BAB III ANALISA PERANCANGAN SISTEM

(1)

BAB III

ANALISA PERANCANGAN SISTEM

3.1 Tinjauan Perusahaan

PT.Idjen Inti Prakarsa adalah suatu badan usaha yang bergerak dalam bidang komponen komponen AC (Air Condition ) central. Perkembangan PT. Idjen Inti Prakarsa mencakup seluruh wilayah Nusantara, terdiri dari perusahaan General Contractor baik perusahaan milik negara maupun milik swasta, serta perorangan.Selain menjual barang AC Central PT.IdjenInti Prakarsa juga bergerak di bidang perdagangan jasa, yaitu jasa pemasangan komponen AC central.

3.3.1 Sejarah Perusahaan

Pendiri PT. Idjen Inti Prakarsa adalah Bapak Franciscus Andy Susanto dan Ibu Agnes Janti Susanto pada tanggal 18 Juni 2002, dengan akta NO. 21 Notaris Elvina Maisyaroh SH. Modal dasar sebesar Rp.2.000.000.000,- (dua Miliar Rupiah ), terdiri dari 2000 lembar saham, dengan harga Rp.1.000.000 ( satu juta Rupiah) atau1 lembar saham, dan telah ditempatkan sebesar Rp.1.000.000.000, ( satu Miliar Rupiah ) kepada pemegang saham. Perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha perdagangan, sebagai distributor tunggal merk Barcol Air dari Eropa melalui Representative office di Singapore.

3.3.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Keberhasilan suatu perusahaan tidak akan tercapai tanpa adanya kerja sama yang baik antara berbagai fungsi perusahaan maupun dengan para pegawainya. Oleh karena itu diperlukan suatu koordinasi yang baik pada antar bagian agar tugas masing- masing bagian tersebut dikerjakan dengan efektif, akurat, dan jelas. Dengan struktur organisasi yang baik, maka kita akan dapat mengetahui hubungan yang satu dengan yang lainnya serta pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang sudah diberikan kepada masing- masing bagian. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat struktur organisasi PT. Idjen Inti Prakarsa pada gambar berikut:

(2)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi ( Sumber: PT. Idjen Inti Prakarsa)

Dilihat dari gambar diatas terlihat jelas adanya bagian atau badan yang mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda, adapun tugas dan fungsinya sebagai berikut :

1. DivisiPersonalia

a. Memimpin,mengkoordinasi dan mengendalikan serta mengawasi pelaksanaan tugas dan pekerjaan anggota pengurus.

b. Mewakili badan pengurus dalam menyampaikan laporan pertanggung jawaban serta menyajikan rencana kerja dan anggaran pendapatan dan belanja karyawan Personalia PT. Barcol Nusantara.

c. Memimpin rapat badan pengurus .

d. Memberikan keputusan terakhir dalam kepengurusan dengan memperhatikan usulan, pertimbangan dari pemegang fungsi dibawahnya.

e. Menandatangani dan mengesahkansurat – surat yang menyangkut oranisasi baik keluar maupun kedalam.

(3)

2. Divisi Keuangan

a. Support data Tunjangan & Potongan Karyawan b. Proses lembur karyawan

c. Proses gaji karyawan d. Proses jamsostek e. Proses pajak pph 21

3. Divisi Marketing

a. Menyimpan data customer

b. Membuatsuratmasukanataupunkeluaranperusahaan c. Membuatsuratkeluarmaupunmasukperusahaan d. Mencari customer 4. DivisiTeknikal a. Instalasi di customer b. Survey lapangan

c. Membantu bagian marketing menjelas kan secara teknikal pada customer

d. Mengecek perangkat teknikal

3.2 AnisisSistem Yang SedangBerjalan

Analisis system merupakan proses memilah- milah suatu permasalahan menjadi elemen-elemen yang lebih kecil untuk dipelajari guna mempermudah permasalahan dari suatu system informasi. Hasil akhir dari analisis system merupakan cara pemecahan masalah yang terjadi dalam spesifikasi system baru.

Sebuah system informasi memiliki beberapa elemen yang membuat system informasi tersebut

dapat berjalan dengan baik. Tingkat keberhasilan system tersebut tergantung juga terhadap

(4)

yang digunakan, media penyimpanan data maupuninformasi yang dihasilkanolehsebuahsistem.

Langkah dasar tahapan alisissiste madalah:

 Mengidentikasipermasalahan yang terjadi(identify),

 Memahamipermasalahan(understand),

 Menganalisissistem(analyze)dan

 Membuatlaporanhasilanalisissistem(report).

3.2.1 AnalisisProsedur Yang SedangBerjalan

Sebelum membuat suatu sistem, hendaknya melakukan analisis terlebih dahulu terhadap kebutuhan-kebutuhan apa saja yang diperlukan dengan menggunakan metode-metode yang telahada. Dalam penulis menggunakan metodologi berorientasi objek, yaitu dimulai dari.

Anggota Petugas Pemesanan Cetak laporan penjualan Cetak bukti pembayaran Cetak laporan persediaan Pengelola persedian produk

System P.T Idjen Inti Prakarsa

Gambar 3.1 Use Case Diagram Pemesanan AC yang sedang

(5)

3.3 Perancangan Sistem

Tahap perancangan sistem adalah suatu tahap lanjutan dari tahapan analisa sistem, yang

merupakan suatu tahap persiapan untuk rancangan dan implementasi sistem. Pada tahap

perancangan sistem ini akan dijelaskan mengenai perancangan Prosedure yang diusulkaan,

perancangan arsitektur program yang akan dibuat, perancangan tampilan dan perancangan menu.

3.3.1 Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan suatu kegiatan pengembangan prosedur

dan proses yang sedang berjalan untuk menghasilkan sesuatu yang baru atau memperbaharui

sistem yang ada untuk meningkatkan efektifitas kerja, agar dapat memenuhi hasil yang

diinginkan. Rancangan sistem yang baru, akan diterapkan.

suatu kegiatan untuk menemukan dan mengembangkan metoda, prosedur dan proses suatu data agar tujuan dari suatu organisasi dapat tercapai.

Adapun tujuan dari tahap perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan

perancangan pengolahan data penjualan perlengkapan kain sarung sehingga dapat memperbaiki

atau meningkatkan efisiensi kerja sistem dari sistem yang sedang berjalan.

3.3.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Perancangan sistem informasi yang akan dibangun ini secara sederhana

dapat digambarkan sebagai sebuah bentuk fasilitas yang memberikan pelayanan bagi anggota

cukup dengan computer atau alat lainnya yang sudah terhubung internet maka dapat melihat dan

melakukan pemesanan dengan mengunjungi alamat website yang sudah disediakan.

Sedangkan untuk petugas khususnya pada bagian gudang dan pusat, proses pengelolan

(6)

kota. Setiap transaksi memiliki syarat dan ketentuan yang berbeda. Maka petugas cukup dengan

mengecek di internet pada halaman admin area, maka akan segera di ketahui apakah ada

pemesananan atau tidak, hal ini akan membantu efektifitas waktu kerja menjadi lebih cepat dan

efisien. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu mengatas i masalah yang ada.

3.3.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Perancangan prosedur merupakan awal dari pembuatan sistem yang akan

dibuat, dimana dapat dilihat proses-proses apa saja yang nantinya diperlukan dalam pembuatan

suatu sistem. Sedangkan perancangan prosedur yang diusulkan merupakan tahap untuk

memperbaiki atau meningkatkan efisiensi kerja. Tahap perancangan sistem yang digambarkan

sebagai perancangan untuk membangun suatu sistem dan mengkonfigurasikan

komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras sehingga menghasilkan sistem yang baik, sistem

yang dirancang tersebut menjadi satu komponen. Tahapan perancangan prosedur ini akan

dijelaskan dengan menggunakan pemodelan sistem informasi berorientasi objek dengan UML

(7)

3.3.4 Model Use Case Diagram

Use case adalah gambaran fungsionalitas dari suatu sistem, sehingga

customer atau anggota (kios) paham dan mengerti mengenai kegunaan sistem

yang akan dibangun bagi perusahaan tersebut

Customer Kepala gudang Admin Konfirmasi pembayaran Transaksi Registrasi Pengelolaan produk Laporan pemesanan barang System Pengelolaan yang di usulkan PT.Idjen Inti Prakarsa

Login

Gambar 3.1 Use Case Diagram Sistem Informasi Pengelolaan AC

(8)

3.4 Skenario

Use Case

Skenario Use Case digunakan untuk memudahkan dalam menganalisa skenario yang akan kita gunakan pada fase- fase selanjutnya dengan melakukan penilaian terhadap skenario tersebut:

Tabel 3.3.1 Registrasi

Nama Use Case Registrasi Customer

Actor Customer,Admin,Kepala gudang

Deskripsi Use Case ini menggambarkan kegiatan Melakukan pendaftaran

Pra Kondisi Customer,Admin,Kepala gudang

membuka aplikasi distributor

Skenario Jika belum registrasi silakan registrasi dahulu

Post Kondisi Jika selesai registrasi User silakan ke menu login

Tabel 3.3.2 Transaksi

Nama Use Case Transaksi

Actor Customer

Deskripsi Customer melakukan pemesanan

barang yang di butuhkan

Pra Kondisi Jika sudah ke halaman pesanan silakan ke menu transaksi lalu konfirmasi pembayaran

Skenario Customer melakukan pemesanan dan

pembayaran barang yang di pesan Post Kondisi Menyimpan informasi proses

(9)

Tabel 3.3.3 Konfirmasi Pembayaran

Nama Use Case Pembayaran

Actor Customer

Deskripsi Customer melakukan pembayaran

setelah pemesanan

Pra Kondisi Jika sudah melakukan pembayaran customer melakukan konfirmasi petugas admin

Skenario Customer melakukan pemesanan dan

pembayaran,barang baru akan di proses Post Kondisi Petugas admin mengolah data informasi

untuk kepala gudang

Tabel 3.3.4 Pengelolaan Produk

Nama Use Case Mengelola Produk

Actor Admin

Deskripsi Admin mengolah data informasi

customer barang yang di pesan Pra Kondisi Kepala gudang mengelola persediaan

barang yang di pesan customer

Skenario Admin penyiapkan data informasi

untuk petugas gudang yang akan di proses

Post Kondisi Kepala gudang menyiapkan barang yang di pesan dan barang siap di kirim

Tabel 3.3.5 Laporan pemesanan barang

Nama Use Case Mengelola Laporan

Actor Admin

Deskripsi Admin menampilkan laporan penjualan Pra Kondisi Admin mencetak laporan penjualan

untuk akunting

Skenario Setelah data transaksi siap admin mencetak lapran penjualan kepada akunting

(10)

3.5 Class Diagram

Class diagram membantu kita dalam visualisasi struktur kelas-kelas dari suatu Sistem dan merupakan tipe diagram yang paling banyak dipakai. Class diagram memperlihatkan hubungan antar kelas dan penjelasan detail tiap-tiap kelas didalam model desain (dalam logical view) dari suatu Sistem -Kode_kota : int -Kota : char Kota +Tambah() +Simpan() +Ubah() +Tampil() -Nama_lengkap : char -Kode_gudang : int -Kode_kota : char -Alamat : char -Telepon : int -Usename : char -Password : int -Status : char -Id_customer Anggota +Tambah() +Simpan() +Tampil() +Cetak() -Id_pesanan : int -No_pesanan : int -Tanggal_pesan : Date -Tanggal Bayar : Date -Jumlah : int -Total : int -Username : char -status : char Pesanan Anggota +Tambah() +Simpan() +Ubah() +Tampil() -No_pesanan : int -Nama_lengkap : char -Kode_gudang : int -Nama_pengirim : char -Status : char -Tanggal_bayar : Date -Tanggal_konfirmasi_anggota : Date -Tanggal_konfirmasi_petugas : Date Konfirmasi anggota +Tambah() +Simpan () +Ubah() +Tampil() +Hapus() -Kode_gudang : int -Nama_gudang : char -Alamat : char -Telepon : int Gudang +Tamabah() +Simpan() +Tampil() +Cetak() -Id_pesanan : int -No_pesanan : int -Kode_gudang : int -Tanggal_pesanan : Date -Jumlah : int -Status : char Pesanan Gudang -Kode_gudang : int -Stock : int Persediaan +Tambah() +Simpan() +Ubah() +Tampil() +Hapus() +Cetak() -Kode_produk : int -Nama_produck : char -Harga : int -Stock : int Produk 1 1..* 1..* 1..* 1..* * 1..* 1..* 1..* 1..* 1.. 1.. 1.. 1.. 1.. 1.. 1.. 1..

Gambar 3.2 Class Diagram Sistem Informasi Pengelolaan distribusi

(11)

A.Table : Kota

Primary Key :Kode_kota Tabel 3.3.6 Kota

Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan Kode_kota Int auto_increment 10 NotNull

Nama_kota Char - 20 NotNull

B.Table: Anggota

Primary Key : Id_pelanggan Tabel 3.3.7 Customer

Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan Id_Customer Char auto_increment

Nama_lengkap Char - 30 NotNull

Kode_gudang Char - 10 NotNull

Kode_kota Int - 10 NtNull

Alamat Char - 30 NotNull

Telepone Int - 15 NotNull

User_name Char - 10 NotNull

Password Int - 10 NotNull

Status Char - 10 NotNull

C.Table: Pesanan Customer Primary Key : Id_pesanan Tabel 3.3.8 Pesanan Customer

Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan Id_Pesanan Int auto_increment 10 NotNull

No_Pesanan Int - 10 NotNull

Tanggal_pesan Int - 10 NtNull

Tanggal_bayar Int - 10 NotNull

Jumlah Int - 60 NotNull

User_name Char - 10 NotNull

(12)

D.Table: Konfirmasi_anggota Primary Key : No_pesanan Tabel 3.3.9 Transaksi

Nama Field Tipe

Data

Extra Ukuran Keterangan

No_pesanan Int auto_increment 10 NotNull

Nama_lengkap Char - 30 NtNull

Kode_gudang Int - 10 NotNull

Nama_pengirim Char - 25 NotNull

Status Char - 10 NotNull

Tanggal_bayar Int - 10 NotNull

Tanggal_konfirmasicustomer Int - 10 NotNull

Tanggal_petugas Int - 10 NotNull

E.Table: Gudang

Primary Key : Kode_gudang Tabel 3.3.10Gudang

Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan Kode_gudang Int auto_increment 10 NotNull

Nama_gudang Char - 25 NotNull

Alamat Char - 30 NotNull

Telepone Int - 10 Notnull

F.Table: Pesanan gudang

Primary Key : Id_pesanan Tabel 3.3.11Pesanan Gudang

Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan Id_pesanan Int auto_increment 10 NotNull

No_pesanan Int - 10 NotNull

Kode_gudang Int - 10 NotNull

Tanggal_pesan Int - 10 Notnull

Jumlah Int - 6o Notnull

Status Int - 10 Notnull

G.Table: Persediaan

Primary Key : Kode_gudang Tabel 3.3.12Persediaan

Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan Kode_gudang Int auto_increment 10 NotNull

(13)

H.Table: Produk

Primary Key : Kode_gudang

Tabel 3.3.13Produk

Nama Field Tipe Data Extra Ukuran Keterangan Kode_produk Int auto_increment 10 NotNull

Nama_produk Int - 30 NotNull

Harga Int - 60 NtNull

Stock Int - 60 Notnull

3.6 Model

Activity

Diagram

Activity diagram (diagram aktivitas) adalah diagram yang menggambarkan

aliran fungsionalitas dari sistem. Pada tahap pemodelan bisnis, diagram aktivitas dapat digunakan untuk menunjukkan aliran kerja bisnis (business work flow).

(14)

Anggota

Deskripsi :

Apabila user belum menjadi anggota maka, user melakukan pendaftaran dan

melihat syarat pendaftaran yang harus dipenuhi, apabila syarat telah dipenuhi maka user

dapat menjadi anggota dan melakukan login, meski telah melakukan pendaftaran dalam

sistem bila persyaratan belum terpenuhi maka user tersebut tidak akan bisa melakukan

login.

Pilih menu registrasi

User System

Menampilkan Hal Registrasi

Input Data

Submit

Simpan Data

Menampilkan Pesan Berhasil Memilih Menu Login

(15)

Pesanana Anggota

Setelah melakukan login maka customer dapat masuk ke halaman transaksi dan

melakukan pemesanan Ac central manginputkan jumlah pesananan yang anggota inginkan , lalu

sistem akan menyimpan data transaksi yang telah dinputkan oleh anggota maka setelaha itu akan

ditindak lanjuti oleh petugas gudang setelah customer melakukan konfirmasi yang valid.

Sistem Anggota

Melakukan pemesanan produk Menyimpan informasi proses pemesanan produk

(16)

Konfirmasi Anggota

Setelah melakukan Transaksi,customer melakukan pembayran melalui ATM atau Via teller kemudian bukti pembayaran biasa di kirim melalui email.

Konfirmasi Pembayaran Sistem

Anggota melakukan Transaksi Anggota melakukan pembayaran

Konfirmasi Pembayaran

(17)

Pengelolaan produk

Pengelolaan produk dilakukan oleh petugas setelah melakukan login, dalam sistem ini

petugas terbagi dua yaitu petugas Admin dan petugas gudang, dan yang berhak melakukan

pengelolaan produk adalah petugas pusat.

Sistem Admin

Mengelola persedian produk Menyimpan informasi persediaan produk

Petugas gudang melihat data yang di pesan

(18)

Cetak Laporan

Setelah hasil dikelola dengan secara detail oleh petugas gudang maka petugas pusat akan

mencetak laporan seluruh laporan hasil penjualan yang dilakukan oleh setiap kios kepada

petugas gudang

Petugas gudang Sistem

Menampilkan daftar penjualan produk Mencetak penjualan produk

(19)

3.7 Sequence Diagram

Sequence diagram (diagram sekuensial) adalah diagram yang digunakan

untuk menunjukkan aliran fungsionalitas dalam use case. Berikut ini adalah sequence diagram

yang diusulkan :

Apabila seorang pengunjung akan melakukan proses pemesanan, maka pengunjung

tersebut harus membuka halaman Customer untuk melakukan pendaftaran menjadi anggota.

Gambar 3.8 Sequence Diagram Registrasi Anggota

Masuk Melakukan Pendaftaran Invalid Valid Simpan Masuk

Top Package::Non Customer

Halaman Utama

Halaman Pendaftaran

(20)

Gambar 3.9 Sequence Diagram Pesanan Anggota

Setelah melakukan transaksi maka akan masuk ke halaman pesanan,pada table pesanan

tersedia menu konfirmasi, apabila proses pembayaran telah dilakukan oleh Customer, Customer

melakukan proses konfirmasi pembayaran, maka AC central akan dikirim kepada kios yang telah

mendaftar sebagai anggota.

Top Package::Anggota

Masuk

Masuk Melakukan Pesanan

Invalid

Simpan

Masuk

Halaman Utama

Anggota Halaman Transaksi

Table Pesanan

(21)

Gambar 3.10 Sequence Diagram Konfirmasi Pembayaran Anggota

Pada proses ini petugas gudang, bertugas untuk mengkonfirmasi pesanan yang dilakukan oleh

Customer, dimana petugas akan mengupdate status apabila konfirmasi tersebut telah disahkan.

Top Package::Anggota Masuk Masuk Masuk Melakukan Konfirmasi Invalid Invalid Masuk Simpan Halaman Utama Halaman Utama Konfirmasi Pembayaran Tabel Konfirmasi

(22)

Gambar 3.11 Sequence Diagram produk

Bila stok pada gudang telah menipis maka petugas gudang akan melakukan pemesanan

kepada petugas Admin, petugas akan masuk pada halaman menu produk, lalu, memilih pesan

produk,setelah memilih pesan produk maka akan tampil halaman pesanan, melakukan transaksi,

apabila transaksi sukses maka proses akan berlanjut ke halaman produk.

Masuk Top Package::Admin

Halaman Utama Petugas Admin

Masuk

Halaman Produk

Masuk

Mengelolo Halaman Produk

Masuk Mengelola Produk Masuk Mengelola Produk Invalid Simpan

(23)

Gambar 3.12 Sequence Diagram Gudang

Setelah petugas gudang melakukan login, maka petugas masuk ke halaman produk

dimana petugas memiliki hak akses untuk melihat barang anggota yang telah di pesan

Top Package::Petugas Gudang

Masuk Masuk Masuk Masuk Simpan Halaman Utama Gudang Halaman Utama

(24)

Gambar 3.13 Sequence Diagram Pesanan Gudang

Setelah login ke halaman petugas gudang,menyiapkan pesanan barang yang telah di pesan oleh anggota sesuai wilayah terdekat.

Top Package::Petugas Gudang

Masuk Masuk Melakukan Transaksi Invalid Valid _Simpan Masuk Simpan Masuk Halaman Utama Gudang Halaman Utama Pesanan Halaman Pesanan Produk Table Pesanan

(25)

Gambar 3.14 Sequence Diagram Pesanan Gudang Pe rsediaan

Admin login masuk ke halaman,kemudian masuk cek ke table persediaan barang untuk mengetahui stock barang yang ada dan keluar yang telah di pesan atau di beli.

Masuk Top Package::Admin

Halaman Utama Petugas Admin

Masuk

Halaman Produk

Masuk

Mengelolo Halaman Persediaan

Masuk Mengelola Produk Masuk Mengelola Produk Invalid Simpan

(26)

Gambar 3.15 Sequence Diagram Kota

Petugas admin login lalu masuk ke halaman table kota untuk menambahkan gudang di kota baru jika ada menambahan gudang.

Top Package::Admin Masuk Masuk Masuk Masuk Simpan Halaman Utama Admin _Halaman

Tambah Kota Table Konfirmasi

(27)

3.8 Perancangan Antar Muka

Perancangan antar muka bertujuan untuk memberikan interface tentang

desain program yang akan dibuat. Dibawah ini terdapat desain template pada

tampilan website yang dibuat oleh penulis.

Banner

Login

Informasi

(28)

3.9 Prancangan Input

Rancangan input merupakan gambaran dalam pembuatan antarmuka untuk

memasukkan data yang terdiri dari perancangan input user dan perancangan inputadmin.

1. Input pengunjung

a. Perancangan Input Pendaftaran Customer

Berikut adalah perancangan form pendaftaran customer yang akan diisi oleh pengunjung yang akan menjadi anggota.

(29)

2. Input Anggota

a. Perancangan Input Login Anggota.

Form untuk anggota yang bertujuan ingin masuk kehalaman utama anggota untuk melakukan proses transaksi.

Login Akun Customer

Username

Password *******

Masuk Batal

Gambar 3.2 Perancangan Login Anggota

b. Perancangan Input Pemesanan Produk.

Form perancangan input pemesanan yang dilakukan anggota dimana anggota melakukan

transaksi pemesanan setelah melakukan pemilihan produk.

Pemesanan

No pes an an fp-001

Jumlah 3 insulide, Rp. 1.500.000,-)

(30)

C.Perancangan Input Konfirmasi Pembayaran Pesanan

Halaman konfirmasi pada anggota harus menginputkan konfirmasi pembayaran yang

telah dilakukan oleh anggota melalui transfer yang kemudian di konfirmasikan dan di

inputkan customer untuk melunasi proses transaksi yang telah dilakukan supaya barang yang

dipesan dapat segera dikirimkan apabila transakasi pada system telah di ACC oleh petugas.

Konfirmasi Pembayaran Pesanan

Kode Gudang bdg001

Nama Angggota Kios matahari

No. Pesanan fp-001

Tanggal Pembayaran

Atas Nama 01 januari 2013

Total Pembayaran RP . xxxxxxxxxx

konfirmasi Text

(31)

.B. Perancangan Pemesanan AC Central Petugas Gudang

Pada halaman ini petugas melakukan transaksi pemesanan barang untuk stock gudang, pemesanan yhang dilakukan sudah ditentukan secara otomastis jumlah produk yang

akan dipesan.