iv
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
_________________________________________________________________________
Program Ganda
Manajemen – Sistem Informasi
Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2005/2006
ANALISA DAN PERANCANGAN STRATEGI E-SCM PADA PT. VIGANO CIPTAPERDANA
Rostan Oktopranoto NIM: 0500586784
Abstrak
Pengelolaan rantai suplai merupakan salah satu kunci keberhasilan menghadapi persaingan yang ketat saat ini. Perumusan strategi pengelolaan rantai suplai yang tepat dan didukung oleh pemanfaatan aplikasi berbasiskan teknologi informasi yang sesuai menentukan seberapa besar kinerja rantai suplai perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan perumusan strategi manajemen rantai suplai yang handal dan perancangan serta pengunaan aplikasi yang menunjang rumusan strategi tersebut.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan studi kasus PT. Vigano CiptaPerdana. Alat analisis yang dipakai adalah analisa matriks IFE dan matriks EFE yang kemudian menggunakan matriks TOWS untuk mengidentifikasi alternatif – alternatif strategi yang dapat diterapkan. Strategi yang paling cocok diterapkan dalam situasi industri dan kondisi perusahaan saat ini diidentifikasi menggunakan diagram analisa SWOT. Rumusan strategi ini kemudian digunakan sebagai acuan perumusan strategi rantai suplai dan pendorong rantai suplai. Kemudian dari strategi pendorong rantai suplai dianalisa dan dirancang sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan menggunakan metode analisa dan perancangan sistem terstruktur.
Adapun hasil penelitian menunjukkan bahwa PT. Vigano CiptaPerdana selama ini telah mampu menghadapi ancaman serta peluang yang terjadi di dalam lingkungan industrinya dengan nilai EFE sebesar 2,87, dan memiliki kekuatan internal sebesar 2,3 yang menandakan bahwa perusahaan memiliki kekuatan internal yang kurang baik. Strategi yang disarankan perusahaan dari diagram analisa SWOT adalah strategi turnaround, yang di dalam matriks TOWS berupa dua strategi utama yaitu koordinasi rantai suplai dengan pemasok dan titik – titik distribusi, serta pemanfaatan teknologi informasi dan aplikasi e-SCM untuk koordinasi rantai suplai. Rumusan strategi rantai suplai yang dikembangkan dari kedua strategi di atas adalah pengembangan rantai suplai yang sedikit efisien dengan kemampuan menangani predictable supply dan uncertain demand dengan baik. Rancangan pendorong rantai suplai yang disarankan adalah perbaikan koordinasi informasi. Untuk pemanfaatan teknologi informasi, perusahaan disarankan untuk menggunakan aplikasi e-SCM berbasiskan web, yang dibangun secara bertahap mulai dari modul koordinasi antar pihak. Oleh karena itu, untuk tahap awal perlu dikembangkan sistem e-Supply Chain Management sebagai bagian penting dari sistem Supply Chain Management yang telah dirumuskan.
Kata Kunci:
v
PRAKATA
Sebelumnya penulis mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang oleh karena rahmat dan karunia-Nya, memungkinkan penulis dapat menyelesaikan penulisan Skripsi tepat pada waktunya. Skripsi ini ditulis sebagai bagian dari persyaratan kelulusan program studi ganda jurusan Manajemen dan Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara. Dalam proses penulisan Skripsi ini, penulis melakukan penelitian dan pengumpulan data di PT. Vigano CiptaPerdana, serta didukung oleh studi pustaka dari berbagai sumber literatur dan perkuliahan yang telah diikuti oleh penulis.
Penyelesaian penulisan Skripsi ini tidak terlepas dari bantuan dan dukungan yang telah diberikan oleh berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada :
o Ayahanda, Ibunda, Kakak serta Adik tercinta yang telah memberikan dukungan penuh kepada penulis baik secara moril maupun materiil. Kalian adalah yang terbaik.
o Universitas Bina Nusantara di bawah asuhan Bapak Rektor Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., yang telah menyediakan fasilitas dan bimbingan akademik selama masa perkuliahan penulis. Tetap jaya dan sukses selalu.
o Bapak Parulian Sihotang, Ak., M.Acc., Ph.D. selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan. Sukses selalu. o Bapak Antonius Herusetya, SE., MM., Ak. selaku Kepala Jurusan Manajemen
yang telah banyak memberikan masukan dan dukungannya. Sukses selalu. o Bapak Siswono, S.Kom, MM. selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi atas
bantuan dan dukungannya. Sukses selalu.
o Bapak Andreas Soegandi, S.Kom., MM. dan Bapak Dafris Arifin, Drs., MM., M.Comm. selaku dosen pembimbing penulis yang telah banyak meluangkan waktu, perhatian dan pemikiran untuk penyelesaian Skripsi ini. Bapak – Bapak adalah mentor dan teman diskusi terbaik.
o PT. Vigano CiptaPerdana yang telah memberikan kesempatan dan dukungan yang luas untuk penulis dalam melakukan penelitian di perusahaan tersebut, khususnya kepada Bapak Darius Mulia, S.Kom., Marketing Manager PT. Vigano CiptaPerdana, selaku pembimbing penulis sewaktu melakukan penelitian tersebut yang telah banyak meluangkan waktu dan perhatiannya. Tetap jaya dan sukses selalu.
o Bapak atau Ibu dosen penguji yang telah meluangkan waktu dan pemikirannya untuk melakukan pengujian Skripsi ini agar dapat disajikan dengan lebih baik dan ilmiah.
vi
o Bapak Win Ce, S.Kom, Ibu Dewanti Liem, S.Kom, Ibu Milana Dewi, S.Kom, para Kepala Asisten dan teman – teman asisten yang telah banyak membantu penulis selama 2 tahun ini.
o Seluruh rekan, sahabat dan teman penulis yang telah memberikan dukungan moril dan bertukar pikiran selama ini.
o Seluruh pembaca yang telah meluangkan waktu untuk membaca Skripsi ini. Penulis juga menyadari bahwa Skripsi ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran dari berbagai pihak, untuk membantu penulis memahami cara – cara yang lebih baik untuk menulis karya ilmiah di masa mendatang. Saran dan Kritik dapat disampaikan kepada penulis melalui email ke rostanokto_pranoto@yahoo.com.
Jakarta, Januari 2006 Penulis
vii
DAFTAR GAMBAR xii
DAFTAR LAMPIRAN xvi
BAB 1 PENDAHULUAN 1 2.1.2 Tahapan Proses Manajemen Strategis 7
2.2 Supply Chain Management (SCM) 8
2.2.1 Pengertian Supply Chain Management 8
2.2.2 Tujuan Supply Chain Management 10
2.2.3 Proses Makro Supply Chain Management 10 2.2.4 Fase Keputusan dalam Supply Chain Management 11
2.2.5 Penghambat Supply Chain Management 13
2.3 Konsep Sistem Informasi 14
2.4 e-Business 15
2.4.1 Pengertian e-Business 15
2.4.2 Komponen e-Business 15
2.5 e-Supply Chain Management (e-SCM) 16
2.5.1 Konsep e-Supply Chain Management 16
2.5.2 Aplikasi e-SCM 18
2.5.2.1 Supply Chain Planning 19
2.5.2.2 Supply Chain Execution 19 2.6 Jenis dan Metode Penelitian 20
2.7 Teknik Pengumpulan Data 21
2.8 Metode Analisa Bisnis 21
2.8.1 Model Lima Kekuatan Persaingan Porter (Porter’s Five Competitive Forces)
21 2.8.2 Matriks Evaluasi Faktor Eksternal (The External
Factors Evaluation Matrix / The EFE Matrix)
22 2.8.3 Matriks Evaluasi Faktor Internal (The Internal
Factors Evaluation Matrix / The IFE Matrix)
viii (TOWS)
2.8.5 Analisa Strategi Supply Chain 27
2.8.6 Mencapai Kesesuaian Strategis 28
2.8.7 Penggerak Supply Chain Management 34
2.8.7.1 Fasilitas 34
2.8.7.2 Persediaan 35
2.8.7.3 Transportasi 36
2.8.7.4 Informasi 37
2.9 Metode Analisa dan Perancangan Sistem Terstruktur 39 2.9.1 Pengertian Analisa dan Perancangan Sistem
Terstruktur
BAB 3 GAMBARAN UMUM PT. VIGANO CIPTAPERDANA 48 3.1 Perkembangan PT. Vigano CiptaPerdana 48 3.1.1 Sejarah PT. Vigano CiptaPerdana 48 3.1.2 Filosofi, Visi dan Misi 49
3.1.4 Kebijakan Rantai Suplai 53
3.1.4.1 Persediaan 53
3.1.4.2 Transportasi 55
3.1.4.3 Fasilitas 55
3.1.4.4 Informasi 56
3.2 Kondisi Lingkungan Usaha dan Persaingan Industri Sepatu 58 3.2.1 Intentitas Persaingan Perusahaan dalam Industri
Sepatu
ix
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 83
4.1 Evaluasi Faktor Eksternal 83
4.1.1 Evaluasi Ancaman (Threats) 83
4.1.2 Evaluasi Peluang (Opportunities) 86
4.1.3 Hasil Evaluasi Faktor Eksternal 87
4.2 Evaluasi Faktor Internal 89
4.2.1 Evaluasi Kelemahan (Weakness) 90
4.2.2 Evaluasi Kekuatan (Strengths) 91
4.2.3 Hasil Evaluasi Faktor Internal 93
4.3 Matriks TOWS 94
4.4 Rancangan Supply Chain 96
4.5 Rancangan Pendorong Supply Chain 99
4.5.1 Rancangan Pendorong Informasi 99 BAB 5 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 102
5.1 Usulan Prosedur Baru 102
5.1.1 Prosedur Pelaporan yang Diusulkan 102 5.1.2 Prosedur Analisa Pemasaran yang Diusulkan 103 5.1.3 Prosedur Mutasi yang Diusulkan 103 5.1.4 Prosedur Pemesanan Kembali yang Diusulkan 104 5.2 Diagram Aliran Data Sistem yang Diusulkan 106 5.2.1 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan 106 5.2.2 Diagram Nol Sistem yang Diusulkan 107 5.2.3 Diagram Rinci Proses 1.0 yang Diusulkan 108 5.2.4 Diagram Rinci Proses 2.0 yang Diusulkan 109 5.2.5 Diagram Rinci Proses 3.0 yang Diusulkan 110 5.2.6 Diagram Rinci Proses 4.0 yang Diusulkan 111 5.2.7 Diagram Rinci Proses 6.0 yang Diusulkan 112
5.3 Data Sistem 113
5.3.1 Kamus Data 113
5.3.1.1 Kamus Data untuk Data Store 113 5.3.1.2 Kamus Data untuk Data Flow 113
5.3.2 Normalisasi 114
5.3.3 Spesifikasi File Data 124
5.3.4 Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram)
x
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN 194
6.1 Kesimpulan 194
6.2 Saran 195
DAFTAR PUSTAKA 196
RIWAYAT HIDUP 197
xi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Matriks TOWS 26
Tabel 2.2 Contoh Format Pseudocode 43 Tabel 2.3 Format Spesifikasi File 46 Tabel 3.1 Jenis-Jenis Produk PT. Vigano CiptaPerdana dan Segmen
yang dilayani
51 Tabel 3.2 Kisaran Harga untuk Tiap Produk 51 Tabel 4.1 The External Factor Evaluation Matrix (The EFE Matrix) 89 Tabel 4.2 The Internal Factor Evaluation Matrix (The IFE Matrix) 94 Tabel 4.3 Matriks TOWS Hasil Penelitian 95 Tabel 5.1 File Master_Admin_Pemasaran 124
Tabel 5.2 File Master_Outlet 124
Tabel 5.3 File Master_Pemasok 125
Tabel 5.4 File Master_Produk 125
Tabel 5.5 File Penjualan_Header 126
Tabel 5.6 File Penjualan_Detail 127
Tabel 5.7 File Pesanan_Kecil_Header 128 Tabel 5.8 File Pesanan_Kecil_Detail 128
Tabel 5.9 File Pesanan_Header 129
Tabel 5.10 File Pesanan_Detail 129
Tabel 5.11 File Mutasi_Header 130
Tabel 5.12 File Mutasi_Detail 131
Tabel 5.13 File Master_Merek 131
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Tahapan Proses Manajemen Strategis 8
Gambar 2.2 Rantai Pasokan 9
Gambar 2.3 Proses Makro Supply Chain 11
Gambar 2.4 Pengelompokan Aktivitas e-Business 15
Gambar 2.5 Tiga Strategi Supply Chain : (a) Enterprise Focus, (b) Partner Focus, dan (c) Direct Focus
17
Gambar 2.6 Elemen-Elemen dari Supply Chain Planning 19 Gambar 2.7 Supply Chain Execution 20
Gambar 2.8 Model Lima Kekuatan Persaingan Porter 23
Gambar 2.9 Diagram Analisis SWOT 27
Gambar 2.10 Kerangka-Kerja Pengambilan-Keputusan Supply Chain 28 Gambar 2.11 Spektrum Ketidakpastian Tersirat (Permintaan dan
Penawaran)
30
Gambar 2.12 Spektrum Ketanggapan 31
Gambar 2.13 Peta Ketidakpastian / Ketanggapan 32 Gambar 2.14 Kesesuaian antara Strategi-Strategi Kompetitif dan
Fungsional
33 Gambar 2.15 Notasi Simbol Gane dan Sarson 40
Gambar 2.16 Simbol-Simbol Khusus Structure Chart 42 Gambar 2.17 Kerangka Berpikir dan Kerja Skripsi 47
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Vigano CiptaPerdana 69 Gambar 4.1 Diagram Analisa SWOT PT. Vigano CiptaPerdana 96 Gambar 4.2 Zona Kesesuaian Strategi Rantai Suplai PT. Vigano
CiptaPerdana
98
Gambar 5.1 Diagram Konteks : Sistem Informasi e-SCM pada PT. Vigano CiptaPerdana yang Diusulkan
106 Gambar 5.2 Diagram Nol Sistem Informasi e-SCM pada PT. Vigano
CiptaPerdana yang Diusulkan
107 Gambar 5.3 Diagram Rinci Proses 1.0 Pemrosesan Laporan Penjualan
dan Persediaan Mingguan
108 Gambar 5.4 Diagram Rinci Proses 2.0 Pembuatan Laporan Kumulatif
dan Aggregat
109 Gambar 5.5 Diagram Rinci Proses 3.0 Pembuatan Laporan Analisa
Penjualan
110 Gambar 5.6 Diagram Rinci Proses 4.0 Pemrosesan Surat Pesanan 111 Gambar 5.7 Diagram Rinci Proses 6.0 Pemrosesan Mutasi 112 Gambar 5.8 Diagram Hubungan Entitas 133 Gambar 5.9 Bagan Terstruktur Sistem Informasi e-Supply Chain
Management pada PT. Vigano CiptaPerdana
xiii
Gambar 5.10 Bagan Terstruktur Subsistem Outlet 134 Gambar 5.11 Bagan Terstruktur Subsistem Outlet – Modul Penjualan 135 Gambar 5.12 Bagan Terstruktur Subsistem Outlet – Modul Pesanan Kecil 135 Gambar 5.13 Bagan Terstruktur Subsistem Outlet – Modul Daftar Outlet 136 Gambar 5.14 Bagan Terstruktur Subsistem Outlet – Modul Mutasi 136 Gambar 5.15 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasaran 136 Gambar 5.16 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasaran – Modul Laporan
Kumulatif
137 Gambar 5.17 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasaran – Modul Laporan
Sejarah Penjualan
137 Gambar 5.18 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasaran – Modul Pesanan
Per Outlet
138 Gambar 5.19 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasaran - Modul Otorisasi
Pesanan Kecil
138 Gambar 5.20 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasaran – Modul Perintah
Mutasi
139
Gambar 5.21 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok 139 Gambar 5.22 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok – Modul Pesanan
Kecil
140 Gambar 5.23 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok – Modul Pesanan
Aggregat
140 Gambar 5.24 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok – Modul Pesanan Per
Outlet
141 Gambar 5.25 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok – Modul Laporan
20% Top Model
141 Gambar 5.26 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok - Laporan Sejarah
Penjualan Model
142 Gambar 5.27 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok - Laporan Penjualan
Aggregat
143 Gambar 5.28 Bagan Terstruktur Subsistem Pemasok - Laporan Persediaan
Aggregat
144
Gambar 5.29 Bagan Terstruktur Subsistem Gudang 144 Gambar 5.30 Bagan Terstruktur Subsistem Gudang - Persediaan 145 Gambar 5.31 Bagan Terstruktur Subsistem Gudang - Pesanan Aggregat 145 Gambar 5.32 Bagan Terstruktur Subsistem Gudang - Pesanan Per Outlet 146 Gambar 5.33 Bagan Terstruktur Subsistem Gudang - Pesanan Kecil 146 Gambar 5.34 Draft Rancangan Layar Login 164 Gambar 5.35 Draft Rancangan Layar Menu Outlet 164 Gambar 5.36 Draft Rancangan Layar Outlet – Laporan Penjualan 165 Gambar 5.37 Draft Rancangan Layar Outlet – Detail Laporan Penjualan 165 Gambar 5.38 Draft Rancangan Layar Outlet – Konfirmasi Laporan
Penjualan
xiv
Gambar 5.39 Draft Rancangan Layar Outlet – Pesanan Kecil 166 Gambar 5.40 Draft Rancangan Layar Outlet – Konfirmasi Pesanan Kecil 167 Gambar 5.41 Draft Rancangan Layar Outlet – Daftar Outlet 167 Gambar 5.42 Draft Rancangan Layar Outlet – Permintaan Mutasi 168 Gambar 5.43 Draft Rancangan Layar Outlet – Konfirmasi Permintaan
Mutasi
168 Gambar 5.44 Draft Rancangan Layar Outlet – Perintah Mutasi 169 Gambar 5.45 Draft Rancangan Layar Menu Pemasaran 169 Gambar 5.46 Draft Rancangan Layar Pemasaran – Laporan Kumulatif
Penjualan
170 Gambar 5.47 Draft Rancangan Layar Pemasaran – Laporan Sejarah
Penjualan
170 Gambar 5.48 Draft Rancangan Layar Pemasaran – Pesanan Per Outlet 171 Gambar 5.49 Draft Rancangan Layar Pemasaran – Detail Pesanan Per
Outlet
171 Gambar 5.50 Draft Rancangan Layar Pemasaran – Pesanan Kecil 172 Gambar 5.51 Draft Rancangan Layar Pemasaran – Detail Pesanan Kecil 172 Gambar 5.52 Draft Rancangan Layar Pemasaran – Mutasi 173 Gambar 5.53 Draft Rancangan Layar Pemasaran – Detail Mutasi 173 Gambar 5.54 Draft Rancangan Layar Menu Gudang 174 Gambar 5.55 Draft Rancangan Layar Gudang – Header Persediaan 174 Gambar 5.56 Draft Rancangan Layar Gudang – Detail Persediaan 175 Gambar 5.57 Draft Rancangan Layar Gudang –Pesanan Kecil 175 Gambar 5.58 Draft Rancangan Layar Gudang – Detail Pesanan Kecil 176 Gambar 5.59 Draft Rancangan Layar Gudang – Pesanan Aggregat 176 Gambar 5.60 Draft Rancangan Layar Gudang – Pesanan Per Outlet 177 Gambar 5.61 Draft Rancangan Layar Gudang – Detail Pesanan Per Outlet 177 Gambar 5.62 Draft Rancangan Layar Menu Pemasok (Laporan) 178 Gambar 5.63 Draft Rancangan Layar Menu Pemasok (Sejarah) 178 Gambar 5.64 Draft Rancangan Layar Menu Pemasok (Pesanan) 178 Gambar 5.65 Draft Rancangan Layar Pemasok – Laporan Penjualan
Aggregat
179 Gambar 5.66 Draft Rancangan Layar Pemasok – Laporan Persediaan
Aggregat
179 Gambar 5.67 Draft Rancangan Layar Pemasok – Sejarah Penjualan Model 180 Gambar 5.68 Draft Rancangan Layar Pemasok – Sejarah Penjualan 20%
Top Model
xv
Gambar 5.74 STD Login 183
Gambar 5.75 STD Menu Outlet 184
Gambar 5.76 STD Outlet – Penjualan 184 Gambar 5.77 STD Outlet – Pesanan Kecil 185 Gambar 5.78 STD Outlet – Permintaan Mutasi 185
Gambar 5.79 STD Menu Pemasaran 186
Gambar 5.80 STD Pemasaran – Laporan Kumulatif 186 Gambar 5.81 STD Pemasaran – Laporan Sejarah 187 Gambar 5.82 STD Pemasaran – Pesanan Per Outlet 187 Gambar 5.83 STD Pemasaran – Pesanan Kecil 188 Gambar 5.84 STD Pemasaran – Mutasi 188
Gambar 5.85 STD Menu Gudang 189
Gambar 5.86 STD Gudang - Header Persediaan 189 Gambar 5.87 STD Gudang – Pesanan Per Outlet 190 Gambar 5.88 STD Gudang – Pesanan Kecil 190
Gambar 5.89 STD Menu Pemasok 191
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Daftar Pertanyaan Wawancara Terstruktur Model Lima Kekuatan Porter
