FASE PERENCANAAN
Pembagian
Pengalokasian
penjadwalan (schedulling) PERENCANAAN
PROYEK BAGIAN DARI MANAJEMEN PROYEK
4+1 yang efektif (4P) Pekerjaan dalam
FASE PERENCANAAN
Rencana proyek merupakan pedoman dasar agar
proyek dapat diarahkan untuk tetap berada dalam anggaran, sesuai dengan lingkup yang telah
ditentukan dan selesai pada waktunya.
Tujuan perencana proyek adalah untuk
menyediakan suatu kerangka kerja bagi manajer proyek agar dapat menyusun estimasi yang baik untuk kebutuhan sumber daya, biaya dan jawal.
Setelah lingkup proyek (project scope) ditentukan
dalam project character, selanjutnya dapat
melakukan pendalaman terhadap estimasi durasi pelaksanaan dari masing-masing satuan kerja
PERBEDAAN
Adalah aktivitas awal sebelum tahap implementasi atau pengembangan.
Dalam aktivitas ini belum dilakukan hal-hal teknis yang
terkait dengan
pengembangan sistem informasi, seperti desain dan pemrograman.
Aktivitas ini meliputi beberapa rencana yang harus dibuat sebagai pedoman secara manajemen dalam pelaksanan fase berikutnya.
Adalah salah satu dari
rencana yang harus dibuat dalam perencanaan proyek.
Merupakan salah satu dari
hasil aktivitas perencanaan proyek.
RENCANA-RENCANA YANG HARUS
DISIAPKAN DALAM PERENCANAAN
PROYEK
RENCANA PROYEK
RENCANA SUMBERDAYA MANUSIA
RENCANA KEUANGAN
RENCANA KUALITAS
RENCANA RESIKO
RENCANA PENERIMAAN
RENCANA KOMUNIKASI
RENCANA PROYEK
Work Breakdown Structure (WBS) adalah
penguraian atau pembagian proyek secara detail menjadi aktivitas yang hierarkis,
dimana setiap aktivitas ini akan dialokasikan kepada pelaksanaan masing-masing.
Sebuah proyek yang merupakan sebuah
pekerjaan ‘besar’ akan dibagi-bagi menjadi
task yang lebih kecil.
Setiap task kemudian dialokasikan
pelaksanaanya kepada anggota tim yang
Project character adalah pedoman dan dasar
bagi pelaksanaan proyek, mulai dari fase
perencanaan sampai ke fase-fase berikutnya.
Selanjutnya, yang harus ditentukan dalam
pekerjaan-pekerjaan dalam proyek yang akan diuraikan dengan menggunakan metode
WBS.
Setiap proyek sistem informasi memiliki
metode khusus mulai dari awal
pengembangan sampai produk jadi, yang disebut dengan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle –
WORK BREAKDOWN STRUCTURE
WBS berbentuk struktur pohon yang
menunjukkan bagian dari pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
Dalam proyek, WBS biasanya dimulai dengan
tujuan akhir yang hendak dicapai, lalu
PRINSIP DALAM MENJALANKAN WBS
Aturan 100%
Hubungan antara bagian ekslusif
Rencana hasil yang ingin dicapai, bukan
pelaksanaannya.
Tingkatan detail
ESTIMASI
Estimasi menentukan perencanaan dalam
mencapai waktu penyelesaian proyek sesuai dengan kesepakatan sehingga pada akhirnya menentukan penilaian orang lain
terhadapkehandalan dan kompetensi sebagai manajer proyek.
Dalam proyek yang dikerjakan bagi pihak
ketiga, estimasi juga menentukan
perhitungan terhadap biaya pelaksanaan
proyek yang pada akhirnya menentukan nilai jual proyek, sehingga hal ini menentukan
CONTOH WORK BREAKDOWN
STRUCTURE (WBS)
RENCANA SUMBERDAYA MANUSIA
Setelah melakukan WBS, langkah selanjutnya
adalah task assignment atau alokasi setiap
DUA FAKTOR PENTING YANG HARUS
DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN STRUKTUR ORGANISASI
Dalam melaksanakan
WBS, proyek yang besar akan terurai menjadi
task, dan setiap task ini akan dilaksanakan oleh satu orang ataupun
sebuah tim yang terspesialisasi.
Spesialisasi ini selain
dari sisi fungsionalitas task juga dari sisi
pelaksananya
Meskipun
melaksanakan
masing-masing task
yang terspesialisasi, semua anggota tim juga harus
terkoordinasi dengan baik.
STRUKTUR ORGANISASI
BERDASARKAN SUMBER DAYA
STREERING
User Team Leader
Requirements Definition Business Process
Management Of Change
Aplication Analys & Desain
Back up & Recovery Performance
Operational Testing
RENCANA KEUANGAN
Suatu proyek pasti memerlukan dukungan
keuangan, baik proyek untuk kepentingan
internal perusahaan maupun proyek milik klien.
Salah satu batasan proyek dalam Project Management Triangle, (selain waktu dan lingkup) adalah biaya yang dibatasi oleh anggaran yang telah ditentukan.
RENCANA KUALITAS
Sebuah proyek akan menghasilkan deliverables sebagaimana yang telah ditentukan dalam project charter.
Deliverables ini harus memenuhi kriteria
kualitas yang diharapkan oleh pemilik proyek.
Selain dari sisi deliverables, kualitas juga
diharapkan dalam proses pelaksanaan proyek, dimana batasan-batasan tetap
LANGKAH-LANGKAH UNTUK
MENYUSUN RENCANA KUALITAS,
Definisikan kualitas yang diharapkan dari deliverablesi proyek.
Tentukan kriteria pemenuhan kualitas dan
standart pencapaiannya
Definisikan proses yang dibutuhkan untuk
mencapai tujuan kualitas
Deskripsikan quality assurance dan cara
melakukan control kualitas
RENCANA RESIKO
Penyusunan rencana resiko
adalah menentukan langkah
antisipasi untuk resiko yang
sudah teridentifikasi
RENCANA RESIKO MELIPUTI
1. Daftar semua resiko yang telah teridentifikasi
2. Urutan resiko berdasarkan kemungkinan terjadinya
3. Urutan resiko berdasarkan dampak yang mungkin ditimbulkannya apabila resiko itu terjadi.
4. Urutan resiko berdasarkan prioritas penanganannya.
5. Tindakan-tindakan yang harus dipersiapkan untuk mengurangi potensi terjadinya resiko.
6. Tindakan-tindakan yang harus dipersiapkan apabila terjadi resiko untuk mengurangi dampak yang
merugikan.
7. Proses untuk menangani resiko selama proyek berlangsung.
RENCANA PENERIMAAN
Penerimaan dapat didefinisikan sebagai
persetujuan dari klien bahwa deliverable
RENCANA PROYEK TERDIRI DARI
HAL-HAL BERIKUT
Daftar dari milestones yang harus dicapai dan
deliverables yang harus dihasilkan dari keseluruhan proyek.
Semua kriteria dan standar penerimaan terhadap
deliverables yang ditentukan oleh klien.
Penjelasan mengenai beberapa deliverables akan
ditinjau (review) untuk kemudian diputuskan apakah sudah sesuai dengan kriteria dan
memenuhi standar yang ditentukan sebelumnya.
Proses untuk mendapatkan penerimaan dari klien
terhadap deliverables yang telah dihasilkan.
RENCANA KOMUNIKASI
Rencana komunikasi berisi berbagai
informasi yang harus disampaikan kepada seluruh stakeholder proyek agar mereka
tetap mendapatkan status dari proyek yang sedang dilaksanakan.
Dengan informasi yang tersedia dan mudah
RENCANA KOMUNIKASI TERDIRI ATAS
Jenis informasi yang dibutuhkan oleh setiap
bagian stakeholder proyek.
Jadwal distribusi informasi, metode
komunikasi yang digunakan dan bagaimana atau dalam bentuk apa informasi
disampaikan.
Daftar personel yang dilibatkan dalam
penyediaan informasi dan menyampaikan komunikaasi tersebut.
Proses yang mengatur komunikasi, yaitu
bagaimana informasi dikumpulkan, di kelola dan didistribusikan.
RENCANA PENGADAAN
Rencana Pengadaan dalam
proyek diperlukan seperti
hardware, alat-alat khusus,
consumables
, atau juga jasa
tertentu, baik untuk menunjang
kelancaran proyek maupun
merupakan bagian dari
RENCANA PENGADAAN BERISI
ANTARA LAIN
Rincian produk yang akan dibeli dari vendor termasuk deskripsi detail dan spesifikasi teknis.
Sertakan informasi mengenai ketersediaan
produk-produk yang akan dibeli apakah masih ada atau sudah
discontinue, bagaimana prosedur pengadaannya.
Jadwal pengadaan produk disesuaikan dengan jadwal proyek sehingga tidak terjadi penundaan karena
ketidaktersediaan produk tersebut pada waktunya.
Perlu tidaknya proses tender untuk pengadaan ini dan apakah proses tersebut mengikuti prosedur yang ada di organisasi atau perusahaan klien, atau mengikuti
prosedur yang berlaku untuk proyek.
Jika ada vendor tertentu yang direkomendasikan,
