38
Bab III Pemodelan Outsourcing Teknologi Informasi
III.1 Langkah Pemodelan Outsourcing Teknologi Informasi
Beberapa framework yang telah dijelaskan di bab II digunakan untuk menjelaskan praktek dan sudut pandang outsourcing teknologi informasi dari banyak sisi. Pertimbangan yang digunakan dalam tiap framework akan menjadi landasan dalam memformulasikan model baru tahap pertimbangan outsourcing teknologi informasi. Seperti dilihat pada Gambar III.1, proses pemodelan dilakukan melalui empat langkah.
Gambar III.1 Langkah Pemodelan Outsourcing Teknologi Informasi
Untuk mendapatkan model outsourcing teknologi informasi(langkah 4), terlebih dahulu dilakukan identifikasi faktor – faktor yang pertimbangan dalam tiap framework yang diteliti(langkah 1) dan tahapan yang dilakukan dalam pengambilan keputusan outsourcing teknologi informasi(langkah 2). Identifikasi pertimbangan pada tiap framework tersebut kemudian diintegrasikan pada tahapan outsourcing untuk mengetahui secara jelas apa yang harus dilakukan pada tiap tahapan berdasarkan faktor yang dipertimbangkan(langkah 3). Analisa lengkap pemodelan dapat dilihat sebagai berikut:
Beberapa framework yang diajukan Urquhart[24] menjadi landasan dalam pemodelan outsourcing teknologi informasi. Tulisan tersebut dipilih karena framework - framework yang disebutkan didalamnya sering digunakan dalam menjelaskan perjanjian dalam praktek dan derajat kesuksesan outsourcing teknologi informasi. Berikut adalah detil pertimbangan yang digunakan dalam tiap framework konseptual yang akan digunakan dalam pemodelan outsourcing teknologi informasi:
III.2.1 Sudut Pandang Core Competencies Dalam Outsourcing
Kompetensi inti dapat dilihat sebagai usaha utama yang memungkinkan organisasi menanggapi lingkungannya dan mengembangkan sebuah kebijakan pasar atau produk yang efektif dan unik. Kinerja dan pertumbuhan sebuah perusahaan datang dari sebuah set jelas kompetensi – kompetensi inti. Untuk mempertahankan fokus pada kompetensi inti ini, perusahaan harus melibatkannya dalam strategi bisnis dan melakukan outsource pada setiap aktifitas yang tidak memberi keunggulan dalam berkompetisi.
Dasar dari Core Competencies adalah aktifitas inti dari organisasi sebaiknya dilakukan secara internal, sedangkan aktifitas lain yang bukan inti, tidak kritis bagi misi atau fungsi organisasi, sebaiknya di-outsource untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi operasional. Berdasarkan penjelasan tersebut, maka pertimbangan dalam Core Competencies dapat dilihat sebagai berikut (Gambar III.2):
Gambar III.2 Pertimbangan Outsource menurut Core Competencies Keputusan Outsource dalam
Core Competencies Kriteria Aktivitas
III.2.2 Sudut Pandang Resource Based dalam Outsourcing
Pertimbangan dalam Resource Based berfokus pada nilai strategis sumber daya dan pengaruhnya pada organisasi dalam memperoleh keunggulan berkompetisi. Beberapa hal penting yang berkaitan dengan outsourcing dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Keunggulan berkompetisi didapat bilamana organisasi memiliki sumber daya yang bernilai. Berdasarkan pernyataan tersebut dapat disimpulkan, semakin banyak sumber daya bernilai yang dimiliki, maka makin besar pula keuntungan yang dapat diperoleh organisasi. Semakin tinggi nilai sumber daya dalam organisasi, maka sumber daya tersebut sebaiknya dikelola secara internal
b. Bilamana suatu sumber daya tidak unik, maka kompetitor akan lebih mudah memperolehnya. Hal ini akan menyebabkan hilangnya keunggulan berkompetisi yang didapat melalui sumber daya. Sebuah organisasi perlu memperoleh dan menguasai sumber daya unik dan menghindari sumber daya tersebut dikelola oleh pihak luar.
c. Beberapa faktor seperti ambiguitas, kompleksitas sosial, dan sejarah budaya dapat menyebabkan kesulitan dalam memahami bagaimana sumber daya dapat memicu keunggulan berkompetisi. Hal ini pada akhirnya akan menyebabkan kesulitan mendapatkan sumber daya pengganti(subtitusi). Oleh sebab itu, sumber daya yang dipahami dengan baik oleh organisasi sebaiknya dikelola secara internal.
d. Faktor – faktor yang menyebabkan kesulitan mendapatkan sumber daya pengganti juga dapat memicu kesulitan dalam meniru suatu sumber daya(imitasi).
Berdasarkan penjelasan tersebut, maka pertimbangan dalam Resource Based dapat disimpulkan seperti Gambar III.3:
Gambar III.3 Pertimbangan Outsource menurut Teori Resource Based
III.2.3 Sudut Pandang Resource Dependencies dalam Outsourcing
Sudut pandang Resource Dependencies berfokus pada penyebaran kekuasaan dan kekuatan yang mempengaruhi ketergantungan organisasi terhadap lingkungannya, dengan beberapa pertimbangan sebagai berikut:
a. Sebuah organisasi dapat membuat atau memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk operasinya. Untuk memenuhi kebutuhan ini, organisasi dipaksa untuk memperoleh sumber daya tersebut dari organisasi lain dalam lingkungannya untuk mengisi kekurangan tersebut (outsourcing).
b. Lingkungan diasumsikan sebagai penampung sumber daya bernilai langka yang penting untuk kelangsungan hidup organisasi. Oleh karena itu, lingkungan merupakan masalah organisasi dalam menghadapi ketidakjelasan akuisisi sumber daya. Masalah ini dapat diselesaikan dengan bernegosiasi melalui outsourcing.
c. Organisasi diasumsikan bekerja melalui 2 objektif terkait :
1. Memperoleh kendali sumber daya yang meminimasi ketergantungannya pada organisasi lain.
2. Mengendalikan sumber daya yang memaksimalkan ketergantungan organisasi lain pada dirinya sendiri.
Tingkat imitasi sumber daya
Tingkat subtitusi sumber daya
Keputusan Outsource dalam Resource Based Keunikan sumber daya
Berdasarkan penjelasan tersebut, maka pertimbangan dalam Resource Dependencies dapat disimpulkan seperti Gambar III.4:
Gambar III.4 Pertimbangan Outsource menurut Teori Resource Dependencies
III.2.4 Sudut Pandang Transaction Cost Economics dalam Outsourcing
Transaction Cost Economics sangat dipengaruhi oleh tiga atributnya, yang terdiri dari :
a. Asset Specificity adalah sebuah aset, baik nyata maupun tidak dimana makin tinggi aset ditetapkan, maka makin besar kemungkinan sebuah transaksi akan dikelola secara internal.
b. Uncertainty, dimana makin besar kesulitan yang mempengaruhi sebuah hubungan perdagangan, makin besar pula ketidakpastian dan potensi munculnya kontrak yang tidak lengkap. Variasi dalam kebutuhan aktifitas dan kemampuan dalam mengawasi aktifitas ini akan memperngaruhi keputusan outsourcing.
c. Frequency yang menyatakan bahwa makin besar extent sebuah transaksi, makin besar pula kemungkinan transaksi akan dikelola secara internal dikarenakan ekonomisasi produksi yang bisa diperoleh.
Berdasarkan penjelasan tersebut, maka pertimbangan dalam Transaction Cost Economic dapat disimpulkan seperti Gambar III.5:
Kemudahan mendapat sumber daya kritis
Keterhubungan dengan organisasi lain
Keputusan Outsource dalam Resource Dependencies Pengaruh lingkungan
Gambar III.5 Pertimbangan Outsource menurut Transaction Cost Economic
III.2.5 Sudut Pandang Agency Cost dalam Outsourcing
Berdasarkan studi literatur Agency Cost dipengaruhi oleh beberapa hal berikut ini: a. Seperti Transaction Cost, masalah ekonomi, teknologi dan politik menjadi
salah satu pertimbangan dalam Agency Cost, hal ini juga ditujukan untuk meminimalisasi risiko yang mungkin terjadi.
b. Agency Cost fokus melihat risiko dari sudut pandang klien. Risiko tersebut akan menentukan strategi pembiayaan yang diambil oleh klien melalui kontrak.
c. Bila klien tidak percaya pada suplier maka pengawasan lebih akan diperlukan oleh klien. Hal ini akan meningkatkan biaya pengawasan dan menjadi tambahan pertimbangan dalam outsourcing.
d. Klien juga perlu mengevaluasi kinerja yang akan diberikan oleh suplier. Oleh sebab itu klien harus merencanakan perjanjian yang dapat menjamin hasil yang didapat dari suplier.
e. Klien memiliki dua pilihan utama dalam penetapan kontrak: kontrak ditetapkan dari hasil(kontrak berdasarkan hasil), atau kontrak yang menyatakan bahwa suplier harus melakukan sesuatu pada waktu yang ditetapkan (menghabiskan waktu untuk fungsi tertentu).
Berdasarkan penjelasan tersebut, maka pertimbangan dalam Agency Cost dapat disimpulkan seperti Gambar III.6:
Kepastian lingkungan dan perjanjian (kontrak)
Frekwensi transaksi serupa
Keputusan Outsource dalam TCE Spesifikasi aset dalam
Gambar III.6 Pertimbangan Outsource menurut Agency Cost
III.2.6 Sudut Pandang Partnership dalam Outsourcing
Pertimbangan dalam framework Partnership adalah seberapa besar kepercayaan organisasi terhadap kemampuan vendor mengelola pelaksanaan outsourcing. Hal ini dapat dinilai melalui tiga hal berikut:
a. Kontrak yang dapat ditentukan baik durasi dan ketentuan bagi kedua belah pihak.
b. Budaya yang dipengaruhi oleh faktor kepemimpinan, komunikasi, dan konteks.
c. Keamanan yang dipengaruhi oleh ketentuan teknis dan administratif.
Berdasarkan penjelasan tersebut, maka pertimbangan dalam Partnership dapat disimpulkan seperti Gambar III.7:
Kemudahan pengukuran hasil
Lama kontrak
Prediksi sikap supplier Keputusan Outsource dalam Agency Cost Risiko menurut pendapat
klien
Ketentuan ekonomi, teknologi dan politik
Gambar III.7 Pertimbangan Outsource menurut Partnership
III.2.7 Sudut Pandang Game Theory dalam Outsourcing
Konsep dari Game Theory menyediakan bahasa dalam memformulasikan, menyusun, menganalisa dan mengerti skenario strategis, dengan beberapa pertimbangan sebagai berikut:
a. Metodologi yang digunakan dapat menyediakan pemilihan strategis untuk menyusun dan menganalisa masalah berdasarkan prediksi skenario yang diambil lawan.
b. Payoff mencerminkan dampak yang diinginkan seorang pemain dengan tujuan apapun. Payoff ini ditimbang berdasar probabilitasnya dan berhubungan dengan sikap pemain terhadap risiko. Organisasi dikatakan sukses bila berhasil memaksimalisasi Payoff-nya.
c. Tujuan dari Game Theory adalah penyediaan sebuah aksi yang memberi dampak paling diinginkan bagi pemain dan harapan aksi yang dilakukan lawan. Hal ini berguna juga untuk meminimalisasi risiko yang akan dihadapi.
Berdasarkan penjelasan tersebut, maka pertimbangan dalam Game Theory dapat disimpulkan seperti Gambar III.7:
Ketentuan administratif dan teknis
Kepemimpinan,
komunikasi, dan konteks Keputusan dalam PartnershipOutsource Durasi dan ketentuan
Gambar III.8 Pertimbangan Outsource menurut Game Theory
III.2.8 Kesimpulan Identifikasi Framework
Dari analisa pemilihan framework yang ditawarkan The Conceptual Framework, dapat dilihat bahwa setiap framework dalam Conceptual Frameworks memiliki pertimbangan yang berbeda – beda dalam menentukan keputusan outsourcing, meski begitu masing – masing memiliki alasan yang kuat bagi keuntungan organisasi. Berdasarkan hasil analisa tersebut, maka tiap framework dapat dirangkum khusus berdasarkan pertimbangannya, yang hasilnya dapat dilihat pada Lampiran B.
Meskipun pertimbangan dari masing – masing framework telah jelas, namun pertimbangan tersebut masih bersifat umum dan perlu disesuaikan untuk pertimbangan dalam outsourcing teknologi informasi. Lampiran C menunjukkan rangkuman hasil penyesuaiannya.
Hasil analisa The Conceptual Frameworks ditambahkan dengan Analytic Hierarchy Process memiliki tujuan mengukur aspek yang terdapat dalam aktifitas teknologi informasi. Masing – masing pertimbangan yang telah dianalisa kemudian diberi nomer berdasarkan nama framework-nya dan diberi penjelasan mengenai lingkup analisa dan tujuannya agar mudah dikembangkan dalam pemodelan outsourcing teknologi informasi. Tabel III.1 menunjukkan rangkuman pertimbangan tersebut:
Minimalisasi risiko
Maksimalisasi Payoff Keputusan outsource dalam Game Theory Kemampuan prediksi
Tabel III.1 : Rangkuman Pertimbangan dalam Perancangan Model Outsourcing Teknologi Informasi
Nama Framework Pertimbangan Lingkup Analisa Tujuan Framework No Nama Core
Competence I Kompetensi Organisasi
Aktifitas
organisasi • Mendefinisikan kompetensi inti organisasi
Resource Based
II.1 Tingkat imitasi sumber daya
Sumber daya intern
• Menilai sumber daya strategis yang dimiliki organisasi
• Mendefinisikan sumber daya yang dibutuhkan dari suplier
• Menentukan strategi keunggulan berkompetisi melalui sumber daya.
II.2 Tingkat subtitusi sumber daya
II.3 Keunikan sumber daya
II.4 Nilai sumber daya bagi organisasi
Resource Dependencies
III.1 Pengaruh lingkungan terhadap sumber daya Lingkungan organisasi
• Menilai Uncertainty (seberapa jelas kelancaran dari hubungan Outsourcing)
• Menilai sumber daya berdasarkan lingkungan organisasi
III.2 Kemudahan mendapat sumber daya kritis daya intern Sumber • Menentukan strategi keunggulan berkompetisi melalui sumber daya.
III.3 Keterhubungan dengan organisasi lain. Lingkungan organisasi • Mengukur hubungan antar organisasi dan pengaruhnya terhadap Stakeholder
Transaction Cost Economic
IV.1 Spesifikasi aset dalam transaksi organisasi Aset • Menilai aset yang telibat dalam transaksi
IV.2 Kepastian lingkungan dan perjanjian (kontrak) Lingkungan organisasi • Menilai jelas kelancaran dari hubungan Uncertainty (seberapa Outsourcing)
Lanjutan Tabel III.1 Nama Framework Pertimbangan Lingkup Analisa Tujuan Framework No Nama Agency Theory
V.1 Ketentuan ekonomi, teknologi dan politik Lingkungan organisasi
• Menilai Uncertainty (seberapa jelas kelancaran dari hubungan
Outsourcing)
V.2 Risiko pelaksanaan outsourcing
Visi dan misi organisasi
• Mengukur risiko Outsourcing dari sudut pandang klien
• Mengukur hasil yang didapat dalam Outsourcing
V.3 Kemudahan pengukuran hasil
V.4 Lama kontrak
Quotion/ Tawaran suplier
• Mengukur lama kontrak yang paling menguntungkan
V.5 Prediksi sikap supplier • Menentukan sifat suplier saat Outsourcing dilakukan
Parthnership
VI.1 Durasi dan ketentuan kontrak
Quotion/ Tawaran suplier
• Mengukur hasil dan risiko yang didapat berdasarkan tingkat kepercayaan yang tercermin dalam profil dan tawaran suplier. VI.2 Kepemimpinan, komunikasi, dan konteks
VI.3 Ketentuan administratif dan teknis
Game Theory
VII.1 Prediksi strategi suplier dalam memberikan layanan
Quotion/ Tawaran suplier
• Menentukan hasil dan risiko yang didapat melalui outsourcing dari sudut pandang hubungan klien dan suplier.
VII.2 Maksimalisasi /manfaat Payoff
VII.3 Minimalisasi risiko
Analytic Hierarchy
Process
VIII Pendapat para pengambil keputusan dalam organisasi
Aktifitas organisasi
• Memilih aktifitas teknologi informasi yang paling layak di-outsourcing.
III.3 Identifikasi Tahapan Outsourcing Teknologi Informasi
Pengambilan keputusan outsourcing selalu dilakukan melalui beberapa tahapan[4]. Untuk dapat mempertimbangkan secara matang, setidaknya terdapat tiga tahapan yang diperlukan. Tiga tahapan tersebut antara lain adalah pemilihan perlunya pelaksanaan outsourcing, pemilihan aktifitas yang di-outsource, dan pemilihan rekan dalam melakukan outsourcing.
Pertimbangan perlunya dilaksanakan outsourcing merupakan keputusan yang bersifat strategis. Keputusan tersebut bersifat strategis karena menyangkut risiko menggantungkan masa depan pada organisasi lain, teknologi dan pengetahuan organisasi juga dapat dimanfaatkan suplier untuk bersaing atau melayani klien lain. Berdasarkan pertimbangan tersebut keputusan pada tahap ini seringkali diambil pada tingkatan tinggi dalam organisasi seperti Chief Executif Officer(CEO) atau General Manager.
Pemilihan aktifitas dilakukan terutama dengan pertimbangan masalah biaya. Tahapan ini menghitung apakah bila biaya administrasi, pengawasan, dan integrasi kompetensi disertakan dalam perjanjian outsourcing, biayanya masih lebih murah dibandingkan pelaksanaan secara internal. Keputusan tahap ini diserahkan pada tingkat menengah yang seringkali menangani masalah administrasi dan biaya.
Pemilihan rekan dikaitkan dengan sumber daya yang diperlukan organisasi dan sumber daya yang dapat diperoleh melalui perjanjian outsourcing. Keputusan ini diserahkan pada tingkat bawah seperti supervisor atau bagian yang mengerti kebutuhan sumber daya yang terdapat dalam organisasi.
Pengambilan keputusan outsourcing teknologi informasi dilaksanakan berdasarkan tiga tahapan yang dibagi menjadi enam belas langkah dengan detil sebagai berikut[4]:
Tahap 1:Pertimbangan Outsourcing
1. Memilih kandidat aktifitas
Meneliti dan mempelajari kandidat aktifitas yang akan di-outsource 2. Analisa pasar
Mengawasi pasar untuk mengukur apa yang dilakukan pesaing. 3. Benchmarking
Benchmarking aktifitas saat ini dengan yang terbaik. Sasaran yang dicari adalah mengerti, meningkatkan, mendesain, membangun, dan mencari sumber paling efektif dalam biaya.
4. Analisa risiko
Melakukan analisa risiko yang mungkin terjadi. 5. Menentukan sasaran
Menentukan manfaat yang ingin dicapai melalui outsourcing. 6. Evaluasi biaya pelaksanaan
Mengevaluasi biaya total pelaksanaan(Gross Margin, biaya operasi, pajak), termasuk infrastruktur, manajemen, perolehan pengetahuan, dan biaya pelatihan.
Tahap 2:Pemilihan Aktifitas
7. Analisa aktifitas
Meninjau proses yang sudah ada 8. Memilih aktifitas
Memutuskan proses dan fungsi yang di-outsource 9. Evaluasi kesiapan organisasi
Mengevaluasi kesiapan organisasi dan pengukuran transisi 10. Resolusi konflik dan dokumentasi
Membuat resolusi konflik dan dokumentasi untuk masalah yang mungkin
Mengembangkan sebuah rencana sumber daya manusia untuk transfer dan penugasan. Penelitian kesempatan internal untuk pegawai. Mempersiapkan reaksi dari pegawai dan komunitasnya. Persiapkan sebuah komunikasi perencanaan.
Tahap 3: Pemilihan Rekan Outsourcing 12. Analisa sumber daya aktifitas
Memeriksa sumber daya organisasi yang dimiki dan tidak dimiliki, serta nilai strategis aktifitas yang akan di-outsource.
13. Penetapan sumber daya yang dibutuhkan
Pemilihan jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan. 14. RFQ(Request For Quotation)
Mengundang supplier untuk memberikan penawaran untuk produk atau layanan yang diinginkan, beserta informasi pendukung yang dibutuhkan.
15. Evaluasi tawaran
Mengevaluasi tawaran setelah kriteria pengembangan, mengunjungi rekan potensial, mendiskusikan sebuah pendekatan yang mengendalikan.
16. Memilih suplier
Memilih suplier berdasarkan Track Record, sumber daya yang dimiliki, spesialisasi industri, budaya organisasi, dan kriteria lain.
III.4 Integrasi Pertimbangan dalam Tahapan Outsourcing Teknologi Informasi
Berdasarkan tahapan pertimbangan outsourcing teknologi informasi yang dijelaskan sebelumnya, terdapat beberapa kesesuaian antara faktor yang mempengaruhi pada tiap tahap dengan pertimbangan yang terdapat pada The Conceptual Frameworks. Beberapa kesesuaian tersebut dapat dilihat pada tabel III.2:
Tabel III.2 Pertimbangan dalam Tahapan Outsourcing di Tingkat Manajerial
Tahap Nama Pengambil
keputusan Faktor penting yang mempengaruhi Framework Pertimbangan 1 Pertimbangan Outsource
Tingkat tinggi(CEO, General Manager) Risiko, teknologi dan pengetahuan Agency Cost, Core Competencies
2 Pemilihan Aktifitas Tingkat menengah(
Manager) Biaya TCE , Core Competencies, AHP 3 Pemilihan Rekan Tingkat
bawah(Supervisor) Sumber daya RBV, RDT
Tingkat tinggi(CEO,
General Manager) Layanan suplier
Game Theory , Partnership, Agency Cost
Seperti dapat dilihat pada Tabel III.2, terdapat kesesuaian antara faktor yang berpengaruh pada tiap tahapan dengan pertimbangan pada tiap framework. Hal ini menjelaskan pengambil keputusan dan framework yang dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan pada tiap tahap.
Pertimbangan Game Theory ,Parthnership ,dan sebagian Agency Cost tidak sesuai dengan faktor berpengaruh pada tahap pemilihan rekan namun menjadi tambahan pertimbangan pada tahap ketiga. Ketiga pertimbangan tersebut diletakkan pada tahap ketiga dikarenakan tujuannya dalam memprediksi layanan yang akan diberikan suplier, dimana prediksi hanya bisa dilakukan dengan baik setelah spesifikasi calon suplier diketahui. Karena bersifat strategis, ketiga pertimbangan ini juga diputuskan oleh tingkatan tinggi dalam organisasi.
Setelah pembagian framework untuk tiap tahapan diketahui dengan jelas, maka tiap pertimbangan dapat diintegrasikan dengan baik. Pemilahan dilakukan berdasarkan faktor berpengaruh dan dibagi menjadi beberapa proses untuk mengelompokkan fungsinya dalam tahapan. Hasil pemilahannya dapat dilihat pada Tabel III.3.
Tabel III.3.: Tahapan Pertimbangan Outsourcing berdasarkan Faktor yang Berpengaruh
Proses Nama
Framework
Pertimbangan
Lingkup Analisa Tujuan
Framework Tujuan dalam Tahapan Outsourcing No Nama Seleksi Kandidat Aktifitas Core
Competence I Kompetensi Organisasi Aktifitas organisasi
• Mendefinisikan kompetensi inti organisasi
Membantu pemilihan kandidat aktifitas teknologi informasi yang akan di outsourcing Pertimbangan
Manfaat dan Risiko
Agency Theory
V.2 Risiko pelaksanaan outsourcing
Visi dan misi organisasi
• Mengukur risiko outsourcing dari sudut pandang klien
• Mengukur hasil yang didapat dalam outsourcing
Mengukur risiko dan manfaat dalam outsourcing
V.3 Kemudahan pengukuran hasil
Pemilihan Aktifitas
Transaction Cost Economic
IV.1 Spesifikasi aset dalam
transaksi Aset organisasi • Menilai aset yang telibat dalam transaksi Membantu analisa kandidat aktifitas (berdasarkan biaya transaksi)
IV.3 Frekwensi transaksi serupa Sejarah transaksi • Menentukan tingkat efisiensi sebuah transaksi
Analytic Hierarchy
Process
VIII Pendapat para pengambil keputusan
dalam organisasi Aktifitas organisasi
• Memilih aktifitas teknologi informasi yang paling layak di-outsourcing.
Pemilihan aktifitas teknologi informasi yang di-outsource.
Lanjutan Tabel III.3.
Proses Nama
Framework
Pertimbangan
Lingkup Analisa Tujuan
Framework Tujuan dalam Tahapan Outsourcing No Nama Evaluasi Terhadap Aktifitas Terpilih Transaction
Cost Economic IV.2
Kepastian lingkungan dan perjanjian (kontrak)
Lingkungan
organisasi •
Menilai uncertainty (seberapa jelas
kelancaran dari hubungan outsourcing) Membantu menentukan biaya pengawasan terhadap suplier
Agency Theory V.1 Ketentuan ekonomi,
teknologi dan politik
Lingkungan organisasi Analisa Sumber daya Resource Based
II.1 Tingkat imitasi sumber daya
Sumber daya intern
• Menilai sumber daya strategis yang dimiliki organisasi
• Mendefinisikan sumber daya yang dibutuhkan dari suplier
• Menentukan strategi keunggulan berkompetisi melalui sumber daya.
Membantu menentukan kebutuhan sumber daya dari suplier.
II.2 Tingkat subtitusi sumber daya II.3 Keunikan sumber daya II.4 Nilai sumber daya bagi organisasi
Analisa Suplier
Resource Dependencies
III.1 Pengaruh lingkungan terhadap sumber daya Lingkungan organisasi
• Menilai uncertainty (seberapa jelas kelancaran dari hubungan outsourcing) • Menilai sumber daya berdasarkan
lingkungan organisasi Membantu pemilihan suplier (berdasarkan sumber daya yang dimiliki)
III.2 Kemudahan mendapat
sumber daya kritis Sumber daya intern
• Menentukan strategi keunggulan berkompetisi melalui sumber daya. III.3 Keterhubungan dengan
organisasi lain.
Lingkungan organisasi
• Mengukur hubungan antar organisasi dan pengaruhnya terhadap stakeholder
Lanjutan Tabel III.3. Proses Nama Framework Pertimbangan Lingkup Analisa Tujuan Framework Tujuan dalam Tahapan Outsourcing No Nama Analisa Suplier Agency Theory V.4 Lama kontrak Quotion/ Tawaran suplier
• Mengukur lama kontrak yang
paling menguntungkan Membantu pemilihan suplier (berdasarkan lama kontrak yang diajukan dan prediksi layanan yang diberikan)
V.5 Prediksi sikap supplier • Menentukan sifat suplier saat outsourcing dilakukan
Analisa
Suplier Parthnership
VI.1 Durasi dan ketentuan kontrak
Quotion/ Tawaran suplier
• Mengukur hasil dan risiko yang didapat berdasarkan tingkat kepercayaan yang tercermin dalam profile dan tawaran suplier.
Membantu pemilihan suplier (berdasarkan kepercayaan dan prediksi sifat)
VI.2 Kepemimpinan, komunikasi, dan konteks VI.3 Ketentuan administratif dan
teknis
Analisa
Suplier Game Theory
VII.1 Prediksi strategi suplier dalam memberikan layanan
Quotion/ Tawaran suplier
• Menentukan hasil dan risiko yang didapat melalui outsourcing dari sudut pandang klien dan suplier.
Membantu pemilihan suplier (berdasarkan prediksi strategi layanan yang diberikan) VII.2 Maksimalisasi Payoff /manfaat
Hasil pemilahan pada Tabel III.3 telah melingkupi seluruh pertimbangan yang terdapat dalam The Conceptual Framework dan Analytic Hierarchy Process. Bagaimanapun juga beberapa pertimbangan yang telah diintegrasikan perlu diperiksa tujuannya agar beberapa langkah yang sejalan tidak perlu dilakukan berulang. Pertimbangan diasumsikan sama bila memiliki lingkup analisa dan tujuan yang sama dalam tahapan pertimbangan outsourcing. Tabel III.4 menunjukkan beberapa pertimbangan dengan tujuan yang sama.
Dari hasil pengelompokkan lingkup analisa dan tujuan pada Tabel III.4 dapat disimpulkan bahwa pertimbangan nomer IV.2 (kepastian lingkungan dan perjanjian (kontrak) dalam Transaction Cost Economic dan pertimbangan V.1(ketentuan ekonomi, teknologi dan politik) dalam Agency Cost Theory memiliki lingkup analisa dan tujuan yang sama dalam tahapan outsourcing teknologi informasi, sehingga hanya perlu dilakukan salah satunya. Diantara dua pertimbangan tersebut Agency Cost dipilih karena meliputi lingkup analisa yang lebih luas sehingga memberi keamanan yang lebih dalam menentukan perjanjian. Selain itu, sisa pertimbangan yang terdapat dalam Agency Cost Theory, Partnership, dan Game Theory juga memiliki pertimbangan dengan lingkup analisa dan tujuan yang sama, sehingga hanya perlu dipilih satu satu dalam proses pelaksanaannya. Diantara ketiga pertimbangan tersebut Partnership dipilih karena lebih mudah digunakan khususnya dalam mengukur layanan yang akan diberikan oleh suplier.
Tabel III.4 Rangkuman Pertimbangan dengan Tujuan sama Pengelompokan Framework Pertimbangan Lingkup Analisa Tujuan dalam tahapan outsourcing No Proses No Nama 1 Evaluasi Terhadap Aktifitas Terpilih(i,ii) Transaction Cost Economic IV.2
Kepastian lingkungan dan perjanjian (kontrak)
Lingkungan organisasi Membantu menentukan biaya pengawasan terhadap supplier Agency Theory V.1 Ketentuan ekonomi, teknologi dan politik
2
Analisa Suplier
(i) Agency Theory
V.4 Lama kontrak
Quotion/ Tawaran suplier
Membantu pemilihan suplier (berdasarkan lama kontrak yang diajukan dan prediksi layanan yang diberikan)
V.5 Prediksi sikap supplier
Analisa Suplier
(ii) Parthnership
VI.1 Durasi dan ketentuan kontrak
Membantu pemilihan suplier (berdasarkan kepercayaan dan prediksi sifat)
VI.2 Kepemimpinan, komunikasi, dan konteks
VI.3 Ketentuan administratif dan teknis
Analisa Suplier
(iii) Game Theory
VII.1 Prediksi strategi suplier dalam memberikan layanan
Membantu pemilihan suplier (berdasarkan prediksi strategi layanan yang diberikan) VII.2 Maksimalisasi Payoff /manfaat
III.5 Pemodelan Berdasarkan Hasil Integrasi Framework dan Tahapan Outsourcing Teknologi Informasi
Setelah pada langkah awal dilakukan analisa terhadap beberapa framework yang diteliti(Sub Bab III.2), maka dapat diketahui tujuan, faktor, dan ruang lingkup pada tiap pertimbangan. Identifikasi tahapan kemudian dilakukan untuk mengetahui tahapan, faktor, dan pengambil keputusan yang bertanggung jawab dalam outsourcing teknologi informasi(Sub Bab III.3). Pemodelan outsourcing teknologi informasi diselesaikan dengan mengintegrasikan pertimbangan tiap framework kedalam tahapan yang telah diidentifikasi(Sub Bab III.4), hingga akhirnya didapat sebuah pedoman pertimbangan yang diperlukan dalam pengambilan keputusan outsourcing teknologi informasi. Penyesuaian kemudian dilakukan dengan menemukan pertimbangan dengan tujuan yang sama untuk menghindari proses berulang. Tabel III.5 menunjukkan hasil akhir berupa rangkuman sub proses yang digunakan dalam membantu pengambilan keputusan outsourcing teknologi informasi.
Tabel III.5: Integrasi Pertimbangan dalam Tahapan Outsourcing Teknologi Informasi Sub Proses
Framework
Pertimbangan
Lingkup Analisa Tujuan dalam
Tahapan Outsourcing
No Nama No Nama
1 Seleksi Aktifitas Core Competence I Kompetensi Organisasi Aktifitas organisasi Memilih kandidat aktifitas teknologi informasi yang akan di outsourcing
2 Analisa pasar Mengawasi pasar untuk mengukur apa yang
dilakukan pesaing.
3 Benchmarking Benchmarking aktifitas saat ini
dengan yang terbaik 4 Analisa Risiko Agency Theory V.2 Risiko pelaksanaan
outsourcing Visi dan misi organisasi Mengukur risiko dalam outsourcing
5 Menentukan
sasaran Agency Theory V.3 Kemudahan pengukuran hasil Visi dan misi organisasi Mengukur manfaat dalam outsourcing 6 Evaluasi biaya
pelaksanaan Mengevaluasi biaya total pelaksanaan
7 Aktifitas Analisa
Transaction Cost Economic
IV.1 Spesifikasi aset dalam
transaksi Aset organisasi Menganalisa kandidat aktifitas (berdasarkan biaya transaksi)
IV.2 Frekwensi transaksi
serupa Sejarah transaksi
8 Memilih Aktifitas Analytic Hierarchy
Process VIII
Pendapat para pengambil keputusan
dalam organisasi Aktifitas organisasi
Memilih aktifitas teknologi informasi yang di-outsource.
Lanjutan Tabel III.5 Sub Proses
Framework
Pertimbangan
Lingkup Analisa Tujuan dalam
Tahapan Outsourcing
No Nama No Nama
9
Evaluasi kesiapan
organisasi Agency Theory V.1
Ketentuan ekonomi,
teknologi dan politik Lingkungan organisasi Membantu menentukan biaya pengawasan terhadap suplier 10 dan dokumentasi Resolusi konflik Membuat resolusi konflik dan dokumentasi untuk masalah yang mungkin. 11 Evaluasi kesiapan HR Mengembangkan sebuah rencana sumber daya manusia untuk transfer dan penugasan.
12 Analisa Sumber daya Resource Based
II.1 Tingkat imitasi sumber daya
Sumber daya intern Membantu menentukan kebutuhan sumber daya dari suplier (berdasarkan sumber daya yang dimiliki organisasi)
II.2 Tingkat subtitusi sumber daya II.3 Keunikan sumber daya II.4 Nilai sumber daya bagi organisasi 13 Penetapan sumber daya yang
dibutuhkan
Pemilihan jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan
14 Quotion (RFQ) Request For
Mengundang supplier untuk memberikan penawaran untuk produk atau layanan yang diinginkan, beserta informasi pendukung yang dibutuhkan.
Lanjutan Tabel III.5 Sub Proses Framework Pertimbangan Lingkup Analisa Tujuan dalam Tahapan Outsourcing No Nama No Nama
15.1 Evaluasi tawaran Resource Dependencies
III.1 Pengaruh lingkungan terhadap sumber daya Lingkungan organisasi
Membantu pemilihan suplier (berdasarkan sumber daya dan kekuatan suplier)
III.2 Kemudahan mendapat sumber daya kritis Sumber daya intern III.3 Keterhubungan dengan organisasi lain. Lingkungan organisasi
15.2 Evaluasi tawaran Parthnership
VI.1 Durasi dan ketentuan kontrak
Quotion/ Tawaran suplier
Membantu pemilihan suplier (berdasarkan kepercayaan dan prediksi sifat)
VI.2 Kepemimpinan, komunikasi, dan konteks
VI.3 Ketentuan administratif dan teknis
Detil pelaksanaan pengambilan keputusan pada Tabel III.5 dapat disederhanakan atau diwakilkan melalui Gambar III.9 sebagai berikut:
informasi dapat dibagi menjadi enam proses utama, dan setiap dua proses digunakan untuk menjawab pertanyaan penting yang mewakili satu dari tiga tahapan dasar. Pada tiap proses digunakan beberapa pertimbangan yang terdapat pada The Conceptual Frameworks dan Analytic Hierarchy Process. Dengan total enam belas sub proses, detil tahapan dalam pertimbangan outsourcing teknologi informasi adalah sebagai berikut:
Tahap 1: Tahap ini digunakan untuk mengetahui bilamana outsourcing perlu dilakukan. Keputusan diambil oleh bagian tinggi dalam organisasi seperti CEO atau General Manager. Keputusan diketahui melalui analisa dasar yang terdiri dari dua proses:
Proses 1: Seleksi kandidat aktifitas
Proses yang berfungsi untuk menyeleksi aktifitas yang perlu di-outsource
Sub Proses 1: Memilih kandidat aktifitas
Pemilihan kandidat aktifitas dilakukan dengan tes pasar eksternal terhadap kompetensi inti organisasi. Syarat dasar yang harus dipenuhi menurut ketatakelolaan teknologi informasi adalah tidak menyertakan aktifitas yang tidak lengkap. Selanjutnya bila beberapa proses teknologi informasi yang dipertimbangkan lulus kategori kompetensi inti melalui lima tes pasar eksternal (sulit ditiru, memiliki daya tahan, kemapanan nilai, sulit tergantikan, dan memiliki keunggulan strategis), maka aktifitas – aktifitas tersebut sebaiknya tidak menjadi kandidat untuk di-outsource. Aktifitas teknologi informasi yang masuk dalam kategori kompetensi inti dapat berupa pengetahuan dan ketrampilan mengenai perangkat keras atau lunak yang sangat diperlukan oleh organisasi dalam menjalankan fungsinya untuk melayani konsumen.
Sub Proses 2: Analisa pasar
Analisa pasar dilakukan untuk mengukur apa yang dilakukan pesaing. Dari hasil analisa tersebut, dilakukan perencanaan strategi lebih lanjut untuk membantu menetapkan sasaran manfaat yang diinginkan.
Sub Proses 3: Benchmarking
Benchmarking dilakukan pada kandidat aktifitas untuk mencapai kinerja terbaik. Sasaran yang ingin dicapai adalah untuk mengerti, meningkatkan, mendesain, membangun, dan mencari biaya efektif.
Proses 2: Pertimbangan manfaat dan risiko
Proses yang berfungsi menimbang manfaat dan risiko yang dapat diperoleh melalui outsourcing.
Sub Proses 4: Analisa Risiko
Pada proses ini dilakukan analisa risiko outsourcing teknologi informasi yang mungkin terjadi. Seperti dijelaskan pada tinjauan pustaka, terdapat tiga jenis risiko outsourcing yang mungkin. Perbandingan dilakukan bilamana kandidat aktifitas dilakukan secara internal atau di-outsource. Langkah ini perlu untuk mengantisipasi risiko dalam pelaksanaan outsourcing.
Sub Proses 5: Menentukan Sasaran
Pada proses ini dilakukan pengumpulan hasil analisa pasar, benchmarking, manfaat dan risiko yang diinginkan. Hasil analisa akan digunakan untuk meramu sasaran yang ingin dicapai dalam outsourcing (misalnya : meningkatkan fokus organisasi, mempercepat keuntungan dari re-engineering, berbagi risiko, memperoleh akses ke pasar global). Hasil analisa juga digunakan untuk memperkirakan dampak yang terjadi bilamana organisasi melakukan outsource terhadap kandidat proses (misalnya: pengurangan pegawai, penyesuaian budaya, dan perpindahan pengetahuan).
Sub Proses 6: Evaluasi biaya pelaksanaan
Bila hasil analisa risiko dan sasaran telah dilakukan, langkah berikutnya adalah evaluasi biaya. Dalam sub proses ini dilakukan penghitungan semua jenis biaya yang diperlukan untuk masing – masing kandidat aktifitas outsourcing(biaya perpindahan(switching), biaya layanan, biaya kontrak, biaya transisi, biaya manajemen, dan biaya pengawasan). Penghitungan total biaya juga dilakukan bila terjadi kemungkinan terekstrim: semua kandidat lulus seleksi untuk di-outsource. Hasil analisa risiko, hasil dan biaya digunakan untuk menjawab pertanyaan perlu tidaknya outsourcing dilakukan. Bila tidak ada kandidat aktifitas yang lulus seleksi baik dari sisi risiko, hasil, dampak maupun biaya, maka dapat disimpulkan outsourcing tidak diperlukan.
Tahap 2: Tahap ini digunakan untuk memilih aktifitas yang akan di-outsource. Pertimbangan menggunakan informasi mengenai aset yang terlibat, frekwensi pengontakan aktifitas, biaya pengawasan sebuah aktifitas dan sifat dari teknologi informasi(tingkat kritis, tingkat stabilitas, dan tingkat kesederhanaan). Keputusan diambil oleh bagian menengah seperti manager departemen teknologi informasi atau bagian yang menangani masalah administrasi teknologi informasi. Tahap ini juga dilakukan melalui dua proses:
Proses 3: Pemilihan aktifitas
Proses yang berfungsi menentukan aktifitas yang paling layak di-outsource.
Sub Proses 7: Analisa aktifitas
Dalam sub proses ini kandidat aktifitas yang telah diseleksi dianalisa kembali menggunakan dua atribut dalam pertimbangan transaction cost economics, yaitu asset specify, dan frekwensi pengontrakan aktifitas. Dalam atribut pertama, enam dimensi aset yang terlibat dalam sebuah proses (manusia, fisik, situs, terdedikasi, brand capital, dan penetapan aset sementara) diukur nilainya. Pertimbangan yang digunakan adalah makin tinggi nilai aset yang terlibat dalam suatu aktifitas, maka akan lebih baik bila aktifitas tersebut dikelola secara internal. Batasan untuk nilai
aset ini ditentukan oleh internal organisasi. Atribut kedua adalah mempertimbangkan frekwensi dari pengontrakan aktifitas dari tiap kandidat. Pertimbangannya adalah bila aktifitas sering dikontrakkan dalam sejarah organisasi, maka lebih baik aktifitas tersebut dikelola internal untuk menghemat waktu dan biaya.
Sub Proses 8: Memilih aktifitas
Berdasarkan kandidat yang ada sampai tahap ini, dipilih aktifitas teknologi informasi paling perlu di-outsource, pertimbangan menggunakan pendapat dari pengambil keputusan. Framework AHP yang terdiri dari faktor tingkat kritis(criticality), tingkat kestabilan(stability), dan tingkat kesederhanaan(simplicity) digunakan untuk mengumpulkan pendapat dari para pengambil keputusan. Hasilnya akan mendapatkan nilai dari aktifitas teknologi informasi yang paling layak untuk di-outsource menurut prioritasnya.
Proses 4: Evaluasi terhadap aktifitas terpilih
Proses untuk pelaksanaan evaluasi terhadap kesiapan organisasi dan HR, begitu juga perencanaan resolusi konflik dan dokumentasi.
Sub Proses 9:Evaluasi Kesiapan Organisasi
Pada bagian ini dilakukan evaluasi terhadap kesiapan organisasi meliputi kesiapan organisasi dalam mencukupi kebutuhan aktifitas yang akan di-outsource, terutama masalah operasional. Pertimbangan Agency Cost, yaitu uncertainty (variasi yang mungkin terjadi pada kebutuhan aktifitas dan pengelolaannya) digunakan. Fokus evaluasi yang utama adalah bagaimana organisasi dapat mendukung kelancaran pelaksanaan outsourcing, khususnya hal – hal yang berkaitan dengan pengawasan aktifitas.
Pada bagian ini dibuat rencana pengelolaan layanan khususnya resolusi konflik dan dokumentasi untuk masalah yang mungkin terjadi, khususnya yang telah diperkirakan terjadi dalam analisa risiko. Resolusi dan dokumentasi konflik ini sangat berguna untuk negosiasi kontrak.
Sub Proses 11:Evaluasi Kesiapan HR
Pada bagian ini dibuat sebuah rencana sumber daya manusia untuk transisi(transfer layanan pada suplier) dan penugasan. Penelitian dilakukan untuk mengetahui akibat dan reaksi dari pegawai dan komunitasnya begitu juga terhadap transfer pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan. Komunikasi dan kepemimpinan yang baik sangat diperlukan dalam persiapan pelaksanaan outsourcing.
Tahap 3: Digunakan untuk memilih rekan outsourcing(suplier) yang cocok berdasarkan sumber daya dan prediksi layanan yang diberikan oleh suplier. Pengambilan keputusan mengenai sumber daya dilakukan oleh tingkat bawah seperti supervisor yang mengerti sumber daya yang diperlukan aktifitas terpilih. Sedangkan keputusan mengenai prediksi layanan suplier bersifat strategis sehingga tetap dilakukan oleh tingkat tinggi seperti CEO.
Proses 5: Analisa sumber daya
Sumber daya teknologi informasi (manusia, perangkat keras, perangkat lunak, data, dan jaringan) yang dimiliki organisasi diukur menggunakan pertimbangan nilai strategis. Pertimbangan nilai strategis dilakukan berdasarkan kemampuan sumber daya teknologi informasi memberi nilai tambah(value driving) dan diputuskan oleh tingkat bawah organisasi.
Sub Proses 12:Analisa sumber daya aktifitas
Pada bagian ini ditentukan sumber daya teknologi informasi yang dibutuhkan dan terlibat pada aktifitas terpilih.
Sub Proses 13:Penetapan sumber daya yang dibutuhkan
Hasil analisa sumber daya digunakan untuk menetapkan sumber daya yang dibutuhkan untuk aktifitas yang akan di-outsourcing. Langkah sangat diperlukan untuk menentukan klasifikasi proposal yang masuk pada tahapan Request For Quotation(RFQ).
Proses 6: Analisa suplier
Kinerja suplier dalam melaksanakan outsource diukur dengan mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki, kekuatan, prediksi sifat, tingkat kepercayaan, dan hasil yang diperoleh.
Sub Proses 14:Request For Quotion(RFQ)
Penyebaran permintaan bagi suplier untuk memberikan penawaran untuk produk atau layanan yang diinginkan dan informasi pendukung yang dibutuhkan.
Sub Proses 15:Evaluasi Tawaran
Berdasarkan tawaran yang masuk dilakukan dua langkah evaluasi berdasarkan pertimbangan pada empat teori: Resource Dependencies, Agency Cost, Parthnership, dan Game Theory.
Sub Proses 15.1
Langkah pertama adalah evaluasi menggunakan Resource Dependencies Theory untuk mempertimbangkan sumber daya yang ditawarkan suplier. Tingkat bawah organisasi mengukur sumber daya teknologi informasi yang dimiliki oleh calon suplier sedangkan tingkatan tinggi organisasi melakukan pembandingan kekuatan dengan suplier. Pengukuran sumber daya berguna untuk mengetahui tingkat pemenuhan sumber daya yang diperlukan dalam outsourcing. Sedangkan perbandingan kekuatan diperlukan untuk mengetahui kestabilan suplier dan
dilakukan.
Sub Proses 15.2
Melakukan pertimbangan kepercayaan klien terhadap suplier. Hal ini diperlukan untuk memprediksi kelancaran hubungan kedua pihak dan menghindari risiko perselisihan. Menurut framework Parthnership, kepercayaan dalam outsourcing teknologi informasi dapat ditingkatkan dengan perencanaan negosiasi kontrak, penyesuaian budaya, dan perbaikan keamanan.
Sub Proses 16:Pemilihan suplier
Hasil analisa suplier yang baik akan sangat berguna dalam menentukan suplier yang paling potensial sebagai rekan outsourcing teknologi informasi.
Dari hasil pemodelan pada Gambar III.9 dan penjelasan masing – masing proses pada tiap tahapannya dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Framework Agency Cost menggunakan pertimbangan manfaat dan risiko, sedangkan framework Core Competencies menggunakan pertimbangan teknologi dan kompetensi. Kedua framework ini dapat digunakan untuk membantu organisasi memutuskan keperluan outsourcing.
2. Framework Transaction Cost menggunakan pertimbangan biaya transaksi, sedangkan framework Analytic Hierarchy Process menggunakan pertimbangan para pengambil keputusan. Kedua framework ini dapat digunakan untuk membantu organisasi memilih aktifitas yang akan di-outsource.
3. Framework Resource Based dan Resource Dependencies menggunakan pertimbangan sumber daya internal dan eksternal organisasi. Kedua framework ini digunakan untuk membantu organisasi mengetahui kebutuhan organisasi dan memperoleh sumber daya dari suplier.
4. Framework Game Theory menggunakan pertimbangan prediksi strategi klien dan suplier, sedangkan Framework Parthnership menggunakan pertimbangan tingkat kepercayaan terhadap suplier. Kedua framework ini dapat digunakan untuk membantu organisasi memilih suplier yang paling cocok.
