HUT SUDIRMAN YOGYA EEI01587311 30/12/14 YW1 CGM 113 CR 25,000,000.00 30 686,640 3376356 EE PIZZA HUT AMBARUKMO EEI01597954 10/1/15 YW1 EGG 113 CR 20,000,000.00 40 457,760 3522825 EE PIZZA HUT KALIURANG EEI01596984 9/1/15 YW1 CGM 113 CR 35,000,000.00 30 686,640 3225571 EE PIZZA HUT MALIOBORO YOGYA EEI01597003 9/1/15 YW1 EGG 113 CR 20,000,000.00 40 228,880 9427906 EI PIZZA HUT PANDANARAN EII00781880 20/12/14 IQ1 CCC 113 CR 20,000,000 30 2,199,920 3376356 EE PIZZA HUT AMBARUKMO EEI01583255 29/12/14 YW1 EGG 113 CR 20,000,000 40 457,760 3225571 EE PIZZA HUT MALIOBORO YOGYA EEI01582104 27/12/14 YW1 EGG 113 CR 20,000,000 40 228,880 3522825 EE PIZZA HUT KALIURANG EEI01581632 27/12/14 YW1 CGM 113 CR 35,000,000 30 2,288,800 9547814 EG PIZZA HUT EGI00783959 26/12/14 C71 AAK 113 CR 25,000,000 30 457,760 9513748 E4 PIZZA HUT MAJAPAHIT EII00775400 13/12/14 IQ1 BES 113 CR 20,000,000 14 435,080 3034947 EF PIZZA HUT S. RIYADI EFI01459879 26/12/14 YW1 CNJ 113 CR 15,000,000 40 652,620 3376356 EE PIZZA HUT AMBARUKMO EEI01557741 6/12/14 YW1 EGG 113 CR 20,000,000 40 686,640 9427906 EI PIZZA HUT PANDANARAN EII00753370 8/11/14 IQ1 CCC 113 CR 20,000,000 30 686,640 3396096 EI PIZZA HUT DP MALL EII00753373 8/11/14 IQ1 CCC 113 CR 19,500,000 40 457,760 9513748 EI PIZZA HUT MAJAPAHIT EII00753345 8/11/14 IQ1 BES 113 CR 20,000,000 14 457,760 3396096 EI PIZZA HUT DP MALL EII00761872 21/11/14 IQ1 CCC 113 CR 19,500,000 40 457,760 9427906 EI PIZZA HUT PANDANARAN EII00761886 21/11/14 IQ1 CCC 113 CR 20,000,000 30 915,520 9427906 EI PIZZA HUT PANDANARAN EII00758255 15/11/14 IQ1 CCC 113 CR 20,000,000 30 457,760 3009061 EI PIZZA HUT JAVA SUPERMALL EII00761854 21/11/14 IQ1 BES 113 CR 15,000,000 40 1,144,400
4.2.2 Daftar Sales Office (SO)
Daftar sales office ini digunakan sebagai kode outlet yang mempunyai keterangan nama kota otulet yang nantinya untuk pembuatan daftar tagihan. Tabel8. SO EG MADIUN EK REMBANG EA BAWEN EL PEKALONGAN EB KUDUS EM KEBUMEN EC TEGAL EA WONOSOBO
ED PURWOKERTO EO SOLO TIMUR
EE YOGYAKARTA EP BUNTU
EF SOLO INDUK EQ PONOROGO
EH KENDAL ER MAGELANG
EI SEMARANG ES KLATEN
E4 SEMARANG ED CILACAP
EJ SEMARANG EU KUDUS
4.2.3 Daftar Tagihan
Daftar ini dibuat menggunakan MS Excel oleh AR admin dengan mencari nomor faktur penjualan dalam data ATB yang sudah difilter sesuai nama outlet, yang kemudian disalin ke sheet baru dengan nama nomor kwitansi. Daftar yang sudah jadi akan dikirim kepada collector Semarang untuk dilakukan tukar faktur kepada outlet yang bersangkutan. Daftar ini kemudian akandisimpan oleh AR admin.
Gambar 1Sistem Penagihan
4.2.4 Kwitansi
Bagian AR setelah menerima transfer dari outlet akan membuat kwitansi sebagai bukti penerimaan kas menggunakan excel dengan fitur standart yang ada pada excel.
4.3 Implementasi Sistem Informasi Laporan Penagihan Piutang Berbasis Macro Excel
4.3.1 Tombol Input
Gambar 3Implementasi Tombol Input
Ketika admin klik tombol input pada MS Excel yang sudah terdapat program macro. Maka halaman yang akan tampil adalah form input.
4.3.2 Form Input
Form input ini merupakan halaman pertama kali, form ini disimpan dengan nama Form_input sebagai langkah awal membuat daftar tagihan. Form ini terdapat tiga textbox dan tiga commandbutton yang masing-masing memiliki fungsi. Tiga textbox untuk mengisikan nama perusahaan, nama outlet dan nomor kwitansi, sedangkan tiga
commandbutton dengan label simpan digunakan untuk mencetaknama
perusahaan, nama outlet, nomor kwitansi dan otomatis akan membuat tabel daftar dengan format yang sudah dibuat pada macro untuk dicetak pada sheet baru yang secara otomatis memberi nama sesuai nomor kwitansi dengan nama 3 digit angka depan. Saat commanbutton “simpan” ini diklik, maka commanbutton “tambah invoice” akan aktif yang sebelumnya nonaktif.
4.3.3 Inputbox Nomor Faktur Penjualan
Gambar 6Implementasi Inputbox Faktur Penjualan
Form inputbox faktur penjualan/invoice tampil ketika admin mengklik
commanbutton yang berlabel “tambah invoice” maka commanbutton
“simpan” akan dinonaktifkan dan menampilkan form seperti gambar diatas. Setelah mengisikan nomor faktur penjualan kemudian klik “ok” akan tampil
inputbox faktur pajak dan sistem akan merekam data yang akan diambil yaitu,
kode outlet yang mempunyai arti nama kota (sales center), nomor outlet, nomor faktur penjualan, tanggal faktur, nomor faktur pajak dan total. Namun jika inputbox tidak diisikan / kosong maka akan muncul kotak dialogdengan tulisan “Silahkan masukkan Nomor Invoice”, lalu tekan “ok” maka form akan kembali ke awal / form input.
4.3.4 Inputbox Nomor Faktur Pajak
Gambar 8 Implementasi Inputbox Faktur Pajak
Form inputbox faktur pajak ini diisikan dengan nomor faktur pajak yang sudah diterima AR admin dari bagian pajak. Setelah klik “ok” maka secara otomatis akan mencetak sales center, nomor outlet, nomor faktur penjualan, tanggal faktur, nomor faktur pajak dan total. yang sudah direkam oleh program macro sesuai dengan nama kolom masing-masing.
4.3.5 Tanda Kuning dan Tanda Nomor Kwitansi
Halaman excel pada sheet “Rumus” ini ditambahkan satu kolom dengan nama “tanda no kwitansi” dengan maksud untuk mengetahui apakah nomor faktur penjualan sudah dibuatkan daftar atau belum. Jika nomor faktur penjualan ini sudah dibuatkan daftar maka akan tampil kotak dialog“Sudah Ada Nomor Kwitansi, Mau tetap lanjut?”.Jadi fungsi ini untuk mempermudah admin dalam pembuatan daftar, selain itu pada kolom nomor faktur penjualan secara otomatis akan diberikan background color kuning untuk menandai faktur penjualan yang sudah dibuatkan daftar.
Gambar 10Implementasi Kotak Dialog Nomor Kwitansi
Ketika memilih tombol “yes” maka sistem akan memaksa untuk mencetak nomor faktur pajak yang sudah dibuat daftar, jika memilih tombol “no” maka sistem akan kembali ke form inputbox faktur penjualan dan menlanjutkan program.
4.3.6 Hasil Daftar Tagihan
Setelah semua proses berjalan, mulai dari input nama perusahaan hingga menginputkan no faktur pajak. Maka akan menjadikan hasil akhir dari proses ini sebuah daftar tagihan untuk outlet di tiap kotanya. Dengan data meliputi: no, sales cemnter, nomor outlet, nomor faktur, tanggal faktur, nomor faktur pajak, total dan grand total.
Gambar 11Implementasi Hasil Daftar Tagihan
4.3.7 Kwitansi Dengan Function
Membuat kwitansi sebagai bukti penerimaan kas menggunakan
excel dengan function pada cell cukup mengetikkan
function=Terbilang(E14) & " Rupiah" maka secara otomatis akan
mencetakkan terbilamg dari jumlah uang yang ada pada cell E14.
4.4 Analisis
Aktivitas bisnis yang dilakukan PT Coca Cola Amatil Indonesia adalah mendistribusikan produknya kepada customer. Sistem Informasi AkuntansiPenagihan Piutang yang dilakukan oleh perusahaan sudah cukup baik dengan memperhatikan juga pengendalian internal. Mulai dari prosedur yang berjalan sesuai yang ada, dokumen yang memenuhi syarat, catatan dan laporan penagihan piutang disajikan dengan baik dan memberikan informasi yang akurat. Namun ketika sistem informasi penagihan piutang ini dibuat, admin membutuhkan waktu cukup lama. Dikarenakan admin masih menggunakan sistem masih manual atau sederhana. Sehingga ini menjadi sangat tidak efektif untuk meningkat produktifitas perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi PenagihanBerbasis Macroini akan membantu dan meringankan admin dalam menyajikan informasi penagihan piutang.Dengan sistem yang sudah terkomputerisasi ini admin akan lebih cepat dalam mengerjkan laporan penagihan piutang yang nantinya waktu sisa bisa dialihkan untuk pekerjaan selanjutnya. Disini
admin cukup menjalankan form-form yang ada dan mengisikan sedikit data
maka secara otomatis akan membentuk laporan penagihan piutang sesuai dengan laporan yang dibuat oleh admin secara manual.
Tetapi, sebuah sistem ini tidah lepas dari sebuah kelemahan. Sistem ini juga memiliki sedikit kelemahan, yaitu ketika admin memasukkan nomor faktur pajak dan ternyata data tiak ditemukan atau tidak ada maka sistem akan berhenti seketika. Namun sistem ini masih bisa untuk dikembangkan lagi dengan menghilangkan kelemahan seperti diatas.
