Laporan Karya Ilmiah Administrasi Administrasi

LAPORAN KARYA ILMIAH

PERANAN ADMINISTRASI DALAM PERSEDIAAN BARANG

DAGANGAN DI UD. SATU LAPAN JAYA

Kelompok 3 IC

I PUTU JUNI KARTIKA / 11

NI NYOMAN DIANA MITA / 19

NI MADE KANTI SARI / 23

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI BALI

PRAKATA

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas Karya Ilmiah Bahasa Indonesia dengan judul “ Peranan Administrasi dalam Persediaan Barang Dagangan di UD. Satu Lapan Jaya Dalung.”

Dengan pembuatan tugas ini kami harapkan dapat memberikan informasi mengenai administrasi dalam mengelola persediaan barang dagangan yang sangat penting dalam usaha dagang.

Kami ucapkan terimakasih setulus-tulusnya kepada Bapak Drs. I.B Artha Adnyana. M.Hum. yang telah membimbing kami dalam pembuatan laporan ini. Ucapan yang sama kami tujukan kepada Ibu Gst Ayu Made Murniasih, SE selaku Manajer Perusahaan dan Ibu Made Suryani Bagian Administrasi di UD. Satu Lapan Jaya yang telah memberikan informasi dan masukan pada kami.

Kami menyadari tugas ini masih banyak kekurangannya, sehingga kritik dan saran sangat kami harapkan dari pembaca untuk kesempurnaan tugas ini, Terima kasih.

Jimbaran, 17 Desember 2015

DAFTAR ISI

Prakata ...ii

Daftar isi...iii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang...1

1.2 Rumusan Masalah...1

1.3 Tujuan ...2

1.4 Manfaat...2

1.5 Metodelogi...2

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian ...4

2.2 Definisi menurut Ahli...5

2.3 Ciri-ciri Administrasi...5

2.4 Administrasi dalam Manajemen Gudang ...6

BAB III PEMBAHASAN 3.1 Tugas Administrasi...9

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan ...11

4.2 Saran ...11

DAFTAR PUSTAKA ...12

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Administrasi merupakan kegiatan yang penting di setiap perusahaan dagang maupun perusahaan jasa. Setiap perusahaan selalu melakukan kegiatan administrasi guna untuk menyediakan informasi serta mempermudah dalam perolehan informasi kembali jika dibutuhkan. Perusahaan pada umumnya melakukan kegiatan administrasi yang terkait dengan persediaan (inventory). Persediaan merupakan sejumlah barang yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari pelanggan. Pembentukan persediaan bermanfaat untuk melindungi perusahaan dari kejadian dan gangguan yang tidak terduga dalam kegiatan operasionalnya. Pada perusahaan dagang, administrasi persediaan menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang. Dalam melakukan kegiatan administrasi persediaan barang dagang, diperlukan beberapa dokumen terkait, seperti nota penjualan maupun nota pembelian. Dokumen terkait tersebut dapat mempermudah kegiatan administrasi persediaan barang dagang. Dokumen dipergunakan sebagai alat pembuktian atau bahan untuk mendukung suatu keterangan.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.2 Bagaimana proses administrasi dalam penyusunan laporan persediaan barang dagangan di UD. Satu Lapan Jaya?

1.2.3 Apa manfaat daari laporan persediaan barang dagangan dalam perusaahaan?

1.3 Tujuan

1.3.1 Untuk mengetahui tugas dari administrasi dalam memberikan informasi persediaan barang dagangan

1.3.2 Untuk mengetahui prosedur administrasi dalam penyusunan laporan persediaan barang dagangan

1.3.3 Untuk mengetahui manfaat dari laporan persediaan barang dagangan pada perusahaan

1.4 Manfaat

1.4.1 Mengaplikasikan manfaat dari laporan persediaan barang dagangan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan.

1.4.2 Memudahkan perusahaan untuk mengambil keputusan tentang pembelian dan penjualan barang dagangan.

1.5 Metodelogi

1.5.1 Karya ilmiah ini menggunakan metode pengumpulan data dengan observasi dan wawancara.

Pertanyaan dalam wawancara:

Kelompok 3 : Apa saja tugas dari bagian administrasi di perusahaan ini, Bu?

Kelompok 3 : Bagaimana prosedur pembuatan laporan tersebut, Bu?

Narasumber : Bagin administrasi akan mencatat setiap pengeluaran dan penerimaan baraang dari catatan tersebut akan diposting kea kun barang masing-masing sehingga terlihat jumlah persediaan yang masih ada, setiap bulan bagian gudang akan mengecek fisik barang yang akan dicocokan dengan catatan kartu stcok barang.

Kelompok 3 : Apakah persediaan fisik selalu sama dengan catatan?

Narasumber : Tidak selalu karena ada kemungkinan salah pencatatan dan kerusakan pada barang sehingga perlu penyesuaian dan pengecekan ulang

Kelompok 3 : Apa manfaat dari pembuatan persediaan barang tersebut?

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian

Pengertian administrasi dalam kamus besar bahasa indonesia administrasi di artikan sebagai tata usaha. Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Di Indonesia pengertian administrasi secara umum dapat di tinjau dari 3 hal diataranya dari aspek institusi, fungsi dan prosesnya.

 Ditinjau dari arti institutional adalah keseluruhan orang atau kelompok orang

sebagai suatu kesatuan menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama

 Ditinjau dari arti fungsionil adalah segala kegiatan dan tindakan yang di

lakukan untuk mencapai tujuan,termasuk di dalamnya tindakan untuk menentukan tindakan itu sendiri atau dengan kata lain melihat kedepan untuk pencapaian pada masa yang akan datang

 Administrasi sebagai proses yaitu keseluruhan proses yang berupa

kegiatan-kegiatan,pemikiran-pemikiran,pengaturan-pengaturan sejak dari penentuan tujuan samapai penyelangaraan sehingga tercapai suatu tujuan.

2.2 Definisi Administrasi menurut para ahli

Arthur Grager

Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi

George Terry

Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sondang P. Siagian

Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

William Leffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.

Ulbert

Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha

2.3 Ciri – Ciri Administrasi

1. Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih.

2. Adanya kerja sama

3. Adanya proses/usaha

5. Adanya tujuan

2.4 Administrasi dalam Management Gudang

Mengelola sistem persediaan barang dalam gudang dan memperlakukannya secara baik dan tepat sebenarnya bukanlah hal yang sulit, jika kita memahami bagaimana cara memanagemen yang benar. Penting bagi setiap usahawan memahami hal ini jika bisnis yang dikelola mengharuskan adanya persediaan atas barang dagangan.

Kesalahan dalam mengelola persediaan barang bisa mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit, apalagi persediaan yang dibuat merupakan produk atau bahan yang bernilai tinggi. Agar dapat menjaga kondisi persediaan barang digudang baik dalam keamanan dan kontrol perputarannya sangatlah dibutuhkan sebuah sistem yang tepat dan sesuai dengan jenis usaha yang dijalankan.

Pengertian sistem sendiri adalah serangkaian kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya. Pengertian Gudang adalah tempat penyimpanan barang dagangan sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : Sebuah prosedur dan cara pengelolaan dari aktifitas yang saling berkaitan dalam operasional perusahaan untuk penyimpanan barang sementara. Aktifitas penyimpanan barang di gudang itu dimulai dari Menerima barang dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan, serta pencatatan persediaan barang yang up to date adalah alur aktivitas secara garis besar dari pengelolaan penyimpanan persediaan barang digudang.

Beberapa aktifitas di dalam gudang dapat dijelaskan secara sederhana :

1. Administrasi, merupakan proses pencatatan penerimaan dan pengeluaran barang secara akuntansi, pengendalian dokumen, authorisasi, sampai dengan pelaporan persediaan barang.

3. Penyimpanan barang, merupakan sistem pengelolaan dan pengendalian agar barang bisa terus dalam kondisi baik. Pengaturan dan sistem penyimpanan mulai dari barang masuk hingga keluar memastikan tetap dalam kondisi baik dan aman.

4. Pengeluaran barang, meliputi sistem tata cara pengiriman dan prosedur keluarnya persediaan barang dari gudang karena adanya penjualan, dalam hal ini juga termasuk prosedur pengepakan barang yang dikirim.

Jika sebuah bisnis masih dalam skala operasional kecil hingga menengah bisa saja pengawasan langsung dilakukan oleh pemilik usaha, namun jika dalam skala besar tentu saja pengawasan harus bisa dipercayakan kepada sorang pegawai yang memiliki dedikasi dan integritas tinggi dalam posisi, manager gudang atau seorang supervisor. Seorang kepala bagian khususnya kepala gudang diharuskan menguasai SOP pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan umumnya :

 Pengendalian Operasional, mengenai sop barang masuk, barang keluar,

penyimpanan, dan pelaporan ketersediaan persediaan dan pengadaan yang dibutuhkan.

 Pengendalian Biaya, mengendalikan biaya-biaya yang muncul dari aktivitas

pergudangan serta menekan kemungkinan kerugian yang timbul akibat aktivitas operasional dan kerusakan barang dagangan.

 Pengendalian Personalia, tentu saja dalam skala besar ini sangat penting

karena pengelolaan terhadap SDM yang berkerja di lokasi penyimpanan atau gudang.

khususnya pada persediaan barang dagangan yang memiliki masa kadaluarsa yang singkat, atau rentan pada kondisi cuaca dan ruangan penyimpanan.

Untuk menghindari kerugian tersebut dibutuhkan analisa yang mendukung sebagai berikut :

 Pastikan mengetahui dan mengenal jenis barang dagangan yang disimpan

serta cara memperlakukannya.

 Terapkan sistem administrasi dan dokumentasi yang mampu memonitor arus

keluar, masuk, dan persediaan barang.

 Tetapkan cara dan prosedur penyimpanan, saat barang harus tertahan

digudang sebelum pengiriman.

 Walaupun beroperasi dengan sistem komputer persediaan, tetap terapkan

sistem manual atau kartu persediaan. Sehingga saat tertentu bisa membantu jika dibutuhkan.

 Terapkan sistem random check baik harian atau mingguan jika persediaan

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Tugas Administrasi

Di UD. Satu Lapan Jaya administrasi memiliki peran penting dalam pembuatan laporan posisi persediaan barang dan laporan keuangan. Dan dalam Laporan Karya Ilmiah ini kami tekankan pada fungsi persedian barang dagangan. Bagian administrasi mempunyai tugas untuk mencatat pengeluaran barang untuk proyek toko dan pengeluaran barang yang terjual, dan penerimaan barang dari retur penjualan dan pembelian, serta memposting masing – masing barang pada post akun barang tersebut setiap hari sehingga jumlah barang dagangan bisa cepat diketahui sehingga cepat memberikan informasi kepada bagian penjualan dan pembelian barang.

1. Penjualan barang, bagian penjualan akan membuat faktur untuk setiap penjualan barang serta pembuatan surat jalan untuk diserahkan kepada bagian gudang yang akan mengkoordinir bagian pengiriman untuk mengirim barang yang telah dipesan. Bagian administrasi akan mencatat setiap pengeluaran barang di buku pengeluaran barang yang kemudian akan diposting ke masing-masing akun barang.

2. Pengiriman ke proyek toko, bagian penjualan akan membuat surat jalan kepada bagian gudang agar mengkoordinir bagian pengirriman untuk mengirim barang. Bagian administrasi akan mencatat pengeluaran barang di buku pengeluaran barang dan memposting ke setiap akun barang serta membuat instalasi pemakaian barang untuk proyek yang di kerjakan

3. Retur penjualan, Jika ada kejadian retur, bagian gudang akan menerima barang dan mencatat jumlah baraang yang diteriama kemudian melaporkan kepada bagian penjualan dan administrasi yang kemudian dicatat pada masing-masing akun barang

4. Pembelian barang, Bagian administrasi akan membuat SOP atau surat order pembelian kepada Manajer Peruasahaan, Bagian gudang akan menerima barang mengecek kelengkapan barang serta keadaan barang agar sesuai dengan SOP dan Surat Jalan dari Supplier, yang kemudian dilaporkan kepada bagian administrasi untuk dicatat pada buku pembelian dan di posting ke masing-masing akun barang.

5. Retur pembelian, jika terjadi retur pembelian maka bagian gudang akan menginformasikan pada Manjer yang akan meenghubungi Supplier tentang returr pembelian, kemudian menginfokan pada bagian administrasi untuk mengurangi jumlah barang pada akun barang yang telah diretur.

Setiap akhir bulan bagian gudang akan melakukan pengecekan barang yang akan dilaporkan pada bagian administrasi, kemudian dari laporan tersebut akan dicocokan jumlah barang fisik dengan catatan jumlah masing-masing akun barang, jika terjadi ketidaksesuaian maka di lakukan pengecekan ulang apakah terjadi kesalahan catat atau ada barang yang cacat , dari hasil tersebut akan dibuat laporan posisi stok barang yang mempunyai manfaat :

2. Untuk mengetahui jenis barang yang paling banyak terjual yang akan memudahkan dalam persediaan barang tersebut setiap bulannya.

3. Untuk mengontrol penyimpanan barang dagangan

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Dari pembahansan diatas dapat kami simpulkan bahwa administrasi berperan sangat penting dalam kegiatan usaha dalam hal ini untuk pelaporan posisi persediaan barang, administrasi mempermudah perusahaan untuk mengetahui kinerja perusahaan dan mempermudah pengawasan kinerja usaha dengan control pencatatan barang dan penjualan yang merupakan kegiatan utama perusahaan dagang apakah sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.

4.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA

Eksi, Josefine Hira.2015. “Administrasi Persediaan.”

http://repository.wima.ac.id/1219/ Diakses tanggal 17 Desember 2015

Gusbud.2013.”Pengertiaan Administrasi Secara Umum.”

http://gusbud.blogspot.co.id/2013/02/pengertian-adminstrasi-secara-umum.html Diakses tanggal 17 Desember 2015

Susanty, Idha.2013.”Tips Mengelola Persediaan Barang dan Managemen Gudang.”

http://breakscoffee.blogspot.com/2012/09/tips-mengelola-sock-barang-dan.html Diakses tanggal 17 Desember 2015

Wikipedia.2015.”Definisi