BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Analisis perancangan sistem informasi merupakan proses menganalisis
kebutuhan infomasi pengguna/pemakai sistem dan proses menganalisis kendala dalam perancangan sistem. Proses ini sangat bermanfaat untuk menerjemahkan kebutuhan pemakai informasi ke dalam suatu rancangan yang dapat digunakan
untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna/pemakai sistem tersebut.
Menurut Amsyah ( 2005, 27 ) “ Sistem adalah elemen-elemen yang saling
berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.” Dari pendapat tersebut dapat diartikan bahwa sistem merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling berelasi dan berinteraksi, serta hubungan antara objek atau komponen bisa dilihat
sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Dalam hal ini sistem dapat di interprestasikan terdiri dari bagian – bagian, memiliki hubungan
(berinteraksi), merupakan kesatuan yang utuh dan memiliki tujuan membentuk organisasi.
Selanjutnya, Ladjamudin (2005, 3) berpendapat bahwa “Sistem adalah
suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
Sedangkan Djhot (2001) berpendapat bahwa sistem merupakan:
Agregasi atau pengelompokan objek-objek yang dipersatukan oleh beberapa bentuk interaksi yang tetap atau saling tergantung, sekelompok unit yang berbeda, yang dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau oleh seni sehingga membentuk suatu keseluruhan yang integral dan berfungsi, beroperasi, atau bergerak dalam satu kesatuan.
Dari beberapa pengertian di atas dapat diketahui bahwa ada beberapa
persamaan dari para ahli, seperti yang dikemukakan oleh Ladjamudin dan Jogiyanto bahwa sistem prosedur, komponen, ataupun subsistem yang saling
berhubungan untuk mencapai saran atau tujuan tertentu. Sedangkan Amsyah dan Ladjamudin memiliki pendapat bahwa sistem itu merupakan kumpulan elemen dan prosedur dalam suatu jaringan kerja.
Selain persamaan, beberapa pendapat di atas juga memiliki perbedaannya masing-masing. Djhot memiliki pendapat yang sangat berbeda dengan yang
lainnya. Djhot berpendapat bahwa sistem yang saling tergantung itu dikombinasikan sedemikian rupa oleh alam atau seni.Dari pengertian, persamaan, dan perbedaan di atas dikemukakan bahwa suatu sistem adalah beberapa
prosedur, komponen atau subsistem yang saling berkaitan untuk menyelesaikan kegiatan secara bersamaan demi tercapainya suatu tujuan atau sasaran tertentu.
2.1.1 Tahapan Pengembangan Sistem
Dalam pengembangan sistem informasi ada yang dikenal dengan siklus hidup sistem, gunanya yakni untuk menggambarkan proses membangun sistem
informasi secara terstruktur dan teratur. Beberapa kerangka kerja pengembangan sistem didasarkan pada siklus hidup pengembangan sistem atau systems
Kendall & Julie (2006) mendefenisiskan systems development life cycle sebagai “pendekatan bertahap untuk melakukan analisa dan membangun
rancangan sistem dengan menggunakan siklus yang spesifik terhadap kegiatan pengguna”. Sedangkan menurut Leod (2004) “systems development life cycle
adalah penerapan pendekatan sistem untuk mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis komputer”.Adapun persamaan pendapat yang dimiliki dari kedua ahli diatas bahwa siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan untuk
melakukan analisa, dan perancangan sistem. Sedangkan perbedaannya adalah pendekatan menurut Kendall dilakukan menggunakan siklus spesifik dan menurut
Leod pendekatan yang dilakukan untuk mengembangkan sistem berbasis komputer.
Dari dua pendapat diatas systems development life cycle (SDLC)
dikemukakan bahwa suatu konsep pendekatan yang berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dalam pengembangan sistem seperti
melakukan analisa dan membangun racangan sistem.
Menurut Kendal dan Julie (2007) ada 7 tahapan dalam systems development life cycle (SDLC) yakni:
1. Identifikasi permasalahan, kesempatan dan tujuan 2. Penentuan persyaratan informasi pengguna 3. Analisa kebutuhan sistem
4. Perancangan sistem yang telah direkomendasi 5. Pengembangan dan dokumentasi perangkat lunak 6. Menguji sistem
Gambar 1. Pengembangan sistem
Sumber: Kendall & Julie (2006, 10)
2.1.2 Analisis Sistem
Proses analisis sistem sangat penting untuk memberikan pemahaman kepada kita tentang sistem yang sudah ada dan kemudian mengembangkan sistem menjadi lebih baik untuk memenuhi kebutuhan informasi.
Menurut Yulianto (2009, 37) “Analisis sistem sebagai suatu kegiatan untuk melihat sistem sebelumnya yang telah berjalan, kemudian melihat bagian
mana yang memerlukan perbaikan dan mana yang sudah baik, setelah itu mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.
Sejalan dengan pendapat di atas Astuti (2008) mendefenisikan bahwa
Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Berdasarkan dua pendapat di atas definisi analisis sistem adalah suatu kegiatan yang dimaksudkan untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan lalu dapat disimpulkan mana yang baik dan belum baik sehingga dapat
diusulkan perbaikan untuk sistem baru.
Analisis sistem merupakan bagian dari tahapan dalam proses perancangan sistem yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem yang akan dihasilkan nantinya. Setiawan (2011, 7) menjabarkan lebih detail lagi mengenai
defenisi analisis sistem yaitu
Teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari secara bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem.
Fase analisis sistem menjadi acuan yang penting dalam pengembangan sistem. Menurut Setiadi (2010) terdapat empat tahap atau langkah umum dalam
analisis sistem yaitu:
1. Survei sistem berjalan
2. Mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai
3. Mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai
Gambar 2. Tahapan Analisis sistem
Sumber : Yulianto (2009, 38)
Pada gambar 2. di atas tahapan analisis sitem dibagi menjadi 5 langkah dimana setiap proses yang dilalui perlu dilakukan dokumentasi, adapun penjelasan
dari setiap fase analisis sistem di atas menurut Yulianto (2009, 39) yaitu :
1. Penetapan ruang lingkup
Fase ini memiliki tugas : Mengidentifikasi Masalah Awal yang ada pada sistem saat ini, seperti seberapa urgensi, tingkat visibilitas, berapa keuntungan yang akan diperoleh dari pemecahan masalah, prioritas dan penetapan solusi untuk memecahkan masalah, Menegosiasikan ruang lingkup untuk proyek pengembangan sistem, Menilai kelayakan proyek, mengembangkan jadwal dan anggaran awal, dan mengkomunikasikan rencana proyek.
2. Analisis Masalah
Fase ini memiliki tugas: Memahami bidang masalah, menganalisis masalah-masalah dn kesempatan-kesempatan, menganalisis proses-proses bisnis, menentukan tujuan-tujuan perbaikan sistem, memperbaharui rencana proyek, dan mengkomunikasikan penemuan-penemuan dn rekomendasi.
3. Analisis persyaratan
memperbaharui atau memperhalus rencana proyek, dan mengkomunikasikan pernyataan kebutuhan/persyaratan.
4. Desain logic
Pada fase ini akan digambarkan berbagai model sistem untuk mendokumentasikan persyaratan untuk sistem baru dan sistem yang ditingkatkan.
5. Analisis keputusan
Pada fase ini akan ditemukan solusi, menganalisis solusi dan rekomendasi sebuah sistem yang akan dirancang, dibangun dan diimplementsikan.
2.1.3 Desain Sistem
Setelah mendapat gambaran apa yang dilakukan pada tahap analisis
sistem, tahap berikutnya adalah perancangan (design) sistem.
Menurut Mahyuzir (1989) “Perancangan sistem adalah proses menentukan
bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan, menyangkut konfigurasi komponen hardware dan sorfware dari sistem sehingga
setelah instalasi akan benar-benar memuaskan penggunanya”.
Dari pendapat Mahyuzir di atas perancangan sistem menyangkut mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat keras dan perangkat lunak
dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi sistem selesai rancang bangun yang dihasilkan dapat memberikan kepuasan penggunanya. Setiadi (2010, 4) menyatakan 2 tujuan utama dari desain sistem yakni “untuk memenuhi kebutuhan
pemakai sistem, dan memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik yang terlibat”.
Untuk mencapai tujuan di atas, menurut Setiadi (2010, 4) analis sistem
1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan.
2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.
3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas – tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.
4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing – masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data, informasi serta pengendalian intern.
2.1.4 Analisis PIECES
Dalam pengembangan suatu sistem akan terjadi beberapa perubahan
didalamnya dari sistem yang lama ke sistem yanga baru. Untuk menentukan suatu sistem baru itu layak atau tidak, maka diperlukan suatu analisis terhadap kriteria-kriteria yaitu kinerja (Performance), informasi (Information), ekonomi
(Economic), kontrol (Control), efisiensi (Efficiency), dan pelayanan (Services) yang lebih dikenal sebagai Analisis PIECES.
Menurut Al fatta (2007, 51) metode yang menggunakan enam variable PIECES, sebagai berikut:
1. Performance (Analisis Kinerja)
Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan. Pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan. Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.
2. Information (Analisis Informasi)
kualitas informasi tidak dengan menambah jumlah informasi, karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi.Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang, Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan atau situasi sekarang., Kurangnya informasi yang tepat waktu, Terlalu banyak informasi, Informasi tidak akurat, Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis yang tersimpan dalam sebuah sistem.
3. Economic (Analisis Ekonomi)
Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dapat disimak berikut:
a. Biaya b. Keuntungan
4. Control (Analisis Kontrol/Keamanan)
Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, dan persyaratan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah:
a. Keamanan atau kontrol yang lemah b. Kontrol atau keamanan berlebihan 5. Efficiency (Analisis Efisiensi)
Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah suatu indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien:
a. Banyak waktu yang terbuang pada aktivitas sumber daya manusia, mesin, atau komputer.
b. Data dimasukkan atau disalin secara berlebihan. c. Data diproses secara berlebihan.
d. Informasi dihasilkan secara berlebihan.
e. Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. f. Material yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan. 6. Services (Analisis Layanan)
Berikut adalah keriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk:
e. Sistem tidak mudah digunakan. f. Sistem canggung untuk digunakan. g. Sistem tidak fleksibel.
Berdasarkan uraian di atas, analisis sistem dilakukan untuk menghasilkan suatu laporan tertulis yang digunakan untuk mengidentifikasi masalah dari suatu
sistem yang diterapkan guna mendapatkan gambaran tentang keadaan sistem yang sedang diterapkan. Hal ini, untuk menyelesaikan masalah yang terjadi dan sebagai referensi bagi pemimpin dalam pengambilan keputusan. Apakah akan dilakukan
perbaikan terhadap sistem lama atau mengubah sistem lama ke sistem baru yang lebih baik.
2.1.5 Alat Bantu Perancangan Sistem
Dalam merancang suatu sistem terdapat banyak hal yang harus diperhatikan sehingga perlu digunakan alat bantu untuk memodelkan aplikasi yang akan dibuat. Simatupang (2011) mengemukakan bahwa “Terdapat banyak
bentuk model yang dapat digunakan dalam perancangan sebuah sistem antara lain model narasi, prototype, model grafis atau diagram dan lain sebagainya”
Dalam hal ini, tidak menjadi masalah model mana yang akan digunakan asalkan pemodelan yang dibuat harus mampu mempresentasikan visualisasi bentuk sistem yang diinginkan pemakai, karena sistem akhir yang dibuat bagi
pemakai akan diturunkan dari model. Pada dunia pemodelan sistem terdapat sejumlah cara merepresentasikan sistem melalui diagram misalnya; Flowchart,
Data flow diagram (DFD) dan lain sebagainya. Dibawah ini akan dijelaskan lebih
Menurut Pariyanto (2010, 5) “Flowchart adalah teknik penyusunan instruksi untuk penulisan program komputer terstruktur dengan menggunakan
gambar-gambar/simbol-simbol”. Tujuan utama dari alat bantu flowchart biasanya menggambarkan tahapan masalah yang ada dalam sistem secara sederhana dan
jelas menggunakan simbol-simbol standar.
Ada beberapa kelebihan flowchart menurut Harsono (2012, 6) yaitu sebagai berikut:
1. Flowchart membantu (mempermudah) programmer dalam mendesain program, sebagai spesifikasi program, sebagai alat verifikasi dan sekaligus untuk dokumentasi program.
2. Dalam proses desain, flowchart dapat membantu memecahkan persoalan yang cukup kompleks kedalam serangkaian instruksi.
3. Dalam proses verifikasi, flowchart lebih mudah diperiksa oleh seorang quality control (QC) dari pada langsung memeriksa source code (instruksi-instruksi) program, atau flowchart dapat mempermudah pekerjaan QC tersebut dalam pemeriksaan kualitas program.
4. Flowchart dapat digunakan sebagai dokumen spesifikasi proses dalam pembuatan Data Flow Diagram.
Adapun mengenai pengertian data flow diagram yang dijabarkan oleh Simanjuntak (2012, 26) yaitu
Data Flow Diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.
Beberapa kelebihan data flow diagram menurut Purnama (2012) yaitu:
1. Adanya pembagian sistem kedalam sub-sub sistem berdasarkan alur data pada sistem
2. Adanya data store dan alur data (masuk atau keluar) pada sistem 3. Adanya unsure-unsur eksternal, yaitu sumber dan tujuan dari
2.2 Repositori Institusi
Repositori sering dimaknai sebagai suatu tempat penyimpanan berbagai jenis koleksi dari suatu institusi atau lembaga. Keberadaan repositori institusi
telah menjadi suatu infrastruktur penting bagi perguruan tinggi dengan menyediakan akses penuh dan terbuka untuk hasil-hasil penelitian sivitas
akademikanya.
Menurut Pendit (2003, 2) “Repositori institusi merupakan perwujudan dari
perpustakaan digital yang lebih mengkhususkan dalam mengelola koleksi local content dan grey literature dari suatu institusi”.
Pengertian lain mengenai Repositori institusi menurut Siregar (2011, 2)
“Institutional Repository (IR) adalah suatu locus untuk mengumpulkan, memelihara, dan mendiseminasikan dalam bentuk digital keluaran suatu institusi
terutama insitusi penelitian”.
Dari beberapa pendapat di atas repositori institusi merupakan suatu tempat penyimpanan yang gunanya untuk mengelola koleksi local institusi,
mengumpulkan karya-karya institusi, mengelola karya-karya tersebut agar terpelihara dan dapat digunakan kepada pengguna repositori institusi, dan mendistribusikan kembali karya yang sudah dikelola dengan sistem informasi
2.2.1 Manfaat Repositori Institusi
Manfaat dari penerapan repositori institusi menurut Sutedjo (2014, 3)
adalah sebagai berikut:
1.Untuk mengumpulkan karya ilmiah-intelektual sivitas akademika dalam satu lokasi agar mudah ditemukan kembali baik melalui google maupun mesin pencari lainnya.
2.Untuk menyediakan akses terbuka terhadap karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas akademika dan menjangkau khalayak lebih luas lagi dengan tempat dan waktu yang tak terbatas.
3.Untuk meningkatkan dampak dari karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas akademika.
4.Untuk mempromosikan karya ilmiah-intelektual yang dihasilkan sivitas akdemika.
5.Sebagai etalase dan tempat penyimpan yang aman untuk hasil penelitian sivitas akademika.
6.Untuk menyediakan URL jangka panjang bagi karya ilmiah-intelektual hasil penelitian sivitas akademika.
7.Apabila terjadi plagiasi terhadap karya ilmiah-intelektual yang dipublish di repositori institusi akan mudah diketahui dan ditemukan.
8.Untuk menghubungkan publikasi sivitas akademika/peneliti dari halaman web mereka (web personal dosen/peneliti)
2.2.2 Pengembangan Repositori Institusi
Pengembangan repositori perpustakaan sangat berguna bagi terciptanya suatu perpustakaan sebagai pusat belajar dan sumber informasi dalam suatu
institusi. Kebutuhan akan informasi yang terus meningkat, menuntut setiap organisasi maupun institusi untuk terus meningkatkan kualitas dari pelayanan dan
produk informasi yang dihasilkannya. Oleh sebab itu, repositori institusi sebagai sarana dari lembaga informasi yang mendukung terjadinya distribusi informasi kepada pengguna dituntut untuk terus berkembang mengikuti arus perkembangan
teknologi informasi saat ini.
Menurut Hadi (2015) Strategi yang perlu disiapkan dalam pengelolaan
1.Studi banding (benchmarking)
2.Sumberdaya manusia (pengelola repositori)
3.Perangkat keras dan lunak (hardware, software, jaringan, dsb.) 4.Prosedur dan dukungan pimpinan
5.Manajemen informasi muatan lokal
Strategi pengembangan repositori institusi diatas dapat dijabarkan kembali secara mendalam seperti: 1) Studi banding (benchmarking) maksudnya ialah sebelum merencanakan pengembangan repositori sebaiknya dilakukan pengamatan ke lokasi lain atau ke repositori lain yang dianggap lebih baik, lebih maju dari repositori yang kita miliki manfaat dari kegiatan ini agar kita dapat mengetahui bagian yang perlu perbaikan dan memutuskan rencana baru yang ingin dilakukan; 2) SDM maksudnya disini pengembangan suatu sistem repositori juga tidak lepas dari peran penting pengelola sistem tersebut, baik dari kompetensi maupun keahlian mereka; 3) Perangkat keras dan lunak juga sangat berpengaruh dalam pengembangan repositori, dalam memutuskan perangkat apa yang dibutuhkan sistem harus sesuai dengan kebutuhan baik dari segi kualitas maupun kuantitasnya; 4) Prosedur dan dukungan pimpinan juga dibutuhkan agar proses pengembangan yang dilakukan berjalan sesuai aturan dan mendapat dukungan dari pimpinan; 5) Konten yang menjadi isi dari sistem yang akan dikelola harus diorganisasikan lebih dahulu, proses pengelolaan konten dapat dicontohkan dengan membuat metadata pada setiap dokumen yang akan diproses kedalam sistem
Pengembangan repositori institusi memiliki beberapa tujuan seperti yang dikemukakan oleh Hasugian (2013) yaitu:
1. Menyediakan akses terbuka terhadap keluaran institusi untuk memaksimalkan penggunaannya
2. Menciptakan visibility global terhadap karya institusi, 3. Mengumpulkan konten pada lokasi tunggal; dan
4. Menyimpan dan memelihara aset digital institusi, termasuk literatur kelabu atau yang tidak diterbitkan yang mudah hilang
Tujuan pengembangan repositori institusi diatas pada dasarnya sebagai keterbukaan informasi atas suatu institusi atau organisasi. Keterbukaan informasi
akses informasi kedalamnya, namun kebebasan ini akan diikuti dengan batasan dan kewajiban bagi seseorang yang menggunakannya dengan beberapa aturan
tertentu.
2.3 Standar Metadata Repositori
Beragam standar metadata yang digunakan akan menjadi masalah pada saat integrasi dilakukan. Pada implementasinya, harus digunakan satu jenis metadata yang dapat menyatukan seluruh metadata yang akan digunakan sebagai
format standar untuk pengumpulan data.Menurut Susilawati (2008) Standar metadata adalah “satu set terminologi serta definisi umum yang digunakan dalam metadata serta dipresentasikan dalam format terstruktur”.
Menurut Susilawati (2008) Secara umum, standar-standar yang digunakan dalam skema metadata, antara lain:
1. CDWA (Categories for Descriptions of Works of Art): skema untuk deskripsi karya seni
2. DCMES (Dublin Core Metadata Element Set): skema umum untuk deskripsi beraneka ragam sumber digital
3. EAD (Encoded Archival Description): skema untuk menciptakan sarana temu kembali bahan kearsipan (archival finding aids) dalam bentuk elektronik
4. Gateway to Educational Materials: skema untuk bahan pendidikan dan pengajaran
5. MPEG (Moving Pictures Experts Group) MPEG-7 dan MPEG-21: standar untuk rekaman audio dan video dalam bentuk digital
Primadesi (2012, 5) mengemukakan “Standar metadata yang umum digunakan di perpustakaan adalah MARC (Machine Readable Cataloging),
2.3.1 Fungsi Penggunaan Metadata
Metadata sering disebut dengan data tentang data atau informasi tentang
informasi. Fungsi metadata dalam dunia perpustakaan dapat dicontohkan sebagai katalog perpustakaan, dimana katalog perpustakaan berisi data tentang dokumen,
jika sebuah dokumen berisi data, maka katalog dapat disebut sebagai data tentang data.
Ada beberapa fungsi metadata menurut Haynes (2004) seperti dikutip
oleh Prasetya sebagai berikut:
1. Sumber informasi (resources description)
Ini merupakan fungsi yang paling fundamental dari sebuah metadata. Karena sebuah data dapat diidentifikasi sebagai satu kesatuan berbeda dari data lainnya sehingga dapat ditemukan dengan menggunakan suatu pendekatan unik yang ada dalam metadata tersebut.
2. Temu kembali informasi (information retrieval)
Metadata digunakan untuk memasukkan suatu istilah pada semacam konteks semantik, memberitahukan mesin pencari atau aplikasi lain bagaimana memperlakukan suatu unsur metadata sehingga suatu sumber informasi dapat ditemukan dengan istilah tersebut.
3. Pengelolaan informasi (management of information)
Dengan adanya metadata, dapat ditentukan bagaimana melakukan pengelolaan informasi mengenai penyimpanan dan penemuan kembali sumberdaya informasi.
4. Manajemen hak cipta, kepemilikan dan otentisitas (right management, ownership and authenticity)
Mendorong perkembangan metadata dalam dunia penerbitan khususnya media tercetak dan elektronik, menjadi suatu kebutuhan untuk mengelola hak intelektual tersebut dengan baik. Fungsi ini merupakan salah satu fungsi yang menjadi fokus utama untuk menghindari plagiarisme dan melindungi hak cipta atas suatu sumber informasi.
Merupakan kemampuan pertukaran data dalam berbagai sistem menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras, serta struktur data. Dengan menggunakan metadata, sebuah sistem dapat mengidentifikasi informasi terstruktur yang kemudian sumber informasi tersebut menampilkan informasi sesuai dengan ketentuan tertentu.
Menurut Basuki (2000, 3) metadata memungkinkan pemakai untuk
menentukan:
1. Ketersediaan informasi (apakah objek informasi itu ada atau eksis? Di manakah letaknya? Berapakah yang tersedia? Apakah kesemuanya itu sama?)
2. Kegunaan informasi (apakah otentik? Apakah baik? Bagaimana pemakai dapat menentukan apakah berguna atau tidak?)
Berdasarakan beberapa pendapat di atas pada dasarnya fungsi metadata
memudahkan temu kembali suatu informasi, menghindari plagiarisme dan melindungi hak cipta atas suatu sumber informasi, dan memberi petunjuk atas ketersediaan suatu informasi. Dari sekian banyak fungsi metadata yang paling
penting ialah bahwa metadata juga sangat menentukan kualitas informasi yang didapatkan.
2.3.2 Standar Metadata Dublin Core
Standar metadata Dublin Core merupakan standart metadata yang sangat sering digunakan untuk repositori institusi sebuah perguruan tinggi. Prasetya
(2009, 26) menyatakan bahwa “Metadata Dublin Core adalah standart metadata yang sangat sering digunakan untuk repositori institusi sebuah perguruan tinggi”.
Seperti yang dikemukakan oleh Ajie (2012, 3) metadata Dublin Core
1. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana,
2. Semantic atau arti kata yang mudah dikenali secara umum, dan
3. Bersifat expandable yang memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut.
NISO mengemukakan metadata Dublin Core yang terdiri atas 15 unsur sebagai berikut:
Tabel 1. Unsur Metadata Dublin Core
NO Elemen Keterangan
1. Tittle Judul dari sumber informasi
2. Creater Pencipta sumber informasi
3.. Subject Pokok bahasan sumber infomasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor
klasifikasi.
4. Description Keterangan dari isi suatu sumber informasrupai, misalnya abstrak, daftar isi dan uraian.
5. Publisher Orang atau badan yang menginformasikan
sumber informasi.
6. Contributor Orang atau badan yang ikut menciptakan sumber
informasi
7. Date Tanggal penciptaan sumber informasi
sebagainya
9. Form Bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran,
durasi sumber informasi
10 Identifier Nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasikan sumber informs contoh: URL atau alamat situs
11. Source Rujukan ke sumber asal atau suatu sumber informasi
12. Language Bahasa intelektual yang digunakan sumber
informs
13. Relation Hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya
14. Coverage Cakupn isi ditinjau dari segi geografis dan
cakupan waktu
15. Relate Pemilik hak cipta sumber informasi
Sumber : Niso (2013, 2)
Gambar 3. Contoh metadata Dublin Core
Sumber: Greenberg 2010, 8
Dari contoh metadata Dublin Core di atas dapat dilihat bahwa dari
beberapa element metadata yang terdapat pada contoh jelas bahwa metadata diatas mewakili metadata sebuah bahan pustaka yang berjudul “Godiva Chocolatier”,
pengarangnya “Nancy Confection”, subjeknya “Chocolate”, identifiernya “http://www.godiva.com”, abstraknya “Provides access to
collections, gifts” , dan sebagainya.
2.4 Perangkat Lunak Pembangun Repositori
Perangkat lunak merupakan perintah (program komputer) yang
dieksekusi memberikan fungsi dan petunjuk kerja seperti yang diinginkan. Rahman (2013, 4). mendefenisikan bahwa “Perangkat lunak adalah program komputer yang berfungsi sebagai sarana interaksi (penghubung) antara pengguna
(user) dan perangkat keras (hardware)”.
<dc:title>Godiva Chocolatier</dc:title>
<dcterms:alternative>Godiva store</dcterms:alternative> <dc:creator>Nancy Confection</dc:creator>
<dc:creator>Confection, Nancy</dc:creator> <dc:subject>Chocolate</dc:subject>
<dc:subject xsi:type="dcterms:lcsh">Truffles (Confectionery)</dc:subject>
<dcterms:created xsi:type=“dcterms.W3CDTF"> 2008--6--28</dcterms:created>
<dc:identifier>http://www.godiva.com</dc:identifier> <dcterms:abstract>Provides access to
Apapun perangkat lunak yang digunakan suatu lembaga untuk membangun dan menjalankan repositori institusi mereka, yang perlu diperhatikan
bahwa paket software tersebut mempunyai komponen terpenting seperti dikemukakan oleh Rahayu (2015, 6). seperti:
1. Adanya interface untuk menambahkan konten ke dalam sistem
2. Interface untuk search/browse/retrieve dari konten Repositori Institusi 3. Adanya database untuk menyimpan konten
4. Adanya interface administrative untuk mengelola konten dan adanya kegiatan preservasi
Menurut Hamdani (2015) ada dua kategori lisensi perangkat lunak yang banyak dipakai, yaitu:
1. FOSS (Free / Open Source Software) adalah dua istilah yang maksudnya hampir sama,yakni program yang tidak perlu biaya izin (free = bebas) digunakan dan kode sumbernya tidak dirahasiakan (open = tersedia), sehingga cara kerjanya dapat dipelajari, lalu dikembangkan, dan disebarluaskan. Contoh: Linux, OpenOffice, GIMP, Inkscape.
2. PCSS (Proprietary / Closed Source Software) adalah program yang hanya dimiliki pembuatnya (terikat). Pengguna hanya dapat menggunakan jika membeli lisensi (mendapatkan izin). Pihak lain tidak dapat mempelajari cara kerjanya (tertutup), tidak pula mengembangkan dan menyebarluaskan. Contoh: Windows, MS Office, Photoshop, Corel Draw
Dalam membangun sebuah sistem repositori institusi sangat dibutuhkan
perangkat lunak. Pemilihan perangkat lunak dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu membangun sendiri, membeli produk yang sudah jadi dan memanfaatkan aplikasi
open source. Membangun sendiri berarti harus mempunyai staf yang mempunyai pengetahuan tentang pemrograman atau menyewa tenaga outsourcing dan mempunyai tenaga pustakawan yang bertindak sebagai analis sistem. Adapun
(dikembangkan MIT US), Eprints (University of Southampton UK), Fedora, Inveno, Sobek CM, , Greenstone, i-Tor, dan sebagainya.
2.4.1Perangkat Lunak Berbayar Pembangun Repositori
Perangkat lunak berbayar merupakan perangkat lunak yang dikembangkan
untuk tujuan komersil, setiap pengguna yang ingin menggunakan atau mendapatkan perangkat lunak ini harus membeli atau membayar pada pihak yang mengembangkannya. Susanto (2016) menjelaskan bahwa,
“Pengguna yang menggunakan perangkat lunak berbayar umumnya tidak diijinkan untuk menyebarluaskan perangkat lunak tersebut secara bebas tanpa ijin
penerbitnya. Contoh perangkat lunak berbayar ini misalnya, sistem microsoft windows, microsoft office, adobe photo shop, dan lain-lain”.
Adapun contoh perangkat lunak berbayar yang digunakan untuk
menjalankan repositori institusi namanya akan disesuaikan dengan penerbit dari software itu sendiri, karena adanya larangan bagi pengguna untuk tidak
menyebarluaskan perangkat lunak tanpa seijin penerbitnya maka tidak dapat dapat diketahui secara pasti apa nama perangkat lunak berbayar yang pernah digunakan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan repositori instutusi mereka.
Kesamaan dari membangun perangkat lunak sendiri dengan membeli paket perangkat lunak adalah perangkat lunak ini akan dinamai sesuai kehendak
penerbitnya.
dengan kesepakatan institusi maupun penerbit/staf pemrograman serta semua pihak yang terlibat dalam penciptaan perangkat lunak tersebut.
Sebagai contoh Rahayu (2015, 6) menjelaskan bahwa “Perpustakaan ITS pada tahun 2006 – 2007 mengembangkan sendiri perangkat lunak yang digunakan
untuk repositori institusi dengan nama Digital Library Search In Context”
Pada contoh di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan ITS mengembangkan sendiri perangkat lunak mereka dan menamai perangkat lunak
yang mereka kembangkan sendiri dengan nama Digital Library Search In Context. Saat ini sudah banyak perpustakaan yang membangun repositori institusi mereka
dengan mengembangkan perangkat lunak sendiri, biasanya perpustakaan akan bekerja sama dengan beberapa ahli seperti analis sistem dan programmer.
2.4.2 Perangkat Lunak Tidak Berbayar Pembangun Repositori
Perangkat lunak gratis/tidak berbayar ini lebih dikenal dengan istilah
freeware atau free open source software yang artinya memiliki makna yang sama,
yaitu tidak berbayar dan kode sumbernya tidak dirahasiakan. Open Source tidak hanya bermakna kebebasan akses ke source code saja. Hamdani (2015)
menyatakan open source juga merupakan:
1. Sebuah komunitas kuat yang terdiri dari individu-individu yang lebih mengutamakan kepentingan dan kesejahteraan umum dibandingkan dirinya sendiri
3. Sebuah model pengembangan software secara kolaboratif dimana setiap orang dapat ikut berpartisipasi dalam mengembangkan software 4. Sebagai katalis yang membangkitkan bisnis dan model bisnis yang
belum pernah ada sebelumnya; tidak ada bisnis dalam sistem open source itu sendiri, karena ia hanyalah alat; namun open source dapat digunakan untuk menjalankan bisnis dengan lebih efisien atau mengembangkan model bisnis baru di sekitar pemanfaatan open source
5. Kekuatan yang mendorong percepatan software menjadi komoditi. Jenis perangkat lunak komputer yang kode sumber pemogramannya terbuka bagi setiap pengguna maka, Setiap orang dapat melihat atau memodifikasi
kodenya dan bisa juga mendistribusikannya kembali.
Keuntungan dari menggunakan perangkat lunak open source ialah kita tidak hanya bisa menggunakan open source secara bebas tetapi kita juga bisa mengembangkan open source tersebut sesuai dengan keinginan dan kebutuhan kita, tentunya kebebasan itu tetap bertumpu pada etika dan peraturan yang telah ditetapkan sebelumnya. Perangkat lunak aplikasi open source bagi manajemen informasi dan perpustakaan seperti: archimede, ARNO, BePress, CDSware, Dspace, Eprints, Fedora, Greenstone, i-Tor, dan sebagainya (Rahman 2013, 15).
DSpace paling disukai dan berdasarkan analisis kelayakan yang
Table 2. Laporan dari proses analisis sistem di university of Arizona
Sumber: Soeb (2009, 202)
Gambar 4. Menunjukan superioritas DSpace dibandingkan perangkat
lunak repositori institusi lainnya.
Sumber: Soeb (2009, 2) 0
20 40 60 80 100
Dspace Greenstone Fedora
