Perancangan dan Implementasi Sistem Manajemen Dokumen
AIPT Berbasis
Website
Dengan Menggunakan Metode
Weighted
Product
di Lembaga Penjaminan Mutu dan Audit Internal
UKSW
(Studi Kasus : LPMAI UKSW Salatiga )
Artikel Ilmiah
Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi
Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Peneliti:
Komala Mayang Pratama (672013067) Dr. Sri Yulianto J.P.,S.Si.,M.Kom.
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
1. Pendahuluan
Perkembangan jaman yang semakin pesat menjadikan teknologi sebagai sarana untuk memudahkan menyampikan informasi dengan jarak jauh. Kemajuan teknologi harus disertai dengan kesadaran dalam memanfaatkan teknologi tersebut. Ada beberapa bentuk teknologi seperti contohnya teknologi berbasis website. Pengembangan teknologi dengan website dapat membantu memudahkan untuk mengirim, menyampaikan, dan menerima informasi. Pemanfaatan teknologi website untuk kegiatan penjulan, promosi dan juga untuk sarana pembelajaran.
Saat ini kebutuhan website sudah menjadi kebutuhan pada kalangan manapun seperti suatu lembaga karena melalui website pegawai pada lembaga tersebut akan mengetahui informasi. Informasi yang dikehendaki informasi yang akurat, tepat waktu, dan lengkap. Sumber Daya Manusia (SDM) menjadi salah satu faktor penting dalam melakukan semua kegiatan, salah satu kegitan tersebut adalah pembuatan website. Tenaga SDM sangat diperlukan untuk mengaplikasikan teknologi website kepada lembaga tersebut.
Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) mempunyai satu lembaga yang bergerak untuk menjaga mutu dan audit internal pada UKSW. Salah satu tugas Lembaga Penjaminan Mutu Audit dan Internal (LPMAI) adalah mengarsipkan dokumen – dokumen penting UKSW. Dokumen tersebut berisi arsip penting seperti surat tugas dosen, staff, Surat Keputusan Rektor dan arsip penting lainnya. Dimana yang paling ditakutkan dalam penyimpanan dokumen tersebut adalah terjadinya kerusakan secara fisik yang memungkinkan terjadinya kehilangan dokumen tersebut.
Tak hanya resiko kerusakan dan kehilangan dalam penyimpanan doukumen masih menggunakan metode manual dimana dalam pencarian haruslah dengan perlahan dengan kata lain satu – persatu yang tentu membutuhkan waktu yang relatif lama dalam pencarian dokumen. Pengarsipan dokumen dapat diterapkan pada suatu sistem seperti sistem manajemen dokumen. Pada Sistem Manajemen Dokumen ini akan menjawab permasalahan yang ada pada LPMAI. Sistem ini akan membatu mengarsipkan dokumen yang ada pada UKSW dan melihat perankingan sesuai dengan jumlah download dokumen setiap kategori, dan juga dapat diakses secara online oleh pengguna jika membutuhkan dokumen tersebut.
Pada sistem ini digunakan metode weighted product (wp) untuk menghitung perankingan dokumen yang sering diunduh. Sistem ini akan menghitung jumlah dokumen keseluruhan yang telah di unggah oleh admin dan melakukan perankingan setiap kategori dokumen yang sering diunduh.
2. Tinjuan Pustaka
Pada Penelitian Sistem Pendukung Keputusan Penerimaan Beasiswa Untuk Siswa Berprestasi Dengan Menggunakan Metode Weighted Product yang diterapkan pada SMPN 2 Tawangsari yang bertujuan untuk menggolongkan penerimaan beasiswa terhadap siswa-siswa yang ada pada SMPN 2 Tawangsari berdasarkan kriteria – kriteria yang telah ditetapkan.[1]
Kriteria – kriteria tersebut terdiri dari pretasi non akademik, formulir pengajuan beasiswa, nilai rata – rata raport penghasilan orang tua dan juga tangunggan orang tua. Pada sekolah tersebut telah memeliki batas kuota penerimaan beasiswa, Beasiswa tersebut diberikan pada 4 siswa kelas VII, 4 siswa kelas VII dan 2 siswa kelas IX, sedangkan SMPN 2 Tawangsari memliki 600 siswaa. Metode Weighted Product (WP) digunakan untuk membuat aplikasi sistem pendukung keputusan penerimaan beasiswa untuk siswa berprestasi di SMPN 2 Tawangsari.
Pada penelitian yang berjudul Sistem Seleksi Mahasiswa Baru Menggunakan Metode Weighted Product pada Universitas Nusantara PGRI Kediri yang bertujuan untuk membuat sistem pendukung keputusan untuk seleksi penerimaan mahasiswa sehingga proses penerimaan mahasiswa baru menjadi lebih mudah dan diperoleh logistik masukkan yang tepat dan berkualitas monitoring. [2]
Pada penelitian yang berjudul Implementasi Metode Weighted Product (WP) dalam Penentuan Penerima Bantuan Langsung Masyarakat PNPM Mandiri Perdesaan yang bertujuan untuk menciptakan sistem monitoring yang mampu merekam data kuantitatif seperti jumlah persediaan DOC, jumlah pakan yang telah dikonsumsi, mapupun kenaikan berat DOC dan tingkat moralitas/ afkir DOC .[3]
Perbedaan penelitian ini dengan penelitian yang sebelumnya adalah pada sistem aplikasi. Terdapat kriteria – kriteria yang telah ditentukan pada masing
– masing sistem. Dengan adanya metode Weighted Product (WP) dapat menyelesaikan masalah yang ada pada masing – masing sistem.
Weighted Product (WP)
Metode weighted product (wp) menyelesaiakan masalah untuk sebuh keputusan, dimana rating atribut dengan mengalikan rating yang dipangkatkan sesuai data yang diolah.[4] Metode ini dapat mengevaluasi beberapa alternatif dari kumpulan data sesuai dengan kategori yang ada. Secara Garis besar perhitugan weighted Product (wp) sebagai berikut :
Menentukan nilai vektor S : [5]
= Menyatakan prefensi alternative dianalogikan sebagai vektor s = Menyatakan nilai kriteria
1. Identifikasi Masalah
2. Perancangan Sistem
3. Pembangunan Sistem
4. Pengujian Sistem
5. Penulisan Laporan
= Pangkat bernilai positif untuk atribut keuntungan, dan bernilai negatif untuk atribut biaya
Penyelesaikan berikut untuk proses normalisasi yang akan mengolah data. Menentukan nilai vektor V :
Rumus tersebut untuk mencari nilai pada akhir menggunakan metode ini.
= Menyatakan prefensi alternative dianalogikan sebagai vektor v = Nilai kriteria
= Bobot kriteria = Alternatif = Kriteria
= Banyak kriteria
= Banyaknya kriteria yang telah dimulai pada vektor S
3. Metode Penelitian
Tahap penelitian yang akan diterapkan dalam perancangan manajemen dokumen AIPT yaitu :
Gambar 1 Metodologi Penelitian
Tahap – tahapan dalam penelitian dijelaskan sebagai berikut:
Masalah yang terjadi pada LPMAI menyimpan dokumen secara manual dan akan membangun sistem manajemen dokumen AIPT dapat di akses secara online. Tahap ini dilakukan dengan menanyakan kepada LPMAI yang bergerak di AIPT guna untuk melaukan perancangan program. Sehingga didapatkan masalah yaitu penyimpanan secara manual degan resiko keruskan dan tidak dapat diakses dalam jarak jauh.
Tahap kedua perancangan sistem tahap ini dilakukan dengan merancang desain database, merancang tampilan untuk website manajemen dokumen AIPT dan melakukan proses wawancara dimana wawancara tersebut untuk mengetahui jumlah dokumen dan beberapa kategori dokumen yang ada pada UKSW.
Tahap ketiga pembangunan sistem tahap ini dilakukan pembangunan database yang akan digunakan untuk menyimpan data apa saja yang dibutuhkan, sistem, dan fitur yang terdapat dalam website diimplementasikan pada Sistem Manajemen Dokumen AIPT peneleitian ini menggunakan metode Waterfall.
Gambar 2 MetodeWaterfall (Pressman, 1997)
Tahapan pertama pada metode Waterfall ini adalah tahap requirements. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan data maupun informasi yang diperlukan dalam pembuaatan program. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan wawancara dengan staff LPMAI yang bergerak dalam pengarsipan dokumen. Setelah data terkumpul, selanjutnya dilakukan perancangan sistem yang akan diimplementasikan. Rancangan sistem meliputi rancangan tampilan program dan proses-proses yang akan dilakukan di dalamnya. Hasil dari rancangan tersebut kemudian akan diterapkan dalam bentuk program berbasis website.
Tahap keempat pengujian sistem ini merupakan tahapan untuk menguji sistem yang telah dirancang dan dibuat untuk diterapkan pada LPMAI, pengujian sistem manajemen dokumen AIPT yang menggunakan metode weighted product bertujuan untuk melihat perhitungan sesuai rumus dengan perhitungan pada microsoft excel apakah benar untuk digunakan pada perankingan. Tahap pengujian ini diharapkan mendapat hasil yang baik dan sesuai sehingga program dapat berjalan dengan benar.
Tahap kelima penulisan laporan tahapan ini untuk menulis hasil yang telah dirancang dan dikerjakan, tahap penulisan bertujuan untuk mengetahui kesimpulan yang ada dari sistem manajemen dokumen. Penulisan sesuai dengan apa yang telah dikerjakan hasil tahap ini berupa artikel ilmiah.
Pada sistem manajemen dokumen terdapat user dan admin. Sistem manajemen dokumen AIPT dirancang dengan menggunakan UML (Unified Modelling Languange) yang terdiri dari Usescase diagram, Cla ss diagram, dan Activity diagram.
Gambar 2 Usecase Diagram
Gambar 3 Activity Diagram statistik download
Pada Gambar 3 Activity diagram sistem manajemen dokumen AIPT dapat melihat alur kerja pada sistem ini dengan adanya perbedaan hak akses yang akan dilakukan tiap actor pada sistem ini. Hak akses admin tentunya lebih banyak dibanding dengan user. Langkah pertama akan dilakukan loginuser maupun login admin pada sistem setelah login jika valid dapat melanjutkan ketahap berikutnya dengan cara memilih menu. Metode sistem manjamen dokumen AIPT menggunakan weighetd product untuk mengahui perankingan dokumen sesuai download pada setiap standar. Pada activity diagram statistik download merupakan tahap melihat perhitungan menggunakan metode weighted product kemudian tekan data download, admin dapat melihat perhitungan data downloa d yang telah dihitung dengan metode tersebut. Setelah dilakukan perhitungan data maka databa se akan memperbarui dengan data yang baru kemudian akan ditampilakan dengan grafik statistik data download.
Pada Gambar 5 diatas dapat dilihat activity diagram dokumen yang ada pada manajemen dokumen AIPT. Activity dokumen merupakan proses kerja yang dilakukan oleh admin untuk mengelola data yang ada pada sistem manajemen dokumen. Langkah pertama adalah pengelolaan dokumen dengan melakukan login, langkah ini digunakan untuk melakukan pengecekan dan membedakan antara login admin dan login user, karena hak akses admin lebih banyak dibanding hak akses user untuk mengelola dokumen. Gambar 5 pengguna sebagai admin dalam mengolah dokumen. Sistem akan cek user dan pa ssword dalam login jika valid mak dilanjutkan pada proses pengelolaan dokumen dimana admin dapat menghapus dokumen, melihat dokumen, menambah dokumen, mengedit dokumen setelah itu data akan tersimpan dalam database dan ditampilakan pada website.
Gambar 6 Class Diagram Database
Gambar 7 Tampilan awal website
Pada Gambar 7 merupakan tampilan awal website dimana pada tampilan awal terdapat grafik yang menunjukan jumlah dokumen yang diunggah pada sistem tersebut. Dokumen dapat diunggah oleh admin pada sistem manajemen Dokumen AIPT, jika ingin menjadi user harus meminta kepada admin. Pada tampilan awal mempunyai menu home, pengumuman, dokumen. Jika menekan tombol home muncul seperti Gambar 7. Pengumuman akan menampilkan informasi dan dapat dilihat oleh pengguna sistem ini. Jika menekan button dokumen maka akan muncul halaman login pada sistem ini terdapat 2 user yaitu admin dan user. Total dokumen menunjukan jumlah dokumen yang telah diunggah.
Gambar 8 Tampilan login user
Gambar 9 Tampilan login admin
Gambar 9 merupakan tampilan login dengan admin, hak akses admin lebih banyak dibandingkan user. Menu admin terdapat data download, menu tersebut admin dapat melihat perankingan dengan dokumen yang diunggah oleh pengguna sistem. Pada data download akan terdapat menu grafik download. Hak akses admin dapat melihat dokumen, mengedit dokumen yang telah di unggah, hapus dokumen dan juga unduh dokumen. Jika admin akan mengguh dokumen terdapat button unggah file.
Gambar 10 Daftar Kategori
Gambar 13 Hasil Perhitungan Weighetd Product
Gambar 13 merupakan hasil perhitungan weighted product (wp) yang di terapkan pada website sistem manajemen dokumen AIPT. Pada gambar 13 terdapat kolom Dokumen untuk menanpung nama standar dan akan langsung sesuai perankingan. Jumlah download untuk menampung jumlah dokumen yang diunduh oleh pengguna. Setiap dokumen diunggah akan masuk ke dalam kolom jumlah download. Hasil perhitungan akan masuk pada kolom Hasil weighted product. Ranking pada sistem ini akan mengatur sesuai dengan jumlah dokumen yang diunduh.
Gambar 14 Grafik statistik download
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
Proses perhitungan metode WP
{Program ini digunakan untuk melakukan perhitungan metode Weighted Product}
Kamus
S,V,Total, i, j, counter, counter2 = real
Hasil [k] = array data hasil perhitungan wp yang tersimpan dalam database Start
//untuk mengetahui total untuk pembagi vektor v For i = 1 sampai dengan counter do
S[i] = J[i]w; Total = Total + S[i]; End for;
//untuk menghitung vektor v kemudian hasil akan disimpan dalam database
For j = 1 sampai counter do S[j] = J[j]w; V[j] = S[j]/Total;
Masukan data hasil vektor v kedalam database; End for;
//untuk menampilkan hasil wp
Hasil [k] = get semua data hasil wp dari database order by terbesar; Counter2 = get jumlah data hasil dari database;
For k = 1 sampai dengan counter2 do Print hasil [k];
End for;
Pada pseudocode untuk melalukan perhitungan metode weighted product. Mempunyai variable S, V, Total, i, j, counter, counter2. Langkah pertama menentukan total untuk mengetahui pembagi pada vektor v. S merupakan nilai dari vektor S yang akan dihitung dengan memangkatkan nilai bobot (w) kemudian nilai setiap kategori akan di jumlah (Total).
Nilai vektor S didapatkan dengan jumlah downloa dfile tiap kategori. Pada tahap selanjutnya menghitung vektor V dengan membagi setiap nilai kategori dengan jumlah Vektor S. Hasil [k] merupakan data yang telah dihasilkan dengan perhitungan wp yang disimpan pada database. Hasil [k] akan melakukan peranking. Hasil akan ditampilkan dengan grafik pada website.
Berikut penerapan metode weighted product (wp) manajemen dokumen AIPT. Tahap pertama menemtukan bobot. Pada rumus yang digunakan bobot di lambangkan dengan Perhitungan untuk menentukan bobot dengan cara membagi kan nilai bobot ( ) yang bernilai 1 dengan nilai perbaikan bobot ( ) yang bernilai 1 sehingga didapatkan nilai 1. Tahap kedua yaitu menentukan nilai vektor S pada kali ini dihitung berdasarkan jumlah download ( ).
Data download pada sistem ini sebagai berikut :
Tabel 1 Jumlah download WP Alternative Keriteria
(C1)
Standar1 4
Standar3 15
Tahap selanjutnya menentukan vektor S dengan menggunakan rumus
Nilai dari vektor S berasal dari jumlah download setiap keriteria dipangkatkan dengan hasil maka akan di dapatkan hasil sebagai berikut :
Tahap selanjutnya menentukan vektor V dengan menggunakan rumus
Vektor V yang akan diterapkan pada grafik dan juga data download.
mengetahui alur eksekusi program, pada pengujian ini menguji fungsi dan tampilan apakah telah berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang dirancang. Pengujian sistem manajemen AIPT diuji pada pengguna sistem yang akan menggunakan sistem manajemen dokumen AIPT. Hasil pengujian dapat dilihat pada tabel 2.
Tabel 2 Pengujian Sistem Dengan Black Box
No Fungsi yang Diuji
Bentuk Pengujian Hasil Yang Diharapkan Hasil Pengujian
Jumlah download dapat ditampilkan pada
Berdasarkan hasil dengan black boxtesting pada tabel 2 dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen dokumen AIPT telah memenuhi kebutuhan tujuan penelitian, dengan adanya sistem ini dapat membantu mnegrasipkan data dan melihat perankingan data sesuai dengan jumlah download.
Tabel 3 Hasil Pengujian Sistem Dengan Kuisioner
No Pertanyaan SS S N TS STS
1 Fungsi admin interface website mudah digunakan
7 3
2 Warna pada website apakah sudah menarik 7 3
3 Apakah font pada website dapat terbaca 7 3
4 Apakah sistem ini telah menyediakan perankingan dengan grafik
3 6 1
5 Apakah sistem telah membantu menyajikan perankingan berdasar jumlah download
2 8
6 Perhitungan telah sesuai dengan sistem dengan perhitungan yang telah dihitung pada microsoft excel
4 6
7 Apakah kecepatan sistem telah memenuhi kebutuhan
5 5
Pada Tabel 3 menjelaskan tentang hasil pengujian sistem dengan kuisioner. Dalam kuisioner tersebut terdapat pertanyaan-pertanyaan untuk menguji sistem manejemen dokumen AIPT diantaranya fungsi, tampilan dan juga perhitungan dengan menggunakan weighted product pada sistem dan perhitungan menggunakan excel. Pengujian sistem ini telah diuji oleh 10 user yang telah mengoprasikan untuk melihat apakah sistem manajemen dokumen AIPT sudah layak dan dapat membantu staff pada LPMAI.
5. Kesimpulan
Daftar Pustaka
[1] Yohantino,dkk. Sistem Pendukung Keputusa n Penerimaan Beasiswa Untuk Siswa Berpresta si Dengan Mengunakan Metode Weighted Product Di Smpn 2 Ta wangsari Sukoharjo, STMIK Sinar Nusantara Surakarta.
[2] Niswatin, Ratih Kumalasari, (2016), Sistem Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Menggunakan Metodeweighted Product (Wp), STMIK AMIKOM Yogyakarta
[3] Ahmadi, Aziz dan Dian Tri Wiyanti (2014), Implementasi Weighted Product (WP) dalam Penentuan Penerima Bantuan Langsung Masyara kat PNPM Mandiri Perdesaan, Universitas Semarang Semarang.
[4] Anggraeni, Yulia, (2013), Sistem Keputusan Pemilihan Produk GSM Menggunakan Metode Weighted Product Universitas Pendidikan Indonesia.
