Audit produksi dan operasi (1)

(1)

AUDIT MANAJEMEN

AUDIT PRODUKSI DAN OPERASI

DISUSUSUN OLEH: KELOMPOK 2

1. DEBBY ANGGRAINI 222013376

2. FERA MARTINOVA 222013338

3. WULANDARI APRILISA 222013435

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALEMBANG FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

(2)

BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

KFC Plaju merupakan salah satu gerai cabang dari KFC. KFC Plaju beralamat di jalan A.Yani Kel. 9-10 Ulu Kec. Seberang Ulu I, Palembang, Sumatera Selatan, 30121, Indonesia

KFC Plaju terdiri dari 33 karyawan yang bekerja, yaitu: 1. 3 orang di Coffee

2. 3 orang untuk delivery

3. 5 orang staff (manajer, asisten manajer, SL supervisor, S.Cashier, Pabric Rekation). 4. 22 orang tim crew

BAB II

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selam audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1. Dari catatan penerimaan bahan baku tahun 2015 rata-rata yang terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi.

2. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan.

3. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak di sesuaikan dengan terjadinya perubahan pemesanan dari pelanggan.

(3)

Kriteria:

1. Jadwal penerimaan bahan baku : bahan baku sudah tersedia dan siap di alokasi ke bagian produksi sebelum proses produksi dimulai.

2. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi. 3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan:

a. Jadwal penerimaan bahan baku: bahan baku sudah tersedia dan siap dialokasi ke bagian produksi sebelum proses produksi dimulai.

b. Pemeliharaan fasilitas produksi: mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.

4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.

Penyebab:

1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan yang kedatangannya sering tidak tepat sehingga sering terlambat.

2. Tidak adanya pedoman tertulis apabula terjadi perubahan dikarenakan adanya tambahan kebutuhan pelanggan.

3. Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahn bakunya tersedia.

4. Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia.

Akibat:

(4)

2. Terjadinya waktu tunggu untuk aktivitas produksi rata-rata 30 menit setiap hari. 3. Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala

bagian yang berbeda.

4. Terlambatnya proses produksi.

Pejabat yang Bertanggungjawab:

Feryanto

DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

No Kondisi Kriteria Penyebab Akibat

1. Dari catatan penerimaan bahan baku tahun 2015 rata-rata yang terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi.

Jadwal penerimaan bahan baku: bahan kebutuhan bahan baku perusahaan yang

kedatangannya sering tidak tepat sehingga sering terlambat.

Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan yang sesuai dengan jadwal pengiriman yang ditetapkan. 2. Jadwal produksi tidak

disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam

Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan

Tidak adanya pedoman tertulis apabula terjadi perubahan

dikarenakan adanya tambahan kebutuhan

(5)

jadwal produksi yang telah ditetapkan.

jadwal produksi. pelanggan.

3. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan terjadinay perubahan pemesanan dari pelanggan.

Jadwal produksi harus terintegrasi dengan:

 Jadwal penerimaan bahan baku: bahan baku sudah tersedia dan siap dialokasi ke bagian produksi sebelum proses produksi

dimulai.  Pemeliharaan

fasilitas

produksi: mesin selalu dalam keadaan siap untuk

dioperasikan.

Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor

memerintahkan untuk

memproduksi terlebih dahulu produk yang bahn bakunya tersedia.

Operator mesin dan bagian

pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala bagian yang berbeda.

4. Tidak

adanyamekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan

baku, dan

pemeliharaan fasilitas produksi.

Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.

Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor

memerintahkan untuk

memproduksi terlebih dahulu produk yang

(6)

bahan bakunya tersedia.

BAB III REKOMENDASI

Hasil audit yang telah dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan tersebut meliputi:

1. Keterlambatan pemenuhan kebutuhan pelanggan terjadi karena keterlambatan proses produksi.

2. Kebijakan pemenuhan kebutuhan pelanggan yang tidak sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1. Perusahaan seharusnya memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.

(7)

untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.

3. Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang terintergrasi dengan : a. Jadwal penerimaan bahan baku: bahan baku harus sudah tersedia dan siap

diproduksi sebelum proses produksi dimulai.

b. Pemeliharaan fasilitas produksi: mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.

c. Pemenuhan keebutuhan pelanggan: barang jadi disediakan peling lambat 15 menit sejak sebelum proses produksi dimulai.

(8)

BAB IV

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang yang kami lakukan hanya meliputi masalah Rencana Induk Produksi dan Operasi KFC Plaju untuk periode 2016. Audit kami mencakup:

1. Jadwal induk produksi

2. Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi. 3. Tingkat persediaan

4. Perencanaan keseimbangan lintas produksi.

Nomor Internal Control Questionnaire dan Langkah-langkah Kerja

Jawaban Pelaksana LangkahKerja

(9)

1.

a.

Tujuan Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen:

Untuk menilai dan menguji efektivitas pengendalian manajemen dan lebih mengenali adanya kelemahan-kelemahan pada sistem pengendalian manajemen.

Jadwal Induk Produksi

Internal Control Questionnaire: Apakah jadwal induk produksi telah mencerminkan kestabilan usaha perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa jadwal dan volume produksi hubungkan dengan volume ketersediaan sumber daya dan perubahan permintaan pelanggan.

Bila Tidak: Langkah Kerja:

Telusuri bagaimana perusahaan menghubungkan ketersediaan sumber daya dengan usaha memenuhi kebutuhan pelanggan dalam jadwal produksi.

Debby Anggraini

(10)

b.

c.

Internal Control Questionnaire: Apakah Jadwal Induk Produksi disusun berdasarkan rencana penjualan dan pembentukan stok pengaman dalam menjaga kestabilan barang di pasaran?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa kesesuaian antara jadwal produksi induk dengan kebutuhan volume penjualan dan pembentukan stok.

Telusuri apa dasar penyusunan jadwal produksi induk berkaitan dengan persediaan.

Internal Control Questionnaire: Apakah jadwal induk produksi mampu meminimumkan biaya persediaan, biaya setup mesin, upah lembur, waktu sumber daya menganggur?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa setiap tahapan proses produksi dan konsumsi sumber

Fera Martinova

Wulandari Aprilisa

1 hari

(11)

d.

e.

dayanya dan ketepatan waktu dalam menyelesaikan produksi.

Telusuri apa yang menjadi penyebab terjadinya kondisi tersebut.

Internal Control Questionnaire: Apakah jadwal induk produksi telah menintegrasikan jadwal penerimaan bahan baku, pemeliharaan fasilitas dan pengiriman barang ke dalam jadwal produksi regular?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa kesesuaian metode pemesanan dan penerimaan bahan baku dengan kebutuhan proses produksi.

Telusuri bagaimana perusahaan menyusun jadwal kebutuhan bahan baku sesuai dengan kebutuhan jadwal produksi.

Internal Control Questionnaire: Apakah jadwal induk produksi telah

Debby Anggraini

Fera

1 hari

(12)

f.

selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi bisnis yang lain?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa kesesuaian antara jadwal produksi induk dengan jadwal fungsi-fungsi yang lain dan kemitraan yang terjalin pada setiap fungsi dalam menyusun jadwal yang saling mendukung satu sama lain.

Telusuri bagaimana perusahaan mengoordinasiakn setiap fungsi dalam mencapai tujuan perusahaan

Internal Control Questionnaire: Apakah jadwal produksi induk telah disusun berdasarkan penggunaan kapasitas produksi optimal?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa hubungan jadwal produksi dengan penggunaan kapasitas yang tersedia dan nilai apakah ada kapasitas yang menganggur.

Martinova

Wulandari Aprilisa

(13)

2. g.

h.

Telusuri bagaimana perusahaan menentukan alokasi sumber daya yang tersedia ke dalam rencana produksi.

Internal Control Questionnaire: Apakah jadwal produksi induk didukung dengan metode permintaan material yang akurat?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa kesesuaian metode permintaan material dengan kebutuhan jadwal produksi induk.

Telusuri bagaimana permintaan material apa yang digunakan dan periksa kelemahan metode tersebut, sehingga tidak mampu mendukung kebutuhan jadwal produksi induk.

Penilaian atas Penggunaan Kapasitas Produksi

Internal Control Questionnaire: Apakah seluruh kapasitas yang dimiliki terserap dalam rencana produksi yang telah ditetapkan?

Fera Martinova

Debby Anggraini

1 hari

(14)

i.

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa tingkat penggunaan kapasitas yang dimiliki perusahaan dan dukungannya dalam merealisasikan rencana produksi.

Lakukan audit atas kapasitas menganggur yang terjadi.

Internal Control Questionnaire: Apakah perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang pemanfaatan kapasitas menganggur jika jadwal induk produksi tidak disusun pada bisnis full capacity?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa strategi penggunaan kapasitas dalam menekan terjadinya inefisiensi karena kapasitas menganggur.

Nilai tingakat ketidakefisienan yang terjadi akibat kapasitas menganggur.

Wulandari Aprilisa

(15)

3. j.

k.

Internal Control Questionnaire: Apakah perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang pengelolaan kebutuhan produksi di atas kemampuan kapasitas yang tersedia untuk mengerjakannya?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa kebijakan tersebut dan kemampuannya dalam menjaga konsistensi pelayanan prima dalam memuaskan pelanggan.

Telusuri kebijakan praktis yang digunakan dalam memenuhi pesanan pelanggan di atas kapasitas produksi yang dimiliki.

Tingkat Persediaan

Internal Control Questionnaire Apakah perusahaan memiliki prosedur pendalian persediaan secara tertulis:

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa kelengkapan prosedur

Debby Anggraini

Wulandari Aprilisa

1 hari

(16)

l.

m.

tersebut, nilai kemampuannya memberikan panduan dalam mengendalikan persediaan.

Telusuri bagaimana praktik pengendalian persediaan berjalan dan pedoman apa yang digunakan dalam pengendalian tersebut.

Internal Control Questionnaire: Apakah prosedur tersebut telah disosialisasikan dengan memadai dan dipahami oleh petugas yang melaksanakan?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa keakuratan penerapan prosedur tersebut dalam praktik pengendalian persediaan.

Telusuri penyimpangan prosedur yang terjadi baik sengaja maupun tidak sengaja.

Internal Control Questionnaire: Apakah jadwal induk produksi telah meminimalkan persediaan?

Fera Martinova

Wulandari Aprilisa

1 hari

(17)

n.

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Peeriksa kesesuaian volume produksi dan kebutuhan aktual pelanggan/pasar.

Nilai tingkat kelebihan persediaan yang terjadi dan pemborosan akibat kelebihan tersebut.

Internal Control Questionnaire: Apakah penentuan tingkat persediaan minimum telah mempertimbangkan kemungkinan terjadinya: keterlambatan pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, perubahan permintaan pasar?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa integrasi jadwal produksi dengan jadwal penerimaan persediaan dan kemampuan jadwal ini dalam menghasilkan produk sesuai dengan usaha memenuhi kebutuhan pasar dan antisipasi atas perubahan permintaan yang terjadi.

Debby Anggraini

(18)

4. o.

p.

Telusuri bagaimana perusahaan mengantisipasi terjadinya permasalahan tersebut.

Keseimbangan Lintas Produksi

Internal Control Questionnaire: Apakah perusahaan memiliki pedoman pemeliharaan fasilitas produksi secara tertulis?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa ketepatan penerapan pedoman tersebut dalam memandu pemeliharaan fasilitas yang dimiliki perusahaan secara tepat waktu.

Telusuri pedoman yang digunakan dalam pemeliharaan fasilitas dan kemampuannya dalam mendukung proses produksi yang tepat waktu.

Internal Control Questionnaire: Apakah jadwal pemeliharaan telah terintegrasi dengan rencana

Fera Martinova

Debby

1 hari

(19)

q.

produksi?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa bagaimana kemampuan pemeliharaan fasilitas dalam menyiapkan fasilitas yang siap pakai pada waktu dibutuhkan.

Telusuri bagaimana perusahaan mengintegrasikan jadwal pemeliharaan fasilitas dan jadwal produksi.

Internal Control Questionnaire: Apakah pengoperasian fasilitas produksi didukung oleh tenaga operator yang memadai?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa kualifikasi yang dimiliki oleh operator, hubungkan dengan kualifikasi yang dibutuhkan dan keinerjanya dalam mengoperasikan fasilitas tersebut.

Telusuri kualifikasi operator dan

Anggraini

Fera Martinova

(20)

r.

hubungkan dengan kemampuannya dalam mengoperasikan failitas tersebut.

Internal Control Questionnaire: Apakah perusahaan memiliki panduan pengoperasiaan fasilitas produksi tertulis untuk mencegah terjadinya kemacetan proses produksi?

Bila Ya:

Langkah Kerja:

Periksa kemampuan operator memahami dan menerapkan panduan tersebut berkaitan dengan kebutuhan untuk menghasilkan produk tepat waktu dalam kuantitas dan kualitas yang tepat.

Telusuri panduan apa yang digunakan dalam mengoperasikan fasilitas produksi untuk menghindari terjadinya kemacetan proses produksi.

Wulandari Aprilisa

1 hari

Diaudit Oleh: 1) Debby Anggraini

(21)

2) Fera martinoova 3) Wulandari Aprilisa

Tanggal: 21 April 2016

Feryanto Manajer KFC Plaju