BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Komputer merupakan satu dari sekian banyaknya peralatan teknologi yang diciptakan oleh manusia dalam hal membantu manusia itu sendiri untuk meningkatkan efisiensi kerja, laju produktivitas dan tingkat kehidupan manusia itu sendiri. Suatu perjalanan yang teramat panjang telah dilalui dalam sejarah perkembangan teknologi komputer. Dimulai dari yang sangat sederhana sekali, hingga sampai pada saat ini kita telah dapat menikmati pemakaian komputer yang canggih dalam segala bentuknya seperti yang ada sekarang.
Atas dasar inilah penulis tertarik untuk menulis Karya Ilmiah / Skripsi ini dengan judul ”Manajemen Kehadiran Pegawai Berbasis Time Management System dengan Memanfaatkan Data Fingerscan Reader pada Sistem Akses Kontrol” studi kasus di CV. Indako Trading Co. Medan.
Teknologi biometrik menawarkan autentikasi secara biologis memungkinkan sistem dapat mengenali penggunanya lebih tepat. Terdapat beberapa metode diantaranya: pengenalan sidik jari (fingerprint recognition), pengenalan retina (retina recognition), dan pengenalan DNA (DNA recognition). Pengenalan sidik jari saat ini telah digunakan secara luas dan digunakan bersama-sama dengan kartu pintar (smartcard) dalam proses autentikasi.
Di Amerika Utara, seorang bernama E. Henry di tahun 1901 telah sukses lebih dahulu menggunakan sidik jari untuk identifikasi pemberhentian pekerja untuk mengatasi pemberian upah ganda. Sistem Henry berasal dari pola garis-garis gelap dari kulit yang naik atau bubungan yang terpusat pola jari tangan, jari kaki, khususnya
Metoda yang klasik dari tinta dan menggulung jari pada suatu kartu cetakan menghasilkan suatu pola bubungan yang unik bagi masing-masing digit individu.
Akses kontrol pada awalnya digunakan untuk membatasi orang-orang yang keluar masuk ke dalam suatu ruangan di sebuah perusahaan dan menjaga keamanan ruangan itu. Akses kontrol biasanya diletakkan di dekat pintu ruangan yang dijaga itu.
Melihat hal tersebut, penulis mencoba untuk meningkatkan fungsinya lagi dengan menghubungkannya dengan Time Management Systems dalam arti untuk mengontrol kehadiran pegawai dan menentukan jam lembur pegawai suatu perusahaan dalam hal ini adalah pihak perusahaan.
Pada umumnya manajemen kehadiran pegawai yang menggunakan cara manual tidak efisien dan kurang dapat dipercaya lagi karena tidak secure dan kecurangan yang dapat terjadi. Sehingga judul ini penulis angkat untuk meningkatkan ke-efisienan dan keamanan data. Selain itu, harapan penulis adalah untuk mempermudah manajemen kehadiran pegawai di perusahaan tersebut, memperkecil tingkat kesalahan dalam pengoperasian pengolahan data, mempermudah dan mempercepat penyajian laporan, dan didukung dengan sistem yang user friendly dan juga user interface (tampilan) yang menarik.
Untuk mendukung penggunaan dari Sistem Akses Kontrol ini, alternatif yang dipilih oleh penulis adalah hardware Inner Scan Finger Print dan dipadukan dengan software Visual Foxpro karena mudah menggunakannya, dapat menghasilkan tampilan yang user friendly dan user interface, juga berbasis pada sistem Windows 95/98/2000/XP.
Pembahasan ini bertujuan supaya perangkat keras (hardware) yang tersedia dapat dikenali oleh perangkat lunak standar yang berbasis Windows. Setelah perangkat keras sidik jari dapat dikenali, selanjutnya ditujukan untuk memberikan alternatif berupa perangkat lunak pengelolaan (administration) dan perawatan (maintenance) perangkat keras sidik jari dan aplikasi dapat diimplementasikan pada perangkat lunak berbasis Windows.
1.2 Perumusan Masalah
Judul ini penulis angkat mengingat banyaknya permasalahan yang sering muncul di CV. Indako Trading Co. khususnya bagian kepegawaian. Masalah yang muncul itu terutama terletak dalam hal manajemen pegawai. Banyaknya pegawai, jadwal kerja dan lembur yang berbeda seringkali membuat staff bagian kepegawaian kewalahan dalam mengontrol / mencatat daftar hadir pegawai serta membuat laporan bulanan yang berkaitan dengan penggajian pegawai yang tentu saja semuanya itu menguras tenaga, pikiran, dan waktu. Belum lagi ketidakdisiplinan, kecurangan dan ketidakamanan yang kerap kali terjadi baik ulah pegawai maupun staff yang tentu saja merugikan pihak perusahaan.
Maka untuk itu, penulis berupaya merancang sistem ini dengan memanfaatkan kinerja akses kontrol yang selama ini digunakan sebagai pengontrol keamanan ruangan menjadi alat presensi karyawan dan dioptimalkan untuk dapat menyajikan suatu laporan kehadiran dan jam lembur karyawan di CV. Indako Trading Co. dengan bantuan sistem.
1.3 Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak menyimpang dari pembahasan awal, maka perlu dibuat batasan masalah yaitu:
1. Pengubahan data yang dilakukan hanya dari sistem akses kontrol (fingerscan reader) ke dalam perangkat lunak Time Management System.
2. Laporan hanya berupa data kehadiran dan lembur karyawan di perusahaan.
3. Data karyawan diasumsikan telah termuat di dalam program sebagai data fiktif.
4. Perangkat lunak TMS harus diakses secara manual untuk tujuan penyajian data, tidak terotomatisasi seperti perangkat keras Fingerscan reader dalam hal presensi.
5. Sistem ini dirancang masih untuk keperluan standar perusahaan dan terbatas pada pengetahuan penulis, segala kebijakan perusahaan dan hak khusus yang dimiliki
1.4 Tujuan Penelitian
Hasil penelitian Moody ( 2004, h. 756) mengenai persepsi publik terhadap perangkat biometric menunjukkan 58% dari jumlah responden, dapat menerima implementasi perangkat biometric di kantor. Namun 41 % merasa tidak nyaman jika menggunakan iris scan dan 47 % untuk penggunaan retina scan.
Usability dan penerimaan dari implementasi perangkat biometric juga dapat dilihat dari tingkat keamanan penggunaan perangkat biometric. Penelitian yang dilakukan Heckel, Patrick, dan Ozok (2007) mengenai persepsi dan penerimaan user terhadap implementasi technology biometric fingerprint menunjukkan hanya 21% dari jumlah responden yang merasakan manfaat dalam implementasi biometric fingerprint.
Faktor-faktor usability yang mempengaruhi implementasi sistem presensi dengan biometric fingerprint antara lain: kecepatan waktu presensi, kemudahan pemakaian, kemudahan dipelajari dan kelengkapan, ketepatan sistem, kepuasan pengguna, dan kehandalan sistem.
Perancangan perangkat ini bertujuan untuk ;
1. Pemanfaatan fungsi akses kontrol yang lazimnya hanya untuk mengontrol akses suatu ruangan, dimanfaatkan untuk mencatat waktu kehadiran pegawai, menentukan jam lembur pegawai secara real time (sebagai alat presensi).
2. Meningkatkan / mempercepat pembuatan laporan kehadiran pegawai dimana hal ini sangat membantu kerja staff bagian kepegawaian dari perusahaan yang mengerjakan hal itu sebelumnya secara manual kini secara otomatis menggunakan sistem akses kontrol sidik jari yang dipadukan dengan perangkat lunak Time Management System.
3. Secara disadari, keamanan (secure) data akan terjaga dari kecurangan-kecurangan yang biasanya terjadi, karena kehadiran pegawai didata secara realtime oleh perangkat keras fingerscan dan datanya diakses secara langsung oleh staff bagian kepegawaian.
Perancangan ini juga saya aplikasikan untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan program Sarjana Ilmu Komputer di Universitas Sumatera Utara.
1.5 Manfaat Penelitian
Apabila penelitian ini berhasil maka akan membantu CV. Indako Trading Co. dalam ; 1. Membatasi orang yang keluar masuk ke / dari suatu ruangan tertentu yang terjaga. 2. Membantu bagian kepegawaian CV. Indako Trading Co. dalam memperoleh serta
mengolah data kehadiran dan data lembur karyawan dengan pengaksesan langsung perangkat keras menggunakan perangkat lunak TMS yang akan dibuat.
3. Mempercepat penyajian laporan data kehadiran dan data lembur karyawan. 4. Mempermudah interaksi karyawan dalam melakukan pendataan terhadap dirinya. 5. Mempermudah pihak perusahaan dalam menentukan kebijakan mengenai seorang
karyawan berdasar pada laporan yang tersaji terhadap dirinya.
6. Memperkecil tingkat kecurangan pegawai dalam hal kehadiran karena kehadiran mereka dikontrol secara realtime oleh perangkat keras.
1.6 Metodologi Penelitian
Untuk membantu penulis dalam perancangan sistem, penulis menggunakan Metodologi penelitian meliputi:
1. Studi Pustaka (Library Research) yaitu : data-data yang diperoleh dari arsip-arsip yang berhubungan dengan objek serta interview dengan orang-orang yang berhubungan dengan objek.
2. Studi Lapangan (Field Research) yaitu : pencarian data yang dilakukan secara langsung pada objek dan dilaksanakan dengan interview pada pihak yang berkepentingan yang mana dalam hal ini adalah pihak CV. Indako Trading Co. bagian kepegawaian.
3. Pengumpulan bahan-bahan referensi untuk menunjang pembuatan tugas akhir dan perangkat lunak yang akan dibuat.
