1. TUJUAN
Menjamin proses penilaian proposal/usul pengabdian yang bersumber dana dari internal Universitas Nusa Cendana (Undana) secara objektif, transparan, dan bertanggung jawab berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan dalam masing-masing buku pedoman pengabdian yang diterbitkan oleh Lembaga Pengabdian Masyarakat (LPM) Undana.
2. RUANG LINGKUP
2.1. Prosedur ini mencakup tatacara penilaian proposal pengabdian yang telah lolos administrasi sampai dengan menghasilkan nilai akhir dan rekomendasi diterima atau ditolak
2.2. Prosedur ini berlaku untuk seluruh jenis/skema pengabdian yang dikelola oleh LPM-Undana, meliputi pengabdian berbasis penelitian, pengabdian kolaborasi dosen dan mahasiswa, pengabdian reguler, pengabdian kompetitif, dan pengabdian pengembangan amal usaha Undana
3. DEFINISI
3.1. Penilaian proposal adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh tim reviewer yang ditunjuk oleh LPM-Undana untuk menilai dan memberikan rekomendasi terhadap semua proposal baik penelitian maupun pengabdian kepada masyarakat
3.2. Pengolahan nilai proposal adalah kegiatan menetapkan nilai pengukur kelayakan dan kualitas usulan penelitian atau pengabdian berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan dalam jenis penelitian atau pengabdian dalam buku pedoman yang diterbitkan oleh LPM-Undana
3.3. Pengabdian berbasis penelitian adalah pengabdian yang dikembangkan dan dilaksanakan untuk menindaklanjuti hasil penelitian yang dicapai sebelumnya
3.4. Pengabdian kolaborasi dosen dan mahasiswa adalah pengabdian yang dilaksanakan dan dikembangkan berdasarkan kerjasama dosen dengan mahasiswa
3.5. Pengabdian reguler adalah pengabdian yang dikembangkan dan dilaksanakan untuk menerapkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni (ipteks) serta menjalin keberadaan UMS ke tengah-tengah masyarakat sasaran antara dan strategis Undana
3.6. Pengabdian kompetitif adalah pengabdian yang dilaksanakan dan dikembangkan dalam rangka ipteks bagi masyarakat (IbM), ipteks bagi pengembangan wilayah (IbW), dan ipteks bagi kewirausahaan (IbK)
3.7. Pengabdian pengembangan amal usaha Undana adalah pengabdian yang dikembangkan dan dilaksanakan dalam rangka untuk memajukan bersama amal usaha Undana antara Undana dengan masyarakat sasaran pengurus dan pelaksana amal usaha Undana
4. REFERENSI
4.1. Buku Pedoman Pengabdian Undana 4.2. Manual Mutu Undana
4.3. Surat Edaran dan Buku Pedoman Pengabdian dari DP2M Dikti 4.4. Surat Keputusan Rektor
4.5. Surat Edaran Pembantu Rektor I, Pembantu Rektor IV 4.6. Surat Edaran Ketua LPM-Undana
5. DISTRIBUSI
5.1. Pimpinan universitas 5.2. Pimpinan fakultas 5.3. Pimpinan LPM 5.4. Pimpinan unit/biro
5.5. Quality Assurance Center (QAC) – Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.6. Pimpinan prodi
5.7. Tata Usaha (TU) LPM, prodi, dan fakultas 5.8. Dosen
6. PROSEDUR
6.1. Ketentuan Umum
6.1.1. Secara umum penilaian dilakukan oleh tim reviewer yang ditunjuk oleh manajemen LPM-Undana, dengan kriteria-kriteria penilaian didasarkan pada buku pedoman masing-masing jenis pengabdian
6.1.2. Nilai akhir penilaian proposal pengabdian sekurang-kurangnya didasarkan atas kriteria kualitas pengabdian, luaran/output, kemutakhiran/kebaruan, relevansi dan rekam jejak pengusul; reviewer dapat juga memperhitungkan aspek kepatutan/kewajaran beban pengusul dalam melaksanakan pengabdian
6.1.3. Penilaian akhir terhadap proposal pengabdian yang didasarkan pada kriteria yang telah dirumuskan di atas, akan diberikan rekomendasi diterima atau ditolak sesuai dengan batasan nilai passing grade masing-masing jenis pengabdian
6.2. Ketentuan Khusus
Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri.
6.3. Prosedur
6.3.1. TU LPM-Undana menerima proposal pengabdian sesuai dengan jenis pengabdian dana internal yang diajukan oleh dosen pengusul, dan mencatat semua proposal yang masuk dari masing-masing jenis pengabdian
6.3.2. TU LPM-Undana melaporkan dan menyerahkan data proposal pengabdian sesuai dengan jenis pengabdian kepada Sekretaris Bidang Pengabdian LPM-Undana
6.3.3. Sekretaris Bidang Pengabdian LPM-Undana mengusulkan pengelompokan proposal pengabdian sesuai bidang ilmu (rumpun ilmu) pengusul, dan calon tim reviewer masing-masing bidang ilmu kepada Ketua/Wakil Ketua LPM-Undana
6.3.3.1. Hasil akhir pengelompokan proposal pengabdian dan tim reviewernya diputuskan melalui rapat manajemen LPM-Undana yang dipimpin oleh Ketua LPM-Undana
6.3.4. TU LPM-Undana mendistribusikan proposal pengabdian kepada tim reviewer
6.3.5. Tim reviewer melakukan penilaian proposal pengabdian berdasarkan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam buku pedoman masing-masing jenis pengabdian
6.3.6. Tim reviewer menyerahkan formulir hasil penilaian dan berkas proposal yang telah dinilai kepada TU LPM-Undana
6.3.7. Manajemen LPM-Undana dan tim reviewer melakukan rapat pleno untuk menentukan rekomendasi akhir tiap proposal pengabdian
6.3.8. TU LPM-Undana menyampaikan hasil akhir penilaian proposal kepada masing-masing
pengusul dengan surat pengantar/pemberitahuan yang disyahkan oleh
Ketua/Sekretaris Ketua LPM-Undana atau oleh Sekretaris Bidang Pengabdian
6.3.8.1. Masing-masing pengusul yang proposalnya diterima selanjutnya mendapatkan Surat Keputusan Melaksanakan Pengabdian yang disyahkan oleh Ketua LPM-Undana, yang juga mencantumkan besaran dana pengabdian yang disetujui
6.3.8.2. Masing-masing pengusul yang diterima, berhak mencairkan dana pengabdian yang disetujui oleh Ketua LPM-Undana, dengan tahapan pencairan dana sebagaimana diatur dalam pedoman masing-masing jenis pengabdian
6.4. Alur Kerja Kegiatan Unit Waktu Dokumen Do sen Pen gu su l TU L PM Sekr . B id . Pen gab d ian LPM K etua/ Sekr et ari s K etua LPM Tim Rev iewer TU LPM-Undana menerima
proposal pengabdian sesuai dengan jenis pengabdian dana internal yang diajukan oleh dosen pengusul, dan mencatat semua proposal yang masuk dari masing-masing jenis pengabdian
Setiap saat Proposal Pengabdian, Formulir Tanda Terima Proposal
TU LPM-Undana melaporkan
dan menyerahkan data proposal pengabdian sesuai dengan jenis pengabdian kepada Sekretaris Bidang
Pengabdian LPM-Undana Berkas Proposal Pengabdian Sekretaris Bidang Pengabdian LPM-Undana mengusulkan pengelompokan proposal pengabdian sesuai bidang ilmu (rumpun ilmu) pengusul, dan calon tim reviewer masing-masing bidang ilmu kepada
Ketua/Sekretaris Ketua LPM-Undana Daftar reviewer sesuai bidang/rumpun ilmu pengusul TU LPM-Undana mendistribusikan proposal pengabdian kepada tim reviewer
Surat undangan dan Surat Tugas sebagai Reviewer
Tim reviewer melakukan
penilaian proposal pengabdian berdasarkan kriteria penilaian yang ditetapkan dalam buku pedoman masing-masing jenis pengabdian Formulir Penilaian Proposal, Berita Acara Penilaian Proposal
Tim reviewer menyerahkan
formulir hasil penilaian dan berkas proposal yang telah dinilai kepada TU LPM-Undana Formulir Penilaian Proposal, Berita Acara Penilaian
Manajemen LPM-Undana dan tim reviewer melakukan
rapat pleno untuk menentukan rekomendasi akhir tiap proposal pengabdian Surat Keputusan diterima atau ditolak dari ketua/wakil ketua LPM Undana TU LPM-Undana
menyampaikan hasil akhir penilaian proposal kepada
Surat Keputusan Melaksanakan Pengabdian 1 4 1 2 2 3 3 4 5 7 7 6 6
7. ARSIP
7.1. Proposal Pengabdian
7.2. Berita Acara Penilaian Proposal Pengabdian 7.3. Formulir/Catatan Penilaian Proposal Pengabdian
7.4. Surat Pengumuman Hasil Penilaian Proposal Pengabdian 7.5. Surat Keputusan Melaksanakan Pengabdian
8. LAMPIRAN
8.1. Formulir Berita Acara Penilaian Proposal Pengabdian 8.2. Formulir Penilaian Proposal Pengabdian
Disahkan oleh:
Prof. Ir. Frans Umbu Datta, M.App.Sc., Ph.D Rektor
Diperiksa oleh: a.n. Ketua QAC
Dipersiapkan oleh:
Dr. Umbu Lili Pekuwali, SH, M.Hum Ketua LPM Undana
