PERFORMING EFFECTIVE INTERNAL AUDITS
Auditor internal yang efektif berfungsi sebagai satu kumpulan garis depan mata dan telinga untuk komite audit dan manajemen senior, dan harus melakukan lebih dari sekedar meninjau perusahaan yang sesuai dengan dokumentasi dan prosedur yang dipublikasikan. Auditor internal mengunjungi fasilitas dimana sesungguhnya perusahaan bekerja yang dipertahankan yaitu melaksanakan dan mencatat , mengamati operasi dan menyediakan laporan tingkat manajemen. auditor internal kemudian dapat mengamati dan mengembangkan pemahaman tentang proses di tempat dan desain dan melakukan tes yang sesuai untuk mengevaluasi mendukung pengendalian internal. bab ini memperkenalkan Prosedur untuk mengatur, merencanakan, dan melakukan audit internal ini, termasuk survei, penilaian kontrol internal, dokumentasi workpaper, dan kontrol administrasi untuk mengelola audit internal. Langkah-langkah dasar tersebut berguna untuk melakukan audit internal.
PENGORGANISASIAN DAN PERENCANAAN AUDIT INTERNAL
Langkah-langkah secara keseluruhan dan proses untuk mengorganisasikan dan perencanaan audit internal memerlukan pemahaman umum mengenai The Institute of Internal Auditor’s (IIA’s) International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing. Audit internal membutuhkan berbagai keterampilan dan pengetahuan yang tidak dapat digambarkan sebagai satu kumpulan urutan kegiatan tetapi mencakup banyak kegiatan yang saling terkait.
Namun, sebelum fungsi audit internal dapat memulai audit apapun, perlu beberapa blok bangunan di tempat untuk mendirikan sebuah fungsi audit internal yang efektif. Blok pondasi bangunan audit internal meliputi:
a) Rencana efektif organisasi dan anggaran dasar untuk melancarkan kegiatan audit internal.
b) Rencana jangka panjang atau rencana audit tahunan.
c) Standar dan pendekatan yang efektif untuk melakukan audit internal keseluruhan. Dimulai dengan langkah-langkah untuk perencanaan audit internal dan kemudian melanjutkan melalui berbagai proses audit, bab ini menjelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk kajian kontrol internal dari bagian produksi membeli siklus pada unit perusahaan sampel kami, audit internal yang representatif.
PERSIAPAN AKTIVITAS AUDIT INTERNAL
Setiap proyek audit internal harus direncanakan dengan hati-hati sebelum memulainya. Audit harus dimulai sebagai elemen yang dijadwalkan dalam perencanaan tahunan audit internal dan proses penilaian risiko, melalui manajemen atau permintaan khusus panitia audit, atau sebagai respons terhadap kejadian yang tidak direncanakan, seperti penemuan dari penipuan, peraturan baru, atau peristiwa ekonomi yang tidak terduga. Beberapa audit internal akan memperbarui atau mengulangi tinjauan yang dilakukan pada periode sebelumnya, seperti memperbarui beberapa pengendalian internal dan pengujian
sebagai bagian dari tinjauan dari Sarbanes-Oxley (Sox) Pasal 404, tapi audit internal memiliki kebutuhan untuk memulai memeriksa secara teratur. Apakah penelaahan berkala yang direncanakan dari beberapa daerah operasi atau persyaratan audit baru yang diidentifikasi karena beberapa peristiwa tak terduga, audit internal perlu mengembangkan rencana untuk setiap audit yang baru.
Setelah audit internal telah mengembangkan rencana kerja untuk tahun mendatang, perencanaan dan penjadwalan audit internal individu sering dapat menjadi tantangan. Meskipun baik pemikiran-rencana luar, acara terjadwal, permintaan dari manajemen, atau situasi yang tidak menguntungkan seperti hasil dari audit lainnya dapat menyebabkan perubahan dalam audit internal rencana jangka panjang.
a) Tujuan Audit
Audit internal harus menetapkan rencana umum untuk kegiatan audit internal yang biasanya mencakup periode tahun fiskal. Rencana-rencana jangka panjang didasarkan pada manajemen dan permintaan komite audit, kemampuan staf audit, sifat pekerjaan audit sebelumnya, sumber daya yang tersedia, dan risiko umum yang dihadapi perusahaan. Cara yang efektif untuk menggambarkan rencana-rencana audit internal adalah melalui memo perencanaan audit. Komunikasi ini, meskipun tidak disajikan langsung, tetapi menjelaskan apakah audit internal berencana untuk menyelesaikan, melakukan review, dan waktu perkiraan. Memo adalah dokumen awal yang penting untuk kertas kerja.
b) Penjadwalan Audit dan Waktu Perkiraan
Audit internal harus dilakukan dalam periode tertentu. Staf utama anggota internal audit dan manajer harus telah berpartisipasi dalam proses perencanaan dan menyadari kebutuhan yang sedang berlangsung untuk penyesuaian rencana berikutnya. Awal waktu perkiraan ditetapkan dan kerangka waktu yang ditentukan untuk melakukan audit. Namun,perubahan seringkali dibuat dengan program tahunan selama tahun karena peningkatan sumber daya persyaratan audit lainnya dalam penyelesaian, merevisi lingkup audit, pergantian personil,dan prioritas manajemen lainnya.
c) Survei Awal
Risiko rencana audit berbasis tahunan jangka panjang serta perencanaan memo tingkat tinggi harus dibuat dengan pengetahuan tentang daerah yang diharapkan akan diaudit. Jika rencana adalah untuk peninjauan terhadap suatu daerah yang sebelumnya diperiksa, langkah pertama yang baik harus menjadi awal survei yang mengumpulkan bahan latar belakang tentang entitas yang akan diaudit. Survei ini sering menjadi tanggung jawab manajemen audit atau auditor yang ditunjuk. Item ini harus ditinjau ulang, jika tersedia selama survei awal audit internal:
Tinjauan workpapers sebelumnya.
Tinjauan laporan audit sebelumnya.
Bahan-bahan audit yang terkait.
MENJALANKAN AUDIT INTERNAL
Sekarang langkah pertama dalam memulai audit internal yang sebenarnya adalah untuk menginformasikan kelompok atau organisasi yang akan diaudit-pihak yang diaudit-audit internal memiliki jadwal. Meskipun audit internal akan menyiapkan memo perencanaan sebagai dokumentasi untuk file audit internal sendiri, fungsi yang akan diaudit harus informasi dari audit internal yang direncanakan. Satu-satunya pengecualian aturan ini akan menjadi penipuan yang berhubungan dengan investigasi, Dimana audit internal yang umumnya muncul di situs audit tanpa pemberitahuan.
Sebuah surat keterlibatan harus memberitahukan manajemen audit: a) Alamat
b) Tujuan dan ruang lingkup audit.
c) Tanggal mulai dan durasi yang direncanakan audit.
d) Bertanggung jawab untuk melakukan meninjauan (Review). e) Persiapan Kebutuhan Lanjutan.
f) Salinan Surat Keterlibatan. g) Laporan Operasi lainnya.
Tingkat yang tepat dari manajemen juga harus disalin pada memo pertunangan. Meskipun biasanya tepat untuk menginformasikan manajemen auditee bahwa audit internal telah dijadwalkan, mungkin ada keadaan di mana tidak ada surat penunjukan resmi dilepaskan.Setelah pemeriksaan tersebut telah dijadwalkan dan manajemen audit diinformasikan, tim audit yang ditugaskan harus siap untuk mulai bekerja di tempat audit. a) Survei Lapangan Audit Internal
Sebuah survei awal seringkali sangat penting dalam menentukan arah, ruang lingkup, dan sejauh mana upaya audit; itu adalah langkah pertama yang diambil di lokasi audit. Sebuah survei lapangan memungkinkan auditor untuk 1) membiasakan diri dengan proses lokal besar di tempat dan 2) mengevaluasi struktur kontrol dan tingkat risiko kontrol dalam berbagai proses dan sistem termasuk dalam audit.
Jika anggota tim audit tidak terbiasa dengan audit lokasi dan pengelolaannya, ini adalah titik untuk membuat perkenalan dan untuk memperjelas pertanyaan yang mungkin telah dibangkitkan melalui surat keterlibatan (engagement). Hal ini waktu yang tepat untuk auditor yang bertanggung jawab untuk menjelaskan persyaratan wawancara yang direncanakan dan untuk menetapkan jadwal awal. Unsur-unsur informasi harus dirakit oleh auditor dan anggota tim lainnya selama survey lapangan:
a) Organisasi.
b) Pedoman dan arahan. c) Laporan.
d) Observasi Pribadi.
e) Diskusi dengan personil kunci.
Biasanya, survei lapangan akan menempati hari pertama atau kedua di situs audit. Untuk review besar, survei dapat dilakukan saat berkunjung terpisah sebelum auditor melakukan pengujian dan analisis kerja. Dalam kedua kasus, pekerjaan yang dilakukan dan ringkasan dari data yang dikumpulkan melalui survei lapangan harus didokumentasikan di workpapers audit. Salinan laporan kunci dan prosedur dipublikasikan harus diperoleh, ringkasan catatan dan pengamatan direkam dari semua wawancara dan wisata, dengan diagram alur disiapkan untuk semua sistem atau proses. Survei lapangan auditor internal juga dapat mengidentifikasi teknik audit baru atau revisi dalam terang prosedur berubah atau kondisi operasi.
c) Kesimpulan Survei Lapangan Auditor
Tujuan dari survei lapangan audit internal adalah untuk mengkonfirmasi asumsi diperoleh dari perencanaan audit awal, dalam rangka mengembangkan pemahaman tentang sistem dan proses kunci. Karena informasi yang mendukung perencanaan audit sering tidak sempurna, ini merupakan titik penting dimana tim audit yang ditugaskan dapat membuat penyesuaian terhadap lingkup audit yang direncanakan dan objektif. Untuk audit yang lebih besar, sering merupakan ide yang baik untuk manajemen audit internal untuk mengunjungi tim dalam melakukan survey lapangan dan meninjau hasil-hasilnya. Dengan cara ini, setiap manajemen yang disetujui diperlukan perubahan ruang lingkup dapat dibuat. Kehadiran di tempat dapat menjernihkan pertanyaan yang bisa dinaikkan nanti.
MENGEMBANGKAN DAN MENYIAPKAN PROGRAM AUDIT
Audit internal harus diatur dan dilakukan dengan cara yang konsisten dengan tujuan untuk meminimalkan prosedur auditor sewenang-wenang atau yang tidak perlu. Untuk mencapai konsistensi audit, auditor internal harus menggunakan apa yang disebut program audit untuk melakukan prosedur audit dengan cara yang konsisten dan efektif untuk sejenis audit. Program mengacu pada satu set prosedur auditor mirip dengan langkah-langkah dalam program komputer, instruksi yang pergi melalui instruksi program yang sama setiap kali proses dijalankan. Program audit adalah alat untuk merencanakan, memimpin, dan mengendalikan pekerjaan audit dan cetak biru untuk bertindak, menentukan langkah yang harus dilakukan untuk memenuhi tujuan audit. Ini merupakan pilihan auditor yang terbaik metode mendapatkan pekerjaan dan berfungsi sebagai dasar untuk mencatat langkah-langkah kerja yang dilakukan.
a) Format dan Penyusunan Program Audit
Program audit adalah prosedur yang menggambarkan langkah-langkah dan tes yang akan dilakukan oleh auditor internal ketika benar-benar melakukan penelitian lapangan. Program ini harus diselesaikan setelah selesainya survei awal dan lapangan dan sebelum memulai audit yang sebenarnya. Ini harus dibangun dengan beberapa kriteria dalam pikiran, yang paling penting yaitu bahwa program harus mengidentifikasi aspek area yang diperiksa lebih lanjut dan daerah sensitif yang memerlukan penekanan audit. Tergantung pada jenis audit direncanakan, program biasanya mengikuti salah satu dari tiga format umum: (1) satu set
prosedur audit umum, (2) audit prosedur dengan petunjuk rinci untuk auditor, atau (3) daftar checklist untuk tinjauan kepatuhan.
b) Jenis Bukti Audit
IIA standar profesional menyatakan bahwa auditor internal harus memeriksa dan mengevaluasi informasi tentang semua hal yang berkaitan dengan tujuan audit yang direncanakan. Informasi ini, yang disebut bukti audit, mencakup segala sesuatu sebuah review auditor internal atau mengamati. Auditor internal harus mengumpulkan bukti audit untuk mendukung evaluasi-apa auditor standar audit internal sebut cukup, bukti yang kompeten, audit yang relevan, dan berguna. Standar profesional menyatakan bahwa auditor internal harus memeriksa dan mengevaluasi informasi tentang semua hal yang berhubungan dengan yang direncanakan audit obyektif. Informasi ini, disebut bukti audit, mencakup segala sesuatu yang review atau pengamatan audit internal. Auditor internal harus mengumpulkan bukti audit yang mendukung evaluasi auditor -apa panggilan standar audit internal yang cukup, kompeten, relevan, dan berguna.
MELAKUKAN AUDIT INTERNAL
Bagian ini membahas langkah umum yang diperlukan untuk melakukan setiap audit internal dan harus digunakan bersama dengan lainnya prosedur audit spesifik dibahas dalam buku ini. Memahami bagaimana melakukan audit internal adalah kunci CBOK. Langkah pertama dalam mengumumkan audit yang direncanakan dan menentukan tujuan dan ruang lingkup, yang ditugaskan tim audit, dan periode waktu perkiraan. Sebuah surat tunggal keterlibatan biasanya cukup, namun, dalam beberapa situasi audit, mungkin ada cukup interval waktu antara survei lapangan awal dan audit yang sebenarnya. Surat penunjukan garis besar pengaturan untuk audit internal yang direncanakan.
a) Prosedur Awal Penelitian Lapangan Audit Internal
Audit internal dapat menyebabkan gangguan dan masalah dalam operasi sehari-hari. Auditor dan anggota tim audit harus memulai pertemuan dengan anggota yang memadai dari manajemen audit untuk rencana pendahuluan audit, termasuk daerah yang akan diuji, laporan khusus atau dokumentasi yang diperlukan, dan personil untuk diwawancarai. Auditor harus meminta bahwa menghubungi manajemen mempengaruhi anggota organisasi untuk menyediakan jadwal pekerjaan audit yang direncanakan. Hal ini akan menghilangkan potensi masalah dalam mengamankan kerjasama personil audit. Meskipun yang terbaik dari rencana, masalah masih bisa terjadi ketika melakukan audit.
Auditor harus bertemu dengan manajemen audit untuk mendiskusikan masalah dan mencari solusi. Jika manajemen lokal tampaknya tidak kooperatif, auditor mungkin harus menghubungi manajemen audit internal untuk menyelesaikan masalah di tingkat yang berbeda. Jika komponen kunci dari audit yang direncanakan hilang, manajemen audit harus mengembangkan strategi revisi untuk berkeliling masalah. Ini mungkin termasuk:
a) Merevisi prosedur audit untuk melakukan tes tambahan di daerah lain. b) Melengkapi audit tanpa file data yang hilang.
c) Lengkapi bagian-bagian lain dari audit dan menjadwal ulang kunjungan berikutnya untuk melakukan tes.
b) Penelitian lapangan Audit Bantuan Teknis
Survey lapangan atau program pengembangan proses audit harus mengidentifikasi setiap kebutuhan teknis khusus untuk melakukan audit, namun masalah lainnya yang membutuhkan dukungan teknis bisa saja timbul dalam perjalanan dari lapangan audit. Demikian pula, auditor internal dapat menemukan sebuah aplikasi khusus IT, dengan pertimbangan pengendalian, Jika ada masalah teknis, auditor harus mencari bantuan sesegera mungkin. Jika masalah teknis yang tidak kenal kepada tim audit, auditor di-charge harus meminta bantuan sesegera mungkin. Seorang pengawas audit internal atau spesialis mungkin harus meneliti audit atau masalah teknis dalam rangka memberikan jawabannya.
Pesan penting di sini adalah bahwa manajemen audit internal harus mengkomunikasikan kepada stafnya adalah bahwa semua masalah audit teknis harus dibawa ke perhatian auditor di-charge untuk resolusi secepat mungkin. Persyaratan biaya dan waktu tambahan yang disebabkan oleh masalah teknis harus didokumentasikan. Jika masalah teknis tidak dapat diselesaikan segera, mungkin perlu untuk menjadwal ulang audit atau untuk merevisi strategi, seperti yang dijelaskan.
c) Monitoring Penelitian lapangan audit Manajemen
Jika audit internal meliputi jangka waktu yang luas atau tingkat sumber daya yang diperlukan, manajemen audit internal harus meninjau kemajuan audit yang sering dan memberikan arahan teknis melalui kunjungan dan komunikasi. Tinjauan ini melengkapi pekerjaan yang sedang berlangsung auditor di-charge, yang merupakan bagian dari staf lapangan. Frekuensi dan tingkat kunjungan ini akan tergantung pada kekritisan dari tinjauan, pengalaman staf ditugaskan, dan ukuran tinjauan.
Auditor harus melakukan Tinjauan pekerjaan yang sedang berlangsung, pengalaman staf yang ditugaskan, dan ukuran review sangat dibutuhkan dalam peninjauan ini. Auditor tidak memerlukan tinjauan manajemen jika jalur komunikasi sudah terjalin dengan baik. Namun, jika audit mencakup daerah kritis, dimana auditor harus menjalankan program baru atau teknik baru, maka dibutuhkan pengalamanan anggota manajemen audit yang harus mengunjungi proyek lapangan secara berkala. Tujuan dari kunjungan ini harus meninjau pekerjaan dalam penyelesaian dan membantu menyelesaikan segala masalah yang dihadapi. d) Potensi Temuan Audit
Setiap kali auditor internal menemukan kekurangan audit yang potensial, ringkasan singkat dari kondisi yang ditemukan dan temuan potensi dan rekomendasi harus disiapkan. Temuan-temuan awal menggambarkan kekurangan dan perbaikan yang diidentifikasi selama audit. Temuan awal mungkin telah dikembangkan oleh auditor, hal ini untuk mendokumentasikan sifat temuan audit potensial, dan menganalisis kesalahan. Ini mungkin menjadi dasar bagi temuan audit laporan untuk masa depan. Beberapa catatan potensi tindakan koreksi auditor
yang disarankan mungkin disertakan di sini. temuan audit awal biasanya memiliki unsur-unsur:
1. Identifikasi temuan ini hanya sebuah nomor identifikasi untuk audit dan deskripsi temuan potensial.
2. Kondisi.
3. Referensi dengan pekerjaan audit didokumentasikan. 4. Auditor awal rekomendasi.
5. Hasil membahas findin dengan manajemen. 6. Fitur disposisi dari masalah ini.
e) Audit Program dan Jadwal Modifikasi
Program audit adalah panduan menyeluruh untuk melaksanakan audit internal. Dikembangkan dari data survei awal dan dari setiap audit internal pada file terakhir, dan dapat disesuaikan selama pemeriksaan. Auditor harus responsive menganai bukti baru, perubahan dalam sistem pendukung, dan perubahan lain dalam kondisi. Pada tahap awal audit, perlu beberapa perencanaan tugas staf serta memodifikasi beberapa langkah program audit.
Kebutuhan untuk modifikasi program audit paling umum ketika audit internal telah mengembangkan program audit umum untuk digunakan dalam review dari unit serupa tetapi tidak identik.
f) Pelaporan Temuan Awal Audit kepada Manajemen
Sebuah penekanan dalam audit internal adalah identifikasi wilayah di mana unit ditinjau tidak memenuhi dengan baik prosedur pengendalian internal dan dimana perbaikan diperlukan. Wilayah-wilayah tersebut akan didokumentasikan selama kegiatan audit melalui penggunaan titik atau lembaran-temuan dan dokumen. Meskipun item audit potensial harus didiskusikan dengan supervisor yang langsung bertanggung jawab, tim audit juga harus mengkaji dengan manajemen unit sebelum meninggalkan lapangan untuk tugas audit.
7.6 Wrapping Up the Audit Internal Bidang Engagement
Audit internal harus dikelola dengan cara yang sama seperti proyek besar-waktu personil dan sumber daya lainnya. Baik personel sumber daya dan biaya lain harus direncanakan dan dianggarkan secara rinci. Kinerja audit secara aktual harus dicatat dan diukur terhadap waktu yang ditetapkan dan anggaran berbasis biaya untuk menganalisis dan memperbaiki setiap variasi yang signifikan. Tentu saja, produk kerja audit internal yang paling penting adalah laporan audit resmi, bersama dengan temuan dan rekomendasi, yang diberikan kepada komite audit.
MELAKUKAN AUDIT INTERNAL INDIVIDU
Audit internal harus dikelola dengan cara yang sama seperti proyek besar membutuhkan waktu personil dan sumber daya lainnya dan mengakibatkan deliverable
didefinisikan. Kedua sumber daya personil dan biaya lainnya harus direncanakan dan dianggarkan pada tingkat rinci.
Audit internal yang besar dan kompleks pada proses dengan banyak kegiatan. Konsep di balik tema CBOK adalah untuk menyorot bidang pengetahuan yang penting bagi setiap auditor internal. Sementara laporan audit internal merupakan produk kerja yang penting, kemampuan untuk merencanakan dan melaksanakan audit internal individu adalah kunci pengetahuan. Apakah anggota staf audit internal lebih senior, atau anggota tim manajemen audit internal, secara profesional harus memiliki pemahaman yang memadai untuk menilai resiko dan rencana audit internal, untuk mempersiapkan kertas kerja, untuk mendokumentasikan kegiatan-kegiatan audit, dan untuk meringkas hasil dalam persiapan untuk menyimpulkan laporan audit internal.
