BAB 4 ELABORATION-CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE. Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement

(1)

117

4.1 Elaboration Phase

• Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement

Proses yang di-improve dalam skripsi ini yaitu proses yang berhubungan dengan manajemen akademik dan persiapan bahan ajar yang terdiri dari proses perancangan kurikulum untuk jurusan baru, perubahan kurikulum untuk jurusan lama, proses penyusunan materi kuliah, proses perancangan/perubahan materi kuliah, proses multimedia project creation and monitoring. Proses-proses yang mengalami perubahan yaitu proses perancangan kurikulum untuk jurusan baru, perubahan kurikulum untuk jurusan lama, proses penyusunan materi kuliah, proses perancangan/perubahan materi kuliah, proses multimedia project creation and monitoring. Perubahan ini terjadi karena ada beberapa aktivitas di dalam proses tersebut yang memakan waktu dan biaya yang cukup besar, sehingga melalui tahapan ini diharapkan dapat mengefisiensikan biaya dan mengefektifkan waktu. Improvement yang diusulkan merupakan rekomendasi untuk perbaikan kinerja organisasi.

Target yang ingin dicapai dalam skripsi ini adalah: • M eningkatkan efisiensi

Efisiensi dilakukan dalam hal penghematan biaya dalam memproses suatu transaksi, dimana dengan adanya konsep Podcast Technology dapat menghemat biaya karyawan untuk melakukan perekaman video materi kuliah yang diajarkan

(2)

dosen di kelas serta proses penyelesaian video seperti pengeditan. SAP/M P Editor by Web menghemat pengeluaran biaya dalam hal menggandakan aplikasi SAP/M P ke dalam CD. Learning Object Applications menghemat pengeluaran biaya pembuatan multimedia yang dilakukan oleh karyawan, dan Intelligence Curriculum Distribution Applications yang menghemat biaya karyawan dan biaya kertas dalam pembuatan peta distribusi mata kuliah.

• M eningkatkan efektifitas

Efektifitas dilakukan dalam hal penghematan waktu di mana dengan adanya SAP/M P Editor by Web dapat menghemat waktu untuk meng-upload SAP/M P ke LM S, Intelligence Curriculum Distribution Applications dapat menghemat waktu karyawan untuk membuat peta distribusi mata kuliah yang tadinya dilakukan secara manual, Learning Object Applications dapat menghemat waktu karyawan dalam membuat multimedia, dan Podcast Technology yang menghemat waktu penyimpanan video yang sudah dapat dilakukan melalui server.

(3)

Tabel 4.1 Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement

Target awal Cara ukur Sumber

M eningkatkan efisiensi biaya

• Berdasarkan perhitungan dalam ABC Analisis, SAP/M P Editor by Web dapat mengurangi pengeluaran biaya dari Rp 18.080.156 menjadi Rp 16.303.594 atau sebesar 9,83% per semester. • Berdasarkan perhitungan dalam ABC

Analisis, Learning Object Applications dapat mengurangi pengeluaran biaya dar Rp.17.207.000 menjadi

Rp.12.447.917 atau menghemat sebesar 27,66% per tahun.

• Berdasarkan perhitungan dalam ABC Analisis, Intelligence Curriculum Distribution Applications dapat menghemat pengeluaran biaya dari Rp.600.000 menjadi Rp.199.218,76 atau menghemat sebesar 66,79% per tahun.

• Berdasarkan perhitungan dalam ABC

Data dikumpulkan melalui wawancara kepada unit yang berkaitan dengan Academic

Management and Content Preparation

(4)

Target awal Cara ukur Sumber Analisis Podcast technology dapat

menghemat pengeluaran biaya dari

Rp.55.049.540 menjadi Rp.1.452.958 atau menghemat sebesar 97,36 % per tahun.

M eningkatkan efektifitas waktu

• Berdasarkan perhitungan dari ABC Analisis, SAP/M P Editor by Web dapat menghemat 3054 menit menjadi 2802 menit atau terjadi penghematan waktu sebesar 8,25% per semester.

• Berdasarkan perhitungan dari ABC Analisis, Learning Object Applications dapat menghemat penggunaan waktu dari 660 menit menjadi 474 menit atau terjadi penghematan waktu sebesar 28,18% per tahun.

• Berdasarkan perhitungan dari ABC Analisis, Intelligence Curriculum Distribution Applications dapat

menghemat penggunaan waktu dari 480 menit menjadi 165 menit atau terjadi penghematan waktu sebesar 65,625%

Data dikumpulkan melalui wawancara kepada unit yang berkaitan dengan Academic

Management and Content Preparation

(5)

Target awal Cara ukur Sumber

per tahun.

• Berdasarkan perhitungan dari ABC Analisis, Podcast Technology dapat menghemat penggunaan waktu dari 900 menit menjadi 660 menit atau terjadi penghematan waktu sebesar 26,67% per tahun.

(6)

Tabel 4.2 ABC Analysis SAP/MP EDITOR (DESKTOP APPLICATIONS)

Nama proses Rata-rat a transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Rata-rat a biaya pekerja (per jam) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lain-lain (menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lain-lain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rata biaya per transaksi (Rp) Biaya semesteran (per semester) Usaha semester (%) Penunjukan dosen pembuat SAP/MP (SME) 6 64 384 12,500 80,000 756.25 650 52,300 132,300 22,050 3,307,500 12.57 Menggandakan aplikasi SAP/MP editor ke dalam bentuk CD 6 20 120 12,500 25,000 156.25 2,000 15,125 40,125 6,688 1,003,125 3.93 Pembuatan SAP/MP 6 300 1,800 12,500 375,000 0 0 0 375,000 62,500 9,375,000 58.94 Mereview SAP/MP 6 120 720 12,500 150,000 156.25 0 18,750 168,750 28,125 4,218,750 23.58 Mentrans fer data SAP/MP ke LMS 6 5 30 12,500 6,250 156.25 0 781 7,031 1,172 175,781 0.98 Totals 3,054 636,250 86,956 18,080,156

(7)

(8)

Keterangan :

1. Setiap semester dilakukan pembuatan SAP/M P melalui 5 proses yang biasa dilakukan dengan aplikasi SAP/M P editor yang diberikan IDC dalam bentuk CD kepada Subject Matter Expert (SM E). Proses yang dilakukan yaitu:

• Penunjukan dosen untuk membuat SAP/M P atau disebut Subject Matter Expert (SM E) adalah sebanyak 150 orang karena rata-rata matakuliah untuk semua jurusan setiap semesternya sebanyak 150 mata kuliah selama 1 bulan (25 hari). Jadi rata-rata transaksi per hari adalah 6 transaksi (150 mata kuliah/25 hari) dan proses ini memerlukan waktu sekitar 64 menit (160 jam kerja x 60 menit : 25 hari : 6 transaksi).

• IDC melakukan penggandaan SAP/M P editor ke dalam bentuk CD untuk masing-masing SM E agar format SAP/M P sama dan proses ini memerlukan waktu sekitar 20 menit untuk setiap CD yang di-copy.

• Setelah itu, dosen akan membuat SAP/M P menggunakan SAP/M P editor yang telah diberikan oleh IDC dan proses ini diperkirakan memerlukan waktu sekitar 5 jam / 300 menit untuk masing-masing dosen memasukkan ke dalam aplikasi.

• Dosen yang telah selesai membuat SAP/M P menyerahkan file nya kepada IDC atau melalui email dan dilakukan review terhadap format dan kelengkapan SAP/M P serta content-nya dan proses ini memerlukan waktu sekitar 120 menit.

(9)

• Selanjutnya SAP/M P akan ditransfer ke LM S dan proses ini memerlukan waktu sekitar 5 menit.

2. Perkiraan biaya untuk pekerja

• Gaji dosen pembuat SAP/MP atau SM E untuk 1 mata kuliah diperkirakan Rp. 2.000.000,- per transaksi dengan batas waktu yang diberikan maksimal 1 bulan/160 jam kerja.

Jadi, perkiraan biaya SM E per jam adalah Rp. 2.000.000:160=Rp. 12.500 • Gaji karyawan IDC sekitar Rp. 2.000.000,- untuk 160 jam kerja.

Jadi, biaya karyawan untuk 1 jam adalah Rp. 2.000.000:160=Rp. 12.500 3. Perkiraan biaya non labor

- biaya listrik untuk penggunaan perangkat komputer di IDC • Biaya diperkirakan Rp. 1.500.000/bulan

• Pemakaian selama jam kerja: 160 jam

• Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 1.500.000:160:60= Rp 156,25 - Biaya telepon per menit diperkirakan Rp. 600

- Biaya kertas

• Harga 1 rim Rp. 32.500 • 1 rim = 500 lembar

• Biaya per lembar adalah Rp. 32.500/500= Rp. 65 - Biaya CD diperkirakan Rp. 2.000

(10)

Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses yang dilakukan dari 4 proses yang ada setiap semester untuk mempersiapkan materi kuliah semester berikutnya.

Tabel 4.3 Perkiraan jumlah transaksi dalam proses S AP/MP ED ITOR (DES KTOP APPLIC ATIONS )

Nama proses Rata-rata transaksi

(per hari)

Penunjukan dosen pembuat SAP/M P (SM E) 6 M enggandakan aplikasi SAP/M P editor ke dalam

bentuk CD 6

Pembuatan SAP/MP 6 M ereview SAP/MP 6 M entransfer data SAP/MP ke LM S 6

5. Perhitungan

• Waktu sehari (menit) = Rata-rata transaksi x Waktu per transaksi

• Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60 • Total biaya lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per menit)) + (rata-rata transaksi x Alokasi biaya lain-lain-lain-lain (per transaksi))

• Biaya per hari (Rp) = Biaya pekerja + Total biaya lain-lain

(11)

• Biaya semesteran (per semester) (Rp) = Biaya per hari x 25

1 semester diselesaikan dalam 1 bulan yang terdiri dari 25 hari kerja. • Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100%

6. Perhitungan

• Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi • Biaya semesteran (per semester) (Rp) = Biaya per hari x 25

1 semester diselesaikan dalam 1 bulan yang terdiri dari 25 hari kerja. • Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100% 7. Simpulan

Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses penunjukkan dosen pembuat SAP/M P hingga proses mengupload SAP/M P ke LM S memakan waktu total 3054 menit dengan total biaya pekerja Rp 636.250 dan Rp 86.956 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per semester yaitu Rp 18.080.156

(12)

(13)

Tabel 4.4 ABC Analysis Learning Object Applications

Nama Proses Rata-rat a transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Rata-rat a biaya pekerja per jam (Rp) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lain-lain (per menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lain-lain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rat a biaya per transaksi (Rp) Biaya tahunan (per tahun) (Rp) Usaha tahunan (%) Recei ve multimedia order 3 20 60 12,500 12,500 156.25 65 3,320 15,820 5,273.33 1,582,000 9.09 Production multimedia 3 200 600 12,500 125,000 156.25 0 31,250 156,250 52,083.33 15,625,000 90.91 Totals 660 137,500 34,570 17,207,000

(14)

(15)

Keterangan :

1. Setiap semester dilakukan pembuatan Learning object melalui 2 proses yang biasa dilakukan dengan aplikasi Learning object application. Proses yang dilakukan yaitu:

• Receive multimedia order, setiap semester rata-rata matakuliah untuk semua jurusan setiap semesternya sebanyak 150 mata kuliah yang diasumsikan selesai dalam waktu 2 bulan sehingga penghitungannya : 2 bulan ada 50 hari kerja, jadi per harinya dapat selesai 150:50 = 3 transaksi dan proses ini memerlukan waktu sekitar 20 menit untuk menerima permintaan dari para dosen baik melalui telepon, form, atau yang lainnya.

• Production multimedia, Pembuatan learning object pada proses ini diasumsikan memerlukan waktu sekitar 200 menit untuk membuat learning object.

Gaji karyawan pembuat learning object untuk 1 mata kuliah diperkirakan Rp. 2.000.000,- per transaksi dengan batas waktu yang diberikan maksimal 1 bulan/160 jam kerja.

Jadi, perkiraan gaji karyawan per jam adalah Rp. 2.000.000/160=Rp. 12.500 3. Perkiraan biaya non labor :

- Biaya listrik untuk penggunaan perangkat komputer di IDC • Biaya diperkirakan Rp. 1.500.000/bulan

(16)

• Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 1.500.000/160/60= Rp 156,25 - Biaya kertas per lembar

• Biaya per lembar adalah Rp. 32.500/500= Rp. 65 4. Perkiraan jumlah transaksi

Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses. Tabel 4.5 Perkiraan jumlah transaksi dalam Learning Object Applications

Nama proses Rata-rata transaksi (per hari) Receive multimedia order 2

Production multimedia 2

5. Perhitungan

• Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60 • Total biaya lain-lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya lain-lain

(per menit)) + (rata-rata transaksi x Alokasi biaya lain-lain (per transaksi))

(17)

• Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 100 1 tahun = 2 semester

1 semester diselesaikan dalam waktu 2 bulan (50 hari kerja), jadi 1 tahun = 100 hari kerja.

• Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100% 6. Simpulan

Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses receive multimedia order hingga proses production multimedia order memakan waktu total 660 menit dengan total biaya pekerja Rp 137.500 dan Rp 34.570 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 17.207.000

(18)

(19)

Tabel 4.6 ABC Analysis PEMBUATAN PETA DISTRIBUSI MATA KULIAH MANUAL

Nama Proses Rata-rat a transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Rata-rat a biaya pekerja per jam (Rp) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lain-lain (per menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lain-lain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rata biaya per transaksi (Rp) Biaya tahunan (per tahun) (Rp) Usaha tahunan (%) Pembuatan peta distribusi mata kuliah 5 96 480 12,500 100,000 156.25 1,000 20,000 120,000 24,000 600,000 100 Totals 480 100,000 20,000 600,000

(20)

Keterangan :

1. Setiap tahun dilakukan pembuatan peta distribusi mata kuliah melalui 1 proses inti yang biasa dilakukan. Proses yang dilakukan yaitu:

• Pembuatan peta distribusi mata kuliah, setiap tahunnya untuk 25 jurusan di BINUS dan 1 angkatan diasumsikan selesai dibuat dalam waktu 5 hari, sehingga dalam 1 hari ada 5 transaksi dan dalam 1 hari itu ada 8 jam kerja, sehingga 1 transaksi membutuhkan waktu 1,6 jam atau 96 menit.

• Gaji karyawan yang membuat 1 peta distribusi mata kuliah diperkirakan Rp. 2.000.000,- per bulan dengan jam kerja dalam sebulan yaitu 160 jam kerja. Jadi, perkiraan biaya gaji karyawan per jam adalah Rp. 2.000.000/160 = Rp.12.500

3. Perkiraan biaya non labor :

- biaya kertas (A3) = 2 x 500 = Rp 1000 - biaya listrik = Rp 1.500.000 per bulan

1 bulan = 160 jam kerja

Jadi, biaya listrik per menit adalah Rp 1.500.000 : 160 : 60 = Rp 156,25 4. Perkiraan jumlah transaksi

(21)

Tabel 4.7 Perkiraan jumlah transaksi dalam proses PEMBUATAN PETA DIS TRIBUS I MATA KULIAH MANUAL

(per hari) Pembuatan peta distribusi mata kuliah 5

5. Perhitungan

• Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi • Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 5 hari kerja

1 tahun diselesaikan dalam waktu 5 hari kerja.

Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, dilihat dari proses pembuatan peta distribusi mata kuliah memakan waktu total 480 menit dengan total biaya pekerja Rp 100.000 dan Rp 20.000 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 600.000

(22)

(23)

Tabel 4.8 ABC Analysis PEMBUATAN MULTIMEDIA

Nama Proses Rata-rat a transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Rata-rata biaya pekerja per jam (Rp) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lain-lain (per menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lain-lain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rat a biaya per transaksi (Rp) Biaya tahunan (per tahun) (Rp) Usaha tahunan (%) Pengambilan video 6 100 600 12,500 125,000 40 0 4,000 129,000 21,500 33,540,000 66.67 Penyelesaian video 6 30 180 12,500 37,500 52.08 0 1,562 39,062 6,510 10,156,224 20 Penyimpanan video 6 20 120 12,500 25,000 33.33 3,000 18,667 43,667 7,278 11,353,316 13.33 Totals 900 187,500 24,229 55,049,540

(24)

Keterangan :

1. Untuk kegiatan Podcast Technology diperkirakan melalui 3 proses yang dilakukan yaitu:

• Kegiatan ini dimulai dengan proses pengambilan video dimana proses ini dalam sehari dilakukan sebanyak shift yang ada di BINUS University yaitu 6 shift dan proses ini memerlukan waktu sekitar 100 menit.

• Setelah itu, dilakukan penyelesaian video yang terdiri dari kegiatan mengedit hasil pengambilan video dan proses ini memerlukan waktu sekitar 30 menit. • Proses yang dilakukan seterusnya adalah penyimpanan video yang mengubah

ke dalam bentuk DVD yang di-burn dan proses ini memerlukan waktu sekitar 20 menit dengan kecepatan 4x.

• Gaji karyawan IDC sekitar Rp. 2.000.000,- untuk 160 jam kerja.

Jadi, biaya karyawan untuk 1 jam adalah Rp. 2.000.000/160=Rp. 12.500 3. Perkiraan biaya non labor

- Biaya non labor untuk proses pengambilan video : Biaya listrik

Biaya diperkirakan Rp. 500.000/bulan

1 bulan ada 25 hari kuliah @ 600 menit (10 jam) Biaya 1 jam adalah Rp. 500.000 : 25 : 10 = Rp. 2.000 • Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 2.000 : 60= Rp 33,33 Biaya kamera

(25)

Biaya 1 tahun adalah Rp. 5.000.000 : 5 = Rp. 1.000.000 1 tahun ada 250 hari kuliah

1 hari dipakai 600 menit atau 10 jam

Biaya kamera per jam adalah Rp. 1.000.000 : 250 : 10= Rp 400 • Jadi biaya per menit adalah Rp 400 : 60 = Rp. 6,67

- Biaya listrik

• Biaya listrik per bulan Rp. 500.000 • 1 bulan ada 160 jam kerja

• Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 500.000 : 160 : 60= Rp. 52,08 - Biaya DVD kosong yang dipakai per transaksi Rp. 3.000

4. Perkiraan jumlah transaksi

Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses yang dilakukan dari 3 proses yang diperlukan untuk pelaksanaan Podcast Technology :

Tabel 4.9 Perkiraan jumlah transaksi dalam PEMBUATAN MULTIMEDIA

(per hari)

Pengambilan video 6

Penyelesaian video 6

Penyimpanan video 6

5. Perhitungan

(26)

• Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi • Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 250 hari kerja • Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100% 6. Simpulan

Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses pengambilan video hingga proses penyimpanan video memakan waktu total 900 menit dengan total biaya pekerja Rp 187.500 dan Rp 24.229 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 55.049.540

• Root Cause Analysis

M asalah–masalah yang terjadi di Academic Management and Content Preparation BINUS University adalah karena kurangnya aplikasi yang membantu memudahkan pengguna dalam memproses transaksi sehingga menyebabkan tidak adanya efisiensi dan efektifitas dalam hal waktu dan biaya dan besarnya resiko terjadinya kesalahan yang mungkin terjadi pada pengguna dalam memproses transaksi.

(27)

1. Satuan Acara Perkuliahan/Module Plan Editor by Web

Selama ini software SAP/MP Editor diberikan kepada dosen dalam bentuk CD yang digunakan untuk membuat Satuan Acara Perkuliahan dan Module Plan kemudian setelah selesai, dosen harus memberikan file yang telah dibuatnya kepada unit IDC dalam bentuk flashdisk sehingga membutuhkan waktu dan biaya untuk dosen datang ke kampus memberikan file tersebut. Dengan adanya SAP/MP Editor by Web ini diharapkan dosen tidak perlu ke kampus untuk memberikan kepada IDC dalam bentuk file tetapi dosen hanya perlu meng-upload dari Web ini kemudian IDC men-download file tersebut dari database file yang telah di-upload dosen untuk selanjutnya di-approve dan diproses lebih lanjut untuk di-upload ke BinusM aya. SAP/MP Editor ini akan digabung dalam Content Management System yang saat ini sudah dalam bentuk Web sehingga memudahkan unit IDC dan dosen dalam mengakses Content Management System ini.

2. Learning Object Applications

Learning Object Applications ini dibuat untuk mengawasi perkembangan perkuliahan mahasiswa khususnya pada saat adanya perkuliahan Off-Class (OFC). Selama ini, ketika terjadi perkuliahan Off-Off-Class (OFC), mahasiswa belajar di rumah dengan mengerjakan tugas-tugas yang diberikan dosen untuk dikerjakan dan di-upload melalui BinusM aya

(28)

kemudian akan dinilai oleh dosen. Dosen yang menerima tugas hasil mahasiswa tidak mengetahui apakah itu merupakan hasil kerja asli dari mahasiswa atau hanya hasil Copy and Paste dari mahasiswa lainnya, selain itu dosenpun tidak tahu apakah mahasiswa mempelajari materi Off-Class tersebut dan sejauh mana mahasiswa menguasai materi perkuliahan. Oleh karena itu, dengan adanya konsep Learning Object Applications ini, dapat membantu dosen untuk mengetahui sejauh mana perkembangan mahasiswa menguasai materi perkuliahan dan membuat perkuliahan Off-Class menjadi bermanfaat bagi mahasiswa layaknya perkuliahan tatap muka (Face to Face).

3. Intelligence Curriculum Distribution Applications

M enurut prosedur yang berjalan saat ini, unit IDC memberikan daftar distribusi mata kuliah dan kurikulum kepada unit SRSC yang selanjutnya unit SRSC akan membuat peta distribusi mata kuliah berdasarkan data yang berasal dari IDC tersebut. Peta distribusi mata kuliah ini dibuat oleh unit SRSC secara manual menggunakan Microsoft Excel dan membuang waktu yang banyak untuk membuatnya karena untuk membuat peta tersebut memerlukan ketelitian dan konsentrasi yang lebih agar mata kuliah yang tercantum dalam peta tersebut benar-benar akurat dan sesuai dengan yang telah ditetapkan sebelumnya. Selain itu, peta distribusi mata kuliah yang selama ini telah dihasilkan juga tidak sepenuhnya dipahami oleh mahasiswa karena masih sulit untuk dipahami, sehingga dengan

(29)

adanya aplikasi ini diharapkan dapat membantu unit SRSC dalam membuat peta distribusi mata kuliah yang dapat dipahami oleh mahasiswa dan dapat ditampilkan dalam BinusM aya oleh setiap mahasiswa.

4. Podcast Technology

Adanya konsep ini karena selama ini jika mahasiswa tidak dapat hadir dan mengikuti perkuliahan, maka mahasiswa tersebut akan tertinggal materi perkuliahan saat itu. Dengan adanya konsep ini, diharapkan dapat membantu mahasiswa sehingga walaupun dia berhalangan hadir, tetap dapat memahami materi yang diajarkan dosen di kelas, karena konsep ini menggunakan kamera video yang merekam apapun yang diajarkan oleh dosen di kelas yang kemudian di-upload di Web yang dapat diakses oleh mahasiswa kapanpun dan di manapun.

• People Capability Matrix

Pada tahap ini People Capability Matrix digunakan untuk mengenali kompetensi atau keahlian yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan pada masing-masing unit. Angka penilaian yang digunakan adalah 1,2,3,4. Angka 1 menunjukkan Beginner, angka 2 menunjukkan individual contribution, angka 3 menunjukkan mentor/coach, angka 4 menunjukkan role model.

(30)

Tabel 4.10 People Capability Matrix (current)

Core compentency Main process B u si ne ss Ac um en C u st o m er Orien ta tio n L ea d er shi p A d a p ta b ilit y Pla n n in g & Org a n izin g Meet in g C o m m it m en ts Pro b lem S o lv in g & D ecis io n Ma k in g In n ovati o n / Co nt inuo u s Te amw o rk / C o lla b o ra ti o n P eop le D eve lo p m en t C o mmu n ic a ti on C o m p u ter L it era cy E n g lis h Pro fici en cy

Proses pembentukan program studi baru 2 2 1 1 1 1 2 1 2 2 2 2 2

Proses perancangan kurikulum untuk program studi baru 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama _{1 2 2 1 2 2 1 2 2 2 2 1 1}

Proses penyusunan materi kuliah 2 2 2 1 1 1 2 2 2 2 2 2 1

Proses Pembuatan Soal Ujian 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

Proses multimedia Project creation and monitoring 2 2 2 2 1 1 2 2 2 1 2 2 2

Proses perancangan/ perubahan materi kuliah 1 1 2 2 1 2 2 2 1 2 2 2 2

Proses pengadaan &pengendalian Instructor M anual 2 1 2 2 1 2 2 1 1 2 2 2 1

Proses perancangan pedoman(katalog,mahasiswa, dosen) 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 1 2 2

(31)

(32)

• Available Information

Setiap proses bisnis yang sedang berjalan saat ini di perusahaan memiliki informasi-informasi yang berasal dari berbagai sumber. Ada proses bisnis yang dijalankan berdasarkan training yang telah diberikan sebelumnya (Training manuals), ada proses yang dijalankan sesuai dengan prosedur yang sudah ada (Procedure manuals), ada proses yang dijalankan berdasarkan cara kerja sistem yang sudah ada karena sistem yang telah ada (System manuals) dan ada juga proses yang berjalan mengikuti peraturan bisnis yang berjalan (Business Rules). Selain itu, yang terakhir ada proses yang dijalankan berdasarkan kemampuan dan pengetahuan masing-masing individu (Tacit Knowledge).

Berikut ini adalah pengelompokkan informasi dan knowledge yang mendukun g proses elaborasi Academic Management and Content Preparation di BINU S University:

(33)

Gambar 4.1 Knowledge and Information Need Map

• Improvement Priorities

Penulisan skripsi ini memfokuskan pada pengembangan proses yang berhubungan dengan Academic Management and Content Preparation di BINU S University.

Dalam skripsi ini, pengembangan yang kami lakukan diprioritaskan untuk dilakukan proses Improving dan Redesigning.

Pengembangan yang kami lakukan proses Improving yaitu SAP/MP Editor by Web karena software aplikasi SAP/M P Editor yang selama ini diberikan kepada dosen dalam bentuk CD, sekarang akan digabungkan dengan Web CMS yang

(34)

telah ada, sehingga memudahkan dosen dalam membuat Satuan Acara Perkuliahan dan Module Plan kapanpun dan di manapun tanpa harus datang ke kampus untuk memberikan file yang telah dibuatnya kepada unit IDC yang akan meng-approve file tersebut.

Pengembangan lainnya yang kami lakukan dengan cara proses Redesigning dengan alasan karena pengembangan yang kami lakukan ini merupakan pengembangan yang sebelumnya belum pernah digunakan sehingga untuk dapat mewujudnyatakan usulan pengembangan ini diperlukan rancangan yang benar-benar baru, yaitu :

1. Learning Object Applications

Usulan pengembangan ini dibuat untuk membantu mahasiswa dalam menguasai materi perkuliahan secara Offclass (OFC)

2. Podcast Technology

Usulan pengembangan ini dibuat untuk membantu mahasiswa yang berhalangan hadir dalam perkuliahan tatap muka di kelas, sehingga mereka masih dapat mengikuti materi perkuliahan yang diajarkan oleh dosen di kelas.

3. Intelligence Curriculum Distribution Applications

Usulan pengembangan ini dibuat untuk membantu pihak IDC dan SRSC dalam membuat distribusi mata kuliah dan diubah ke dalam peta distribusi mata kuliah yang nantinya akan membantu mahasiswa dalam perkuliahan mereka.

(35)

4.2 Improvement Phase

• Redesigning Process Models

M odel proses yang akan dikembangkan yaitu berkaitan dengan proses penyusunan materi kuliah serta perancangan dan perubahan kurikulum. Dari hasil usulan pengembangan aplikasi-aplikasi yang di atas, akan mengakibatkan terjadinya perubahan proses terutama dalam proses penyusunan materi kuliah serta proses perancangan dan perubahan kurikulum. Semua usulan pengembangan aplikasi tersebut membantu proses bisnis yang telah ada saat ini supaya dapat lebih efektif dan efisien dalam hal waktu maupun biaya.

• Simulation Models and Activity Based Costing Details

a. Perbandingan waktu sebelum dan sesudah pengembangan

Tabel 4.11 Simulasi perbandingan waktu – S AP/MP Editor by Web

Keterangan

Waktu Lama

Waktu

Baru Perbedaan Simulasi waktu per

senester 3,054 2,802 252

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan waktu awal untuk proses pembuatan SAP/M P secara manual 3054 menit dan setelah pengembangan ke arah SAP/M P editor by Web penggunaan waktu menjadi 2802 menit.

Hal ini berarti penggunaan waktu akan berkurang sekitar : Waktu Lama – Waktu Baru

Waktu lama

(36)

Tabel 4.12 Simulasi perbandingan waktu – Learning Object Applications Keterangan Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Perbedaan Simulasi waktu per

tahun 660 474 186

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan waktu awal sebelum penerapan aplikasi Learning Object Applications dalam 660 menit dan setelah pengembangan penggunaan waktu menjadi 474 menit.

Hal ini berarti penggunaan waktu akan berkurang sekitar :

Tabel 4.13 Simulasi perbandingan waktu – Intelligence Curriculum

Distribution Applications Keterangan Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Perbedaan Simulasi waktu per

tahun 480 165 315 3054 menit – 2802 menit 3054 menit x 100 % = 8,25% 660 menit – 474 menit 474 menit x 100 % = 28,18 % Waktu Lama – Waktu Baru

Waktu lama

(37)

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan waktu awal untuk proses pembuatan peta distribusi mata kuliah secara manual dalam 480 menit dan setelah pengembangan ke arah Intelligence Curriculum Distribution Applications untuk membuat peta distribusi mata kuliah secara elektronik penggunaan waktu menjadi 165 menit.

Hal ini berarti penggunaan waktu akan berkurang sekitar :

Tabel 4.14 Simulasi perbandingan waktu – Podcast Technology

Keterangan Waktu Lama (menit) Waktu Baru (menit) Perbedaan Simulasi waktu per tahun 900 660 240

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan waktu awal sebelum penerapan aplikasi Podcast Technology dalam 900 menit dan setelah pengembangan penggunaan waktu menjadi 660 menit.

Hal ini berarti penggunaan waktu akan berkurang sekitar : 480 menit – 165 menit

480 menit

x 100 % = 65,625 % Waktu Lama – Waktu Baru

Waktu lama

x 100 %

Waktu Lama – Waktu Baru Waktu lama

(38)

b. Perbandingan biaya sebelum dan sesudah pengembangan

Tabel 4.15 Simulasi perbandingan biaya – S AP/MP Editor by Web

Keterangan

Biaya

Lama Biaya baru Perbedaan Simulasi biaya

per semester 18,080,156 16,303,594 1,776,562

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan biaya per semester untuk proses pembuatan SAP/M P secara manual Rp. 18.080.156 dan setelah pengembangan ke arah SAP/M P editor by Web penggunaan biaya menjadi Rp. 16.303.594 Hal ini berarti penggunaan biaya akan berkurang sekitar :

Tabel 4.16 Simulasi perbandingan biaya – Learning Object Applications

Keterangan Biaya Lama Biaya baru Perbedaan Simulasi biaya per tahun 17,207,000 12,447,917 4,759,083 900 menit – 660 menit 660 menit x 100 % = 26,67% Rp. 18.080.156 - Rp. 16.303.594 Rp. 18.080.156 x 100 % = 9,83% Biaya Lama – Biaya Baru

Biaya Lama

(39)

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan biaya per tahun untuk penerapan aplikasi Learning Object Applications Rp. 17.207.000 dan setelah pengembangan penggunaan biaya menjadi Rp. 12.447.917

Hal ini berarti penggunaan biaya akan berkurang sekitar :

Tabel 4.17 Simulasi perbandingan biaya – Intelligence Curriculum

Distribution Applications

Keterangan Lama (Rp) Biaya Biaya Baru (Rp) Perbedaan Simulasi biaya

per tahun 600,000 199,219 400,781

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan biaya per tahun untuk proses pembuatan peta distribusi mata kuliah secara manual Rp. 600.000 dan setelah pengembangan ke arah Intelligence Curriculum Distribution Applications untuk membuat peta distribusi mata kuliah secara elektronik penggunaan biaya menjadi Rp. 199.219

Hal ini berarti penggunaan biaya akan berkurang sekitar : Rp. 17.207.000 - Rp. 12.447.917

Rp. 17.207.000

x 100 % = 27,66% Biaya Lama – Biaya Baru

Biaya Lama

x 100 %

Rp. 600.000 - Rp. 199.219 Rp. 600.000

Biaya Lama

(40)

Tabel 4.18 Simulasi perbandingan biaya – Podcast Technology Keterangan Biaya Lama (Rp) Biaya Baru (Rp) Perbedaan Simulasi biaya per tahun 55,049,540 1,452,958 53,596,582

Dari hasil simulasi diperoleh penggunaan biaya per tahun sebelum penerapan aplikasi Podcast Technology Rp. 55.049.540 dan setelah pengembangan penggunaan biaya menjadi Rp. 1.452.958

Hal ini berarti penggunaan biaya akan berkurang sekitar :

Rp. 55.049.540- Rp. 1.452.958 Rp. 55.049.540

Biaya Lama

(41)

• Future Activity Based Costing

Berdasarkan perhitungan dari kinerja proses Academic management and content preparation yang sedang berjalan, maka dibuatlah

Activity Based Costing dari proses improvement yang diusulkan :

Tabel 4.19 ABC Analysis S AP/MP Editor by Web (future)

Nama proses Rata-rata transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Rata-rata biaya pekerja (per jam) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lain-lain (menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lain-lain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rata biaya per transaksi (Rp) Biaya semestera n (per semester) Usaha semester (%) Penunjukan dosen pembuat SAP/MP (SME) 6 64 384 12,500 80,000 756.25 650 52,300 132,300 22,050 3,307,500 13.70 Pembuatan SAP/MP 6 300 1,800 12,500 375,000 0 0 0 375,000 62,500 9,375,000 64.24 Mereview SAP/MP 6 100 600 12,500 125,000 156.25 0 15,625 140,625 23,438 3,515,625 21.41 Mentrans fer data SAP/MP ke LMS 6 3 18 12,500 3,750 156.25 0 469 4,219 703 105,469 0.64 Totals 2,802 583,750 68,394 16,303,594

(42)

(43)

Keterangan :

1. Setiap semester dilakukan pembuatan SAP/M P melalui 4 proses karena setelah menggunakan SAP/MP by web, terdapat pengurangan proses yaitu proses menggandakan aplikasi SAP/M P ke dalam bentuk CD karena aplikasinya sudah terdapat dalam CM S. Proses yang dilakukan yaitu:

• Penunjukan dosen untuk membuat SAP/M P atau disebut Subject Matter Expert (SM E) adalah sebanyak 150 orang karena rata-rata matakuliah untuk semua jurusan setiap semesternya sebanyak 150 mata kuliah selama 1 bulan (25 hari). Jadi rata-rata transaksi per hari adalah 6 transaksi (150 mata kuliah / 25 hari) dan proses ini memerlukan waktu sekitar 64 menit (160 jam kerja x 60 menit : 25 hari : 6 transaksi).

• Setelah itu, dosen akan membuat SAP/M P menggunakan SAP/M P editor yang telah diberikan oleh IDC dan proses ini diperkirakan memerlukan waktu sekitar 5 jam / 300 menit untuk masing-masing dosen memasukkan ke dalam aplikasi.

• Dosen yang telah selesai membuat SAP/M P melakukan konfirmasi ke IDC agar dilakukan review terhadap format dan kelengkapan SAP/M P serta content-nya dan proses ini memerlukan waktu sekitar 100 menit yang lebih cepat daripada proses manual karena bagian IDC hanya mengambil data SAP/M P dari SAP/M P editor yang ada di CM S.

• Selanjutnya SAP/M P akan di-generate ke LM S dan proses ini memerlukan waktu sekitar 3 menit yang lebih cepat juga dibanding proses manualnya.

(44)

• Gaji dosen pembuat SAP/MP atau SM E untuk 1 mata kuliah diperkirakan Rp. 2.000.000,- per transaksi dengan batas waktu yang diberikan maksimal 1 bulan/160 jam kerja.

Jadi, perkiraan biaya SM E per jam adalah Rp. 2.000.000/160=Rp. 12.500 • Gaji karyawan IDC sekitar Rp. 2.000.000,- untuk 160 jam kerja.

3. Perkiraan biaya non labor

- biaya listrik untuk penggunaan perangkat komputer di IDC • Biaya diperkirakan Rp. 1.500.000/bulan

• Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 1.500.000/160/60= Rp 156,25 - Biaya telepon per menit diperkirakan Rp. 600

- Biaya kertas

• Biaya per lembar adalah Rp. 32.500/500= Rp. 65 - Biaya CD diperkirakan Rp. 2.000

Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses yang dilakukan dari 4 proses yang ada setiap semester untuk mempersiapkan materi kuliah semester berikutnya.

(45)

Tabel 4.20 Perkiraan jumlah transaksi dalam S AP/MP Editor by Web

(per hari)

Penunjukan dosen pembuat SAP/M P (SM E) 6

Pembuatan SAP/MP 6 M ereview SAP/MP 6 M entransfer SAP/MP ke LM S 6

5. Perhitungan

• Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi • Biaya semesteran (per semester) (Rp) = Biaya per hari x 25

1 semester diselesaikan dalam 1 bulan yang terdiri dari 25 hari kerja. • Usaha semesteran (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100%

6. Simpulan

Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses penunjukkan dosen pembuat SAP/M P hingga proses

(46)

mengupload SAP/M P ke LM S memakan waktu total 2802 menit dengan total biaya pekerja Rp 583.750 dan Rp 68.394 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per semester yaitu Rp 16.303.594

(47)

Tabel 4.21 ABC Analysis Learning Object Applications (future) :

Nama Proses Rata-rat a transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Rata-rata biaya pekerja per jam (Rp) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lain-lain (per menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lain-lain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rat a biaya per transaksi (Rp) Biaya tahunan (per tahun) (Rp) Usaha tahunan (%) Production multimedia 3 128 384 12,500 80,000 156.25 0 20,000 100,000 33,333.33 10,000,000 81.01 Approval Learning Object 3 20 60 12,500 12,500 156.25 0 3,125 15,625 5,208.33 1,562,500 12.66 Upload ke LMS 3 10 30 12,500 6,250 260.42 0 2,604.17 8,854.17 2,951.39 885,417 6.33 Totals 474 98,750 25,729.17 12,447,917

(48)

(49)

Keterangan :

1. Setiap semester dilakukan pembuatan Learning object melalui 3 proses yang biasa dilakukan dengan aplikasi Learning object application. Proses yang dilakukan yaitu:

• Production multimedia, Pembuatan learning object pada proses ini diasumsikan setiap semester rata-rata matakuliah untuk semua jurusan setiap semesternya sebanyak 150 mata kuliah yang diasumsikan selesai dalam waktu 2 bulan (320 jam kerja/50 hari kerja)sehingga penghitungannya : 2 bulan ada 50 hari kerja, jadi per harinya dapat selesai 150:50 = 3 transaksi dan memakan waktu : 1 hari kerja membutuhkan waktu 6,4 jam untuk menyelesaikan 3 transaksi, jadi 1 transaksi memakan waktu 6,4 jam x 60 menit : 3 = 2,133 jam (128 menit)

• Approval Learning Object memakan waktu selama 20 menit.

• Upload ke LM S, pada proses ini memakan waktu selama 10 menit per transaksi.

• Gaji dosen pembuat learning object untuk 1 mata kuliah diperkirakan Rp. 2.000.000,- per transaksi dengan batas waktu yang diberikan maksimal 1 bulan/160 jam kerja.

Jadi, perkiraan biaya per jam adalah Rp. 2.000.000 : 160=Rp. 12.500 3. Perkiraan biaya non labor

(50)

Jadi per menit = Rp 1.000.000 : 160 : 60 = Rp 104,167 - Biaya listrik = Rp 1.500.000 per bulan

Jadi per menit = Rp 1.500.000 : 160 : 60 = Rp 156,25 4. Perkiraan jumlah transaksi

Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses. Tabel 4.22 Perkiraan jumlah transaksi dalam Learning Object Applications

Nama Proses Rata-rata transaksi (per hari)

Production multimedia 3

Approval Learning Object 3

Upload ke LM S 3

5. Perhitungan

• Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi • Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 100

(51)

1 tahun = 2 semester

1 semester diselesaikan dalam waktu 2 bulan (50 hari kerja), jadi 1 tahun = 100 hari kerja.

• Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100%

6. Simpulan

Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses production multimedia order hingga proses upload ke LM S memakan waktu total 474 menit dengan total biaya pekerja Rp 98.750 dan Rp 25.729,17 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 12.447.917

(52)

Tabel 4.23 ABC Analysis Intelligence Curriculum Distribution Applications (future) :

Nama Proses Rata-rat a transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Rata-rata biaya pekerja per jam (Rp) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lain-lain (per menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lain-lain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rat a biaya per transaksi (Rp) Biaya tahunan (per tahun) (Rp) Usaha tahunan (%) Pembuatan peta distribusi mata kuliah 5 30 150 12,500 31,250 156.25 0 4,688 35,938 7,187.50 179,688 90.91 Peng- upload-an ke LMS 5 3 15 12,500 3,125 260.42 0 781 3,906 781.25 19,531 9.09 Totals 165 34,375 5,469 199,219

(53)

(54)

Keterangan :

1. Setiap tahun dilakukan pembuatan peta distribusi mata kuliah melalui 1 proses inti yang biasa dilakukan. Proses yang dilakukan yaitu:

• Pembuatan peta distribusi mata kuliah, setiap tahunnya untuk 25 jurusan di BINUS dan 1 angkatan diasumsikan selesai dibuat dalam waktu 5 hari, sehingga 1 hari melakukan 25 : 5 = 5 transaksi dan memakan waktu 30 menit.

• Peng-upload-an ke LM S memakan waktu 3 menit.

• Gaji karyawan yang membuat 1 peta distribusi mata kuliah diperkirakan Rp. 2.000.000,- per bulan dengan jam kerja dalam sebulan yaitu 160 jam kerja. Jadi, perkiraan biaya gaji karyawan per jam adalah Rp. 2.000.000/160 = Rp.12.500

3. Perkiraan biaya non labor :

- biaya listrik = Rp 1.500.000 per bulan 1 bulan = 160 jam kerja

Jadi, biaya listrik per menit adalah Rp 1.500.000 : 160 : 60 = Rp 156,25 - biaya internet = Rp 1.000.000 per bulan

Jadi, biaya internet per menit adalah 1.000.000 : 160 : 60 = Rp 104,167

(55)

Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses. Tabel 4.24 Perkiraan jumlah transaksi dalam proses Intelligence

Curriculum Distribution Applications

(per hari) Pembuatan peta distribusi mata kuliah 5

Peng-upload-an ke LM S 5

5. Perhitungan

• Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi • Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 5 hari kerja

• Usaha tahunan (%) = Waktu sehari / Total waktu sehari x 100%

6. Simpulan

Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, dilihat dari proses pembuatan peta distribusi mata kuliah memakan waktu total

(56)

165 menit dengan total biaya pekerja Rp 34.375 dan Rp 5.469 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 199.219

(57)

Tabel 4.25 ABC Analysis Podcast Technology (future):

Nama Proses Rata-rata transak si (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu sehari (menit) Rata-rata biaya pekerja per jam (Rp) Biaya pekerja (Rp) Alokasi biaya lain-lain (per menit) Alokasi biaya lain-lain (per transaksi) Total biaya lain-lain (Rp) Biaya per hari (Rp) Rata-rat a biaya per transaksi (Rp) Biaya tahunan (per tahun) (Rp) Usaha tahunan (%) Pengambilan video 6 100 600 0 0 40 0 4,000 4,000 666.67 1,040,000 90.91 Penyimpanan video 6 10 60 0 0 158.83 0 1,588 1,588 264.72 412,958 9.09 Totals 660 0 5,588 5,588 1,452,958

(58)

(59)

Keterangan

1. Untuk kegiatan Podcast Technology diperkirakan menjadi 2 proses yang dilakukan karena proses penyelesaian video ditiadakan. Proses yang dilakukan yaitu:

• Kegiatan ini dimulai dengan proses pengambilan video dimana proses ini dalam sehari dilakukan sebanyak shift yang ada di BINUS University dan proses ini memerlukan waktu sekitar 100 menit.

• Proses yang dilakukan seterusnya adalah penyimpanan video yang mengubah ke dalam bentuk DVD yang di-burn dan proses ini memerlukan waktu lebih cepat yaitu sekitar 10 menit untuk mengupload ke podcast server.

• Gaji karyawan IDC sekitar Rp. 2.000.000,- untuk 160 jam kerja.

Jadi, biaya karyawan untuk 1 jam adalah Rp. 2.000.000/160=Rp. 12.500. 3. Perkiraan biaya non labor

- biaya listrik untuk proses pengambilan video • Biaya diperkirakan Rp. 500.000/bulan

• 1 bulan ada 25 hari kuliah @ 600 menit (10 jam) • Biaya 1 jam adalah Rp. 500.000:25:10 = Rp. 2.000

• Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 2.000/60= Rp 33,33 - Biaya listrik

(60)

• 1 bulan ada 160 jam kerja

• Jadi biaya listrik per menit adalah Rp. 500.000/160/60= Rp. 52,08 - Biaya kamera

• Harga kamera diperkirakan Rp. 5.000.000 per 5 tahun. • Biaya 1 tahun adalah Rp. 5.000.000/5 = Rp. 1.000.000 • 1 tahun ada 250 hari kuliah

• 1 hari dipakai 600 menit atau 10 jam

• Biaya kamera per jam adalah Rp. 1.000.000/250/10= Rp 400 • Jadi biaya per menit adalah Rp 400/60 = Rp. 6,67

- Biaya listrik untuk server

Biaya listrik per bulan Rp. 1.500.000

Diperkirakan server menyala selama 24 jam dan 7 hari seminggu 1 bulan ada 30 hari @ 24 jam

Biaya listrik per menit adalah Rp. 1.500.000/30/24/60 = Rp. 34,72 - Biaya internet

• Biaya per bulan Rp. 1.000.000 • 1 bulan ada 25 hari kuliah @ 1o jam

• Jadi biaya per menit adalah Rp. 1.000.000/25/10/60= Rp. 66,67 - Biaya server

• Harga server $ 2.500 untuk penggunaan 2 tahun dan 1$ = Rp. 10.000 • 1 tahun = $ 1.250 x Rp 10.000 = Rp. 12.500.000

(61)

• Biaya per menit adalah Rp. 12.500.000/360/24/60 = Rp. 24,11 4. Perkiraan jumlah transaksi

Jumlah transaksi yang tertera merupakan jumlah transaksi untuk setiap proses yang dilakukan dari 2 proses yang diperlukan setelah mengalami pengurangan proses untuk pelaksanaan Podcast Technology :

Tabel 4.26 Perkiraan jumlah transaksi dalam proses Podcast Technology

(per hari)

Pengambilan video 6

Penyimpanan video 6

5. Perhitungan

• Biaya pekerja (Rp) = Waktu sehari x Rata-rata biaya pekerja per jam / 60 • Total biaya lain (Rp) = (Waktu per transaksi x Alokasi biaya

lain-lain) + (Biaya pekerja x Alokasi biaya lain-lain-lain)

• Rata-rata biaya per transaksi (Rp) = Biaya per hari / Rata-rata transaksi • Biaya tahunan (per tahun) (Rp) = Biaya per hari x 260 hari kuliah

1 tahun = 365 hari – 52 (hari minggu) – 11 hari (libur natal, tahun baru) – 14 hari (libur idul fitri) – 7 hari (libur perpindahan semester ganjil ke genap) – 7 hari (libur perpindahan semester pendek ke semester ganjil) –

(62)

14 hari (libur perpindahan semester genap ke semester pendek) = 260 hari kuliah.

Dari perhitungan ABC terhadap proses yang terjadi dengan waktu dan biaya, mulai dari proses pengambilan video hingga proses penyimpanan video memakan waktu total 660 menit dengan total biaya pekerja Rp 0 dan Rp 5.588 untuk total biaya lain-lain. Sedangkan total biaya keseluruhan yang dikeluarkan per tahun yaitu Rp 1,452,958.

• People Capability Matrix and Capacity Planning

o People Capability Matrix

People Capability Matrix yang dirancang dalam tahap improvement ini mencakup seluruh unit yang berhubungan dengan Academic Management and Content Preparation pada BINUS University. People Capability Matrix berfungsi untuk mengetahui kemampuan yang diperlukan untuk menjalankan sistem yang baru. Di dalam matrix ini ditampilkan dengan kisaran angka 1-4. Angka 1 menunjukkan Beginner, angka 2 menunjukkan individual contribution, angka 3 menunjukkan mentor/coach, angka 4 menunjukkan role model.

(63)

(64)

Tabel 4.27 People Capability Matrix (future)

Core compentency Main process B u si ne ss Ac um en C u st o m er Orien ta tio n L ea d er shi p A d a p ta b ilit y Pla n n in g & Org a n izin g Meet in g C o m m it m en ts Pro b lem S o lv in g & D ecis io n Ma k ing In n ovati o n / C o n ti n u o u s Im pr o v em ent Te amw o rk /C ol la b o ra ti on P eop le D eve lo p m en t C o mmu n ic a ti on C o m p u ter L it era cy E n g lis h Pro fici en cy

Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 1

Proses penyusunan materi kuliah 2 2 2 1 2 1 2 2 2 2 2 2 1

Proses multimedia Project creation and monitoring 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

(65)

(66)

(67)

(68)

o Capacity Planning

Perbedaan antara People Capability Matrix yang berjalan dengan People Capability Matrix usulan terletak pada :

Tabel 4.28 Gap Analysis – Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama

M ain process

Core Compentency

Business Acumen Core Compentency Adaptability

Core Compentency Problem Solving & Decision M aking

Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah Proses perubahan

kurikulum untuk program studi lama

1 2 1 2 1 2

Tabel 4.29 Gap Analysis - Proses penyusunan materi kuliah

M ain process

Core Compentency Planning & Organizing

Sebelum Sesudah

(69)

Tabel 4.30 Gap Analysis - Proses multimedia Project creation and monitoring M ain process Core Compentency Planning & Organizing Core Compentency M eeting Commit- ments

Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah

Proses multimedia Project creation and

monitoring 1 2 1 2

Tabel 4.31 Gap Analysis - Proses perancangan / perubahan materi kuliah

M ain process Core Compentency Planning & organizing Core Compentency M eeting Commit- ments Core Compentency Planning & Organizing

Core Compentency M eeting Commitments Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah Sebelum Sesudah Proses perancangan / perubahan

(70)

Dari hasil perbandingan hasil sekarang dan yang akan datang. Terjadi peningkatan kemampuan orang dalam business acumen, customer orientation, leadership, adaptibility, planning & organizing, Meeting commitment, Problem solving & decision making, innovation/ Continuous Improvement, sehingga gap analysis menghasilkan angka 1. Peningkatan ini terjadi karena harus adanya kemampuan lebih dalam menggunakan atau menjalankan aplikasi ERP Education. Perangkat teknologi yang digunakan harus mampu menunjang para pengguna seperti karyawan, dosen dan mahasiswa. Teknologi yang ada sekarang ini tidak mampu untuk mendukung pengembangan selanjutnya, sehingga dibutuhkan suatu perangkat teknologi baru yang mampu menjalankan aplikasi ERP Education. Di harapkan dengan adanya ERP Education dapat semakin memaksimalkan jumlah mahasiswa dan meningkatkan kepuasan pelanggan. dan untuk menjalankan bisnis proses yang baru, di harapkan perlu tuntunan agar seluruh karyawan dapat menjalankan nya sesuai diharapkan. ERP education mengintegrasikan seluruh aplikasi yang ada, sehingga semakin memudahkan dalam pengambilan keputusan.

(71)

• Feasibility Validation and Gap Analysis

o Gap Analysis

Dengan informasi gap analysis dari People capability matrix, maka untuk mengantisipasi gap yang ada yaitu dengan :

o Training user

o Seminar ( leadership, decision making, strategic, marketing) o Sosialisasi

o perubahan prosedur yang rumit

o terkomputerisasi dan diperlukan komunikasi secara elektronik

• An update business case

Berdasarkan analisis metrics yang telah kami lakukan dengan menggunakan Activity Based Costing diketahui bahwa sebelum mengalami improvement yang kami usulkan, ternyata terdapat beberapa ketidakefisienan dan ketidakefektifan terutama dalam hal waktu dan biaya. Namun dengan adanya usulan yang sebelumnya telah dianalisis dan ternyata lebih efisien dan efektif seperti SAP/M P Editor by Web yang menghemat waktu dan biaya dosen untuk menyerahkan SAP dan M P yang telah dibuatnya kepada pihak universitas. Selain itu, usulan aplikasi Learning Object Applications yang dikembangkan bertujuan untuk membantu kegiatan perkuliahan Off-Class mahasiswa juga telah menghemat biaya dan waktu. Usulan pengembangan Intelligence Curriculum Distribution Applications juga dapat menghemat waktu dan gaji karyawan untuk membuat peta distribusi mata kuliah dan usulan pengembangan

(72)

Podcast Technology yang dapat membantu mahasiswa yang tidak dapat hadir di pekuliahan dan juga dapat menghemat waktu dan biaya. Usulan pengembangan tersebut tentunya secara tidak langsung membutuhkan peningkatan skill yang mendukung keberhasilan tercapainya pengembangan tersebut. Hal ini bisa dilakukan dengan mengadakan suatu training bagi para pengguna yang terkait.

4.3 People and Technology Development Phase

• Dissection and Amalgamation of New Process Into Activities Processes

Penerapan usulan pengembangan aplikasi SAP/M P Editor by Web, Learning Object Applications, Intelligence Curriculum Distribution Applications, dan Podcast Technology nantinya dapat mengurangi beberapa proses yang ada saat ini untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi pada kegiatan Academic Management and Content Preparation di BINUS University. Proses yang dilakukan pengembangan adalah proses perubahan kurikulum untuk jurusan lama, proses penyusunan materi kuliah, proses Multimedia project creation and monitoring, dan proses perancangan/ perubahan materi kuliah. Sementara itu, proses yang dihilangkan antara lain yaitu proses penyelesaian video, proses penerimaan permintaan pembuatan multimedia yang semuanya berkaitan dengan unit IDC. Penghilangan proses ini dikarenakan munculnya proses baru yang sehubungan dengan usulan pengembangan aplikasi sehingga dapat meningkatkan efektifitas waktu dan efisiensi biaya dalam proses bisnis berjalan.

(73)

Structure

Adapun para pengguna aplikasi pengembangan antara lain : • Dosen

• Karyawan IDC • Karyawan SRSC • M ahasiswa

People

Dalam proses pengembangan berbagai aplikasi ini, dibutuhkan dukungan keinginan dan kemampuan manusia supaya pengimplementasian BPM ini dapat berhasil. Sebelum ada pengembangan ini, kemampuan sumber daya manusia yang tersedia tidak terlalu mendukung untuk dilakukannya pengembangan pengimplementasian BPM ini, sehingga dibutuhkan pengembangan sumber daya manusia supaya dapat siap dan beradaptasi dengan proses yang baru.

• Redesigned Role Description and Goals

RASCI sebagai salah satu bentuk pengidentifikasian Activity dan Role Measurement yang terdiri dari :

o Responsible (R) yang dimaksudkan sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut

o Accountable (A) yang dimaksudkan sebagai pihak yang menyetujui aktivitas tersebut

(74)

o Support (S) yang dimaksudkan sebagai pihak yang dapat memberikan sumber daya dan informasi yang mendukung aktivitas tersebut

o Consult (C) yang dimaksudkan sebagai pihak yang memiliki informasi tambahan yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas tersebut

o Inform (I) yang dimaksudkan sebagai pihak yang harus diberi tahu tentang aktivitas dan hasilnya tetapi bukan untuk sebagai orang yang diajak untuk berkonsultasi.

Berikut adalah model-model RASCI dengan peran dan aktivitas pada masing-masing unit yang berhubungan dengan topik ini:

(75)

(76)

(77)

(78)

(79)

(80)

Tabel 4.32 RAS CI IDC

P ros es A k ti vi tas ID C Ma n a g er A d mi n is tr a ti on S taff C u rricu lu m an d C a tal og Co o rdi na to r Co nt en t De si g n Co o rdi na to r Mu lt im ed ia S p ecia lis t C u rricu lu m an d C a tal og S taff Se ni o r In tr u cti on al D es ig n er Ju n ior Inst ru ct io na l D es ig n er Se ni o r Co nt en t C o n tro ller J uni o r Co nt en t C o n tro ller Co nt en t Do cu m ent a ti o n S taff Se ni o r Mu lt im ed ia De v el o pe r Ju n ior Mu lt im ed ia De v el o pe r Proses perancangan kurikulum untuk program studi baru M enerima daftar distribusi mata kuliah jurusan, daftar mata kuliah

prasyarat, daftar UPM RA S S S S C C S S C M enerima silabus A S R S C C S S C Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama Angkatan baru : M enerima daftar distribusi mata kuliah jurusan, daftar mata kuliah

prasyarat, daftar UPM yang telah disahkan WR I

(81)

P ros es A k ti vi tas ID C Ma n a g er A d mi n is tr a ti on S taff C u rricu lu m an d C a tal og Co o rdi na to r Co nt en t De si g n Co o rdi na to r Mu lt im ed ia S p ecia lis t C u rricu lu m an d C a tal og S taff Se ni o r In tr u cti on al D es ig n er Ju n ior Inst ru ct io na l D es ig n er Se ni o r Co nt en t C o n tro ller J uni o r Co nt en t C o n tro ller Co nt en t Do cu m ent a ti o n S taff Se ni o r Mu lt im ed ia De v el o pe r Ju n ior Mu lt im ed ia De v el o pe r Proses perubahan kurikulum untuk program studi lama Angkatan lama : M enerima daftar distribusi mata kuliah jurusan, daftar mata kuliah

prasyarat, pengaruh perubahan terhadap mahasiswa yang sudah memakai kurikulum lama, daftar UPM , tabel

penyetaraan matakuliah yang telah disahkan WR I A S R S S C C S S S M enerima silabus A S R S C C S S C

(82)

Proses Aktivitas IDC Man ager Admi nistra tion S taff Curri culu m and Catal og Coor dinat or Co nte nt De sig n Co or din ato r Mul time dia S pec ialis t Curri culu m and Catal og S taff Senio r Intru ctiona l Desig ner Junio r Instr uctio nal Desig ner Se nio r Co nte nt Co ntr oll er Ju nio r Co nte nt Co ntr oll er Conte nt Docu ment ation S taff Senior Multim edia Develo per Juni or Mul time dia Dev elop er Proses penyusunan materi kuliah Daftar mata kuliah program studi Daftar status pembuatan dan revisi mata kuliah

A S A A S S S C M emeriksa kualifikasi SM E dengan kualifikasi dosen pembuat SAP+M P A C S