BAB II LANDASAN TEORI

(1)

II-1 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian dan Fungsi Gudang

Menurut Warman (2010), gudang adalah bangunan yang dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan. Penggudangan adalah kegiatan menyimpan dalam gudang. Menurut Hadiguna dan Setiawan (2008), gudang dapat didefinisikan sebagai tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi sampai barang diminta sesuai dengan jadwal produksi. Sejak dulu, gudang berfungsi sebagai buffer atau penyeimbang dan untuk menentukan langkah selanjutnya suatu perusahaan akan menggunakan gudang untuk komersial atau lebih baik digunakan sendiri.

Dalam memfasilitasi proses dan aktivitas pengelolaan barang, fungsi utama gudang yaitu (Hadiguna dan Setiawan, 2008):

1. Penerimaan (receiving) yaitu menerima material pesanan perusahaan, menjamin kualitas material yang dikirim supplier, serta mendistribusikan material ke lantai produksi.

2. Persediaan yaitu menjamin agar permintaan dapat dipenuhi karena tujuan perusahaan adalah memenuhi kepuasan pelanggan.

3. Penyisihan (put away) yaitu menempatkan barang-barang dalam lokasi penyimpanan. 4. Penyimpanan (storage) yaitu bentuk fisik barang-barang yang disimpan sebelum ada

permintaan.

5. Pengambilan pesanan (order picking) yaitu proses pengambilan barang dari gudang sesuai permintaan.

6. Pengepakan (packaging) atau pricing yaitu langkah pilihan setelah proses pengambilan (picking).

7. Penyortiran yaitu pengambilan batch menjadi pesanan individu dan akumulasi pengambilan yang terdistribusi disebabkan variasi barang yang besar.

8. Pengepakan dan pengiriman yaitu pemeriksaan barang dalam kontainer hingga pengiriman.

(2)

II-2 2.2 Peranan Gudang

Peranan gudang dapat dikategorikan dalam tiga fungsi (Arwani, 2009): a. Fungsi penyimpanan (storage and movement)

Fungsi paling mendasar dari gudang adalah tempat penyimpanan barang, baik bahan mentah, setengah jadi, maupun barang jadi.

b. Fungsi melayani permintaan pelanggan (order full-filment)

Aktivitas menerima barang dari manufaktur atau supplier dan memenuhi permintaan dari cabang atau pelanggan menjadikan gudang sebagai fokus aktivitas logistik. Gudang berperan menyediakan pelayanan dengan menjamin ketersediaan produk dan siklus order yang reasonable.

c. Fungsi distribusi dan konsolidasi (distribution and consolidation)

Fungsi distribusi ini menjadikan gudang sebagai kepanjangan tangan dari penjualan dan pemasaran dalam memastikan penyampaian produk dan informasi kepada pelanggan sebagai titik penjualan (point of sale).

Pada suatu pabrik, kita dapat membedakan macam gudang menurut karakteristik material yang akan disimpan, yaitu (Hadiguna dan Setiawan, 2008):

a. Penyimpanan bahan baku

Gudang akan menyimpan setiap material yang dibutuhkan atau digunakan untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya berada didalam bangunan pabrik. Beberapa jenis barang tertentu bisa pula diletakkan diluar bangunan pabrik, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya gudang karena tidak memerlukan bangunan khusus.

b. Penyimpanan barang setengah jadi

Dalam industri manufaktur, kita sering menemui bahwa benda kerja harus melalui beberapa macam operasi dalam pengerjaannya. Prosedur demikian sering pula harus berhenti karena dari satu operasi ke operasi berikutnya waktu pengerjaan yang dibutuhkan tidaklah sama. Akibatnya barang atau material harus menunggu sampai mesin atau operator berikutnya siap mengerjakannya.

c. Penyimpanan produk jadi

Gudang demikian kadang-kadang disebut pula gudang dengan fungsi menyimpan produk yang telah selesai dikerjakan.

(3)

II-3 Selain ketiga macam gudang di atas, ada pula beberapa macam gudang lainnya yang perlu diketahui:

a. Penyimpanan bagi pemasok

Gudang penyimpanan barang nonproduktif dan akan digunakan untuk pengerjaan pengepakan, perawatan, dan penyimpanan barang kebutuhan kantor.

b. Penyimpanan komponen jadi

Gudang untuk menyimpan komponen yang siap dirakit. Gudang demikian biasa diletakkan berdekatan dengan area perakitan atau bisa pula ditempatkan secara terpisah didalam penyimpanan barang setengah jadi.

c. Salvage

Dalam sebagian proses produksi, ada kemungkinan beberapa benda kerja akan salah dikerjakan. Akibatnya barang memerlukan pengerjaan kembali untuk perbaikan, sehingga kualitas produksi diperbaiki. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan suatu area guna menyimpan benda kerja yang salah sebelum diproses kembali. Benda kerja yang tidak bisa diperbaiki akan menjadi scrap atau buangan yang diletakkan di lokasi tersendiri.

d. Bangunan dan limbah

Gudang digunakan untuk menyimpan material atau komponen yang salah dikerjakan dan sudah tidak bisa diperbaiki.

2.3 Pengertian Audit

Menurut Mulyadi dan Puradiredja (1998), secara umum auditing adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya.

Arens, Elder dan Beasley (2006) dalam Susanto (2007), mengemukakan auditing merupakan suatu proses penghimpunan dan pengevaluasian bukti-bukti mengenai informasi untuk meneliti dan melaporkan tingkat hubungan antara informasi dengan kriteria yang telah ditetapkan.

(4)

II-4 Menurut Setyawan (1988), ada empat tahapan pemeriksaan, yaitu:

a. Pemeriksaan pendahuluan

Tahapan pemeriksaan pendahuluan bagi pemeriksa adalah untuk memperoleh informasi umum dan informasi latar belakang dalam waktu yang relatif singkat mengenai semua aspek yang berhubungan dengan organisasi, aktivitas, program atau sistem dari entitas yang diperiksa.

b. Review dan pengujian sistem pengendalian manajemen

Tahapan review dan pengujian sistem pengendalian manajemen mempunyai dua tujuan, yaitu:

1. Untuk memperoleh bukti-bukti atas ketiga elemen dari sasaran pemeriksaan sementara.

2. Untuk menentukan bahwa bukti-bukti yang diperoleh dari klien adalah bukti-bukti yang kompeten, sehingga diperoleh keyakinan bahwa pemeriksaan dapat dilanjutkan ke tahapan selanjutnya.

c. Pemeriksaan Terinci

Tahapan pemeriksaan terinci oleh banyak orang seringkali diartikan sebagai pemeriksaan itu sendiri. Anggapan demikian adalah salah sama sekali. Dua tahapan pemeriksaan yang sebelumnya mempunyai bobot yang sama pentingnya dengan tahapan pemeriksaan sebelumnya.

d. Pelaporan

Segala sesuatu yang dikerjakan dalam fungsi pemeriksaan sebenarnya akan mengarahkan pada tahap ini, yaitu tahap pelaporan.

Sasaran Pemeriksaan

Sasaran pemeriksaan adalah merupakan suatu pernyataan ataupun dugaan/hipotesis yang ada dalam benak pemeriksa yang memerlukan jawaban atau pembuktiaan. Lebih lanjut, sasaran pemeriksaan dapat dibagi menjadi tiga elemen yang penting, yaitu (Setyawan, 1988):

a. Kriteria (Criteria)

Kriteria adalah merupakan norma atau standar yang menunjukkan bagaimana seharusnya para individu dalam organisasi melakukan aktivitas sebagai pertanggungjawaban atas wewenang yang dilimpahkan.

(5)

II-5 b. Penyebab (Causes)

Penyebab adalah merupakan tindakan/aktivitas aktual yang dilakukan oleh para individu dalam organisasi. Penyebab itu sendiri dapat bersifat positif, yaitu yang bersifat ekonomis, efisiensi dan efektif maupun yang bersifat negatif, yaitu yang bersifat pemborosan, inefisien, dan inefektif.

c. Akibat/Efek (Effect)

Akibat adalah merupakan hasil pengukuran dan pembandingan antara penyebab dengan kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut.

2.4 Warehouse Check-UP

Menurut Arwani (2009), warehouse check-up adalah salah satu yang dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dalam melakukan audit atau check-up menyeluruh dalam tujuh perspektif yang berbeda. Setiap perspektif ini memiliki perhatian dan fokusnya masing-masing. Dengan metode ini, perusahaan dapat melihat potret manajemen gudangnya dalam perspektif strategi (strategy), proses (process), operasi (operation), biaya (cost), infrastruktur (infrastructure), sistem informasi (information system), dan sumber daya manusia (people). Dapat dilihat pada gambar 2.1 berikut ini:

Gambar 2.1 Warehouse Check-Up Sumber: Arwani, 2009

Proses warehouse check-up meliputi (Arwani, 2009): a. Menentukan kebutuhan audit

Manajemen menentukan terlebih dahulu tingkat kebutuhan audit: perlu, penting, atau tidak. Kemudian tentukan juga ruang lingkup yang akan diaudit.

(6)

II-6 b. Menentukan waktu dan frekuensi pelaksanaan

Berangkat dari hal tersebut, manajemen puncak perusahaan akan memutuskan siapa pelaksana audit.

c. Perencanaan check-up

Dalam warehouse check-up, penilaian (scoring) dilakukan terhadap ketujuh perspektif dengan melakukan pembobotan dan kriteria penilaian sebelumnya. Hasil akhir dari penilaian akan menuju pada status gudang, yaitu apakah manajemen gudang dalam kondisi sangat sehat, sakit, sakit keras, atau masuk gawat darurat. Lebih jelasnya, dapat dilihat pada tabel 2.1 dan tabel 2.2 berikut ini:

Tabel 2.1 Skoring & Bobot terhadap Tujuh Perspektif Warehouse Check Up

No. Perspektif Skala Bobot

1. Strategi (strategy) 10 – 100 20%

2. Proses (process) 10 - 100 15%

3. Operasional (operations) 10 – 100 15%

4. Biaya (costs) 10 - 100 15%

5. Fasilitas (infrastructure) 10 - 100 10%

6. Sistem Informasi (information system) 10 - 100 15%

7. Sumber daya manusia (people) 10 - 100 10%

Total 100%

Sumber: Arwani, 2009

Tabel 2.2 Kategori Gudang Berdasarkan Warehouse Check-Up

Status Gudang Score

Well Managed (WM) 90 – 100

Running Properly (RP) 80 – 90

Need Improvement (NI) 70 – 80

Extemely Need Improvement (ENI) 50 – 70

Need Fundamental Improvement (NFI) < 50

d. Implementasi check-up

Auditor akan melakukan wawancara terhadap karyawan key person setiap kegiatan operasional gudang.

e. Mempresentasikan hasil check-up

Presentasi hasil audit dilakukan di depan manajemen puncak dan manajemen gudang dengan memaparkan data, fakta, angka, dan temuan yang dilakukan di lapangan. Berdasarkan penjelasan di atas, untuk lebih singkat dapat dilihat pada gambar 2.2.

(7)

II-7 Gambar 2.2 Proses Warehouse Check-Up

2.4.1 Check-Up Strategi

Pada tahapan ini, audit dilakukan untuk memastikan bahwa strategi gudang yang dijalankan sesuai dengan strategi divisi logistik dan perusahaan. Auditor harus memastikan bahwa pada level tertentu karyawan gudang harus mengerti dan memahami mengapa strategi pergudangan ditetapkan. Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up proses pada tabel 2.3 berikut ini:

Tabel 2.3 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Strategi

No. Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final Score 1 Apakah visi dan misi perusahaan

tercatat secara jelas? 2

Apakah visi dan misi perusahaan disosialisasikan kepada seluruh karyawan?

3 Apakah terdapat visi dan misi divisi gudang?

4 Apakah visi dan misi divisi gudang tercatat secara jelas?

5

Apakah visi dan misi divisi gudang disosialisasikan kepada seluruh karyawan gudang?

20%

Audit Kinerja Gudang

1

(8)

II-8 Tabel 2.3 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Strategi (Lanjutan)

2.4.2 Check-Up Proses

Menurut Arwani (2009), check-up proses pergudangan ini dilakukan layaknya sebuah audit kepatuhan yang bertujuan untuk menentukan apakah manajemen gudang beserta stafnya mengikuti kebijakan, prosedur, tata cara, serta peraturan yang telah disusun dan ditetapkan. Pada tahapan ini, kegiatan check-up proses akan memeriksa kinerja gudang dari beberapa hal:

• Kebijakan manajemen pergudangan

• Standar prosedur yang ada

• Teknis dan pelaksanaan kegiatan operasional

Dalam melakukan audit proses dibutuhkan kejelian dalam melihat proses, prosedur, dan membandingkannya dengan dokumen penunjang serta operasional di lapangan. Ketika melakukan audit proses ini diharapakan dapat (Arwani, 2009):

• Memastikan semua kebijakan, prosedur, proses, dan dokumentasi sesuai dengan yang diterapkan di lapangan.

No. Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final Score 6

Apakah semua karyawan gudang mengerti terhadap visi, misi dan strategi gudang?

7

Apakah visi dan misi gudang selalu direview dan dievaluasi secara berkala?

8

Apakah visi dan misi perusahaan dijadikan dasar dalam merumuskan visi dan misi divisi gudang? 9 Apakah gudang menetapkan

target-target kinerja untuk dicapai? 10

Apakah terdapat target yang ditetapkan untuk setiap seksi/bagian di dalam divisi gudang?

11

Apakah pencapaian targetnya selalu direview secara berkala? Bagaimana prosesnya?

12

Apakah selalu diadakan meeting berkala dalam departemen gudang untuk melakukan review dan sosialisasi terhadap strategi dan target kinerja departemen dan atau divisi?

Total Score

1

(9)

II-9

• Memastikan kualitas proses dan aktivitas operasional.

• Mendapatkan peluang-peluang perbaikan dari feed back, temuan, maupun saran dari pihak lain yang lebih objective.

Menurut kebijakan yang telah ditetapkan, penyimpanan barang didasarkan pada persyaratan sebagai berikut (Arwani, 2009)::

• Vaksin dan beberapa produk kosmetik disimpan dalam ruangan freezer (hingga dibawah 00C).

• Produk obat ethical harus disimpan dalam ruangan ber-AC (14-250C).

• Produk consumer seperti obat nonethical disimpan dalam suhu kamar (25-300C). Temuan di lapangan sebagai temuan mayor apabila (Arwani, 2009):

Ditemukan beberapa produk obat ethical. Setelah datang lebih dari 1 x 24 jam masih di area staging dan tidak disimpan dalam suhu 14-250C. Temuan ini bersifat mayor karena akan mempengaruhi kualitas produk dan pada akhirnya merugikan/membahayakan pihak user.

Target pengiriman pesanan yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut:

• Pesanan sebelum jam 09:00 dikirim jam 10:00

Temuan di lapangan sebagai temuan mayor apabila (Arwani, 2009):

Beberapa pesanan untuk outlet-outlet besar di area Jabodetabek yang masuk jam 08:45 tidak dapat terkirim pada jadwal delivery jam 10. Temuan ini bersifat mayor karena kita sudah menetapkan target dan mengkomunikasikan kepada pelanggan.

Standard Operating Procedure (SOP)

Sebagai sebuah standar baku untuk kegiatan operasional, tentu dokumen SOP harus didokumentasikan dan di-review secara berkala.

Temuan di lapangan sebagai temuan minor apabila (Arwani, 2009):

SOP sudah didokumentasikan dan dilaksanakan pada kegiatan operasional gudang. Namun, ternyata ada sedikit perubahan berupa tambahan proses dan tidak tercantum dalam SOP.

(10)

II-10 Temuan ini bersifat minor, karena proses telah diperbarui. Hanya saja, SOP belum di-update/review untuk kemudiaan direvisi kembali.

Dari hasil tersebut maka score untuk check-up proses adalah 100 - (2x15) – 5 = 65.

Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up proses pada tabel 2.4 berikut ini:

Tabel 2.4 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Proses

No. Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final Score

1

Apakah ada seorang wakil manajemen yang memiliki wewenang dan tanggung jawab untuk memastikan sistem kualitas manajemen pergudangan? (dapat dibuktikan dengan adanaya struktur organisasi, surat penunjukkan dan job desk )?

2

Apakah internal audit dilakukan (setidaknya setahun terakhir) untuk memverifikasi persyaratan standar pergudangan?

3

Apakah temuan-temuan dan tindakan korektif didokumentasikan, diselesaikan dan diketahui oleh pihak manajemen?

4

Apakah ada dokumen manajemen pergudangan yang terkontrol didalam gudang? (misalnya: Policy, Standard Operation Procedure, Work Instruction ?

5

Apakah ada prosedur ataupun catatan record yang tersedia untuk mendokumentasikan segala aktivitas didalam gudang dan pengiriman? Catatan ini dimulai dari dokumen penerimaan, pengecekan pengiriman, penyimpanan, pembersihan bangunan, pengembalian stock , pengembalian barang?

6

Apakah terdapat catatan record yang mudah disajikan sesuai dengan kebutuhan? Apakah catatan dibuat real time, apakah catatan dibuat sesuai pada saat kegiatan berlangsung?

15%

2

(11)

II-11 Tabel 2.4 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Proses (Lanjutan)

2.4.3 Check-Up Operasi

Menurut Arwani (2009), Check-up di area operasional ini merupakan tinjauan atas kegiatan operasional yang berlangsung dalam manajemen pergudangan yang bertujuan untuk mengevaluasi efisiensi dan efektivitas kegiatan operasional tersebut. Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up operasi pada tabel 2.5.

No. Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final

Score

7

Apakah semua prosedur ditandatangani oleh wakil manajemen atau manajer operasi yang ditunjuk bertanggung jawab untuk menerapkan standar manajemen pergudangan?

8

Adakah informasi yang tertulis maupun elektronis untuk setiap produk mengenai kondisi penyimpanan yang

direkomendasikan dan persyaratan-persyaratan khusus lainnya?

9

Apakah ada catatan untuk setiap penerimaan dan pengiriman barang? Apakah catatan didokumentasikan? Apakah dalam catatan tersebut termasuk diantaranya: (1) Deskripsi barang (2) Jumlah unit, (3) kualitas, (4) nama prinsipal,(5) no

batch/serial number, (6) tanggal terima/kirim, dan data spesifik lainnya yang terkait? 10

Apakah produk yang ditarik dapat diidentifikasi dan secara fisik terpisah?

11 Apakah catatan pengembalian barang dijaga dan disimpan?

Total Score

2

(12)

II-12 Tabel 2.5 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Operasi

1

Apakah service level yang ditetapkan oleh departemen gudang tercapai? Berapa service level yang ditetapkan?

2

Apakah terdapat standar order cycle time yang ditetapkan oleh departemen gudang (misal: waktu mulai dari konsumen mengirimkan pesanan hingga barang diterima)?

3

Apakah departemen gudang mengatur ketersediaan barang? Seberapa besar dibanding dengan permintaan? Seberapa sering terjadi stock-out?

4

Apakah sistem gudang saat ini memudahkan dalam pelayanan pesanan terhadap konsumen?

5

Apakah konsumen merasa puas terhadap kinerja gudang, terutama dalam pemenuhan pesanan mereka?

6

Apakah pengiriman dilakukan setiap hari? Bagaimana jika ada

penambahan volume pesanan dari konsumen yang tiba-tiba?

7

Apakah ada persentase dari total pesanan yang masuk terhadap pesanan yang bisa dipenuhi dan dikirim?

8

Apakah gudang memberikan respon yang cepat terhadap pesanan yang muncul?

9

Apakah kinerja gudang terkait dengan akurasi order, akurasi stock , pengiriman tepat waktu, pemenuhan pesanan?

10 Apakah sering terjadi komplain setiap bulannya?

11

Apakah invoice akurat? Seberapa akurat invoice tercetak dalam sebulan?

Total Score

3

Perspektif : Operasi

(13)

II-13 2.4.4 Check-Up Biaya

Menurut Arwani (2009), biaya yang terkait dengan manajemen gudang adalah bagaimana memastikan peranan manajemen dalam mengiptimalisasi profit perusahaan dengan dua cara, yaitu efisiensi biaya dan minimalisasi nilai sediaan. Manajemen gudang harus mampu memberikan paduan yang tepat dalam kedua hal tersebut, yang tentu terkait dengan strategi departemen yang telah diterapkan. Melakukan kontrol terhadap biaya yang terjadi pada area pergudangan secara efektif, setidaknya ada tiga hal utama yang harus kita siapkan diawal, yaitu:

a. Biaya standard (standard cost)

b. Anggaran biaya tahun berjalan (budget)

c. Standard angka produktivitas (productivity standards) Fokus pada check-up kali ini adalah pada:

• Warehouse cost

• Transportation cost

Dari sisi warehouse cost, terjadi penambahan karyawan yang tidak sesuai dengan budget yang sudah dianggarkan. Hal ini terjadi karena ada kenaikan volume order dan proses tambahan untuk melakukan packing kayu sebelum dikirm ke cabang.

Disamping itu, dari sisi labor cost membengkak dari yang ditetapkan karena meningkatnya overtime. Hal ini terjadi karena beberapa kali barang pembelian yang notabene barang impor, masuk pada jam 4 sore. Dari sisi prosedur yang ditetapkan, barang yang sudah diterima harus diserahterimakan pada hari yang sama.

Temuan di lapangan sebagai temuan minor apabila (Arwani, 2009):

Dari sisi transportation cost, total transportation masih sesuai dengan budget yang dianggarkan. Namun, jika melihat rate, secara cost (berlaku di industri kurir) masih ada peluang untuk mendapatkan harga yang lebih kompetitif.

(14)

II-14 Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up biaya pada tabel 2.6 berikut ini:

Tabel 2.6 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Biaya

1

Apakah pemilihan vendor atau supplier untuk semua peralatan di gudang mempertimbangkan masalah cost?

2 Apakah ada cost comparison dalam hal pemilihan vendor?

3

Apakah sering terjadi overtime sehingga mengakibatkan cost tambahan? Apakah kejadian ini terjadi secara reguler atau insidental? Bagaimana langkah antisipasinya?

4

Apakah manajemen gudang dapat mengoptimalisasikan nilai persediaannya?

5

Apakah manajemen gudang dapat melakukan kontrol terhadap biaya yang terjadi di gudang terhadap budget yang sudah ditetapkan?

6

Apakah manajemen sudah menyusun budget? Seberapa besar kenaikan yang diharapkan pada tahun ini?

7

Apakah manajemen gudang memiliki dan menentukan standar biaya untuk setiap kegiatan/aktivitas gudang?

8

Apakah ada mekanisme kontrol terhadap penggunaan biaya? Apakah ada indikator/standar yang telah ditetapkan? Jika melebihi standar biaya apa yang harus dilakukan?

9

Apakah ada suatu peristiwa yang mengharuskan terjadi perubahan budget?

Total Score

4

Perspektif : Biaya

(15)

II-15 2.4.5 Check-Up Infrastruktur

Menurut Arwani (2009), kondisi kelayakan, keamanan, keselamatan, dan kebersihan fisik bangunan gudang serta fasilitas penunjang lainnya sangat berpengaruh terhadap kegiatan operasional gudang. Mulai dari kondisi fisik gedung, lantai gudang, atap, forklift, rak penyimpanan, genset, ruang penyimpanan, hingga pantry dan kamar mandi merupakan hal yang harus diperhatikan dan diaudit untuk memastikan bahwa keadaannya layak digunakan dan aman.

Peralatan gudang yang sering kita jumpai adalah alat angkut, mulai dari yang sederhana seperti trolley, hand pallet, forklift, hingga electric forklift. Alat-alat tersebut merupakan hal yang harus kita pastikan kesiapannya untuk digunakan dalam operasional gudang. Masih banyak lagi yang bisa kita kembangkan dalam rangka melakukan check-up infrastruktur. Kegiatan ini bukan untuk mengada-ada atau mencari kesalahan, namun untuk lebih memastikan bahwa proses pergudangan berjalan dengan lancar dan semua peraturan terkait keamanan, kebersihan, dan kesehatan yang telah diterapkan dijalankan pada level operasional dan ke depan menemukan potensi perbaikan (Arwani, 2009).

Dari hasil check up ditemukan beberapa hal sebagai berikut:

• Tidak ditemukan bukti bahwa timbangan digital dilakukan kalibrasi berkala (sebagai temuan minor).

• Alat pemadam kebakaran tidak ditera ulang (sebagai temuan minor).

• Suhu ruang tercatat 320C pada siang hari jam 11 dan 350C pada jam 14.00 di gudang penyimpanan barang. Seharusnya, suhu ruang harus dipastikan antara 25-300C untuk menjamin kualitas barang (sebagai temuan mayor).

• Tidak ditemukan loker untuk menyimpan barang milik pribadi staf gudang. Akibatnya, karyawan gudang dengan leluasa memiliki akses membawa barang kepemilikan (tas, helm, dll) masuk ke area gudang (sebagai temuan minor).

• Kamar mandi dan toilet ditemukan bersih dan terawat, namun tidak ada dokumentasi jadwal reguler untuk menjaga kebersihan dan perawatan (sebagai temuan minor). Dari hasil tersebut maka score untuk check up sistem infrastruktur adalah 100 – (4x5) – 5 = 65.

(16)

II-16 Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up infrastruktur pada tabel 2.7 berikut ini:

Tabel 2.7 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Infrastruktur

1

Apakah area loading dan unloading dijaga tetap kering, bersih, rapi? Apakah lokasi loading dan unloading dijaga dari elemen-elemen lingkungan untuk mencegah kerusakan produk dan kemasan? 2

Apakah saluran masuk dan keluar drainase pada bangunan gudang terbebas dari hama?

3

Apakah lantai terbuat dari solid material, dan material yang mudah untuk dibersihkan saat aktivitas gudang sedang berjalan? 4

Apakah lantai dalam keadaan bersih, rapi, baik, tidak ada yang rusak dan sambungan yang terbuka?

5

Apakah bila lantai rusak, dilakukan perbaikan dengan segera dan menggunakan material pengganti yang sesuai?

6

Apakah langit-langit terjaga kebersihannya dan dalam keadaan baik?

7

Apakah gudang memiliki pencahayaan/lampu yang cukup terang sesuai dengan aktivitas setempat? Apakah ini sesuai dengan peraturan mengenai persyaratan keselamatan?

8

Apakah seluruh peralatan pergudangan dan infrastruktur seperti conveyor, rak, pallet, thermometer, forklift, sistem komputer dalam keadaan baik? Bagaimana sistem perawatannya?

9

Apakah semua peralatan (yang mencerminkan fungsi operasi pergudangan dan distribusi) memiliki catatan program perawatan dan perbaikan secara rutin? Dan apakah dilakukan kalibrasi, inspeksi atau dilakukan pengecekan untuk memastikan kinerjanya sesuai?

10%

5

(17)

II-17 Tabel 2.7 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Infrastruktur (Lanjutan)

2.4.6 Check-Up Sistem Informasi

Menurut Arwani (2009), penggunaan sistem informasi gudang (warehouse management system-WMS) yang tepat dan sesuai dengan interaksi manajemen gudang dengan karyawan, pelanggan, dan vendor, akan memudahkan operasional gudang mencapai tingkat pengembalian investasi yang diinginkan (return on investment-ROI). Sebelum memilih WMS yang tepat dan sesuai dengan bisnis perusahaan, penting untuk memahami terlebih dahulu kebutuhan gudang dan manfaat yang akan diperoleh dengan memiliki WMS yang terintegrasi. Pada tahapan warehouse check-up ini, kita harus memastikan apakah WMS yang digunakan memberikan nilai tambah untuk perusahaan atau tidak. Pastikan bahwa didalam WMS minimum standar memiliki:

• Sistem lokasi fleksibel

10

Apakah catatan kalibrasi tersimpan dan sesuai order (sesuai dengan jadwal dan diperbaiki jika dibutuhkan)?

11

Apakah alat angkut/transportasi sesuai dengan persyaratan operasi? Apakah alat angkut benar-benar terlihat bersih, kering, bebas hama dan terawat, sehingga tetap menjaga kualitas barang yang diangkut? 12

Apakah karyawan mendapatkan training yang cukup untuk mengoperasikan alat transportasi?

13

Apakah ada checklist yang perlu diisi sebelum dan sesudah penggunaan alat transportasi?

14

Apakah perawatan alat angkut/transportasi sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan? Jika menggunakan pihak ketiga, apakah kebijakan dan prosedur yang sama dilakukan disana?

15

Apakah tersedia alat pemadam kebakaran? Berapa banyak dan adakah peta peletakannya?

Total Score

5

(18)

II-18

• Menggunakan parameter sesuai dengan yang ditetapkan pengguna, terhubung pada pekerjaan/task pergudangan, dan menggunakan dokumen “live” untuk melakukan pekerjaan/task tersebut.

• Fasilitas integrasi dengan peralatan pengumpul data (data collection devices), seperti barcode dan lain-lain.

Dari sisi sistem informasi gudang ditemukan beberapa hal:

• Sistem informasi saat ini baru dikenali pada tingkat lokasi. Sistem bin baru berupa penamaan, namun tidak bisa dilihat historinya (sebagai temuan mayor).

• Belum ada fasilitas integrasi dengan peralatan pengumpulan data (data collection devices) seperti barcode (sebagai temuan minor)

• Sistem informasi belum bisa untuk melakukan “reserved stock” guna project/sales champaign tertentu. Hal ini akan mempengaruhi validitas stok bagi salesman. Karena tidak bisa membedakan stok yang sudah dipersiapkan untuk kepentingan tertentu. (sebagai temuan mayor).

Dari hasil tersebut maka score untuk check up information system adalah 100 – (2x15) – 5 = 65.

Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up sistem informasi pada tabel 2.8 berikut ini:

Tabel 2.8 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Sistem Informasi

No. Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final

Score

1

Apakah warehouse management system yang digunakan support dengan teknologi seperti Radio Frequency dan Barcode?

2

Apakah warehouse management system benar-benar terintegrasi sempurna dengan inventory control, purchasing, dan entry order?

15% Audit Kinerja Gudang

6

(19)

II-19 Tabel 2.8 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Sistem Informasi (Lanjutan)

2.4.7 Check-Up Sumber Daya Manusia

Menurut Arwani (2009), audit sumber daya manusia (SDM) adalah serangkaian audit yang bertujuan untuk mengkaji fungsi SDM, mulai dari struktur dan sumber daya manusia, peran dan tanggung jawab masing-masing personil, kepemimpinan, prosedur dan kebijakan, hingga kondisi lingkungan kerja. SDM mempunyai banyak manfaat yang secara garis besar adalah memberikan gambaran mengenai fungsi SDM dalam organisasi, sehingga bisa diperoleh feedback yang tepat mengenai aktivitas SDM seharusnya dilakukan. Intinya, audit ini bermanfaat untuk mengevaluasi bagaimana kontribusi aktivitas SDM terhadap strategi organisasi.

3

Apakah warehouse management system yang digunakan akan support terhadap perkembangan bisnis perusahaan dalam beberapa tahun mendatang?

4

Apakah warehouse management system dapat menjamin update informasinya benar-benar realtime?

5

Apakah warehouse management system dapat memastikan akurasi report terhadap live operasional di gudang?

6

Apakah warehouse management system dapat memastikan bahwa stock barang yang dilaporkan oleh sistem sesuai dengan fisik? 7

Apakah ada sistem otorisasi penggunaan warehouse management system?

8

Apakah sistem warehouse management system dapat membedakan barang yang saleable, non-saleable, good, bad?

9

Apakah dokumen sebagai bukti validasi terhadap sistem informasi tersedia dan terdokumentasi dengan baik?

10

Apakah sistem melakukan adjustment jika terjadi ketidaksesuaian stock?

Total Score

6

(20)

II-20 Secara garis besar, audit karyawan/SDM terdiri dari beberapa area (Arwani, 2009):

a. Pertama, audit fungsi SDM. Audit fungsi SDM ini bertujuan untuk mengukur efektivitas dari fungsi SDM yang berada pada organisasi. Dalam tahap audit ini, auditor melakukan analisis terhadap pekerjaan tersebut. Seringkali, misalnya, masalah yang terjadi adalah peran dan tanggung jawab tidak terdefinisikan dengan baik sehingga menghambat tercapai tujuan. Melalui audit SDM, masalah seperti ini bisa ditemukan untuk kemudian dicari solusinya.

b. Kedua, audit kepatuhan yang mengkaji kepatuhan perusahaan terhadap hukum, kebijakan, maupun prosedur yang terkait dengan fungsi SDM. Hal ini penting sekali karena jika kepatuhan tidak dipenuhi, berarti perusahaan melakukan pelanggaran di bidang SDM. Isu-isu yang berkaitan dengan ini antara lain masalah kesehatan dan keselamatan, aturan jam kerja, aturan UMR, dan lainnya.

c. Ketiga, audit iklim SDM. Hal ini sangat mempengaruhi kondisi karyawan, mulai dari motivasi, komunikasi, semangat, hingga kepuasan kerja. Audit ini bisa dilakukan dengan memperhatikan absensi, turnover karyawan, ataupun melakukan pengamatan langsung terhadap perilaku karyawan.

Berdasarkan hasil check-up terdapat beberapa temuan sebagai berikut:

• Karyawan gudang tidak menggunakan safety shoes yang sudah dipersiapkan (sebagai temuan minor).

• Turn over karyawan gudang yang relatif tinggi (sebagai temuan mayor).

• Beberapa karyawan baru tidak mendapatkan training pengenalan, policy, dan prosedur gudang (sebagai temuan minor).

• Karyawan tidak menggunakan ID card sebagai tanda pengenal yang sudah ditetapkan sebagai policy (sebagai temuan minor).

• Transporter bisa masuk ke area packing dan tanpa supervisi (sebagai temuan mayor).

Dari hasil tersebut maka score untuk check up sistem infrastruktur adalah 100 – (3x5) – (2x5) = 55.

Dari sisi manajemen, perusahaan dapat menindaklanjuti hasil tersebut dengan membuat tim kecil untuk memetakan akar masalah yang terjadi dan mengambil strategi serta langkah taktis operasional sebagai langkah konkret perbaikan.

(21)

II-21 Jika akar masalah sudah dikenali, strategi perbaikan dan taktis operasional sudah diimplementasikan, akan lebih baik jika dilakukan review atau evaluasi kembali, apakah terjadi perubahan positif secara signifikan seperti yang diinginkan atau belum efektif. Mungkin saja secara berkala bisa dilanjutkan dengan warehouse ceheck-up enam bulan kemudian.

Dapat kita lihat contoh daftar periksa warehouse check-up sumber daya manusia pada tabel 2.9 berikut ini:

Tabel 2.9 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Sumber Daya Manusia

1

Apakah setiap karyawan mengerti akan job description-nya masing-masing? Apakah setiap karyawan mengerti target kerja setiap seksi di dalam manajemen gudang?

2

Apakah setiap karyawan mendapatkan penjelasan mengenai indikator/target kinerja masing-masing?

3

Apakah jumlah karyawan mencukupi untuk memastikan penyimpanan dan penanganan produk?

4

Apakah dalam sebulan sering terjadi overtime? Apa alasan dilakukannya overtime? Apakah pelaksanaannya sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku?

5

Apakah karyawan gudang mendapatkan pelatihan mengenai standar manajemen pergudangan?

10%

7

(22)

II-22 Tabel 2.9 Contoh Daftar Periksa Warehouse Check-Up Sumber Daya Manusia (Lanjutan)

Menurut Ackerman (2010), auditing warehouse performance memiliki enam perspektif yaitu mengukur ruang gudang, mengukur penggunaan peralatan, mengukur produktivitas, kualitatif tindakan, kinerja pelayanan, dan profitabilitas.

No. Deskripsi Elemen Check Up Ya Tidak Catatan/Keterangan Status Score Bobot Final

Score

6

Apakah karyawan gudang mendapatkan penyegaran setiap tahun mengenai standar manajemen pergudangan untuk memastikan bahwa mereka secara berkala mendapatkan update terhadap persyaratan-persyaratan tersebut?

7

Apakah karyawan gudang mengenakan pakaian yang bersih setiap saat? Adakah seragam yang membedakan antara section yang berbeda dalam gudang?

8

Apakah ada area yang didesain untuk area merokok? Apakah merokok dilarang digudang? Apakah larangan ini jelas dipahami oleh karyawan dengan pernyataan dan rambu larangan?

9

Apakah ada area yang didesain untuk makan dan minum? Apakah area tersebut dilengkaspi dengan fasilitas pembuangan sampah? Apakah makanan dilarang dibawa di area gudang?

10

Apakah ada area yang

diperuntukkan untuk penyimpanan barang-barang pribadi milik karyawan gudang seperti loker? Apakah area loker didesain terbatas sebagai tempat ganti baju dan tidak digunakan untuk makan dan minum?

Total Score

7

(23)

II-23 2.5 Definisi Visi dan Misi

Visi

Visi merupakan rangkaian kalimat yang menyatakan cita-cita impian sebuah organisasi atau perusahaan yang ingin dicapai di masa depan. Secara singkat dapat dinyatakan, visi adalah pernyataan want to be dari organisasi atau perusahaan. Merupakan hal yang sangat bagus jika setiap orang di dalam perusahaan mengerti akan menjadi apa perusahaan tempat mereka bekerja dimasa depan. Visi merancang masa depan dengan perusahaan untuk 3 sampai dengan 10 tahun ke depan, yang merupakan hal yang sangat krusial bagi perusahaan untuk menjamin kelestarian dan kesuksesan jangka panjang (Wibisono, 2006). Cita-cita dimasa depan yang ada dipemikiran para pendiri yang disebut sebagai “visi” dari perusahaan (Wahyudi, 1996).

Visi yang baik memiliki kriteria sebagai berikut (Wibisono, 2006): 1. Menyatakan cita-cita atau keinginan perusahaan dimasa depan. 2. Singkat, jelas, fokus, dan merupakan standard of excellence. 3. Realistis dan sesuai dengan kompetensi organisasi.

4. Atraktif dan mampu menginspirasikan komitmen serta antusiasme.

5. Mudah diingat dan dimengerti seluruh karyawan serta mengesankan bagi pihak yang berkepentingan.

6. Dapat ditelusuri tingkat pencapaiannya.

Secara sederhana, pada saat akan menetapkan visi perusahaan, ada baiknya dilakukan pengecekan visi dengan menggunakan panduan check list pada tabel 2.10 (Wibisono, 2006):

Tabel 2.10 Check List Visi

No. Kriteria Ya Tidak

1. Merupakan sebuah kalimat tunggal

2. Memberikan inspirasi dan membuat karyawan merasa nyaman bekerja di perusahaan.

3. Ditulis dalam bahasa yang baik dan benar tanpa kata-kata kosong. 4. Mudah dimengerti oleh seluruh karyawan

5. Ditulis dalam bahasa yang baik dan benar

6. Dapat dengan mudah diingat karyawan tanpa harus melihat contekan atau brosur.

(24)

II-24 Misi

Misi merupakan rangkaian kalimat yang menyatakan tujuan atau alasan eksistensi organisasi yang memuat apa yang disediakan oleh perusahaan kepada masyarakat, baik berupa produk ataupun jasa (Wheelen dalam Wibisono, 2006). Pernyataan misi merupakan sebuah kompas yang membantu Anda menemukan arah dan menunjukkan jalan yang tepat saat Anda tersesat dalam rimba bisnis saat ini (Paul Kalkbrenner dalam Wibisono, 2006).

Langkah penyusunan misi yang umum dilakukan oleh organisasi atau perusahaan adalah dengan mengikuti tahap-tahap berikut ini (Wibisono, 2006):

1. Melakukan proses brainstrorming dengan mensejajarkan beberapa kata yang menggambarkan misi perusahaan.

2. Penyusunan prioritas dan pemfokusan pada kata-kata yang paling penting.

3. Mengombinasikan kata-kata yang telah dipilih menjadi kalimat atau paragraf yang menggambarkan misi perusahaan.

4. Mengedit kata-kata sampai terdengar benar atau sampai setiap orang kelelahan untuk adu argumentasi berkaitan dengan kata atau frase favorit mereka.

Untuk meyakinkan bahwa misi yang telah disusun merupakan misi yang baik, berikut ini check list yang dapat digunakan pada tabel 2.11.

Tabel 2.11 Check List Misi

1. Mendefinisikan apa yang bagian gudang kerjakan.

2. Mengidentifikasikan kemampuan dan kompetensi gudang. 3. Mendefinisikan produk atau pelayanan .

4. Tidak lebih panjang dari satu paragraf 5. Dapat dengan jelas dimengerti oleh pegawai 6. Ditulis dalam kalimat yang baik dan benar

7. Fokus pada kondisi saat ini dan tidak tercampur/digabungkan dengan pernyataan visi untuk masa depan

8. Dikaji kembali dan ditulis ulang jika organisasi mengalami perubahan lingkup

(25)

II-25 Tabel 2.11 Check List Misi (Lanjutan)

9. Realistis dan dapat dicapai

10. Cukup fleksibel sehingga dapat merespons perubahan lingkungan 11. Mengacu pada keunggulan kompertitif