KEPUTUSAN KEPALA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG NOMOR 24 TAHUN 2015 TENTANG STANDAR PELAYANAN PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG

(1)

PEMERINTAH KABUPATEN BADUNG

KANTOR ARSIP DAERAH

PUSAT PEMERINTAHAN MANGUPRAJA MANDALA

JALAN RAYA SEMPIDI, MENGWI – KABUPATEN BADUNG (8035) Telp. (0361) 4715228

KEPUTUSAN KEPALA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG

NOMOR 24 TAHUN 2015 TENTANG

STANDAR PELAYANAN PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG

KEPALA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan pelayanan publik sesuai dengan asas penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan guna mewujudkan kepastian hak dan kewajiban berbagai pihak yang terkait dengan penyelenggaraan pelayanan, setiap penyelenggara pelayanan publik wajib menetapkan Standar Pelayanan (SP);

b. bahwa untuk memberikan acuan dalam penilaian ukuran kinerja dan kualitas penyelenggaraan pelayanan dimaksud huruf a, maka perlu ditetapkan Standar Pelayanan;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b , perlu menetapkan Keputusan Kepala Kantor Arsip Daerah tentang Standar Pelayanan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 69 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah-daerah Tingkat II dalam Wilayah Daerah-daerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1958 Nomor 122, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1655);

2. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);

3 Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);

4 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844);

5 Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);

6 Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);

7 Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 215, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5357);

(2)

2

8 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 9 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 1 Tahun 2014 tentang Pembentukan Produk

Hukum Daerah;

10 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 15 Tahun 2014 tentang Pedoman Standar Pelayanan;

11 Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 22 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Badung Tahun 2013 Nomor 22);

12 Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 4 Tahun 2015 tentang Penyelenggaraan Pelayanan Publik;

13 Peraturan Bupati Badung Nomor 44 Tahun 2013 tentang Mekanisme Penyusunan Standar Pelayanan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung.

MEMUTUSKAN :

Menetapkan :

KESATU :

KEDUA : Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud dalam diktum KESATU meliputi ruang lingkup pelayanan jasa publik dan pelayanan administrasi.

KETIGA : Standar Pelayanan sebagaimana dimaksud dalam diktum KESATU wajib dilaksanakan oleh penyelenggara/pelaksana dan sebagai acuan dalam penilaian kinerja pelayanan oleh pimpinan penyelenggara, aparat pengawasan dan masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik.

KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Menetapkan Standar Pelayanan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Keputusan ini.

Ditetapkan di Mangupura pada tanggal 7 Oktober 2015

DRS. A.A NGURAH ARIMBAWA PEMBINA

(3)

LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG

NOMOR : 24 TAHUN 2015

TANGGAL : 7 OKTOBER 2015

TENTANG : STANDAR PELAYANAN PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN

BADUNG

PELAYANAN JASA PUBLIK DAN PELAYANAN ADMINISTRASI PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN BADUNG

1. Penyerahan Berkas Arsip In Aktif kepada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung :

a. Penyampaian Pelayanan (service delivery)

1 Persyaratan :

1. 2.

1. Arsip In Aktif yang Retensinya 3 – 10 tahun;

2. Surat permohonan penyerahan arsip in aktif dari Unit Kearsipan kepada Lembaga Kearsipan Daerah

3. Fisik Arsip yang sudah tertata dalam boks arsip; 4. Daftar Arsip In Aktif yang akan diserahkan

5. Berita Acara Penyerahan Arsip In Aktif yang ditandatangani oleh pimpinan SKPD 2 Prosedur : cccccccccccccccccccccccccc 3 Waktu Pelayanan : 160 menit 4 Biaya Pelayanan : Gratis Pemilik Arsip Petugas Penerima Arsip Kasi Akuisisi dan Pengolahan arsip In Aktif Kepala Kantor Petugas Depo Arsip Keterangan :

1. Unit Kearsipan SKPD/Pemilik arsip menyampaikan surat permohonan penyerahan arsip in aktif Kepada Kepala Kantor Arsip dilengkapi dengan persyaratan yang telah ditentukan (15 menit)

2. Petugas Penerima Arsip pada Kantor Arsip Daerah menerima, memeriksa dan menandatangani tanda bukti pengiriman arsip in aktif serta menyampaikan kepada Kasi Akuisisi dan Pengolahan Arsi In Aktif (15 menit)

3. Kasi Akuisisi dan pengolahan arsip in aktif memeriksa dan meneliti kesesuaian Daftar arsip dan fisik Arsip dalam boks, serta membubuhkan paraf pada berita acara serah terima arsip in aktif untuk meminta tanda tangan kepada Kepala Kantor Arsip Daerah (60 menit)

4. Kepala Kantor Arsip Daerah menandatangani Berita Acara penyerahan arsip in aktif dan menyerahkan kepada Kasi Akuisisi dan Pengolahan arsip In Aktif untuk ditindaklanjuti kepada Kasi Pengelolaan dan pelayanan arsip in Aktif (5 menit)

5. Kasi Pengelolaan dan Pelayanan arsip in aktif menerima penyerahan arsip in aktif dan kelengkapannya serta menandatangani tanda bukti penyerahan arsip in aktif (5 menit) 6. Petugas Pengelolaan dan Pelayanan arsip In Aktif menyimpan dan menata arsip in aktif pada Rak Arsip di Depo arsip (60 menit) Kasi Pengelolaan dan Pelayanan ARSarsip in aktif

(4)

2

5 Produk Pelayanan

: Tersimpan, Tertata,dan Terpeliharanya Arsip In Aktif pada Depo Arsip

6 Pengelolaan pelayanan

: Dilaksanakan oleh Petugas Pengelola pengaduan melalui : 1. Kotak Saran dan Pengaduan yang dipasang di samping Pintu

masuk gedung kantor Arsip Daerah 2. Telpon (0361) 4715228

3. Web Mail @Arsipkab.go.id

b. Pengelolaan Pelayanan (manufacturing)

1 Dasar Hukum :

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071) ; 2. Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 22 Tahun 2013

tentang Penyelenggaraan Kearsipan (Lembaran Daerah Kabupaten Badung Tahun 2013 Nomor 22);

3. Peraturan Bupati Badung Nomor 58 Tahun 2014 tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Badung;

2 Sarana dan Prasarana dan/atau fasilitas

: 1. Alat tulis kantor, 2. Meja kantor, 3. Komputer,

4. Ruang Depo Arsip, 5. Masker, 6. Rak arsip, 7. Troli, 8. Kendaraan roda 4 9. Telpon, 3 Kompetensi Pelaksana

: 1. Kualifikasi pendidikan minimal SMA, telah mengikuti Bimtek/Kursus-kursus Kearsipan;

2. Menguasai Peraturan tentang kearsipan;

3. Menguasai dan memahami SOP Penyerahan berkas arsip in aktif 4. Menguasai komputer;

5. Menguasai tata bahasa yang baik;

4 Pengawas Internal

: Pengawasan dilakukan oleh atasan langsung secara berjenjang;

5 Jumlah pelaksana

: 9 orang yang terdiri atas :

- 1 orang Petugas penerima Arsip;

- 3 orang petugas Seksi Akuisisi dan Pengolahan arsip in Aktif; - 1 orang petugas Kepala Kantor;

- 1 orang petugas Seksi Pelayanan dan Pengelolaan Arsip - 3 orang petugas Depo Arsip.

6 Jaminan pelayanan

: - Tersimpan dan Tertatanya Arsip in Aktif Pada Depo Arsip - Terpeliharanya Arsip In Aktif sesuai Kaidah-kaidah Kearsipan.

7 Jaminan keamanan dan keselamatan

:

- Terjaminnya fisik arsip dari resiko rusak dan hilang - Terjaminnya Informasi Arsip yang bersifat rahasia

(5)

3

8 Evaluasi kinerja Pelaksana

: Dilaksanakan monitoring dan evaluasi kinerja minimal 3 (tiga) bulan sekali

2. Pelayanan Peminjaman Arsip In Aktif :

a. Penyampaian Pelayanan (Service delivery)

1 Persyaratan : 1. Permohonan peminjaman Arsip In Aktif ( lisan maupun tertulis) 2. Surat Rekomendasi dari pemilik Arsip

3. Surat Identitas (KTP/Kartu Siswa/Kartu Mahasiswa) yang masih berlaku

4. Mengisi Formulir Peminjaman Arsip In Aktif

2 Prosedur :

cccccccccccccccccccccccccc

3 Waktu Pelayanan

: 110 menit

4 Biaya Pelayanan : Gratis

Pengguna Arsip Petugas Layanan Petugas Depo Arsip Keterangan :

1. Pengguna arsip menyampaikan permohonan peminjaman arsip In Aktif dengan melampirkan syarat-syarat yang telah ditentukan (10 menit) ;

2. Petugas layanan menerima surat permohonan peminjaman arsip In aktif , memandu pengguna arsip mengisi buku tamu dan formulir peminjaman Arsip in aktif ,Mengecek arsip yang akan dipinjam melalui Daftar Pencarian Arsip (DPA) dan membubuhkan paraf pada formulir peminjaman arsip untuk minta pengesahan pada Kasi Pengelolaan dan pelayanan Arsip In Aktif (25 menit)

3. Kasi Pengelolaan dan Pelayanan Arsip In Aktif mengesahkan formulir peminjaman arsip in aktif dan menyerahkan kembali kepada petugas layanan untuk ditindaklanjuti kepada Petugas Depo Arsip (10 menit)

4. Petugas Depo Arsip mencari Arsip sesuai permintaan, meletakan out indikator ke dalam boks arsip sebagai pengganti arsip yang dipinjam dan menyerahkan kepada petugas layanan (15 menit)

5. Petugas Layanan mencatat peminjaman arsip ke dalam buku peminjaman arsip In Aktif dan menyerahkan arsip kepada pengguna arsip (10 menit)

6. Petugas Layanan mengontrol dan konfirmasi waktu pengembalian arsip, Menerima arsip yang sudah dikembalikan dan memeriksa kesesuaian antara arsip dengan catatan peminjaman (30 menit)

7. Petugas Depo Arsip menyimpan kembali arsip yang sudah dikembalikan ke tempat semula (10 menit)

Kasi Pengelolaan dan Pelayanan arsip in

(6)

4

5 Produk Pelayanan

: Informasi Arsip in Aktif

: Dilaksanakan oleh Petugas Pengelola pengaduan melalui : 1. Kotak Saran dan Pengaduan yang dipasang di samping Pintu

b. Pengelolaan pelayanan (Manufacturing)

1 Dasar Hukum : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071) ; 2. Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 22 Tahun 2013

: 1. Alat tulis kantor, 2. Meja kantor, 3. Komputer,

4. Ruang Depo Arsip, 5. Masker, 6. Rak arsip, 7. Troli, 8. Telpon, 3 Kompetensi Pelaksana

: 1. Kualifikasi pendidikan minimal SMA, telah mengikuti Bimtek/kursus-kursus Kearsipan;

2. Menguasai Peraturan tentang kearsipan;

3. Menguasai dan memahami SOP Peminjaman arsip in aktif 4. Menguasai komputer;

4 Pengawas Internal

5 Jumlah pelaksana

- 2 orang Petugas layanan Arsip In Aktif;

- 1 orang petugas Kasi Pengelolaan dan Pelayanan arsip in Aktif; - 2 orang petugas depo arsip;

6 Jaminan pelayanan

:

Terjaminnya Akses Pengguna Arsip In Aktif;

:

Terjaminnya Informasi Arsip yang bersifat rahasia, Autentik, lengkap, Utuh dan Akuntabel;

(7)

5

: Dilaksanakan monitoring dan evaluasi kinerja minimal 3 (tiga) Bulan sekali

3. Pelayanan Peminjaman Arsip Statis :

a. Penyampaian Pelayanan (Service delivery)

1 Persyaratan :

1.

1 Permohonan Peminjaman arsip baik lisan maupun tertulis; 1

2 Identitas diri pemohon yaitu : a. Warga Negara Indonesia (WNI)

- KTP/SIM/Kartu Siswa/Kartu Mahasiwa yang berlaku - Mengisi Formulir peminjaman arsip

b. Warga Negara Asing (WNA) - Pasport yang masih berlaku

- Ijin tertulis dari konsulat Negara asal - Mengisi Formulir peminjaman arsip

c. Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan BUMD -Identitas Diri

- Mengisi formulir Peminjaman Arsip

2 Prosedur :

Keterangan :

1. Pengguna arsip menyampaikan permohonan peminjaman arsip In Aktif dengan melampirkan syarat-syarat yang telah ditentukan (5 menit);

2. Petugas Layanan menerima Surat permohonan peminjaman arsip statis, Memandu pengguna arsip mengisi buku tamu dan Formulir Peminjaman Arsip Statis ,Mengecek Arsip yang akan dipinjam melalui Daftar Inventaris Arsip Statis dan membubuhkan Paraf pada formulir peminjaman arsip Statis untuk minta pengesahan pada Kasi Pengelolaan dan pelayanan Arsip In Aktif (20 menit)

3. Kasi Pengelolaan dan Pelayanan Arsip In Aktif mengesahkan formulir peminjaman arsip in aktif dan menyerahkan kembali kepada petugas layanan untuk ditindaklanjuti kepada Petugas Penyimpan Arsip Statis (15 menit)

4. Petugas Penyimpan Arsip Statis mencari Arsip sesuai

permintaan, Menyusun Jadwal Preview Arsip dan

menyampaikan kepada Petugas Layanan (15 menit)

5. Petugas Layanan mencatat peminjaman arsip ke dalam buku peminjaman arsip Statis dan menyerahkan arsip kepada pengguna arsip (5 menit), menyampaikan Jadwal preview Arsip. Pengguna Arsip Petugas Layanan Kasi Pengelolaan dan Pelayanan arsip in aktif Petugas Penyimpan Arsip Statis

(8)

6

3 Waktu Pelayanan : 60 menit

5 Produk Pelayanan : Rekaman Informasi, duplikasi arsip statis

: Dilaksanakan oleh Petugas Pengelola Pengaduan melalui :

1. Kotak Saran dan Pengaduan yang dipasang di samping Pintu masuk gedung kantor Arsip Daerah

2. Telpon (0361) 4715228 3. Web Mail @Arsipkab.go.id

b. Pengelolaan Pelayanan (Manufacturing)

1 Dasar Hukum

: 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071) ; 2. Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 22 Tahun 2013

: 1. Alat tulis kantor

2. Formulir Peminjaman Arsip Statis, 3. Daftar Inventaris Arsip Statis,

4. Ruang layanan arsip lengkap dengan kursi dan AC, 5. Meja kantor,

6. Komputer, 7. Buku registrasi; 8. Almari arsip, 9. Mesin Foto Copy

10. Alat dengar rekaman Suara

3 Kompetensi Pelaksana

: 1. Kualifikasi pendidikan minimal SMA, dan telah mengikuti Bimtek/kursus-kursus Kearsipan;

2. Menguasai Standar Operasional Prosedur (SOP) pelayanan peminjaman arsip Statis;

3. Memahami peraturan tentang Kearsipan; 4. Menguasai komputer;

6. Bisa berbahasa asing (minimal bahasa Inggris).

4 Pengawas Internal

5 Jumlah pelaksana

- 2 orang Petugas layanan Arsip Stais;

- 1 orang Kasi Pengelolaan dan pelayanan Arsip; - 2 Orang Petugas penyimpan Arsip Statis;

6 Jaminan pelayanan

(9)

7

7 Jaminan keamanan dan keselamatan :

Terjaminnya informasi yang autentik, lengkap, utuh dan akuntabel

: Dilaksanakan monitoring dan evaluasi kinerja minimal 3 (tiga) bulan sekali

4. Pelayanan Pengaduan Masyarakat :

a. Penyampaian pelayanan (Service delivery)

1 Persyaratan : Adanya Pengaduan Masyarakat (baik secara langsung maupun tidak langsung) 2 Prosedur : cccccccccccccccccccccccccc 3 Waktu Pelayanan : 300 menit

Masyarakat Petugas Pengaduan

Kasubag Tata Usaha

Kasi Yang Terkait

Keterangan :

1. Masyarakat Menyampaikan Pengaduan baik secara langsung maupun tidak langsung (Pengaduan diterima pada waktu jam kerja)

2. Petugas Pengelola Pengaduan pada Kantor Arsip Daerah menerima dan mencatat pengaduan ke dalam buku register pengaduan serta menyampaikan kepada Kasubag Tata Usaha (10 menit)

3. Kasubag Tata Usaha memeriksa, meneliti dan mendisposisikan surat pengaduan kepada Kepala Kantor Arsip Daerah untuk meminta arahan/petunjuk (15 menit)

4. Kepala Kantor Arsip Daerah memberikan arahan/tindak lanjut kepada Kasubag Tata Usaha untuk segera menindaklanjuti pengaduan masyarakat kepada Kasi terkait (25 menit)

5. Kasubag Tata Usaha melakukan koordinasi dengan Kasi terkait untuk mengambil tindakan dan/atau tanggapan (180 menit) 6. Kasubag Tata Usaha menyusun laporan dan /atau tanggapan

kepada Kepala Kantor Arsiip Daerah (30 menit)

7. Kepala Kantor Arsi Daerah menugaskan Kasubag Tata Usaha untuk publikasi kepada masyarakat dan pengarsipan dokumen laporan ( 30 menit)

8. Kasubag Tata Usaha mempublikasikan laporan dan/atau tanggapan melalui papan informasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Badung (10 menit)

Kepala Kantor

(10)

8

5 Produk

Pelayanan

: Pengelolaan Pengaduan Masyarakat 6 Pengelolaan

pengaduan

: Dilaksanakan oleh Petugas Pengelola Pengaduan melalui : 1. Kotak Saran dan Pengaduan yang dipasang di samping Pintu

b. Pengelolaan Pelayanan (Manufacturing)

1 Dasa Hukum : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071) ; 2. Peraturan Daerah Kabupaten Badung Nomor 22 Tahun 2013

3. Peraturan Bupati Badung Nomor 50 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Badung;

: 1. Alat tulis kantor, 2. Meja/kursi kantor, 3. Komputer, 4. Buku Registrasi 5. Telpon 6. Papan Pengumuman 3 Kompetensi Pelaksana

: 1. Kualifikasi pendidikan minimal SMA,

2. Menguasai Peraturan Perundang-undangan tentang Kearsipan; 3. Memahami Kode etik dan Etika prilaku;

4. Menguasai komputer;

5. Menguasai tata bahasa yang baik; 4 Pengawas

Internal

5 Jumlah pelaksana

- 1 orang Petugas Pengelola Pengaduan/Front Office; - 1 orang petugas Kasubag Tata Usaha;

- 3 orang petugas Kasi terkait; - 1 orang petugas Kepala Kantor 6 Jaminan

pelayanan

: - Setiap pengaduan akan dicatat dalam buku register

- Pengaduan yang diterima segera ditindaklanjuti sesuai ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.

: Identitas Pelapor akan dirahasiakan dalam rangka terwujudnya evaluasi secara obyektif

: - Dilaksanakan monitoring dan evaluasi kinerja minimal 1 (satu) tahun sekali

DRS. A.A. NGURAH ARIMBAWA PEMBINA

(11)