BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Menurut Indrajit dan Djokopurnomo (2002), persaingan bisnis yang sangat ketat di era globalisasi ini menuntut perusahaan untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya. Masih Menurut Indrajit dan Djokopurnomo (2002), Jika dilihat secara lebih mendalam, ternyata esensi dari persaingan terletak pada bagaimana sebuah perusahaan dapat mengimplementasikan proses penciptaan produk baru atau jasanya secara lebih murah, lebih baik, dan lebih cepat (cheaper, better, and faster) dibandingkan dengan pesaing bisnisnya. Pergudangan merupakan salah satu aktivitas yang dapat mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan. Aktivitas yang ada dalam pergudangan meliputi unloading, put away, storage, order picking, dan loading. Gudang dapat digambarkan sebagai suatu sistem logistik dari sebuah
perusahaan yang berfungsi untuk menyimpan produk dan menyediakan informasi mengenai status serta kondisi material atau produk yang disimpan digudang sehingga informasi tersebut selalu up-to-date dan mudah diakses oleh siapapun yang berkentingan. Produk yang disimpan di gudang dapat berupa bahan baku, komponen (spare part), goods-in-process, dan barang jadi (finish good), Indrajit dan Djokopurnomo (2002).
Terry, G.R (2008) menjelaskan, Berdasarkan fenomena yang terjadi di negara- negara maju, terutama yang dialami oleh perusahaan-perusahaan multinasional, ternyata masalah yang dihadapi perusahaan tersebut terletak pada ketidakmampuan perusahaan dalam mengelola menejemen pergudangan, yang dalam hal ini mereka seolah mengabaikan peran fungsi gudang. Itu semua dapat dilihat dari keadaan gudang yang tidak di tata dengan baik. Masih Menurut Terry, G.R (2008), Manajemen pergudangan diperlukan untuk mengatasi berbagai masalah dalam gudang dan kegiatan pergudangan, diantaranya barang tidak jelas keberadaannya, tidak jelas kepemilikannya,
tidak jelas pemakaiannya, barang rusak dan sebagainya. Kegiatan manajemen, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan, dan pelaksanaan (actuating), serta pengendalian (controlling), perlu diterapkan pada kegiatan-kegiatan utama pergudangan secara seksama dan terintegrasi, Terry, G.R (2008). Untuk itu, perusahaan sebaiknya menempuh langkah- langkah seperti proses perbaikan dalam mengelola menejemen gudang untuk berlomba-lomba memenuhi keinginan para konsumen yang berorientasi pada customer diantaranya meliputi harga, mutu, dan service (kecepatan,
kemudahan, dan kenyamanan), Terry, G.R (2008). Untuk mengatasi hal ini dapat ditempuh strategi pengauditan gudang yang telah ada agar dapat diketahui faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi kinerja gudang dalam upaya untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi, Terry, G.R (2008).
Menurut Arwani (2009) dalam ruang lingkup pergudangan, audit sering dimaknai sebagai proses melakukan pengecekan terhadap stock saja, yang secara berkala dilakukan, baik mingguan, bulanan, triwulan, tengah tahun, maupun tahunan. Sering juga pengecekan stock dimaknai sebagai audit gudang yang dilakukan hanya jika ada “temuan” kasus akibat kelalaian karyawan, ketidaksesuaian dengan standar yang ditetapkan oleh pemerintah atau badan terkait, atau karena kasus penggelapan stock. Sesungguhnya, sebagaimana audit-audit pada bagian lainnya (seperti keuangan dan pemasaran), audit gudang juga merupakan hal yang krusial untuk dilakukan secara reguler dan menyeluruh, Arwani (2009).
Sebagai anak dari PT Pertamina (persero), PT Pertamina EP (ekspoitasi dan produksi) yang didirikan guna mengelola usaha eksploitasi dan produksi minyak dan gas milik pemerintah ini harus memiliki sistem menejemen gudang yang baik. Berdasarkan observasi yang dilakukan penulis, PT Pertamina EP belum pernah dilakukan audit gudang dengan menggunakan metode warehouse check up. Akan tetapi PT Pertamina EP telah melakukan audit gudang hanya pada aspek keuangan (financial) dan aspek persediaan (stock opname). Atas dasar tersebut peneliti akan melakukan audit gudang PT
Pertamina EP Region Jawa dengan menggunakan metode warehouse check up. Mendengar istilah audit gudang, pasti orang akan berpikir bahwa ini hanya
sebagai stock opname, stock audit, atau stocktake. Kegiatan tersebut dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara kuantitas dan kualitas persediaan secara fisik dengan persediaan yang terekam dalam sistem manajemen gudang pada kurun waktu tertentu. Pada warehouse check up metode yang digunakan dapat melakukan audit gudang dalam tujuh area cakupan, yaitu strategi (strategic), proses (process), operasional (operations), biaya (cost), sistem informasi (information system), fasilitas penunjang (infrastructure), dan sumber daya manusia (people), (Arwani, 2009).
Arwani menjelaskan bahwa pelaku bisnis masih sebatas menganggap bahwa peran gudang hanya sebatas tempat penyimpanan barang tanpa nilai tambah lainnya. Namun, para pebisnis yang andal seharusnya mempertimbangkan untuk menciptakan nilai tambah. Pada metode warehouse check up diharapkan perusahaan dapat meningkatkan kinerja dengan memperhatikan aspek keuntungan nilai dan aspek produktivitas. Dalam aspek keuntungan nilai diantaranya manajemen dapat menilai kinerja pelayanan yang berdasarkan permintaan spesifik dari pelanggan (tailored service), reliabilitas, dan tingkat respons (responsiveness). Sedangkan aspek produktivitas adalah pemanfaatan kapasitas, perputaran aset, penurunan tingkat persediaan, tingkat hubungan kerjasama dengan pemasok atau pihak ketiga, serta integrasi jadwal dengan manufaktur dan pemasok. Untuk itu, penggunaan metode warehouse check up sangat membantu untuk memberikan gambaran secara lebih menyeluruh dari tujuh perspektif yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Didalam bukunya, Arwani juga menerangkan Audit gudang dilakukan dengan mempertimbangkan visi, misi, strategi, dan kompetensi inti perusahaan. Lebih dari itu, kegiatan audit gudang ini merupakan pemeriksaan terhadap suatu unit atau departemen secara menyeluruh, komprehensif, sistematis, independen, dan berkala. Selain itu, Arwani juga menjelaskan, kegiatan ini juga dilakukan dalam rangka melihat potensi masalah serta peluang untuk memberikan
rekomendasi dalam meningkatkan efektivitas proses dan efesiensi biaya, guna mendongkrak kinerja perusahaan secara lebih luas. Audit gudang akan memastikan bahwa tujuan dan strategi pergudangan serta sistemnya disesuaikan secara optimal dengan lingkungan bisnis, baik yang sekarang maupun yang akan datang. Dengan kata lain, audit gudang bisa digunakan sebagai strategi kontrol, sekaligus penilai keberhasilan pergudangan (warehouse effective rating instrument). Dengan melakukan audit gudang akan memberikan manfaat, antara lain: memberikan evaluasi yang independen terhadap strategi dan operasional, mengidentifikasi area yang membutuhkan perbaikan dan peningkatan, memberikan ide-ide inovatif dalam proses perbaikan berkelanjutan kinerja pergudangan. (Arwani, 2009).
1.2 Perumusan Masalah
Dalam tugas akhir ini akan dilakukan audit warehouse performance gudang, oleh karena itu adapun beberapa hal yang dirumuskan dalam tugas akhir adalah:
1. Berada di level mana kinerja gudang PT Pertamina EP (Eksploitasi dan Produksi) Region Jawa dengan menggunakan metode warehouse check up?
2. Bagaimana rancangan usulan perbaikan jika kategori gudang belum mencapai level tertinggi?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah melakukan audit warehouse performance untuk:
1. Mengetahui kategori status gudang saat ini dengan menggunakan metode warehouse check up.
2. Memberikan rancangan usulan perbaikan agar kategori gudang mencapai level tertinggi.
1.4 Pembatasan Masalah
Mengingat adanya keterbatasan waktu, maka penulis membatasi masalah- masalah yang dibahas dalam laporan ini dengan harapan tidak akan terjadi penyimpangan dari tujuannya:
1. Penelitian dilakukan pada PT Pertamina EP Region Jawa yang berlokasi di field Jatibarang Mundu Indramayu.
2. Penelitian hanya dilakukan pada gudang tertutup saja yaitu gudang 1 dan gudang 2.
3. Masa audit kinerja gudang dilakukan pada tanggal 18 juli – 10 Agustus 2012, semester I periode 01 Januari - 30 Juni 2012.
4. Data diperoleh dari hasil pengalaman studi lapangan di PT Pertamina EP Region Jawa.
5. Perbaikan yang dilakukan hanya pada temuan major saja.
1.5 Manfaat Penelitian
Data dan informasi hasil penelitian evaluasi kinerja gudang di PT Pertamina EP Region Jawa diharapkan dapat memberikan manfaat kepada perusahaan yaitu:
1. Dapat mengetahui kategori level kinerja gudang saat ini dalam tujuh perspektif warehouse check up.
2. Dapat mengetahui usulan perbaikan serta dapat segera melakukan tindakan perbaikan agar kinerja perusahaan meningkat.
1.6 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, identifikasi masalah dari latar belakang masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian, pembatasan masalah, serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori yang menjadi pedoman dari penelitian ini dan berkaitan dengan permasalahan audit gudang. Landasan teori yang digunakan bertujuan untuk menguatkan metode yang dipakai untuk memecahkan permasalahan di perusahaan.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini menguraikan tentang langkah-langkah dari awal hingga akhir yang dilakukan untuk menyelesaikan masalah dan mengenai pendekatan dan model masalah.
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Bab ini berisi data-data hasil pengamatan dan hasil wawancara yang diperoleh dari observasi yang pada akhirnya akan digunakan sebagai dasar pembuatan analisis.
BAB V ANALISIS MASALAH
Pada bab ini membahas tentang analisis hasil dari pengolahan data.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang diberikan bagi perusahaan yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk menyempurnakan menejemen pergudangan.
