BAB IV
HASIL & ANALISIS PENELITIAN
IV.1 Perencanaan Evaluasi
Tujuan dilakukannya perencanaan evaluasi adalah memperoleh bukti yang cukup, mengidentifikasi kelemahan, dan menghindari salah pengertian dengan pihak Pegadaian. Tahap-tahap yang dilakukan dalam perencanaan evaluasi adalah penentuan ruang lingkup evaluasi, tujuan pelaksanaan evaluasi dan pengumpulan data.
IV.1.1 Ruang Lingkup Evaluasi
Ruang lingkup evaluasi pengendalian internal pada Pegadaian Jatiwaringin adalah 1. Evaluasi 5 komponen pengendalian internal pada Pegadaian Jatiwaringin
dengan menggunakan COSO Framework sebagai dasar evaluasi.
2. Menganalisis kelemahan dan kelebihan sistem pengendalian internal pada Pegadaian Jatiwaringin
3. Membuat saran-saran perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang ditemui dalam pengendalian internal pada Pegadaian Jatiwaringin
IV.1.2 Tujuan Pelaksanaan Evaluasi
Tujuan pelaksanaan evaluasi ini untuk menganalisis dan mengevaluasi penerapan pengendalian pada 5 komponen Pengendalian Internal dari COSO pada Pegadaian Jatiwaringin.
IV.1.3 Pengumpulan Data
Pengumpulan data-data terkait dilakukan dengan beberapa cara. Dalam pengumpulan data, penulis melakukan pengamatan dengan cara :
1. Wawancara
Pada penelitian yang dilakukan oleh penulis , teknik yang dipakai dalam memperoleh informasi, yakni dengan mewawancarai pihak Pegadaian Jatiwaringin. Dengan hal ini penulis bertujuan untuk memastikan sebuah kebenaran, mengklarifikasi, dan meluruskan kembali informasi yang di dapat pada Pegawai Pegadaian Jatiwaringin dan Manager Pegadaian Jatiwaringin. Penulis melakukan berbagai cara dalam teknik wawancara yang meliputi, a. Mengadakan tanya jawab secara langsung pada pegawai Pegadaian
Jatiwaringin
b. Mengadakan tanya jawab secara langsung kepada nasabah Pegadaian Jatiwaringin
2. Observasi
Observasi dilakukan oleh penulis adalah dengan melakukan pengamatan dengan menggunakan indra penglihatan dan tidak mengajukan berbagai pertanyaan kepada pihak Pegadaian Jatiwaringin. Observasi ini bertujuan untuk merekam segala peristiwa yang terjadi pada Pegadaian jatiwaringin dengan atau tanpa alat bantu. Sehingga Penulis melakukan pengamatan langsung kepada objek yang diteliti.
IV.2 Evaluasi Pengendalian
Menurut Boynton, William C., Raymon N. Johnson dan Walker G. Kell (2008) dalam bukunya Modern Auditing , Pengendalian Internal adalah “Suatu
proses yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen dan personel lainnya dalam suatu entitas yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut ini yaitu keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku dan efektivitas dan efisiensi operasi.” (h.373).
Dari Pendapat di atas bisa diketahui bahwa pengandalian internal meliputi struktur organisasi yang terdapat pada sebuah perusahaan. Pada kaitan ini pihak Direksi, Manajemen, dan personel lainnya adalah cikal bakal yang menentukan apakah pengendalian internal tersebut memadai atau tidak. Sehingga peran Manajemen sangat penting dalam keberlangsungan proses bisnis yang terjadi pada perusahaan.
Komponen Pengendalian Internal menurut COSO meliputi 5 komponen, antara lain;
a. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) b. Penilaian Risiko (Risk Assesment)
c. Informasi dan Komunikasi (Sistem Information and Communicating) d. Aktivitas Pengendalian(Control Activities)
e. Pemantauan (Monitoring)
IV.3 Lingkungan Pengendalian
Menurut Boynton, W.C., Johnson, R.N., & Kell, W.G. (2008:H374) Faktor-faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas akan diperjelas yaitu :
IV.3.1 Integritas dan Nilai Etika
Integritas dan nilai etika merupakan hal terpenting dalam komponen pengendalian intern, dimana kesadaran individu sangatlah berpengaruh terhadap kinerja perusahaan. Integritas dan nilai etika yang sehat dapat dikembangkan menjadi standar prilaku dalam laporan keuangan. Integritas dan Nilai Etika yang terdapat pada Perum Pegadaian sudah baik, Berikut adalah nilai-nilai etika yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin
IV.3.1.1 Bersikap ramah dalam memberikan pelayanan kepada Nasabah.
Setiap Pegawai Pegadaian Jatiwaringin sudah memiliki nilai etika yang baik dalam pelayanan kepada calon nasabah, hal ini berkaitan dengan setiap pegawai memberikan pelayanan yang ramah, santun, dan sopan dalam melayani setiap nasabah. Tutur kata yang disampaikan oleh pegawai Pegadaian Jatiwaringin juga sudah baik sehingga setiap informasi yang disampaikan oleh Pegawai Pegadaian jatiwaringin bisa dimengerti dengan baik oleh calon nasabah.
IV.3.1.2 Menjaga aset yang terdapat pada pegadaian dan merahasiakan data – data yang bukan menjadi konsumsi publik.
Setiap Pegawai diwajibkan untuk menjaga setiap aset yang terdapat pada Pegadaian, mulai dari peralatan , perlengkapan , serta alat tulis kantor Pegawai dilarang untuk mengambil peralatan maupun perlengkapan kantor yang terdapat pada Pegadaian dan wajib memelihara setiap fasilitas yang telah disediakan oleh pihak Pegadaian. Dan setiap Pegawai diwajibkan untuk menjaga atau
merahasiakan data- data dan informasi yang memang tidak diperbolehkan untuk disebarluaskan kepada pihak luar.
IV.3.1.3 Meningkatkan mutu dalam pelayanan kepada nasabah
Setiap pegawai diwajibkan untuk meningkatakan pelayanan kepada calon nasabah maupun kepada nasabah yang terdapat pada Pegadaian jatiwaringin. Setiap Pegawai sebelumnya diberikan training khusus yang di sediakan oleh Pihak Pegadaian sehingga setiap personel Pegadaian menjadi tahu nilai- nilai yang dibutuhan dalam melakukan pelayanan kepada nasabah.
IV.3.2 Komitmen Terhadap Kompetensi
Menurut Boynton, W.C., Johnson, R.N., & Kell, W.G. (2008:H374) Tujuan Komitmen terhadap kompetensi agar Perusahaan memiliki individu-individu atau karyawan-karyawan yang kompeten dalam kinerja dan pengawasan serta dalam pengerjaan pelaporan keuangan. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan bauran dari intelegensi, pelatihan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan kompetensi tersebut.
Pegawai Pegadaian telah berupaya semaksimal mungkin menjadi pelaku jaringan bisnis dalam sektor jasa keuangan di Indonesia. Didalam kompetensinya terhadap bidang usaha di Bidang gadai, Pegadaian telah menjalankan usahanya dengan optimal dengan berlandaskan proses yang cepat dan aman yang menjadi moto dalam pelayanan pihak Pegadaian Jatiwaringin. Kompetensi ini bisa terjadi dikarenakan adanya,
IV.3.2.1 Peningkatan Pengetahuan dengan Pedoman Buku Taksiran
Kompetensi individu adalah suatu bagian yang dibutuhkan oleh masing-masing individu dalam upaya mengoptimalkan pengetahuannya terhadap barang gadai. Pihak Pegadaian dalam meningkatkan kompetensi pada penaksir adalah dengan memberikan Buku Pedoman dalam Menaksir Logam Mulia dan Berlian. Sehingga Pegawai Pegadaian, yakni Penaksir memiliki pengetahuan yang mempuni dalam menaksir Logam Mulia dan Berlian. Berdasarakan hasil wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati , Buku taksiran yang dipakai pada Pegadaian Jatiwaringin dinamakan “Buku Peraturan Menaksir Emas dan Berlian”.
IV.3.2.2 Pelatihan pada Karyawan
Dalam Meningkatkan kompetensi para pegawainya, Pihak Pegadaian melakukan training atau pelatihan kepada setiap karyawan baru. Pelatihan atau training ini dilakukan agar karyawan mengetahui lingkungan kerja yang ada di Pegadaian Jatiwaringin, bagaimana proses-proses yang terjadi dalam melakukan gadai , beserta syarat-syarat yang dibutuhkan dalam melakukan gadai. Berdasarakan hasil wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati , pelatihan tersebut dinamakan “Pelatihan Taksiran” yang berlangsung selama 14-30 hari. Pelatihan tersebut diberlakukan agar pegawai memahami cara menaksir barang gadai yang baik dan benar.
IV.3.2.3 Motivasi dan Etos Kerja
Pihak Pegadaian Jatiwaringin memiliki etos kerja yang dijadikan Pihak Pegadaian Jatiwaringin menjadi nilai kompetensi dibandingankan dengan Perusahaan Gadai Lainnya. Etos Kerja meliputi nilai budaya perusahaan. Berdasarakan hasil
wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati , Motto dari Pegadaian itu sendiri , yakni “INTAN” yang menjadi nilai kompetensi terhadap pelayanan kepada nasabah yang tidak dimiliki perusahaan gadai lainnya.
IV.3.2.4 Dukungan Organisasi
Dukungan Organisasi sangat dibutuhkan dalam peningkatan kompetensi. Berdasarakan hasil wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati , untuk itulah Pegadaian Jatiwaringin memberikan penyediaan sarana kerja , seperti Komputer guna membuat para karyawannya tidak buta teknologi, sehingga setiap karyawan bisa menunjang tugas dan tanggung jawabnya serta memudahkan setiap karyawan dalam melaksanakan tugasnya secara komputerisasi.
IV.3.2.5 Kemampuan untuk menganalisa keingingan nasabah dalam kaitan UKM
Dengan banyaknya pelaku UKM yang sangat berkembang di masyarakat , maka Pihak Pegadaian menciptakan suatu produk yang dinamakan KRASIDA ( Kredit Angsuran Dengan Sistem Gadai. Berdasarakan hasil wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati , kemampuan untuk menganalisa nasabah dalam kaitan UKM yakni dengan cara memberikan brosur-brosur terkait dengan UKM.
Pihak Pegadaian Jatiwaringin menunjukkan kompetensinya melalui waktu yang singkat. Berdasarakan hasil wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati ,Ini semua dikarenakan oleh Pihak Pegadaian Jatiwaringin memberikan pelayanan cepat dan nyaman dalam waktu 15 menit dan dengan sikap yang ramah kepada nasabah.
IV.3.3 Partisipasi Dewan Direksi& Komite Audit
Partisipasi Dewan Direksi pada Pegadaian sudah berjalan dengan baik. Partisipasi Dewan Direksi memang tidak secara langsung terjadi di Pegadaian Jatiwaringin, dikarenakan Pegadaian Jatiwaringin adalah Pegadaian Cabang. Peran Pegadaian Pusat adalah sebagai Pihak yang mengawasi cabang-cabangnya dan memantau kegiatan operasional yang berada di Pegadaian Cabang, yakni Pegadaian Jatiwaringin. Dewan Direksi bertugas menjalankan dan mengelola kegiatan usaha yang terdapat pada Pegadaian. Sedangkan Komite Audit dilakukan oleh Dewan Pengawas, yang fungsi utamanya adalah untuk mengawasi pelaksanaan kegiatan usaha Perum Pegadaian agar selalu sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan merealisasikan misinya untuk membantu masyarakat dalam bidang pendanaan atas dasar hokum gadai. Dewan Pengawas juga bertanggung jawab untuk mengawasi pengelolaan keuangan Perum Pegadaian agar badan usaha ini tidak mengalami kerugian yang dapat memberatkan keuangan Negara. Anggota Dewan Pengawas dan Dewan Direksi diangkat dan diberhentikan oleh Presiden atas usul Menteri Keuangan. Ketentuan Dewan Direksi adalah menerima petunjuk-petunjuk dari dan bertanggung jawab kepada Menteri tentang kebijakan umum untuk melaksanakan tugas-tugas pokok Perusahaan dan mewakili Perusahaan di dalam dan luar Pengadilan.
IV.3.4 Filosofi dan gaya operasional manajemen.
Filosofi dan gaya operasi manajemen berbeda-beda tiap organisasi tergantung budaya dan etos yang dijunjung manajemen. Hal ini membantu pelaksanaan pengendalian intern yang efektif terhadap laporan keuangan. Filosofi yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin adalah berkenaan dengan “INTAN”, yaitu
1) Inovatif : Penuh gagasan, Kreatif, Aktif, Menyukai Tantangan. 2) Nilai Moral Tinggi : Takwa, Jujur, Berbudi Luhur, Loyal.
3) Terampil : Menguasai Bidang Pekerjaan, Tanggap, Cepat dan Akurat. 4) Adi Layanan : Sopan, Ramah, Berkepribadian Simpatik.
5) Nuansa Citra : Orientasi Bisinis, Mengutamakan Kepuasan Pelanggan, selalu berusaha mengembangkan diri. IV.3.5 Struktur Organisasi
Struktur organisasi mendefinisikan bagaimana pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab didelegasikan dan dimonitor di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi memberikan kerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas entitas.
Struktur organisasi yang terdapat di Pegadaian Jatiwaringin sudah berjalan dengan baik. Ini dikarenakan dengan struktur tersebut, terdapat pemisahan fungsi wewenang dan tanggung jawab antar personil. Pada Pegadaian Jatiwaringin Posisi tertinggi adalah Manajer Cabang. Manajer Cabang dibantu oleh Penaksir, Kasir, Gudang, dan Penyimpan barang Jaminan. Masing-masing personil memiliki tugasnya masing-masing , sehingga dari struktur organisasi yang ada pada Pegadaian Jatiwaringin akan meminimalisasi rangkap kerja yang tidak sesuai dengan prosedur Perusahaan.
IV.3.6 Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab
Faktor lingkungan pengendalian mencakup bagaimana wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitas operasi diberikan dan bagaimana hubungan pelaporan dan hirarki otorisasi ditetapkan. Pemberian wewenang dan tanggung jawab mencakup kebijakan yang berkaitan dengan praktik bisnis yang dapat diterima, pengalaman dan pengetahuan personil kunci. Dan sumber daya yang diberikan untuk melaksanakan kewajiban. Juga termasuk kebijakan dan komunikasi yang diarahkan untuk memastikan bahwa semua personil memahami tujuan entitas.
Pemberian Wewenang dan tanggung jawab tiap personil di Pegadaian sudah berjalan cukup baik. Berdasarakan hasil wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati , Wewenang paling tinggi terdapat pada Pihak Manager, yang bertanggung jawab atas segala aktivitas yang berhubungan dengan proses bisnis di Pegadaian jatiwaringin. Tanggung jawab Manager Pegadaian Jatiwaringin adalah sebagai berikut
1) Memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan perusahaan. 2) Bertanggung jawab atas maju mundurnya perusahaan yang dipimpin 3) Membina bawahan untuk menunjang kelancaran perusahaan.
4) Menyusun program kerja cabang agar pelaksanaan sesuai dengan misi perusahaan
IV.3.7 Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia
Mutu pengendalian intern merupakan fungsi langsung dari mutu personil yang menjalankan sistem. Entitas harus mempunyai kebijakan personil yang baik
untuk penerimaan, pelatihan, evaluasi, konseling, promosi, kompensasi, dan tindakan perbaikan. Kebijakan dan Praktik Sumber daya manusia di Pegadaian Jatiwaringin sudah berjalan baik dikarenakan untuk memilih pegawainya. Berdasarakan hasil wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati , Pegadaian Jatiwaringin memiliki standar minimal D3, selain itu Pegadaian Jatiwaringin memberikan pelatihan tentang bidang usaha gadai kepada pegawai yang baru masuk. Selain itu Manager juga melakukan evaluasi setiap bulannya agar perencanaan yang ditetapkan dapat berjalan sesuai yang diharapkan.
IV.4 Penaksiran Risiko
Menurut Sukrisno Agoes (2007:H76) Penaksiran risiko, Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negative mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. Resiko yang timbul PadaPegadian Jatiwaringin antara lain,
IV.4.1 Risiko Piutang tak tertagih
Risiko ini adalah risiko yang selalu ada pada sebuah perusahaan dalam penyaluran kredit, untuk itulah Perum Pegadaian jatiwaringin melakukan sistem gadai, dimana ketika seorang debitor tidak dapat melunaskan kewajibannya, Perum Pegadaian berhak untuk melakukan lelang atas barang gadai debitor tersebut. Lelang tersebut dilakukan guna untuk menutupi segala kekurangan penyaluran kredit pada debitor yang tidak dapat dilunasi
Risiko yang terdapt padaPegadaian Jatiwaringin selanjutnya adalah risiko terdapatnya barang palsu atau imitasi terhadap barang yang telah digadaikan oleh debitor. Contoh kasus ini adalah banyaknya barang elektronik yang imitasi dikarenakan banyaknya produk- produk sekarang dengan menamanakan “KW1”,”KW2”, “KW3”,”KW SUPER”,”KW ORI”. Dikarenakan inilah tidak tertutup kemungkinan terjadinya pemalsuan terhadap barang yang telah digadaikan.Untuk itulah diperlukan upaya- upaya yang lebih teliti dengan meminta surat keaslian atas barang gadai tersebut.
IV.4.3 Risiko barang “Black Market”
Risiko lain yang telah muncul saat-saat ini adalah barang yang talab digadaikan tersebut adalah “Black Market” atau biasa disebut barang selundupan. Barang gadai tersebut tidak memiliki nilai keabsahan seperti sertifikasi keaslian dan surat garansi produk. Barang “Black Market” yang biasa muncul adalah Handphone Blackberry dan Hanphone merk lain. Untuk itulah Pihak Pegadaian Jatiwaringin sudah mulai tidak menerima barang- barang elektronik tersebut apabila tidak dilengkapi oleh kotak hp, dan surat keaslian atas produk tersebut.
IV.4.4 Risiko Keamanan
Risiko Keamanan tentunya merupakan risiko selalu muncul pada Pegadaian jatiwaringin , dikarenakan adanya barang- barang gadai yang dijadikan jaminan debitor kepada kreditor (Pihak Pegadaian Jatiwaringin). Ketika barang gadai tersebut dicuri atau hilang , otomatis Pihak Pegadaian akan mengganti secara penuh atas barang gadai tersebut. Barang gadai seperti emas adalah contoh dimana barang gadai tersebut
sangat diminati.Untuk itulah Pihak Pegadaian selalu meningkatkan keamanan 24 jam serta diperlengkapi CCTV yang akan dijadikan alat bukti bila barang gadai tersebut dicuri atau hilang.
IV.4.5 Risiko terjadinya kebakaran
Risiko ini juga risiko yang bisa saja terjadi Pada Pegadaian Jatiwaringin. Jika Terjadi Kebakaran , maka barang-barang yang telah dijadikan jaminan akan hangus terbakar. Jaminan yang sangat mudah terbakar seperti Dokumen-dokumen yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin, Barang gadai seperti barang elektronik, yang meliputi TV dan Handphone, serta uang yang terdapat pada Pegadaian yang digunakan sebagai sarana penyaluran kredit. Untuk itulah Pihak Pegadaian telah menyediakan Alat Pemadam Kebakaran (APAR).
IV.4.6 Risiko Likuiditas
Risiko ini terjadi bila Pegadaian Jatiwaringin kekurangan uang tunai atau modal kerja bentuk lain yang bisa diuangkan dengan mudah untuk membayar utang pajak, dan kewajiban jangka pendek lainnya. Berdasarakan hasil wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati , upaya yang dilakukan adalah dengan menambahkan aktifitas gadai yang terdapat di Pegadaian Jatiwaringin yang ditargetkan oleh Pegadaian Pusat. IV.4.7 Risiko Permodalan
Risiko Permodalan adalah risiko yang dihadapi Pegadaian Jatiwaringin berupa kemungkinan tidak dapat menutup kerugian. Risiko ini merupakan risiko yang dihadapi Pegadaian dan merupakan akumulasi berbagai risiko yang terjadi sebelumnya, antara lain risiko suku bunga, risiko likuiditas,
dan risiko operasional. Berdasarakan hasil wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati , upaya yang dilakukan Pegadaian Jatiwaringin adalah dengan meningkatkan Laporan Harian Kas.
IV.4.8 Risiko Operasional
Risiko Operasional adalah potensi penyimpangan dari hasil yang diharapkan karena tidak berfungsinya suatu sistem, SDM, Teknologi, atau faktor lain. Risiko Operasional yang mungkin terjadi Pada Pegadaian Jatiwaringin adalah kesalahan pencatatan, informasi yang tidak memadai, dan SDM yang tidak dapat menjalankan sistem informasi. Risiko Operasional ini bisa terjadi Pada Pegadaian bila tidak adanya sistem pemantauan dan kebijakan yang tidak jalan sesuai dengan prosedur pada Pegadaian Jatiwaringin. Berdasarakan hasil wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati , upaya yang dilakukan adalah dengan memakai sistem komputerisasi yang bernama Sistem Informasi Cabang Terpadu (SISCADU).
IV.4.9 Risiko Inovasi
Risiko Inovasi adalah potensi hasil karena terjadinya pembaharuan , modernisasi , atau transformasi dalam beberapa aspek bisnis. Untuk itulah Perum Pegadaian harus memahami isu – isu yang terjadi di dunia bisnis, serta tranformasi pada Sistem Informasi yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin agar proses bisnis yang terjadi di Pegadaian jatiwaringin bisa lebih modern dan cepat dalam prosesnya Berdasarakan hasil wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian
Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati , upaya yang dilakukan Pegadaian Jatiwaringin adalah dengan melakukan “open table” dan menyebarkan brosur-brosur yang berkaitan dengan produk-produk Pegadaian Jatiwaringin, salah satunya tempat penyebaran brosur, yaitu Pusat Perbelanjaan dan Mall.
IV.4.10 Risiko Reputasi
Risiko reputasi adalah potensi hilangnya atau hancurnya reputasi perusahaan karena penerimaan lingkungan eksternal yang rendah, bahkan bisa terjadi penolakan. Risiko reputasi bisa muncul pada Pegadaian jika Pihak Pegadaian tidak bisa memberikan pelayanan terbaik kepada konsumen sehingga ini memberikan kesan negatif pada Pegadaian jatiwaringin dikarenakan adanya pegawai yang tidak kompeten dalam melakukan pelayanannya. Berdasarakan hasil wawancara yang dilakukan tanggal 20 Juni 2013 bersama Manajer Pegadaian Jatiwaringin yakni Sri Handoyowati , upaya yang dilakukan oleh Pegadaian Jatiwaringin adalah menjalankan “INTAN” dan selalu ramah kepada nasabah.
IV.5 Control Activities
Menurut Alvin Arens, Randal J. Elder dan Mark S. Beasley (2012)“Control activities are the policies and procedures, in addition to those included in the other four control components, that help ensure that necessary actions are taken to address risks to the achievement of the entity’s objectives. There are potentially many such control activities in any entity, including both manual and automated controls. The control activities generally fall into the following five types, which are discussed next:
2. Proper authorization of transactions and activities 3. Adequate documents and records
4. Physical control over assets and records 5. Independent checks on performance”
IV.5.1 Pemisahan Kewajiban yang memadai ( Adequate segregation of duties) Dalam hal ini aktivitasnya meliputi pemisahan penjagaan aset dari akuntansi, pemisahan otorisasi transaksi dari penjagaan aset terkait, pemisahan tanggung jawab operasional dari tanggung jawab penyimpanan catatan, dan pemisahan kewajiban TI dari departemen pemakai.
Pemisahan Kewajiban yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin sudah memadai, ini dikarenakan setiap personil memiliki “job description” masing-masing, sehingga tidak ada “double job” atau biasa disebut rangkap pekerjaan.
1. Manajer Cabang Jatiwaringin
Menurut Sri Handoyowati Selaku Manajer Cabang Jatiwaringin, tugas atau aktivitas yang dilakukan oleh Manajer Cabang adalah Menyusun program kerja operasional agar berjalan lancar dan sesuai dengan misi perusahaan dan Menetapkan taksiran serta mengkoordinasikan kegiatan penaksiran barang jaminan berdasarkan peraturan yang berlaku agar uang pinjaman gadai yang diberikan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Aktivitas yang dilakukan oleh Manajer Pegadaian Jatiwaringin adalah memantau pegawai-pegawainya dalam menjalankan tugas dan kewajibannya. Dalam pelaksanaan tugasnya yang menjadi perhatian lebih dari Manajer Pegadaian Jatiwaringin adalah dalam aktivitas taksiran. Dalam hal taksiran, Manajer Pegadaian Jatiwaringin memonitorisasi para penaksir emas dan berlian apakah sudah sesuai dengan prosedur Perusahaan.
Akitivitas lain yang dilakukan oleh Manajer Pegadaian Jatiwaringin adalah Mengkoordinasikan penyaluran uang pinjaman , pengembalian uang pinjaman dan usaha lainnya , pengelolaan barang jaminan , penyelenggaraan pembukuan transaksi keuangan dan barang jaminan serta memelihara dan merawat kekayaan perusahaan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka mengamankan harta perusahaan. Manajer Pegadaian Jatiwaringin juga bertanggung jawab atas filosofi yang telah ditetapkan yakni “INTAN” apakah telah dilakukan oleh para pegawainya atau tidak. Dalam Pelaporan ke Pegadaian Pusat, Manajer Pegadaian Jatiwaringin juga harus memastikan target yang telah ditentukan oleh Pegadaian Pusat berjalan sesuai dengan rencana. Sehingga dalam Pelaporan ke Pegadaian Pusat, Manajer Pegadaian Jatiwaringin bisa memastikan bahwa target-target yang telah diberikan oleh Pusat bisa terpenuhi. Target Pegadaian Pusat ke Pegadaian Jatiwaringin adalah dalam jumlah nominal yang dan kuantitas barang gadai yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin.
Laporan yang akan di berikan ke Pegadaian Pusat salah satunya adalah Laporan Harian Kas , dimana dalam satu hari seberapa banyak orang yang melakukan gadai, seberapa banyak barang yang digadaikan dan seberapa besar nominal yang telah diberikan Pihak Pegadaian Jatiwaringin kepada calon nasabah. Untuk itulah Manajer Pegadaian selalu berusaha mencapai target dengan melakukan inovasi salah satunya adalah dengan melakukan promosi produk-produk di Pegadaian Jatiwaringin.
2. Penaksir
Aktivitas yang dilakukan oleh Penaksir pada Pegadaian Jatiwaringin adalah dengan Menaksir barang jaminan yang akan dilelang , menaksir barang
jaminan untuk menentukan mutu dan nilai barang sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka mewujudkan penetapan uang pinjaman wajar. Dalam menaksir, panduan yang diberikan kepada Penaksir adalah “Buku Peraturan Menaksir Emas dan Berlian” yang harus selalu dijadikan acuan dalam menaksir. Dalam buku itu Penaksir juga diberikan pengertian cara membedakan emas asli dan emas palsu, bagaimana menaksir emas berdasarkan karatnya.
Selain itu tugas Penaksir selanjtunya Memberikan pelayanan kepada nasabah dengan cepat, mudah, dan aman dalam rangka mewujudkan citra perusahaan berdasarkan filosofi “INTAN” dan menyiapkan barang jaminan yang akan disimpan. Dalam menerima barang jaminan dan memasukkan data nasabah, penaksir harus menginput jumlah barang jaminan berdasarkan taksiran dan uang pinjaman kedalam komputer. Setelah itu tugas penaksir selanjutnya adalah Memasukkan data bukti debet atau kredit yang telah diterima kasir dan menerbitkan print out transaksi barang jaminan dan saldo kas.
3. Kasir
Aktivitas yang dilakukan oleh Kasir Pegadaian Jatiwaringin adalah Menyiapkan peralatan kerja dan perlengkapan kerja dan Menyiapkan bahan dan menandatangani buku penyerahan alat-alat kerja. Melaksanakan tugas pembayaran dan penerimaan dari nasabah. Kasir juga wajib Menerima Surat Bukti Kredit dari nasabah mengecek SBK dari nasabah dan menghitung sewa modal dan menuliskannya pada SBK. Kasir juga harus Memberitahukan kepada nasabah tentang biaya yang harus dibayar dan menerima uang dari nasabah serta menghitungnya sehingga tidak terjadi kesalahpahaman dalam
pelunasannya. Agar tidak terjadi kesalahpahaman aktivitas yang dilakukan oleh Kasir Pegadaian Jatiwaringin adalah dengan menulis bukti pembayaran rangkap dua, atau struk pembayaran dari komputer atau mesin kasi dan menyobek SBK menjadi dua bagian , yaitu badan SBK dan kitir serta memberikan cap lunas dan memberi paraf pada SBK setelah itu Kasir akan Mendistribusikan SBK dan bukti pembayarannya. Dalam laporan kas harian tugas yang harus dilakukan kasir adalah dengan Membuat Laporan Harian Kas ( LHK) yang akan diserahkan kepada Manajer untuk dikoreksi bila ada kesalahan.
4. Pemegang Gudang
Aktivitas yang dilakukan oleh Pemegang Gudang Pegadaian Jatiwaringin antara lain , memeriksa keadaan gudang jaminan selain barang untuk menjamin keamanan dan keutuhan barang jaminan, menerima barang jaminan untuk disimpan dalam gudang penyimpanan, mengelompokkan barang jaminan sesuai dengan bulan kreditnya, menyusunnya sesuai dengan nomor SBK, mengatur penyimpanannya agar terlihat rapi. Pegawai Gudang harus Merawat, memelihara , dan membersihkan barang jaminan dari debu dan kotoran lainnya, Mengeluarkan barang jaminan untuk keperluan penebusan. Selain itu Pegawai Gudang berkewajiban untuk mencatat dan mengadministrasikan penambahan dan pengurangan barang jaminan.
5. Penyimpanan barang Jaminan
Aktivitas yang dilakukan oleh Penyimpan Barang Jamina adalah Memeriksa secara berkala keadaan penyimpanan barang jaminan emas dalam rangka menjaga keamanan barang gadai dan Penyimpanan Barang Jaminan harus Mengelola barang jaminan emas dengan menerima , menyimpan, merawat,
dan mengadministrasikan barang dengan melakukan pencatatan terhadap penerimaan barang jaminan emas dan perhiasan dari kepala cabang dan Mengeluarkan barang jaminan emas dan perhiasan lainnya ntuk keperluan pelunasan dan merawat barang jaminan dan gudang penyimpanan agar barang jaminan dalam keadaan aman serta mencatat penerimaan dan pengeluaran barang jaminan.
IV.5.2 Otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas (Proper authorization of transactions and activities)
Otorisasi ini berarti manajamen menetapkan kebijakan untuk diikuti oleh organisasi. Para bawahan diintruksikan untuk menerapkan otorisasi dengan menyetujui semua transaksi di dalam batas yang ditetapkan oleh kebijakan itu. Otorisasi adalah suatu keputusan kebijakan untuk baik untuk kelas umum transaksi. Didalam kebijakan dan otorisasi pada Pegadaian Jatiwaringin telah diatur mengenai wewenang yang berkaitan dengan pemberian pinjaman kepada calon nasabah. Pemberian otorisasi dilakukan oleh Manager Pegadaian Jatiwaringin itu sendiri. Dari Manager akan melihat terlebih dahulu seberapa besar pinjaman yang dibutuhkan oleh calon nasabah dan berapa harga yang telah ditentukan oleh Penaksir di Pegadaian Jatiwaringin terhadap barang gadai tersebut. Sehingga dari data atau informasi yang telah diserahkan oleh Penaksir, akan dijadikan acuan oleh Manajer apakah permohonan pinjaman tersebut disetujui atau tidak.
Permohonan kredit yang diajukan oleh nasabah hanya akan memerlukan otorisasi dari pihak kasir, penaksir, dan Manajer yang ada di Pegadaian Jatiwaringin. Manajer akan mengotorisasi pengajuan kredit nasabah jika nasabah tersebut telah memenuhi syarat yang dibutuhkan dalam pinjaman tersebut. Apabila syarat-syarat tersebut telah sesuai dengan prosedur yang ada di Pegadaian Jatiwaringin,
maka otorisasi dari setiap pihak yang terkait dengan pemberian kredit tersebut bisa segera dilakukan.
Pegadaian Jatiwaringin terdapat pemisahan fungsi terkait dengan pemberian kredit, sehingga otorisasi tersebut tidak boleh dilakukan hanya oleh satu orang saja, ini dilakukan untuk memimalisir risiko-risiko yang ada di Pegadaian Jatiwaringin.
Prosedur awal adalah seorang nasabah harus mendapatkan otorisasi dari pihak kasir yaitu dengan mengisi Formulir Permintaan Kredit (FPK) yang didalam FPK tersebut nasabah diharusakan untuk mengisi : Nama Lengkap, Alamat sesuai dengan KTP, Pekerjaan Nasabah, Pinjaman tersebut digunakan untuk urusan apa, dan setelah itu nasabah harus melampirkan Foto Kopi Kartu Tanda Penduduk (KTP). Tetapi ada masalah yang muncul pada proses ini dimana seorang nasabah yang tidak mengisi formulir sesuai dengan fakta, contohnya dengan mengubah nama alamat yang ada di KTP nasabah dan sering membuat tanda tangan yang tidak sesuai dengan KTP, sehingga ini menjadi kelemahan dari Pegadaian Jatiwaringin dikarenakan hanya memberikan foto kopi KTP yang bisa dipalsukan dengan mudahnya. Dari data yang palsu ini juga akan mempersulit Pegadaian Jatiwaringin untuk menghubungi nasabah yang terlambat untuk melunasi kredit yang telah diberikan oleh Pegadaian Jatiwaringin. Sehingga ketika sudah jatuh tempo Pihak Pegadaian sulit menanyakan apakah pinjaman ini akan diperpanjang atau barang gadai dari nasabah tersebut akan dilelang. Berdasarkan pengamatan penulis terhadap proses awal pengajuan kredit ini, proses ini belum berjalan secara optimal dengan kata lain otorisasi atas pengisian formulir ini belum berjalan optimal dikarenakan bisa munculnya data yang tidak sesuai dengan fakta.
Otorisasi selanjutnya adalah dengan memberikan barang yang akan digadaikan kepada penaksir . Barang yang digadaikan bisa berupa barang elektronik,
emas, logam mulia, dan berlian. Untuk barang gadai seperti emas maka Pihak Pegadaian akan melakukan terlebih dahulu karatase dengan menggunakan peralatan yang ada di Pegadaian Jatiwaringin. Setelah emas tersebut terlihat karatasenya baru akan ditentukan harga terhadap emas tersebut sesuai dengan harga emas yang ada di Pegadaian Pusat. Dalam menaksir barang gadai berupa emas , penaksir di Pegadaian Jatiwaringin menggunakan Buku Pedoman Menaksir Logam Mulia yang telah diberikan Pegadaian Pusat kepada Pegadaian Jatiwaringin. Permasalahan uang muncul adalah ketika nasabah beranggapan emasnya berada dikisaran lebih tinggi dari pada di Pegadaian Jatiwaringin. Ini dikarenankan perbedaan harga emas yang ada di Pegadaian Jatiwaringin yang telah ditentukan oleh Pusat , berbeda dengan harga emas yang ada di Pasaran, seperti di Toko Emas . Untuk itulah Pihak Pegadaian Jatiwaringin menjelaskan bahwa harga emas di Pegadaian Jatiwaringin tidak mengacu pada harga emas yang beredar di pasaran yang tiap menit atau tipa jam bisa berubah, tetapi harga emas pada Pegadaian Jatiwaringin mengacu pada harga yang telah ditetapkan oleh pusat.
Setelah mendapatkan persetujan dari penaksir terhadap nilai dari barang gadai tersebut, maka pihak Pegadaian ,yakni kasir akan memberitahukan kepada nasabah mengenai golongan-golongan yang terdapat di Pegadaian Jatiwaringin terhadap barang yang yang telah ditaksir oleh penaksir di Pegadaian Jatiwaringin. Golongan-golongan yang telah ditetapkan oleh Pegadaian yakni,
GOL PINJAMAN BIAYA
ADMINISTRASI
BUNGA
500.000 B1 550.000 S.D 1.000.000 8.000 1.15% B2 1.050.000 S.D 2.500.000 15.000 1.15% B3 2.550.000 S.D 5.000.000 25.000 1.15% C1 5.100.000 S.D 10.000.000 40.000 1.15% C2 10.100.000 S.D 15.000.000 60.000 1.15% C3 15.100.000 S.D 20.000.000 80.000 1.15% D >20.100.000 100.000 1.55%
Setelah nasabah telah mengetahui barang yang telah ditaksir masuk ke golongan mana, maka pihak kasir akan meminta orotisasi dari manajer , disetujui atau tidak, setelah otorisasi dari manajer tersebut didapatkan oleh kasir, selanjutnya kasir akan memberikan Surat Bukti Kredit ( SBK) kepada nasabah dan setelah memberikan SBK maka nasabah bisa mendapatkan pinjaman yang telah ditetapkan oleh Pegadaian Jatiwaringin.
IV.5.3 Dokumen dan catatan yang memadai (Adequate documents and records) Dokumen yang terdapat pada Pegadaian sudah cukup baik , dimana setiap arsip dan dokumen tersebut harus terdapat otorisasi dari manajer dan dari setiap dokumen tercantumkan tanggal dimana nasabah tersebut memulai untuk menggadaikan barang gadainya , sehingga bila terjadi mistatement antara pegawai Pegadaian Jatiwaringin dengan nasabah, pihak Pegadaian Jatiwaringin bisa memberikan fakta-fakta terkatit dengan kapan terjadinya transaksi tersebut, berapa nilai agunan tersebut, berapa biaya-biaya yang di berikan Pegadaian atas barang gadai nasabah. Dokumen-dokumen Pegadaian Jatiwaringin ,yakni
No. Dokumen yang terdapat di Pegadaian Jatiwaringin 1. FPK (Formulir Permintaan Kredit)
2. SBK (Surat Bukti Kredit) 3. STL ( Standar Taksir Logam) 4. SP (Slip Pelunasan)
5. LHK ( Laporan Harian Kas) 6. BAL ( Buku Acara Lelang)
7. BAPBJAL ( Berita Acara Penyerahan Barang Jaminan Akan Lelang) 8. DBJAYAD ( Daftar Barang Jaminan Yang Akan Dilelang)
9. BG ( Buku Gudang )
10. RBSL ( Registrasi Rincian Penjualan Lelang) 11. UKEL ( Uang Lelang)
IV.5.4 Pengendalian fisik atas aset dan catatan ( Physical control over assets and records)
Pengendalian terhadap asset fisik di Pegadaian kurang memadai, ini dikarenakan kurangnya pengawasan pada barang gadai yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin. Padahal aspek ini adalah aspek yang sangat penting yang perlu ditingkatkan secara terus menerus pada tingkat keamanan pada Pegadaian jatiwaringin. Ini semua menyangkut pada barang gadai yang telah diserahkan nasabah kepada Pihak Pegadaian Jatiwaringin. Untuk itulah semua dokumen yang berhubungan dengan barang gadai nasabah dan asset fisik yang terdapat pada Pegadaian harus diberikan Keamanan yang ketat. Berdasarkan Pengamatan penulis, Pihak Pegadaian hanya menyediakan brankas yang berisikan dokumen- dokumen terkait dengan barang gadai nasabah. Untuk Keamanan fisik itu sendiri, menurut penulis sangatlah lemah, dikarenakan untuk menyimpan barang seperti emas dan berlian diperlukan Keamanan yang sangat memadai. Pada Pegadaian Jatiwaringin barang-barang yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin hanya disimpan di suatu ruangan yang berisikan brankas, bisa sewaktu-waktu dicuri karena hanya memberikan sistem CCTV pada Ruang yang berisikan Barang gadai tersebut.
Untuk itu penulis menyarankan Pihak Pegadaian Jatiwaringin menggunakan lemari besi yang ditanamkan di dinding, sehingga risiko kehilangan atau risiko pencurian di Pegadaian Jatiwaringin bisa lebih diminimalisir. Selain itu Bagian Keamanan yang ada di Pegadaian kurang memadai, sesuai pengamatan penulis pada malam hari , pihak Keamanan Pegadaian Jatiwaringin hanya terdapat satu orang , seharunya Pihak Pegadaian Jatiwaringin lebih menambah personil guna meningkatkan keamanan terhadap penyimpanan barang gadai pada Pegadaian Jatiwaringin.
IV.5.5 Pemeriksaan independen atas penampilan (Independent checks on performance)
Pemerikasaan independen di Pegadaian Jatiwaringin sudah berjalan cukup baik, yakni Manajer melakukan kaji ulang terhadap performance para karyawannya sesuai dengan jabatan terkait, untuk itulah Manajer melakukan kaji ulang yang meliputi,
IV.5.5.1 Kaji ulang manajemen
Pihak manajer secara berkala melakukan pemeriksaan atas informasi terkait dengan pemberian kredit yang terjadi di Pegadaian Jatiwaringin. Manajer akan memeriksa apakah Pegadaian Jatiwaringin terdapat banyaknya data-data nasabah yang tidak melunasi kewajibannya. Sehingga dari kajian tersebut, Manajer akan melihat dan mencari tahu penyebab kenapa banyaknya piutang yang tidak tertagih nasabah.
1V.5.5.2 Mengkaji ulang segala risiko yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin
Manajer Pegadaian Jatiwaringin akan melakukan pengkajian atas risiko-risiko yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin, apakah risiko-risiko seperti barang yang tidak asli (imitasi) terdapat pada barang gadai yang telah diserahkan oleh nasabah dan manajer akan mengkaji ulang risiko-risiko lainnya yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin.
IV.5.5.3 Menganalisis data operasional
Manajer menganalisis data keuangan pada Pegadaian Jatiwaringin, apakah laporan keuangan yang telah tercatat sesuai dengan kenyataannya, seperti
apakah dalam pelaporannya barang yang digadai ditaksir sesuai dengan kenyataanya
IV.5.5.4 Mengkaji ulang pelaksanaan kerja oleh setiap unit di Pegadaian Jatiwaringin
Pada hal ini pengkajiannya dilakukan oleh Satuan Pengawas Internal pusat terhadap Kinerja yang diberikan oleh Pegadaian Jatiwaringin. Apakah Segala aktivitas yang terjadi di Pegadaian Jatiwaringin sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, atau apakah Kegiatan atas barang gadai di Pegadaian Jatiwaringin tidak menyalahi Hukum Gadai no.9 tahun 1969 pasal 6
IV.6 Sistem Information and Communication
Menurut Boynton, William C., Raymon N. Johnson dan Walker G. Kell (2008) dalam bukunya Modern Auditing, Sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur (otomatis dan manual) dan record yang dibuat untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan kejadian pada proses entitas. Komunikasi meliputi penyediaan pemahaman mengenai peran dan tanggung jawab individu.
Dalam evaluasi informasi dan komunikasi pada Pegadaian Jatiwaringin, sudah ditunjukkan dengan adanya sistem informasi dan komunikasi yang baik, sistem informasi tersebut berupa aplikasi atau program yang digunakan untuk mengolah data , menyimpan data, mengkomunikasikan data kepada setiap personil , serta memberikan data kepada nasabah terkait dengan apa yang berhubungan dengan Pegadaian itu sendiri. Pegadaian Jatiwaringin juga diperlengkapi dengan sistem informasi berupa Internet yang digunakan untuk memudahkan para karyawan agar proses yang terjadi di Pegadaian bisa berjalan lebih praktis dan cepat dikarenakan banyaknya data yang akan dimasukkan ke sistem.
Sistem ini juga digunakan untuk memasukkan data nasabah, berupa data pribadi beserta dengan apa yang diagunkan dan berapa nilai agunan yang ditaksir oleh Pihak Pegadaian. Sistem ini juga berfungsi untuk memudahkan karyawan apabila ada nasabah yang ingin menambah jangka waktu atas pinjaman kredit ataupun ingin langsung melunasi sisa pinjaman yang telah diberikan Pegadaian Jatiwaringin kepada nasabahnya.
Sistem ini juga digunakan untuk menyajikan berapa banyaknya agunan yang telah diserahkan kepada Pegadaian Jatiwaringin, dan berupa apa agunan tersebut, serta berapa besar dana yang harus disetorkan oleh nasabah tiap bulannya beserta dengan biaya administrasi dan biaya bunganya. Setiap nasabah yang ingin menambah agunannya , harus membayar lagi biaya administrasi yang telah ditetapkan oleh pihak Pegadaian Jatiwaringin.
Dengan adanya sistem ini , juga akan memudahkan karyawan dalam mencari informasi data nasabah. Dengan memasukkan nama nasabah pada sistem yang digunakan, informasi tersebut akan langsung terlihat alamat nasabah, tanggal berapa nasabah tersebut mendapatkan pinjaman dari Pegadaian, dan berapa besar bunga yang ditetapkan oleh Pegadaian jatiwaringin kepada nasabah tersebut , selain itu dengan sistem ini juga bisa digunakan karyawan untuk melihat apakah nasabah tersebut sudah menyelesaikan kewajibannya atau belum.
Pihak Pegadaian juga menyediakan Internet yang digunakan untuk menunjang pekerjaan dan mempermudah informasi antara Pegadaian Pusat dengan Pegadaian cabang. Informasi ini digunakan untuk menyediakan harga emas yang telah ditetapkan oleh Pegadaian pusat kepada Pegadaian cabangnya, yakni Pegadaian Jatiwaringin. Dikarenakan harga emas yang fluktuatif dan cenderung tidak pasti , maka diperlukan suatu sistem yang memonitorisasi pergerakan emas yang terkadang
naik turun. Sehingga ketika ada nasabah yang ingin membeli emas secara kredit maupun secara tunai, Pihak Pegadaian bisa memberikan informasi berapa nilai emas tersebut pada saat nasabah ingin membeli emas secara kredit maupun tunai pada Pegadaian Jatiwaringin. Hal ini disebabkan jika nasabah yang datang pada hari Senin yang ingin membeli emas , bisa saja tidak sama dengan nasabah yang ingin membeli emas di Pegadaian jatiwaringin pada hari Selasa . Untuk itulah Pegadaian menggunakan sistem komputerisasi dengan disertai dengan internet guna memberikan informasi kepada nasabah tentang nilai emas tersebut. Selain itu Pegadaian Jatiwaringin juga menggunakan sistem komputerisasi yang dinamakan Sistem Informasi Cabang Terpadu (SISCADU).
Manajer di Pegadaian Jatiwaringin juga kerap melakukan briefing pada setiap pegawainya untuk menanyakan bagaimanakah transaksi-transaksi yang terjadi di Pegadaian Jatiwarinigin, apakah terjadi peningkatan ataukah terjadi penurunan pada pinjamannya. Manager juga menanyakan kepada setiap personil apakah ada hambatan yang terjadi , seperti piutang tak tertagih dan keterlambatan dalam pelunasan pinjaman pada nasabah Pegadaian Jatiwaringin. Manajer di Pegadaian juga berkomunikasi dengan para pegawainya untuk selalu tahu harga emas yang sedang bergerak secara fluktuatif , sehingga ketika nasabah ingin mengetahui atau ingin mulai membeli emas secara kredit maupun tunai, para pegawai bisa mengkomunikasikannya secara benar kepada nasabah tersebut.
Dalam pengkomunikasian antar pegawai dengan perusahaan juga Manajer meminta para karyawannya untuk menaati segala aturan yang ada, dengan tidak mengambil otorisasi yang telah ditetapkan oleh setiap pegawainya, sehingga pegawai kasir tidak boleh mencampuri kegiatan pada penaksir , begitupula sebaliknya. Dan Manajer Pegadaian juga mengkomunikasikan kepada setiap Pegawai untuk selalu
mengikuti filosofi “INTAN” yang telah ditetapkan oleh Pegadaian sehingga setiap karyawan bisa membangun kerja sama antar pegawai agar setiap kejadian yang terjadi di Pegadaian Jatiwaringin bisa berjalan sesuai prosedur.
Selain itu juga sistem informasi dan komunikasi di Pegadaian Jatiwaringin mengenai sistem lelang juga bisa dilhat secara online di www.pegadaian.co.id. Dengan adanya website ini juga bisa mengkomunikasikan kepada calon nasabah untuk memulai lelangnya serta memberikan pemahaman yang jelas dan terperinci mengenai prosedur lelang, yaitu dengan menggambarkan prosedur dengan dokumen- dokumen yang digunakan dan dibuthkan dalam lelang.
Pegadaian Jatiwaringin juga mengkomunikasikan jenis-jenis produknya dengan memberikan brosur-brosur yang telah dicetak oleh Pegadaian Jatiwaringin untuk diberikan kepada nasabah. Brosur tersebut berisikan produk-produk yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin beserta dengan golongan-golongan terhadap barang yang akan digadaikan, pinjaman yang ditetapkan oleh Pegadaian, biaya administrasi , dan beban bunga yang ditetapkan oleh Pegadaian kepada calon nasabah yang ingin memulai menggadaikan barangnya kepada Pegadaian Jatiwaringin. Dengan ini Pegadaian Jatiwaringin memiliki sistem informasi dan komunikasi yang baik dengan memberikan informasi secara manual maupun secara online.
IV.7 Pemantauan (Monitoring)
Menurut Boynton, William C., Raymon N. Johnson dan Walker G. Kell (2008) dalam bukunya Modern Auditing Manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan. Pengawasan adalah proses penentuan kualitas kinerja pengendalian
intern sepanjang waktu. Pemantauan ini mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan pengambil tindakan koreksi. Proses ini dilaksanakan melalui kegiatan yang berlangsung secara terus-menerus, evaluasi secara terpisah, atau dengan berbagai kombinasi dari keduanya. Di berbagai entitas, auditor intern atau personel yang melakukan pekerjaan serupa memberikan kontribusi dalam memantau aktivitas entitas. Aktivitas pemantauan dapat mencakup penggunaan informasi dari komunikasi dengan pihak luar seperti keluhan Customer dan komentar dari badan pengatur yang dapat memberikan petunjuk tentang masalah atau bidang yang memerlukan perbaikan.
Pemantauan yang ada di Pegadaian jatiwaringin terhadap kebijakan-kebijakan yang telah terjadi di Pegadaian jatiwaringin dan prosedur-prosedur yang terjadi di Pegadaian terjadi dilakukan oleh Satuan Pengawas Internal yang dilaporkan setiap bulan kepada Dewan Pengawas dan Dewan Direksi Pusat. Setiap prosedur bisnis yang terjadi pada Pegadaian Jatiwaringin akan dilaporkan ke Pegadaian Pusat, upaya ini dilakukan untuk pembenahan pada sistem yang ada, apakah mendukung kegiatan transaksi atau tidak, apakah setiap dokumen yang ada sesuai dengan apa yang telah terjadi di Pegadaian Jatiwaringin , sehingga dari semua transaksi ini bisa berjalan sesuai dengan prosedur yang berjalan di Pegadaian. Selain itu dengan adanya pengawasan ini akan dijadikan dasar untuk menentukan perbaikan pada sistem yang sudah ada.
Sistem Pemantauan ini dilakukan oleh Satuan Pengawas Internal (SPI) yang dilakukan secara periodik, sehingga dalam aktivitasnya Satuan Pengawas Internal Pegadaian melakukan pengecekan pada setiap divisi yang terdapat pada Pegadaian Jatiwaringin. Hasil dari pemeriksaan ini, kemudian dibahas dalam forum Manajemen Risiko yang menjadi bahan evaluasi dan bahan untuk menentukan kebijakan-
kebijakan tertentu terkait risiko yang terjadi, juga dapat mengidentifikasi risiko-risiko baru yang diakibatkan oleh konteks risiko-risiko yang berbeda dari konteks risiko-risiko sebelumnya.
Setelah dilakukan pembahasan oleh Satuan Pengawasan Internal, hasil evaluasi tersebut kemudian dilaporkan kepada pimpinan perusahaan untuk konsultasi tindakan atau perlakuan risiko yang harus dilakukan terhadap risiko yang ditemukan pada pemeriksaan tersebut. Hasil pemerikasaan tersebut akan dilaporkan kepada manajer untuk kemudian disosialisasikan kepada tiap unit kerjanya.
Untuk proses manajemen risiko Pegadaian Jatiwaringin merupakan tugas dari Manajer cabang, yang juga bertindak sebagai manajer risiko pada cabangnya, yakni Pegadaian Jatiwaringin , dan pemantauan tersebut juga dilihat dari laporan keuangan pada Pegadaian jatiwaringin, apakah dalam laporannya selalu terjadi kerugian atau telah terjadinya piutang tak tertagih yang sangat tinggi, sehingga diperlukan upaya-upaya untuk menekan piutang tak tertagih tersebut menjadi lebih kecil.
